GroupWise 5.2 használói jegyzet

Átírás

1 GroupWise 5.2 használói jegyzet 32 bites verzió Készítette: Borsodi Gábor, ABS Consulting Kft. ( Ez a dokumentáció szabadon felhasználható (nyomtatható, másolható) és terjeszthet, amennyiben a dokumentum készít je és a felsorolt adatai szerepelnek a másolaton!

2 1 BEVEZETÉS GROUPWISE INDÍTÁSA A F ABLAK ELEMEI LEVELEK KÜLDÉSE LEVELEK KÜLDÉSE MELLÉKLET FÁJLOK CSATOLÁSA OBJEKTUMOK CSATOLÁSA LEVÉL OLVASÁSA LEVÉL OLVASÁSA MEGTEKINT VEL FÁJL MELLÉKLETEK MEGTEKINTÉSE FÁJL MELLÉKLETEK MEGNYITÁSA VÁLASZOLÁS LEVELEKRE LEVELEK TOVÁBBIRÁNYÍTÁSA LEVELEK TÖRLÉSE ÜZENETEK VISSZAÁLLÍTÁSA FÉLIG KÉSZ LEVELEK MENTÉSE ÜZENET NYOMTATÁSA TÖBB ÜZENET KINYOMTATÁSA SZEMÉLYES NAPTÁR SAJÁT NAPTÁR MEGJELENÍTÉSE SAJÁT NAPTÁR KOMPONENSEK SAJÁT TALÁLKOZÓ ÜTEMEZÉSE HANGJELZÉS BEÁLLÍTÁSA TALÁLKOZÓKHOZ SAJÁT TENNIVALÓ LÉTREHOZÁSA SAJÁT FELJEGYZÉS LÉTREHOZÁSA SZEMÉLYES TALÁLKOZÓK ÁTÜTEMEZÉSE SZEMÉLYES TALÁLKOZÓK KINYOMTATÁSA CSOPORTOS NAPTÁR TALÁLKOZÓK ÜTEMEZÉSE ID PONTKERESÉSEK TENNIVALÓ KIOSZTÁSA FELJEGYZÉSEK KÜLDÉSE TALÁLKOZÓK, TENNIVALÓK, FELJEGYZÉSEK FIGYELÉSE TALÁLKOZÓK, TENNIVALÓK, FELJEGYZÉSEK VISSZAVONÁSA TALÁLKOZÓK, TENNIVALÓK ÉS FELJEGYZÉSEK ELFOGADÁSA TELEFONÜZENETEK TELEFONÜZENETEK KÜLDÉSE MAPPÁK HASZNÁLATA MAPPA LÉTREHOZÁSA ÜZENETEK MAPPÁBA HELYEZÉSE MAPPA TARTALMÁNAK MEGTEKINTÉSE MAPPA ÁTNEVEZÉSE MAPPA ÁTHELYEZÉSE MAPPA TÖRLÉSE MAPPA MEGOSZTÁSA, ÉS A MEGOSZTÁS ELFOGADÁSA ÜZENETKÜLDÉSI BEÁLLÍTÁSOK KÜLDÉSI BEÁLLÍTÁSOK MEGVÁLTOZTATÁSA TOVÁBBI BEÁLLÍTÁSOK MEGVÁLTOZTATÁSA ISMÉTL D ESEMÉNYEK ÜTEMEZÉSE... 35

3 8.1 ISMÉTL D TALÁLKOZÓ, TENNIVALÓ VAGY FELJEGYZÉS ÜTEMEZÉSE DÁTUM SZERINT ISMÉTL D TALÁLKOZÓ, TENNIVALÓ VAGY FELJEGYZÉS ÜTEMEZÉSE KÉPLET ALAPJÁN ISMÉTL D ESEMÉNYEK TÖRLÉSE CÍMJEGYZÉK A CÍMJEGYZÉK MEGNYITÁSA CÍMJEGYZÉK KOMPONENSEK ÜZENETEK CÍMZÉSE SZEMÉLYES CSOPORTOK LÉTREHOZÁSA SZEMÉLYES CSOPORTOK MÓDOSÍTÁSA SZEMÉLYES CÍMJEGYZÉK LÉTREHOZÁSA SZEMÉLYES CÍMJEGYZÉK MEGOSZTÁSA SZEMÉLYES CÍMJEGYZÉK FÁJLOK IMPORTÁLÁSA SZEMÉLYES CÍMJEGYZÉKEK TÖRLÉSE SZEMÉLYES CÍMJEGYZÉK TESTRESZABÁSA CÍMJEGYZÉK RÖVIDÍTÉS LÉTREHOZÁSA KERESÉS KERESÉS KERESÉS MENTÉSE KERESÉS MÓDOSÍTÁSA SZ RÉS SZ R LÉTREHOZÁSA SZ R KIKAPCSOLÁSA SZ R MENTÉSE SZ R MÓDOSÍTÁSA SZABÁLYOK HASZNÁLATA "SZABADSÁG" SZABÁLY LÉTREHOZÁSA ÜZENETEK AUTOMATIKUS MAPPÁBA HELYEZÉSE SZABÁLYOK LETILTÁSA SZABÁLYOK MÓDOSÍTÁSA LOMTÁR LOMTÁR MEGNYITÁSA ÜZENET VISSZAÁLLÍTÁSA A LOMTÁRBÓL ÜZENETEK ÜRÍTÉSE A LOMTÁRBÓL LOMTÁR ÜRÍTÉSE HELYETTESÍTÉS HELYETTESÍTÉSI HOZZÁFÉRÉS MEGADÁSA HASZNÁLÓ TÖRLÉSE A HELYETTESÍTEND K LISTÁJÁRÓL MÁSOK POSTAFIÓKJÁNAK ÉS NAPTÁRÁNAK KEZELÉSE TÖBB HASZNÁLÓ POSTAFIÓKJÁNAK KEZELÉSE EGYSZERRE DOKUMENTUM MENEDZSMENT DOKUMENTUMTÁROLÁS A "KÖNYVTÁRAKBAN" RÉGI DOKUMENTUMOK IMPORTÁLÁSA A KÖNYVTÁRBA ÚJ DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA A "KÖNYVTÁRBAN" DOKUMENTUM MÓDOSÍTÁSA, ÚJ VÁLTOZATOK VÁLTOZATOK LISTÁZÁSA, HIVATALOS VÁLTOZAT KIJELÖLÉSE DOKUMENTUMOK TÖRLÉSE A "KÖNYVTÁRBÓL" DOKUMENTUM JELLEMZ INEK MEGNÉZÉSE DOKUMENTUMOK MEGOSZTÁSA MÁSOKKAL DOKUMENTUMOK KERESÉSE DOKUMENTUMOK ÁLLAPOTÁNAK MEGNÉZÉSE - KI MIT CSINÁL DOKUMENTUMOK KIKÉRÉSE... 70

4 15.12 DOKUMENTUMOK BEADÁSA ÜZENETMEGJELENÍTÉSI LEHET SÉGEK ÜZENET KINÉZETÉNEK MEGVÁLTOZTATÁSA ÉRTESÍT AZ ÉRTESÍT FUTTATÁSA ÉRTESÍT BEÁLLÍTÁSAI Általános Értesítés Emlékeztet k Állapot visszaküldése ÜZENETEK OLVASÁSA AZ ÉRTESÍT B L ÉRTESÍT KIKAPCSOLÁSA ONLINE SÚGÓ SÚGÓ ELÉRÉSE - F1 GOMB SÚGÓ ELÉRÉSE - GOMBSOR SÚGÓ ELÉRÉSE - SÚGÓ MENÜ SÚGÓ ELÉRÉSE - SÚGÓ IKON SÚGÓ ELÉRÉSE - GROUPWISE KALAUZ A GROUPWISE TESTRESZABÁSA ALAPÉRTELMEZÉS SZERINTI OPCIÓK ELÉRÉSE KÖRNYEZET MÓDOSÍTÁSA Általános adatok Megjelenítés Fájlok helye Lomtalanítás Aláírás ÜZENETKÜLDÉSI BEÁLLÍTÁSOK Levél, telefon Találkozó Tennivaló Feljegyzés További beállítások DOKUMENTUM OPCIÓK BEÁLLÍTÁSA Jellemz k megadása Alapértelmezések VÉDELMI BEÁLLÍTÁSOK Jelszó Értesít Helyettesítés hozzáférési listája DÁTUM ÉS ID OPCIÓK VÁLTOZTATÁSA Naptár Id pontkeresés Formátum A GOMBSOR TESTRESZABÁSA GOMBSOR MEGJELENÉSÉNEK MEGVÁLTOZTATÁSA GOMBSOR TESTRESZABÁSA... 98

