Zalaegerszegi Intézet 8900 Zalaegerszeg, Gasparich u. 18/a, Pf. 67. Telefonközpont: (06-92) 509-900 Fax: (06-92) 509-930 FELHASZNÁLÁSI FELTÉTELEK (felhasználási engedély) Ez a dokumentum a Budapesti Gazdasági Fiskola Pénzügyi és Számviteli Fiskolai Kar Zalaegerszegi Intézete Könyvtárának online szakdolgozat-archívumából származik. A szerzi és egyéb jogok a dokumentum szerzjét/tulajdonosát illetik. Ha a szerz vagy tulajdonos külön is rendelkezik a szövegben a terjesztési és felhasználási jogokról, akkor az megkötései felülbírálják az alábbi megjegyzéseket. Ugyancsak a felels azért, hogy ennek a dokumentumnak az elektronikus formában való terjesztése nem sérti mások szerzi jogait. Az archívum üzemelteti fenntartják maguknak azt a jogot, hogy ha kétség merül fel a dokumentum szabad terjesztésének lehetségét illeten, akkor töröljék azt az online szakdolgozattár állományából. Ez a dokumentum elektronikus formában szabadon másolható, terjeszthet, de csak saját célokra, nem-kereskedelmi jelleg alkalmazásokhoz, változtatások nélkül és a forrásra való megfelel hivatkozással használható. Minden más terjesztési és felhasználási forma esetében a szerz/tulajdonos engedélyét kell kérni. Ennek a copyright szövegnek a dokumentumban mindig benne kell maradnia. A szakdolgozat szerzje a dokumentumra vonatkozóan az alábbi felhasználási engedély-nyilatkozatot tette: Alulírott, a Budapesti Gazdasági Fiskola Pénzügyi és Számviteli Fiskolai Kar Zalaegerszegi Intézete végzs hallgatója kijelentem, hogy fent nevezett oktatási intézmény, oktatási és tudományos, non-profit célokra számítógépes hálózaton (pl. interneten) vagy egyéb számítógépes adathordozón közzéteheti az intézménynél benyújtott szakdolgozatomat. Jelen nyilatkozat a hatályos szerzi jogszabályok értelmében nem kizárólagos, idtartamra nem korlátozott felhasználási engedély. A felhasználás, terjesztés a kutatást végz felhasználók számára, magáncélra ideértve a másolatkészítés lehetségét is - történhet úgy, hogy az a felhasználó(k) jövedelemszerzése vagy jövedelemfokozása célját közvetve sem szolgálhatja és nem-kereskedelmi jelleg alkalmazásokhoz is csak változtatások nélkül és a forrásra való megfelel hivatkozással használható. A szerzi és tulajdonosi jogok, valamint az üzleti célú felhasználási lehetségek továbbra is fent nevezett szerzt illetik. Hozzájárulok, hogy azonos feltételekkel a fenti felhasználási, terjesztési jogokat az oktatási intézmény harmadik személyre elssorban az Országos Széchényi Könyvtár Magyar Elektronikus Könyvtárára ruházhassa át. Kijelentem, hogy nyilatkozatommal csak saját valós jogaimat gyakoroltam, így ez a gesztusom mások jogviszonyát és érdekeit nem csorbítja szakdolgozatommal kapcsolatban.
BUDAPESTI GAZDASÁGI FISKOLA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI FISKOLAI KAR A Flextronics International Kft. tabi gyáregysége számviteli információs rendszerének vizsgálata Küls szakmai konzulens: Fejes István Operatív konzulens: dr. Sutus Imre Szitás Szilvia Nappali tagozat Számvitel szak Vállalkozási szakirány 2003.
Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS... 3 1. 1. A TÉMA ID%SZER)SÉGE... 3 1. 2. A FLEXTRONICS INTERNATIONAL ÁLTALÁNOS BEMUTATÁSA... 4 1. 3. A TABI GYÁREGYSÉG BEMUTATÁSA... 8 1. 3. 1. A gyáregység általános bemutatása... 8 1. 3. 2. A vállalat szervezeti felépítése... 9 1. 3. 3. A tabi gyáregység értékesítésének nettó árbevételének és adózás el!tti eredményének bemutatása... 11 1. 4. A SZÁMVITELI INFORMÁCIÓS RENDSZER... 11 1. 5. A KONTROLLING FUNKCIÓI... 13 2. ALKALMAZOTT INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZER... 16 2. 1. INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZER... 16 2. 2. BAAN IV.... 19 2. 3. BAAN MODULRENDSZERE... 20 3. ALKALMAZOTT SZÁMLATÜKÖR ÉS SZÁMLAREND, A PÉNZÜGY MODUL... 24 3. 1. A PÉNZÜGY MODUL BEILLESZTÉSE AZ INTEGRÁCIÓBA... 24 3. 1. 1. A pénzügy modul bemutatása... 24 3. 1. 2. Integráció... 26 3. 2. SZÁMVITELI LEHET%SÉGEK A PÉNZÜGY MODULON BELÜL... 31 3. 3. AZ ALKALMAZOTT SZÁMVITELI RENDSZER KETT%SSÉGE, KETT%S FUNKCIÓJA... 33 4. PÉNZÜGYI INFORMÁCIÓS FOLYAMATOK... 35 4. 2. KÜLS% INFORMÁCIÓS IGÉNYEK... 37 4.2.1. Piac szerepl!k informálása... 37 4. 2. 2. Egyéb küls! információs igény... 40 4. 3. BELS% ADATFOLYAMATOK... 40 5. ALKALMAZOTT TERVEZÉSI MÓDSZER... 45 5. 1. TERVEZÉS, MINT INFORMÁCIÓ-FELDOLGOZÁS... 45 5. 2. A PÉNZÜGYI TERVEZÉS FOLYAMATA... 48 5. 3. TERVADATOK SZÁMÍTÁSA... 50 5.3.1. Az eredmény kimutatás el!rejelzése... 50 5. 3. 2. A mérleg el!rejelzése... 55 6. EREDMÉNYEK ÉRTÉKELÉSE... 57 6. 1. TERVBESZÁMOLÓ... 57 6. 1. 1. Mutatószámok az eredmény kimutatásból... 57 6. 1. 2. Mutatószámok a mérlegb!l... 58 6. 2. ELTÉRÉSEK ELEMZÉSE... 61 7. ÖSSZEFOGLALÁS, JAVASLATOK... 64 8. IRODALOMJEGYZÉK... 66 9. MELLÉKLETEK... 68 2
1. Bevezetés 1. 1. A téma id!szer.sége A fejlett piacgazdasággal rendelkez országokban már az elmúlt évtizedekben jelents változások mentek végbe a vállalatok piaci környezetében: a piacok fokozatos telítdése, az egyre több versenytárs megjelenése élesebb piaci versenyhez vezetett. Ebben a helyzetben kulcsszerepet kaptak és kapnak ma is az információk, illetve az információkkal való gazdálkodás. Minden vállalkozásnak, mint célirányos rendszernek céljai eléréséhez és feladatai elvégzéséhez szüksége van egy olyan rendszerre, amely a számviteli törvény által elírt beszámolási kötelezettség teljesítéséhez szükséges információkat szolgáltatja, továbbá információkat nyújt a vállalat mnködéséhez, valamint a gazdasági döntésekhez. Ezt a feladatot a számviteli információs rendszer látja el. A számviteli információs rendszer által szolgáltatott információk építköveit képzik a kontrolling rendszernek, amelynek segítségével a vezetés célraorientáltan, a környezeti változások folyamatos figyelésével és megértésével tudja a vállalkozást irányítani. A kontrolling a vállalkozások bels irányításának funkciói közül elsdlegesen koordinálja a tervezést, az ellenrzést, valamint az ezekhez kapcsolódó információszolgáltatást. A vállalkozás tulajdonosai, befekteti, szállítói, hitelezi és más partnerei is már nemcsak az elz években elért eredmények, hanem elssorban terveik alapján ítélik meg a vállalkozást. Úgy mérhetik fel megnyugtatóan az üzleti tevékenységet, ha információkat kapnak a jövbeni üzleti elképzelésekrl, célokról és az azok megvalósítását elsegít eszközökrl és forrásokról, vagyis készítenek terveket. Ez fontos, hiszen ahhoz, hogy a vállalkozó megfelel pozícióra tegyen szert, biztosítsa a hosszú távú túlélést, lépést tudjon tartani a környezetben zajló változásokkal, meg 3
