E-Fedezetkezelő. felhasználói kézikönyv. Fővállalkozói adminisztrátorok számára

Átírás

1 E-Fedezetkezelő felhasználói kézikönyv Fővállalkozói adminisztrátorok számára

2 Tartalomjegyzék 1. Program általános használata Szoftver követelmények Jogosultság függő működés Biztonság Vezérlő elemek ismertetése Visszajelzések, hibajelzések Alkalmazás elérhetősége, belépés az alkalmazásba Első belépés, az egyszer használatos jelszó megváltoztatása Nyitó képernyő, menüpontok Új alvállalkozói szerződés létrehozása Korábban rögzített alvállalkozó kiválasztása Új alvállalkozó adatainak rögzítése Alvállalkozói szerződés elfogadása és aktiválása Fedezet és előleg állapotának adminisztrálása Számla kifizethetőségi lekérdezés Vitatott összegek kimutatása Felhasználók kezelése Profil kezelés

3 1. A program általános használata 1.1. Szoftver követelmények Az E-fedezetkezelő alkalmazás Internetes technológián alapul, az alkalmazást futtató szerver az Interneten található, melynek eléréséhez csupán egy böngésző programra van szükség a felhasználó részéről. Az egyszerű és hatékony használat érdekében az E-fedezetkezelő olyan megoldásokat tartalmaz, melynek kiaknázásához az egyes böngésző programok legújabb változatára van szükség. Ez utóbbiak ingyenesen letölthetőek és telepítésük sem okoz különösebb nehézséget. Vállalati környezetben a legfrissebb böngészők telepítését a rendszergazda, vagy IT szakember tudja elvégezni. Az E-fedezetkezelő probléma nélküli használatához jelen dokumentum elkészítésének idején az alábbi ajánlott böngésző programok állnak rendelkezésre. - Internet Explorer - Mozilla Firefox Az alkalmazáson belül esetenként szükség lehet dokumentumok megtekintésére, melyhez megfelelő dokumentum megjelenítő program telepítésére van szükség. Ilyenek lehetnek az un. hordozható dokumentum formátum (angol nevén Portable Document Format, rövidítve PDF) megjelenítésére alkalmas programok. Ezek közül a legelterjedtebb az Adobe cég PDF megjelenítője, mely az Adobe Reader nevet viseli. Ez szintén ingyenesen letölthető a oldalról, ahol meg kell adni a használt operációs rendszer típusát és az Adobe Reader nyelvét, mely természetesen Magyar (Hungary) Jogosultság függő működés Az E-fedezetkezelő alkalmazás szigorú jogosultság ellenőrzést alkalmaz, mely alkalmassá teszi a teljes kivitelezői struktúra lekezelésére. Éppen ezért több szinten az eltérő jogosultságú felhasználók minden esetben csak a saját hatáskörüknek megfelelő tevékenységeket tudják elvégezni. Ez egyben azt is jelenti, hogy az egyes jogosultsági szinteken más-más adatokat tekinthet meg a felhasználó, eltérő lehet az adatok módosíthatósága, illetve a programban elérhető menüpontok is különbözőek lehetnek. Az alábbi leírás az adott feladatkörön (jelen esetben a fővállalkozói adminisztrációs feladatkörön) belül az összes elérhető funkciót tartalmazza, azonban előfordulhat, hogy egy adott felhasználó esetében ezen funkcióknak csak egy része érhető el. A jogosultságok kiosztását minden esetben a rendszer belső eljárásai vezérlik, csak egyes feladatkörökön belül lehetséges további szűkítés a feladatkörhöz tartozó felhasználók számára. A fővállalkozói adminisztrációs feladatkör un. mester felhasználója teljes jogkörrel rendelkezik az adott feladatkörön belül. Ez a felhasználó létrehozhat újabb felhasználókat, akik szintén rendelkezhetnek a teljes jogkörrel, de szűkíteni is lehet azokat. 2

4 Jogkör szűkítés esetén már előfordulhat, hogy az alább részletezett funkcionalitásoknak csak egy részét tudja kihasználni az adott felhasználó. Éppen ezért az alább ismertetett működés eltérő lehet, például akkor, ha valamely felhasználónak csak adat megtekintési jogosultsága van, így adatot nem rögzíthet Biztonság Az előző pontban említett jogosultság függő működés az egyik alappillére a program biztonságának. Ez az eljárás teszi lehetővé a programot használók elszeparálását egymás adataitól. Mindenki csak a saját adatait adminisztrálhatja. Fontos megemlíteni, hogy a program a használat során folyamatosan ellenőrzi a jogosultságot. Ez az egyes funkciók, menüpontok, gombok, stb. használatakor történik meg. Ebből adódóan folyamatosan ellenőrzésre kerül, hogy a felhasználó a program mely részén tartózkodik és miképpen jutott oda. Erre azért van szükség, mert a program egyes funkcióit nem lehet különállóan vagy közvetlenül a programon kívülről elérni. Ezek mellett a program ellenőrzi, hogy a programon belüli adminisztráció és használat folyamatosan történik-e, mivel az un. inaktív időtartamot figyeli, mely szintén a biztonságos egyik eleme. A program egy óra inaktivitás után a háttérben - automatikusan kilépteti a felhasználót, de ez a felületen külön nem jelentkezik, vagyis ugyan azon felület marad a képernyőn ahol a felhasználó korábban hagyta. Az egy óra leteltével ha a felhasználó megpróbál valamely funkciót igénybe venni vagy egy menüpontba belépni akkor a program ténylegesen kilépteti és ekkor a nyitó oldal jelenik meg, ahol újra el kell végezni a belépést. Abban az esetben, ha éppen adat rögzítés maradt félbe, és eközben telik el az egy óra, akkor az adatok későbbi mentésekor a rendszer a következő üzenetet jeleníti meg: Az oldal jogtalan adatokat tartalmaz. Ekkor ki kell lépni a rendszerből és meg kell ismételni az újbóli belépést! 1.4. Vezérlő elemek ismertetése Az E-fedezetkezelő alkalmazáson belül találhatóak olyan un. vezérlő elemek, mely az adatok rögzítését, illetve a program használatát könnyítik meg, azonban működésük az összes előfordulásuk esetében azonos. Kiemelt hangsúlyt érdemelnek azon vezérlő gombok és menük, melyek a program funkciói közötti navigációt teszik lehetővé. Ezen gombok helyettesítik a böngésző navigációs gombjait, melyek használata az alkalmazás használata során nem megengedett. A Vissza gomb megnyomásakor az aktuális oldalt megelőző oldalra lehet visszalépni. Ez a gomb váltja ki a böngésző program vissza gombját. Az Új gombok megnyomásával új adatok rögzítése kezdeményezhető. A Részletek gombok általában a listaszerűen megjelenített adatok mellett találhatók, melyekre kattintva az adott adatsorra vonatkozó részletes adatok jelennek meg. 3

