KASZPER Rendszeradminisztrátori kézikönyv

Átírás

1 KASZPER Rendszeradminisztrátori kézikönyv Rendszeradminisztrátori kézikönyv a TITÁN Térségi Információs Technológiai és Általános Nyilvántartórendszer KASZPER moduljához 1/90

2 Tartalomjegyzék 1. fejezet Alapadat feltöltő fájl kitöltése, fájl feltöltése Alapadat feltöltő fájl kitöltése Alap adat feltöltő fájl feltöltése fejezet Jogosítási csoportok fejezet KASZPER_Admin menüpontjainak bemutatása I Karbantartási menüpontok...18 (28) Bevételi/kiadási (részletező) kódok karbantartása...18 (228) Intézmények karbantartása...20 (229) Helységek karbantartása...23 (230) Megyék karbantartása...24 (231) Előirányzatkódok karbantartása...26 (2311) Előirányzatkód csoportok karbantartása...27 (211) Áfa kategória szótár...29 (20) Partnerek összevonása Jogosítási menüpontok...33 (218) Felhasználók csoportba sorolása...33 (2181) Felhasználók jogainak megtekintése...41 (2182) Felhasználónak intézmény engedélyezése csak bizonyos műveletre fejezet KASZPER_Admin menüpontjainak bemutatása II Menüpontokon belüli plusz jogosultságok...46 (635) Pénztári forgalmak nyomonkövetése...46 (210) Számlatükör karbantartása...47 (122) Tévesen megadott számlaadatok módosítása...49 (282) Intézmény - számla összegétől függő szerződés választási kötelezettség Egyéb kulcsfelhasználó által látható menüpontok...52 (2300) Lezárt banki nap újra megnyitása...52 (2104) Számlatükör egyeztetése...53 (998) Felhasználói statisztika...56 (999) Statisztika fejezet Adminisztrációs jogosítási csoportok jogainak bemutatása KASZPER_Banki_adminisztrátor...60 (1217) Értéknap megadása...60 (36) Banki adminisztráció menücsoport...61 (361) Banki nap törlése...61 (362) Bank terminál adatok törlése /90

3 (363) Bank terminál OCR adatok törlése KASZPER_Egyéb_felületek_admin...64 (114) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek listázása...64 Pénztárkönyvek adminisztrációja 623, 624 MP - Nem legutolsó, nyitott időszak kezelése...65 (1212) Utalványrendeletek állapota KASZPER_Számviteli_felületek_admin...67 (1153) Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek könyvelésének helyesbítése...67 (1232) Bejövő számla könyvelésének helyesbítése MP Kimenő számla könyvelésének helyesbítése fejezet Intézményi hozzárendelés...70 (21011) Intézmény - főkőnyvi számla összekapcsolás...70 (281) Intézmény - részletező kód összekapcsolás...73 (283) Intézmény - COFOG összekapcsolás...78 (29) Intézmény - szakfeladat összekapcsolás...82 (2223) Intézmények közötti beállítások másolása...86 Mellékletek: Jogosultsági csoport lista /90

