PTR - Pénzbeli és Természetbeni ellátások Rendszere Migrációs Ügy Migrációs Excel feltöltés

Átírás

1 PTR - Pénzbeli és Természetbeni ellátások Rendszere Migrációs Ügy Migrációs Excel feltöltés A dokumentum részletesen bemutatja a Pénzbeli és Természetbeni Ellátások Rendszerébe való migrációs ügyként kezelt Migrációs Excel feltöltésének folyamatát Felhasználói kézikönyv V.04.

2 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés A PTR rendszerbe való adatrögíztés módja és határideje Kezdeti adatfeltöltés Belépés a PTR rendszerbe A Migrációs Excel Tábla feltöltése a PTR rendszerbe Hibajavítás PTR Migrációs Excel feltöltés hibaüzenetek Kötelező mező nincs kitöltve Technikai Hiba lépett fel a feldolgozás során A cella értéke nem felel meg a kitöltési dokumentumban leírt szabálynak Többször szereplő azonosító Kérdéseiket, észrevételeiket a ptr@nrszh.hu címen, vagy munkanapokon, munkaidőben hívható telefonos ügyfélszolgálatunk 1/ telefonszámán várjuk. 1

3 1. Bevezetés november 15-én hatályba lépett az egyes törvényeknek a szociális és gyermekvédelmi ellátások országos nyilvántartásával összefüggő módosításáról szóló évi CLVIII. törvény (a továbbiakban: Törvény), valamint a szociális és gyermekvédelmi ellátások országos nyilvántartásáról szóló 392/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. rendelet), amely a jegyző, illetve a járási hivatal által, a pénzbeli ellátásokról vezetendő nyilvántartás adatainak körét kibővíti, ennek megfelelően az ellátások iránti kérelem benyújtására szolgáló formanyomtatványok tartalma is módosul. A két hivatkozott jogszabály ezen felül rendelkezik a Pénzbeli és Természetbeni Ellátások országos nyilvántartási Rendszerének (a továbbiakban: PTR) létrehozásáról. A jelenleg hatályos szabályozás szerint a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló évi III. törvény (továbbiakban: Szt.), illetve a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló évi XXXI. törvény (továbbiakban: Gyvt.) által szabályozott ellátások megállapítására a jegyző, a fővárosi és megyei kormányhivatal járási hivatala, továbbá a települési önkormányzat képviselő-testülete jogosult. A jogosultságok adatai különböző, helyi szintű nyilvántartásokban lelhetők fel, így nem követhető nyomon, hogy egy állampolgár az egyes hatóságoktól összességében milyen ellátásokban részesül. Az ellátórendszer átláthatóságának erősítése, és a jogalkalmazás egységességének segítése érdekében szükségessé vált az államigazgatási hatáskörben megállapított szociális és gyermekvédelmi pénzbeli és természetbeni ellátások egységes nyilvántartásának létrehozása. A Törvény a PTR rendszer használatát több lépésben vezeti be a hatóságok számára. Jelen felhasználói kézikönyv a Migrációs Excel feltöltéséhez ad részletes útmutatást, mely a PTR felületén keresztül hajtható végre. 2

4 2. A PTR rendszerbe való adatrögíztés módja és határideje 2.1 Kezdeti adatfeltöltés A kezdeti adatfeltöltést november 15. és december 15. között kell elvégezni. Adatrögzítést kizárólag regisztrált és aktivált felhasználó végezhet. A kezdeti adatfeltöltés kötelező: a november 15-ig meghozott döntés alapján jogerősen megállapított, és az adatrögzítés időpontjáig meg nem szüntetett ellátásokra vonatkozóan december 15-ig, a december 16-át megelőzően indult ügyekben (amennyiben a döntés meghozatalára nem került sor november 15-ig) az adatrögzítést a döntés meghozatalát követő tíz napon belül kell elvégezni. A kezdeti adatfeltöltés az alábbi ellátásokra terjed ki: a szociális ellátások közül: - aktív korúak ellátása o foglalkoztatást helyettesítő támogatás o rendszeres szociális segély - időskorúak járadéka - ápolási díj - lakásfenntartási támogatás - közgyógyellátás és a gyermekvédelmi ellátások közül a rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény A kezdeti adatfeltöltéskor a rendelkezésre álló adatokat szükséges megadni. Az Szt. 140/T. (4) bekezdése szerint azok a nem kötelező adatok, melyek jelenleg nem állnak a hatóság rendelkezésére vagy azokat az eljáró hatóság nem tartja nyilván. Ezeket az adatokat az ellátás december 15-ét követő felülvizsgálata során kell beszerezni, és rögzíteni az országos nyilvántartásba. A közgyógyellátás és a lakásfenntartási támogatás vonatkozásában az átmeneti időszakban rögzített jogosultságok tekintetében a hiányzó adatokat nem kell beszerezni. A Gyvt. 161/U. (4) bekezdése alapján a rendszeres gyermekvédelmi kedvezménnyel kapcsolatosan azon adatokat, amelyeket a Gyvt november 14-én hatályos 138. (1) bekezdése szerint az eljáró hatóság nem tartott nyilván, az átmeneti időszakban rögzített jogosultság időtartama alatt szintén nem kell beszerezni. 3