5 Egyéb vezérlő elemek: A Szerkesztés gomb megnyomásával az aktuálisan kiválasztott adatok módosíthatók. A Mentés gomb megnyomásakor az aktuálisan szerkesztett adatok rögzítésre kerülnek a rendszerben. A mentést minden esetben hibaellenőrzés előzi meg, így a hibák és visszajelzések megjelenítése (az 1.5 pont alapján) ezen gomb megnyomását követően történik. A Bezárás gomb megnyomásakor egy előzőleg megnyitott un. felugró rögzítő ablak bezárását lehet kezdeményezni. A keresés gombra kattintva a korábban rögzített adatok között lehet keresni. A Felvesz gomb megnyomásával egy előzőleg megadott adatot lehet felvenni egy adott listára. A rendszer minden olyan esetben listákat használ ahol több adat megadása is lehetséges. Ilyen lehet pl. az alábbiakban részletezett TEÁOR szám listák rögzítése. A Töröl gomb megnyomásával, egy adott listából törölhetők az előzőleg kijelölt elemek. Az olvasott gombbal az üzenetek elolvasását lehet jelezni, mely egyben az üzenet eltávolítását eredményezi az üzenet listáról. A Tallózás gomb segítségével fájlok csatolását lehet elvégezni. A kérdőjel ikon adatmező szintű segítség kérési lehetőséget jelez. Az ikonra kattintva egy kis ablakban megjelenik egy rövid tájékoztatás az adott mező kitöltésének módjáról a rögzíthető karakterekről, stb. A csillag a kötelezően kitöltendő mezőket jelöli. Pl.: Ha egy kötelező mező nem kerül kitöltésre az adatok mentése során, úgy arról a program az 1.5 pontban részletezettek szerint hibaüzenetet küld. A naptár ikonra kattintva a dátum típusú adatok a megjelenő naptár ablakból is kiválaszthatók. 4

6 Egyes adatbeviteli mezők esetében a rögzítés során a program felkínálja a rendszerben tárolt adatok közül azokat mely a begépelt karaktereknek megfelelően kezdődnek. ezeket az adott adatbeviteli mező alatt egy un. listadobozban jelenítni meg az alábbiak alapján. A példából látható, hogy a település mezőbe történő gépelés során (jelen esetben a Ve begépelésekor), a rendszer felkínálja az összes olyan települést, mely Ve kezdetű. Így, ha a kívánt település megjelenik a listában akkor az egérrel rákattintva a település névre az megjelenik a település mezőben. Listakezelés A program gyakran használt vezérlőeleme, az un. listakezelés. Listában kerül megjelenítésre minden olyan adat, ahol a rendszer több lehetséges adat megadását várja. Az alábbi ábrák ennek működését mutatják be. A példában munkaműveletek TEÁOR számainak rögzítése történik. Ehhez először a legördülő listadobozból ki kell választani a szükséges TEÁOR-t, melyet a lefelé mutató nyilra kattintva lehet kezdeményezni. A legördülő listából történő kiválasztást követően a felvesz gombra kattintva lehet hozzáadni az adott TEÁOR-t a rögzítési listához, mely az alábbi módon 5

7 jelenik meg a mező alatt. Ezt követően a fentiek szerint rögzíthetők további TEÁOR-ok is. A rögzítési listáról törölni oly módon lehet, hogy az egyes listaelemek (sorok) előtt található jelölőnégyzetbe kattintva lehet kijelölni a törölni kívánt adatot majd a töröl gombra kattintva a korábban kiválasztott listaelem (sor) eltávolításra kerül az adatlistáról. Szűrés A program használatát segítő további vezérlőelem az adatlistákban történő gyors keresést elősegítő szűrés, illetve sorbarendezés. Az alábbi példán a beruházásokon - mint adatlistákon - belüli szűrés és sorbarendezés lehetősége látható. A lista alapértelmezetten mindig az első oszlop szerint van sorbarendezve. Az oszlopok neve mögötti nyíl mutatja, hogy az adott oszlop csökkenő vagy növekvő sorrend szerint van-e rendezve. A kívánt oszlop nevére kattintva lehet az adott oszlop szerint sorbarendeztetni a listát, egy újabb kattintás ugyan azon oszlop nevén az ellenkező irányú (növekvő, ha éppen csökkenő volt, vagy csökkenő ha éppen növekvő volt) sorbarendezést eredményezi. Már ez önmagában egy gyors keresést tesz lehetővé, azonban nagy tömegű adatok esetében a szűrés a leghatékonyabb eszköz a gyors adatelérésre. 6

8 A következő ábrán a megye szerinti sorbarendezés látható. A szűrést valamely kiválasztott adatkörnek (oszlop) megfelelő adat megadásával kell kezdeni. Ezt az adott oszlop név (mint adatkör) alatt található beviteli mezőbe írt keresési feltétel (jellemzően valamilyen szótöredék) megadásával lehet kezdeményezni. A keresési feltétel megadását követően a Szűrés gombra kattintva a program legyűjti az összes olyan adatot, mely a keresési feltételnek megfelelő és a listában csak ezeket jeleníti meg. Az alábbi példa azt mutatja, hogy az építési beruházás megnevezése adatbeviteli szűrési feltétel mezőbe beírva az Au szótöredéket, majd a Szűrés gombra kattintva csak azon adatok jelennek meg a listában, melyek megnevezése Au -val kezdődik. A szűrőt a Mind gombra kattintva lehet eltávolítani. Ekkor minden adat megjelenik a listában és a korábban beírt szűrési feltétel eltűnik az oszlop nevek alatti adatbeviteli mezőkből. 7