4 KASZPER Pénzügyi-Számviteli modul 1. fejezet 4/90

5 Ebben a dokumentációban bemutatásra kerül, hogy a különbféle admin jogosultsággal rendelkező felhasználó milyen műveletek elvégzésre lesz jogosult, melyeket a normál felhasználó nem tud elvégezni. Egyedül a kulcsfelhasználó rendelkezik KASTPER_Admin joggal (továbbiakban kulcsfelhasználó), így az Ő feladatai közé tartozik többek között: bevezetési alapadat feltöltő fájl kitöltése, valamint feltöltése továbbá amennyiben szükséges - új alapadatok felvétele, karbantartása jogosítás elvégzése, jogosított felhasználó adatláthatóság beállítása, bővítése (amennyiben szükséges) felhasználók által jelzett problémák vizsgálata, jogosság esetén tanácsadás a feladat megoldására megoldhatatlan probléma esetén a feladat továbbítása a szolgáltató ügyfélszolgálata felé, a kapott megoldás koordinálása. 1. Alapadat feltöltő fájl kitöltése, fájl feltöltése 1.1. Alapadat feltöltő fájl kitöltése Az adminisztrátor legfontosabb feladatai közé tartozik az alapadat feltöltő fájlok helyes kitöltése, majd feltöltése, illetve a feltöltést követően a beemelt adatok helyességének ellenőrzése. A KASZPER rendszerben lehetőség van az éles indulás előtt különböző adatok tömeges feltöltésére, így jelentős mennyiségű munka és idő takarítható meg a kézi adatbevitelhez képest. Ez a fejezet bemutatja a táblázat kitöltésére vonatkozó szabályokat, ajánlásokat. A táblázatot OpenOffice 1 (sxc) formátumban tudja a rendszer feldolgozni. A táblázatot tartalmazó fájl nevére nézve nincsenek megkötések, viszont az egyes munkalapok neveit nem szabad megváltoztatni. A feltöltő program a táblázatban szereplő fejléc sorokat figyelembe veszi a feldolgozás során, ezért azokat nem szabad felülírni, az esetleg odaírt adatok elvesznek. Egyes munkalapok ismertetése int_alapadatok: az intézmények és tagintézmények adatait lehet itt megadni. Mezők, balról jobbra haladva: 1. PIR kód: Az intézmény központi törzsszámát kell ide beírni. Minden intézményt már PIR kóddal kell ellátni. Tehát amennyiben több költséghely tartozik az intézményhez, de csak egy törzsszám, akkor ajánlott utótagot tenni a központi szám után. Például: az Városi Óvodák törzsszáma , de három óvoda is tartozik alá, ezeket el kell különíteni egymástól. Ez azt jelenti, hogy az első, központi intézmény mellé még hármat kell felvenni. Ajánlásunk, hogy a PIR a következő képen egészüljön: -00 a fő intézményhez és -01, -02, -03 stb. az alintézményekhez. A fenti példánál maradva: , , és A mező kitöltése kötelező. 5/90

6 Pénztár kódjának első három számjegye: Abban az esetben kötelező kitölteni, ha az intézmény rendelkezik a KASZPER rendszerben kezelt pénztárral, hiszen ezen pénztárak kódjainak alkotórésze (kezdete). Értéke 100 és 999 közé eshet. FIGYELEM! A kód későbbi megadása/megváltoztatása csak a RITEK Zrt. szakembereinek áll módjában. Intézmény megnevezése: kötelező. Intézmény irányítószáma: kötelező. Intézmény település: kötelező. Nagy betűvel kezdődik, a többi kicsi. Intézmény közterületének neve: kötelező. Ne tartalmazza a közterület jellegét (utca, tér, stb.), mert azt következő mező lesz. Intézmény közterületének jellege: kötelező. A táblázatban felajánlott értékkészletből kell választani, ez megegyezik a hivatalos jegyzékkel. Intézmény házszáma: kötelező. Az intézmény címének fennmaradó pontosítása. Igazgató neve: nem kötelező. Bizonyos dokumentumokon (például: hátralék értesítő) szerepel. Gazdasági vezető: nem kötelező. Bizonyos dokumentumokon (például: hátralék értesítő) szerepel. Telefon: nem kötelező. Telefax: nem kötelező nem kötelező Intézmény fajtája vagy típusa: kötelező. Csak a következő értékek valamelyikét lehet ide írni, bármilyen más érték esetén a rendszer hibát jelez: Bölcsőde Óvoda Általános iskola Középiskola Kollégium Önálló intézmény Részben önálló intézmény Önálló szociális intézmény Technikai intézmény Kisebbségi önkormányzat Főintézmény megnevezése: nem kötelező, kivéve, ha intézményünk nem főintézmény Adószám: nem kötelező. Csak az adószámmal rendelkező intézményekre lehet áfa analitikát készíteni. Közösségi adószám: nem kötelező, külföldi adószám Kiadási részletezőkód kezdő karakterei: A rendszer a részletezőkódok intézményekhez rendelését úgy végzi, hogy az itt megadott karaktersorozattal kezdődő részletezőket használhatják majd ennek az intézménynek a dolgozói. Így lehetővé válik a részletezőkódok csoportosítása, és annak biztosítása, hogy az intézmény dolgozóit ne zavarja más intézmények felbukkanó adata. Maximum 4 karakter hosszú lehet. Bevételi részletezőkód kezdő karakterei: hasonlóan az előző ponthoz. 6/90

