Bártfai Barnabás. Office 2010

Átírás

1 Bártfai Barnabás Office 2010

2

3 BBS-INFO Kiadó, 2011.

4 4 Office 2010 Bártfai Barnabás, Minden jog fenntartva! A könyv vagy annak oldalainak másolása, sokszorosítása csak a szerző írásbeli hozzájárulásával történhet. A betűtípus elnevezések, a Microsoft, a Windows, a Windows logo, az Office, a Word, az Excel, a PowerPoint, az Access és az Outlook bejegyzett védjegyek. A Microsoft Szoftver Információ telefonszáma: (06-1) A könyv nagyobb mennyiségben megrendelhető a kiadónál: BBS-INFO Kiadó, 1630 Bp. Pf. 21. Tel.: A könyv megírásakor a szerző és a kiadó a lehető legnagyobb gondossággal járt el. Ennek ellenére, mint minden könyvben, ebben is előfordulhatnak hibák. Az ezen hibákból eredő esetleges károkért sem a szerző, sem a kiadó semmiféle felelősséggel nem tartozik, de a kiadó szívesen fogadja, ha ezen hibákra felhívják figyelmét. ISBN Kiadja a BBS-INFO Kft Budapest, Pf. 21. Felelős kiadó: a BBS-INFO Kft. ügyvezetője Nyomdai munkák: Biró Family Nyomda - Budapest Felelős vezető: Biró Krisztián

5 Tartalomjegyzék 5 TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK... 5 BEVEZETŐ ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK Az Office 2010 változatai Telepítés Menük vagy szalagok Eszköztárak és szalagok módosítása A gyorselérési eszköztár módosítása A szalagok módosítása Nyelvi beállítások Színséma WORD Általános tudnivalók A Word indítása, befejezése Alapvető kezelési feladatok Billentyűzetkezelési szabályok Alapvető tudnivalók Kurzormozgatási funkciók Javítási funkciók A kurzor előtti karakter törlése A kurzor által jelölt karakter törlése Váltás beszúrás és felülírás üzemmód között Bekezdések kezelése Bekezdések megtörése Bekezdések összevonása Üres sorok létrehozása, törlése Oldaltörés beszúrása és törlése Tevékenység visszaállítása, utolsó művelet ismétlése Állományműveletek Szöveg mentése Módosított dokumentum mentése a régi megtartása mellett Dokumentum megnyitása Export, import Új szöveg szerkesztésének megkezdése...39

6 6 Office Nyomtatás Megjelenítési lehetőségek Helyi és lebegő menük Billentyűparancsok Nézetek Nagyítás Segédjelek kijelzése Felosztás Több dokumentum egyidejű kezelése Vágólap és blokkműveletek Szövegrész kijelölése Kijelölt szövegrész vágólapra helyezése Kijelölt szövegrész vágólapra másolása Vágólap tartalmának beillesztése kurzorpozícióra Szövegrész mozgatása Szövegrész másolása Beillesztés előnézettel Adatok átvitele alkalmazások között Vágókönyv Formátum másolása Tabulátorok használata Betűk jellemzőinek megváltoztatása Betűtípusok módosítása A betű méretének módosítása A betű helyzete és vonalvastagsága Indexek Aláhúzások Egyéb kiemelések Szövegeffektusok Betűjellemzők megváltoztatása a betűtípus panelen Formázás törlése Kis és nagybetű csere Betűszín, háttérszín Bekezdések jellemzői Bekezdések igazítása Behúzások és kezdősor-jellemzők Sortávolságok és bekezdések közti térközök A bekezdés panel funkciói Bekezdések speciális beállításai Szegélyek és árnyékok Számozások és felsorolások készítése Bekezdésjellemzők alkalmazásának problémái Dokumentumjellemzők megváltoztatása Oldaljellemzők beállítása Lapszín, oldalszegélyek Egyszerű oldalszámozás Kezdő oldalszám beállítása Fejléc, lábléc szerkesztése, oldalszámozás Fedőlap készítés Kísérő információk...78

7 Tartalomjegyzék Keresési és helyettesítési funkciók Stílusok és témák Stílusok használata Témák használata Nyelvi és szövegfunkciók Elválasztások kezelése A nyelv kiválasztása Helyesírási és nyelvhelyességi hiba kijelzés Helyesírási és nyelvi ellenőrzés Automatikus hibajavítás Szinonima szótár Fordítás Gyorsszöveg, modulok Adatok sorba rendezése Dokumentumok tagolása Töréspontok beszúrása Hasábok Hivatkozások Címsorszámozás Tartalomjegyzék készítés Tárgymutató készítés Lábjegyzetek, végjegyzetek Hivatkozások készítése Megjegyzések és korrektúra-használat A dokumentumok védelme és az űrlapok Dokumentumvédelem Űrlapok készítése Táblázatok készítése Képek, objektumok, szövegdobozok, grafikus elemek Ábrák, alakzatok, diagramok beszúrása Képek kezelése Alakzatok kezelése, rajzolás Szövegdobozok WordArt Egyenletszerkesztő Objektumok Szimbólumok Körlevél készítése Sablonok használata Weblapok készítése Weblapok mentése Háttér Hivatkozások Helyettesítő szöveg További lehetőségek Iniciálé készítése Egyéb dokumentumfunkciók Vízjelek Dátum beszúrása Konvertálás...128

