ORPHEUS. Felhasználói kézikönyv. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 1

Átírás

1 ORPHEUS Felhasználói kézikönyv C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 1

2 Tartalomjegyzék Rendszerkövetelmények... 5 Telepítés... 6 A program célja A program indítása Rendszeradminisztráció Új cég létrehozása Felhasználók Felhasználói jogok Modulok Alaphelyzet visszaállítása Könyvelések törlése Általános beállítások Nyelvek Cégadatok Pénznemek Árfolyamok Bankok Szövegtörzsek Könyvvezetés Üzleti évek/periódusok Bizonylatszámok Adókulcsok Számlatükör Számlatükör felépítése Egyéb beállítások Bizonylatok Költséghely/Profitcenter Partnerkódok Egyéb beállítások Általános könyvelési tudnivalók Bank/Pénztárkönyvelés Kimutatások C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 2

3 Főkönyv Főkönyvi könyvelés Főkönyvi számlainformáció Devizás tételek átértékelése Költséghely/Profitcenter átkönyvelés Egyeztetés Költséghely/Profitcenter tallózás Főkönyvi kimutatások Beszámolók Főkönyvi kivonat Áfabevallás Önellenőrzés EU összesítő Főkönyvi karton Költség-/Bevételelemzés Főkönyvi napló Vevői könyvelés Kimenő számla/jóváírás Vevők Új vevő és beállításai Vevői karton és nyitott tétel lista Nyitott tétel elszámolás Kintlévőségkezelés Fizetési felszólítás Késedelmi kamatszámítás Kimutatások Nyitott tétel lista Folyószámlaegyenleg Korosított lista Egyenlegközlő Folyószámlakarton Vevői napló Szállítói könyvelés Tárgyi eszközök C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 3

4 Eszköztípusok Leltári szám Eszközmozgások Értékcsökkenések Szervezeti csoportok/egységek Eszközök Állományváltozások Aktiválás Aktiválás visszavétele Ráaktiválás Értékhelyesbítés Leaktiválás Kivezetés Értékcsökkenés elszámolása Terven felüli értékcsökkenés Visszaírás Selejtezés Tömeges selejtezés Leírási mód változás Maradványérték változás Átkönyvelés Tárgyi eszköz kimutatások Aktivált eszközök Leltárfelvételi ív Tárgyi eszköz karton Eszköztallózó Tárgyi eszköz tükör Törzslista Értékcsökkenés változása Eszközcsökkenések Értékhelyesbített eszközök C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 4

5 Rendszerkövetelmények Processzor: Memória: HDD: Pentium II, 450 MHz (ajánlott: Pentium III, 600 MHz) 256 MB 250 MB + adatbázisfájlok (55 MB a használat során az elfoglalt terület nőni fog) Operációs rendszer: Windows XP SP3 vagy felette Egyéb: Microsoft Net Framework 3.5 Visual C (32-bit) runtime Technológia: Visual Basic.Net programfejlesztő eszköz PostgreSQL adatbáziskezelő List & Label 15 jelentéstervező A program optimális használatához Windows Vista vagy Windows 7 operációs rendszerek ajánlottak és 1024 x 768-nál nagyobb felbontás. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 5

6 Telepítés Indítsuk el az Orpheus.exe-t, adjuk meg, hogy hová szeretnénk telepíteni a programot, és haladjunk tovább. A telepítő először feltelepíti magát a programot, majd az adatbázis-kezelő szoftvert (PostgreSQL). Az adatbázis-kezelő feltelepítése során a telepítő automatikusan létrehoz egy postgres felhasználót a windows-on belül. Ha a windows-ba történő bejelentkezéskor megjelenik ez a felhasználó is, és zavar bennünket, el is távolíthatjuk (xp és vista ill. win7 esetében az eltávolítás menete eltérő lehet). Ügyeljünk azonban arra, hogy a felhasználó fáljait tartsuk meg. A telepítés lépései a következők: Kattintsunk a Next gombra. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 6

7 Majd adjuk meg, hová szeretnénk telepíteni az adatbáziskezelő programot. Aztán adjuk meg, hogy hol tárolja a program az adatokat. Fontos, hogy az útvonalban nem szerepelhetnek ékezetes betűk. Majd adjuk meg az adatbázisok hozzáféréséhez szükséges jelszavat: orpheus (kisbetűvel). C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 7

8 Fontos, hogy ezt adjuk meg, és ne gépeljük el, különben nem tudjuk majd használni a programot, mert a program így nem tud kapcsolódni az adatbázisokhoz. Ha mégis elgépeltük magunkat, akkor folytassuk tovább a telepítést, majd miután mindennel végeztünk, távolítsuk el a PostgreSQL programot. Az eltávolítás után töröljük a telepítési mappában lévő PostgreSQL mappát, valamint töröljük a postgres felhasználót is. Ezek után pedig indítsuk újra az Orpheus mappában található postgresql windows.exe fájlt, amivel újra telepíthetjük az adatbázis-kezelőt. Ha ez megvan, akkor pedig kattintsunk duplán ugyanebben a mappában a dbaseimport.bat fájlra, ami betölti az induló adatbázisokat. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 8

9 Haladjunk tovább és hagyjuk változatlanul a megadott portot. Állítsuk be a locale-t a képnek megfelelően: C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 9

10 Majd kattintsunk a Next gombra, és várjuk ki a telepítés végét. Az utolsó képernyőn vegyük ki a pipát (StackBuilder) és kattintsunk a Finish gombra. Ezután a program elindítja a dbaseimport.bat fájlt, ami előkészíti a kezdő adatbázisokat a használatra. Ha minden lefutott, akkor a program jelzi, hogy a telepítés befejeződött. A program célja A program célja, hogy alternatív megoldást nyújtson a piacon ma elérhető könyvelési szoftverek mellett. Használhatja egy cég is, de akár egy könyvelőiroda is több cég egyidejű és hatékony kezelésére. A program támogatja a kliens-szerver alapú megoldásokat is, de telepítés során alapesetben az adatbázis-szerver és a felhasználói program egy számítógépre települ. A program indítása A program telepítésekor automatikusan kapunk egy teszt céget egy üres adatbázissal és feltöltött számlatörzzsel. Miután elindítottuk a programot, a következők megadásával léphetünk be: felhasználónév: jelszó: cég: admin admin tesztceg C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 10

11 Rendszeradminisztráció Az induláskor kapott felhasználó rendszeradminisztrátori jogosultságokkal bír, ami annyit jelent, hogy: - új céget hozhat létre - új felhasználót hozhat létre - beállíthatja a felhasználóhoz tartozó cégeket ill. egyéb jogokat - zárolhat modulokat a használat korlátozása érdekében - visszaállíthatja a kiválasztott céget a kiindulási helyzetbe (törzsadatok és könyvelések törlése) - törölheti az addig könyvelt tételeket (törzsadatok megmaradnak) Új cég létrehozása Értelemszerűen töltsük ki a beviteli mezőket. Az egész programra érvényes, hogy a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező. Erre a program mentéskor figyelmeztet is. Egyetlen kitétel, hogy a cégazonosítóban nem lehet ékezetes betű. Ezek után válasszuk ki a könyvelés pénznemét (jelenleg csak a HUF támogatott) és a tizedesjegyek számát. A tizedesjegyek száma kihatással van a programban minden számadatra, amely vállalati pénznemben van. Használata akkor érdekes, ha pl. az EUR-t választjuk a könyvelés pénznemének. Majd állítsuk be, hogy milyen könyvelést kívánunk alkalmazni. Forgalmi költséges könyvelés esetén a program automatikusan beállítja a költségnem számlákat költséghelyek használatára. Itt módosíthatjuk a már meglévő cégek adatait. A könyvelés pénzneme, a tizedesjegyek száma, és a könyvelés módja értelemszerűen nem módosítható. Céget törölni adatbiztonsági okokból nem lehet. Felhasználók Itt hozhatunk létre új felhasználókat, módosíthatjuk az adatait, ill. törölhetjük őket. Ha egy felhasználónak rendszeradminisztrátori jogosultsákot adunk, akkor mindazt el tudja végezni, mint ami a Rendszeradminisztráció pontban le van írva. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 11