kell határoznia jövbeli tevékenységét, tehát terveznie kell a jövt, mert csak a tervezés által kaphat választ a jöv fenyegetéseire és kínálkozó lehetségeire. A szakdolgozatom témájaként kiválasztott terület úgy gondolom idszern, hiszen napjaink vállalatai által széleskörnen alkalmazott rendszer hozzájárul a döntések szakmai megalapozásához, nélkülözhetetlen feltétele a vállalkozások fennmaradásának is, mivel hozzásegít a jöv bizonytalanságának és kockázatának kivédéséhez, és hozzájárul a vállalkozási folyamatok koordinációjához. Érdekldésemet az keltette fel a téma iránt, hogy egy amúgyis telített piacon az éles piaci versenyben elkel helyet kivívó multinacionális vállalatnak, a Flextronics International Kft.-nek a recesszió idején, mikor vállalkozások tömege veszteséges volt, akkor is sikerült nyereséges idszakot zárnia. A számviteli információs rendszer által szolgáltatott információkat felhasználta döntéseihez, a tervezés segítségével a környezet fenyegetését felismerte, a jöv bizonytatlanságát csökkentette. Abba kívánok betekinést nyújtani, hogy ezt a feladatot a vizsgált vállalkozás miképp oldja meg. 1. 2. A Flextronics International általános bemutatása A Flextronics International Ltd. a világ legnagyobb és Európa vezet elektronikai alkatrészgyártó és szolgáltató cége, amely az elektronikus gyártási szolgáltatások nemzetközi szállítója, magas szintn mnszaki, tervezési, gyártási és forgalmazási szolgáltatásokat kínál a távközlés, hálózati technológia, számítástechnika, fogyasztói elektronikai és orvosi mnszerek gyártása területén mnköd vezet multinacionális készülékgyártó cégeknek. A szingapúri székhelyn cégóriás irányítóközpontja a kaliforniai San Joséban található. A Flextronics globális szereplként Amerikában, az Ázsia Csendes óceáni térségben, Nyugat és Kelet Európában több mint 100 termelegységgel rendelkezik, amelyek 27 országban 70 ezer embert foglalkoztatnak. 4
Ez a globális jelenlét szerteágazó számos területre kiterjed szakértelembl ntte ki magát. Ennek köszönheten felhasználóiknak olyan rugalmas szolgáltatásokat nyújtanak, amelyek a változó piaci igényekhez igazodás magasiskoláját tükrözik. Az elmúlt hat évben a cégóriás a nemzetközi rangsor 22. helyérl a világ 1. elektronikai gyártójának és szolgáltatójának pozíciójába verekedte fel magát, a Flextronics szárnyalását az alábbi ábrán követhetjük nyomon. 1. ábra: Iparági rangsor a jövedelmek alapján 1993-2002 között A gyártási folyamatok mellett a Flextronics az iparág vezetje lett formatervezésben, az ellátási lánc megszervezésében és beszerzési szolgáltatásokban egyaránt. A vállalat forgalom - növekedése 1992. óta meghaladja az évi 60 %-ot és 1998 ban elérte az 1 milliárd dollárt. A 2002-es pénzügyi évben 13,1 milliárd USD összjövedelemre tett szert. 5
A Flextronics a kilencvenes évek közepén jelent meg Európában. Ma mintegy 40 üzemmel rendelkezik ezen a kontinensen, és jelenleg az európai piac 23 %-át mondhatja magáénak. Ezt a poziciót már három éve rzi. Az európai vállalatai, melyek a teljes forgalmának 39 %-át adják, mintegy 25 ezer alkalmazottat foglalkoztatnak. Ez jól érzékelteti, hogy a világcég milyen jelents szerepet szán kontinensünknek. A Flextronics az európai régióban a legnagyobb gyártó kapacitását Magyarországra telepítette. Indokként lehet felhozni az infrastruktúrát, a politikai stabilitást és a közelséget az ausztriai Althofenben lév Flextronics gyárhoz. A Flextronics magyar leányvállalata a Flextronics International Termel és Szolgáltató Vámszabadterületi Korlátolt FelelsségN Társaság a bécsi Flextronics International GmbH 100%-os tulajdona. A Flextronics Kft. hazánk négy városában öt gyártóüzemet tart fenn: Sárváron, Zalaegerszegen, Nyíregyházán és Tabon. Sárvár: A sárvári gyáregységet 1995-ben hozták létre. Ezen belül 22000 m² területen folyik a mnanyag alkatrészek gyártása, elektronikai termékek végszerelése. Jellemz termékek a HP nyomtatók. Nyíregyháza: A Flextronics Kft. legfiatalabb termel egysége a 2000-ben megnyitott 15800 m² alapterületn üzem. Ezt az üzemet a Flextronics Kft. keleti irányú üzleteinek könnyebb lebonyolítása, valamint fejlesztése érdekében hozta létre. Jellemz termékek a számítógépes hálózati elosztó, nyomtató, fényképezgép. 6