5 1 Bevezetés A GroupWise 5 a legújabb verziója a Novell cég elektronikus kommunikációs rendszerének, mely az egyik legjobb a világon. Nem csak egy elektronikus levelez program, hanem más funkcionalitással is rendelkezik, mint például személyes id menedzsment, találkozóütemezés, dokumentummenedzsment. 1.1 GroupWise indítása 1. Kattintson a Start menüben, a Programok mappában a GroupWise 5 mappában a GroupWise 5 programra vagy ha van rövidítés az asztalán kattintson duplán az ikonra. 2. A F ablak jelenik meg: Menü sor Gombsor Mappa lista Üzenet lista 1.2 A f ablak elemei Státusz sor Menü sor - az összes GroupWise-ban használható parancs innen elérhet. Egy menüre kattintva megjelennek a lehetséges menüpontok és azok parancsai. Azon menüpont mely mögött... van párbeszédablakot jelenít meg, ahol további információt kell megadni. A szürke szín menüpontok az adott pillanatban nem elérhet funkciót jelölnek. Gombsor - gyakran el forduló feladatok elvégzését, funkciók el hívását teszi lehet vé gyorsan (Pl.: Címjegyzék megnyitása, levél küldése,...). Ha az egér kurzort néhány másodpercig pihenteti egy ikon felett, annak funkciója megjelenítésre kerül. 1

6 Mappa lista - 7 alapértelmezés szerinti mappát tartalmaz, melyekben a fogadott és elküldött üzenetek találhatók: Postafiók - ide érkeznek be a tételek. Ha egy tételt még nem nyitott meg, egy csukott boríték ikon jelenik meg mellette. Küldemények - az elküldött tételek másolatai kerülnek ide. Itt lehet elküldött tételek állapotát megnézni, üzenetet újraküldeni vagy visszavonni. Naptár - a Találkozóit, Tennivalóit és Feljegyzéseit tartalmazza. Tennivalók - a Tennivalóit tartalmazza. A Tennivalók olyan tételek, melyeket egy adott határid ig teljesítenie kell. Folyamatban - el nem küldött üzenetek elküldésükig való tárolására szolgál. Lehet vé teszi egy üzenet szerkesztésének felfüggesztését és kés bbi id pontbeli folytatását. Irattár - a meg rzésre kerül tételeket lehet itt tárolni, további mappákat létrehozva. Lomtár - a korábban törölt elemeket tartalmazza. Ezek kés bb visszaállíthatók, amíg a lomtár ürítésére nem kerül. Üzenet lista - megjeleníti az adott mappában lev tételeket. A GroupWise 5 különböz ikonokat használ különböz tételtípusok és állapotok megjelenítésére: Felbontatlan levél Olvasott levél Levél melléklettel Meg nem nyitott találkozó Megnyitott találkozó Meg nem nyitott tennivaló Megnyitott tennivaló Meg nem nyitott feljegyzés Megnyitott feljegyzés Meg nem nyitott telefonüzenet Megnyitott telefonüzenet Státuszsor - megjeleníti az éppen kiválasztott és az összes tétel számát az adott mappában. 2

7 2 Levelek küldése Az elektronikus levelek hasonlítanak a rendes üzenetekre, van nekik feladójuk, címzettjük, témájuk és üzenetük, és lehet bel lük több másolatot készíteni. Ezeket fogjuk itt megnézni. 2.1 Levelek küldése 1. A f ablakban kattintson az ikonra vagy a Fájl menüben az Új -> Levél menüpontra. A Levél Címzett: párbeszédablak jelenik meg. 2. Kattintson az ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be a levél témáját a Téma: mez be. 4. Írja be az üzenetet az Üzenet: mez be. 5. Kattintson az ikonra a levél elküldéséhez. 3

8 2.2 Melléklet fájlok csatolása Ha másnak küldünk levelet vagy dokumentumot, akkor azt általában nem úgy oldjuk meg, hogy a levélbe begépeljük az elküldeni kívánt fájl tartalmát, hanem a már meglev dokumentumot hozzácsatoljuk az elküldend levélhez, a levélbe pedig csak a hozzácsatolt dokumentummal kapcsolatos megjegyzéseinket írjuk: 1. A Levél: nézetb l kattintson az ikonra. A Mellékletek: párbeszédablak jelenik meg: 2. Kattintson a Fájl választása gombra. 3. Kattintson a Hely: mez melletti lenyíló nyílra, a megfelel meghajtó, könyvtár és fájl kiválasztásához. 3. Ha kiválasztotta a csatolni kívánt fájlt, kattintson a Megnyitás gombra. 4

9 4. A Melléklet: mez ben egy, a fájlt reprezentáló ikon jelenik meg. GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 5. Kattintson az ikonra a levél elküldéséhez. 2.3 Objektumok csatolása Nem csak fájlokat, hanem más jelleg objektumokat, például hangjelzéseket, képet, videót is mellékelhet egy levélhez: 1. A Levél Címzett: nézetben a Fájl menüb l válassza Mellékletek -> Mellékletek menüpontot. A Mellékletek párbeszédablak jelenik meg: 2. Kattintson az Objektum mellékletként gombra hogy képet vagy hangot csatoljon az üzenethez. Az objektum berakása ablak jelenik meg. 5

10 3. Válassza az Új létrehozása-t és egy objektumtípust, vagy a Létrehozás fájlból pontot és írja be a teljes elérési útvonalát egy már létez objektumnak, majd kattintson az OK gombra. 4. A Melléklet mez a mellékelt objektum nevét jeleníti meg. 5. A Bezárás gomb megnyomásával csatolja az objektumot az üzenethez. A Melléklet: mez ben egy, az objektumot reprezentáló ikon jelenik meg. 6

11 2.4 Levél olvasása 1. A postafiók mappát választva megjelennek a kapott üzeneteink a tétellista mez ben. 2. Kattintson duplán a megtekinteni kívánt üzenetre. Az üzenet kinyílik és elolvashatja mit írtak önnek Levél olvasása Megtekint vel 1. Kattintson az ikonra az Gombsoron. A Megtekint ablakban megnézheti az üzenetének tartalmát, anélkül, hogy megnyitná ket. Els alkalommal mikor olyan levelet kap, amelyhez melléklet van hozzácsatolva, duplán kattintva a mellékletre a rendszer megkérdezi, hogy azt megnézni vagy megnyitni akarja. onnantól kezdve ez a beállítás lesz érvényben, de ez megváltoztatható (lásd Környezeti beállítások). 2.6 Fájl mellékletek megtekintése 1. A megnyitott üzenet melléklet ablakában kattintson duplán a mellékletre (ha a megtekintés az alapbeállítás) vagy kattintson a jobb egérgombbal a mellékletre és válassza a Melléklet megtekintése lehet séget. 2. A melléklet a néz ben jelenik meg, nem abban az alkalmazásban, amiben létrehozták. Ez a leggyorsabb módja a melléklet megtekintésének, de így néhány formázási információ nem biztos, hogy megjelenik, és módosítani sem tudja a mellékletet. 7

