IFS SZERVIZ MODUL FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV (4. változat) Kiadás dátuma:

Átírás

1 IFS SZERVIZ MODUL FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV (4. változat) Kiadás dátuma:

2 Tartalomjegyzék Bevezetés Bejelentkezés Jelszó változtatása Frissítések Munkalap felvétel Hibabejelentés felvétele Munkarendelés (elvégzett munkák, felhasznált anyagok rögzítése) Jelentés fül kitöltése Munkák felvétele - Alaptevékenységek Felhasznált alkatrészek Anyag fül kitöltése Számlázandó munkák lejelentése Beszerzési rendelések Új beszerzési rendelés készítése Elküldött beszerzési rendelések megtekintése Aktív munkarendelések megtekintése Funkcionális objektum Történeti munka megrendelések Leggyakrabban használt ikonok: FELTÖLTÉS KERESÉS MENTÉS ÚJ TÖRLÉS ÉRTÉKLISTA 2

3 Bevezetés Tisztelt Felhasználó! A Felhasználói Kézikönyv a HAJDU Hajdusági Ipari Zrt. Szerviz Moduljának használatát mutatja be. A Szerviz Modul használatával egyszerűbbé és gyorsabbá válik a munkalap lejelentés, és pótalkatrész rendelés. A Szerviz Modul egy internet alapú rendszer, így a használatához feltétlenül szükséges internet kapcsolat. A link megnyitásához Internet Explorer böngésző szükséges. Ha probléma merülne fel a Szerviz Modul indításakor, tanácsot kaphatnak a számítógépes kollegánktól, Simon Józseftől. (tel. sz.: 06/52/ ) A Szerviz Modul a következő internet címen válik elérhetővé: Minden felhasználó egyedi felhasználónévvel és jelszóval rendelkezik, amiket mindenki a saját címére megkap. Célszerű a jelszót megváltoztatni az első bejelentkezés után. A Szerviz Modul teszt verziója továbbra is elérhető a internet címen, ahol továbbra is lehetőség van gyakorolni, tesztelni a rendszert. Továbbra is várjuk javító szándékú észrevételeiket, javaslataikat a vevoszolgalat@hajdurt.hu címre. 1. Bejelentkezés A internet címet megnyitva az alábbi oldal jelenik meg: A pirossal bekarikázott link első megnyitásánál megjelenik egy felugró ablak, ahol a Run - azaz a program futtatása gombot választva elindul a Szerviz Modul, és megjelenik a bejelentkezési ablak. 3

4 Figyelem! Az éles Szerviz Modul témája-háttere más mint a teszt verzióé, így könnyebben észrevehető ha a teszt vagy az éles verzióba jelentkezik be. A felhasználói kézikönyv a teszt verzióban készült. A bal oldali képen az éles verzió témája, a jobb oldali képen a teszt verzió témája látható: Elképzelhető, hogy a bejelentkezési ablak angolul jelenik meg. A legördülő nyílra kattintva a Hungarian sort kiválasztva magyarra kell váltani. Az felhasználónevet és jelszavat az adott mezőkbe be kell írni. A Domain mező üresen marad. Az OK gombra kattintva az Üdvözlő képernyő jelenik meg. 4

5 1. 1. Jelszó változtatása Az Alt billentyű megnyomásával felül megjelenik a menüsor. A Fájl menüpontra kattintva a Jelszó változtatása sort kell kiválasztani: Megjelenik a Jelszó változtatás ablak, ahol a régi jelszó és az új jelszó beírása után az OK gombra kell kattintani. Figyelem! A menüsorban található többi menüpontokon ne hajtsanak végre változtatásokat! Frissítések A parancsikonok és alkalmazások első megnyitásánál megjelenik az Alkalmazás frissítése ablak, ez a betöltés eltarthat pár percig, de a későbbiekben nem fog megjelenni. Abban az esetben, ha Szerviz Modulban rendszermódosításokat vagy frissítéseket hajtunk végre, akkor ismét megjelenhet ez az ablak. A letöltésekhez kb. 150 MB hely szükséges a merevlemezen. 5

6 2. Munkalap felvétel Hibabejelentés felvétele A bejelentkező ablak bal oldalán lévő parancsikonok közül, a Szolgáltatás igénylése ikonra kattintva a Munkalap felvétel képernyő jelenik meg: Új munkalap felvételéhez az ÚJ ikonra kattintva, a következő képernyő jelenik meg: 6

