GFI termékkézikönyv. Ügyfélprogram kézikönyv

Átírás

1 GFI termékkézikönyv Ügyfélprogram kézikönyv

2 A jelen dokumentumban foglalt információk és tartalmak kizárólag tájékoztatási célt szolgálnak. Jelen dokumentumot adott állapotban tesszük közzé kizárva minden kifejezett vagy beleértett szavatosságot, többek között, de nem kizárólag a forgalmazhatóságra, az adott célra való alkalmasságra, valamint a dokumentum nem jogsértő mivoltára vonatkozó beleértett garanciákat. A GFI Software nem tartozik kárfelelősséggel semmilyen kárért, így semmilyen következményes vagy bármilyen más kárért, amely a dokumentum használatából eredhet. A dokumentum információi nyilvánosan elérhető forrásokból származnak. A GFI minden elvárhatót megtett annak érdekében, hogy biztosítsa a dokumentumban szereplő adatok pontosságát. A GFI azonban nem tesz semmilyen kijelentést, ígéretet, illetve nem vállal garanciát az itt szereplő információk teljességére, pontosságára, frissességére vagy helytállóságára vonatkozóan, továbbá nem vállal felelősséget a nyomdai hibákért, elavult információkért vagy egyéb hibákért. A GFI nem garantál semmilyen kifejezett vagy jogszabályon alapuló szavatosságot, továbbá nem vállal semmilyen kárfelelősséget vagy kötelezettséget a jelen dokumentumban foglalt információk pontossága vagy teljessége tekintetében. Ha jelen dokumentumban bármilyen tényszerű hibát fedez föl, kérjük, forduljon hozzánk, és lehetőségeink szerint felülvizsgáljuk az ügyet. A jelen anyagban említett valamennyi termék- és vállalatnév a tulajdonosaik védjegyei lehetnek. A GFI FaxMaker a GFI SOFTWARE Ltd. szerzői jogában áll GFI Software Ltd. Minden jog fenntartva. Dokumentumkonverzió: Utolsó frissítés (hó/nap/év): 11/24/2011

3 Tartalomjegyzék 1 Bevezetés Telepítés Információk a kézikönyvről 4 2 Faxok küldése a GFI FaxMaker ügyfélprogram használatával Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre Faxok küldése közvetlenül a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjából Faxok létrehozása Microsoft Outlookban Faxok létrehozása ügyfélprogramból 8 3 SMS küldése GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap SMS küldése ügyfélprogramból 11 4 Faxok fogadása 12 5 A GFI FaxMaker faxnéző 13 6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata Előnézet megtekintése a fax küldése előtt Fax- és SMS-üzenetek újraküldése A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap címjegyzéke 18 7 A GFI FaxMaker ügyfélprogram beállításai Levelezési kiszolgáló beállításai Adja meg az címet 23 8 Tárgymutató 25

4 1 Bevezetés A GFI FaxMaker ügyfélprogram a felhasználó készülékeire telepített alkalmazás, amely fax- és SMSüzenetek küldésére szolgál. Az alkalmazás a fax- és SMS-üzeneteket a GFI FaxMakerhez továbbítja. A faxok és SMS-ek küldéséhez az alkalmazás környezetétől és telepítési beállításaitól függően egy sor lehetőség áll rendelkezésre. 1.1 Telepítés A rendszerkövetelmények és a telepítési eljárások részletes leírása megtalálható a GFI FaxMaker rendszergazdai és konfigurációs kézikönyvében, amely az alábbi címen érhető el: Információk a kézikönyvről Ez a kézikönyv kifejezetten a GFI FaxMaker ügyfélalkalmazás felhasználóinak készült. A kézikönyv megértése alapszintű felhasználói ismereteket feltételez az ek küldésének és fogadásának folyamatáról olyan ügyfélprogramok használatával, mint például a Microsoft Outlook. Továbbá azt is feltételezi, hogy a GFI FaxMaker kiszolgáló beállításai és működése megfelelőek (a GFI FaxMaker rendszergazdai és konfigurációs kézikönyv alapján), mielőtt elindítja a GFI FaxMaker ügyfélprogramot A kézikönyvben alkalmazott kifejezések és konvenciók Táblázat 1: A kézikönyvben alkalmazott kifejezések és konvenciók Kifejezés Leírás További információk és hivatkozások a GFI FaxMaker működtetéséhez. A gyakran fellépő, lehetséges hibákra vonatkozó fontos értesítések és figyelmeztetések. > Részletes navigációs útmutatások az egyes funkciók eléréséhez. Félkövér szöveg Dőltbetűs szöveg Kód Kiválasztható elemek, például csomópontok, menüopciók vagy parancsgombok. Azok a paraméterek vagy értékek, amelyeket be kell helyettesíteni a vonatkozó értékkel, így például egyedi útvonalak és fájlnevek. Olyan szöveges értékek, amelyeket be kell billentyűzni, így például parancsok és címek. GFI FaxMaker 1 Bevezetés 4