12 2.7 Fájl mellékletek megnyitása 1. A megnyitott üzenet melléklet ablakában kattintson duplán a mellékletre (ha a megnyitás az alapbeállítás) vagy kattintson a jobb egérgombbal a mellékletre és válassza a Melléklet megnyitása lehet séget. 2. A mellékletet létrehozó alkalmazás elindul, automatikusan beolvasva a mellékletet. Ezzel a módszerrel módosíthatja is az mellékletet és az összes megjelenítési beállítás érvényre jut. 2.8 Válaszolás levelekre 1. A nyitott levélen kattintson az ikonra. A Válasz párbeszédablak jelenik meg, két beállítás automatikus kiválasztása mellett: Válasz a feladónak és Feladótól kapott üzenet átvétele a válaszba: 2. Kattintson az OK gombra. Egy levél jön létre, melynek automatikusan címzettje az eredeti levél feladója, megjelenik egy Vá: el tag a témában, és az eredeti üzenet bemásolódik az Üzenet: részbe: 3. Írja be válaszát az Üzenet: mez be a villogó kurzornál, majd kattintson az ikonra. A válasz elküldésre kerül, az eredeti üzenet ott van a képerny jén. Törölje vagy tárolja el (bezárás), ahogy szeretné. 8

13 Tipp: A "Válasz mindekinek"-et választva az összes személy megkapja a választ, akinek az eredeti levelet a feladója küldte. 2.9 Levelek továbbirányítása 1. A nyitott levélen kattintson az ikonra. Egy új levélablak jelenik meg, a témája a Továbbítva: plusz az eredeti téma lesz: 2. Kattintson az ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be üzenetét az Üzenet: mez be. 4. Kattintson az ikonra. A továbbirányított levél elküldésre került, az eredeti üzenet ott van a képerny jén. Törölje vagy tárolja el (bezárás), ahogy szeretné Levelek törlése 1. Postafiókban jelölje ki a törölni kívánt leveleket, majd nyomja meg a Delete billenty t vagy húzza a leveleket a Lomtár ikonjára vagy megnyitott levél esetén kattintson az ikonra, illetve válassza a Szerkesztés menüb l a Törlés menüpontot Üzenetek visszaállítása 1. Válassza Lomtár mappát. Minden törölt üzenet megjelenik. 2. Válassza ki a helyreállítani kívánt üzenetet, majd jobb egérgombbal való kattintás után a visszaállítást. Az üzenet visszakerül az eredetileg azt tartalmazó mappába és elt nik a Lomtárból Félig kész levelek mentése 1. A még befejezetlen üzenet ablakában kattintson a Mégse gombra. A Mégse párbeszédablak jelenik meg, rákérdezve, hogy el akarja-e menteni a változásokat: 9

14 2. Válasszon Igen-t. A Mappák ablak jelenik meg, a Folyamatban mappával alapértelmezés szerint kiválasztva: 3. Kattintson az OK gombra. A befejezetlen levél a Folyamatban mappában tárolódik, amíg kés bb be nem fejezi Üzenet nyomtatása 1. A nyitott levél esetén kattintson az Gombsoron az ikonra vagy a tétellistában jobb egérgombbal a levélre kattintva, válassza a Nyomtatás menüpontot. A Nyomtatás párbeszédablak jelenik meg, a Nyomtatandó tételek közt a kijelölt levéllel: 10

15 2. Ha a mellékletet is ki a karja nyomtatni, a Shift billenty nyomva tartása mellett kattintson a mellékletre. Jelölje ki a Melléklet kinyomtatása a társított alkalmazásból dobozt, ha helyes formázással akarja kinyomtatni a mellékletet. 3. Kattintson a Nyomtatás gombra Több üzenet kinyomtatása 1. A tétellistáról válassza ki a kinyomtatni kívánt leveleket. 2. Kattintson a tétellistában jobb egérgombbal bármelyik kiválasztott levélre kattintva és válassza a Nyomtatás menüpontot. A Nyomtatás párbeszédablak jelenik meg, a Nyomtatandó tételek közt a kijelölt levelekkel: 11

16 3. Ha a mellékletet is ki a karja nyomtatni, a Shift billenty nyomva tartása mellett kattintson a mellékletre. Jelölje ki a Melléklet kinyomtatása a társított alkalmazásból dobozt, ha helyes formázással akarja kinyomtatni a mellékletet. 4. Kattintson a Nyomtatás gombra. 12

17 3 Személyes naptár A GroupWise egy nagyon hasznos id menedzsment tulajdonsággal rendelkezik, melynek neve Naptár. A Naptár személyes és csoportos találkozók, tennivalók és feljegyzések ütemezésére szolgál. 3.1 Saját naptár megjelenítése 1. Válassza ki a Naptár mappát. A GroupWise - Naptár jelenik meg. Ha csak a Találkozó panel jelenik meg, kattintson Feljegyzés és Tennivaló gombokra ezen panelek megjelenítéséhez: 3.2 Saját naptár komponensek Naptár gombsor - lehet vé teszi különböz naptárbeli tételek (Találkozók, Feljegyzések, Tennivalók) gyors megjelenítését, akár egyszerre, akár külön-külön. Lehet vé teszi továbbá egy adott napi naptárinformáció gyors elérését, és innen az egyszer visszatérést az aktuális naphoz. Találkozók panel - saját és csoportos találkozók megtekintése Feljegyzések panel - saját és csoportos feljegyzések megtekintése Tennivalók panel - saját és csoportos tennivalók megtekintése 13

18 3.3 Saját találkozó ütemezése 1. Kattintson a gombsor gombjának jobb oldalán található nyílra, majd válassza a Saját elõjegyzés parancsot, vagy kattintson duplán a Találkozók panelben egy konkrét id pontra. A Saját találkozó ablak jelenik meg: 2. Írja be a témát, a helyet (megadható) és az üzenetet (megadható). 3. Adja meg a kezd dátumot, a kezd id pontot és id tartamot. 4. Írja be a dátumot a Kezd dátum mez be. 5. Kattintson az ikonra a Találkozó kezd id pontjának és hosszának beállításához, ha nem jó az alapbeállítás. 6. Írja be a megfelel üzentet az Üzenet: mez be. 7. Kattintson az OK gombra. Tipp: A Találkozók panelben csak a Találkozók témája és helye jelenik meg, de ha a Megtekint t használja megjelenik az üzenet is. 3.4 Hangjelzés beállítása találkozókhoz 1. Kattintson a jobb egérgombbal arra a találkozóra, melyre a hangjelzést be akarja állítani. A feljöv menüb l válassza a Hangjelzés beállítása menüpontot. Az alábbi ablak jelenik meg: 2. Írja be mennyi órával és perccel korábban szeretne hangjelzést kapni, a maximum 99 óra 59 perc. Ezután a személyes találkozója mellett egy csörg óra ikon jelenik meg. A Hangjelzések beállítás után már nem távolíthatók el, csak a találkozó törlésével és újra létrehozásával. Tipp: A Hangjelzés megkapásához abban az id ben az Értesít nek futnia kell! 14

19 3.5 Saját tennivaló létrehozása GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 1. Kattintson a duplán a Tennivalók panelben. Az alábbi Saját tennivaló ablak jelenik meg: Írja be a Témát, Prioritást (nagy, kis, 1A, stb.), a Kezd dátumot és a Határid t a megfelel mez be, valamint a megadni kívánt üzenetet a Üzenet mez be. 3. Kattintson az OK gombra. 3.6 Saját feljegyzés létrehozása 1. Kattintson a duplán a Feljegyzés panelben. Az alábbi Saját feljegyzés ablak jelenik meg: 2. Írja be a Témát, a Kezd dátumot a megfelel mez be, valamint a megadni kívánt üzenetet a Üzenet mez be. 3. Kattintson az OK gombra. 3.7 Személyes találkozók átütemezése 1. Kattintson a találkozóra és húzza át a megfelel id pontra. 15