8 8 Office Fájlnevek rögzítése Súgó Makrók A Word testreszabása Beállítások Néhány végső megjegyzés EXCEL A táblázatkezelésről általában Milyen feladatot célszerű táblázatkezelővel megoldani? A táblázatok részei Alapvető tudnivalók Az Excel indítása A program felépítése Az Excel táblázatainak felépítése Helyi és lebegő menük használata Billentyűparancsok Cellák és területek azonosítása Kilépés az Excelből Fájlműveletek Táblázat mentése Módosított táblázat mentése a régi megtartása mellett Új táblázat szerkesztésének kezdése Meglévő táblázat betöltése Export, import Táblázat nyomtatása Általános funkciók Nagyítás, nézetek Kurzormozgatás Hivatkozást tartalmazó cella kijelölése Több cella egyidejű kijelölése Utolsó művelet visszavonása Adatbevitel cellába Cellák automatikus kitöltése Cella tartalmának módosítása Cellatartalom törlése Cellatartalom áthelyezése Cellatartalom másolása Cellatartalom mozgatása, másolása vágólap segítségével Beillesztés előnézettel Adatok átvitele alkalmazások között Formátum másolása Sorok, oszlopok, munkalapok beszúrása Munkalap átnevezése, mozgatása, másolása Új munkalap beszúrása Sorok, oszlopok, munkalapok törlése Sor- vagy oszloprész beszúrása, törlése Egyetlen cella beszúrása, törlése Számolt, vagy átvett adat cellába vitele Cellahivatkozás rögzítése, relatív és abszolút hivatkozások Formázási lehetőségek...163

9 Tartalomjegyzék Cella tartalmának igazítása és formázása Írásirány megváltoztatása Cellák típusainak meghatározása Számítási pontosság, kerekítés Mezők szélességének és magasságának állítása Cellák összevonása, egyesítése Sortörés cellán belül Sorok, oszlopok, munkalapok elrejtése Beépített stílusok és formátumok Táblaformázás Stílusok Feltételes formázás Adatjelölések Értékgörbék Dokumentum-beállítások Függvények Függvények bevitelének módszerei Gyakrabban alkalmazott függvények Példák a függvények értelmezésére Függvények, képletek értékké alakítása Cellaterület adatainak kontrollálása Hibaüzenetek, hibaelemzés Egyéb műveletek Ablaktábla rögzítése Cellák, cellaterületek elnevezése Adatok sorba rendezése Helyesírás ellenőrzés Keresés és csere a táblázatban Táblázatrészek keretezése, vonalazása Táblázatrészek hátterének beállítása Táblázatok védelme, zárolása Cellába írható adatok korlátozása Objektumok és ábrák kezelése Ábrák beszúrása Képek kezelése Alakzatok kezelése WordArt Szövegdobozok Szimbólumok Egyenletek Objektumok Grafikonok, diagramok Diagramtípusok Grafikonok, diagramok készítése Diagram módosítása Törlés Diagram áthelyezése, átméretezése Diagram részeinek formázása Adatsor formázása Adatpont formázása...223

10 10 Office Diagramtípus váltása Diagramelrendezések és feliratok Térhatású objektumok kezelése További diagramrészek formázása Diagram kiegészítése Diagram elnevezése Forrásadatok megváltoztatása Haladó funkciók Adatbázis-táblázatok Adatok szűrése Táblázatok átalakítása Szövegből oszlopok készítése Ismétlődések eltávolítása Lehetőségelemzés, célértékkeresés, solver Tagolás és részösszegszámítás Kimutatások készítése Korrektúra, megjegyzések Vezérlők és makrók Vezérlők Makrók További lehetőségek a táblázatokkal Konfigurálás és testreszabás Beállítások Gyorsbillentyűk és speciális karakterek használata Fogalmak Az adatbázisok Adatbázis szerkezetek Hierarchikus adatbázis-szerkezet Hálós adatbázis-szerkezet Relációs adatbázis-szerkezet Az Access adatbázisok részei Hogyan épüljön fel egy adatbázis? Adatbázisok tervezése Általános tervezési elvek, adattípusok Indexelések Elnevezések Normalizálás Kapcsolatok típusai Mezőtulajdonságok Adatformátumok Alapfunkciók A program indítása Meglévő adatbázis megnyitása Új, üres adatbázis létrehozása Új adatbázist létrehozása sablonok alapján Kilépés, bezárás Alapvető kezelési feladatok Szalagok Helyi menük Súgó...264