9 A program lehetőséget biztosít arra, hogy több oszlop szerinti szűrési feltételt lehessen megadni. Ekkor egynél több adatmezőbe kell szótöredéket beírni és ezt követően lehet a Szűrés gombra kattintani. Keresés A program a szűrésen kívül keresést is felajánl a gyors adatelérés érdekében. Ezt a megoldást az egyes adatmezők mellett található a Keresés gombra kattintva lehet kezdeményezni. A gombra kattintva megjelenik egy un. felugró ablak, mely a keresést tartalmazza. Ezen ablak minden esetben az utoljára rögzített adatok közül az utolsó húszat jeleníti meg. Ha a felajánlott listában nem található a keresett adat, akkor a KERESÉS ŰRLAP kiírás mellett található [MUTAT] lehetőségre kattintva megjelenik a keresési feltétel megadását lehetővé tévő űrlap. Ezen űrlap mezőibe beírva az adott keresési feltételt és a Keresés gombra kattintva a program megjeleníti a keresési feltételnek megfelelő adatokat. A keresési űrlapot az [ELREJT] lehetőségre kattintva lehet bezárni, így ismét csak az adatlista látható az ablakban. A következő két ábrán sorrendben először a keresési űrlap megjelenítése, majd név szerinti keresés eredménye látható. 8

10 9

11 A keresés eredményeként kapott listában a megjelenő névre kattintva lehet kiválasztani a szükséges adatot. Ezt követően a keresési ablak automatikusan bezáródik és a kiválasztott adat megjelenik azon mezőben, mely esetében kezdeményezve lett a keresés Visszajelzések, hibajelzések Hibajelzések A program minden adatmentés előtt leellenőrzi a mentendő adatok helyességét. Amennyiben hibát észlel, úgy arról hibaüzenet formályában tájékoztatást nyújt az alábbiakban látható módon. A hibaüzenet többnyire az aktív adatbeviteli ablak felső részén piros alapon Hiba jelzéssel jelenik meg, de van olyan hibaüzenet, mely közvetlenül az adatbeviteli mező alatt jelzi a hiba okát. A hibaüzenet mellett a program piros színnel jeleníti meg azon adatmezők megnevezését, ahol a hibás adatokat észlelte. Ugyan így piros színnel jelennek meg azon kötelezően kitöltendő adatmez nevek is, melyekbe nem lett adat rögzítve. Ez utóbbira látható példa az alábbiakban, azonban a hibás adatokat tartalmazó mezők megjelenítése is ennek megfelelő. Amennyiben a program valamely adatrögzítés közbeni ellenőrzéskor hibát észlel, az adatok nem kerülnek elmentésre mindaddig amíg a hiba kijavításra nem kerül. Éppen ezért ha egy hibaüzenet jelzést követően megtörténik az adatok módosítása, vagy az üresen hagyott kötelező mezők kitöltése, de az ezt követő mentés során ismét hibát talál a rendszer úgy azt egy ismételt hibaüzenet formájában jelzi. Visszajelzések A helyesen megadott adatok mentésekor a program visszajelzések formájában tájékoztatást nyújt az elvégzett műveletekről. Ezen üzenetek zöld alapon Visszajelzés címmel jelennek meg. 10

12 Egyes visszajelzések a kiírt tájékoztató szövegek mellett tartalmazhatnak egyéb lehetőségeket, további funkciókat is. Ilyen lehetőség lehet valamely adat közvetlen elérése, a funkció pedig adatok nyomtatása. A fenti ábrán látható, hogy a rögzített építési beruházás adatait a Részletek gombra kattintva lehet elérni, míg az egyszer használatos jelszavak kinyomtatását a Nyomtatás gombra kattintva lehet kezdeményezni. 11

13 2. Alkalmazás elérhetősége, belépés az alkalmazásba Az 1.1 pontban vázoltak alapján az E-fedezetkezelő alkalmazás az Interneten a web címen érhető el. Ezen címet a böngésző címsorába beírva nyitható meg a kezdőoldal. A nyitó oldalon a program működtetéséhez elengedhetetlen információk és szabályok találhatók, melyeket célszerű a használat előtt áttanulmányozni. A mindennapi használat során célszerű az alkalmazás kezdő címét felvenni a böngésző kedvencei közé, ez által egy kattintással lehet megnyitni az alkalmazást és nem kell minden egyes alkalommal beírni a teljes web címet. Internet Explorer 8-as esetében a Ctrl és a D (általánosabb jelölésében: Ctrl+D) billentyűk lenyomásával, vagy a Kedvencek gombra majd a böngésző bal oldalán megjelenő menüben a Hozzáadás a Kedvencekhez almenüpontra kattintva lehet megjeleníteni azon ablakot, mellyel az E-fedezetkezelő alkalmazás kedvencekhez történő felvételét lehet kezdeményezni. A megjelenő Kedvenc hozzáadása ablakban a név mezőhöz megadható az alkalmazás teljes neve, vagy olyan elnevezés is alkalmazható, mely a felhasználó számára könnyebben megjegyezhető az E-fedezetkezelő alkalmazás beazonosításához. A Létrehozás helye legördülő menüből 12

14 kiválasztható azon kedvenc csoport, melyen belül a felhasználó el kívánja helyezni az E-fedezetkezelő alkalmazást. A Hozzáadás gombra kattintva lehet felvenni az E- fedezetkezelő alkalmazást a kedvencek közé. Ezt követően már a Kedvencek közül kiválasztva lehet megnyitni az alkalmazást. Mozilla Firefox esetében az Internet Explorerhez hasonlóan szintén a Ctrl és a D (általánosabb jelölésében: Ctrl+D) gyorsbillentyűk használhatók a kedvencekhez történő felvételhez, melyet a Firefox Könyvjelző megnevezéssel használ. A gyorsbillentyűk mellett természetesen menüpontból is kiválasztható a könyvjelzők közé történő felvétel. A felső menüsorban a Könyvjelzők főmenüre, majd az Oldal hozzáadása a könyvjelzőkhöz almenüre kattintva megjelenik az Oldal könyvjelzőzve feliratú ablak. Az ablakon belül a Név: mezőhöz megadható az alkalmazás teljes neve, vagy olyan elnevezés is alkalmazható, mely a felhasználó számára könnyebben megjegyezhető az E-fedezetkezelő alkalmazás beazonosításához. A Mappa legördülő menüből kiválasztható azon könyvjelző csoport, melyen belül a felhasználó el kívánja helyezni az E-fedezetkezelő alkalmazást. A Kész gombra kattintva lehet felvenni az E- fedezetkezelő alkalmazást a könyvjelzők közé. Ezt követően már a Könyvjelzők közül kiválasztva lehet megnyitni az alkalmazást. Belépés az alkalmazásba: Az E-fedezetkezelő alkalmazás nyitóoldalán, a bal oldalon található bejelentkező felület felhasználói név és jelszó mezőinek kitöltését és a belépés gombra való kattintást követően lehet belépni az alkalmazásba. A felhasználói név és a jelszó mező megkülönbözteti a kis és nagy betűket, ezért fokozott figyelemmel kell eljárni a belépési azonosítók begépelésekor. Különösen igaz ez a jelszóra, melyet begépeléskor nem jelenít meg a rendszer, a jelszó karakterei helyett csillag * karakterek jelennek meg. 13