5 2 Faxok küldése a GFI FaxMaker ügyfélprogram használatával A felhasználók számára egy sor lehetőség áll rendelkezésre a faxüzenetek küldéséhez: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapja Faxok létrehozása Microsoft Outlookban Faxok küldése ügyfélprogramból 2.1 Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre A GFI FaxMaker ügyfélprogram telepítése után a nyomtatók listájában automatikusan megjelenik egy nyomtató-illesztőprogram. Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a kinyomtatott tartalmakat az illesztőprogram segítségével faxüzenetben küldjék el. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket: 1. A faxon küldendő tartalmat bármely olyan alkalmazásban létrehozhatja, amely lehetővé teszi a nyomtatást. Így például a Microsoft Word alkalmazásban, könyvelési csomagokban, tartalomkezelő vagy ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerekben. Pillanatkép 1: Nyomtatás a GFI FaxMaker nyomtató-illesztőprogram használatával 2. Válassza ki azt a tartalmat, amelyet faxolni, majd nyomtatni kíván a FaxMaker nyomtatóillesztőprogram segítségével. GFI FaxMaker 2 Faxok küldése a GFI FaxMaker ügyfélprogram használatával 5

6 A program a tartalmat automatikusan faxformátumba alakítja (*.fax kiterjesztéssel) és becsatolja egy Microsoft Outlook üzenetbe vagy egy GFI FaxMaker üzenetűrlapra (a telepítéskor beállított lehetőségektől függően). Adja meg a fax címzetteit, a faxüzenet tárgyát, valamint gépelje be az üzenetet, amely a fax fedőlapjára kerül. 2.2 Faxok küldése közvetlenül a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjából A GFI FaxMaker tartalmazza a faxüzenet-űrlapot is, amely lehetővé teszi a különböző tartalmak faxolását. Ez egy másik lehetőség az es faxküldés mellett, és akkor hasznos igazán, ha a felhasználónál nincs telepített ügyfélprogram. 1. Navigáljon a Start > Programok > GFI FaxMaker Ügyfél > GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap menüpontra a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjának betöltéséhez. 2. Adja meg a faxküldéshez szükséges valamennyi értéket, így a címzetteket, a tárgyat és a mellékletet. A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjában elérhető funkciók listája a jelen kézikönyvben is megtalálható. További információ az alábbi fejezetben található: A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata (page 16). 3. A fax elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. Pillanatkép 2: Fax létrehozása a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjával GFI FaxMaker 2 Faxok küldése a GFI FaxMaker ügyfélprogram használatával 6

7 Fontos megjegyzések: 1. Ez a továbbítási eljárás faxformátumba (.fax) alakítja a faxüzeneteket a GFI FaxMaker kiszolgálón. A GFI FaxMaker azonban nem tudja átalakítani az olyan formátumú vagy olyan betűkészletet tartalmazó az üzeneteket, amelyek a faxkiszolgálón nem lettek telepítve. Ezért javasolt a különböző tartalmakat közvetlenül a felhasználói készülékről faxformátumba alakítani. További információ az alábbi fejezetben található: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre (page 5). 2. Az üzenetben további faxküldési lehetőségek is beállíthatók, többek között megadható fedőlap, a fax felbontása, a számlázási kód, illetve a faxküldés egy meghatározott dátum/időpont szerint ütemezhető. Ennek érdekében a TextAPI parancsokat hozzá kell adnia az üzenet első sorához. A TextAPI parancsok teljes listája az GFI FaxMaker API Kézikönyvben található, amely az alábbi webhelyen érhető el: Faxok létrehozása Microsoft Outlookban Faxok közvetlenül a Microsoft Outlook programból is küldhetők. Hozzon létre egy új üzenetet, és adja meg a faxküldéshez szükséges adatokat, például a címzett, a tárgy és a melléklet mezők értékeit. A Microsoft Outlook a helyi és a hálózati címjegyzékek használatát egyaránt lehetővé teszi. Válassza ki a címzetteket, akikhez van hozzárendelt faxszám. Másik lehetőségként a címzettek faxszámát az alábbi formátumban adhatja meg: faxszám@faxmaker.com. Például: @faxmaker.com. A fax elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. GFI FaxMaker 2 Faxok küldése a GFI FaxMaker ügyfélprogram használatával 7

8 Pillanatkép 3: Fax küldése a Microsoft Outlook programból Fontos megjegyzések: 1. Ez a továbbítási eljárás faxformátumba (.fax) alakítja a faxüzeneteket a GFI FaxMaker kiszolgálón. A GFI FaxMaker azonban nem tudja átalakítani az olyan formátumú vagy olyan betűkészletet tartalmazó az üzeneteket, amelyek a faxkiszolgálón nem lettek telepítve. Ezért javasolt a különböző tartalmakat közvetlenül a felhasználói készülékről faxformátumba alakítani. További információ az alábbi fejezetben található: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre (page 5). 2. Az üzenetben további faxküldési lehetőségek is beállíthatók, többek között megadható fedőlap, a fax felbontása, a számlázási kód, illetve a faxküldés egy meghatározott dátum/időpont szerint ütemezhető. Ennek érdekében a TextAPI parancsokat hozzá kell adnia az üzenet első sorához. A TextAPI parancsok teljes listája az GFI FaxMaker API Kézikönyvben található, amely az alábbi webhelyen érhető el: Faxok létrehozása ügyfélprogramból Faxokat közvetlenül a saját ügyfélprogramjából is küldhet. 1. Hozzon létre egy új üzenetet. GFI FaxMaker 2 Faxok küldése a GFI FaxMaker ügyfélprogram használatával 8