20 3.8 Személyes találkozók kinyomtatása 1. Kattintson a Gombsoron lev ikonra. A Naptár nyomtatása ablak jelenik meg, két címkével. Válassza a Naptárbeállításokat: 2. Válassza ki a naptár típusát, méretét, papírstílust, és lapelrendezést. A beállítások alapján egy minta jelenik meg a jobb oldali részben. 3. Írja be a kezd dátumot és kinyomtatni kívánt napok számát. 4. A naptárban bejegyzett saját elemek elrejtése doboz kiválasztásával a "Magánjelleg "-nek min sített találkozók, tennivalók, feljegyzések kihagyhatók a nyomtatásból. 5. Az üres címkénél még a következ módokon befolyásolhatja a nyomtatást: 6. Kiválaszthatja, hogy fennmaradó szöveg esetén a nyomtatás a következ lapon folytatódjon, vagy pedig levágásra kerüljön. 7. Ki lehet választani a nyomtatandó tartalmat (találkozók, tennivalók, feljegyzések), valamint a nyomtatandó információ mennyiségét. 8. A Nyomtatási kép gombra kattintva megtekinthetjük, hogy fog kinézni a nyomtatott anyag. 9. A Nyomtatás gombra kattintva lehet kinyomtatni az anyagot. A Bezárás gombra kattintva lehet visszatérni a naptár nézethez. 16

21 4 Csoportos naptár A GroupWise nem csak saját események ütemezését teszi lehet vé, hanem csoportos találkozót, tárgyalást szervezhet, küldhet másnak jegyzeteket, oszthatunk ki másnak feladatokat. 4.1 Találkozók ütemezése 1. Kattintson a F ablak gombsorában lev ikonra, vagy a Fájl menüb l válassza az Új -> Találkozó menüpontot. A Találkozó címzett ablak jelenik meg: 2. Kattintson az ikonra hogy kiválassza a címzetteket. Alapértelmezés szerint önmagunk is kiválasztásra kerülünk. Ne felejtsük el magunkat is meghívni a találkozóra, különben az nem jelenik meg a naptárunkban! 3. Írjuk be a dátumot a Kezd dátum: mez be vagy kattintsunk az ikonra a megjelenített l különböz dátum választására. Ha a találkozó rendszeresen ismétl dik, használjuk az Ismétl d lehet séget. (Lásd, Ismétl d naptár események). 4. Kattintson az ikonra a találkozó idejének és hosszának meghatározásához. 5. Írja be a találkozó témáját a Téma: mez be. 6. Írjon be egyéb információt az Üzenet: mez be. 7. Elküldéshez kattintson az ikonra. Tipp: Csak a témabeli információ jelenik meg a naptárban. Megtekint használata esetén viszont megjelenik a tétel is. 17

22 A GroupWise-ban van egy nagyon hatékony eszköz, az úgynevezett Id pontkeresés. Sok id t takaríthat meg csoportos találkozók ütemezésekor, mert nem kell mindenkit külön felhívni id pont egyeztetésre. A GroupWise ezt lehet vé teszi egy gombnyomással. Automatikusan végigkeresi minden meghívott naptárát és megjeleníti az elérhet ségi információkat. 4.2 Id pontkeresések 1. Miután minden információt kitöltött a Találkozó címzett: ablakban, kattintson az ikonra. A Találkozó id pontjának kiválasztása párbeszédablak jelenik meg, 2 címkével. Alapértelmezés szerint az Egyéni ütemtervek címke jelenik meg, szürke helyeken (id ben) a használó nem elérhet, fehér amikor szabad: 2. Ha meg akarja nézni az együttes elérhet séget, kattintson az Igénybevehet id címkére. A Találkozó id pontjának kiválasztása párbeszédablak jelenik meg. Szürke helyeken (id ben) a használó nem elérhet, fehér amikor szabad: 18

23 3. Ha ütközés miatt meg kell változtatni az id pontot, húzza át máshova a kijelölt ablakot más id pontra, vagy válassza az Automatikus gombot, hogy a rendszer megkeresse az els alkalmas id pontot. 4. Kattintson az OK gombra a Találkozó id pontjának kiválasztása ablak bezárásához és kattintson az ikonra a találkozó elküldéséhez. 4.3 Tennivaló kiosztása 1. Kattintson a F ablak gombsorában lev ikonra, vagy a Fájl menüb l válassza az Új -> Tennivaló menüpontot. A Tennivaló Címzett: ablak jelenik meg: 2. Kattintson az ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be a dátumot a Kezd dátum mez be, vagy az ikonra kattintva válasszon másikat. A kezd id pont az aktuális dátumnál nem korábbi lehet. 4. Írja be a határidejét a Határid mez be, vagy kattintson az ikonra, hogy mást adjon meg. 5. Írja be a feladat témakörét a Téma mez be. 6. Adjon megfelel besorolást a feladatnak a Besorolás mez ben. 7. Részletesebb információt a tétel mez be írjon. 8. Elküldéshez kattintson az ikonra. Tipp: Csak a téma információ jelenik meg a naptárban. Megtekint használata esetén viszont megjelenik a tétel is. 19

24 4.4 Feljegyzések küldése A Fájl menüben válassza az Új -> Feljegyzés menüpontot. A Feljegyzés Címzett: ablak jelenik meg: 2. Kattintson az ikonra a címzettek kiválasztásához. 3. Írja be a dátumot a Kezd dátum mez be, vagy az ikonra kattintva válasszon másikat. A kezd id pont az aktuális dátumnál nem korábbi lehet. 4. Írja be a feladat témakörét a Téma mez be. 5. Részletesebb információt a tétel mez be írjon. 6. Elküldéshez kattintson az ikonra. Tipp: Csak a téma információ jelenik meg a naptárban. Megtekint használata esetén viszont megjelenik a tétel is. 4.5 Találkozók, Tennivalók, Feljegyzések figyelése 1. Válassza a Küldemények mappát. Minden ön által küldött üzenet megjelenik itt. 2. Válasszon ki egy korábbi küldeményt a listából, és kattintson az ikonra vagy kattintson a jobb egérgombbal és válassza a Tulajdonságok menüpontot. Az alábbi Jellemz k ablak jelenik meg. Alapértelmezés szerint a tétel leszállításával, megnyitásával, elfogadásával, visszautasításával vagy befejezésével kapcsolatos információ jelenik meg. Tipp: Bizonyos információk mint például címzettek száma, akik megnyitották, elfogadták, vagy elutasították a tételt közvetlenül megnézhet a Küldemények mappában a Tulajdonságok ablak nélkül. 20

25 4.6 Találkozók, Tennivalók, Feljegyzések visszavonása 1. Válassza a Küldemények mappát. Minden ön által küldött üzenet megjelenik itt: 2. Válassza ki a visszavonandó üzenetet, és nyomja meg a Delete billenty t. A Tétel törlése párbeszédablak jelenik meg: 3. Válassza az alábbi opciók valamelyikét: Saját postafiókból - a tétel csak a saját Küldemények mappából törl dik, a címzettek postafiókjában megmarad. Címzett postafiókjából - az összes címzett postafiókjából való eltávolítás, a saját Küldemények mappában megmarad. Minden postafiókból - mind a címzettek postafiókjából, mind a saját Küldemények mappából törl dik a tétel. 4. Kattintson az OK gombra. Az eredeti tétel visszavonásra kerül. Tipp: Visszavonáskor értesítse a címzetteket, mert a visszavonásról nem kapnak értesítést. A tétel csak törl dik a naptárukból. 21