15 3. Első belépés, az egyszer használatos jelszó megváltoztatása Az első belépést követően először az egyszer használatos un. mester azonosító adatokat kell megváltoztatni. A mester azonosító a vállalkozó kivitelező elsődleges vagy más néven fő azonosítója, mely teljes hozzáférést biztosít az adatok adminisztrálásához. Az egyszer használatos azonosítót és az ezzel történő belépést a program másként kezeli mint az állandó azonosítókat és az azokkal való belépést. Amennyiben egyszer használatos azonosítóval történő belépést érzékel a rendszer, a kezdőoldal helyett a jelszó megváltoztatására szolgáló űrlapot jeleníti meg. Mindaddig amíg az egyszer használatos azonosítók nem kerülnek megváltoztatásra a program nem engedi megnyitni a kezdő oldalt és minden egyes belépés esetén az azonosító megváltoztatására szolgáló ablakot jeleníti meg az alábbiak szerint. Az azonosító megváltoztatásához először meg kell adni az azonosítóhoz köthető személy (pl.: Kovács István) vagy vállalkozás (fenti példában: Habarcs Kft.) nevét a Név: mezőhöz. A következő sorban a rendszer megjeleníti az egyszer használatos felhasználói nevet, mint Régi felhasználói név. Ez alatt a Felhasználói név mezőbe kell beírni az új felhasználói nevet, melyet célszerű a személy (pl.: kovacsistvan) vagy a vállalkozás (pl: habarcskft) nevére utaló módon megadni. A felhasználói név kizárólag kisbetűből álljon, ne tartalmazzon ékezetes karaktereket és szóközt, ellenben számot tartalmazhat. A telefonszám és cím mezőbe az adott személy vagy vállalkozás elérhetőségi adatait kell megadni. A telefonszám (belföldi hívószám esetében) +36 -al kezdődjön és ezt követően a körzetszám és a hívószám folyamatos beírással legyen megadva. A 14

16 fenti példa alapján a telefonszámot a következő módon lehet megadni: Nagyon fontos a jelszó megváltoztatása! Az Aktuális jelszó mezőbe be kell írni az egyszer használatos jelszót, míg az Új jelszó mezőben egy új jelszó megadásával lehet az egyszer használatos jelszót megváltoztatni, melyet a Jelszó megerősítése mezőbe ismét be kell írni. Ez utóbbira azért van szükség, mert a jelszó begépelése vakon történik, a leütött karakterek helyett pontok jelennek meg, így a program a kétszeri jelszó megadás alapján ellenőrzi le, hogy a jelszó jól lett-e megadva. Kérjük, ügyeljen arra, hogy az új jelszó ne legyen azonos a felhasználói névvel és a biztonság érdekében vegyesen tartalmazzon kis és nagybetűket valamint számokat. A felhasználói adatok megadását követően még nem kell a Mentés gombra kattintani, mivel a felelős műszaki vezető belépési adatait is meg kell adni a mentést megelőzően, melyet a Felelős műszaki vezető fülre kattintva lehet kezdeményezni. A megjelenő űrlap Név mezőjébe a felelős műszaki vezető teljes nevét kell beírni (Pl.: Kovács Imre). A Felhasználói név mezőbe a felelős műszaki vezető egyéni azonosításához szükséges felhasználói nevet kell megadni, melyet célszerű a műszaki vezető nevére utaló módon megadni (pl.: kovacsimre). A felhasználói név kizárólag kis betűből álljon, ne tartalmazzon ékezetes karaktereket és szóközt. A felhasználói név lesz a felelős műszaki vezető e-fedezetkezelő rendszerbe történő belépését biztosító azonosító egyik eleme, míg az alábbiakban leírt jelszó megadás a másik eleme lesz. Utolsó lépésként a felelős műszaki vezető belépéshez szükséges jelszó megadása következik a Jelszó mezőbe, mely esetben ügyelni kell arra, hogy a jelszó ne legyen azonos a felhasználói névvel és a biztonság érdekében vegyesen tartalmazzon kis és nagybetűket valamint számokat. A Jelszó megerősítése mezőbe újra be kell írni az előző jelszó mezőbe megadott jelszót, mivel a rendszer leellenőrzi, hogy mindkét megadott jelszó azonos módon lett-e begépelve. Ez a vakon gépelés miatt szükséges, hiszen a jelszó megadásakor csak pontok jelennek meg a karakterek helyett. 15

17 Célszerű a megadott felhasználói név és jelszó megjegyezése (de nem lejegyzése!), mivel elvesztése esetén az azonosító tulajdonosa nem fog tudni belépni a rendszerbe. Az elfelejtett jelszót a jelen dokumentum felhasználók kezelése fejezetében leírt módon lehet újra cserélni. Az összes adat megadását követően a Mentés gombra kattintva a program elmenti és aktiválja az újonnan megadott belépési azonosítókat, majd a felhasználót kilépteti a rendszerből ahol megjelenik a nyitóoldal. Ezt követően a Bejelentkezés ablakba az új azonosítókat beírva lehet belépni a programba. 16