5 2013. december 15-ig a következő adattípusokat kell a rendszerben kötelezően rögzíteni: - alapadatok (természetes és mesterséges adatok pl. TAJ), - az igénybevett ellátás megnevezését, - összegét, - a döntések adatait és jogalapját. A kezdeti adatfeltöltésnek két módja van: 1. Migrációs Excel használata Az adatokat a oldalon ( közzé tett Migrációs (Microsoft) Excel táblába (a továbbiakban: Migrációs Excel) kell rögzíteni és onnan az adatszolgáltatásra jogosult személy (e-képviselő, e- ügyintéző, adatrögzítő) tudja betölteni a PTR rendszerbe. 2. A PTR rendszer erre kialakított Migrációs Ügyként nevezett adatfeltöltő felületének használatával. Ebben az esetben a PTR felületén van lehetőség manuálisan rögzítésre. Jelen felhasználói kézikönyv a Migrációs Excel feltöltéséhez ad részletes útmutatást, mely a PTR felületén keresztül hajtható végre. 3. Belépés a PTR rendszerbe A PTR rendszer a web címen érhető el. A rendszerbe kizárólag a Korm. rendelet szerint adatszolgáltatásra jogosult személyek léphetnek be és teljesíthetnek adatszolgáltatást. Az adatszolgáltatásra jogosult személyek regisztrációjával és aktivációjával kapcsolatban a Szociális Portálon ( találhatnak részletes tájékoztatást. A PTR nyitóoldal elérése: 4

6 A PTR Főoldala megjelenik 4. A Migrációs Excel Tábla feltöltése a PTR rendszerbe Az alábbi képernyők azt mutatják be, hogy a már kitöltött Migrációs Excel Tábla feltöltését, milyen módon kell feltölteni a Pénzbeli és Természetbeni Ellátások Rendszerében (PTR). A Migrációs Excel kitöltéséről szóló leírás és útmutató, a következő web helyen érhető el: 1. lépés A PTR főmenüben a Munkafolyamat menüpontra kell állni, és a legördülő menüből a Migrációs Excel feltöltés menüt kell kiválasztani. 5

7 2. lépés Megjelenik a Feltöltés nevezetű felület, ahol a Feltöltés gombra kattintva kell elindítani a Migrációs Excel feltöltését. 3. lépés Ezt követően kell kiválasztani a saját számítógépen lévő könyvtárból a feltöltendő Excel fájl-t. 6

8 4. lépés A kiválasztott Excel fájlra történő kattintást követően a feltöltés megkezdődik, a feltöltés állapotát egy sáv mutatja. Az Excel fájl akkor van feltöltve, ha a sáv már nem látható. 5. lépés A Keresés gombra kattintva, tekinthető meg a feltöltött Migrációs Excel fájlok. A rendszer a feldolgozott file-t feldolgozva jelzéssel látja el, és mellette megjelenik a Letöltés link. 7

9 Amennyiben a Letöltés feliratra kattint a felhasználó, akkor megnyílik a feltöltött Excel az eredménnyel visszaadott változata, ami már tartalmazza soronként a kiértékelést, hogy adott sor megfelelően betöltésre került, vagy hiba miatt nem töltötte be a rendszer. Abban az esetben, ha adott ellátás sor megfelelt a szabályoknak, a betöltés sikeres, és betöltésre kerülnek az ellátáshoz tartozó ügyfelek adatai is. Az ellátás sor végén külön oszlopokban megjelenik az OK felírat, illetve a PTR által adott ellátás azonosító. 4.1 Hibajavítás A feltöltés eredményeként hibás jelzést kapott sorokat az Excel táblában ki kell javítani, amely két módon történhet: a hibás adatok új, egy másik Excel táblába történő rögzítésével, külön egy új Excel-ben, vagy a már meglévő, már feltöltött Excel táblában. Tehát egy adott Excel-t többször is be lehet tölteni, illetve egy felhasználó annyi Excelt-t tölt be, amennyit szeretne. 1. Az eljárás menete, abban az esetben, ha új Excel-ben végzik az hibás adatok javítását: 8