9 2. A címzett faxszámát adja meg a Címzett mezőben, a következő formátum szerint: faxszám@faxmaker.com. Például: @faxmaker.com. Több címzett is megadható, pontosvesszővel (;) elválasztva. MEGJEGYZÉS A Microsoft Outlook használatakor helyi vagy tartomány címjegyzék is választható. További információ az alábbi fejezetben található: Faxok létrehozása Microsoft Outlookban (page 7). 3. A tárgyat a Tárgy mezőben adhatja meg. Ez rákerül a fax fedőlapjára. 4. Gépelje be a faxüzenet szövegét. Ez szintén rákerül a fax fedőlapjára. 5. Csatoljon mellékletet a faxhoz. 6. A fax elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. Fontos megjegyzések: 1. Ez a továbbítási eljárás faxformátumba (.fax) alakítja a faxüzeneteket a GFI FaxMaker kiszolgálón. A GFI FaxMaker azonban nem tudja átalakítani az olyan formátumú vagy olyan betűkészletet tartalmazó az üzeneteket, amelyek a faxkiszolgálón nem lettek telepítve. Ezért javasolt a különböző tartalmakat közvetlenül a felhasználói készülékről faxformátumba alakítani. További információ az alábbi fejezetben található: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre (page 5). 2. Az üzenetben további faxküldési lehetőségek is beállíthatók, többek között megadható fedőlap, a fax felbontása, a számlázási kód, illetve a faxküldés egy meghatározott dátum/időpont szerint ütemezhető. Ennek érdekében a TextAPI parancsokat hozzá kell adnia az üzenet első sorához. A TextAPI parancsok teljes listája az GFI FaxMaker API Kézikönyvben található, amely az alábbi webhelyen érhető el: GFI FaxMaker 2 Faxok küldése a GFI FaxMaker ügyfélprogram használatával 9

10 3 SMS küldése Az SMS küldéséhez két lehetőség áll rendelkezésre: GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap SMS küldése ügyfélprogramból 3.1 GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap A GFI FaxMaker ügyfélprogram egy olyan űrlapot is magában foglal, amely lehetővé teszi az SMSüzenetek küldését. Ha a GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlappal SMS-üzenetet kíván küldeni, kövesse az alábbi lépéseket: 1. Navigáljon a Start > Programok > GFI FaxMaker Ügyfél > GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap menüponthoz. Pillanatkép 4: SMS létrehozása az GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlapon 2. Adja meg az alábbi SMS-értékeket: Táblázat 2: SMS-küldési beállítások Paraméter SMS címzettje Leírás Adja meg az SMS címzettjének telefonszámát a Címzett.. vagy a Másolatot kap... mezőben. Másik lehetőségként adja meg a címzettet a címjegyzékből az alábbi módon: Címzett beszúrása címjegyzékből - Adja hozzá a címzettet a GFI FaxMaker címjegyzékéből. További információ az alábbi fejezetben található: A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap címjegyzéke (page 18). SMSüzenet szövege Outlook névjegykártya beszúrása - Töltse be a Microsoft Outlook névjegykártyák listáját. Válasszon ki egy felhasználót az SMS címzettjeként. Gépelje be az SMS szövegét. 3. Az SMS elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. GFI FaxMaker 3 SMS küldése 10

11 MEGJEGYZÉS Az SMS üzenetek legfeljebb 160 karaktert tartalmazhatnak. A 160 karaktert meghaladó üzenetek továbbítása több üzenetben történik. A nem latinbetűs, így például arab vagy kínai karakterek esetén egyszerre legfeljebb 70 karakter küldhető. 3.2 SMS küldése ügyfélprogramból SMS-üzenetet közvetlenül a saját ügyfélprogramjából is küldhet. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket: 1. Az ügyfélprogramjából válasszon egy lehetőséget új üzenet létrehozásához. 2. Adja meg az alábbi SMS-értékeket: Táblázat 3: SMS-küldési beállítások Paraméter SMS címzettje Leírás Adja meg az SMS címzettjének telefonszámát az alábbi formátum szerint: <smsszám>@smsmaker.com. Például: @smsmaker.com SMS-üzenet szövege vagy [sms: <smsszám>]. Például: [sms: ] Írja be az SMS-üzenetet az szövegtörzsébe. 3. Az SMS elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. Fontos megjegyzések 1. Az SMS üzenetek legfeljebb 160 karaktert tartalmazhatnak. A 160 karaktert meghaladó üzenetek továbbítása több üzenetben történik. A nem latinbetűs, így például arab vagy kínai karakterek esetén egyszerre legfeljebb 70 karakter küldhető. 2. Az alapértelmezett aláírások az SMS-üzenetbe is bekerülnek. A karakterszámba azonban az aláírások is beleszámítanak, ezért ezt az üzenetküldéskor figyelembe kell venni. 3. Ilyenkor a címzettek nem választhatók ki a Microsoft Outlook címjegyzékéből. Ehhez használja az GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlapot. További információ az alábbi fejezetben található: GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap (page 10). GFI FaxMaker 3 SMS küldése 11