18 4. Nyitó képernyő, menüpontok Az E-fedezetkezelő alkalmazásba történő belépést követően a nyitó képernyő (más néven kezdőoldal) jelenik meg, amely a programban való munka kiinduló pontja. A képernyő bal oldalán találhatók a főbb funkciókat tartalmazó menüpontok, míg a felső menüpontok az egyes oldalak közötti navigációra szolgálnak. A bal oldali menüpontok funkciói az alábbi pontokban kerülnek részletezésre. - Kezdőoldal: jelen fejezet. - Saját felhasználók: 10. fejezet. - Profil: 11. fejezet. A kezdőoldalon megtalálhatók a mindennapi munkához elengedhetetlen információk, illetve ezen felület a kiinduló pontja az adminisztrációnak. Az Általam teljesítendő fővállalkozói munkák szerződései csoport a fővállalkozó által vállalt munkák szerződéseit tartalmazza. Itt tulajdonképpen a saját munkák szerződései találhatók. A program lehetővé teszi, hogy egy adott építtetővel több szerződés keretén belül szerződjön a fővállalkozó. Ekkor az egyes szerződések külön sorban jelennek meg. Mindegyik szerződés sorában, pontosabban annak jobb szélén található egy Részletek és egy Új alv. szerződés gomb. A részletek gombra kattintva megjeleníthetők az adott építési szerződés fő adatai, az ütemek, a rendelkezésre álló fedezet adatai, illetve itt található az un. számla kifizethetőségi lekérdezés. Az Új alv. szerződés gombra kattintva lehet az adott fővállalkozói szerződés alá új alvállalkozói szerződéseket rögzíteni. Mivel több fővállalkozói szerződés lehet, ezért mindig a kívánt fővállalkozói szerződés sorában lévő Új alv. szerződés gombra kell kattintani ahhoz, hogy az adott fővállalkozói szerződéshez kapcsolódó alvállalkozói szerződést rögzíteni lehessen. Látható, hogy a különálló, de azonos megnevezésű gombok ( Új alv. szerződés ) nem azonosan működnek, mivel ezek segítségével lehet meghatározni a pontos kapcsolatot egy adott alvállalkozói és fővállalkozói szerződés között. 17

19 Amennyiben rögzítésre kerül egy új alvállalkozói szerződés, akkor a fentebb említett csoport alatt megjelenik az Alvállalkozóim által vállalt munkákra irányuló szerződései csoport, melybe az alvállalkozói szerződések láthatók. Az alvállalkozói szerződések jobb oldalán a Részletek gombra kattintva lehet megtekinteni az adott alvállalkozói szerződés tartalmát. Az üzenetek csoporton belül a rendszer által küldött értesítések, üzenetek találhatók. Minden üzenet sor jobb oldalán található egy Olvasott gomb, melyre kattintva az adott üzenet eltűnik a listából. A munka befejeztével a Kilépés menüpontra kattintva lehet elhagyni az alkalmazást. Figyelem! Biztonsági okból a program akkor is kilépteti a felhasználót, ha egy órán keresztül nem végzett semmilyen tevékenységet. Ekkor a következő hibaüzenet jelenik meg: Az oldal jogtalan adatokat tartalmaz. Éppen ezért az adatrögzítéseket folyamatosan kell végezni és nem célszerű adatrögzítést kezdeni annak tudatában, hogy az félbeszakad és hosszabb ideig nem lesz folytatva vagy befejezve. 18

20 5. Új alvállalkozói szerződés létrehozása A nyitó képernyőn az Általam teljesítendő fővállalkozói munkák szerződései részen találhatók a rendszerben rögzített adott fővállalkozó szerződései. Új alvállalkozói szerződés létrehozásához rá kell kattintani a fővállalkozói szerződést tartalmazó sor jobb oldalán található Új alv. szerződés gombra. A megjelenő képernyőn lehet rögzíteni az új alvállalkozói szerződés adatait, köztük az alvállalkozót, a szerződés megnevezését és a szerződés kötés idejét. Ezen három mező kitöltése kötelező, egyben elegendő az alvállalkozói szerződés rögzítéséhez. Figyelem! Az alvállalkozó kódját csak a szerződés rögzítését követően generálja a rendszer, mivel az egyszer használatos kód szerződéshez kötött adat. Az alvállalkozó adatának rögzítése még nem jelenti az egyszer használatos kód generálását, ezért az alvállalkozó rögzítését követően el kell végezni az alvállalkozói szerződés rögzítését, mely folyamat az alvállalkozó egyszer használatos kódjának generálásával és kinyomtatásával fejeződik be. 19

21 5.1. Korábban rögzített alvállalkozó kiválasztása Amennyiben egy adott alvállalkozó már regisztrálva van a rendszerben, úgy a neve néhány kezdő karakterének az Alvállalkozó: mezőbe gépelésével a rendszer megkeresi a begépelt karakterekkel kezdődő alvállalkozókat és megjeleníti azokat egy listában melyből (az adott névre kattintással) ki lehet választani a szükségest. 20

22 A program egy másik keresési lehetőséget is felajánl, melyet a Keresés gombra kattintva lehet kezdeményezni. Ekkor megjelenik egy kereső ablak, melyben az utoljára rögzített alvállalkozók jelennek meg. Ha a felajánlott listában nem található a keresett alvállalkozó, akkor a KERESÉS ŰRLAP mellett található [MUTAT] lehetőségre kattintva megjelenik a keresési feltétel megadását lehetővé tévő űrlap. Ezen űrlap mezőbe beírva az adott keresési feltételt (például a név mezőbe a keresett alvállalkozó nevének első néhány betűjét) és a Keresés gombra kattintva a program megjeleníti a keresési feltételnek megfelelő alvállalkozókat. A keresési űrlapot az [ELREJT] lehetőségre kattintva lehet bezárni, így ismét csak az alvállalkozókat tartalmazó lista látható az ablakban. A következő két ábrán sorrendben először a keresési űrlap megjelenítése, majd a név szerinti keresés eredménye látható. 21

23 22

24 A keresés eredményeként kapott listában a megjelenő alvállalkozó nevére kattintva lehet kiválasztani a szükséges adatot. Ezt követően a keresési ablak automatikusan bezáródik és a kiválasztott alvállalkozó neve megjelenik az Alvállalkozó: mezőben Új alvállalkozó adatainak rögzítése Amennyiben még nincs rögzítve a kérdéses alvállalkozó adata a programban, úgy azt az Új alvállalkozó gombra kattintva lehet kezdeményezni. A megjelenő ablakban három un. fülre bontva lettek csoportosítva az alvállalkozó adatait fogadó űrlapok, melyeket egyenként ki kell tölteni és ezt követően lehet a Mentés gombra kattintani. Az egyes fülek egyenkénti kitöltését követően nem kell rákattintani a Mentés gombra! Az első fülön az alvállalkozó általános adatait kell megadni, úgymint alvállalkozó neve, cégtípusa, cégjegyzékszáma, adószáma és bankszámlaszáma. Ezen adatok mindegyikének megadása kötelező! A cégtípus társas, egyéni, intézmény és egyéb lehet. Az egyéni esetében vállalkozói igazolvány vagy nyilvántartási számot vár a program, míg intézmény és egyéb esetében törzsszámot vagy egyéb nyilvántartási számot. 23

