Kiegészítő melléklet (elektronikus beszámoló)

Felhasználói dokumentáció a Kiegészítő melléklet (elektronikus beszámoló) programhoz Forgalmazó: FORINT-Soft Kft. 6500 Baja, Roosevelt tér 1. Tel: 79/424-772, 79/523-600 Fax: 79/420-857 E-mail: forintsoft@forintsoft.hu www.forintsoft.hu Programozó: Bartha Katalin Tel: 79/420-228 E-mail: bartha.k@fibermail.hu

TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS LEÍRÁS... 3 2. SZÜKSÉGES GÉPI ÉS SZOFTVER FELTÉTELEK... 3 3. A PROGRAM TELEPÍTÉSE... 4 4. A PROGRAM INDÍTÁSA... 4 5. A PROGRAM HASZNÁLATA... 4 5.1. Menük használata... 4 5.2. Képernyőelemek használata... 5 5.2.1. Rádiógomb használata... 5 5.2.2. Választókapcsoló használata... 5 5.2.3. Szerkesztőmező... 5 5.2.4. A programban használt speciális nyomógombok:... 5 5.3. Képernyők használata... 6 5.3.1. A fejezetek szerkesztésére készült képernyők... 6 6. MENÜSZERKEZET... 7 7. ÜGYFÉL ADATAINAK FELVITELE, MÓDOSÍTÁSA... 8 7.1. Új ügyfél felvitele... 8 7.2. Ügyfél adatainak módosítása... 8 7.3. Új év létrehozása, belépés az ügyfél adatába... 8 8. PROGRAM HASZNÁLATA, MENÜPONTOK... 9 8.1. Előkészítés, fejezetek... 9 8.2. Egyéb dokumentumok... 9 8.3. Nyomtatás... 10 8.4. Elektronikus bevallás... 11 8.5. Karbantartás... 11 8.5.1. Főkönyvi számlák alapján kitöltött adatok újraszámolása... 11 8.5.2. Aktuális cég adatainak rendezése... 11 8.5.3. Adatbázis helyreállítása... 11 8.5.4. Aktuális cég adatainak mentése... 12 8.5.5. Teljes állomány mentése... 12 8.5.6. Adatok visszatöltése... 12 8.6. Beállítások... 12 8.7. Kellékek... 12 8.8. Frissítés... 13 8.9. Kilépés... 13 9. KAPCSOLAT A KETTŐS KÖNYVELÉS PROGRAMMAL... 13 9.1. Adatátvétel a főkönyvi kivonatból... 13 9.2. Adatátvétel a Excel táblázatokból... 14-2 -

1. ÁLTALÁNOS LEÍRÁS Kiegészítő melléklet (elektronikus beszámoló) A programmal társaságok beszámolóját, kiegészítő mellékletét készítheti el, majd nyomtathatja ki. Lehetősége van arra, hogy a megszerkesztett szöveget, Microsoft Word programba átküldje, majd onnan nyomtassa ki. Az elektronikus beszámolóhoz szükséges PDF fájlok is elkészíthetők. A szükséges törzsadatok bevitele után (cég adatai, eredmény-kimutatás, mérleg) megszerkesztheti a melléklet szövegét. Ebben mintaszövegek segítenek, amelyeket átvehet, ha szükséges módosíthat, esetleg teljes egészében átírhat, vagy kihagyhat. A program a FORINT-Soft Kft. által forgalmazott könyvelőprogramból adatokat tud átvenni, ami sokban segítheti munkáját. A Kiegészítő melléklet-szerkesztő programot azok is használhatják, akik nem ezzel a könyvelőprogrammal könyvelnek. Ebben az esetben az adatokat fel kell tölteni vagy Excel táblázatból az adatok beimportálhatók. A könyvelőprogramból, illetve Excel táblázatból (*-gal jelöltek) átvehető adatok: - ügyfél adatai - mérleg* - eredménykimutatás* - cash-flow kimutatás - vevői követelések, szállítói kötelezettségek (Ft-os és devizás)* - főkönyvi kivonat*, melynek adatait a fejezetek szerkesztése közben felhasználhatja. Az importálás megadott nevű és adattartalmú Excel (.xls) táblázatból lehetséges! (A fájl szerkezete, fejlécek megnevezése megtekinthető az egyes menüpontokban az Importálás Excelből gombra kattintva. Egyéb segítségek a melléklet megszerkesztéséhez (mindenkinek!) - Egy ügyfél általános részben