26 4.7 Találkozók, Tennivalók és Feljegyzések elfogadása 1. A Postafiók mappában vagy a naptárban kattintson duplán a megfelel tételre. Minden függ ben lev csoportos tétel d lt bet vel kerül megjelenítésre: 2. Kattintson az ikonra, hogy elfogadja és normálissá konvertálja vagy az ikonra, hogy elutasítsa az adott tételt. Ha elfogad vagy elutasít, megindokolhatja ezen tettét. Tipp: Miután elfogadott egy tételt, nem az Postafiók mappában, hanem a Naptárban jelenik meg. Ha visszautasítja sehol sem kerül megjelenítésre. 22

27 5 Telefonüzenetek A hagyományos cetliragasztás helyett a GroupWise lehet vé teszi telefonüzenetek meghagyását elektronikusan. Ugyanúgy mint normál levelek, telefonüzenetek is küldhet k. 5.1 Telefonüzenetek küldése 1. A Fájl menüb l válassza az Új -> Telefonüzenet almenüt, a Telefon címzett: ablak jelenik meg: 2. Kattintson az ikonra a címzett kiválasztásához. 3. Írja be a hívó fél nevét a Hívó mez be. 4. Írja be a hívó fél cégnevét a Cég mez be. 5. Írja be a hívó fél telefonszámát a Telefon mez be. 6. Kattintson a besorolás gombra, ha a normáltól eltér besorolást akar adni. 7. Kattintson a megfelel dobozokra a jellemz k beállításához. 8. Írja be az üzenetet az Üzenet: mez be. 9. Kattintson az ikonra az üzenet elküldéséhez. 23

28 6 Mappák használata Üzeneteit - ahogy a valós életben is - nem kell a postaládában tárolnia, hanem rendszerezheti ket, bef zheti, azaz mappákban tárolhatja azokat. A mappákat természetesen az Irattárban tarja. Az üzenetek kezelése a mappákban ugyanúgy történik mintha azok a Postafiókban lennének: megtekintés, törlés, stb ugyanúgy elvégezhet k rajtuk, csak a megjelenítési helyük más: nem a Postafiók, hanem valamelyik Irattáron belüli mappa. 6.1 Mappa létrehozása 1. Jelölje ki az Irattárat (vagy ha egy már létez mappában akar újabbat létrehozni, akkor az adott mappát), kattintson a jobb egérgombbal és válassza az Új mappa menüpontot, vagy válassza a Fájl menüb l az Új, majd Mappa menüpontot, az alábbi Mappa létrehozása ablak jelenik meg: 2. A Mappa neve mez be írja be a létrehozandó mappa nevét (alapértelmezés szerint ez Új mappa ). A Fel, Le, Jobbra, Balra gombokkal a létrehozandó új mappát a meglév struktúrában mozgassa arra a helyre ahova szeretné, majd kattintson a Tovább gombra. A következ ábra jelenik meg: 24

29 3. A Leírás részben a mappára jellemz egyedi megjegyzést írhat, (például, hogy milyen leveleket tárol itt). Ezt a mez t nem kötelez kitölteni. 4. A Befejezés gombra kattintva véglegesítheti az új mappa létrehozását, mely az ön által megadott helyen jön létre az irattárban. 6.2 Üzenetek mappába helyezése 1. Postafiókjában válassza ki az áthelyezni kívánt üzenetet: kattintson rá a bal egérgombbal, és az egérgomb folyamatos nyomva tartásával húzza át az üzenetet megfelel mappába. 6.3 Mappa tartalmának megtekintése 1a. Kattintson egyszer a baloldalon a mappára. Ekkor a jobboldalon megjelennek a mappában tárolt üzenetek, illetve a további almappák. 1b. Ha a mappára duplán kattint vagy a -ra kattintva a mappa el tt, a mappa kinyílik és a bal oldalon az almappák kerülnek felsorolásra. Ezt csak akkor teheti meg, ha a mappában van almappa. Ezt a rendszer a -szal jelöli a mappa el tt. Ha a mappában van almappa és megnyitásra került, a rendszer szal jelöli. 25

30 6.4 Mappa átnevezése 1. Kattintson a bal egérgombbal egyszer a mappára. Várjon egy kicsit, majd kattintson még egyszer a mappára. Ekkor a mappa neve helyén egy egyszer kis szerkeszt ablak nyílik, ahol beírhatja a mappa új nevét. 26

31 6.5 Mappa áthelyezése Ha át kívánja szervezni mappastruktúráját, végezze el a következ ket: 1. Kattintson egyszer a bal egérgombbal az áthelyezni kívánt mappára. 2. A Szerkesztés menüb l válassza a Mappák menüpontot, az alábbi Mappák ablak jelenik meg: 3. Az ablakban a FEL, LE, JOBBRA, BALRA gombokat használva, mozgathatja a mappáját. Ha már az önnek tetsz helyre vitte a mappát, akkor nyomja meg az OK gombot. Figyelem: Ha már sok levél van egy mappában, akkor egy-egy mozgatási lépés sokáig is eltarthat! Legyen türelmes, várja ki míg a rendszer befejezi a mozgatást! 6.6 Mappa törlése 1. A jobb egérgombbal kattintson a mappára és a megjelen menüb l válassza a Törlés menüpontot, vagy a bal egérgombbal a mappára kattintva nyomja meg a Delete billenty t. A következ ablak jelenik meg: 27

32 A következ opciók közül választhat: - Csak a tartalom: ezt a pontot választva a mappában lev összes üzenet törlésre kerül, de a mappa önmaga nem. - Mappa és tartalma: ezt a pontot jelölve törli a mappában tárolt összes üzenet mellett a mappát is. Figyelem: A törölt mappa nem kerül bele a Lomtárba, onnan nem tudja helyreállítani. Figyelem: Bár megteheti, ne törölje a rendszer által létrehozott Küldemények illetve Tennivalók mappát! Ha mégis törölné, hívja a rendszergazdát! 6.7 Mappa megosztása, és a megosztás elfogadása A mindennapi munkánk során egy mappát nem biztos, hogy egyedül használ, hanem lehet hogy többen tesznek bele különféle iratokat. A GroupWise-ban is van erre lehet ség a mappa megosztása révén: 1. Kattintson a jobb egérgombbal a megosztani kívánt mappára, majd válassza a Közös használat menüpontot. Az alábbi Mappanév jellemz i ablak jelenik meg: 2. A Közös lehet séget választva, a Felhasználó neve mez ben kijelölheti azokat akik számára elérhet vé szeretné tenni a mappát közös használatra. Ilyenkor a kijelölt személyek felkerülnek a használók listájára. Az Állapot mutatja, hogy a megosztásnak mi az aktuális állapota, az Elérés pedig a mappához való hozzáférés módját. Az alapértelmezés szerinti hozzáférési mód az Olvasás, Létrehozás, de lehet ség van további jogok megadására: Módosítás illetve Törlés. Ilyenkor nem csak megnézheti az adott mappa tartalmát, hanem meglév üzeneteket módosíthat és törölhet is. 28

33 3. Az OK gombra kattintva az Értesítés közös mappáról ablak jelenik meg: Itt azt adhatja meg, hogy azoknak a személyeknek, akikkel közösen megoszt egy mappát (Résztvev k), milyen címmel (Téma) milyen tartalmú Üzenet kerüljön küldésre. Az OK gombra kattintva az üzenet elküldésre, a mappa megosztásra kerül, melyet a rendszer az ikonnal jelez a normál mappa ikon helyett. 4. Az, akivel osztottan szeretné használni az adott mappát ilyenkor értesítést kap az ön által az el bbiekben megadott üzenettel. Az üzenet el tt az alábbi ikon jelenik meg:. 29

34 5. Ha a kapott üzenetet megnyitja, az alábbi Közös mappa telepítése ablak jelenik meg: 6. Válassza a Tovább gombot: 30

