Felhasználói útmutató (Adott programverzióhoz érvényes)

Átírás

1 CalcSystem Számlarendszer Felhasználói útmutató (Adott programverzióhoz érvényes) M City Kft. Miskolc Tel/fax: 46/ Mobil: 30/

2 Felhasználói útmutató Menürendszer A mellékelt főmenü szerkezete szemlélteti a rendszer által nyújtott szolgáltatásokat, valamint az elérési útvonal tükrözi a munkafolyamatok menetét: Főmenük: 1. Számlázás KIMENŐ 1.1. Rögzít Belföldi számla Számla sztornó/jóváíró Belföldi számla másolat nyomtatása Számla archívum 1.2. Listák Belföldi számlák cikkenként Belföldi számlák partnerenként 2. Szállítólevelek KIMENŐ 2.1. Rögzít Szállítólevél (belföldi/export) Szállítólevél sztornó Szállítólevél másolat nyomtatása Szállítólevél számlázása Szállítólevél archívum 2.2. Listák Belföldi szállítólevél cikkenként Belföldi szállítólevél partnerenként 3. Törzskarbantartás 3.1. Rögzít (adatok) Partnerek Áru/szolgáltatás Technikai beállítások 3.2. Rögzít (segéd törzs) Fizetési határidők Fizetési módok ÁFA kulcsok Devizanemek Szállítólevél típusok 3.3. Rögzít (saját cég adatok) Cégadatok Saját bankszámlák Aláírók 3.4. Listák (törzsadatok) Áru/szolgáltatás Partnerek, belföldi Belföldi kiszállítás összesítő Belföldi értékesítés összesítő 2. oldal, összesen: 17 oldal

3 1. Számlázás KIMENŐ 1.1. Rögzít Belföldi számla - Partner kiválasztása a lenyíló menüből. - Fizetés módja kiválasztás - Teljesítés kiválasztás a lenyíló naptárból - Számla kelte automatikusan kiíródik - Fizetési nap feljön, amit a partnernél rögzítettünk, módosítható - A fizetési határidőt a gép számolja - Megrendelés száma - Saját bankszámla számunk megadása - Kísérő szállítólevél kockába teszünk egy pipát, akkor a számla nyomtatása után kinyomtatja a szállítólevelet annyi példányba amennyibe kérjük. - Megjegyzés A számla tételeinek feltöltése: F3 billentyűvel, vagy a Tétel felvitele feliratú gomb megnyomásával. Az alábbiak szerint: - Cikkszám kiválasztása menüből - ÁFA kulcs kiválasztás menüből - Mennyiség megadása - Egységár beírás - Poz.szám beírása - Fuvarlevélszám - Rendszám - Pótkocsi rendszám beírása - Tétel megjegyzés rákerül a számlára - F2 ment - F3 új tétel rögzítése 3. oldal, összesen: 17 oldal

4 Kísérő szállítólevél pipa Kinyílik a szállítólevélre vonatkozó adatok: Abban az esetben, ha az árucím megegyezik a partner adataival, akkor a Partner adatok másolása ikonra kattintva kitöltődnek az adatok. A szállítólevélen cikkenként kerülnek kirészletezésre az adatok. Számla tétel törlése: - kiválasztjuk azt a cikket amit kiszeretnénk törölni, kijelöljük az egérrel, sötétkék sáv és rákattintunk a Kijelölt tétel törlése gombra, vagy az F9 billentyűvel. Nyomtatási kép: Egy oldalra 6 tételt lehet rögzíteni. 4. oldal, összesen: 17 oldal

5 Számla sztornó/jóváíró - A lenyíló menüből beállítjuk, hogy stornó, vagy jóváírás történik. - A számla jellegének kiválasztása. - Beírjuk a stornózni/jóváírni kívánt számla sorszámát. - Mutat gomb megnyomásával megjelennek a számla adatai. - F2 vagy a nyomtatás gombbal elvégeztetjük a stornózást/jóváírást Belföldi számla másolat nyomtatása - Beírjuk a számlaszámát - A mutat gomb megnyomásával megjelennek a számla adatai - F2, vagy a nyomtatás gombbal elvégeztetjük a számla másolat nyomtatását Számla archívum Az archívumba kerülnek a lementett, elkészített számlák, és a proforma számlák. A számlaszámot kiválasztva megjelennek a számla adatai: partner, számla kelte, teljesítés dátuma, és a számla végösszege. F2 billentyűvel, vagy a kiválasztott számla behívása gombbal új ablakba megjelenik a számla, ez alapja lehet a következő kiállítandó számlánknak. 5. oldal, összesen: 17 oldal