elkészített szövegeit átveheti egy másik ügyfélhez is. (Így elegendő csak egy ügyfélhez begépelnie a saját szövegeit). - Az ügyfél mérleg, eredménykimutatás és cash-flow kimutatás előző évi oszlopát át tudja venni az előző évi adatokból (pl. 001. ügyfél 2010. évi adatából a 001. ügyfél 2011. évi adataiba). - A főkönyvi számok alapján kitölthető táblázatok átvehetők másik ügyfélhez. Ha nem használja a könyvelő programot, a táblázatok megnevezés oszlopait ebben az esetben is átveheti! A kinyomtatásra kerülő szöveget (nyomtatási kép) szerkesztés közben folyamatosan ellenőrizheti. A kész mellékletet kinyomtathatja fejezetenként, vagy a teljes dokumentumot egyszerre. A nyomtatás történhet Microsoft Word programon keresztül. Ebben az esetben a szöveg a szövegszerkesztőben tetszőlegesen átalakítható. 2. SZÜKSÉGES GÉPI ÉS SZOFTVER FELTÉTELEK Minimális gépigény: Legalább Pentium I 133 MHz processzor. Minimum 32 MB RAM 30 MB üres hely a merevlemezen, Windows 95/98/Me/XP/Vista/7 (32 bites) operációs rendszer (magyar nyelvű). Ajánlott gépigény: Intel / AMD 2 GHz processzor 256 MB RAM memória 300 MB szabad terület 4x CD-ROM magyar nyelvű Windows XP/Windows 7/ Windows 8 (32 bites vagy 64 bites) operációs rendszer. - 3 -

3. A PROGRAM TELEPÍTÉSE A CD behelyezése után automatikusan elindul a program telepítője. Ha ez valamilyen okból mégsem történne meg, akkor a "Start menü" "Futtatás" parancsával vagy a "Sajátgép" ikonnál a CD-meghajtóról a Telepit2.exe programot kell elindítani. A programot tetszőleges meghajtóra telepíthetjük. A programot lehetőleg főkönyvtárba telepítse (C:\ vagy D:\ stb). Egyéb esetben a mappa neve ne tartalmazzon szóközt! A kövezetkő képernyőn kiválaszthatók a telepítendő programok. Azon programok, melyekkel nem rendelkezik, feltelepítés után demó verzióban fognak működni. Ezek után lehetőség van a Start menüben megjelenő menü átnevezésére, valamint parancsikon létrehozására az Asztalon. Hálózatos telepítés Hálózatos telepítés esetén az általános telepítőt minden olyan gépre fel kell telepítenie, amelyen a programot használni szeretné. A programlemezt csak arra a gépre kell feltenni, amin az adatokat szeretné tárolni. A többi gépről csak akkor tudja elindítani a programot, ha az adatokat tartalmazó meghajtóhoz hálózati meghajtót csatlakoztat, és készít egy parancsikont a programkönyvtárban levő futtatható fájlhoz. Figyeljen arra, hogy a parancsikon munkakönyvtára is a programkönyvtárra mutasson. Ha a kliensgépeken nem volt még általunk forgalmazott Windows-os felületű program telepítve, akkor egy segédprogramot (Visual Foxpro/Általános telepítő) is telepíteni kell, mely letölthető a www.forintsoft.hu oldalon a Segédprogramok menüpontban. 4. A PROGRAM INDÍTÁSA A Start menüre kattintva a Minden program között találja meg a programot indító sort. (Alapértelmezett elérési útvonal, ha a telepítés során nem változtattuk meg: Start menü Minden program Ügyviteli programok_2 Kiegészítő melléklet szerkesztő). Ha a telepítés során létrehoztuk a parancsikont az Asztalon, akkor a célszerű a programot ezzel indítani. 5. A PROGRAM HASZNÁLATA 5.1. Menük használata A kiválasztott menüpontra kattintva legördül a hozzá tartozó almenü, amiből kattintással választhatja ki a kívánt elemet. A menüpontok közül minden esetben csak azokat tudja kiválasztani, amik az aktuális munkához szükségesek. A letiltott menüpontok halványszürke színűek. - 4 -