7 Alapértelmezett beállításként néhány mező automatikusan kitöltődik. Az MR sz.: (Munkarendelés száma) mező a Munkalap felvétel ablak mentésével automatikusan kitöltődik. Ki kell tölteni a Kapcsolati információ -kat, ahol az Ügyfél a hibabejelentőt jelenti, ill. meg kell adni az ügyfél telefonszámát, és a hiba rövid leírását. A Munka típusa mező változtatható, ha a javítás nem garanciális. Az első mezőbe kattintva ( GAR mellé) aktívvá válik az értéklista ikon, erre kattintva betöltődik a munkák típusainak a listája: Ki kell tölteni az Objektum, azaz a termék adatait: - Típuskód - a készülék adattábláján szereplő gyártási szám első négy számjegye. Ha a típuskód nem beazonosítható, akkor a következő lépést kell végrehajtani: a Típuskód mezőbe kattintva, aktívvá válik az ÉRTÉKLISTA ikon, erre az ikonra kattintva betöltődik a termék lista, ahol a megfelelő típus sort kell kiválasztani: 7

8 - Típus - a típuskód beírásával, a mezőbe kattintva automatikusan töltődik ki, hibás típuskód esetén nem töltődik ki, - Gyári szám - a készülék adattábláján szereplő számsor, ami a típuskóddal kezdődik. Minden mező kitöltése kötelező, kivéve a gyári szám mezőé. A Cím mező kitöltéséhez a mező melletti ikonra kell kattintani, és megjelenik a Cím - ablak, ahol a Hibabejelentő lakcímét lehet bejegyezni. A Munkalap felvétel kitöltése után a MENTÉS ikonra kattintva mentjük a munkalapot, ennek hatására minden kitöltött mező szürke színűvé válik. A következő lépés a munkalap lejelentése: jobb egér-gombbal kattintva, a Jelentés sort kiválasztva lejelentjük a munkalapot: Figyelem, ha valamelyik mezőbe kattint jobb-egérgombbal, nem ez a felugró ablak jelenik meg! 8

9 Ezzel a hibabejelentés befejeződött. A munkalap-előzetes kinyomtatható a következőképpen: Jobb egér-gombbal kattintva a Nyomtatás-Munkarendelés sort kell kiválasztani: Figyelem, ha valamelyik mezőbe kattint jobb-egérgombbal, nem ez a felugró ablak jelenik meg! A Jelentés nyomtatása ablakon az Előnézet gombra kattintva megtekinthető a munkalap nyomtatási nézete, majd az OK gombra kattintva kinyomtatható a munkalap: 9

10 Ha több hibabejelentést vettünk fel, akkor a régebben felvett munkalapot a következőképpen tudjuk megtekinteni, ill. folytatni a kitöltését: a parancsikonok közül kiválasztjuk a Munkarendelés lejelentése parancsikont, majd a FELTÖLTÉS ikonra kattintva, betöltjük a munkalapokat. A legördülő nyílra kattintva tudunk választani a felvett hibabejelentések közül, és lehet folytatni a munkalap kitöltését: Munkarendelés (elvégzett munkák, felhasznált anyagok rögzítése) Jelentés fül kitöltése A Készülék mezők, azokat a készülék adatokat tartalmazzák, amik az előző képernyőn ki lettek töltve, azok automatikusan kitöltődnek itt is. 10

11 A Munka részletek mezőbe belekattintva, be lehet írni a munka részletes leírását, majd meg kell adni a vásárlás, beüzemelés (nem kötelező), hibabejelentés és a Javítás dátumát. A mezőbe kattintva kitölthető, begépelhető, vagy kétszer belekattintva a mezőbe, naptárból is kiválasztható a dátum. A mezők kitöltése után a MENTÉS ikonnal mentjük az ablakot! Itt lehetőség van dokumentum-csatolásra, pl. számlamásolat, jótállási jegy csatolásra, vagy ha a javítás helyszínén fényképet készített vagy jegyzőkönyvet vett fel, akkor mellékelhető. A mellékletek melletti nyílra kattintva az Új gombot kell kiválasztani, így megjelenik az Új dokumentum létrehozása ablak. A Browse, azaz tallózás gombot kiválasztva megkeressük a számítógépen a csatolni kívánt fájlt, és az Open gombra kattintva megnyitjuk azt: 11

12 Meg kell adni a dokumentum osztályt. A nyíllal jelölt helyre kattintva, a felugró ablakon ki kell választani a SZERVIZDOK (azaz szervizesek dokumentumai) dokumentum osztályt, és a Létrehoz gombra kattintva csatoljuk a dokumentumot: Munkák felvétele - Alaptevékenységek Munkák - fülre kattintva fel kell venni az elvégzett Alaptevékenységeket munkákat. Az ÚJ ikonra kattintva új Alaptevékenységet veszünk fel. 12

