EGYOLDALAS STRATÉGIAI TERV Kitöltési útmutató Copyright www.pja.hu - Verne Harnish - Rockefeller üzleti gondolkodása 1
AZ EGYOLDALAS STRATÉGIAI TERV KITÖLTÉSE Kezdd el kitölteni az Egyoldalas stratégiai tervet (hosszabb magyarázatért, mely magában foglalja, hogyan építsd fel a stratégiatervezési értekezleteket! Írd be a cég nevét a baloldal tetejére! Ez egyáltalán nem apróság. Meglep, milyen gyakran nincs konszenzus a cég nevével kapcsolatban, mert vannak, akik mozaikszavakat, vagy rövidített nevet használnak. Vagy a cég a közlemúltban nevet változtatott. Azért is hasznos kitölteni a vállalat neve rubrikát, mert így kiderülhet, ha a stratégiai jövőkép csupán a cég valamelyik osztályára érvényes, pl. a Gazelles könyvelési részlegére. Fejezd be a cím mező kitöltését a saját neveddel, és a kitöltés dátumával! LEHETŐSÉGEK ÉS FENYEGETÉSEK A jobb felső részen (a második lap tetején) helyet találsz a lehetőségek és fenyegetések felsorolására. Sok stratégiai terv megbeszélés kezdődik SWOT analízissel Strengths (erősségek), Weaknesses (gyengeségek), Opportunities (lehetőségek) és Threats (fenyegetések). Tetszőlegesen választott módszerrel végezd el a SWOT elemzést! A stratégiatervező szemszögéből az erősségek és gyengeségek akkor vállnak nyilvánvalóvá, ha kitöltötted a táblázatot. Ami a lehetőségeket és a veszélyeket illeti, én itt is a Top5 szabályt alkalmazom. Sorold fel az öt legnagyobb lehetőséget és fenyegetést, amivel a szervezetnek szembe kell néznie a terv által felölelt időszakban a következő negyedévben és évben, ha a negyedéves ellenőrző értekezletek egyikéről van szó, vagy a következő három-öt évben, ha az éves tervértekezletre készülünk. ALAPÉRTÉKEK Térj rá a táblázat lényegi részére! Kezd a bal oszloppal (ami egyben a Tervpiramis alsószintje). Írd ide a cég alapértékeit! Ez az 1-8 felsorolás nagy vonalakban leírja azt, mit kell és mit nem szabad tenni. Ezek határozzák meg a cég döntéseit. Gondolj rájuk úgy, mint a te Tízparancsolatod, vagy alkotmányod! Ez az alap, amire a jövőkép többi része épül. Az én cégemnek például hat alapértéke van, amiket a kitöltött Egyoldalas stratégiai terv mintában olvashatsz. Ha ennél átfogóbb definíciót és folyamatot szeretnél a saját alapértékeid megtalálásához, olvasd el Jim Collins cikkét a Harvard Business Review (Harvard Üzleti Szemle) 1996. szeptemberoktóberi számában! Címe: Építsd Fel a Vállalatod Jövőképét (Building Your Company s Vision, lásd a www.hbr.com-on, ahonnan 6 dollárért letölthetsz egy példányt). Úgy döntöttem, összehangolom a sajátomat Jim barátunk nyelvével. Jim a Built to Last társszerzője, amely szerintem a tíz valaha megírt legjobb üzleti könyv egyike. (Ha segítséget szeretnél az alapértékeid megtalálásához, lapozz a 4. fejezetre!) Azon töprengsz, a céged túl fiatal vagy túl kicsi ahhoz, hogy jól lefektetett alapértékekkel rendelkezzen? Az ilyen gondolkodás helytelen. Minden cégnek a kezdetektől van egy íratlan értékrendszere. Nem kell megvárni, míg 50-100 alkalmazottad lesz ahhoz, hogy leírd őket. A Gazellesnél mi az első perctől ismertük és alkalmaztuk az alapértékeinket. Különösen értékesek azoknál az emberekkel kapcsolatos folyamatoknál, amelyek annyira fontosak a vállalkozásban. SZÁNDÉK Ha sikerült megtalálni és megerősíteni