12 Felhasználói jogok Ebben a menüpontban rendelhetjük hozzá az egyes felhasználókhoz az általuk használni kívánt cégeket. Jelöljük ki a bal oldali listából a céget, és a nyíl megnyomásával rendeljük hozzá a felhasználóhoz. Ezután be kell állítani a felhasználói jogokat is. Ennek két fő fajtája van: - globális beállítások o létrehozás, törlés, módosítás, megtekintés az ÖSSZES modulban - egyéni jogok o létrehozás, törlés, módosítás, megtekintés egy meghatározott cég egy meghatározott moduljában Ennek beállításához válasszuk ki a legördülő listából az adott céget, majd az adott modult, és kattintsunk a plusz jelre. Ha egy cégben az összes modult hozzá akarjuk adni a listához, akkor pipáljuk be az Összes modul jelölőnégyzetet, és ezután kattintsunk a plusz jelre. Ha pedg egy modult az összes céghez hozzá akarunk rendelni, akkor válasszuk ki az adott modult, jelöljük be az Összes cég opciót, és kattintsunk a plusz jelre. Ha megtettünk minden szükséges beállítást, kattintsunk a mentés gombra. Az esetleges hibákról a program értesít minket. Modulok Itt vehetünk fel új modulokat, de csak olyanokat, amelyek már léteznek a képernyő bal oldalán található menüstruktúrában. Ugyancsak itt zárolhatjuk az egyes modulokat, ha azt szeretnénk, hogy az adott modult a felhasználók ne érjék el (pl. fejlesztés, tesztelés céljából). Alaphelyzet visszaállítása Ide kattintva töröljük az aktuális cégben az összes törzsadatot ÉS az összes könyvelési tételt is. A számlatükör nem kerül törlésre. Könyvelések törlése CSAK a könyvelési tételeket törli, a törzsadatok megmaradnak. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 12

13 Általános beállítások Nyelvek Itt lehet felvenni azokat a nyelveket, amelyeket aztán a különféle kimutatásokban nyelvi kódként használni tudunk. Jelenleg csak a számláknak és a költséghelyeknek/profitcentereknek lehet megadni idegen elnevezéseket. Csak egy alapértelmezett nyelv lehet. Cégadatok Ha szükség van valamilyen cég szintű adat módosítására, és a felhasználónak nincs adminisztrátori joga, akkor itt megteheti a módosításokat. Pénznemek Ebben a menüpontban vehetünk fel új pénznemeket. Fontos a tizedeshely megadása, ugyanis a program a későbbiek folyamán majd ennek megfelelően kerekíti az adott pénznemben könyvelt összegeket. A már felvett pénznemek adatai mindaddig módosíthatók, amíg még nem könyveltek velük. Új cég létrehozása során a program a kiválasztott pénznemet alapértelmezett pénznemként automatikusan letárolja a pénznemek közé. Értelemszerűen csak egy alapértelmezett pénznem lehet. Árfolyamok Itt a következő lehetőségeink vannak: - új árfolyam felvitele adott pénznemhez adott napon Adjunk meg egy dátumot, majd nyomjuk meg az Új gombot, írjuk be az árfolyamot, és kattintsunk a Mentés gombra - MNB árfolyamok lekérdezése adott évben, adott hónapban Írjuk be az évet, válasszuk ki a hónapot, majd a pénznemet, és kattintsunk az MNB árfolyamok gombra C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 13

14 - árfolyamok pénznemenkénti tallózása Bankok Jelenleg nem bír funkcióval. Szövegtörzsek Itt vihetjük fel a következő kimutatásokban használt levélszövegeket: - egyenlegközlő (vevők, szállítók) - fizetési értesítő - fizetési felszólítás - késedelmi kamatértesítő A mezőket értelemszerűen töltsük ki, és kattintsunk a Mentés gombra. A táblázatos nézetben lehetőségünk van a legördülő lista segítségével a szövegtörzsek szűrésére is. Könyvvezetés Mielőtt bármit is könyvelne, el kell végezni néhány kulcsfontosságú beállítást, hogy akadálymentesen lehessen a bizonylatokat rögzíteni. Ezek a beállítások fontossági sorrendben a következők: - üzleti évek/periódusok definiálása - bizonylatszám-tartományok definiálása - adókulcsok definiálása - és végül a számlatükör testre szabása Üzleti évek/periódusok Itt kell létrehozni az egyes gazdasági éveket, amelyekben majd a későbbiek folyamán könyvelni fogunk. Megadhatjuk az üzleti év elejét és végét, a periódus hosszát (hónap v. negyedév), valamint hogy hány záró periódust szeretnénk. Ha egy második üzleti évet veszünk fel, akkor értelemszerűen a kezdő időpontja már nem változtatható, igazodik az előző üzleti év záró napjához. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 14

15 Lehetőségünk van még a záró dátum módosítására, de természetesen csak akkor, ha az így eltűnő periódusokban még nem könyveltünk semmit. Hasonló módon módosíható a záró periódusok száma is. A fentieken kívül ebben a menüpontban tudjuk lezárni ill. újra megnyitni az egyes könyvelési területeket (vevők, szállítók, bank/pénztár, főkönyv, a teljes periódus). A főkönyvi könyvelés lezárására csak akkor van lehetőség, miután a vevőket, szállítókat, és a bankot/pénztárat lezártuk. A főkönyvi könyvelés lezárásával maga a periódus is lezárásra kerül. Adott periódusban, az adott könyvelési területen így nem könyvelhetünk már, erre a program a könyvelés során figyelmeztet. Egy már teljesen lezárt periódust újra megnyithatunk. Ehhez a főkönyvi könyvelést kell megnyitnunk, így elérhetővé válik az összes többi terület is. Lehetőségünk van az üzleti év törlésére is, természetesen csak akkor, ha még nem tartalmaz könyvelési tételeket. Bizonylatszámok Itt definiálhatjuk azokat a belső bizonylatszámokat, amelyeket a program a különböző könyvelések során automatikusan létrehoz a bizonylatok egyedi azonosítása érdekében. Ettől függetlenül természetesen élhetünk a belső sorszámozás lehetőségével, de akár választhatjuk ezeket a bizonylatszámokat is az egyedi azonosításra. A bizonylatszámokat üzleti évenként és könyvelési területenként kell meghatározni. A következő könyvelési területekre kell beállítani a paramétereket: főkönyv, banki jóváírás és terhelés, pénztári befizetés és kifizetés, vevői számla és jóváírás, szállítói számla és jóváírás, valamint kiegyenlítés. Ha olyan könyvelést szeretnénk végezni, amelyhez nincs beállított bizonylatszám-definíció az adott üzleti évben, akkor a program erre figyelmeztet minket, és nem engedi a könyvelést befejezni. A bizonylatszámokat az alábbi formában adhatjuk meg: Példa: FK előtag helyőrzők kezdő sorszám Az így generált belső bizonylatszám a következő lesz: FK00001, FK00002, stb. A táblázatos nézetben, ha rákattintunk egy bizonylatszám-definícióra, láthatjuk a bizonylatszám éppen aktuális értékét. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 15