12 4 Faxok fogadása A beérkező faxok az ekhez hasonlóan a postafiókba kerülnek, a tárgymezőben az alábbi adatokkal: Fax érkezett: <faxszám>. Az szövegtörzse információkat tartalmaz a faxüzenetről. A beérkező faxüzenet megtekintéséhez kattintson duplán a mellékletre. Pillanatkép 5: Beérkező faxok a Microsoft Outlook programban GFI FaxMaker 4 Faxok fogadása 12

13 5 A GFI FaxMaker faxnéző A GFI FaxMaker faxnéző lehetővé teszi a faxfájlok (*.fax kiterjesztéssel) kezelését, illetve a faxüzenetek megtekintését, szerkesztését, nyomtatását és tárolását. Töltse be a GFI FaxMakerfaxnézőt a Start > Programok > GFI FaxMaker Ügyfél > GFI FaxMaker Megjelenítő menüpontból vagy kattintson duplán egy fax fájlra (*.fax kiterjesztéssel). Pillanatkép 6: Fax betöltse a GFI FaxMaker faxnézőbe GFI FaxMaker Faxnéző beállításai: Faxkezelés Faxok szerkesztése Faxkezelés Az alábbi táblázat a faxkezelés lehetőségeit mutatja be a GFI FaxMaker faxnézőben. GFI FaxMaker 5 A GFI FaxMaker faxnéző 13

14 Táblázat 4: Faxok kezelése a GFI FaxMaker faxnézőben Funkció Faxok megtekintése Faxok mentése Faxok nyomtatása Faxok létrehozása Leírás Egy fax megtekintéséhez kattintson duplán az adott faxfájlra (*.fax kiterjesztéssel) a GFI FaxMaker faxnézőben. Navigáljon a Fájl > Mentés másként... menüponthoz. Adja meg a helyet, a fájlnevet és a kiterjesztést. Navigáljon a Fájl > Nyomtatás menüponthoz és válasszon nyomtatót. A nyomtatási beállításokat a Fájl > Nyomtatóbeállítás... menüpontban konfigurálhatja. Új fax megnyitásához navigáljon a Fájl > Új... menüponthoz. MEGJEGYZÉS Ha a faxokat egy másik eszközben hozza létre, akkor nyomtassa a fájlt a GFI FaxMaker nyomtatóra, ezáltal a fájl faxformátumba konvertálódik. További információ az alábbi fejezetben található: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre (page 5). Nagyítás Navigálás oldalak között A fax tartalmának megtekintéséhez a Nagyítás menüből válassza ki a nagyítási szintet. Ebben a menüben számos nagyítási lehetőség áll rendelkezésre, többek között a nagyítás és kicsinyítés, oldal hozzáigazítása az ablak szélességéhez vagy magasságához, illetve a nagyítás meghatározott százalék vagy arány szerint. Többoldalas faxok esetén egyszerűen navigálhat az oldalak között. Az Oldal menüben válassza a Következő oldal vagy Előző oldal lehetőséget, így egyszerűen léptethet az oldalak között előre, illetve hátra. Kattintson az Oldal > Ugrás oldalhoz menüpontra, ha egy adott oldalhoz kíván navigálni. Másik lehetőségként az Oldal menü eszköztárában válassza ki azt az oldalt, amelyhez navigálni kíván. Eszköztár Faxelőnézet megtekintése Oldalinformáció Az oldalak Miniatűr formátumban is megtekinthetők. Navigáljon a Nézet > Miniatűr nézet menüponthoz. A megtekintéshez kattintson duplán az oldalra. Az eszközök megjelenítését vagy elrejtését a Nézet menüpontban állíthatja be. Az eszköztár gyors elérést biztosít a különböző funkciókhoz. A fax megszerkesztése után megtekintheti a fax végleges nézetét fekete-fehér formátumban az átvitelt megelőzően. Navigáljon a Széljegyzet > Fekete-fehér előkép menüponthoz. Az előnézeti kép bezárásához, illetve a fax további további szerkesztéséhez navigáljon a Széljegyzet > Megjelenítés menüpontba. Az adott oldalról információkat a Nézet > Kép adatai... menüpont alatt találhat Faxok szerkesztése Az alábbi táblázat a GFI FaxMaker faxnézőben elérhető faxszerkesztési funkciókat mutatja be. Táblázat 5: Faxok szerkesztése a GFI FaxMaker faxnézőben Funkció Oldalak forgatása Leírás Navigáljon az Oldal menühöz és válasszon az alábbi lehetőségek közül: Balra forgatás - Az oldalt 90 fokkal elforgatja az óramutató járásával ellentétes irányban Jobbra forgatás - Az oldalt 90 fokkal elforgatja az óramutató járásával megegyező irányban Tartalom törlése Tartalom elrejtése Tükrözés - Az oldalt 180 fokkal elforgatja Navigáljon a Széljegyzet > Radír menüponthoz, majd jelölje ki a törlendő területet. Ez a funkció lehetővé teszi a bizalmas információk elrejtését a fax elküldése előtt. Navigáljon a Széljegyzet > Területkijelölő menüponthoz, majd jelölje ki az elrejteni kívánt területet. A kijelölt terület elrejtéséhez navigáljon a Szerkesztés > Régió kifefeketítése menüponthoz. GFI FaxMaker 5 A GFI FaxMaker faxnéző 14