Zalaegerszeg: Zalegerszegen 1994-ben nyitotta meg üzemét a Flextronics, ami a sárvári telephely után a második legnagyobb magyarországi termel üzeme. A zalaegerszegi gyárak közel 40.000 m² területen mobiltelefonokat gyártanak. A Flextronics magyarországi gyárai a 2000-es évben belföldre összesen 466.525 eeuro (ebbl a tabi gyáregység 21.152 eeuro), külföldre összesen 458.387 eeuro (ebbl Tab 102.278 eeuro) értékben értékesítettek, míg 2001-ben a belföldi értékesítés nettó árbevétele 165.955 eeuro (a tabi gyáré 8.160 eeuro), az export értékesítés nettó árbevétele 2.161.594 eeuro (a vizsgált gyáregységé 87.815 eeuro) volt. Ezzel az eredménnyel a Flextronics árbevételét tekintve a magyarországi ranglista harmadik helyére ugrott a nyolcadik helyrl. A vállalatóriás 2000-ben 31.555 eeuro, 2001-ben 3.515.055 eeuro adózás eltti eredményre tett szert, ehhez a tabi gyáregység 4.161 illetve 5.479 eeuroval járult hozzá. Hazánkban 2000-ben 8424 f, míg a 2001. évben 8216 f állt a Flextronics alkalmazásában. Az idei évben a munkavállalók számának megoszlása a következ: 2. ábra: A dolgozói létszám megoszlása a magyarországi gyárak között 20% 31% 17% 32% Tab Zala Sárvár Nyiregyháza 7
1. 3. A tabi gyáregység bemutatása 1. 3. 1. A gyáregység általános bemutatása A Flextronics International Kft. tabi gyáregysége Somogy Megyében Siófoktól mintegy 30 kilométerre helyezkedik el. Tab egy viszonylag kis lélekszámú város, 5500 lakossal. 1991-ben a VIDEOTON megszüntette mnködését, ezáltal 20% fölé emelkedett a munkanélküliségi ráta. 1992-ben sikerült Tabra csábítani a HTR Kft-t, amely a Philips egyik magyarországi vegyes vállalataként jött létre, ezáltal a munkanélküliség a felére csökkent. A vállalatot 1997 nyarán megvásárolta az amerikai érdekeltségn Flextronics International. A vásárlás idpontjától kezdve a vállalat jelents változáson ment keresztül. A magyarországi üzemek folyamatosan önállósodtak és egyre több tevékenységet átvettek az althofeni technikai központtól. A vállalat fejldése megindult, 2000 szére a dolgozói létszám elérte az 1500 ft, ezáltal Somogy megye legnagyobb vállalata lett. Az idei évben alkalmazott munkavállalók száma kb 1200. 1999. szeptemberében átadásra került egy 5000 m²-es gyártócsarnok. Az elektronikai gyártáson túl a mnanyag alkatrészek elállításával is foglalkoznak, kezdve a fröccsöntéssel, a tamponozáson és a lakkozáson keresztül egészen az összeszerelésig. 3. ábra: Flextronics International Kft. Tab 8
A vállalat feladatát a következképpen fogalmazza meg: Feladatunk a megegyezett terv szerint, versenyképes költséggel minségi elektronikai termékek világszínvonalú elállítójává válni, ezáltal vársárlókat nyerni és megtartani és hozzájárulni az üzlet jövedelmezségéhez és a vállalat részvényeseinek elégedettségéhez. Feladatunkat a következkkel fogjuk megvalósítani: - a vevk követelményeinek teljesítésével, - a vállalati célok teljesítésével, - a folyamatok és termékek folyamatos fejlesztésével, - a szállítókkal való együttmnködésével, - minségi rendszerünk megtartásával és folyamatos fejlesztésével, - alkalmazottaink bevonásával és képzésével. A vállalat célja: A termékek minségének állandó javulásával, a felhasznált anyagok és a termelés folyamatos ellenrzésével, a minségi rendszerünk fenntartásával és továbbfejlesztésével lehetvé tenni a vevk megelégedettségét. A vezetség a fent említett cél teljesítése érdekében mindent elkövet, így került sor a 2001. évben a vállalat szervezeti felépítésének változtatására. 1. 3. 2. A vállalat szervezeti felépítése A tabi gyáregység szervezeti felépítése a hasonló nagyvállalatok szerkezetét követi. Élén az igazgató, közvetlen irányítása alatt az osztályvezetk állnak a szervezeti hierarchiában. 9