16 Bizonylatszám-definíciót egészen addig lehet törölni, amíg még nem használták fel könyvelésre. Adókulcsok Itt kell megadnunk a könyvelés során használt adókulcsokat. A következő adókulcs-típusok közül választhatunk: előzetesen felszámított, fizetendő, EU beszerzés, EU értékesítés, fordított, áfa területi hatályán kívüli, és import áfa. Természetesen az EU beszerzés és a fordított típusú áfák a megszokott oda-vissza módon számítják az áfát. Import áfakulcs esetében a vámhatározat szerinti áfaösszeg az import áfa könyvelésekor kerül bele az áfabevallásba. Értéke csak 0% lehet. Lehetőségünk van az áfakulcsok érvényességének korlátozására is. Ez akkor lehet hasznos, ha pl. áfakulcs-változás lép életbe, és már nem akarjuk, hogy használják a régi áfakulcsokat a könyveléskor. Adókulcsot törölni vagy módosítani akkor lehet csak, ha még nem könyveltek vele. Számlatükör Első lépésként a korábban már felvett adókulcsokhoz kell hozzárendelni azokat a számlaszámokat, amelyekre a program majd az áfaösszegeket könyveli. A program érzékeli azt, hogy milyen típusú áfáról van szó. Pl. előzetesen felszámított áfa esetében a Fizetendő áfa mező le van tiltva. Majd meg kell adnunk az Árfolyamnyereség/veszteség fülön az egyes pénznemekhez tartozó bevétel és ráfordítás számlákat. A program a kiegyenlítések során keletkező árfolyamkülönbözeteket ide könyveli majd. Az egyéb munkafülön megadhatjuk, hogy hova könyvelje a program a kapott ill. adott skontókat, valamint hogy hova zárja az áfabevallások lezárásakor az egyes áfaszámlák egyenlegeit. Ennek a megadása ajánlott, ha havonta/negyedévente le szeretnénk zárni az áfabevallásokat (ami szintén ajánlott). Költségnem ellenszámla megadására csak forgalmi költséges könyvelés esetén van lehetőség. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 16

17 Számlatükör felépítése Kattintsunk a Számlatükör felépítése ikonra. Ebben a nézetben hierarchiaszerűen van lehetőségünk a már meglévő számlaszámok ill. számlacsoportok tallózására, új felvitelére, módosításra és törlésre. Új felvitel esetén először el kell helyeznünk a létrehozandó csoportot v. számlaszámot a hiearchiában. Pl. ha az 1-es számlaosztályon belül létre szeretnénk hozni a 16-os számlacsoportot, akkor jelöljük ki pl. a 11-es csoportot, és így kattintsunk az Új ikonra. Ha pedig új számlaszámot szeretnénk létrehozni (pl ), akkor nyissuk le a 16-os csoportkódot, és így kattintsunk az Új ikonra. A számlacsoportok mindig csak egy ill. két karakter hosszúságúak lehetnek. A számlaszámoknak pedig egységesen 6 karakter hosszúnak kell lenniük. Új számlaszám/csoport esetén a következő beállításokat kell megtennünk ill. tehetjük meg: - számláról v. csoportról van-e szó - típus meghatározása (aktív, passzív, ráfordítás, bevétel) - kategória meghatározása (tárgyi eszköz, bank, pénztár, fizendő és levonható áfa) Be kell állítani pl. minden pénztárszámlához a pénztár kategóriát, ha a pénztárkönyvelés során könyvelni szeretnénk rá. Az áfakulcsokhoz pedig csak olyan számlaszámot rendelhetünk, aminek kategóriája vagy fizetendő v. levonható áfa. Aktiválni pedig csak tárgyi eszköz kategóriájú számlára lehet. Ezen kívül beállíthatjuk még: - jellemző könyvelési szöveg: ha könyvelünk egy számlára, automatikusan ezt a szöveget ajánlja fel könyvelési szövegként - gyűjtőszámla: alapvetően a vevői és szállítói főkönyvi számláknál kell bejelölni ezt az opciót. Gyűjtőszámla, mert a főkönyvben egy számlára (pl ) gyűjti az egyes vevőkre könyvelt számlákat, befizetéseket, stb. Ha egy számla gyűjtőszámla, akkor kötelező a nyitott tétel lista vezetése is. - alszámla: pl. ha levonható áfaszámlából csak egyet szeretnénk a főkönyvben látni (pl ), de az egyes áfatípusokat mégis külön számlán szeretnénk nyilvántartani, akkor az adott számlánál (pl ) ezt jelöljük be, és adjuk meg gyűjtőszámlának a t. Természetesen ehhez előbb a t gyűjtőszámlaként fel kellett venni. Megjegyzés: ez a funkció jelenleg még nem működik. - nyitott tétel lista: gyűjtőszámla esetén automatikusan be lesz jelölve. Azonban lehetőségünk van egyéb főkönyvi számlák (pl. beruházás, átvezetési számlák, C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 17

18 adók, stb). könyveléseinek kiegyenlítésére (összepontozására), ha ezt az opciót az adott számlánál megjelöljük. - költséghely használata: összköltséges könyvelés esetén a költségek egyedi bontására ad lehetőséget, míg forgalmi költséges könyvelés esetén a 5-ös számlaosztályba tartozó számlaszámokhoz kötelezően be kell jelölni, mert csak így lehet az egyes költséghelyekre könyvelni. Természetesen használható a bevételszámlák esetében is. - csak forgalmi költség esetén: be kell jelölni a 6-os és 7-es számlaszámok esetében. - zárolt számla: ha egy számlát valamilyen oknál fogva zárolni szeretnénk, itt tehetjük meg. - idegen nyelvű megnevezések: itt állíthatjuk be az adott számla idegen nyelvű megnevezéseit (a létrehozott nyelvek számától függően) A számlatörzset természetesen ki is menthetjük excel fájlba. Egyéb beállítások Bizonylatok Itt definiálhatunk különféle egyedi bizonylattípusokat, amelyekre a későbbiek során bármikor szűrhetünk. Feltéve, ha könyveléskor megadtuk őket. Pl. van egy szállító, akitől rendszerint három féle alapanyagot vásárol a cég. Ezeket a számlákat külön is le szeretné kérdezni. Ekkor létrehoz három egyedi bizonylattípust, a számlák könyvelésekor megadja a megfelelőt, és a különféle lekérdezések megtekintésekor máris szűrhet az adott számlákra. Költséghely/Profitcenter Itt vehetők fel a költségek ill. a bevételek egyedi bontása érdekében a különféle költséghelyek és profitcenterek, valamint azok idegen megnevezései. Partnerkódok Ebben a menüpontban állíthatjuk be, hogy a program új szállító ill. új vevő felvételekor hogyan generálja a partnerszámot. Lehetőség van arra is, hogy külön vevői és szállítói csoportokat hozzunk létre, és mindegyiket másképp kódoljuk. Ugyanis amikor majd új szállítót vagy új vevőt hozunk létre, akkor ki lehet választani, hogy melyik partnerkóddefiníció szerint szeretnénk generálni az új partnerszámot. A partnerkód generálásának módja megegyezik a bizonylatszámok generálásának módjával. A program szándékosan nem támogatja azt az esetet, hogy azt a partnert, aki vevő is és szállító is, ugyanazon partnerszámmal lássa el a felhasználó. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 18