15 Funkció Alakzatok beillesztése Leírás A Széljegyzet eszköztárból vagy a Széljegyzet menüből egy sor alakzat illeszthető az üzenetbe: Téglalap Kör Vonal - A vonal beillesztéséhez és méretezéséhez használja az egeret. A vonal vastagságát a Vonalstílus eszköztárban állíthatja be. Alakzatszínek Nyíl - A nyíl stílusát a Nyílstílus eszköztárban választhatja ki. Új nyíl beillesztésekor a kiválasztott nyílstílus automatikusan hozzáadódik az alakzathoz. Az alakzatok kiválasztásához használja a választó eszközt (Széljegyzet > Választó eszköz). Válassza ki a kívánt színt a Szín/árnyalat eszköztárból. MEGJEGYZÉS A faxfájl mentésekor az alkalmazás a színeket szürkeárnyalatos formátumba konvertálja. Szöveg beillesztése Alakzatok átméretezése Tartalom igazítása Navigáljon a Széljegyzet > Gépelt szöveg menüponthoz. A szövegdoboz beillesztéséhez és méretezéséhez használja az egeret. Gépelje be a szöveget. A szöveg formázása a Formázás eszköztárban állítható be. Az átméretezni kívánt alakzat kiválasztásához használja a választó eszközt (Széljegyzet > Választó eszköz). Az alakzat átméretezéséhez használja az egeret. A Választó eszköz segítségével több objektumot is kiválaszthat, majd az Igazítás eszköztárban az alábbi pozicionálási értékeket állíthatja be: Balra / jobbra / felülre / alulra / középre igazítás - Két vagy több alakzatot az egyik szélhez vagy a középső margóhoz igazíthat. A többi alakzat igazítása az elsőként kiválasztott alakzathoz történik. Előretérbe hozás - Ha a faxon több alakzat is szerepel, akkor ezzel a funkcióval a kiválasztott alakzat a többi elé helyezhető. Képek vagy bélyegzők beillesztése Színek invertálása Képjavítások Tartalom kiemelése Hátraküldés - Ha a faxon több alakzat is szerepel, akkor ezzel a funkcióval a kiválasztott alakzat a többi mögé helyezhető. Navigáljon a Széljegyzet > Bélyegző menüponthoz. Válasszon alakzatot a beszúráshoz, majd kattintson az Elfogadás gombra. A GFI FaxMaker alapértelmezés szerint egy sor, gyakran használt bélyegzőt tartalmaz. Ha a bélyegzők listájához új képet kíván hozzáadni, kattintson a Hozzáadás gombra. Csak *.bmp formátumú képek adhatók hozzá. A fax színeinek invertálásához navigáljon az Oldal > Invertálás menüpontra. A faxfájlokhoz nem hozható létre színes tartalom. A képjavítás funkció révén meghatározhatja azt a sötétségi szintet, amelyen a színes alakzatok mentésre kerülnek. Navigáljon a Nézet > Képjavítás menüpontra, majd válassza ki a sötétségi/világossági szintet a fax tárolásához. Navigáljon a Széljegyzet > Kiemelő menüpontra és az egér használatával illesszen be egy kiemelő téglalapot. GFI FaxMaker 5 A GFI FaxMaker faxnéző 15

16 6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapja több lehetőséget kínál a faxok küldésekor. Pillanatkép 7: Fax létrehozása a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjával Táblázat 6: A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapjának beállításai Beállítás Új faxüzenet létrehozása Fax címzettei Másolatok címzettei Tárgy Faxüzenet Melléklet Leírás Navigáljon a Start > Programok > GFI FaxMaker ügyfélprogram > GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap menüponthoz. A Címzett szövegdobozban adja meg a címzettek faxszámát. Másik lehetőségként kattintson a Címzett gombra, és illessze be a címzetteket a címjegyzékből. A Másolatot kap mezőben adja meg a másolatok címzetteinek faxszámát. Másik lehetőségként kattintson a Másolatot kap gombra, és illessze be a címzetteket a címjegyzékből. A Tárgy szövegdobozban adja meg a faxüzenet tárgyát. Ez rákerül a fax fedőlapjára. Az űrlap szövegtörzsében gépelje be az üzenet szövegét. Ez rákerül a fax fedőlapjára. A fax mellékletének csatolásához kattintson a Fájl... gombra vagy navigáljon a Beszúrás > Fájlmelléklet... menüpontra. MEGJEGYZÉS Ez a továbbítási eljárás faxformátumba (.fax) alakítja a faxüzeneteket a GFI FaxMaker kiszolgálón. A GFI FaxMaker azonban nem tudja átalakítani az olyan formátumú vagy olyan betűkészletet tartalmazó az üzeneteket, amelyek a faxkiszolgálón nem lettek telepítve. Ezért javasolt a különböző tartalmakat közvetlenül a felhasználói készülékről faxformátumba alakítani. További információ az alábbi fejezetben található: Tartalom nyomtatása GFI FaxMaker készülékre (page 5). Az előnézet megtekintése a fax küldése előtt A GFI FaxMaker lehetővé teszi a faxok előnézetének megtekintését az elküldés előtt. Ehhez válassza az Előnézet kérése lehetőséget. További információ az alábbi fejezetben található: Előnézet megtekintése a fax küldése előtt (page 17). GFI FaxMaker 6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata 16