7 20. Kontírkód tartomány: A KASZPER képes a kontírozás segítése érdekében előre definiált kontírozási sablonokat alkalmazni. A részletezőkódokhoz hasonlóan ezeket is kódjuk kezdetének segítségével rendelhetjük az intézményhez. Maximum 4 karakter hosszú lehet. 21. Kiadási főkönyv tartomány: Az előzőekhez hasonlóan itt a 7-es (kiadási) főkönyvek egy tartományát jelölhetjük ki az intézmény számára. Az intézmény dolgozói csak az ebben a tartományban szereplő 7-es főkönyvekre könyvelhetnek, illetve bonthatnak alá saját főkönyveket. Jelenleg hatályos szabályozás szerint 72-vel kell kezdődnie a főkönyveknek. Vesszővel elválasztva lehet több értéket megadni, az egyes értékek végére *-ot kell írni. Például: 7222*,7225*. Tehát az intézmény használhatja a es vagy es főkönyvet, például a 721-et nem. 22. Utalványrendelet formátuma: alapbeállításként intézményi 23. Állapot: Aktív 24. Új kód: pénztárkönyv első 3 számjegye (0-val nem kezdődhet) 25. Kötelezettségvállalás automatikus ellenjegyző: meg lehet adni a kötelezettségvállaláshoz automatikus ellenjegyző felhasználót 26. AHT: Államháztartási azonosító 27. Szektor szám: államigazgatási beállítás, értékei választhatóak, nem szabadon megadandóak. 28. Rövidített megnevezés: az intézmény nevének rövidített formája, általában nem szükséges. 29. Kötelezettségvállalás minta: lehetőségünk van kötelezettségvállalás minta kiválasztására 30. KASZPER-ben használt: felvitt intézményünket mely műveletek elvégzésekor használhatjuk 31. Számlatömb: ha az intézményhez tartozni fog számlatömb, itt megadható, max. 15 karakter. int_hierarchia: az előző munkalapon megadott intézmények alá-fölé rendeltségi viszonyainak megadására szolgál. Az első oszlopban szereplő intézmény a kapcsolatban a második oszlopban található felettese lesz. Amennyiben egy intézmény a hierarchia csúcsán áll, akkor kell egy sor, ahol mindkét oszlopban szerepelnie kell. A mezőkbe az előző munkalapon megadott PIR kódokat (törzsszámokat) használjuk. Egy intézmény fölé maximum egy intézmény tartozhat, alá viszont korlátozás nélküli mennyiségű. Példának véve az előzőekben felvetett óvodás példát, a táblázat így nézne ki: bankszámlák: Itt adjuk meg azokat a bankszámlákat, amiket egy adott intézmény dolgozói használhatnak. Ha bankszámlaszám utolsó nyolc száma csak 0, akkor nem kell őket beírni. A számlaszám formátuma: --. A megnevezése maximum 80 karakter hosszú lehet. Például: 7/90

8 Óvodaigazgatóság központi számlaszáma Jegenye Óvoda Felújítási alap szakfeladatok: A szakfeladatok kódjai és megnevezései központilag adottak, így újat felvenni, vagy meglévőt módosítani tilos. Ez a munkalap csak a szakfeladatoknak az intézményekhez való rendelésére használandó. A harmadik oszlopba írhatjuk annak az intézménynek a PIR kódját, (vesszővel elválasztva) amiben szeretnénk használni a sorban szereplő szakfeladatot. Természetesen, amelyiket nem szeretnénk használni, ott üresen kell hagyni a harmadik oszlopot. A munkalap valamennyi szakfeladata megtalálható lesz a rendszerben, ha később változtatni kellene a hozzárendeléseken. szerepkörök: Itt kell megadni a felhasználókat, és azok szerepköreit, melyek jogosultságaikat határozzák meg. A jogosítások finomítását jelenleg magában a TITÁN rendszerben kell megejteni. Ezen a munkalapon a harmadik sorban kell kezdeni az adatbevitelt. Vegyük sorba az egyes oszlopokat: 1. Sorszám: Az első sorban legyen egy, és minden sorban növeljük eggyel. Csak szám lehet értéke és kötelező. 2. Intézmény PIR: A felhasználónak az itt megadott törzsszámú intézmény lesz a központi intézménye. Természetesen később lehet más intézményhez is jogosítani. A mező kitöltése kötelező, értéke egy az int_alapadatok munkalapon megadott PIR kód lehet. 3. Dolgozó neve: kitöltése kötelező. 4. Bejelentkezési név: Másképp: felhasználói név. Értéke tetszőleges, de kérjük, hogy tartsák be konvenciónkat: a bejelentkezési nevet úgy képezzük, hogy a felhasználó polgári nevének első és utolsó szavát kisbetűssé alakítjuk és angol (ékezetmentes) ábécére, majd a szavak közé pontot teszünk. Például: Kiss Péter esetén kiss.peter; Nagyné Kovács Csilla esetén nagyne.csilla Ha a folyamat során több azonos felhasználói név állna elő, akkor egy aláhúzás és rövid utótag különbözteti meg a két felhasználót. Például: kiss.agnes_ovoda és kiss.agnes_tuzolto. Megadása kötelező. 5. Itt egy csoportba foglalva több oszlop következik, melyek azt határozzák meg, hogy a felhasználó milyen jogkörökkel rendelkezzen. Amennyiben jogosítani szeretnénk a szerepkörre, akkor -et kell tenni a mezőbe. 6. Az ötödik oszlop a könyvelő szerepkör. 7. Pénztáros szerepkör 8. Utalványozó szerepkör 9. Ellenjegyző szerepkör: utalványrendeletek és bejövő számlák ellenjegyzése 10. Bejövő számlák: bejövő számlák érkeztetése módosítása 11. Kimenő számlák: kimenő számlák érkeztetése módosítása 12. Banki szerepkör: banki műveletek (utalás, banki fájl feldolgozás, összevezetés) 13. Kötelezettségvállalás: kötelezettségvállalások felvétele és módosítása 8/90