19 Lehetőség van még arra is, hogy mind a vevők, mind pedig a szállítók ugyanazon a parnerkód-definíció alatt fussanak. Ilyenkor a vevők és a szállítók jelölőnégyzetet is be kell jelölni. Egyéb beállítások Az Általános beállítások fül egyelőre nem bír funkcióval. A Zárási műveletek fülön végezhetjük el az egyes gazdasági évek automatikus zárását. Igény esetén az automatikusan könyvelt zárási tételeket vissza is vonhatjuk. Az erre kijelölt táblázatban meg kell adni, hogy az egyes ráfordítás ill. bevételi számlaszotályokat milyen könyvelési tétellel szeretnénk lezárni. Ezeket a beállításokat el is menthetjük a Mentés gombra történő kattintással, hogy később ne kelljen újra felvinni őket. Miután felvittük a számlákat, meg kell adni azt a számlaszámot, amire az eredményszámlákat zárni szeretnénk (jellemzően ), majd az üzleti évet és a zárási periódust, és ezután kigyűjthetjük az egyes számlaosztályok egyenlegeit. A Zárás gomb ezután aktív lesz, és így elvégezhetjük a zárási tételek automatikus könyvelését. Az alábbi kép egy lehetséges beállítást ajánl összköltséges könyvelés esetén: Általános könyvelési tudnivalók A könyvelés során majd látni fogjuk, hogy vannak bizonyos dolgok, amelyek minden könyvelési művelet (bank, pénztár, vevő, szállító, főkönyv) tekintetében azonosan működnek. Most ezeket tekintsük át. A program könyveléskor minden könyvelési bizonylathoz generál egy belső sorszámot. Erről már korábban volt szó. A könyvelés rögzítése után ez a sorszám az eszköztáron jelenik meg. Így könnyedén lejegyezhetjük az adott bizonylatra. A navigáció alapvetően a Tab billentyűvel történik. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 19

20 Másik fontos dolog, hogy ha bekönyveltünk egy tételt, az még nem kerül be véglegesen a könyvelésbe. Ez azt jelenti, hogy a számlaegyenlegek módosulnak, és a kartonokon a tételek megjelennek, de ezeket a tételeket még módosíthatjuk, sőt törölhetjük is, mindenféle következmény nélkül. A könyvelt tételeket a program gyűjti, és ha megnyomjuk a Vissza gombot, akkor egy táblázatos összegzést kapunk az addig könyvelt tételekről. Ha ebben a nézetben kattintunk a Tételek naplózása (mentés) ikonra, akkor a tételek véglegesen bekerülnek a könyvelésbe, ami azt jelenti, hogy módosítani csak bizonyos adatokat lehet (pl. szöveg, bizonylatszám, referencia, stb), és a tételt már csak stornózással tudjuk feloldani. Ha egy tételt még a naplózás előtt módosítani szeretnénk, akkor csak kattintsunk duplán az adott tételre, tegyük meg a módosításokat, és mentsük el őket. Ilyenkor a program az eredetileg rögzített tételt törli, és lementi az új tételt. Ami viszont azt is jelenti, hogy a belső sorszámozásban előfordulhatnak kihagyások. A Keresés ikonra kattintva tudunk a már könyvelt tételek között keresni különféle szűrési feltételek alapján ( Frissítés gomb). Az így megtalált bizonylatot dupla kattintás után módosíthatjuk, vagy stornózhatjuk. Stornózás esetén meg kell adni a stornózás dátumát és máris stornózható a tétel. Ilyenkor a program ugyanazt a tételt negatív előjellel könyveli le. Ha újra megnyomjuk a Frissítés gombot, máris láthatjuk a stornó tételt is (ha minden más feltételt változatlanul hagytunk). Bank/Pénztárkönyvelés Miután megtettünk minden szükséges beállítást, elkezdhetünk könyvelni. Ahhoz, hogy bankot, vagy pénztárat könyveljünk, először is be kell állítanunk a számlatörzsben a kívánt számla kategóriáját pénztárra vagy bankra. Majd ezután a Bank- /Pénztárszámlák menüpontban kell még felvenni az adott számlát, mint pénztár- vagy bankszámla. Itt állíthatjuk be többek között a számla pénznemét, ami kötelező beállítás. Így könyveléskor a program automatikusan ezt a pénznemet fogja felajánlani. Pénztárszámlák esetén itt lehet beállítani, hogy szeretnénk-e, hogy az egyes könyvelésekhez pénztárbizonylatot is tudjunk majd nyomtatni. Miután ezt megtettük, értelemszerűen töltsük ki a beviteli mezőket. Bankkönyvelés esetén az ellenszámla háromféle lehet: főkönyv, vevő, szállító. Értelemszerűen főkönyv esetén főkönyvi számlát, vevő esetén vevői partnerszámot, szállító esetén pedig szállítói partnerszámot kell megadni. Ha felvittük az adatokat, lehetőségünk van vevői ill. szállítói ellenszámla esetén az esetleges nyitott tételek összepontozására. Erről a későbbiek során lesz szó. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 20

21 A pénztárkönyvelés hasonlóan működik, mint a banki könyvelés, egy kivétellel: itt találkozhatunk először a programban több helyen használt könyvelési táblázattal. Valamint itt már lehetőségünk van adókulcsok kiválasztására is. A könyvelési táblában lehetőségünk van megadni egyszerre több tételt is, amelyek lehetnek áfásak (bruttó vagy nettó értéken) és áfa nélküliek. Íme egy példa: A pénztár számlára könyvelt összeg értelmeszerűen mindig bruttó, így itt áfakulcsot nem lehet választani. De az összes többi tételnél szabadon választható az áfakulcs. Miután kiválasztottunk egy áfakulcsot, a program megjelenít egy másik táblázatot (áfatabló), ahol láthatjuk, hogy mely összegek kerülnek majd bele az áfatablóba. Természetesen több áfakulcs esetén itt is több sor lesz látható. A bruttó pipa ki- és bekapcsolásával az a funkció valósult meg, hogy a pénztári bizonylatot könyvelhetjük bruttó módon, és így a program a bruttó összegből számítja vissza az áfát, vagy pedig nettó módon, és erre kerül felszámításra az áfa. A könyvelési táblázat tartalomérzékeny, ami azt jelenti, hogy ha akármilyen összeget módosítunk, akkor vele együtt változik a bizonylat egyenlege is (jobb felső sarok), valamint ha az adott tételsorhoz áfa is volt rendelve, akkor az áfatabló szerinti összeg is változik. Ha olyan költség- vagy bevételszámlát adunk meg, amely költséghelyet ill. profitcentert kér, akkor a számlaszám után megjelenik egy plusz oszlop, ahova ezek az adatok beírhatók. Ezzel a táblázattal találkozhatunk még a főkönyvi, a szállítói, és a vevői könyvelés során is. Működésére ott már nem térünk ki. Fontos megjegyezni, hogyha egy pénztárszámlát úgy állítottunk be, hogy ahhoz szeretnénk majd pénztárbizonylatot nyomtatni, akkor a Referencia 2 mező kitöltése kötelező. Ebbe a mezőbe kell beírni a befizető nevét. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 21