Új képernyőt csak akkor választhat, ha minden képernyő zárva van, a kiválasztást végző menüpont ebben az esetben nincs tiltott állapotban. 5.2. Képernyőelemek használata 5.2.1. Rádiógomb használata Rádiógomb esetén a felkínált pontok közül pontosan egyet tud kiválasztani. A választás történhet úgy, hogy az előtte levő négyzetbe begépeli a kiválasztott pont számát, vagy egérrel rákattint a választandó pont előtti körre. A kiválasztott szöveg előtti kör tömör karikává változik. Ha a rádiógomb megjelenésekor az Ön által választandó szöveg eleve az aktuális, nem kell a kijelölést elvégezni. 5.2.2. Választókapcsoló használata Választókapcsoló esetén több szövegsort is kiválaszthat egyszerre. A kiválasztott szövegeket a kis négyzetben megjelenő pipa jelöli. Ha az Ön által kiválasztandó szöveg eleve kijelölt, nem kell a kiválasztást elvégeznie. Kiválasztás egérrel: Kattintson a kiválasztandó szöveg előtti négyzetre. Ha a szöveg nem volt még kiválasztva kijelölődik, ha eddig kijelölt volt, megszűnik a kijelölés. 5.2.3. Szerkesztőmező Tetszőleges szöveget gépelhet be. A sortörés automatikusan történik, csak abban az esetben használja az ENTER billentyűt, ha a következő szótól új bekezdésbe szeretne írni! A szerkesztésből a TAB billentyűvel, vagy egérrel léphet a következő képernyőelemre. 5.2.4. A programban használt speciális nyomógombok: Eredeti szöveg visszaállítása: A nyomógomb mindig szerkesztőmező mellett áll. A mezőben kezdetben egy alapértelmezett szöveget lát, amit tud módosítani. Ha később mégis az alapértelmezett szöveget szeretné visszaállítani, kattintson erre a nyomógombra. Mintaszöveg áthelyezése: A nyomógomb melletti szöveg áthelyezése a nyomtatásra kerülő szövegbe. - 5 -

5.3. Képernyők használata 5.3.1. A fejezetek szerkesztésére készült képernyők A kiegészítő melléklet elkészítéséhez igen sok adat felvitelére van szükség. Az adatokat fejezetenként adhatja meg, általában fejezetenként is több képernyőre bontva. Minden képernyő több oldalas. Annak az oldalnak az oldalszáma, amelyiken éppen dolgozik, pirossal jelenik meg. Egy oldalról a következőre tud lépni, ha az oldal alján levő nyomógombok valamelyikére kattint, vagy a nyomógombon állva (ilyenkor piros) az ENTER billentyűt leüti. Ha a Kész / Lapoz nyomógombbal lép tovább, az oldalszám kékre változik és egy K betű jelzi, hogy ennek az oldalnak a szerkesztését már befejezte. Ha az összes oldal kész egy képernyőn, a menüben ezt a képernyő előtti pipa jelzi Önnek. Természetesen oldalt válthat úgy is, hogy a keresett oldal oldalszámára rákattint. Ilyenkor az oldalak nem jelölődnek készre. A képernyőn megszerkesztett szöveg nyomtatási képét folyamatosan ellenőrizheti az utolsó oldalon. A következő képernyőre léphet az utolsó oldalon levő Következő képernyő feliratú gomb kiválasztásával, vagy úgy, hogy a "Kilép" nyomógombbal visszatér a menüsorra, és itt választja ki a következő képernyőt. - 6 -