A recesszió okozta nagy átszervezések során hozták létre az úgynevezett üzleti egységeket, business unitokat. Arra törekedtek, hogy azokat a tevékenységeket, amelyek a termeléssel, vevi kívánalmakkal kapcsolatosak egy felhasználói csoporthoz rendeljék hozzá, amelyek célja, hogy a vevi megrendeléseket adott határidben, adott mennyiségben, megfelel minségben, adott költségszinten realizálják. A Flextronics két üzleti profilja közül egyik az audiogyártás (mini hi fi és ehhez kapcsolódó termékek), a másik a konyhai részegységekhez kapcsolódó részegységek gyártása. A BU1, azaz az egyes számú üzleti egység a Philips, míg a BU2 a Bosch, Whirlpool, Honeywell és a Merloni vevkért felels. 4. ábra: A vállalat vevportfóliója Philips Audio Philips Bundling Centre Philips Speaker System Philips BE-Fax Other Non-Philips Bosch Merloni Honeywell Whirlpool 10
A csoportosítás során azt vették figyelembe, hogy az elbbieknek folyamatos, viszonylag stabil, elre kiszámítható igényei vannak kevés fajta készáruval, addig a többi vev esetében jelents számú kiszállításra kerül termékbl kell kisebb mennyiséget gyártani. Ezzel, mint az 1. melléklet is mutatja, gyakorlatilag kettévágták a gyárat és a vevk jobb kiszolgálása érdekében, felállították a termelést közvetlenül támogató csoportokat termeléstervezés, anyagbeszerzés, technológia, operatív minségbiztosítás és projekt menedzsment. A két szervezeti egységen kívül létrehoztak egy bels beszállító egységet, a mnanyagüzemet, amely különböz mnanyag alkatrészeket gyárt mindkét üzleti egység részére. Emellett létrehozták a központosított funkciókat is, mint például mérnökség, személyzeti osztály, központosított minségirányítás, pénzügy és kontrolling, üzemfenntartás, logisztika és raktározás. A szervezeti felépítés 1. számú mellékletként csatolva. 1. 3. 3. A tabi gyáregység értékesítésének nettó árbevételének és adózás el!tti eredményének bemutatása Az elmúlt évben (2001.) az értékesítés nettó árbevétele 95.974 eeuro, amelybl 8.160 eeuro belföldi értékesítésbl, 87.815 eeuro exportértékesítésbl származott. 2000-ben értékesítés nettó árbevételeként 123.278 eeuro folyt be. Ebbl 21.152 eeuro értékben belföldre, 102.278 eeuro értékben külföldre értékesített a vállalat. 2001-ben 4.161 eeuro, míg 2000-ben 5.479 eeuro adózás eltti eredményre tett szert. 1. 4. A számviteli információs rendszer A számvitel feladata, funkciója: 11
- a vagyon kimutatása (a tulajdon védelme) és a vagyon változásának kimutatása, ezen keresztül a vállalkozás eredményének meghatározása, ennek eszköze az eredménykimutatás, - az üzemi tevékenység, a pénzforgalmi tervek megvalósításának mérése, figyelése. A számvitel adatokat nyújt a vállalkozói tervek összeállításához, megvalósításuk ellenrzéséhez (kontrolling), a jöv elképzeléseinek számszern meghatározásához. - A vállalkozás vezetésének, irányításának eszköze. - A számvitel folyamatos információkat szolgáltat a vállalkozáson belüli és kívüli elemzésekhez, a tevékenységek értékeléséhez, eredményességük megítéléséhez. Adatbázisa a gazdasági döntések megalapozásának is. E funkciójával a számvitel túllép a csak a tényeket (múltat) regiszráló szerepén. A jelen elemzését, értékelését segíti el a jövbeli célok meghatározásában, döntés-elkészítésben. - A számvitel az éves beszámolók adatbázisa. - A mérleg és az eredménykimutatás elkészítése mellett a vállalkozónak egyéb kimutatásokat kell készítenie, amelyhez a megfelel részletezettségn adatokat a számvitel szolgáltatja. Igy pl.: a Kiegészít melléklet, Üzleti jelentés, stb. összeállításához a számvitel nyújt adatokat. - A vállalkozás pénzügyi helyzetének megállapításához, folyamatos méréséhez is adatokat biztosít. - Adatszolgáltatás küls szervek részére. A számvitel szolgáltat adatokat: - a piac szerepli részére, - országos összesítésekhez a KSH számára, - az ellenrzésre jogosult szervek részére, - az adóhatóság részére. 12