22 Kimutatások A következő kimutatások állnak rendelkezésünkre: bank/pénztár napló, pénztárbizonylatok, és pénztárjelentés. A bank/pénztár napló tartalmazza a könyvelt tételek listáját áttekinthető formátumban. A dátumok a rögzítés dátumát jelentik, ezért van lehetőség akár perc megadására is. A pénztárbizonylatok menüpont alatt lehetőségünk van kinyomtatni adott időszakon belül egy pénztárszámlára könyvelt összes tételt (bevételi és kiadási bizonylatok külön-külön), vagy egy meghatározott pénztárbizonylatot. A pénztárjelentés funkció segítségével pedig egy adott időszakra vonatkozó pénztárjelentés nyomtathatjuk ki. A Tételes jelentés opció bejelölésével azt érjük el, hogy a pénztárjelentésben azok a bevételek vagy kiadások, amelyek mögött több tétel áll, kibontva (tételesen) jelennek meg, nem pedig egy összegben. A kimutatások a pénztárbizonylatok kivételével excel fájlba is kimenthetők. Főkönyv Főkönyvi könyvelés Itt vihetjük fel a főkönyvi könyvelési tételeket. Funkcionalitásában nincs sok különbség a pénztárkönyvelésnél leírtaktól. Annyit fontos megjegyezni, hogy a tartozik és követel oldalon egyszerre több számla nem állhat. Pl. a következő könyvelés helytelen: Miután kitöltöttünk minden adatot, rögzíthetjük a tételt. Főkönyvi számlainformáció Ebben a menüpontban tudjuk megjeleníteni az egyes főkönyvi számlákra könyvelt tételeket. Gyűjtőszámlák (pl , , stb) tételeit itt nem kérhetjük le. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 22

23 Írjuk be a kívánt számlaszámot (vagy csak egy részét), és kattintsunk a Keresés gombra. Ekkor megjelenik a keresett számlaszám, vagy azok a számlaszámok, amelyek a megadott számokkal kezdődnek. Az Egyenleg mutatása bejelölésével a kiválasztott számlák éppen aktuális egyenlegét is láthatjuk. Ha kikerestük a számlánkat, kattintsunk duplán rá, és egy újabb táblázat jelenik meg. Attól függően, hogy hova kattintunk duplán a táblázatban, a kiválasztott számla más-más könyveléseit kapjuk meg. Pl. ha a február sor tartozik oszlopába kattintunk, akkor a februárban könyvelt tartozik tételeket kapjuk meg. Ha pedig az összesen sor periódus egyenlege oszlopában kattintunk, akkor az adott gazdasági évben könyvelt összes tételt kapjuk meg. A megjelenő ablakban tovább szűrhetjük a tételeket, rendezhetjük őket, és kimenthetjük a könyveléseket excel-be. Devizás tételek átértékelése Itt értékelhetjük át a vevői és szállítói nyitott devizás tételeket. Ehhez meg kell adnunk az átértékelési főkönyvi számlát (pl ), az árfolyamnyereség és veszteség számláját, az üzleti évet, és a periódust. Továbbá meg kell adni az összes pénznemhez a könyvelési C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 23

24 dátumnak megfelelő árfolyamot is, amihez majd a program viszonyítja a nyitott tételek értékeit. Átértékelni jelenleg csak az utolsó periódusban lehet. Ha több záró periódus van, akkor természetesen választható, hogy melyikben szeretnénk átértékelni. Majd ezután nyomjuk meg az Adatok kigyűjtése gombot, és a program elvégzi a könyvelendő tételek kigyűjtését. Az átértékelés egyenlegéről tájékoztat minket. Ha mindent rendben találtunk, akkor indíthatjuk az automatikus könyvelést. Ha szükség van rá, ezt később visszavonhatjuk. Az átértékelési könyvelésekről listát is nyomtathatunk, és ki is menthetjük őket egy excel táblába. A Beállítások mentése gombbal pedig elmenthetjük a beállításokat, hogy később ne kelljen újra megadni őket. Az automatikusan könyvelt tételek az alábbi módon kerülnek tárolásra: Esetünkben a 0 euró letárolására azért volt szükség, hogy majd kiegyenlítéskor a Ft-ot is össze lehessen pontozni (ugyanis különböző pénznemű tételeket nem lehet összepontozni). Költséghely/Profitcenter átkönyvelés Ugyanúgy működik, mint a főkönyvi könyvelés. Összköltséges könyvelés esetén a költségek és/vagy bevételek egyedi bontása miatt létrehozott költséghelyek és profitcenterek közötti átkönyveléseket végezhetjük el itt. Forgalmi költséges könyvelés esetén pedig az egyes költséghelyek (6, 7) közötti átkönyveléseket ejthetjük meg itt. Egyeztetés Amennyiben egy főkönyvi szám esetében a számlatörzsben a nyitott tétel lista vezetése opciót bejelöltük (pl , ), akkor a számlaszámra való könyveléskor a program egyfajta nyitott tétel listát is vezet a számláról. Így lehetőségünk van rá, hogy az azon szereplő tartozik és követel tételeket összepontozzuk, egyeztessük. Ez akkor lehet fontos, hogyha pl. a es számlán rengeteg könyvelési tétel van, és a főkönyvi kivonat egyenleget mutat, akkor könnyedén a végére járhatunk, hogy melyik tételnek nincs párja. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 24

25 Az egyeztetés menete a következő: adjuk meg az egyeztetni kívánt főkönyvi számot, majd nyomjuk meg a Nyitott tételek betöltése gombot és adjunk meg egy dátumot. Majd jelöljük ki az összepontozni kívánt tételeket, és kattintsunk a Mentés gombra. Amennyiben az összepontozás egyenlege nem nulla, akkor azt ki kell könyvelnünk. Kerekítés, árfolyamkülönbözet a legjellemzőbb, ami ilyenkor keletkezhet. A kikönyvelés elvégzéséhez egyszerűen csak kattintsunk a Kikönyvelés jelölőnégyzetre, és máris megadhatjuk a könyvelés másik lábát, és a bizonylatszámot, valamint a könyvelési szöveget is. Az összepontozás mindig vállalati pénznemben történik. Így lehetővé téve a nem azonos pénznemben könyvelt tételek összepontozását is. Költséghely/Profitcenter tallózás Itt tekinthetjük meg, hogy az egyes költséghelyekre ill. profitcenterekre mit könyveltünk. A lista excel fájlba is kimenthető. Főkönyvi kimutatások Beszámolók Itt hozhatunk létre tetszőleges tartalmú mérleget ill. eredménykimutatást valamint egyéb más bontású jelentést. Először kattintsunk az Új gombra, adjuk meg a kimutatás nevét, típusát, és az időszakot, majd kattintsunk a Mentés gombra. Ekkor aktívvá válik a Struktúra módosítása gomb. Kattintsunk rá. A megjelenő ablakban adhatjuk meg azokat a sorokat, amelyeket majd a kimutatás tartalmazni fog. Háromféle sortípus létezik: számla, szöveg, összeg. Számla esetén a Hozzárendelt oszlopban kattintsunk egy cellán, és válasszuk ki azokat a számlákat, amelyeknek az egyenlegeit az adott sorhoz hozzá szeretnénk rendelni. A szöveg sortípus önmagáért beszél: olyan sor, amely csak szöveget tartalmaz, nincs hozzárendelve sem számlaszám, sem összegpozíció. Összegek létrehozása előtt először mentsük a kimutatást. Akármelyik sorból képezhetünk összegeket. Ehhez kattintsunk az Össz. oszlopban egy cellán, és ekkor a program felkínálja azokat a sorokat, amelyekből összeget szeretnénk képezni. Előfordulhat, hogy hierarchikus kimutatást szeretnénk készíteni, ekkor az egyes szinteket a Szint oszlopba beírva határozhatjuk meg. Három szintmélységig van lehetőségünk tagolni a kimutatást. A szintek meghatározása az összesítő sorok helyes számításához fontos. Lássunk egy rövid példát: C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 25