6. MENÜSZERKEZET Ügyfelek Előkészítés Fejezetek Egyéb dokumentumok Nyomtatás Átlépés másik Űrlap Általános rész / 1 Jegyzőkönyv Nyomtatás ügyfélre Ügyfél adatainak Eredménykimutatás felvitele Általános rész / 2 Egyszemélyes vállalkozás Nyomtatás Word módosítása határozata dokumentumként Mérleg felvitele Általános rész / 3 Adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozat Cash Flow Tájékoztató rész Meghatalmazás Főkönyvi számlák Mérleghez kapcsolódó Üzleti jelentés kiegészítések/1 Belföldi vevők Mérleghez kapcsolódó teljesítetlen számlái kiegészítések/2 Belföldi szállítók Mérleghez kapcsolódó teljesítetlen számlái kiegészítések/3 Külföldi vevők Mérleghez kapcsolódó teljesítetlen számlái kiegészítések/4 Külföldi szállítók Mérleghez kapcsolódó teljesítetlen számlái kiegészítések/5 Előző év átvétele mérlegben, Eredménykimutatáshoz eredménykimutatásban és cash flowban kapcsolódó kiegészítések/1 Szövegsorok átvétele másik ügyféltől Eredménykimutatáshoz Főkönyvi számlák alapján kitöltendő táblázatok ill. adatok átvétele kapcsolódó kiegészítések/1 Mutatószámok / 1-7 - Elektronikus bevallás Mutatószámok / 2 Karbantartás Beállítások Kellékek Szerkesztés Frissítés Kilépés Főkönyvi számlák alapján kitöltött adatok Nyomtatás dátuma Számológép Visszavonás újraszámolása Aktuális cég adatainak rendezése Ablakok mérete Naptár Visszaállítás Adatbázis helyreállítása Óra Kivágás Aktuális cég mentése Névjegy Másolás Teljes állomány mentése Szerződés Beillesztés Adatok visszatöltése Törlés Mindent kijelöl Keresés Csere

7. ÜGYFÉL ADATAINAK FELVITELE, MÓDOSÍTÁSA 7.1. Új ügyfél felvitele Új cég esetén töltse fel a cég adatait. A kitöltés történhet úgy is, hogy az egyes mezőkbe beírjuk a megfelelő adatot, vagy az adatok többsége átvehető a FORINT-Soft Kft. DOS-os és Windows-os könyvelőprogramjának törzséből is, ha használja ezeket. Ehhez meg kell adni az ügyfél könyvelőprogrambeli kódját, valamint a meghajtót, melyen a könyvelőprogram található. A fontosabb adatok, amit meg kell adni: - beszámolás módja (egyszerűsített éves, éves) - eredménykimutatás módja (összköltség, forgalmi költség) - mérleg fajtája (A vagy B típusú) - az ügyfélnél van-e (ügyvezetés, igazgatóság, ügyvezetés és felügyelő bizottság, igazgatóság és felügyelő bizottság) Javasoljuk, hogy a törzsadat minden mezőjének kitöltését, hiszen ezeket az adatokat később a program a kiegészítő melléklet szövegéhez, a kimutatásokhoz is használja. Új ügyfelet a program indítása után a F1 gombot lenyomva, majd az Új ügyfél feliratú nyomógombra kattintva, vagy az ALT+F billentyűkombinációt (Alt billentyű folyamatos lenyomása mellett egyszer lenyomni az F billentyűt) használva tudja az új adatot felvinni. 7.2. Ügyfél adatainak módosítása Az ügyfél adatai a későbbiekben is módosíthatóak. A módosításra az Ügyfelek/Ügyfél adatainak módosítása menüpontban vagy az ügyféltörzsben a Módosítás gombra kattintva is lehetőség van. Minden új beszámoló készítése előtt célszerű a törzsadatokat felülvizsgálni az egyes adatok (pl. adószám, székhely) megváltozása miatt. 