Aronic Road Útnyilvántartó program

Átírás

1 6085 Fülöpszállás, Kiskunság tér 4. Internet: Tel: 78/ , 30/ Aronic Road útnyilvántartó program V2.000 Szoftverdokumentáció Önnek is jár egy jó szoftver!

2 1. Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék...2 Általános ismertető...3 A program indítása...3 Menürendszer Törzsadatok Cégek adatainak felvitele Lista készítés Útvonal adatok karbantartása Megjegyzés törzskarbantartás Időszak (cég) váltás Kilépés a programból Vezetők adatai Vezetők adatainak felvitele Lista készítés Gépkocsik adatai Gépkocsi adatok felvitele Lista készítés Üzemanyag árak Üzemanyag árak felvitele Lista készítés Útvonal karbantartás Útvonal rögzítés Gyors útvonal rögzítés Név szerint havi lista Rendszám szerint havi lista Vállalat szerint havi lista Költségelszámolás nyomtatás Költségelszámoló lap kitöltése / nyomtatása Szerviz funkciók Adatállomány mentés Adatállomány töltés Adatállomány frissítés Adatállomány törlés Színek beállítása Környezeti változók beállítása Copyright Mellékletek oldal

3 2. Általános ismertető Szoftverünk egy vállalkozás útvonalnyilvántartását könnyíti meg. Szoftverünk gyorsaságával és könnyű kezelhetőségével az adminisztráció munkájának hatékonyságát növeli. Programunk használata mellett nincs szükség papír-alapú útvonal-nyilvántartás vezetésére, így az abból adódó különféle hibák is elkerülhetők. Megszűnik a bizonylatok időrabló, monoton írása. Programunk Windows operációs rendszerre készült, így kompatíbilis a számítógépek jelentős részén használatos Windows 95, 98, 2000, és a legújabb változat, az XP verzióival. A Windows felület, számtalan előnye mellett a DOS-hoz szokott felhasználók számára az egér kezelése miatt idegennek tűnhet. Ezt a program tervezése és fejlesztése során szem előtt tartottuk és sikerült szoftverünket úgy elkészíteni, hogy a programot mind a Windows-felületet kedvelők, mind a DOS felülethez szokott felhasználók könnyen megtanulják és kezeljék. A papírtakarékosságot szolgálja, hogy minden lista egyaránt kérhető képernyőre, majd azt követően nyomtatóra is. 3. A program indítása Programunkat az Aronic Road ikonra történő kattintással tudjuk indítani (1. ábra). 1. ábra Indulásakor egy jelszót kér a program, melyet telepítéskor elsőként kell beállítani (2. ábra). A jelszó minimum 1, maximum 6 karakter lehet és tartalmazhat számot, szóközt, ékezetet és egyéb karaktereket is. 2. ábra A jelszó pontos megadása azért fontos, mert a program minden adatbeviteli és módosítási mozgást naplóz, azaz minden mozgás mellé azt is rögzíti, hogy ki végezte el. Ezzel utólag lehetőséget kaphatunk arra, hogy ellenőrizzük, egy adott eseményt ki rögzített vagy módosított, esetleg törölt. Mivel a programmal egyidejűleg több (gyakorlatilag végtelen számú) vállalkozás útvonalnyilvántartása végezhető, a programindulás előtt ki kell választanunk, hogy melyik cég útvonalnyilvántartásába szeretnénk belépni (3. ábra). Ha a céget még nem rögzítettük, akkor a Cégadatok karbantartása fülre kattintva az adatokat kitöltve nyithatunk adatbázist új vállalkozás számára (4. ábra). 3. oldal