26 Legfelsőbb szint a bevételek, ami a belföldi bevételekből és az export bevételekből áll. Az export bevételeket pedig tovább bontottuk külföldi bevételekre és külföldi fuvarköltségekre. Ha a szinteket elhagynánk, a következő eredményt kapnánk: Tehát láthatjuk, hogy a szintek helyes meghatározása nagyon fontos. Miután felépítettük a kimutatásunkat, kattintsunk a Kiszámít gombra. Ekkor a program lekérdezi az egyes sorokhoz rendelt számlaszámok egyenlegeit, és szükség szerint összegzi is őket. Az Újraszámol gomb viszont nem kérdezi le újra a számlák egyenlegeit, hanem arra szolgál, hogyha módosítottunk a kimutatás szerkezetén, akkor újra számolja azt. Az így létrehozott kimutatásokat ki is nyomtathatjuk, vagy pedig excel fájlba menthetjük. Ezek alapján már könnyen elkészíthetjük saját mérlegünket is. Főkönyvi kivonat Főkönyvi kivonat lekérdezéséhez kattintsunk az Új gombra. Adjuk meg az időszakot, majd szükség szerint állítsunk be egyéb beállításokat, úgymint nyitóegyenlegek, csoportösszegek számlatükör szerint, stb. A főkönyvi kivonathoz protokollt is nyomtathatunk, ami rögzíti, hogy milyen beállításokkal kértük le a kivonatot. Főkönyvi kivonatot akár egy napra is kérhetünk le. A főkönyvi kivonat formátuma lehet álló vagy fekvő is. Ezenkívül szűrhetünk még számlaszámokra is, ha csak bizonyos számlaszámokat szeretnénk látni a főkönyvi kivonaton. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 26

27 Ha gyakran kérünk le ugyanazon beállításokkal főkönyvi kivonatot, akkor lehetőségünk van, hogy elmentsük a kimutatást, amit majd később az Előre definiált listák -ra kattintva hívhatunk elő. Természetesen excelbe is exportálhatjuk a főkönyvi kivonatot. Áfabevallás Mielőtt létrehoznánk első áfabevallásunkat, szükségünk van egy áfabevallás-sablonra. Ezt a sablon saját igényünk szerint alakíthatjuk ki. Ehhez kattintsunk a Struktúra módosítása ikonra. A megjelenő ablakban kattintsunk az Új ikonra, és a plusz ill. mínusz gombokkal adhatunk hozzá vagy éppen távolíthatunk el sorokat az áfabevallás-sablonból. A fel és a le nyilakkal a sorok sorrendjén lehet változtatni. Miután hozzáadtunk egy új sort, meg kell határoznunk, hogy milyen adótípusról van szó (hagyhatjuk üresen is, ekkor viszont nem tudunk majd az adott sorhoz adókulcsokat hozzárendelni). Ezután beírhatjuk, hogy az alap és az áfa melyik mezőben található az adóhatóság által közzétett nyomtatványon, majd a ceruza ikonra kattintva kiválaszthatjuk, hogy melyik adókulcsokat szeretnénk hozzárendelni az egyes sorokhoz. Ha az Össz. oszlop kattintunk, akkor megadhatjuk, hogy mely sorokat szeretnék egy külön összegző sorban látni. A Részl. oszlop pedig arra szolgál, hogy ha egy áfakulcsot ki szeretnénk emelni a többi közül (pl. a levonhatók közül a tárgyi eszköz beszerzésre jutó áfát vagy az EVA alanyoktól levont áfát), akkor ezt be kell pipálni, és így az ide gyűjtött áfaösszegek nem számítanak majd bele a végleges egyenlegbe, hiszen csak részletező sorok. Íme egy egyszerű példa: Miután ez megvan, elmenthetjük a bevallási sablont (természetesen közben is menthetünk). Sablont törölni csak akkor lehet, ha még nem használták fel egyetlen egy áfabevallás készítésére sem. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 27

28 Ezek után van lehetőségünk az áfabevallás elkészítésére. Kattintsunk az Új gombra, adjuk meg az áfabevallás gyakoriságát (havi, negyedéves, éves, egyéb), az üzleti évet, majd az időszakot (attól függően, hogy gyakoriságnak mit választottunk). Lehetőségünk van annak meghatározására is, hogy a program melyik dátum alapján készítse el az áfabevallást: könyvelési dátum, bizonylat dátuma, teljesítés dátuma. Magyarországon a teljesítés dátuma a mérvadó. Ha mindent beállítottunk, nyomjuk meg a Mentés gombot. Ekkor a program a korábban definiált áfabevallás-sablonnak megfelelően elkészíti az áfabevallást. Ezt az Aktuális bevallás fülön tekinthetjük meg. A fenti sablonhoz az alábbi bevallás készült: Az így elkészített bevallást ki is nyomtathatjuk, ami alapján az áfabevallást már könnyedén elkészíthetjük. A programba szándékosan nem került bele az áfabevallás ABEV programba történő exportálásának a lehetősége. Ennek oka az, hogy exportálás után úgyis átnézzük a bevallást, hogy mindent jó helyre tett-e a program. Ez alatt az idő alatt könnyedén ki is tölthetjük azt. Előnyként értékelhető az is, hogy olyan áfabevallást hozunk létre a programban, amilyet csak akarunk. Ha ráállunk az áfabevallás egy sorára, és a Könyvelési tételek mutatása be van jelölve, akkor a Könyvelések fülön megtekinthetjük, hogy milyen könyvelések rejtőznek az egyes áfasorok mögött. Ezekt akár ki is menthetjük egy excel fájlba. Az Egyéb adatok fülön megadhatjuk, hogy ki készítette az áfabevallást. Ez majd szerepelni fog a nyomtatási képen. Az Áfatabló fülön pedig lehetőségünk van az áfatabló kinyomtatására. Itt további szűrési és rendezési feltételeket is adhatunk meg. Az áfabevallást az Áfabevallás lezárása gomb megnyomásával zárhatjuk le. Áfabevallást nem kötelező lezárni, de ajánlott. Ekkor a program az áfaszámlák egyenlegeit összevezeti a számlatükörben megadott áfaátvezetési számlára. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 28