A számviteli információs rendszer olyan egységként definiálható, amely a vállalaton belüli adatok gynjtésének, tárolásának és feldolgozásának integrált kereteket ad. Pénzügyi jellegn információkat biztosít a vállalati tevékenységek irányításához és végrehajtásához: vezeti számvitel, illetve a vállalat tevékenységét és annak eredményét az érintettek, fleg a küls szereplk (APEH, piac szerepli, KSH) részére tükröz pénzügyi kimutatásokhoz: pénzügyi számvitel. Míg a pénzügyi számvitelt törvény szabályozza, a vezetésorientált számvitelt a vezetés igénye alakítja. Ez azt jelenti, hogy a kontrolling, mint vezetési alrendszer a pénzügyi számviteltl függetlenítette magát, de a pénzügyi számvitel által szolgáltatott információkat a kontrolling építköveiként kezeli, mivel a pénzügyi számvitel a meghatározott fix periódusos tagozódásban szolgáltatja a gazdálkodás tényszámait és ezek a számok a kontrolling eltérés-elemzésének nélkülözhetelen információi. 1. 5. A kontrolling funkciói Napjainkban egyre több vállalatnál kialakításra kerül a számviteli információs rendszerre alapozott kontrolling rendszer, amely hazánkban a társadalmi és gazdasági rendszerváltozással megjelen nyugati tkével áramlott be az országba és egyre szélesebb körben kezdték alkalmazni a Nyugaton már jól bevált vezetési eszközt, amely elsegíti, hogy a vállalat alkalmazkodni tudjon a környezet dinamikus változásaihoz. A kontrolling módszertan 3 alapfogalmat különböztet meg, melyek szorosan összekapcsolódnak. 13
1, Tervezés: A tervezésre a kontrolling négy kritériuma a célorientáltság, a sznkkeresztmetszet orientáltság és a jövorientáltság, valamint a költségtudatosság egyaránt jellemz. A tervezés a környezeti változások hatásait és a megfelel erforrásokat figyelembe véve megfelel célokat tnz ki, továbbá tartalmazza e célok eléréséhez szükséges eszközöket, a végrehajtás feladatait és biztosítja a feladatok megoldásához szükséges feltételrendszert is. A tervezés a vállalkozás fennmaradásának egyik nélkülözhetetlen eszköze. A tervezési rendszer 3 f részbl áll: - a tervezés munkafolyamataiból. Itt a tervezés irányán van a hangsúly. - a tervezés területeibl, pl.: pénzügyi tervezés. - a tervezés idhorizontjából: hosszú, közép illetve rövid távú tervet különböztetünk meg. 2, Terv-tény összehasonlítás/ellenrzés: A kontrolling tevékenység középpontjában a tervezés mellett az ellenrzés, az eltérések elemzése áll. A tervezés során válik lehetvé, hogy a vállalkozás folyamatosan értékelje a környezeti változásokat, ezért a célok és feladatok kitnzése mellett ki kell terjednie az alkalmazkodási és igazodási intézkedések folyamatos kidolgozására is. Ez csak akkor valósítható meg, ha megfelel információk állnak rendelkezésre a terv-tény összehasonításra. A tervezést tehát minden szinten ki kell egészítenie az ellenrzésnek, amelynek a feltételek, a megvalósítás és az eredmények felmérésére is ki kell terjednie. A kontrolling funkciója a terv-tény kapcsolatának koordinációja és a tervszámok megvalósulásának ellenrzése, valamint az eltérések elemzésével megfelel döntéselkészít anyagok, beszámolók készítése a fels, illetve a középvezetés felé. Minden vállalati döntés tapasztalatokon és információkon alapul. A döntések helyessége és sikere alapveten attól függ, hogy vannak-e információk és milyen azok minsége. A kontrolling funkciói közé tartozik az információs rendszer felépítése és továbbfejlesztése. A kontrolling információs rendszernek 14
alkalmazkodnia kell a vállalat nagyságához és struktúrájához, biztosítania kell az információkhoz szükséges számítási eljárásokat és meg kell felelnie a gazdasági elveknek. A kontrolling információs rendszernek két f feladata van: - információk gynjtése a tervezéshez, terv-tény ellenrzéshez és az eltéréselemzéshez, - információszolgáltatás a vezetésnek döntéselkészítés céljából, valamint a beavatkozás operatív végrehajtásához. A funkciók összekapcsolódását a következ ábra szemlélteti. 5. ábra A kontrolling funkciók összekapcsolódása Tervezés (terv) Megvalósítás (tény) Számbavétel, terv/ tény eltéréréselemzés Beszámolás Eltérés esetén javasolt beavatkozás 3, Beszámolás: a társaság beszámolórendszerének feladata, hogy biztosítsa az irányítási feladatoknak megfelel mnködéshez szükséges döntéselkészítési támogatást a tény-terv várható adatok értékelése, elemzése alapján. Feladata még az éves terv végrehajtásának folyamatos értékelése, eltérések elemzése, a szükséges intézkedések idben történ végrehajtása érdekében. 15