az alapértékeidet, lépj feljebb az Egyoldalas stratégiai tervben, vagyis a következő oszlopra, a szándékra. Itt megválaszolhatod az alapvető miérteket: Miért csinálja a vállalat azt, amit csinál? Mi az a magasabb cél, amiért a vállalkozást csináljuk? Miért szeretem annyira, amit csinálok? A szándék a vállalat szíve. Emellett támpontul szolgál ahhoz, miért tépi az ügyvezető igazgató a haját látszólag apróságok miatt, miközben más, nagyobb és költségesebb történések majdhogynem észrevétlenül elsikkadnak. Például az én szándékom központjában a szabadság szó áll. Mindentől, ami veszélyezteti a szabadságomat, például a fölösleges bürokráciától a szervezetemben vagy valaki máséban, feláll a hátamon a szőr. Tudd meg, mire ugrik a céged ügyvezető igazgatója, és jó nyomon haladsz a vállalati szándék felderítéséhez! Személy szerint az én kedvenc cégszándékom a Wal-Marté: Megadni a lehetőséget a hétköznapi embereknek, hogy ugyanazt megvásárolhassák, mint a gazdagok. Copyright www.pja.hu - Verne Harnish - Rockefeller üzleti gondolkodása 2
TEVÉKENYSÉGEK ÉS NIMC ( NAGY, IJESZTŐ, MERÉSZ, CÉLOK ) Az Egyoldalas Stratégiai Terv Szándék oszlopa alján találod a Tevékenységek és a NIMC ( nagy, ijesztő, merész, célok ) részt. Minden negyedévben meg kell nézned az alapértékeidet és a szándéknyilatkozatodat. Ha az alapértékek csorbultak, vagy nem teljesen valósul meg a cég szándéka, a tevékenységek lista lehetővé teszi felsorolni, milyen specifikus tevékenységekre van szüksége a cégnek, hogy növelje az összhangot. A NIMC, azaz a nagy, ijesztő, merész, célok, ahogy a név is jelzi, ez egy 10-25 éves, merész cél, hasonló, mint Kennedy legendás célja, hogy ember repüljön a Holdra. Ezek a célok sarkallják a céget naggyá válni. További részletekért, a szándék és a NIMC megtalálásáról megint csak azt mondhatom, olvasd el Jim Collins cikkét a Harvard Buisiness Reviewban. Vagy felmehetsz a www.jimcollins.com-ra, és elvégezheted az ingyenes gyakorlatait. CÉLKITŰZÉSEK ÉS HOMOKOZÓ Most jönnek a célkitűzések. A Célkitűzés szint azt írja le, hol szeretnél lenni a céggel 3-5 év múlva. Amellett, hogy az oszlop tetején felsorolsz bizonyos számszerűsíthető célt, egy cégnek meg kell határoznia azt a homokozót, amiben játszani akar. Ahol ő lehet az első vagy második. A homokozó határozza meg a cég elvárt földrajzi hatókörét, a termék vagy szolgáltatás kínálatát és a piaci részesedését a választott 3-5 éves időszakban. És igen, a homokozód gyakran változhat. A Xerox új jelmondatot választott: Az Irat-Vállalat. Így fejezte ki a homokozóban bekövetkezett változást, amikor fénymásoló árusító cégből iratgondozó lett. MÁRKA ÍGÉRET Ezután világosan meg kell fogalmazni, mire van szükséged ahhoz, hogy kielégítsd az ügyfeleidet ez a mérhető Márka ígéret (más néven értéknövelt ajánlat, vagy megkülönböztető). Fontos, hogy mérhető legyen, mint a FedEx de. 10-es szállítási ígérete. A mérhető ígéretből vezethető le az összes többi mutató és folyamat. A 9. fejezet a Márka ígéret fontos témájára összpontosít. KULCS ERŐSSÉGEK/ADOTTSÁGOK Most határozd meg azt az öt-hat kulcs erősséget/adottságot, amire szükséged van ahhoz, hogy urald a választott homokozódat, teljesítsd a Márka ígéretedet, és teljesítsd a mérhető Célkitűzéseidet. Mi az az öt-hat