29 Ha a Vissza gombra kattintunk, akkor az eddig elkészített áfabevallásokról kapunk egy összesítő táblázatot. Önellenőrzés Áfabevallást csak akkor önellenőrizhetünk, ha azt korábban már lezártuk. Menete a következő: könyveljük be azokat a számlákat, amelyek kimaradtak egy adott időszakból (a könyvelést az adott időszakra tegyük meg), majd az áfabevallások közül válasszuk ki a megfelelő időszakú áfabevallást. Duplán kattintsunk rá, jelöljük be az Önellenőrzés jelölőnégyzetet, és nyomjuk meg a Mentés gombot. Ekkor lehetőségünk van megtekinteni az eredeti bevallást az Eredeti bevallás fülön, és az önellenőrzött bevallást az Önellenőrzött bevallás fülön. A Könyvelések fülön pedig egy zászló ikon jelzi azokat a tételeket, amelyek miatt önellenőrizni kellett. Az áfatabló nyomtatási képén is ki vannak emelve ezek a tételek. Az így elkészített önellenőrzött bevallást szintén ajánlott lezárni. Ezek után ha még mindig szeretnénk az adott periódust önellenőrizni, akkor azt korlátlan számban megtehetjük az Ismételt önellenőrzés jelölőnégyzet segítségével. EU összesítő Ennek a funkciónak a segítésével készíthetjük el az ún. EU összesítőt. Ehhez adjuk meg az időszakot, az összesítő alapját (milyen dátum alapján számítsa a program az egyenlegeket), és végül az egyes kategóriákhoz (értékesítés, beszerzés, szolgáltatás értékesítés és beszerzés) tartozó áfakulcsokat. A program innét tudja majd, hogy milyen áfakulccsal könyvelt tételeket gyűjtse ki. Ezeket az áfakulcsokat az Áfakódok mentése gombra kattintva el is menthetjük, hogy ne kelljen később ismét megadni. Minden egyes kategóriához legalább egy adókódot meg kell adni. Figyeljünk oda a helyes áfakódok kiválasztására, ugyanis pl. a szolgáltatás beszerzése kategóriához az áfakódokat kiválasztó ablakban megjelennek a termékbeszerzéshez kapcsolódó adókulcsok is. Ha mindent beállítottunk, kattintsunk a Nyomtatás gombra, és már kész is a bevallás, amit ki is menthetünk egy excel fájlba. Főkönyvi karton Ebben a menüpontban nyomtathatjuk ki a főkönyvi számlák kartonjait ill. menthetjük ki azokat excel fájlba. Először kattintsunk az Új gombra, majd adjuk meg az időszakot, a tételszűrőt, és egyéb beállításokat, és végül kattintsunk a Nyomtatás ikonra. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 29

30 A tételszűrővel lehetőségünk van szabályozni, hogy milyen tételek jelenjenek meg a kartonon. A következő lehetőségeink vannak: - minden tétel csak VP-ben: ekkor minden tétel listázásra kerül a vállalati pénznemben - minden tétel VP-ben és BP-ben: ekkor szintén minden tétel listázásra kerül, de azoknál a tételeknél, amelyek idegen pénznemben lettek rögzítve, megjelenik az idegen pénznem is, a hozzá tartozó árfolyammal együtt - tételek csak BP-ben: ekkor csak egy adott pénznemben könyvelt tételek jelennek meg; a pénznem megadása kötelező. Ilyenkor aktívvá válik a Vállalati pénznemben jelölőnégyzet is. Ha ezt bejelöljük, akkor az idegen pénznemben könyvelt tételek mellé megjelennek azok vállalati pénzemnek megfelelő értékei is. Ha bejelöljük a Bővített jelölőnégyzetet, akkor a kartonon további plusz mezők jelennek meg: bizonylat típusa, egyéni bizonylattípus, referencia 1, referencia 2, periódus, költséghely. Lehetőségünk van protokoll nyomtatására is, ami azt rögzíti, hogy egy adott kartont milyen beállításokkal nyomtattunk ki. Ezen kívül még megadhatunk különféle számlatartományokat vagy egyedi számlákat a Számlakiválasztás fülön. Ha pl. az összes kartont ki szeretnénk nyomtatni, akkor az tartományt kell begépelnünk. A Rendezés/Csoportosítás fülön könnyedén rendezhetjük ill. csoportosíthatjuk az adatokat. A főkönyvi kartonokat excel-be is kimenthetjük. Ha csak egy számlaszámot választunk ki, akkor az excel fájl azonnal megjelenik, de ha egy intervallumot vagy egyedileg több számlaszámot, akkor a program rákérdez, hogy hova mentheti a fájlokat. Ekkor a program minden egyes kartonnak külön excel fájlt hoz létre. Az excel fájlok ezután megtekinthetők az adott helyen. Itt is lehetőségünk van, hogyha egy adott kartont vagy kartonokat valamilyen meghatározott beállításokkal gyakran kérünk le, akkor a Mentés gomb segítségével elmenthetjük a kimutatást. Költség-/Bevételelemzés Itt azt kérhetjük le, hogy mit könyveltünk az egyes költséghelyekre ill. profitcenterekre. Az Új gomb megnyomása után, az időszak megadásával, majd végül a Nyomtatás gomb megnyomásával kérhetjük le a könyvelési tételeket. Lehetőségünk van megadni egyedi költséghelyeket ill. profitcentereket, valamint rendezni és csoportosítani is tudunk. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 30

31 A kimutatást excel fájlba is kimenthetjük és magát a kimutatást pedig el is menthetjük. Főkönyvi napló Ebben a menüpontban nyomtathatjuk ki két időintervallum között könyvelt tételeket. Vevői könyvelés Kimenő számla/jóváírás Itt rögzíthetjük a kiállított számlákat ill. jóváírásokat. A beviteli mezőknek hasonló a felépítése mint pl. a pénztárkönyvelés esetén. A vevői könyvelésre is minden igaz, amit az általános könyvelési tudnivalók alatt leírtunk (naplózás, módosítás, mentés, keresés, stornózás, stb.). Attól függően, hogy mit rögzítünk, mindig meg kell adni, hogy kimenő számláról, vagy jóváírásról van-e szó. Miután kiválasztottuk a vevőt, a könyvelési táblában automatikusan megjelenik a vevőhöz rendelt főkönyvi számlaszám (pl , ). Ezek után adjuk meg az egyéb paramétereket, majd az ellenszámlát (vagy ellenszámlákat), és rögzíthetjük is a számlát vagy éppen a jóváírást. Vevők Itt a következőkre van lehetőségünk: - új vevők felvitele - vevők beállításainak módosítása - vevői karton megjelenítése - nyitott tétel lista megjelenítése Vegyük sorba őket. Új vevő és beállításai Kattintsunk az Új vevő gombra, majd a megjelen ablakban adjuk meg a szükséges beállításokat. Itt van jelentősége a már korábban létrehozott partnerkód-definícióknak. Ugyanis ha kiválasztunk egyet, akkor a program automatikusan generálja a következő (vagy éppen első) partnerkódot. Az Egyéb beállítások fülön további beállításokat adhatunk meg. A gyűjtőszámla megadása kötelező (pl ), mert innét tudja a program, hogy az adott partnerkódra könyvelt tételt melyik főkönyvi számra könyvelje. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 31