4 3. ábra 4. ábra 4. Menürendszer Programunk funkcióit menürendszeren keresztül érhetjük el. A vízszintes főmenü sorból (5. ábra) nyithatjuk meg az almenüpontokat. Mind a főmenü, mind az almenü sorokban a menü elemeinek egy karaktere alatt aláhúzás vonalat láthatunk, egyes menüpontok ugyanis ún. gyorsbillentyűvel is elérhetők. A főmenüben és az almenükön belül az ALT + aláhúzott karakter, gyorsbillentyűvel indíthatunk egyes funkciókat. Egyetlen kivétel ez alól a program elhagyását segítő kilépés a programból menüpont, amelyet a Windows szabványnak megfelelően ALT + F4 billentyűvel tudunk aktivizálni. A főmenü rendszer a szerkezetéből adódóan könnyen áttekinthető a program működése. 5. ábra 4.1 Törzsadatok Ahhoz, hogy programunkat a legnagyobb hatékonysággal tudjuk használni, szükséges, hogy a törzsadatokat a lehető legkörültekintőbben rögzítsük. Törzsadatok alatt azokat az adatokat értjük, amelyek a program futása során sokszor ismétlődnek, de csak egyszer kell őket a programon belül rögzíteni. Célszerű a törzsadatokat rögzítésük előtt megtervezni, mert a visszakeresések, az összesítések egy átgondolt törzsadat-rendszerben lényegesen megkönnyítik a munkát. 4. oldal

5 4.1.1 Cégek adatainak felvitele A cégek adatait, mielőtt feldolgozásra kerülnének, rögzítenünk kell. Ha már szerepelnek az adatbázisban, de valamely adatuk megváltozott vagy hibásan került rögzítésre ennél a menüpontnál a módosítást is elvégezhetjük (6. ábra). Itt kerül megadásra a cég neve, adószáma, az adott település irányítószáma, a település neve, valamint az utca és házszám. Lehetőségünk van az adatok mentésére Mentés, törlésére Töröl, vagy ha a módosított adatokat mégsem akarjuk felvinni, azok visszavonására Mégsem gomb segítségével. Az ablakot a Kilépés gombra kattintva zárhatjuk be. 6. ábra Lista készítés A felvitt cégek adatairól hívhatunk le listát a Lista készítés menüpont segítségével, mely a felvitelkor megadott adatokat tartalmazza, jól áttekinthető, táblázatos formában. Lehetőségünk van az elkészített lista kinyomtatására, ehhez a nyomtatási kép megjelenése után kattintsunk a Nyomtató ikonra (7. ábra, 1. melléklet). Ebből a menüből is a Windows szabvány szerint, vagyis a Kilépés gombra való kattintással léphetünk ki. 7. ábra Útvonal adatok karbantartása A program lehetőséget ad a gyakran megtett útvonalak felvitelére, így megkönnyítve későbbi munkánkat (8. ábra). A felvitt útvonalak között a mozgató nyilak segítségével lapozhatunk. Új adatokat az Új adat gombra kattintva vihetünk fel, a Módosít gombra kattintva már felvitt adatokat módosíthatunk, a Töröl gombra kattintva törölhetjük a felvitt adatokat. A Kilépés gombra kattintva juthatunk vissza a főmenühöz. 5. oldal

6 8. ábra Megjegyzés törzskarbantartás Az útvonal nyilvántartásnál használt megjegyzéseket vihetjük fel ennél a menüpontnál (9. ábra). Ez tovább egyszerűsíti és gyorsítja az adatfelviteli munkát az útvonalrögzítéseknél. 9. ábra Időszak (cég) váltás Ha elindítjuk ezt az eljárást, a (3. ábra) ablakával találkozunk, azaz a programból történő kilépés nélkül tudunk átváltani egy korábbi időszak (év) útvonal-nyilvántartására Kilépés a programból Itt tudjuk a programot elhagyni (10. ábra). billentyűkombinációval is kiléphetünk a programból. A WINDOWS szabvány szerint Alt+F4 10. ábra 4.2 Vezetők adatai A főmenüpont alatt lehetőségünk van gépkocsivezetőink adatait rögzíteni, illetve róluk tematikus listát kérhetünk le. 6. oldal