7.3. Új év létrehozása, belépés az ügyfél adatába A program indításakor meg kell adni a cég kódját és az évet, amelyben dolgozni szeretne. A programba felvitt cégek listáját az F1 billentyűvel lehet megtekinteni. Ha az ügyfél adott évi adatait még nem hozta létre, belépéskor a program rákérdez, valóban létre akarja-e hozni az adatokat. A létrehozáshoz kattintsunk az Igen gombra. Ügyfél keresése Az ügyfél törzsadat-állományban a nyílbillentyűkkel mozoghat. Ha a listában név szerint szeretne keresni, a lista megjelenését követően kezdje el begépelni a keresendő cég nevének első néhány karakterét mindaddig, míg a listában meg nem jelenik a keresett elem. Ezután használja a nyílbillentyűket az elem kiválasztásához. (Az első karakter leütését követően a lista névsor szerinti rendezésre vált át, a leütött karaktereknek megfelelően keresi az adatokat.) A keresett adaton állva ENTER billentyű leütésével választhatja azt ki. - 8 -

8. PROGRAM HASZNÁLATA, MENÜPONTOK 8.1. Előkészítés, fejezetek A melléklet szerkesztését az Előkészítés menü alatt található pontokkal kell kezdeni. Először az eredménykimutatás, mérleg és cash flow kimutatás táblázatait kell kitöltenie, valamint az elektronikus beszámoló beküldéséhez szükséges űrlap adatait. Ha a könyvelőprogramot használja, átveheti ezeket az adatokat onnan. (Javaslat: Ha az eredményszámlákat már lezárta, készítsen a könyvelőprogramban eredménykimutatást a zárótételek nélkül.) Az előző éves oszlopot nem kell kitöltenie, ha az ügyfélnek vannak adatai az előző évben, átveheti ezeket az Előkészítés / Előző év átvétele mérlegben... menüpontban. Ha használja az UJEGYKE vagy WUJEGYKE nevű könyvelőprogramot, vegye át a főkönyvi kivonatot. Ha nem használja a könyvelőprogramot, hagyja üresen a táblázatot. (Javaslat: Ha az eredményszámlákat lezárta, készítsen zárótételek nélküli főkönyvi kivonatot, így az eredményszámlák egyenlegeit is tudja használni!) A következő lépés a szállítói kötelezettségek és vevői követelések táblázatainak kitöltése. Az adatok átvehetők a könyvelőprogramból, kézzel felvihetők, illetve megteheti azt is, hogy üresen hagyva a táblázatokat egy másik programból mellékletként csatolja az adatokat. Ebben az esetben a kiegészítő melléklet szövegének szerkesztésekor a felkínált szerkesztőmezőben hivatkozhat a csatolt mellékletekre. Ha már korábban valamelyik ügyfél általános részben szereplő szövegeit megszerkesztette saját ízlése szerint, azokat az Előkészítés / Szövegsorok átvétele másik ügyféltől menüpontban átveheti az aktuális ügyfélhez. Az átvételhez meg kell adni annak az ügyfélnek a kódját és az évét, amelyből az szövegeket át szeretnénk venni. Azokat a táblázatokat, amelyeknél lehetőség van főkönyvi számlák adatainak átvételére, átveheti másik ügyfélhez. Ha nem használ könyvelőprogramot, akkor a megnevezés oszlopok kerülnek csak át. Ezután kezdődhet a fejezetek szerkesztése. A melléklet szövegének szerkesztésében a "Szerkesztés" menüpont segít. Ez a menüpont azonos bármely más Windows program "Szerkesztés" menüpontjával.(pl. Word). Beszámoló készítésének módja A fejezetek első képernyőjén kiválasztható, hogy milyen beszámolót készítünk, ill. hogy ettől függően mely képernyők látszanak. 1. Éves beszámolóhoz szükséges minden oldal megjelenik. 2. Csak az egyszerűsített éves beszámolókhoz szükséges oldalakat látja. (Az éves beszámolóhoz szükséges oldalak nem jelennek meg.) 3. Minden oldal látszik, az egyszerűsített éves beszámolóhoz nem szükséges oldalak színesek. (Lehetőségünk van olyan szövegeket is betenni egyszerűsített éves beszámoló készítésekor, amely csak éves beszámoló esetén kötelező.) Mutatószámok A mutatószámok értékét mérleg- és eredménykimutatás-sorok alapján számítja a program. Választani lehet, hogy az adott mutatószám szerepeljen vagy ne a szövegben, illetve néhány mutatószámnál csak a tárgyévi adat szerepeljen. 8.2. Egyéb dokumentumok Ebben a menüpontban az alábbi dokumentumokat lehet elkészíteni: - 9 -