32 Ezen kívül beállíthatjuk még, hogy az adott vevőn keletkező árfolyamnyereséget ill. veszteséget, valamint az adott skontót hova könyvelje a program. A fizetési feltétel, a felszólítási csoport, a hitellimit, és az árbevétel számla jelenleg nem bírnak funkcióval. A kapcsolatok táblában tetszőleges számú kapcsolatot adhatunk meg, a Feljegyzések fülön pedig az adott vevővel kapcsolatos feljegyzésekinket tárolhatjuk. Így mindig minden egy helyen lehet. Vevői karton és nyitott tétel lista Keressük ki a kívánt vevőt, majd kattintsunk duplán rá. Ekkor megjelennek a vevő adatai, ahol egyébként a beállításait is módosíthatjuk, feljegyzéseket írhatunk hozzá, stb. Kattintsunk a Karton megjelenítése ikonra. Ekkor megjelenik egy újabb ablak, ahol láthatjuk, hogy mely tételeket könyveltünk az adott vevőre. Ezeket a tételeket kedvünk szerint szűrhetjük. A Frissítés gomb megnyomásával aktualizáljuk a szűrési feltételeket. Ha a Nyitott tétel lista gombra kattintunk, akkor pedig megjelennek az adott vevőhöz tartozó nyitott tételek. Fontos megjegyezni, hogy ezek a nyitott tételek azokat a nyitott tételeket tartalmazzák, amelyek határnaptól függetlenül nyitottak (tehát az éppen aktuális nyitott tételek jelennek meg itt). A szűrési lehetőség itt is fennáll. A könyvelési és a nyitott tételeket ki is menthetjük egy excel fájlba. Nyitott tétel elszámolás Ebben a menüpontban van lehetőségünk összepontozni egy adott vevőre könyvelt nyitott tételeket, ha a bank- vagy pénztárkönyvelés során még nem tettük volna meg. Először is meg kell adnunk egy vevői partnerszámot. Nyomjuk meg a Tab -ot, vagy egyszerűen kattintsunk valahová máshová, és ekkor megjelennek azok a tételek, amelyek az adott vevőre eddig könyvelve lettek, és amelyek még nyitottak. Az összepontozás úgy kezdődik, hogy választunk egy tételt, amely a kiegyenlítési bizonylat lesz. Ez a legtöbb esetben egy banki vagy pénztári befizetés, hiszen ezzel egyenlítjük ki a számlákat, de akár választhatunk egy számlát is erre a célra. Ha kiválasztottunk pl. egy befizetést, kattintsunk rá duplán. Ha korábban nem állítottunk be a kiegyenlítési bizonylatokhoz bizonylatszám-definíciót, akkor erre a program figyelmeztet, és nem enged tovább haladni. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 32

33 Ha viszont állítottunk be ilyet, akkor egy újabb ablak jelenik meg, ahol a felső táblázatban láthatjuk az általunk választott kiegyenlítési bizonylatot. Kattintsunk a Nyitott tételek betöltése gombra, hogy az alsó táblázatban pedig megjelenjenek a nyitott tételek. Ezek után adjuk meg, hogy a kiegyenlítési bizonylatból mennyit szeretnénk elszámolni: ha az egészet, akkor egyszerűen kattintsunk az OK oszlopba, ha pedig csak egy részét, akkor írjuk be a megfelelő oszlopba. Hasonlóan járjunk el a kiegyenlítendő bizonylatok esetében. Itt lehetőségünk van skontó elszámolására is, amit megadhatunk összegszerűen, vagy százalékosan is. Fontos megemlíteni, hogy csak azonos pénznemű tételek egyenlíthetők ki. Kiegyenlítéskor az esetleges árfolyamkülönbözetek automatikusan kerülnek elszámolásra. Már tudjuk azt, hogy egy adott pénznemnek kötelező megadni árfolyamkülönbözeti számlákat, valamint vevőknek is állíthatunk be ilyeneket. Ha adott vevőnek nincsenek ilyen számlái beállítva, akkor az árfolyamkülönbözetek az adott pénznemhez tartozó árfolyamkülönbözeti számlákra kerülnek. Ha pedig adtunk meg ilyen számlákat a vevői beállításoknál, akkor a különbözetek ide könyvelődnek. Ha skontót is számolunk el, akkor a program szintén megvizsgálja, hogy adtunk-e meg az adott vevőnél skontó számlát. Ha nem, akkor ellenőrzi, hogy a számlatükör beállításainál adtunk-e meg ilyet. Ha ott sem, akkor nem engedi az összepontozást elvégezni, és erre figyelmeztet is. A program az összepontozandó tételek során automatikusan frissíti az összepontozás egyenlegét, és számolja a háttérben a keletkezendő árfolyamkülönbözeteket. Ezért van az, hogyha pl. euróban az összepontozás egyenlege nulla, akkor forintban is az lesz. De ettől még a program számol el árfolyamkülönbözetet. Példa egy összepontozásra: Lehetőségünk van, hogy megjegyzést írjunk az egyes összepontozásokhoz. Ehhez kattintsunk a Megjegyzés gombra. Ha mindent rendben találunk, kattintsunk a Mentés gombra, és készen is vagyunk. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 33

34 Előfordulhat, hogy kiegyenlítéskor marad fenn összeg vállalati pénznemben, holott a bizonylat pénznemében a kiegyenlítés egyenlege nulla. Ekkor a Kikönyvelés jelölőnégyzet bejelölésével könyvelhetjük ki az esetlegesen fennmaradt összeget. Előfordulhat az az eset, hogy a kiegyenlítendő bizonylatok között olyan bizonylat van, aminek a dátuma későbbi, mint a kiegyenlítési bizonylaté. Ekkor a program felhívja a figyelmünket arra, hogy ez egyes kimutatásoknál eltéréshez vezethet (pl. nyitott tétel lista). Ha mégis szeretnénk folytatni a kiegyenlítést, akkor kattintsunk az Igen -re. A Kiegyenlített tételek keresése gombra kattintva lehetőségünk van a már korábban kiegyenlített tételek keresésére is. Adjuk meg az esetleges szűrési feltételeket, és kattintsunka a Frissítés gombra. Ha egy kiegyenlítést vissza szeretnénk vonni, akkor jelöljünk ki egy bizonylatot, ami része a kiegyenlítésnek, és kattintsunk a Törlés gombra. Ekkor a program feloldja a kiegyenlítést, és törli az esetlegesen elszámolt árfolyamkülönbözeteket és skontókat is. Fontos még megjegyezni, hogy minden egyes kiegyenlítés egy egyedi sorszámot is kap. Kintlévőségkezelés Fizetési felszólítás Ennek a funkciónak a segítségével küldhetünk ki vevőinknek fizetési felszólításokat. Kattintsunk az Új gombra, majd válasszuk ki azt a szövegtörzset, amit szeretnénk látni a fizetési felszólításokon. Természetesen ehhez fel kell vinni egyet a szövegtörzsek közé. Ezután adjuk meg a fizetési határidőt, ez lesz az a dátum, amely határnappal a program kilistázza a még ki nem fizetett tételeket. A Befizetések figyelembe véve dátummal pedig azt adjuk meg, hogy a befizetések meddig lettek figyelembe véve a fizetési felszólítás nyomtatásakor. Esetlegesen megadhatunk pénznemet is. Ezen kívül más egyéb opciókat is beállíthatunk még. A Partnerkiválasztás fülön kell megadnunk azokat a partnereket, amelyeknek fizetési felszólítást szeretnénk küldeni. Valamilyen feltételt kötelező megadni, különben a program nem nyomtat semmit. Ha pl. az összes belföldi vevőnek szeretnénk küldeni, akkor csak elég megadnunk főkönyvi számlaszámként a t. A kinyomtatott fizetési felszólításokat rendezhetjük is. Természetesen ezt a kimutatástípust is elmenthetjük a későbbi használat miatt. C o p y r i g h t : V a r g a B a l á z s Oldal: 34