7 4.2.1 Vezetők adatainak felvitele A gépjárművezetők adatait táplálhatjuk be, megadva nevüket, beosztásukat és lakcímüket (11. ábra). Az adatok felvitele és módosítása az előbbiekben már ismertetett módon zajlik. 11. ábra Lista készítés A felvitt vezetők adatairól hívhatunk le és nyomtathatunk ki listákat (12. ábra, 2. melléklet). 12. ábra 4.3 Gépkocsik adatai Az útvonal nyilvántartás átláthatósága érdekében előre rögzítenünk kell az összes gépjármű adatát. Megadhatjuk a pontos típust, a gépjármű rendszámát, hengerűrtartalmát, fogyasztását és a felhasznált üzemanyag típusát, illetve ezekről nyomtatható listát kérhetünk le Gépkocsi adatok felvitele Ennél a menüpontnál vihetjük fel a gépjárművek adatait (13. ábra). A program által kezelt adatok: a gépkocsi rendszáma, típusa, hengerűrtartalma, a felhasznált üzemanyag típusa, a gépjármű fogyasztási normája száz kilométere vetítve, valamint a kilométerenkénti korrekció értéke. Az Üzemanyag fajta ablak oldalán található nyíl segítségével előhívható menüből, könnyedén kiválasztható az adott gépjármű által használt üzemanyag fajtája. A menüpontban történő mozgás és adatrögzítés megegyezik az előbb leírtakkal. 7. oldal

8 13. ábra Lista készítés A program által rögzített gépjárművekről készíthetünk és nyomtathatunk listát (14. ábra, 3. melléklet). 14. ábra 4.4 Üzemanyag árak Nyomon követhetjük az üzemanyag árak gyors változását és naprakész árakkal dolgozhatunk. Így biztosíthatjuk azt, hogy nyilvántartásunk megfelel a valóság számviteli alapelvének Üzemanyag árak felvitele Ennél a menüpontnál adhatjuk meg az adott üzemanyagtípushoz tartozó literenkénti bruttó árat, és azt az időszakot, melyre az adott ár vonatkozik (15. ábra). 8. oldal

9 15. ábra Lista készítés Ennél a menüpontnál a felvitt üzemanyag árakról kaphatunk részletes és jól áttekinthető összegző listát, melyben szerepel az eddig felvitt összes időtartam és üzemanyag ár (16. ábra, 4. melléklet). 16. ábra 4.5 Útvonal karbantartás A főmenüpont alatt a program leglényegesebb funkcióját használhatjuk: rögzíthetjük a sofőr által megtett útvonalak adatait, az oda-visszautat, név, rendszám és vállalat szerinti havi listát nyomtathatunk Útvonal rögzítés Az ablakot igyekeztünk úgy megtervezni, hogy az minél rugalmasabb, gyorsabb adatrögzítést tegyen lehetővé (17. ábra). A cég (igazgatóság, telephely) alapértelmezett neve automatikusan megjelenik az első legördülő menüben. A Név mezőben az sofőr nevének első néhány karakterét begépelve a program azonnal a legközelebbi megfelelő névhez ugrik, de természetesen az egér használatával is kiválaszthatjuk a gépjárművezető nevét. Az indulás időpontjának pontos megadása után kiválaszthatjuk a gépkocsi rendszámát, majd az előre rögzített útvonalat. A megtett kilométer értéke automatikusan frissül, ezt természetesen módosíthatjuk. Rögzítsük még a megtett út kilométerenkénti költségtényezőjét (Ft / Km mező) és az alkalmazott szorzót. Jelölhetjük azt is, ha a kiinduló állomás vagy a végállomás nem a telephely volt. A Mentés gombra kattintva a kitöltött adatokat menthetjük az adatbázisban. 9. oldal