nagy dolog, amire szükséged van, hogy elérd a három-öt éves célkitűzéseidet? Könnyebb mondani, mint megtenni, a folyamatnak ez a része arra ösztönzi a csapatodat, hogy meghatározza azt a maréknyi stratégiai lépést, ami a csúcsra visz. CÉLOK ÉS KULCS KEZDEMÉNYEZÉSEK Félúton járunk felfelé a piramison, elérkeztünk a Célok szintre. Itt derül ki az a fontos dolog, mit kell elérnie a cégednek a következő évben, hogy realizálhassa a hosszú távú célkitűzéseit. Amellett, hogy az oszlop tetején számszerűsíted az éves céljaidat, sorold fel az öt-hat Kulcs kezdeményezésedet az évre. Ez stratégiai fontosságában hasonlít a Kulcs Erősség/Képességhez, és összhangban van vele. Gondolj ezekre a kezdeményezésekre úgy, mint a vállalat újévi fogadalmaira! Valahányszor lezárod az éves könyvelést, vagy a piac szükségessé teszi, nézd át őket, és közben tartsd szem előtt a Célkitűzések oszlopot! KRITIKUS SZÁMOK Ugyancsak létfontosságú része a piramis Célok szintjének egy-két Kritikus Szám létrehozása ideális esetben az egyik a mérlegből, egy pedig az eredménykimutatásból legyen. Ezeknek kell képviselniük a gazdasági modelled vagy a tevékenységed mélyén rejlő gyenge pontot, amit ha megfelelően kezelsz, annak jelentős pozitív hatása lesz a cégedre. Az egyik kritikus szám lehet a szolgáltatást végző személyek kihasználtsági szintje, vagy pénzügyi célok, vagy a nagy megrendelések számának növelése, hogy csökkentsd a vállalat sebezhetőségét. A kulcs az, hogy áss le valamilyen alapokhoz, és legalább évente változtasd a kritikus számokat, hogy a vállalat különböző területeire koncentráld az energiát! Olyan, mint amikor váltogatod a gyakorlatokat az edzőteremben, hogy más és más izomcsoportokat dolgoztass meg. Copyright www.pja.hu - Verne Harnish - Rockefeller üzleti gondolkodása 3
TEVÉKENYSÉGEK ÉS SZIKLÁK Most következnek a negyedéves lépések. Ez a hogyan rész. Itt bontod le az éves céljaidat negyedéves tevékenységekre és lépésekre, amelyek az éves célok eléréséhez vezetnek. Gondolj rájuk úgy, mint öt-hat 13-hetes, párhuzamos küldetés, amely prioritásokat ad az egész szervezetnek, miközben haladsz a negyedéves küldetések teljesítése felé. Ezeket a negyedéves küldetéseket hívom Szikláknak, hogy igazodjak Stephen Covey szóhasználatához. A Sziklák olyan prioritások, amelyeknek előtérben kell maradniuk, hogy a mindennapos tűzoltás és küszködés közepette is a szemünk előtt legyenek. Akárcsak a Célok szinten, itt is ki kell találnod a Kritikus számokat e zúttal a negyedéves Kritikus számokat. TÉMA, EREDMÉNYJELZŐ ÉS ÜNNEPLÉS/ JUTALOM Nézd meg az éves Szikláidat, Kritikus számaidat és Céljaidat! Határozz meg egy negyedéves vagy éves Témát, hogy növeld az emberek összpontosítását a tevékenységük közben! Döntsd el, hová teszed ki az eredményjelző táblát, amin mindenki követheti az előrehaladásodat a témához kapcsolódó mérhető célkitűzés elérése felé! Ne feledkezz meg az ünneplésről se! Előre meg kell határoznod, milyen öröm és érdekes jutalom vagy esemény várható, ha eléritek a mérhető célkitűzést. ELŐRETEKINTÉS Mielőtt a piramis következő szintjére lépnél, vedd elő a vállalati naptárodat, és jelöld ki a következő negyedéves értekezlet időpontját! Ekkor gondolod újra a témát, ekkor határozod meg a következő negyedév lépéseit. Minden