2. Alkalmazott integrált vállalatirányítási rendszer 16
2. 1. Integrált vállalatirányítási rendszer A számviteli információs rendszer tárgyalása során nem maradhat említés nélkül a számítástechnika. Napjainkban az információk nagy halmaza következtében szükség van számítógépek alkalmazására a napi feladatok elvégzéséhez. Az integrált információs rendszerek jelenleg eléggé elterjedben vannak. Ennek számos oka van, melyek közül néhányat szeretnék megemlíteni. Az integrált elnevezés fogalmából adódik, hogy ezeknél a rendszereknél egy közös adatbázisba érkeznek az információk és minden információra éhes vezet vagy kontroller innen merítheti a szükséges adatait. Az integrált rendszereknél általában adott egy nagy kapacitású számítógépközpont, amely on-line kapcsolatban áll a felhasználókkal. A gazdasági információk azonnal bekerülnek a rendszerbe, ahol a szükséges feladatok elvégzésre kerülnek. Az integrált rendszerek nem elssorban a vezeti információs igények kielégítésére jöttek létre. Elsdleges funkciójuk az, hogy a gazdasági folyamatok lekezelésére egy komplex eszközt adjon a felhasználók kezébe. Természetesen az, hogy a vezetk közvetlenül is hozzáférhetnek a rendszerhez, nem jelenti azt egyben, hogy a kontroller feleslegessé válik. St, még inkább felersödik a szerepe, hiszen az integrált rendszerekben akkora az adattömeg, amelyet egy vezet sznkre szabott idejénél fogva képtelen áttekinteni és feldolgozni. Az on-line kapcsolatból következik ezen rendszerek egyik nagy elnye, miszerint rendkívül gyors a feldolgozás, ebbl adódóan viszonylag gyorsan nyerhetk ki az adatok a rendszerbl. Integrált vállalatirányítási információs rendszer alatt tehát egy adott vállalat valamennyi feldolgozását megvalósító, egységes információs rendszert értjük, amely általában a vállalat egészére kiterjed integrációt valósít meg. Az integrált információs rendszert az különbözteti meg a hagyományos, vagyis a külön-külön 17
mnköd, egy-egy részfunkciót megvalósító, egymással kapcsolatban nem lev, elszigetelt rendszerektl, hogy az integrált információs rendszerben a különböz alrendszerekben lezajló feldolgozások egyetlen rendszerben történ végrehajtása csak úgy lehetséges, ha az egyes alrendszerek egyrészt szorosan együttmnködnek, egymásra épülnek, másrészt pedig ugyanazon adatokat használják, azaz az integrált vállalatirányítási információs rendszerek egységes vállalati adatmodellre épül egységes vállalati adatbázist használnak. A vállalatirányítási rendszerek a vállalatoknál kialakult horizontális és vertikális munkamegoszlásnak megfelelen funkcionális részekre oszlanak. A vertikális vállalati munkamegoszlásnak felel meg a vezeti információs és döntéstámogató funkciókra, valamint a tranzakció-feldolgozási funkciókra történ felosztás, míg a horizontális munkamegosztást követi a vállalatirányítási információs rendszerek funkcionális modulokra történ felbontása, amikor is e rendszereken belül pénzügyiszámviteli, kontrolling, tárgyi-eszköz gazdálkodási, termelés-irányitási, készletgazdálkodási, kereskedelmi, humánerforrás-gazdálkodási és egyéb modulokat különböztetünk meg, mint ezt az alábbi ábra szemlélteti. 6. ábra: A vállalatirányítási információs rendszer fbb komponensei 18
VÁLLATIRÁNYíTÁSI INFORMÁCIÓS RENDSZER Vezeti információs rendszer Tranzakció feldolgozás VEZET%I INFORMÁCIÓK VEZET%I DÖNTÉSTÁMOGATÁS PÉNZÜGY, SZÁMVITEL KONTROLLING ÉRTÉKESITÉS, DISZTRIBÚCIÓ TERMELÉS-IRÁNYITÁS Nézzük meg ezeket konkrétan a Flextronicsnál használt vállalatirányítási rendszer esetében. 2. 2. BaaN IV. A Flextronicsnál használt vállalatirányítási rendszer, a BaaN olyan közép- és nagyvállalatok számára készült, ahol kiemelt szerepe van a gyártásnak, illetve ahol kereskedelemmel foglalkoznak. Moduláris felépítésn, amelyben a rendszert alkotó modulok csomagokká állnak össze. Az egyes csomagok általában önállóan is mnködtethetk, de a rendszer erssége a különböz csomagok közötti kapcsolatokban - azaz a rendszer teljes integráltságában rejlik. Az adatintegrációt a BaaN rendszer úgy éri el, hogy az összes alapadatot (vevtörzs, beszállítótörzs, fkönyvi számlatörzs, anyagtörzs) egy helyen tárolja. A 19