- Jegyzőkönyv: beszámoló elfogadásáról szóló jegyzőkönyv. A cég vezetőjének megadható felmentvény jelölhető, hogy a szövegbe bekerüljön-e. - Egyszemélyes vállalkozás határozata: határozat osztalék megállapításról és a beszámoló elfogadásáról. - Adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozat: a jegyzőkönyv alapján készíti el. - Meghatalmazás: elektronikus beszámoló küldéséhez. Az egyes dokumentumok szövegei a jelölt cégformától függően változnak. (Pl. kft-nél taggyűlés, zrt-nél közgyűlés.) A mintaszövegek szerkeszthetők. 8.3. Nyomtatás A nyomtatás ablakban kinyomtathatja a dokumentumot a nagyobb fejezetek kinyomtatásával, vagy részenként. A szaggatott vonal felett találhatók a főbb fejezetek, melyeket 1-es oldalszámtól kezdi a program nyomtatni, a fejlécben megjelenik a fejezet címe. A nyomtatók jelentős részénél a Nyomtatás nyomógombot választva a nyomtatóvezérlő ablakban meg tudja határozni azt is, melyik oldalakat akarja kinyomtatni a szövegből. A szaggatott vonal alatti részben lehetőség van kisebb fejezetek kinyomtatására, ekkor azonban Önnek kell megadnia a kezdőoldalszámot. Itt továbbá lehetőség van nem csak kinyomtatni, hanem a PDF fájl feliratú gombra kattintva a kiválasztott dokumentumot PDF fájlba menteni. Ezeket a dokumentumokat az adott cégnek külön létrehozott mappájába menti a program. Pl. a program a C: meghajtóra van telepítve és a 123-as cég 2011. évi állományából készítünk PDF-fájlt, akkor azt a C:\UJKIEG2\BESZAMOLO\12311 mappában találja meg. Mentés után, ha a gépen telepítve van PDF-olvasó program, automatikusan megnyitásra kerül a fájl. Nyomtatás Wordbe Lehetőség van arra is, hogy a dokumentumokat a Microsoft Word programmal megnyissuk, elmentsük. Természetesen Wordbe csak akkor tud szöveget átküldeni, ha a program telepítve van a gépére. Külön lehet elkészíteni a szövegrészt, eredménykimutatást, mérleget és a fedőlapot. A mentés helye megadható. Más szövegszerkesztő programnak az adat nem adható át (pl. Open Office). - 10 -

8.4. Elektronikus bevallás Itt készíthető el az elektronikus bevalláshoz szükséges PDF fájlok, valamint az elektronikus űrlaphoz szükséges import fájl. Ezek a dokumentumok a Kiegészítő melléklet program mappáján belül találhatóak meg elkészítésük után. (Ha például a program a C meghajtóra van telepítve és a cég sorszáma 123 évi alábbi mappába találja meg 2008. évi adatokat: C:\UJKIEG2\BESZAMOLO\12308\ ) A Tallóz gombra kattintva megadható más útvonal is. Javasoljuk, hogy az elektronikus beszámolóhoz szükséges további fájlokat is (könyvvizsgálói jelentés, befizetésről szóló igazolás) ugyanebbe a mappába mentsék el, hogy a fájlok csatolásakor a hiba kockázatát csökkentsük. Az űrlap import fájlja az ÁNYK (Abev Java) programban importálható. 