35 7. Ebben az ablakban eldöntheti, hogy hova kívánja helyezni a saját mapparendszerén belül az új, közösen használt mappát, majd kattintson a Tovább gombra: 8. A Leírás részben, mint normál mappa esetén, saját magának szóló megjegyzést tehet. (Például: közös igazgatói körlevelek.) 9. A mástól kapott, osztottan használt mappa el tt az ikon jelenik meg. 31

36 7 Üzenetküldési beállítások A GroupWise lehet vé teszi, hogy megváltoztassa az elküldött üzenetek alapbeállításait. Ezeket lehet globálisan is állítani, vagy üzenetr l-üzenetre, mint ezt most bemutatásra kerül. A beállítások két kategóriába sorolhatók: általános küldési beállítások és további küldési beállítások. 7.1 Küldési beállítások megváltoztatása 1. Az üzenet nézetben, kattintson a Gombsoron lev ikonra, vagy a Fájl menüb l válassza a Jellemz k menüpontot. A Levél és telefonhívás jellemz i párbeszédablak jelenik meg 2 címkével. Válassza a Küldési beállítások-at: 2. Válassza a kívánt beállítást az alábbiak közül: Visszajelzett állapotadatok Nincs - semmilyen információ nem kerül visszajelzésre Kézbesítve - az üzenet megérkezésének ténye kerül visszajelzésre Kézbesítve és olvasva - az üzenet megérkezésének és megnyitásának ténye kerül visszajelzésre Összes információ - visszajelzésre kerül sor, ha megérkezett az üzenet vagy megnyitották, törölték, vagy a lomtárból kiürítették Értesítés Ha olvasták Nincs - nincs értesítés ha a címzett megnyitja üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett megnyitja üzenetét Értesítés plusz levél - értesítést és levelet kap ha a címzett megnyitja üzenetét 32

37 Ha törölték Nincs - nincs értesítés ha a címzett törli üzenetét Válaszlevél - levelet kap ha a címzett törli üzenetét Értesítés - értesítést kap ha a címzett törli üzenetét Értesítés plusz levél - értesítést és levelet kap ha a címzett törli üzenetét Besorolás Sürg s - az üzenet sürg s besorolást kap és ikonja piros színnel jelenik meg Normál - az üzenet normál besorolást kap és ikonja fehér színnel jelenik meg Ráér - az üzenet ráér besorolást kap és ikonja szürke színnel jelenik meg Válaszkérés Nincs - nem kér értesítést az üzenetre Amikor alkalmas - értesítést kér, amikor alkalmas. Az ikon jelenik meg az üzenet mellett és a következ szöveg kerül az üzenet elejére: Értesítés kérve: amikor alkalmas. Max x. nap múlva - bizonyos id szakon belül kér értesítést. Az ikon jelenik meg az üzenet mellett és a következ szöveg kerül az üzenet elejére: Értesítés kérve: (dátum)-ig. Elévülés Nincs - az üzenet a címzett postaládájában marad törlésig Küldés után x nappal - x napig marad meg az üzenet a címzett postaládájában Automatikus törlés - ha a címzett törölte és kiürítette az üzenetet, a küld nél is automatikusan törl dik Címzettek értesítése - a címzettek értesítése 3. Kattintson az OK gombra a változások elmentéséhez és a levélnézetbe való visszatéréshez. 33

38 GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) 7.2 További beállítások megváltoztatása 1. Az üzenet nézetben, kattintson az Gombsoron lev ikonra, vagy a Fájl menüb l válassza a Jellemz k menüpontot. A Levél és telefonhívás jellemz i párbeszédablak jelenik meg 2 címkével. Válassza a További beállítások-at: 2. Válassza a kívánt beállítást az alábbiak közül: Tételre vonatkozó beállítások Küldött tétel létrehozása a nyomon követéshez - minden elküldött tételr l képz dik egy másolat a Küldemények mappában Téma elrejtése - az elküldött tétel témájának elrejtése, csak olvasáskor jelenik meg Kézbesítend x nap múlva - itt lehet megadni mennyi nappal kés bb szállítsa a rendszer a tételt. A dátum és id automatikusan megjelenik a Mikor: mez ben, a beírt napok számától függ en. Az ikonra kattintva meg lehet változtatni az elküldés dátumát és idejét. Védelem Normál - nincs címke az üzeneten Védett - a Védelem: védett szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Bizalmas - a Védelem: Bizalmas szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Titkos - a Védelem: titkos szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Szigorúan titkos - a Védelem: Szigorúan titkos szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Csak betekintésre a Védelem: Csak betekintésre szavakat teszi az üzenet elejére, az üzenet nem kerül titkosításra Mellékletek konvertálása - a mellékleteket átjárón keresztül átalakítja; így néhány formázási beállítás elveszhet. Ha a melléklet nem kerül átalakításra, meg rzi eredeti formátumát, de olvasásához szükséges az eredeti alkalmazás, amivel létrehozták. 3. Kattintson az OK gombra a változások elmentéséhez és a levélnézetbe való visszatéréshez. 34

39 8 Ismétl d események ütemezése Ismétl d találkozók, tennivalók és feljegyzések az Ismétl d dátum beállítás használatával ütemezhet k. Ha például Ön felel a részleg heti értekezletének szervezéséért, készíthet egy, az egész évre el re ütemezett automatikus találkozót. A találkozóval együtt egész évre el re ütemezheti a konferenciatermet és a vetít t is. Az ismétl d dátumok eshetnek minden héten ugyanarra a napra (például hétf re), minden hónap ugyanazon napjára (például 15.-e és az adott hónap utolsó napja) vagy bármely más meghatározott dátumsorozat napjaira. Az Ismétl d dátum használatával szabálytalanul ismétl d események például szabadságok is ütemezhet k. Ismétl d dátumú tétel küldésekor a GroupWise másolatokat készít a tételr l, és a dátumokat ezekben a másolatokban helyezi el. Ha például az eseményhez öt dátumot rendel, a GroupWise öt másolatot készít a tételr l és minden dátumra ütemez egy másolatot. Ha a tételt elküldi a használóknak, öt kimen tételt fog látni a Postafiókban, a hozzájuk tartozó öt esedékességi dátummal. Ha ismétl d dátumú tételt kap, a Postafiókban öt bejöv tétel jelenik meg, különböz dátumokra ütemezve. 8.1 Ismétl d találkozó, tennivaló vagy feljegyzés ütemezése dátum szerint 1. Új ütemezett tétel készítésekor válassza a M veletek menü Ismétl d dátumkijelölés parancsát. 2. Válassza a Dátum lapot. 3. Kattintson az ütemezni kívánt napokra, majd az OK gombra. 35

40 8.2 Ismétl d találkozó, tennivaló vagy feljegyzés ütemezése képlet alapján 1. Az ütemezett találkozóban, tennivalóban vagy feljegyzésben válassza a M veletek menü Ismétl d dátumkijelölés parancsát. 2. Váltson át a Képlet panellapra: 3. Az Érvényességi tartomány csoportban határozza meg a kezdeti és befejezési id pontot. vagy Tartomány megadása helyett bizonyos számú megjelenés megadásához határozza meg a kezdeti dátumot, az -ig bezárólag lenyíló menüben válassza az alkalommal elemet, majd adja meg az esedékességek számát. 4. Írja be a képlet szövegét, majd kattintson az OK gombra. 8.3 Ismétl d események törlése 1. A Naptár mappában válassza ki az ismétl d dátumú tételt, és nyomja meg a Delete billenty t. A törlés az ismétl d találkozó ablak jelenik meg. Kattintson a Most gombra, ha csak azt a példányt, vagy kattintson a Mindig gombra, ha az összes példányt törölni szeretné. 36