17 Beállítás Aláírás Fax felbontása Fontosság Fedőlap Leírás Aláírás alkalmazása valamennyi fax esetén: 1. Kattintson a Beállítások lehetőségre. 2. A Formátum fülön jelölje be az Aláírás hozzáfűzése lehetőséget. 3. Az aláírás szövegének megadásához vagy módosításához kattintson az Aláírás szerkesztése... gombra. 4. Kattintson az OK gombra. 5. Zárja be, majd nyissa meg újra a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapját. A fax felbontását a Formátum menüben állíthatja be. Másik lehetőségként kattintson a Beállítások lehetőségre és válassza a Nagy vagy a Normál beállításokat a Felbontás legördülő listájából. A faxüzenet fontosságát a Formátum menüben állíthatja be. Másik lehetőségként kattintson a Beállítások lehetőségre, és a Kézbesítés fülön válassza a Nagy, Normál vagy Kicsi beállításokat a Fontosság legördülő listájából. Lehetővé teszi fedőlap hozzáfűzését a GFI FaxMaker kiszolgáló beállításai alapján. 1. Kattintson a Beállítások lehetőségre. 2. A Formátum fülön válassza a Fedőlap küldése lehetőséget. 3. Válassza ki a használni kívánt fedőlapot: Alapértelmezett fedőlap: A GFI FaxMaker kiszolgáló beállításai szerint az alapértelmezett fedőlap használatához hagyja üresen a Fedőlap neve mező értékét. Egyéni fedőlap: Adja meg a használni kívánt fedőlap nevét. A kiszolgálón konfigurált fedőlapok nevéről a GFI FaxMaker rendszergazdától kérhet felvilágosítást. Számlázási kód Ütemezés 4. Kattintson az OK gombra. Ha a rendszergazda beállítja a számlázási kódok használatát, kattintson a Beállítások lehetőségre, majd a Kézbesítés fülön adja meg a megfelelő Számlázási kódot. A faxok küldése egy előre meghatározott dátum vagy időpont alapján ütemezhető. A faxküldés ütemezésének beállításához: 1. Kattintson a Beállítások lehetőségre. 2. A Kézbesítés fülön válassza A következő ütemezett időpontban küldje el a faxot: lehetőséget. 3. A fax ütemezéséhez adja meg az időpontot és dátumot. 4. Kattintson az OK gombra. Miután minden tartalom hozzáadása és valamennyi beállítás megtörtént, a fax elküldéséhez kattintson a Küldés gombra. MEGJEGYZÉS Amennyiben be van kapcsolva az Előnézet kérése lehetőség, a fax elküldése nem történik meg az előnézet jóváhagyásáig. További információ az alábbi fejezetben található: Előnézet megtekintése a fax küldése előtt (page 17). 6.1 Előnézet megtekintése a fax küldése előtt Miután a faxot megszerkesztette a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap segítségével, a fax elküldése előtt előnézet kérhető. Az előnézet minden olyan tartalmat magában foglal, amely faxformátumba került, beleértve a GFI FaxMaker kiszolgálón beállított módosításokat, így például a fedőlap vagy fejléc/lábléc hozzáadását is. Az előnézet megtekintéséhez a fax küldése előtt: 1. Kattintson a Fájl > Előnézet kérése lehetőségre. 2. A fax végleges megszerkesztése után kattintson a Küldés gombra. GFI FaxMaker 6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata 17

18 3. Ekkor a fax feldolgozásra kerül a GFI FaxMaker szoftverben, de az átvitel nem történik meg. A GFI FaxMaker mellékletként küldi vissza a faxot a postafiókjába. Az tárgysora egy ehhez hasonló azonosító kódot tartalmaz: [::send=pbc123ff]. 4. Vizsgálja meg a csatolt faxüzenet tartalmát. 5. Az üzenet tartalmának megerősítéséhez és az átvitel elindításához válaszoljon a GFI FaxMaker készülékéről érkező üzenetre. MEGJEGYZÉS 1. Az üzenet tartalmában ne módosítsa a Címzett vagy a Tárgy mezőket. 2. A faxüzenet tartalmában a szükséges módosítások kizárólag a GFI FaxMaker faxüzenet űrlap segítségével végezhetők el. 2. Az előnézetként küldött faxokat 1 napon meg kell erősíteni, különben törlésre kerülnek. 6.2 Fax- és SMS-üzenetek újraküldése A GFI FaxMaker az elküldött fax- és SMS-üzenetek példányát a kiszolgálón tárolja. Az üzenetek tárolási ideje sikertelen küldés esetén 1 hét, sikeres átvitel esetén pedig 2 nap. Ez a funkció lehetővé teszi a fax- vagy SMS-üzenetek gyors újraküldését. MEGJEGYZÉS Az üzeneteket az újraküldéshez sikertelen küldés esetén 1 hét után, sikeres átvitel esetén pedig 2 nap után már újra kell szerkeszteni. A fax- vagy SMS-üzenetek újraküldéséhez válaszoljon a GFI FaxMaker által az átvitel után küldött átviteli jelentésre. A válasz ben: Ne módosítsa a tárgy mezőt. Ez ugyanis olyan kódot tartalmaz, amely alapján a GFI FaxMaker vissza tudja keresni a fax- vagy SMS-üzenetet. A válasz címzettjeként automatikusan az eredeti címzett faxszáma kerül beállításra. Ez szükség szerint szerkeszthető. A fax-, illetve SMS-üzenet nem tartalmazza az átviteli jelentést. A GFI FaxMaker az eredetivel egyező módon küldi újra a fax- vagy SMS-üzenetet. 6.3 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap címjegyzéke A GFI FaxMaker címjegyzéke lehetővé teszi a címzettek, kapcsolattartói adatok és egyéb kapcsolódó adatok tárolását és kezelését. GFI FaxMaker 6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata 18