6 A vevő neve módosítható. Számla kelte automatikusan az aktuális napra változik. A tételek megegyeznek az archívumban lévő számla tételeivel, módosíthatóak, bővíthetőek. F2, mentés után kinyomtatja az új számlát, a soron következő sorszámmal Listák Belföldi számlák cikkenként A listát kérhetjük a cikkszám és megnevezés szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal. 6. oldal, összesen: 17 oldal

7 Belföldi számlák partnerenként A listát kérhetjük a partner kód és a partner név szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal. 2. Szállítólevelek KIMENŐ 2.1. Rögzít Szállítólevél (belföldi/export) A szállítólevél kitöltése megegyezik a számla feltöltésével. Külön sorszám alatt menthető el. 7. oldal, összesen: 17 oldal

8 Szállítólevél sztornó Csak olyan szállítólevelet rudunk megsztornózni, ami F2-vel mentve lett és ki lett nyomtatva. Beírjuk a szállítólevél számát, megmutatja a szállítólevél adatait ás F2-vel vagy a gomb segítségével stornózunk és nyomtatunk is egyben Szállítólevél másolat nyomtatása A szállítólevél újranyomtatása is teljesen hasonló módon készül mint a számla újranyomtatása. F2-vel ment és nyomtatja a szállítólevelet Szállítólevél számlázása Kiválasztjuk a lenyíló listából a partnert. Kipipáljuk azt a szállítólevelet, amit ki szeretnént számlázni. F2-vel egy új ablakban megjelenik a számla. 8. oldal, összesen: 17 oldal

9 A fizetési mód, fizetési határidő és a bankszámlaszámunk beállítása után F2-vel vagy a Nyomtatás gombbal mentjük és nyomtatjuk a számlát Szállítólevél archívum A szállítólevél archívumban raktározódnak külön a nyitott és a lezárt szállítólevelek. Ha kiválasztunk egy szállítólevelet, és F2-t vagy a kiválasztó gombot megnyomjuk, akkor feljön egy új ablakba a szállítólevél, mely alapja lehet a következő szállítólevelünk készítésének. 9. oldal, összesen: 17 oldal

10 Minden tételét módosíthatjuk, bővíthetjük Listák Belföldi szállítólevél cikkenként A listát kérhetjük a cikkszám és megnevezés szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal Belföldi szállítólevél partnerenként 10. oldal, összesen: 17 oldal

11 A listát kérhetjük a partner kód és a partner név szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal. 3. Törzskarbantartás 3.1. Rögzít (adatok) Partnerek Kötelező: (A világossárga alapú mezők kitöltése kötelező) Partner kód megadása, amennyiben nem írunk számot, akkor a program automatikusan kitölti Típus megadása a lenyíló menüből Név Irányítószám Város Cím Ország Nem kötelező megadni: Telefonszám Fax Kapcsolattartó Mobilszám Partner adószám Tax No. Ügyfél bankszámlaszáma A partnerhez felvihetünk árucímeket, melyet az árucím gomb megnyomásával érünk el. Kötelező: Cégünk bankszámlaszáma ügyfélnél: lenyíló menüből Devizanem: lenyíló menüből Partner fizetési módja: lenyíló menüből Fizetési határidő magyarul: lenyíló menüből Fizetési határidő idegen nyelven: lenyíló menüből Nem kötelező Paritás megadása: lenyíló menüből Tétel rögzítés: F2, vagy a rögzít gomb megnyomásával. A rögzített tétel megjelenik a fenti partner listában. Új tétel megadása: F3, vagy a Új feliratú gomb megnyomása. Módosítás: A felső részen látható listán ráklikkelünk a módosítandó partnerre, az adatok megjelennek a feltöltő részben, átírjuk a módosítani kívánt adatokat és F8 billentyűvel, vagy a Módosít feliratú gombban módosítjuk és mentjük az adatokat. Törlés: ráállunk arra a tételre amit törölni szeretnénk és F5 billentyűvel, vagy a törlés gombban végezzük el a műveletet. A rögzítésből az ESC, vagy a kilépés gomb megnyomásával lehet. 11. oldal, összesen: 17 oldal