41 9 Címjegyzék A címjegyzék az az eszköz, ahonnan amivel más használókról tudunk különböz információkat szerezni, mint például azonosítójukat, telefonszámukat, faxszámukat. Lehet külön saját címjegyzékünk azok számára, akikkel gyakran érintkezünk, de rendelkezésre áll egy rendszercímjegyzék, amely a levelez rendszerbeli használók adatait tartalmazza. A címjegyzéket általában a levelezésnél használjuk, de lehet külön programként is elindítani, hogy gyorsan megnézzünk valakir l valamilyen információt. 9.1 A címjegyzék megnyitása 1. A f ablakból kattintson a gombsoron az ikonra. 2. A címjegyzék a következ képpen fog kinézni: 9.2 Címjegyzék komponensek Novell GroupWise Címjegyzék: A rendszer központi címjegyzéke, az összes használó, nyilvános csoport és er forrás itt van felsorolva. Napi kapcsolatok: Azon használók találhatók itt, akikkel gyakran levelez, azok gyors kiválasztását teszi lehet vé. Egyéni címjegyzék: Saját címjegyzéke, amibe maga vehet fel neveket, címeket, egyéni információkat azokról a használókról, akikkel levelez. Az ikon jelzi a saját csoportjait. Keresés mez : lehet vé teszi használók, csoportok, szervezetek és er források címeinek keresését. Oszlop jelz : Itt adhatjuk meg milyen információ jelenjen meg vagy sem a címjegyzékben. Szintén itt lehet szabályozni, hogy milyen sorrendben jelenjenek meg az adatok. Címz.:, Más: és Titk.: dobozok: Itt adhatjuk meg, hogy kinek küldjük az üzenetet. Tipp: Címz.: közvetlenül kapja az üzenetet; Más: az üzenetb l kap egy másolatot, de nem kapja közvetlenül; Titk.: úgy kap másolatot, hogy a többiek nem tudnak róla 37

42 9.3 Üzenetek címzése 1. A Levél Címzett: nézetb l kattintson az ikonra, vagy a Eszközök menüb l válassza a Címjegyzék menüpontot. A címjegyzék 3 címkével fog megjelenni. Az összes rendszerbeli használó megjelenítéséhez kattintson a Novell GroupWise Címjegyzékre: 2. A gördít sor nyilait és a dobozt használhatja, hogy megtalálja a Címjegyzék-ben a keresett használót. A neve els néhány bet jének beírásával is a megfelel névre ugorhat. Attól függ en kell a vezeték vagy utónevének bet it beírni, hogy melyik mez szerint vannak a nevek sorba rendezve. 3. A névre kétszer kattintva az hozzáadódik a Címz.: ablakhoz. Ha problémás kétszer rákattintani, akkor jelölje ki a nevet és húzza át az adott nevet a Címz.: ablakba, vagy jelölje ki és kattintson a Címz.: gombra. 4. Ha a Más: vagy Titk.: mez khöz akarja a címzettet felvenni, el bb kattintson a megfelel mez re, különben a Címz.: mez be kerül a név. 5. Ha véletlenül rossz mez be rakta be a címzettet, akkor ismét kétszer rákattintva vagy kijelölve és a Törlés gombot megnyomva kiszedheti a címzettek listájáról. 6. Ha az összes címzettet kiválasztotta, kattintson az OK gombra, hogy visszatérjen az üzenet nézethez. 38

43 9.4 Személyes csoportok létrehozása 1. A Címjegyzékben az üzenetcímzésnél megismert módon válassza ki azokat a használókat kiket egy csoportba szeretne rakni. 2. Kattintson a Csoport mentése gombra. A Csoport mentése ablak fog megjelenni: 3. Írja be a csoportja nevét a Csoport neve mez be. 4. A Címjegyzék: gördül nyílra kattintva kiválaszthatja azt a címjegyzéket, ahova a csoportját menteni kívánja. 9.5 Személyes csoportok módosítása 1. A Címjegyzékben válassza ki a személyes csoportot. 2. A Szerkesztés menüb l válassza a Csoport szerkesztése menüpontot. A már meglév tagok megjelennek a Címz.: mez ben. 3. Vegyen fel új tagokat, vagy töröljön régieket, majd kattintson a Csoport mentése gombra. A Csoport mentése ablak fog megjelenni: 4. Az OK gombra kattintva frissítheti csoportját az új módosításokkal. 5. Az Becsuk gombbal zárhatja be a Címjegyzékét. 39

44 9.6 Személyes címjegyzék létrehozása 1. A Címjegyzékben a Fájl menüb l válassza az Új címjegyzék menüpontot. Az Új címjegyzék létrehozása párbeszédablak jelenik meg: 2. Írja be az új címjegyzék nevét az Létrehozandó címjegyzék mez be, majd kattintson az OK gombra. Az új címjegyzék címkéje hozzáadódik a már meglév Címjegyzékhez. 3. Kattintson a Hozzáadás gombra, válasszon a Személyt, Er forrást vagy Szervezetet. Töltse ki a szükséges mez ket, majd kattintson az OK gombra. Nincs korlátja az egyéni címjegyzékek számának. 9.7 Személyes címjegyzék megosztása 1. A Címjegyzékb l válassza ki a megosztásra szánt könyvet. A Fájl menüb l válassza az Exportálás menüpontot. Az Exportálás párbeszédablak jelenik meg: 2. Kattintson a Teljes címjegyzéket gombra, ha a teljes címjegyzéket kívánja megosztani. A Címjegyzék exportálása párbeszédablak jelenik meg: 3. Írjon be egy fájlnevet a Fájlnév: mez be. Az exportált címjegyzék fájl a.nab kiterjesztést kapja meg, ami a Novell Address Book (Novell Címjegyzék) rövidítése. 4. Kattintson a Helye: mez nyílára és válassza ki, hova kívánja menteni a fájlt. Ha nem hálózati meghajtóra menti (hanem az alapértelmezés szerinti C:\-re), akkor nem lesz képes megosztani másokkal a címjegyzékét. 5. Kattintson a Mentés gombra. 40

45 9.8 Személyes címjegyzék fájlok importálása 1. A Címjegyzékb l válassza ki azt a személyes címjegyzéket vagy hozzon létre újat, melybe az importálja a címjegyzéket. 2. A Fájl menüb l válassza az Importálás menüpontot. A Címjegyzék importálása dialógusablak jelenik meg: 3. Kattintson a Helye: mez nyilát és válassza ki a megfelel meghajtó bet jelet és mappát, amelyikben az importálandó címjegyzék fájl található. 4. Válassza ki a megfelel.nab kiterjesztés fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra. 9.9 Személyes címjegyzékek törlése 1. A Címjegyzékb l a Fájl menüben válassza a Címjegyzék törlése menüpontot. A Címjegyzék törlése párbeszédablak kilistázza az összes személyes címjegyzéket: 2. Válassza ki a törölni kívánt címjegyzéket. 3. Kattintson az OK gombra. A törléshez meger sítést kér a rendszer: 4. Kattintson az Igen gombra, hogy törölje a címjegyzéket. 41

46 9.10 Személyes címjegyzék testreszabása 1. A Címjegyzékb l válassza ki azt a címjegyzéket amelyet testreszabni kíván. 2. Új információs oszlop hozzáadásához kattintson a jobb egérgombbal az oszlopjelöl re. Egy a felhasználható oszlopneveket tartalmazó menü jelenik meg: 3. Válassza ki a hozzáadandó oszlopnevet. A már megjelenített oszlopok kiszürkítve jelennek meg. 4. Egy oszlop eltávolításához, kattintson az oszlopjelz re és húzza máshova. 5. Az oszlopokat más sorrendbe is rendezheti egyszer kattintással és áthúzással. Tipp: A különböz címjegyzékekhez különböz kinézetet választhat! 9.11 Címjegyzék rövidítés létrehozása 1. Az Intéz b l vagy a Sajátgépben keresse meg az addrbook.exe fájlt. A C:\Novell\GroupWise mappában kell lennie. 2. Kattintson a jobb egérgombbal az addrbook.exe fájlra, húzza az asztalra, és engedje fel az egérgombot. A megjelen menüb l válassza a Rövidítés létrehozása menüpontot. Egy rövidítési ikon fog megjelenni, mely a Címjegyzékre mutat: 3. Kattintson kétszer az ikonra, ha be akarja hívni a Címjegyzéket akkor ha a GroupWise nincs megnyitva. 42