19 MEGJEGYZÉS A Microsoft Outlook használatakor a kapcsolattartók adatait közvetlenül a Microsoft Outlook címjegyzékéből is kezelheti. Kattintson a Beszúrás > Címzettek beszúrása az Outlook névjegykártyák közül... lehetőségre, amellyel elindíthatja a Microsoft Outlook címjegyzékét. Töltse be a GFI FaxMaker címjegyzéket abeszúrás > Címzettek a FaxMaker címjegyzékből... lehetőség használatával. Pillanatkép 8: A GFI FaxMaker címjegyzéke A GFI FaxMaker címjegyzéke az alábbiakat tartalmazza: Címjegyzékek - Kapcsolattartók és csoportok jegyzéke. Több címjegyzék is létrehozható. Csoportok - A kapcsolattartók csoportokba rendezhetők. Ez a lehetőség például csoportos faxüzenet küldéséhez használható az adott csoport valamennyi címzettje számára. Egyedi címzettek - Olyan rekord a címjegyzékben, amely csak egy címzett adatait tartalmazza Címjegyzék GFI FaxMaker 6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata 19

20 Táblázat 7: Címjegyzékek kezelése Funkció Új címjegyzék létrehozása Címjegyzékek törlése Címjegyzékek exportálása Címjegyzékek importálása Csoportok Leírás Táblázat 8: Csoportok kezelése Funkció Csoportok hozzáadása Csoportba rendezett címzettek megtekintése Csoportok törlése Fax küldése csoportnak 1. A GFI FaxMaker címjegyzékében kattintson a Beállítások gombra, majd válassza az Új címjegyzék lehetőséget. 2. Adja meg a Címjegyzék nevét. 3. Közös címjegyzék létrehozásához válassza a Globális könyvtár lehetőséget. 4. Kattintson az OK gombra. 1. A GFI FaxMaker címjegyzékében válassza a címjegyzék törlése lehetőséget. 2. Válassza a Beállítások > Címjegyzék törlése lehetőséget. 3. A megerősítéshez kattintson az Igen gombra. A címjegyzék rekordjai vesszővel tagolt fájlba exportálhatók. 1. Válassza ki az exportálandó rekordokat. Több címzett kiválasztásához nyomja meg és tartsa lenyomva a Shift billentyűt. 2. Kattintson a Beállítások > Exportálás ASCII fájlba pontra. 3. Válasszon könyvtárt a mentés helyéhez, majd adjon nevet az ascii fájlnak. 4. Kattintson a Mentés gombra. Kapcsolattartók a.txt kiterjesztésű, vesszővel tagolt fájlokból importálhatók. Mindegyik rekordot külön sorban kell tárolni, az alábbi formátumban: Keresztnév, Vezetéknév, Vállalat, Részleg, cím, Faxszám, Telefonszám MEGJEGYZÉS Ha egy mező nem hordoz értéket, az alábbiakat akkor is föl kell venni: Adjon meg két dupla idézőjelet ("") és egy vesszőt. 1. A GFI FaxMaker címjegyzékében válassza ki azt a címjegyzéket, ahová az importált rekordokat menteni kívánja. 2. Kattintson a Beállítások > Importálás ASCII fájlból pontra. 3. Válassza ki az importálandó fájlt, majd kattintson a Megnyitás pontra. Leírás 1. A GFI FaxMaker címjegyzékében válassza ki azokat a címzetteket, amelyeket hozzá kíván adni a csoporthoz. Több címzett kiválasztásához nyomja meg és tartsa lenyomva a Shift billentyűt. 2. Kattintson a Beállítások gombra, majd válassza a Hozzáadás a csoporthoz lehetőséget. 3. Válasszon ki egy meglévő csoportot vagy adjon meg egy új csoportot. 4. Kattintson az OK gombra. A GFI FaxMaker címjegyzékében a Jelenlegi csoport legördülő listájából válassza ki azt a csoportot, amelynek a címzettjeit meg kívánja jeleníteni. Az adatmezőben megjelennek a kiválasztott csoport kapcsolattartói. Csoport, illetve csoporton belül valamennyi kapcsolattartó törléséhez: 1. Válassza ki a törlendő csoportot a Jelenlegi csoport legördülő listájából. 2. Kattintson az Eltávolítás gombra. 3. Kattintson az Igen gombra. Fax küldése egy csoport valamennyi címzettjének 1. A GFI FaxMaker Címjegyzékben válassza ki a kívánt csoportot a Jelenlegi csoport legördülő listájából. 2. Kattintson az OK gombra. 3. A csoport valamennyi tagja automatikusan bekerül a fax címzetteinek listájába Egyedi címzettek GFI FaxMaker 6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata 20