25 Az adószám megléte ellenőrzésre kerül, mely egyben azt is jelenti, hogy egy adószám csak egyszer szerepelhet az adatbázisban, vagyis kétszer nem lehet egy adott alvállalkozót rögzíteni. Az adószám ellenőrzését az adószám mező mellett látható un. kör alakú indikátor jelzi, mely az adatbevitelt követően a mező elhagyásakor indul el. Ezt a folyamatot célszerű megvárni, ezért a bankszámlaszám rögzítését csak ezt követően lehet elvégezni. Amennyiben az adószám ellenőrzés során a program talál a megadott adószámmal rendelkező már rögzített alvállalkozót, úgy egy hibaüzenet formájában erről tájékoztatást ad. A cégjegyzékszámot csak kötőjeles elválasztási formában, az adószámot kötőjeles és a kötőjel nélküli elválasztási formában is elfogadja a program, illetve a bankszámla megadása során automatikusan kezeli az elválasztó karakterek megjelenítését a 3x8-as tagolás érdekében. Ez utóbbi esetben a program elfogadja a 2x8-as bankszámlaszámot is. A Székhely adatoknál (fülön) az alvállalkozó székhelyének címét kell rögzíteni. Itt az ország, irányítószám, a település, a közterület és a helyrajzi szám a kötelezően kitöltendő adat. A közterület és a helyrajzi szám közül csak az egyik kötelező attól függően, hogy az alvállalkozó székhelye közterülethez köthető-e, vagy csak helyrajzi számhoz. Az irányítószám megadását követően, a mezőből való kilépéskor (pl. enter, vagy a tabulátor billentyű megnyomásakor, vagy ez egérrel más mezőbe kattintáskor) a rendszer a megadott irányítószámnak megfelelő településnevet beilleszti a Település mezőbe. Ugyan ez igaz fordítva is, vagyis a település megadását követően a mezőből való kilépéskor a rendszer megkeresi az adott településnévhez tartozó irányítószámot. Abban az esetben, ha egy település névhez több irányítószám tartozik a program nem illeszt be irányítószámot az irányítószám mezőbe, azt kézzel kell kitölteni. A település név vagy az irányítószám keresésekor az automatikus kitöltésre kerülő mezőt a folyamat alatt nem célszerű módosítani. A keresést a mező melletti un. kör alakú indikátor (fenti ábra szerint) jelzi, melynek befejezését minden esetben meg kell várni és csak ezt követően lehet a további adatrögzítést folytatni. 24

26 A település név begépelésekor további segítséget biztosít a rendszer az által, hogy a kezdőbetűk begépelésekor egy listában megjeleníti az adott néhány karakteres település név részletnek megfelelő keresés adatait. Ezen listából ezt követően már kiválasztható a kívánt település. Ez a megoldás hozzásegít az adatbevitel egyszerűsítéséhez. Az utolsó űrlapon az alvállalkozó elérhetőségi adatait kell megadni. Az itt található Alvállalkozó levelezési címe ua. mint a székhely cím opció jelzi azt, hogy abban az esetben ha az alvállalkozó székhelye és levelezési címe azonos, a rendszer által felajánlott alapértelmezett opciót nem kell megváltoztatni. Ekkor a pipát az opció négyzetben kell hagyni. Ha a levelezési cím mégsem azonos a székhely címmel, akkor a jelölést (pipát) kivéve onnan megjelenik a levelezési cím kitöltésére szolgáló űrlap. Ez utóbbi kitöltése, azonos a székhely címnél írtakkal. 25

27 A levelezési címen kívül megadható még az alvállalkozó kapcsolattartójának neve, telefon, fax és elérhetősége. Az elérhetőség megadása minden esetben javasolt, mert a rendszer elektronikus levél üzeneteket is küld egyes folyamatok közben, mely azonnali tájékoztatást biztosít az alvállalkozó részére, illetve a fedezetkezelő a kapcsolattartóval veszi fel a kapcsolatot az esetleges egyeztetések során. Az alábbi ábrán látható a székhely és a levelezési cím különbözősége esetén a beviteli űrlap megváltozása, ahol is a cím adatokkal megnövekszik az eredeti űrlap mérete. A fenti adatok megadását követően lehet a Mentés gombra kattintani és az adatok helyességének ellenőrzését követően a program rögzíti az alvállalkozót a rendszerben. Ha az ellenőrzés hibát talál, akkor arról hibaüzenetet küld és megjeleníti a hibás adatot vagy a ki nem töltött mezőt. Ha a rendszer nem talált hibát az alvállalkozói adatokban, akkor az adatok mentésének tényét a következő módon jelzi vissza. 26

28 Ezt követően a rögzített alvállalkozó neve bekerül a szerződéses adatok Alvállalkozó: mezőjébe. Ezt követően a szerződés nevét kell még kitölteni, illetve a szerződés kötés idejét és a Mentés gombra kattintva lehet az alvállalkozói szerződést (pontosabban az alvállalkozói szerződéses kapcsolatot) rögzíteni a rendszerbe. A Mentés gombra való kattintást követően a rendszer az alábbi módon jelzi vissza a szerződéses adatok rögzítésének tényét. 27

29 A visszajelzés ablak tartalmazza az alvállalkozó egyszer használatos azonosítóját, mely a Nyomtatás gombra kattintva kinyomtatható PDF dokumentum formában, melyet át lehet adni az alvállalkozónak. A létrehozott alvállalkozói szerződés megjelenik a nyitó oldalon az alvállalkozói szerződéseket tartalmazó részen. Az alvállalkozói szerződés részleteit ezt követően az alvállalkozó tölti ki, melyet a fővállalkozónak el kell fogadnia a következő fejezetben részletezettek szerint. 28