47 10 Keresés A GroupWise az ön leveleinek és dokumentumainak nem csak hatékony tárolóhelye, hanem a tárolt üzenetek és dokumentumok kapcsán további szolgáltatásokat nyújt. Az egyik legnagyszer bb tulajdonsága, hogy a rendszer tömöríti, titkosítja és indexeli a tárolt dokumentumokat; azaz nem csak kevesebb helyet foglalnak, mint eredeti formájukban, és illetéktelenek nem férhetnek hozzájuk, de ha csak keresni akarunk a dokumentumokban, az is egyszer en megoldható. Például ha csak arra emlékszik, hogy valamelyik dokumentumában szerepelt az öntöttvas szó, amit a múlt héten írt vagy kapott, akkor a rendszer el tudja keresni az összes ezeknek a feltételeknek megfelel dokumentumot Keresés 1. Kattintson a gombsoron az ikonra, vagy válassza az Eszközök menüb l a Keresés menüpontot, az alábbi Keresés ablak jelenik meg 2 címkével: Keresend : ide írhatja be azt a kifejezést, amire keresni kíván. Ha az Irányított keresés gombra kattintva a feljöv ablakban összetett kifejezéseket adhat meg, hogy mire szeretne keresni: (Például: azokra a bejegyzésekre keres, amelyeknek feladója tartalmazza a Bakonyi nevet.) Csak a hivatalos dokumentumváltozat: ha dokumentumokban is keresni kíván, akkor csak a hivatalos változatnak megjelölt dokumentumban keressen. (Lásd dokumentumkezelés.) 43

48 2. A Keresés helye címkére kattintva az alábbihoz hasonló ablak jelenik meg: GroupWise használói jegyzet (32 bites verzió) Itt kijelölheti, hogy mely mappákban illetve dokumentumkönyvtárakban kíván keresni. A rendszer induláskor az összes mappát illetve elérhet dokumentumkönyvtárat kijelöli. A kijelölt mappák el tt az ikon jelenik meg, azon mappák/dokumentumkönyvtárak el tt, melyeket a keresésb l ki kíván hagyni ne legyen kipipálva a doboz:. Figyelem: ha egy mappára úgy kattint (akár kijelöléskor, akár a kijelölés visszavonásakor), hogy az nincs nyitva azaz az ikon szerepel el tte, akkor a kijelölés (illetve visszavonás), az összes benne lév mappára igaz lesz. Ez érvényes akkor is ha magát a használó nevét választja ki a fenti ablakban. 3. Miután megadta a keresni kívánt kifejezést, és kiválasztotta a keresés helyét az OK gombra kattintva megjelenik a keresés eredménye, a GroupWise keresés ablak, azokkal az üzenetekkel amelyekre állt az ön által megadott feltétel: 44

49 10.2 Keresés mentése 1. A keresés csak addig lesz érvényes, amíg újabb tételre nem keres, vagy vissza nem tér a f ablakhoz. El fordulhat, hogy szüksége lehet arra, hogy a keresés eredményét eltárolja, hogy kés bb ne kelljen újra ugyanezen feltételek szerint rátalálnia a kívánt anyagokra. Ezt úgy teheti meg, hogy a fentebbi módon végrehajtott keresés után, a GroupWise keresés ablakban az Keresési eredménymappa létrehozása ablak jelenik meg: ikonra kattint. Ekkor a A Mappa neve mez be írja be, hogy mi legyen az új mappa neve (alapértelmezés: Kereséséi eredménymappa), Fel, Le, Balra, Jobbra gombokkal pedig oda helyezi az irattárban a mappát, ahova szeretné. 2. A Tovább gombra kattintva a következ ablak jelenik meg: 45

50 Itt az Új tételek megkeresése a mappa minden megnyitásakor mez kiválasztásával a keresést minden alkalommal, mikor az adott mappára kattint, a rendszer automatikusan újraindítja, így anélkül hogy újra be kellene írnia a feltételeket, és újrakerestetnie a tételeket, a rendszer ezt automatikusan megteszi ön helyett! 10.3 Keresés módosítása Ha a keresés feltételeit módosítani szeretné, akkor a GroupWise keresés ablakban kattintson az ikonra. 46

51 11 Sz rés Egy mappában az egyszerre kb tétel jeleníthet meg, de már jóval kevesebb számú tétel esetén is szükség lehet arra, hogy csak bizonyos üzeneteket jelenítsünk meg. Erre a feladatra lehet a sz rési funkciót használni Sz r létrehozása 1. Kattintson a GroupWise ablak jobb alsó sarkában lev ikonra és itt válassza a Sz rés menüpontot, vagy a Nézet menüb l válassza a Sz r ->Szerkesztés/Létrehozás menüpontot. A Sz rés ablak jelenik meg: 2. Az adott sz r ben különböz feltételeket adhat meg, hogy mi szerint sz rjön, és hogy a sz rések milyen kapcsolatban álljanak egymással. A fenti példában a sz r majd csak azokat az üzeneteket jeleníti meg, melyek a olyan feladótól jöttek, kinek a neve tartalmazza a bakonyi szót, például: Bakonyi_Tamás. 3. Az OK gombra kattintva már csak azok a tételek jelennek meg, melyek teljesítik a sz r ben megadott feltétel(eke)t: Figyelem: a sz r mindegyik mappára vonatkozik! 47

52 11.2 Sz r kikapcsolása Ha nincs szüksége a sz rés további alkalmazására, kattintson az törlése menüpontot. ikonra és válassza a Sz rés 11.3 Sz r mentése 1. Nem kell minden egyes alkalommal újra létrehoznia a megfelel sz rési beállítást, hanem el is mentheti kés bbre, hogy bármikor alkalmazhassa. Ehhez a sz r létrehozásakor a Sz r menüpontból ki kell választania a Mentés menüpontot, melyre az alábbi ablak jelenik meg: 2. Itt a Fájlnév mez be a sz r azon nevét kell beírni, amilyen néven kés bb el akarja érni. A Leírás mez tartalmazza, hogy mit is csinál az adott sz r ; az Elhelyezés a menübe opció kiválasztásával pedig ha legközelebb akarunk sz r t alkalmazni, akkor ez a sz r automatikusan megjelenjen az alkalmazható sz r k listájában, mikor az 11.4 Sz r módosítása ikonra kattint. Az aktuális sz r t módosíthatja, ha a Nézet menüb l a Sz r ->Szerkesztés/Létrehozás menüpontot választja. 48

53 12 Szabályok használata Az üzeneteinek többségét anélkül tudja kezelni, hogy belépett volna a rendszerbe. Úgynevezett Szabályok használatával a GroupWise képes nagyon sokféle feladat automatizálására, például üzenetek mappákba mozgatására, automatikus válaszolásra, találkozók és tennivalók elfogadására, üzenetek továbbítására és törlésére. Az alábbiakban csak kett szabály kerül bemutatásra - egyik automatikus választ küld akkor, ha szabadságon van, a másik bizonyos üzeneteket automatikusan áthelyez egy adott mappába "Szabadság" szabály létrehozása 1. A f ablakból, válassza az Eszközök menüt, itt a Szabályok menüpontot. Az alábbi Szabályok párbeszédablak jelenik meg (önnél más Szabályok jelenhetnek meg): Tipp: Minden korábban létrehozott szabály megjelenik a Szabálylista ablakban. A szabály melletti pipa a szabály érvényességét jelzi. 2. Kattintson az Létrehozás gombra. A Szabály létrehozása párbeszédablak jelenik meg: 49