9 14. Analitika: analitikai listák, például vevő-szállító analitika, hátraléklista. 15. Listázás 16. Intézmények: Itt kell (vesszővel felsorolni) azokat az intézményeket, amiknek adatait a felhasználó láthatja. A már megadott központ (vagy fő) intézményt nem kell megadni. 17. A felhasználó címe: nem kötelező. adatláthatóság: Itt csak két oszlopot kell kitölteni. Az első oszlopba egy felhasználó nevet (előző munkalap) kell írni, a másodikba pedig azon felhasználók felhasználói neveit vesszővel elválasztva, akinek a munkáját az első oszlopba írt dolgozónak látnia kell. Saját magát minden felhasználónak látnia kell. Például: kiss.zoltan kiss.zoltan,nagy.adam nagy.adam nagy.adam Kiss Zoltán látja Nagy Ádám munkáját, ám ő csak a saját munkáját látja. számlatükör: Ahogyan a szakfeladatoknál, itt is előre meg vannak adva a kötelező, központi főkönyvek. Ezeket módosítani, törölni itt is tilos. Azonban itt megadhatóak új elemek is, de ezek csak alábontások (később) lehetnek. Ezen felül ezen a munkalapon történik a főkönyvek intézményhez rendelése. Ezen a munkalapon a harmadik sorban kell kezdeni az adatbevitelt. 1. Főkönyv száma: Kötelező, a SALDO-s számlatükör valamely főkönyvi számából származhat az alábontás szabályainak megfelelően. 2. Főkönyv megnevezése: Kötelező, maximum 60 karakter hosszú lehet, az ennél hosszabbakat a rendszer az 57. karakternél elvágja és három pontot tesz a végére. Lehetőleg csak alfanumerikus karaktereket tartalmazzon és pontot, vesszőt, idézőjeleket. 3. Főkönyv típusa: kötelező, értékei csak a következők lehetnek: Telj. Áll. Ei. Vagyis rendre: teljesítés, állományi és előirányzat. 4. Intézmények: Azon intézmények, ahol használni fogják a főkönyvet. Alap főkönyvek esetében ez lehet az egyetlen kitöltendő mező. Itt is PIR kódokat kell megadni, de lehet csillaggal jelezni, hogy a rendszer illessze a mintára az intézmények PIR kódjait. Ha csak * írunk a mezőbe, azt jelenti, hogy minden intézményhez hozzárendeljük a főkönyvet. Ha az óvodás példát vesszük, akkor az összes óvodai intézményt meg lehet adni így: * 5. Bevétel/kiadás jel: Előirányzat és teljesítés esetén kötelező. Értéke B vagy K lehet. 6. Előírás főkönyv: csak teljesítés típusú főkönyv esetén kötelező. Ekkor a főkönyvhöz tartozó előírás főkönyvet kell bele írni. Az előírás főkönyvet eddigre már definiálni kell! 9/90