negyedéves értekezletre jelölj ki egy teljes napot! A szükséges lépések meghatározása közel se olyan könnyű, mint ahogy hangzik. A legtöbb cég számára olyan megerőltető, mint lefutni egy mini maratont. Nagyon sok előkészítést igényelnek, rengeteg időt és vezetői energiát emésztenek fel legalábbis, ha jól csinálod. Úgyhogy tervezz előre! IDŐBEOSZTÁSOK Az utolsó előtti szintet a Tervpiramison az időbeosztásoknak szenteltem. Az Egyoldalas stratégiai terv utolsó oszlopában találhatjuk határidő néven. Itt tesszük az előző szint lépéseit időrendbe. Nézd át az egész szervezetet, és döntsd el, mikor történjenek a dolgok! Mi történjen először? Mi történjen utána? Mely tevékenységek kapcsolódnak egymásba, és milyen hatással lesznek ezek a közös tevékenységek az eredményességedre? Mindezt vedd figyelemben, amikor kijelölöd a határidőket! Először is bízz meg minden vezetőt, aki valamely kezdeményezés vagy szikla felelőse, hogy írjon egy egyoldalas tervet azokról a lépésekről dátumokkal, amik a célkitűzések eléréshez kellenek! Miközben azon igyekszel, hogy kitöltsd a piramisnak ehhez a szintjéhez szükséges adatokat, ne feledd: Semmi se intéződik el egy szervezetben, amíg nem jelenik meg valakinek a heti feladatlistáján és komolyan gondolom, hogy heti! Ne gondolkozz többé havi beosztásban, hanem minden mérést, határidőt és átadandót fordíts le heti nyereségre! Lehet, hogy fájdalmas lesz, de meg kell tenni ELSZÁMOLTATHATÓSÁG Az utolsó és legfontosabb: a Tervpiramisunk csúcsára az elengedhetetlen elszámoltathatóság kerül. Ez a ki szintje, ahol a vállalatod meghatározza, melyik személy melyik részterületért felel a tervedben. Vedd észre, nem azt mondtam, hogy határozd meg, ki a felelős, mert a felelősség és az elszámoltathatóság két külön dolog! Valószínűleg több ember is felelős egy bizonyos cél eléréséért, de soha nem lehet egy embernél több, aki elszámoltatható. Ez nem azt jelenti, hogy ennek az egy embernek kell csinálnia mindent, neki kell a legokosabbnak, vagy a legrangosabbnak lennie. Egyszerűen annyit jelent, hogy ő személyesíti meg a tevékenységet aki törődik vele, hogy történjen valami az adott feladat körül. Ne feledd, ha mindenki számon kérhető, akkor senki nem az! Copyright www.pja.hu - Verne Harnish - Rockefeller üzleti gondolkodása 4
MEGFELELŐ DOLGOT CSINÁLNI MEGFELELŐEN : A KÉSZ EGYOLDALAS STRATÉGAI TERVED Gratulálok, kitöltötted az Egyoldalas stratégiai tervedet! Nézd meg újból az én kitöltött tervemet! Figyelem állj ellen a kísértésnek, hogy átírd a sajátodat! Nem egy-egy szó a lényeg, hanem hogy van egy lapod, ami ha még oly tökéletlenül is, de mindent elmond a cégedről, és mindennap felhasználhatod, hogy segítsen a vállalatodnak kiaknázni a lehetőségeit. Annyiszor el kellett mondanom, hogy végül minden általam kiadott Egyoldalas stratégiai terv tetejére felírtam: nem szabad elfeledned, hogy ez a folyamat 1% jövőkép és 99% összehangolás. Az erőfeszítéseid oroszlánrészét nem az értekezletekre, beszédekre és a szófaragásra kell fordítanod, hanem arra, hogy az embereidet ráhangold a helyes cselekvésre. Használd az Egyoldalas stratégiai tervedet naponta, hetente, negyedévente és évente, hogy Megfelelően csináld! Copyright www.pja.hu - Verne Harnish - Rockefeller üzleti gondolkodása 5