21 Táblázat 9: Egyedi címzettek kezelése Funkció Új hozzáadása Szerkesztés Törlés Leírás 1. A GFI FaxMaker Címjegyzékben válassza ki azt a címjegyzéket, illetve csoportot, amelyben az új címzettet létre kívánja hozni. 2. Kattintson a Hozzáadás gombra. 3. Adja meg a címzett adatait. 4. Kattintson az OK gombra. 1. A GFI FaxMaker Címjegyzékben válassza ki azt a felhasználót, akinek az adatait szerkeszteni kívánja. 2. Kattintson a Szerkesztés... gombra. 3. Szerkessze meg a címzett adatait, majd kattintson az OK gombra. 1. A GFI FaxMaker Címjegyzékben válassza ki azt a felhasználót, akit el kíván távolítani. 2. Kattintson az Eltávolítás gombra. 3. Kattintson az Igen gombra. GFI FaxMaker 6 A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használata 21

22 7 A GFI FaxMaker ügyfélprogram beállításai Ez a fejezet az alábbi témákat tárgyalja: Levelezési kiszolgáló beállításai cím megadása 7.1 Levelezési kiszolgáló beállításai A GFI FaxMaker ügyfélprogram a fax- és SMS-üzeneteket a levelezési kiszolgálón keresztül a GFI FaxMaker kiszolgálóra továbbítja. A levelezési kiszolgáló beállításai a GFI FaxMaker ügyfélprogram telepítése során konfigurálhatók, de a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapján is szerkeszthetők. A levelezési kiszolgáló beállításaihoz kövesse az alábbi lépéseket: 1. Kattintson a Beállítások lehetőségre. Pillanatkép 9: SMTP-beállítások fül 2. Az SMTP-beállítások fülön az alábbi beállítások adhatók meg: Táblázat 10: Levelezési kiszolgáló beállításai Beállítás Levelezési kiszolgáló neve / IP és port Jelölje be az SSL használata lehetőséget SMTP-hitelesítés használata Fiók és jelszó Leírás Adja meg a levelezési kiszolgáló nevét vagy IP-címét, valamint a port számát. Ekkor a GFI FaxMaker a levelezési kiszolgálóhoz az SSL protokollon keresztül csatlakozik és kommunikál. Ekkor a GFI FaxMaker a levelezési kiszolgálóhoz meghatározott felhasználói hitelesítési adatokon keresztül csatlakozik. Adja meg a hitelesítési adatokat. GFI FaxMaker 7 A GFI FaxMaker ügyfélprogram beállításai 22

23 Beállítás Bejelentkezés biztonságos jelszóhitelesítéssel Leírás Ezt a lehetőséget akkor válassza, ha a levelezési kiszolgáló biztonságos jelszóhitelesítést igényel. 3. Kattintson az OK gombra. 7.2 Adja meg az címet Az címének a megadása a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap használatakor fontos, mivel az üzenetküldés és az átviteli jelentések is ez alapján történik. A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap első elindításakor adja meg az címét. Pillanatkép 10: cím megadása cím módosítása Az cím módosításához kövesse az alábbi lépéseket: 1. A GFI FaxMaker faxüzenet-űrlapon kattintson a Beállítások gombra vagy navigáljon a Nézet > Beállítások lehetőséghez. GFI FaxMaker 7 A GFI FaxMaker ügyfélprogram beállításai 23

24 Pillanatkép 11: cím szerkesztése a GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap beállításaiban 2. Az SMTP-beállítások fülön az cím lehetőség szerkeszthető. 3. Kattintson az OK gombra. GFI FaxMaker 7 A GFI FaxMaker ügyfélprogram beállításai 24

25 8 Tárgymutató * *.fax 6, 13 A Aláírás 17 Alapértelmezett fedőlap 17 E Előnézet kérése F Faxelőnézet megtekintése 14 faxmaker.com 7, 9 Faxok küldése 5-6 R Rendszerkövetelmények 4 S smsmaker.com 11 SMTP-hitelesítés használata 22 SSL 22 T Tartalom elrejtése 14 Tartalom kiemelése 15 Telepítés 4 TextAPI 7-9 Fedőlapok 17 Fejléc 17 G GFI FaxMaker faxnéző 13 GFI FaxMaker faxüzenet-űrlap 16, 18 GFI FaxMaker nyomtató-illesztőprogram 5 GFI FaxMaker SMS-üzenetűrlap 10 J Jelölje be az SSL használata lehetőséget 22 K Képjavítások 15 L Levelezési kiszolgáló beállításai 22 M Microsoft Outlook 4, 6, 9-12, 19 N Nyomtatás GFI FaxMaker készülékre 5 Nyomtatók 5 P Port 22 GFI FaxMaker Tárgymutató 25

26 USA, KANADA, VALAMINT KÖZÉP- ÉS DÉL-AMERIKA Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA Telefon: +1 (888) Fax: +1 (919) ANGLIA ÉS ÍRORSZÁG Magna House, London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, Egyesült Királyság Telefon: +44 (0) Fax: +44 (0) EURÓPA, KÖZEL-KELET ÉS AFRIKA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Málta Telefon: Fax: AUSZTRÁLIA ÉS ÚJ-ZÉLAND 83 King William Road, Unley 5061, Dél-Ausztrália Telefon: Fax: sales@gfiap.com