10 a. Egy új Excel-t kell készíteni, amelyen már kizárólag azok a sorok szerepelnek, amelyek hibás jelzést kaptak. FONTOS! Ha az adatokat másolással hozzák létre olyan Excel táblából, amely már betöltésre került, akkor azokat a sorokat, amelyekbe a rendszer az előző betöltés kiértékelési eredményeit beírta ne másolják át! b. Ezt követően ki kell javítani az Excel táblában a hibákat. c. Ezt követi az új Excel tábla feltöltése. 2. Eljárás menete, abban az esetben, ha a már meglévő, feltöltött Excel-ben végzik a javítást: a. Ki kell javítani a hibákat. b. Ki kell törölni azokat a sorokat, amelyekbe a rendszer az előző betöltés kiértékelési eredményeit beírta. c. Fel kell tölteni az új Excel táblát. FONTOS! Amennyiben egy adott Migrálás (feltöltött adat/ellátás) ellátás azonosítóval van ellátva és az Ellátás már betöltésre került a rendszerbe, később ugyanaz a Migrálás (feltöltött adat/ellátás) ellátás azonosítóval ismételten feltöltésre kerül, és amennyiben a feltöltés megfelel a szabályoknak, tehát betölthető, akkor az eredeti Ellátás felülírásra kerül! 4.2 PTR Migrációs Excel feltöltés hibaüzenetek A Migrációs Excel feltöltéséhez alkalmazni szükséges a kitöltési leírást tartalmazó Word dokumentumot. A dokumentum részletesen leírja, hogyan kell feltölteni az Excelt, és minden mezőhöz megadja a típust, a kötelezőséget, illetve ha valamilyen feltétel szabályozza a kitöltést, akkor a szabályt is. Az Excel feltöltésekor leggyakrabban előforduló hibák: Kötelező mező nincs kitöltve 9

11 A hibaüzenet tartalmazza a cella azonosítóját AP6, de a cella piros színnel is jelezve van. A kitöltési leírás is tartalmazza mezőnként a kötelezőségre vonatkozó szabályokat Technikai Hiba lépett fel a feldolgozás során Technikai Hiba lépett fel a feldolgozás során: Az ilyen hiba üzenet esetén szükséges a hiba bejelentése és a fejlesztők általi kivizsgálása A cella értéke nem felel meg a kitöltési dokumentumban leírt szabálynak 10

12 Az ilyen jellegű hibák számossága miatt, itt csak néhány példa kerül bemutatásra: Látható, hogy pirossal van jelölve a Lakóhely: Életvitelszerűen ezen a címen él, a Tart.hely: Közt.Jelleg, és a Tart.hely:Házszám cellák. Illetve a Tart.hely:Ország. - Mivel a helyrajzi szám nincs kitöltve kötelező kitölteni a közterület jelleg és a házszám adatokat! - Az életvitelszerűen ezen a címen él mezőt, vagy a Lakóhelynél, vagy a Tartózkodási címnél kötelezően be kell jelölni! - Az ország csak a listából kiválasztható értékeket tartalmazhat! A kitöltési leírást tartalmazó dokumentumból az idevonatkozó szabályok: Adat megnevezése Lakóhely: Életvitelszerűen ezen a címen él PTR adatok különböző ellátás típusok esetén. Amennyiben adott ellátásnál kötelező az adott adat, ott K karakterrel van jelezve! Amennyiben adott feltétel függvényében kötelező az adat, akkor F karakterrel van jelezve, és a Megjegyzés oszlopban olvasható a magyarázat! FHT, RSZS LFT RGYK IDJ ÁPDA, ÁPDM F F F F F F Lakóhely: Közt. Jelleg F F F F F F Lakóhely: Házszám F F F F F F KGYA, KGYN, KGYM Minta adatok Típus Listából választható Ha nem akkor üres, ha igen, akkor a listából az x kiválasztand ó. Listából választható Megjegyzés Nem kötelező, ha a tartózkodási hely lett megadva és ott jelölve lett az Életvitelszerűen ezen a címen él mező Utca Ha nincs bepipálva a "Lakóhellyel nem rendelkezik" és helyrajzi szám nem került megadásra, akkor kötelező 15. Szöveg Ha nincs bepipálva a "Lakóhellyel nem rendelkezik" és helyrajzi szám nem került megadásra, akkor kötelező Az itt bemutatott 3 hibához az eredmény Excel-ben a következők a hibaüzenetek: 11

13 4.2.4 Többször szereplő azonosító Kitöltési útmutató szerint: Egy adott Excelben, adott TAJ számú ügyfél csak egyszer szerepelhet, vagy a teljes, vagy a hiányos munkalapon. Ha többször szerepel, akkor az hiba, és ilyen esetben a rá való hivatkozások is hibásak, tehát ha az ellátás munkalapon B vagy C oszlopban olyan TAJ szám van, ami nem egyszer szerepel az Excel-ben akkor az is hiba. (Ha egy ügyfélnek több ellátása van, akkor is csak egyszer kell felvinni az Excelbe mint ügyfél, csak több ellátásnál lesz meghivatkozva az ellátás munkalapon a B oszlopban.) 12

14 Kérdéseiket, jelzéseiket a ptr@nrszh.hu címen, vagy munkanapokon, munkaidőben hívható telefonos ügyfélszolgálatunk 1/ telefonszámán várjuk. 13