rendszerben egy központi számítógépen tárolódnak az adatok, amihez a felhasználók egy hálózaton keresztül kapcsolódnak. A folyamatos on line kapcsolat, illetve a teljes körn folyamatintegrációnak köszönheten egy egy változás a rendszer részét képz összes elemben azonnal nyomon követhet. 7. ábra: A BaaN rendszer környezete A BaaN az átlagosnál több modult tartalmaz, és maguk a modulok is meglehetsen átfogóak. Ez a tulajdonság azonban nem teszi nehezen kezelhetvé a rendszert kevésbé komplex vállalati folyamatok esetében, mivel a funkciók egy jelents része opcionális. Amikor a Flextronics megvásárolta a programcsomagot, akkor egy úgynevezett nyers BaaN-t kapott, amelyet programozók segítségével fejlesztettek tovább, szabtak testre, hogy a vállalaton belüli folyamatokat képes legyen követni és feldolgozni. Sajnos a rendszer rugalmatlansága miatt nem tud minden igényt kielégíteni. 2. 3. BaaN modulrendszere A Flextronics tabi gyáregységénél az alábbi modulok lettek konfigurálva: 20
Gyártás modul Logisztikai modul, mely a következ beépül modulokat tartalmazza: Értékesítés modul, amely a termékek értékesítését és kiszállítását, illetve az ezekkel kapcsolatos információkat öleli fel. Anyaggazdálkodás modul, melynek részei: - Anyagbeszerzés - Anyagszükséglet tervezés - Anyagkönyvelés - Készletgazdálkodás Pénzügy modul, amely magába foglalja: Fkönyvi könyvelés Vevszámlák Szállítószámlák Pénzforgalom modulokat. Amint az a fenti összesítésbl is kitnnik a Baan fleg a logisztikai valamint a termelési folyamatokat kiszolgáló modulokat tartalmaz, vannak a pénzügyi feladatok ellátása szempontjából nélkülözhetetlen funkciói is, ugyanakkor a kontrolling modul, melynek segítségével a bevételek és költségek tervezése és nyomon követése egy integrált rendszeren belül megvalósulhatna, sajnos hiányzik. A gyakorlatban ezek a modulok teljesen együttmnködnek, átfogó, teljesen integrált vállalati informatikai rendszert alkotnak. Erre természetesen szükség is van, mivel napjaink vevinek elvárásai egyre magasabbak. Az elektronikai termékekkel szembeni igények is növekedtek, ezért a piacokon lév márkanevek képviseli kénytelenek mindig komplexebb, nagyobb teljesítményn, jobb minségn árukkal a kívánt idpontra elállni. 21
Az egyre nagyobb számú beépül alkatrész kezelhetsége, az igények pontos meghatározása mennyiségben és idben olyan informatikai háttér felállítását igényelte, amely a termelés mellett az azt közvetve vagy közvetlenül támogató folyamatokat tehát az egész rendszert egységesen összefogja és képes azt leképezni, a megtörtént események hatásait naprakészen követni és mindenki számára érthet, használható formában megjeleníteni. Ennek megvalósítására szolgál a vállalatirányítási rendszerek egyik f eleme az anyagszükséglet tervezési modul ennek angol megfeleljébl jön ki az MRP rövidítés (Material Requirements Planning). Az MRP egy számítógépen alapuló információs rendszer, amit azért fejlesztettek ki, hogy segítsen kezelni az alapanyagok és félkész termékek rendelését és ütemezését a termelés számára. A rendszer három adatbázison alapszik: - a termelési vezérprogram ( Master Production Schedule, MPS ) Minden végtermékre meghatározza a termelés tervezett mennyiségét és ütemezését a vállalat értékesítési tervébl és az erforrásokból kiindulva. Ennek folyamata a vizsgált vállalkozásnál a következ: A gyártó, vagyis a Flextronics Kft. megkapja vevitl az elkövetkez idszakra ideális esetben több mint egy évre elre a várható igényeket. Ez történhet valamilyen táblázat formájában, faxon, e-mail-en, EDI-on esetleg az Interneten keresztül. Rövidtávon a vev megrendelésekkel ersíti meg az adott termék iránti igényeit meghatározva a mennyiséget és a szállítás idpontját, ugyanakkor hosszabb távra a 22