8.5. Karbantartás 8.5.1. Főkönyvi számlák alapján kitöltött adatok újraszámolása Ha a táblázatokat főkönyvi számlák alapján töltötte ki és a kitöltés után változik a főkönyvi kivonat, a táblázatok számadatainak aktualizálásához válassza a Karbantartás / Főkönyvi számlák alapján kitöltött adatok újraszámolása menüpontot. A módosítások akkor érvényesülnek, ha az újraszámolás után a módosított adatokat tartalmazó képernyőt megnyitja. 8.5.2. Aktuális cég adatainak rendezése Az adatállományok sérülése (pl. szabálytalan kilépés, lefagyás, áramszünet esetén) kell a menüpontot futtatni, hogy az adatok helyreálljanak. 8.5.3. Adatbázis helyreállítása Az adatbázis sérülése esetén az ennek a menüpontnak a segítségével állítható helyre. - 11 -

8.5.4. Aktuális cég adatainak mentése A program minden kilépés esetén felajánlja a cég adatainak mentését, de ebben a menüpontban is elvégezhető az állományok mentése. A mentés során az adott cég adott évi állományának mentése történik meg. A mentés történhet merevlemezre, pendrive-ra, floppy-lemezre. Ha a ugyanarra a helyre mentünk, ahová korábban is, akkor a korábbi mentést a program felülírja. A program figyelmeztet ilyen esetben. A merevlemez, pendrive esetén létre kell hozni a gyökérmeghajtón egy mappát. A mappa neve max. 8 karakter hosszúságú lehet, nem tartalmazhat ékezetes betűket, speciális karatktereket. Mentést akkor lehet elvégezni, ha a mentendő adatokkal senki sem dolgozik. Mentéskor választható hogy milyen tömörítő programot használjon a program (Arj, Winrar, Winrar95). 8.5.5. Teljes állomány mentése E menüpont kiválasztásakor a programban szereplő összes cég minden adatának mentése megtörténik. 8.5.6. Adatok visszatöltése Ebben a menüpontban a korábban kimentett adatok tölthetők vissza. A visszatöltött adatok a jelenlegi állapotot felülírják, az többet nem állítható vissza! Visszatöltés előtt ezért célszerű a jelenlegi állapotról esetleg több példányban is mentést készíteni, ugyanis ha a visszatöltendő adatok valami ok miatt megsérültek, a visszatöltés sikertelen lesz. A visszatöltést csak feltétlenül indokolt esetben végezzük el! A mentett adatok floppyról, pendrive-ról és merevlemezről is visszatölthetők. A művelet csak akkor végezhető el, ha senki nem dolgozik a programban! 8.6. Beállítások Nyomtatás dátuma Ebben a menüpontban állíthatja be, hogy a nyomtatáskor milyen dátum kerüljön rá a listákra. Ablakok mérete Az ablakok, szöveg mérete változtatható. A nagyítás mértéke 0,80 és 2,00 közötti szám lehet. A beállítandó érték függ a képernyő nagyságától, Windowsban beállított képernyő-felbontástól. A Nagyítás értékének mentése gombra kattintva menthető el a beállítás. 8.7. Kellékek Ebben a menüpontban használhatja a számológépet, naptárt, órát, megnézheti a szerződést, valamint a névjegyet. A névjegyben látható a program verziószáma, a program tulajdonosa, ill. a program készítőjének, forgalmazójának neve és elérhetőségei. - 12 -

8.8. Frissítés Erre a menüpontra kattintva a Névjegy jön be. A program 2011-es frissítésének letöltése feliratra kattintva megjelenik weblapunk, ahol ellenőrizheti, hogy jelent-e meg újabb verzió a programból. A frissítés a www.forintsoft.hu/win2letoltesek/ oldalról tölthető le, bejelentkezés nem szükséges. A linkre kattintva a Kiegészítő melléklet program bezáródik, mert a frissítés csak akkor telepíthető, ha a programban nincs felhasználó. 