13 Az Alaptevékenységek az ÉRTÉKLISTA ikonra kattintva betölthető. A felhozott listából ki kell választani azokat a munkákat, amelyek el lettek végezve. A Rendben gombra kattintva elfogadjuk a kiválasztott alaptevékenységet. Egyszerre csak egy alaptevékenység vehető fel. Így ugyanezeket a műveleteket kell végrehajtani a következő alaptevékenység felvétele esetén. Figyelem! Újabb alaptevékenység felvétele esetén az ÚJ ikonra kattintva mindig új sort kell kérni! Alaptevékenységnek számít a kiszállás is! 25 km fölötti kiszállás esetén fel kell venni a Helyközi kiszállást, plusz a 25 km feletti helyközi kiszállást is. A 25 km fölötti távolságot a Menny. mezőbe kell beírni. Például, ha 40 km-re lakik az ügyfél, akkor kétszer 15, azaz 30 km-t kell beírni! A szállítási díjaknál és egyéb kiszállási költségeknél pl. parkolási díj vagy komp díj esetén szintén a Menny. mezőbe kell beírni az elszámolandó díj nettó értékét! Két vagy több munka esetén, ki kell nullázni a kisebbik összegű munka vagy munkák díját a Menny. mezőben. Kivétel, ha valamelyik tevékenység más részegység megbontásával jár. Ilyen esetben a második tevékenységnél 0,25 kell beírni! A Beüzemelésnél nullázni kell a mezőt, mivel ez nem elszámolható! 13

14 Ha valamelyik sort hibásan vagy tévesen vette fel, akkor az adott sort kijelölve a TÖRLÉS ikonra kattintva törölhető a sor. Ha minden alaptevékenység (munka) fel van véve, a MENTÉS ikonra kattintva mentjük az ablakot Felhasznált alkatrészek Anyag fül kitöltése A javítás során felhasznált alkatrészeket az Anyag - fülön tudjuk felvenni. Pótalkatrész felvétele: jobb egér-gombbal, a piros nyíllal jelölt helyre kattintva, a felugró ablaknál, a Pótalkatrészek sort kell választani: 14

15 Ennél az ablaknál kell kiválasztani a munka során felhasznált pótalkatrészeket. A felhasznált pótalkatrész mennyiségét a Tervezett mennyiség mezőbe kell beírni. A mennyiségek beírása után MENTÉS. Itt kell beírni a Vonalkód az. mezőbe a vonalkódos pótalkatrész cikkszámát. MENTÉS! Következő lépés az anyagok kiadása. A felvett anyagokat kijelölve, jobb egér-gombbal rákattintva, a Kiadás sort kell kiválasztani: 15

16 Ennek hatására a Feladások -fülön megjelennek az elszámolandó költségek: A Jelentés -fülön a Munkalap véglegesítése gombra kattintva véglegesítjük a munkalapot: Számlázandó munkák lejelentése Az előző művelettel létrehoztunk egy vevői rendelést - számlát, amit a képernyő bal oldalán lévő Vevői rendelés parancsikonra kattintva tudunk megnézni: 16

17 A vevői rendeléseket a FELTÖLTÉS ikonra kattintva tudjuk betölteni, a legördülő nyílra kattintva pedig ki tudjuk választani a függőben lévő számlákat - vevői rendeléseket (Státusza: Tervezett): A Számla szám mezőbe be kell írni a beküldésre kerülő számla számlaszámát, majd MENTÉS! A havi számlázáskor a függőben lévő vevői rendeléseket - számlákat ki kell bocsátani. A nyíllal jelölt helyen, jobb egér-gombbal kattintva, a Kibocsátás sort kell választani. Ezzel lezártuk a számlát. Az ablak többszöri frissítése után, hamarosan a vevői rendelés státusza Számlázva/Lezárva állapottá válik. Frissités 17

18 3. Beszerzési rendelések Új beszerzési rendelés készítése Ennél az ablaknál azok a szervizesek, amelyek közvetlenül a HAJDU-tól rendelnek pótalkatrészeket, itt készíthetik el a pótalkatrész megrendeléseiket. A parancsikonok közül a Szerviz beszerzési asszisztens funkciót kell kiválasztani, és a következő ablak jelenik meg: A Részteljesítés mezőt a legördülő nyílra kattintva tudjuk változtatni: Ez a funkció azt jelenti, hogy a nagy mennyiségben megrendelt pótalkatrészek esetében, ha jelenleg nincs annyi mennyiség raktáron, akkor részteljesítést elfogad-e, vagy nem, vagy csak egyeztetés után. 18