30 6. Alvállalkozói szerződés elfogadása és aktiválása Az alvállalkozó által rögzített szerződés adatok mindaddig nem kerülnek aktiválásra a rendszerben amíg a fővállalkozó jóvá nem hagyta azt. A szerződés rögzítésének befejezéseképpen az alvállalkozó elküldi az adatokat jóváhagyásra a fővállalkozó számára. Ennek tényéről a rendszer üzenetet küld a fővállalkozó részére, melyben tájékoztatja a szerződés jóváhagyási feladatról, illetve felhívja a figyelmet arra, hogy a jóváhagyásra 15 nap áll rendelkezésre. A 15 nap leteltét követően a rendszer automatikusan jóváhagyja a szerződést, amennyiben a fővállalkozó nem reagál semmit a szerződés elfogadására. A szerződés jóváhagyásához a kezdőoldalról kiindulva a kérdéses alvállalkozó szerződésének adatsorában található részletek gombra kell rákattintani, melyet követően megjelennek a szerződéses adatok. Az adatok áttekintését követően a szerződéses adatok alján található választási lehetőségek közül ki kell választani a Jóváhagyom vagy az Elutasítom opciót. Jóváhagyás esetében a program visszajelzést küld a szerződés rendszerben történő aktiválásáról és ezt követően a szerződéses adatokat már csak módosításra lehet megnyitni. Az elutasítás választása esetében megjelenik egy szöveges ablak, melybe bele kell írni az elutasítás okát. Ezen indokok az elutasítást követően megjelennek az alvállalkozó számára. 29

31 7. Fedezet és előleg állapotának megtekintése Az építési szerződéshez tartozó fedezetet és a fővállalkozó részére átadott előlegeket az építési szerződésén belül lehet megtekinteni. A szerződéses adatokat tartalmazó oldalon a Rendelkezésre álló fedezet fülre kattintva jelenik meg a fővállalkozó számára átutalt előlegek listája, illetve a munkaütemenkénti elszámolt előlegek és a fedezet állapotok listája. Amennyiben egy adott munkaütem kezdetének napjától nem áll rendelkezésre a szükséges fedezet, úgy a rendszer ezt piros színnel jelzi és automatikus üzenetet küld az összes érintett vállalkozó számára. A fővállalkozó számára ekkor megnyílik a lehetőség a munka felfüggesztésére. A munka felfüggesztéséről szintén minden érintett üzenet formájában értesül. 30

32 8. Számla kifizethetőségi lekérdezés A vállalkozói számla kifizetését megelőző un. kifizethetőségi kimutatás adja meg az alvállalkozók számára átutalandó összegek listáját. A kimutatást fővállalkozói szerződéshez kötötten lehet kinyerni a rendszerből. Ennek eléréséhez a kezdőoldalon található saját szerződések részben kiválasztva a kívánt szerződést és a szerződés adatsorának jobb oldalán található Részletek gombra kattintva megjeleníthető a szerződéses adatokat tartalmazó űrlap. Ezen űrlap Kifizetések fülére kattintva jelenik meg az adott időben kifizethető összegek kimutatása. A kimutatás elkészítéséhez meg kell határozni azon ütemet melyre vonatkozóan a programnak le kell futtatnia a kifizethetőségi lekérdezést. A munkaütemet legördülő menüből lehet kiválasztani, mely menülistában a korábban rögzítésre került még le nem zárt ütemek találhatók. A munkaütem kiválasztását és a Részletek gombra való kattintást követően megjelenik a kifizethetőségi lista. A kimutatás első sora a közvetlen alvállalkozónak fizetendő összeget tartalmazza oly módon, hogy az adott ütem szerződéses összege mellett megjelenik a műszaki ellenőr által megadott munka ellenérték összege, mint elfogadott összeg. Ez utóbbiból kerül levonásra az alvállalkozói visszatartások és vitatások összege. Ezek eredményeként jelenik meg az átutalható összeg. A közvetlen alvállalkozói kifizetés alatt a visszatartások összegei jelennek meg. A Mentés gombra kattintva elmenthetővé válik a lekérdezés, mely PDF dokumentumban kerül eltárolásra a Dokumentumok fül alatt a lekérdezés dátumával ellátva. 31

33 9. Vitatott összegek kimutatása Az ütemenkénti vitatott összegek kimutatását fővállalkozói szerződéshez kötötten lehet kinyerni a rendszerből. Ennek eléréséhez a kezdőoldalon ki kell választani a kívánt alvállalkozói szerződést és a szerződés adatsorának jobb oldalán található Részletek gombra kattintva megjeleníthető a szerződéses adatokat tartalmazó űrlap. Ezen űrlap Vitatott összegek fülére kattintva jelennek meg az aktuális vitatások alvállalkozói munkaütemenként csoportosítva. A kimutatás kizárólag a vitatott összegeket tartalmazza, mely az alvállalkozó által vállalt ütem szerződéses összegének és az ellenszolgáltatásra kötelezett vállalkozó műszaki vezetője által megadott munka ellenérték összeg különbözetének alvállalkozó által vitatott része. A vitatás mértéke maximum a különbözet értéke lehet. Az egyes munkaütem csoportok előtt egy + gomb található, melyre kattintva az adott ütem alvállalkozói vitatásai jelennek meg részletesen. A táblázatban láthatók a vitatások aktuális állapotai, az összeg, a vitatás, illetve a jogorvoslati eljárás elindításának ideje, a jogorvoslati döntés, illetve az utalás ideje és összege formájában. A - gombra kattintva az alvállalkozói részletes vitatások eltűnnek és csak az adott ütem fő adata marad a képernyőn. A + gombokra kattintva akár az összes ütem kibontható, így egy teljes kimutatás jeleníthető meg a képernyőn mely ütemenként tartalmazza a részletese alvállalkozói vitatásokat. 32

34 10. Felhasználók kezelése A fővállalkozói jogosultságon belül lehetőség van újabb felhasználók rögzítésére, ez által több felhasználó is hozzáférhet esetenként adminisztrálhatja az adatokat. A felhasználók kezelését a bal oldali főmenüben található Saját felhasználók menüre kattintva lehet kezdeményezni. A menüpont kiválasztását követően egy listában megjelennek a már rögzített felhasználók. A felhasználói listában, minden egyes sor jobb oldalán található egy Szerkesztés gomb, mely a meglévő felhasználó adatainak módosítását teszi lehetővé. Új felhasználó rögzítését az Új felhasználó gombra kattintva lehet kezdeményezni. A megjelenő űrlapon több fülre bontva rögzíthető az új felhasználó adata. Az első ( Általános adatok ) fülön a felhasználó főbb adatai adhatók meg, úgymint 33