10 17. ábra Gyors útvonal rögzítés Gyors útvonal rögzítéskor lehetőségünk van a havi útvonal gyors, kényelmes rögzítésére, név és rendszám szerint (18. ábra). Először meg kell adni a Nevet, és a Rendszámot, majd azt az időszakot, amely időszak alatt az adott névhez, és rendszámhoz tartozó útvonal(akat) szeretnénk rögzíteni. A későbbiekben az időpontot, az útvonalat a megjegyzést kell kiválasztani, a távolságot automatikusan adja meg a program. A távolság felülírható, ha nem akarjuk elfogadni, majd az átlósan lefelé mutató nyílra kattintással menti a program az adatot. Adatot javítani törléssel lehet, ha tévesztettünk, az EXCEL listába a dátumra kell kattintani, majd a <DEL> billentyűvel törölhető az adat. <ENTER>-rel, vagy egérrel léphetünk vissza a dátum mezőbe. Dátumot változtatni a + / - billentyűvel is lehet. Mentés után a program automatikusan a + gombra lép, hogy egy nappal továbblépjen a dátum. Ha azonos napra akarunk több utat elszámolni, akkor nem az <ENTER>, hanem a <TAB> billentyűvel kell továbblépni a + gombról. Ha az X -szel zárjuk be az ablakot menti az adatot, de nem nyomtatja ki az adott havi elszámolást, ha a Kilépés & Nyomtatás gombra kattintunk, azonnal elszámolást is készít, és kilép az ablakból. 10. oldal

11 18. ábra Név szerint havi lista Itt a gépjárművezetők nevét megadva készíthetünk év és hónap lebontásban könnyen áttekinthető listákat, melyeket ki is nyomtathatunk (19. ábra, 5. melléklet). Egyszerű lista esetén csak az oda utat látjuk, napra pontos indulással, Bővített lista esetén látjuk az oda utat és a vissza utat, napra, órára és percre pontosan. 19. ábra Rendszám szerint havi lista Itt az egyes gépjárművek rendszáma alapján tudunk év és hónap bontásban listákat készíteni, a kiválasztott járműre vonatkozóan (20. ábra, 6. melléklet). 11. oldal

12 20. ábra Vállalat szerint havi lista Ennél a menüpontnál vállalatra (igazgatóságra, telephelyre) lebontva készíthetünk havi listát, év és hónap felosztásban pedig szűrhetjük a vállalatra vonatkozó adatokat (21. ábra, 7. melléklet). 21. ábra 4.6 Költségelszámolás nyomtatás A menüpont alatt költségelszámoló készíthetünk és nyomtathatunk. lapot Költségelszámoló lap kitöltése / nyomtatása Az útvonal karbantartás során nyomtatott havi összesítő lista alapján könnyedén elkészíthetjük az adott gépkocsivezetőre vonatkozó üzemanyag költségelszámolást (22. ábra). Fel kell tüntetnünk a gépjármű rendszámát a Rendszám, a gépjárművezető nevét a Gépjárművezető neve, a gépjárművezető szolgálati helyét pedig a Szolgálati hely mezőben. Az aktuális dátumot a program felajánlja, a menetlevél számát és a megtett út hosszát nekünk kell rögzíteni. Adjuk még meg a fogyasztási normát literben, és ennek pénzbeli értékét forintban. A kék színnel jelzett mezőket a program automatikusan számítja, az esetleges előleg összegét a Leutalványozott előleg összege mezőben kell manuálisan megadnunk. Ezután kapjuk meg a kifizetendő végleges összeget. A nyomtatás gombra kattintva kérhetjük nyomtatóra a kész dokumentumot (8. melléklet). 12. oldal

13 22. ábra 4.7 Szerviz funkciók Ezekben a menüpontokban olyan hasznos funkciókat találunk, amelyek segítségével testre szabhatjuk programunkat, valamint olyan eljárásokkal találkozhatunk, amelyek a programfrissítéssel vagy az adatállomány karbantartásával kapcsolatosak. A szerviz funkciók általában rendszergazdai beavatkozások, ami azt jelenti, hogy használatukat csak arra megfelelően kiképzett felhasználónak szabad alkalmazni. Néhány funkció nem körültekintő használata a teljes adatállomány visszafordíthatatlan elvesztésével jár. Kérjük, figyelmesen olvassa el az útmutatót, és szíveskedjen körültekintően alkalmazni az eljárásokat. Azok az eljárások, amelyek adatvesztéssel járnak, csak különleges jelszóval érhetők el, így véletlen adatvesztés a programban nem keletkezhet Adatállomány mentés Biztonsági másolatokat készíthetünk az egyes állományokról (23. ábra). A szükséges adat melletti jelölőnégyzetre kattintva, a kijelölt adatok is mentésre kerülnek. A Mindet kijelöli gomb lenyomására kattintva az összes adat kijelölésre és mentésre kerül, az Egyiket sem gombra kattintva törli az összes aktuális kijelölést. A meghajtók betűjele melletti választómezőbe kattintva megadhatjuk a mentéshez felhasznált meghajtó betűjelét. A Mentés gombra kattintva kezdhetjük meg a mentést, a Kilép gombra kattintva léphetünk ki a menüpontból. 23. ábra 13. oldal