11 Tartalomjegyzék Tevékenység visszaállítása, utolsó művelet ismétlése Navigációs ablak Ablakok és nézetek Nyomtatás Táblák Táblák létrehozása Tábla létrehozása adatok beírásával Tábla létrehozása sablonból Tábla létrehozása tervező nézetben Tábla importálása Meglévő táblák megtekintése, szerkesztése Adatbevitel adattáblába Rekordok kezelése Táblák formázása, megjelenítésének módosítása Táblák szerkezetének módosítása Mezők mozgatása, másolása Új mező beszúrása Mező törlése Mezőnév megváltoztatása Adattípus megváltoztatása Mezőtulajdonság megváltoztatása Más táblából való válogatást lehetővé tevő mezők létrehozása Táblák másolása, törlése és átnevezése Keresés Csere Rendezés Szűrés Frissítés Kapcsolatok Kapcsolatok értelmezése és jelentősége A kapcsolatok kialakítása Közvetlen kapcsolatok Kapcsolatjellemzők megváltoztatása Kapcsolt táblák használata Lekérdezések Lekérdezés nézetek A lekérdezések típusai Választó lekérdezés Kereszttáblás lekérdezés Táblakészítő lekérdezés Frissítő lekérdezés Hozzáfűző lekérdezés Törlő lekérdezés SQL lekérdezés Egyesítő lekérdezés Átadó lekérdezés Adatdefiniáló lekérdezés SQL parancsok Lekérdezések frissítése, futtatása Lekérdezések létrehozása...289

12 12 Office Lekérdezések módosítása Táblák, lekérdezések hozzáadása Táblák törlése lekérdezésből Mező hozzáadása, módosítása, törlése Mezősorrend megváltoztatása Mezők megjelenítésének tiltása Mezőtulajdonságok megváltoztatása Egyéb mezőműveletek Lekérdezés típusának megváltoztatása Összetett lekérdezések Adatok rendezése lekérdezés segítségével Feltételek meghatározása Összehasonlító operátorok Logikai operátorok Aritmetikai operátorok Egyéb operátorok Több mezőtől függő feltételmegadás Számított kifejezések a lekérdezésekben Összesítések és összegzések Feltételek viselkedése az összesítésekben Egyéb lekérdezések készítése Tábla adatainak módosítása frissítő lekérdezéssel Rekordok törlése törlő lekérdezéssel Új táblák létrehozása táblakészítő lekérdezéssel Új rekordok létrehozása hozzáfűző lekérdezéssel Kereszttáblás lekérdezés készítése Azonos elemek keresése lekérdezéssel Nem egyező elemek keresése lekérdezéssel Felhasználói paraméterek használata lekérdezésekben Lekérdezés eredményének megtekintése Lekérdezések törlése, átnevezése Űrlapok Űrlap nézetek Adatbevitel táblára űrlapsegítségével Az űrlapok részei A segédűrlap Űrlapok készítése Űrlapok készítése automatikusan Űrlapok készítése varázslóval Űrlapok készítése tervezéssel Az űrlapokon használható elemek Meglévő űrlapok szerkesztése Új elem űrlapra helyezése Meglévő elem elhelyezkedésének módosítása Űrlapstílusok Elemek betűtípusai, méretei, igazításai Elem tulajdonságainak megváltoztatása Objektumok beszúrása űrlapra Bejárási sorrend Diagramok készítése...309

13 Tartalomjegyzék Jelentések Jelentés készítése Jelentés automatikus készítése Jelentés készítése varázsló segítségével Jelentés készítése egyedi tervezéssel Jelentés módosítása Jelentés megtekintése Jelentés nyomtatása Makrók és modulok Új makró készítése Meglévő makró módosítása Makró futtatása Makró törlése és átnevezése Makró eseményhez kapcsolása Modulok Egyéb lehetőségek Küldés és exportálás Importálás Adatbázis tömörítése és helyreállítása Biztonsági mentés Régi adatbázis konvertálása Adatlap Titkosítás és korlátozás jelszóval Adatgyűjtés ben Megosztott adatok kezelése SharePointtal Testreszabás Beállítások OUTLOOK Általános tudnivalók Az Outlook első indítása Az Outlook felépítése Megjelenítések átalakítása Elektronikus levelezés címek Az elektronikus levelezés rendszere Üzenetek csoportosítása Szinkronizáció Beérkezett üzenetek olvasása Levél nyomtatása Beérkező levelek tárolása, törlése Új üzenet küldése Válaszadás, levéltovábbítás Állomány csatolása levélhez Üzenet formázása Kép beillesztése Üzenetjellemzők meghatározása Automatikus aláírás Levélpapír és alapértelmezett betűtípus Levélszemét (spam) kezelés Levelek mappákba rendezése, karbantartása...353