12 Áru/szolgáltatás - cikkszám megadása, amennyiben nem írunk számot, akkor a program automatikusan kitölti - ÁFA kulcs kiválasztása a lenyíló menüből - Cikknév megadása - Idegen nyelv kiválasztása - Cikknév idegen nyelven - cikk jellege: kiválasztás a lenyíló menüből - SzJ/VTSZ szám - BTO - Mennyiségi egység megadása - Egység ár A világossárga alapú mezők kitöltése kötelező, a fehér alapú mezők kitöltése nem kötelező. Tétel rögzítés: F2, vagy a rögzít gomb megnyomásával. A rögzített tétel megjelenik a fenti partner listában. Új tétel megadása: F3, vagy a Új feliratú gomb megnyomása. Módosítás: A felső részen látható listán ráklikkelünk a módosítandó partnerre, az adatok megjelennek a feltöltő részben, átírjuk a módosítani kívánt adatokat és F8 billentyűvel, vagy a Módosít feliratú gombban módosítjuk és mentjük az adatokat. Törlés: ráállunk arra a tételre amit törölni szeretnénk és F5 billentyűvel, vagy a törlés gombban végezzük el a műveletet. A rögzítésből az ESC, vagy a kilépés gomb megnyomásával lehet Technikai beállítások Csak az Adminisztrátor módosíthatja a menüpontban lévő adatokat. A számla, illetve szállítólevél nyomtatási példányaira vonatkozó utasítások. 12. oldal, összesen: 17 oldal

13 3.2. Rögzít (segéd törzs) Fizetési határidők - napok száma, számmal - napok száma szöveg - számla nyelve: kiválasztás a lenyíló menüből. Tétel rögzítés: F2, vagy a rögzít gomb megnyomásával. A rögzített tétel megjelenik a fenti partner listában. Új tétel megadása: F3, vagy a Új feliratú gomb megnyomása. Módosítás: A felső részen látható listán ráklikkelünk a módosítandó partnerre, az adatok megjelennek a feltöltő részben, átírjuk a módosítani kívánt adatokat és F8 billentyűvel, vagy a Módosít feliratú gombban módosítjuk és mentjük az adatokat. Törlés: ráállunk arra a tételre amit törölni szeretnénk és F5 billentyűvel, vagy a törlés gombban végezzük el a műveletet. A rögzítésből az ESC, vagy a kilépés gomb megnyomásával lehet Fizetési módok - fizetési mód megnevezése - könyvelési jel megadása nem kötelező 13. oldal, összesen: 17 oldal

14 ÁFA kulcsok - ÁFA kulcs neve - ÁFA kulcs jele a számlán - ÁFA kulcs számértéke Devizanemek - Devizanem megadása 14. oldal, összesen: 17 oldal

15 Szállítólevél típusok - Típus neve - Típusa: lenyíló menüből kiválasztás - számlára kerül - számlára nem kerül 3.3. Rögzít (saját cég adatok) Cégadatok A számlázó cégre vonatkozó adatokat tartalmazza, kitöltése, módosítása az Adminisztrátor (programot beállító) feladata Saját bankszámlák - Bank neve - Belföldi bankszámlaszám - Bankfiók címe - Deviza bankszámlaszám - IBAN szám - S.W.I.F.T. megadása 15. oldal, összesen: 17 oldal

16 Aláírók - név megadása - számla nyelve: kiválasztás a lenyíló menüből 3.4. Listák (törzsadatok) Áru/szolgáltatás Az Áru/szolgáltatás gomb megnyomásával egy új ablakba megjelenik a kívánt lista. A nyomtató ikonra kattintva ki tudjuk nyomtatni. Kilépés: a piros kockában lévő fehér x-re való kattintással, vagy a lista bezárása ikonnal Partnerek, belföldi 16. oldal, összesen: 17 oldal

17 A listát kérhetjük a partner kód és a partner név szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal Belföldi kiszállítás összesítő A lista rendezése a lenyíló menü alapján cikkszám és megnevezés alapján történik növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Megadhatjuk azt az időintervallumot, amelyikben szeretnénk a listát lekérni. A frissítés gomb megnyomásával aktualizálja a listát. Nyomtatás a nyomtató ikonnal. Lista bezárása a lista jobb alsó sarkában lévő ikonnal Belföldi értékesítés összesítő A lista rendezése a lenyíló menü alapján cikkszám és megnevezés alapján történik növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Megadhatjuk azt az időintervallumot, amelyikben szeretnénk a listát lekérni. A frissítés gomb megnyomásával aktualizálja a listát. Láthatjuk a listában lévő rekordok számát. Nyomtatás a nyomtató ikonnal. Lista bezárása a lista jobb alsó sarkában lévő ikonnal. 17. oldal, összesen: 17 oldal