8.9. Kilépés A programból a "Kilépés" menüponttal tud kilépni. A kilépéskor a program felajánlja az állomány mentésének lehetőségét. A mentés lemezre történik. Amennyiben Nem gombra kattintunk, az adataink természetesen nem vesznek el, azokat a program tárolja, csak külön lemezre nem készül el a mentés. Lásd 8.5.4-8.5.5. menüpontokat! 9. KAPCSOLAT A KETTŐS KÖNYVELÉS PROGRAMMAL A programba adatokat tud átvenni a FORINT-Soft Kft. által forgalmazott könyvelőprogramból (UJEGYKE, WUJEGYKE). A Kiegészítő melléklet-szerkesztő program - a könyvelőprogramból átvett főkönyvi kivonat alapján a főkönyvi számlákról tud adatokat a szövegbe átvenni. Az eredményszámlák lezárása után - a könyvelőprogramban - készíthet főkönyvi kivonatot a zárótételek figyelembevétele nélkül. (új lehetőség) Célszerű ezt a főkönyvi kivonatot átvenni a Kiegészítő melléklet-szerkesztőbe. 9.1. Adatátvétel a főkönyvi kivonatból A melléklet szövegének szerkesztése közben lehetősége van a főkönyvi kivonatból átvenni az adatokat. Ahol ilyen lehetőség van, ott a mező háttere pirosan jelenik meg, és egy piros felírat hívja fel a figyelmét az átvétel lehetőségére. Az átvétel az F1 funkcióbillentyűvel lehetséges. Lehetőségek: - Ha számadaton áll, F1 gomb lenyomása után kapott képernyőn kiválaszthatja azokat a főkönyvi számlákat, melyek egyenlegének összegét át szeretné venni. Az átvett szám az alsó sorban szereplő összeg lesz, ezen kívül mentésre kerül az is, hogy mely főkönyvi számokról történt az adatátvétel. - Ha megnevezésen áll, az F1-re megjelenő főkönyvi számlák listájából kiválasztott számla neve kerül a megnevezés oszlopba, majd a program rákérdez, hogy a többi oszlopot is kitöltse-e ennek a számlának az adataival. Ha a későbbiekben módosítani akarja az átvett számot, a program rákérdez arra, hogy törli-e az átvétel módját az adott helyről. (Törlés esetén, ha a főkönyvi számokon levő összeg változik, nincs lehetőség a táblázat adatainak frissítésére) Ha a főkönyvi kivonat változik, a táblázatok számadatainak aktualizálásához válassza a Karbantartás / Főkönyvi számlák alapján kitöltött adatok újraszámolása menüpontot. A módosítások akkor érvényesülnek, ha az újraszámolás után a módosított adatokat tartalmazó képernyőt megnyitja. A főkönyvi számok alapján kitöltött táblázatokat átveheti másik ügyfélhez az Előkészítés / Főkönyvi számlák alapján kitölthető táblázatok ill. adatok átvétele másik ügyféltől menüpontban. Ebben az esetben a táblázatok szövegoszlopai megegyeznek az átvett táblázattal, a számadatokat pedig az átvett ügyfélnél lementett főkönyvi számok alapján az aktuális ügyfél főkönyvi kivonatából számolódja ki a program. - 13 -

9.2. Adatátvétel a Excel táblázatokból Excel táblázatból az alábbi adatok vehetők át: - eredménykimutatás, - mérleg, - főkönyvi számlák, - belföldi vevők teljesítetlen számlái, - belföldi szállítók teljesítetlen számlái, - külföldi vevők teljesítetlen számlái, - külföldi szállítók teljesítetlen számlái. Az átvétel feltétele, hogy a fájl neve a programban által jelzett legyen, és az adatokat a megadott módon tartalmazza. Az importfájl típusa Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls) formátum lehet. Amennyiben Open Office-ban szerkeszti meg a táblázatot, akkor válassza a Mentés másként menüpontot és a fájl típusánál válassza a Microsoft Excel 97/2000/XP-t. - 14 -