14 14 Office Levelek további kezelési lehetőségei Keresés levelek közt Levéltulajdonságok Üzenetek időpont szerinti megkülönböztetése Oszlopok módosítása Levelezési beállítások fiókok kezelése Címjegyzék SMS és faxküldés Visszahívás Naptárkezelés Nézetek Több naptár használata Események és találkozók A kívánt nap kiválasztása Új találkozó bejegyzése Ismétlődő találkozók Találkozók adatainak módosítása Találkozó másolása Találkozó törlése Egész napos esemény bejegyzése, módosítása, törlése Értekezlet összehívása Névjegy funkciók Meglévő adatok megtekintése Új névjegy felvitele Adatok módosítása Névjegy törlése Híváskezdeményezés és üzenetküldés Feladatok Feladatok megtekintése Új feladat rögzítése Feladatok módosítása Feladatok törlése Feladatok állapota és kategóriája Feladat kiosztása levelezéssel Napló funkciók Feljegyzések Outlook Ma Egyéb lehetőségek Kategorizálás Nézetek megváltoztatása Keresés Címjegyzék és csoportos címzés Stílus, etikai szabályok Exportálás, importálás adatmentés Beállítások Szolgáltatások konfigurálása POWERPOINT Általános tudnivalók A program indítása, befejezése...395

15 Tartalomjegyzék Alapvető kezelési feladatok A képernyő részei Nézetek Több dokumentum egyidejű kezelése Nagyítás-kicsinyítés A prezentáció tagozódása Tevékenység visszaállítása, művelet ismétlése Állomány műveletek Prezentáció mentése Videó készítése prezentációból Önállóan lejátszható fájl készítése Létező prezentáció megnyitása Új prezentáció nyitása Diasorozat létrehozása Prezentációkészítés sablonnal Prezentációkészítés üres bemutató alapján Prezentációkészítés téma választásával Diasorozat készítésének további fázisai Új dia beszúrása, törlése, áthelyezése Új dia közbeszúrása Dia törlése a prezentációból Diák sorrendjének módosítása a prezentációban Szöveg bevitele diára Kurzormozgatási és javítási funkciók Vágólap és blokkműveletek Szövegrész kijelölése Kijelölt objektum vágólapra helyezése Kijelölt objektum vágólapra másolása Vágólap tartalmának beillesztése kurzorpozícióra Objektum vagy szövegrész mozgatása Objektum, szövegrész másolása Beillesztés előnézettel Adatok átvitele alkalmazások között Vágókönyv Formátum másolása Szövegek formázása Betűk jellemzőinek megváltoztatása Betűtípusok módosítása A betű méretének módosítása A betű helyzete és vonalvastagsága Árnyékolás Aláhúzások, áthúzások Térközök Kis és nagybetű csere Betűszín Betűjellemzők megváltoztatása a betűtípus panelen Formázás törlése Bekezdések jellemzőinek megváltoztatása Bekezdések igazítása Behúzások és kezdősor-jellemzők...415

16 16 Office Sortávolságok és bekezdések közti térközök Szövegirány és függőleges szövegigazítás Számozások és felsorolások WordArt Táblázat beillesztése és szerkesztése Szövegdobozok kezelése Mozgatás, átméretezés, forgatás Automatikus méretezés Szövegdoboz kitöltése és keretezése Grafikus elemek Képek diára helyezése ClipArtok Vonalak, alakzatok beszúrása Diagram beszúrása Grafikus elemek formázása Fényképalbum készítése Videók, hangok, zenék Diaelrendezés utólagos változtatása További diajellemzők Témák, effektusok, stílusok Oldaljellemzők Háttér A dia előadói jegyzetekkel való kiegészítése Diák sorszámozása Fejléc és lábléc Dia elrejtése Diák közti váltások beállítása Szövegmegjelenítés lehetőségei, animálás Hivatkozások, akciók Dia minta Vetítés Kiemelés, rajzolás Diavetítés futtatási módjai Időzítés Egyéni diasorok Vetítés felvétele, kísérőszöveg Diasorozat nyomtatása További lehetőségek Keresés és csere Helyesírás ellenőrzés Megjegyzések beszúrása Előkészítés Fájlnevek rögzítése Súgó Mintaprezentáció...452

17 Tartalomjegyzék A PowerPoint testreszabása Beállítások PICTURE MANAGER A Picture manager első indítása Alapfunkciók Képek módosítása EGYÉB OFFICE PROGRAMOK Publisher InfoPath OneNote SharePoint...463