14 4.7.2 Adatállomány töltés Biztonsági másolatokat tölthetünk vissza (24. ábra). Erre akkor lesz szükségünk, ha valamilyen oknál fogva az éles adatbázisunk megsérült, ekkor a biztonsági mentést felhasználva helyreállíthatjuk az éles adatbázist. A meghajtó betűjele most azt a meghajtót fogja jelölni, ahonnan az adatok feltöltése történik, és a töltés gombra kattintva indul el a folyamat. 24. ábra Adatállomány frissítés Fontos rendszergazdai eljárás (25. ábra). Verzióváltáskor, ha a frissítés adatállomány módosulással is jár, akkor a megfelelő állományok bemásolása után ezt az eljárást le kell futtatni ahhoz, hogy a frissítés tökéletes legyen. Index állomány sérülés esetén is hasznos, ha előbb ezt az eljárást alkalmazzuk. Csak tudatosan, a programozóval előre egyeztetve végezzük el a frissítést! 25. ábra Adatállomány törlés Nagyon veszélyes rendszergazdai beavatkozás, mert az eljárás segítségével visszafordíthatatlanul kiüríthetjük a teljes adatállományunkat (26. ábra). Kérjük, hogy csak abban az esetben alkalmazza, ha tisztában van az eljárás lefutásának eredményével. Az eljárás segítségével részadatbázisokat is törölhetünk, a megfelelő adattábla neve mellé pipát helyezve, a program azokat üríti ki! 26. ábra 14. oldal

15 4.7.5 Színek beállítása Ez a kényelmi funkció lehetővé teszi, hogy a színeket saját ízlésünknek megfelelően alakítsuk ki. Javasoljuk, hogy az Alapbeállítást ne módosítsa, hanem az Új adat gombra kattintva készítsen saját színsémát. Így az összes beállítás egy sémába kerül és egy kattintással vissza tudja állítani a korábbi színeket. Adjunk először nevet a sémának, majd az egyes mezőkre kattintva az előugró ablakból válasszuk ki a kívánt színt. A Mentés gombra kattintva a séma beállításai eltárolódnak. A Séma beállítása gombbal tudjuk beállításainkat aktivizálni. A programba való következő belépésnél már az új színek fogadják a felhasználót. Kattintsunk a beállítani kívánt felirat színére, majd az előugró színválasztó ablakban adjuk meg saját színkombinációinkat (27. ábra)! 27. ábra Környezeti változók beállítása A Környezeti változók beállítása menüpont alatt, lehetőségünk van a Telephely címének megadására, (28. ábra) illetve módosítására. Módosítás esetén, a módosítás befejezése után a programot újra kell indítani! 28. ábra 15. oldal

16 4.7.7 Copyright A teljes programrendszert, beleértve az Aronic útnyilvántartó rendszert is a C.I.N. Számítástechnika és Szoftverház fejlesztette ki (29. ábra). A felhasználó a program megvásárlásával általában örökös felhasználói jogot kap. A tulajdonjog továbbra is a fejlesztő cég vagy jogutódja birtokában marad. A felhasználó a programot tovább nem értékesítheti, és nem adhatja bérbe. 29. ábra 16. oldal

17 5. Mellékletek 1. melléklet 2. melléklet 3. melléklet 4. melléklet 5. melléklet 17. oldal

18 6. melléklet 7. melléklet 8. melléklet Készítette: Járdi Mihály oldal