19 Kétszer a Kívánt átvételi dátum mezőbe kattintva, a naptárból kiválasztható a pótalkatrészek kívánt átvételi dátuma: A szállítási cím alapesetben a szerviz címe. A szállítási cím változtatható, ha nem a szerviz címére kéri a pótalkatrészek kiszállítását. A Szállítási cím fülre kattintva, ki kell pipálni az Egyszeri előfordulás -t, majd kétszer a cím mezőbe kattintva a cím-ablakon meg kell adni az ideiglenes szállítási címet: 19

20 A Cikkek kiválasztása gombra kattintva megjelenik a Pótalkatrészek ablak, ahol a Termék kiválasztása gombra kell kattintani, majd ki kell választani azt a készülék típust, amibe a pótalkatrészek beépülnek: Megjelenik a kiválasztott készülék robbantott ábrája, az alkatrészek könnyebb beazonosítása érdekében. Ezután a kiválasztott pótalkatrész Mennyiség mezőjébe be kell írni a rendelni kívánt mennyiséget, majd Rendben gomb! 20

21 Megjelennek az előző képernyőn kiválasztott pótalkatrészek, alul pedig láthatóvá válnak a költségek. Ha valamelyik pótalkatrészt mégsem akarjuk megrendelni, akkor az adott pótalkatrész-sorra kattintva kijelöljük a sort, majd a Sor eltávolítása gombra kell kattintani, és eltűnik a nem kívánt sor. A rendelés elfogadásához a Rendelés küldése gombra kattintva elküldjük a rendelést Elküldött beszerzési rendelések megtekintése Az elküldött pótalkatrész rendeléseket az Beszerzés rendelés parancsikonra kattintva lehet megtekinteni: 21

22 Az elküldött beszerzési rendeléseket, a FELTÖLTÉS ikonra kattintva tudjuk betölteni: Ha vissza szeretnénk vonni a beszerzési rendelést, akkor a piros nyíllal jelölt helyen, jobb egér-gombbal kattintva az Érvénytelenítés sort kell kiválasztani: 22

23 A következő ablak jelenik meg: A törlés okát, és megnevezést nem kötelező kitölteni, a Rendben gombra kattintva töröljük a rendelést! Ennek hatására a Státusz mező átíródik: Érvénytelenítve! 4. Aktív munkarendelések megtekintése Az aktív munkarendeléseket a parancsikonok közül az Aktív munkarendelések ikonra kattintva tudjuk megtekinteni: 23

24 Az aktív munkarendeléseket a FELTÖLTÉS Itt megjelenik az összes munkarendelés. ikonra kattintva tudjuk betölteni: Egy aktív munkarendelést a következőképpen tudunk megtekinteni: az adott sort kiválasztva, és arra jobb egér-gombbal kattintva a Jelentés sort kell kiválasztani: A Jelentés sor kiválasztása után visszajutunk a Jelentés fülre, ahol folytathatjuk a munkarendelést (lásd fejezet). 24

25 5. Funkcionális objektum A Funkcionális objektumok között tudjuk megnézni a HAJDU termékek pótalkatrész listáját, ill. a mellékletben megtekinthető az adott termék robbantott ábrája is. A FELTÖLTÉS ikonra kattintva feltöltjük a HAJDU termékek listáját, majd a legördülő nyílra kattintva a felhozott listából kiválasztjuk a keresett terméket. Ennek hatására megjelenik a keresett termék pótalkatrész listája, illetve a mellékletben megtekinthető a termék robbantott ábrája is. 25

26 Melléklet megtekintése: A pirossal bekarikázott nyílra kattintva (lásd előző ábra), megjelennek a termék-jellemzők, ahol a dokumentumokat kiválasztva, megjelenik a csatolt pótalkatrész jegyzék. Kétszer a PDF fájlra, majd a Rendben gombra kattintva, megtekinthető a kiválasztott termék robbantott ábrája. Első megnyitásnál ki kell jelölni egy cél mappát, ahova a rendszer mindig le fogja menteni a megnyitni kívánt robbantott ábrát. 26

27 6. Történeti munka megrendelések A lezárt munkalapokat, a történeti munka megrendelések között tudjuk megtekinteni. A FELTÖLTÉS ikonra kattintva feltöltjük a lezárt munkalapokat. Majd az adott sorra jobb egér-gombbal rákattintva a Történeti munkarendelések áttekintése sort kell kiválasztani: A következő ablak jelenik meg: Itt megtekinthető minden információ, ami az adott munkához tartozik. 27

28 Ha valamilyen módosítást szeretnénk végrehajtani a munkalapon, de már véglegesítettük azt, akkor az Újbóli megnyitás sort kiválasztva, visszajuthatunk a munkalap lejelentéséhez, és módosíthatjuk a munkalapot: 28