35 - Név: a felhasználó teljes neve. - Felhasználói név: a rendszerbe történő belépéshez szükséges felhasználói név, melynek megadása során ügyelni kell arra, hogy kisbetűt és számot tartalmazhat, de ékezetes karaktert és szóközt nem. - Jelszó: a belépéshez szükséges titkos jelszó adható meg, mely tekintetben megadható kis és nagybetű (a rendszer ezt megkülönbözteti), számok és speciális karakterek. A jelszó hosszára vonatkozóan célszerű 8 karakter vagy ennél hosszabbat megadni a biztonság érdekében. Figyelem! A jelszót ne írja fel és ne tárolja mások számára hozzáférhető helyen és erre hívja fel kollégái figyelmét is. - cím: A rendszer általi üzenetek megérkezhetnek a személyes postaládába is amennyiben az adott felhasználóhoz rögzítésre kerül az cím. Az cím rögzítését követően az értesítések részen kiválasztható lesz az értesítési lehetőség. - Telefon és faxszám: a telefonszám és a fax megadása nem kötelező, azonban ha a telefonszámhoz SMS képes telefonszám kerül megadásra, úgy az értesítések részen kiválasztható lesz az SMS értesítés küldése lehetőség. - Lejárat ideje: ezt akkor érdemes kitölteni, ha az adott hozzáférést csak egy meghatározott időszakra kell az adott felhasználó részére biztosítani. A rendszer figyeli az időt és ennek megfelelően az adott dátumot követően nem engedi bejelentkezni a felhasználót. - Státusz: az adott felhasználó státuszát lehet megváltoztatni. Aktív állapotban a felhasználó beléphet a rendszerbe, inaktív állapotban a belépés tiltott. Felhasználót törölni a törölt állapotba helyezéssel lehet. - A nyelv, illetve a téma: a rendszer megjelenítését vezérlik. Az Értesítések részben megadható, hogy az adott felhasználó akar-e és sms rendszer értesítéseket fogadni. Ezek a lehetőségek csak akkor érhetők el, ha cím és telefonszám is meg lett adva a felhasználó adatainál. Ellenkező esetben ezen opciókat nem lehet kiválasztani. A Cím adatok fülre kattintva a felhasználó címét lehet rögzíteni, mely adatok megfelelnek a rendszer egyéb részén tárolt cím adatokkal. Ebből adódóan az irányító szám, a város, valamint a közterület kötelezően kitöltendő adat. Közterület hiányában a helyrajzi szám kötelezően kitöltendő. 34

36 A Jogosultságok fülön a rendelkezésre álló jogkörökből kiválasztható, hogy az adott felhasználó milyen módon férhet hozzá az adatokhoz. Ez lehet teljes jogkör (generál kivitelező adminisztrátor), generál kivitelezői, és felelős műszaki vezetői jogkör. A jogkör megadása úgy történik, hogy a legördülő listából ki kell választani a kívánt jogkör nevét, majd a felvesz gombra kattintva lehet hozzárendelni az adott felhasználóhoz. A program megenged több jogosultság felvételét, azonban célszerű csak egyet alkalmazni. Az adatok felvitelét követően a Mentés gombra kattintva lehet a megadott adatokkal a felhasználót rögzíteni a rendszerben. Ekkor egy visszajelzés jelenik meg, mely tájékoztatást ad az adott felhasználó rögzítéséről. A mentést követően a felhasználó rögzítését lehetővé tévő űrlap üresre vált, ezzel újabb felhasználót lehet rögzíteni a rendszerbe. A felhasználó adatainak módosítását a felhasználókat tartalmazó listából kiindulva kezdeményezhető. A listából kikeresve a kérdéses felhasználót és az adott felhasználó adatsorának jobb szélén lévő Szerkesztés gombjára kattintva megjelenik a fentebb már részletezett űrlap a módosítandó felhasználó adataival kitöltve. Ezen adatokat módosítva majd a Mentés gombra kattintva lehet az adatokat módosítani. A módosításról a rendszer egy tájékoztató üzenetet küld, mely tartalmazza a módosított adatokat. Azon adatok tekintetében ahol frissítést jelez a rendszer, ott tényleges adatmódosítás nem, de ellenőrzés történt. 35

37 Felhasználót törölni a fentebb már részletezett állapot Inaktív -ra való változtatásával lehet. Ehhez ki kell választani a törölni kívánt felhasználót a felhasználói listából, majd a felhasználó adatait tartalmazó sor jobb oldalán található Szerkesztés gombra kattintva betöltődik az adott felhasználó adata a módosítást lehetővé tévő űrlapba. Az állapotot Törölt -re állítva és az adatokat mentve törölhető az adott felhasználó. Ekkor ugyan a neve továbbra is megjelenik a felhasználói listában, de mivel státusza törölt, ezért az adott felhasználó nem tud belépni és nem kap rendszer üzeneteket sem az elérhetőségeire. 36

38 11. Profil kezelés A bal oldali menüsor Profil menüjére kattintva lehet a fővállalkozó adatait megadni, illetve később módosítani. Az adatok megadása megegyezik az alvállalkozó rögzítésénél említettekkel, vagyis az általános adatokon kívül a székhely és az elérhetőségi adatok rögzítését lehet kezdeményezni ezen űrlapon. Első lépésként az általános adatokat kell megadni, mely a név, cégjegyzékszám, adószám, bankszámlaszám. A név, cégtípus, cégjegyzékszám, adószám, bankszámlaszám megadása minden esetben kötelező. A Székhely címe fülre kattintva a fővállalkozó székhelyének címe rögzíthető. Ezen belül az irányítószám, a település és a közterület megadása kötelező. 37

39 Az Elérhetőségek fülön a levelezési cím és a telefon, fax és elérhetőségeket lehet rögzíteni, amennyiben az szükséges. A profil adatokat csak adminisztrátori jogosultsággal lehet rögzíteni és módosítani. 38