10 Nullás főkönyv: Hasonló az előzőhöz, de ezt előirányzati főkönyv esetén kell megadni. Áfás főkönyv-e: Ha a főkönyv áfás, akkor kötelező megadni, ebben az esetben értéke egy i betű legyen. ÜRES ÜRES Értékcsökkenés: Amennyiben a főkönyvön jelentkezik értékcsökkenés, akkor ide kell beírni, hogy az hány százalék. Maximum kettő tizedesjegy pontossággal. ÜRES ÜRES ÜRES ÜRES Alap főkönyv-e: Látható, hogy a központilag megadott főkönyvek esetében ez az érték minden esetben i. Minden további főkönyv esetében az értéke kötelezően n! részletezőkódok: Itt adhatjuk meg a rendszer részletezőkódjait. Vegyük figyelembe az intézményekhez beállított kiadási és bevételi részletezőkód tartományokat. 1. Kód: Kötelező, ajánlásunk szerint csak számokat és kötőjeleket tartalmazzon. 2. Megnevezés: Kötelező, maximális hossza 100 karakter. 3. Bevétel/kiadás jel: Kötelező, érték B vagy K. partneradatok: Cégek, magánszemélyek, dolgozók megadására szolgál. 1. Partner neve: kötelező. 2. Partner típusa: kötelező, lehetséges értékei: cég magánszemély intézmény dolgozó egyéb 3. Irányítószám: nem kötelező. Maximum nyolc karakter. 4. Település: nem kötelező. Megadása abban a formátumban, hogy az első betű nagy, és a többi kicsi. 5. Utca: nem kötelező. 6. Házszám: nem kötelező. 7. Adószám: nem kötelező. 8. Adóazonosító jel: nem kötelező. 9. Bankszámlaszámok: nem kötelező. Kitöltése a bankszámlák munkalapnál leírtak szerint. Több számlaszámot lehet felvinni, vesszővel elválasztva. 10. Anyja neve: nem kötelező. 11. Születési hely: nem kötelező. Formátuma: ÉÉÉÉ-HH-NN. 12. Telefon: nem kötelező. 10/90

11 Fax: nem kötelező. nem kötelező. Megjegyzés: nem kötelező. Partner intézménye, ha dolgozó: kötelező kitölteni, ha a partner dolgozó. Annak a már megadott intézménynek PIR kódját kell ideírni, ahonnan a dolgozó fizetését kapja. 17. EVA alany: ha a partner EVA alany, akkor kötelező egy i betűt írni ide. 18. Működési jelleg: kötelező. Értéke, ha nem cég típusú a partner, kötelezően: működik. Cég esetében a következő értékei lehetnek: működik csődeljárás alatt felszámolás alatt jogutód nélkül megszűnt végelszámolás alatt COFOG: COFOG törzs megadására szolgál. 1. kód: kötelező, 6 karakter hosszú (számok). 2. megnevezés: kötelező 3. intézmények PIR kódjai: azon intézmények, ahol használni fogják a kódokat. Rovat: Rovat törzs megadására szolgál. 1. rovat: kötelező 2. megnevezés: kötelező 3. B/K jel: kötelező, érték B vagy K. 4. előjel: megadható 5. év: megadható ÁFA kategória: ÁFA kategória törzs megadására szolgál. 1. megnevezés: kötelező 2. dátum -tól: megadható 3. dátum -ig: megadható 4. áfa érték: kötelező 5. sorrend: megadható 6. fordított áfa érték: kötelező 7. áfa analitika-e: kötelező, igen/nem 8. mentes-e: kötelező, igen/nem 9. áfa körön kívüli-e: kötelező, igen/nem 11/90

12 1.2. Alap adat feltöltő fájl feltöltése A fájl helyes és körültekintő kitöltését követően a fájl feltöltését a KASZPER modul ( 2222) Alapadat feltöltés menüpont alatt tudjuk megtenni. Természetesen nem csak bevezetéskor lehet alkalmazni a menüpontot, hanem használat közben is, ha fel kell töltenünk nagy mennyiségű adatot, például partneradatot, akkor is ezen menüpont alatt tehetjük ezt meg. Lépjünk be a menüpontba. Amennyiben már meglévő adatbázisról beszélünk, akkor első ablakként kapunk egy figyelmeztető üzenetet. 1. ábra: 2222 MP figyelmeztető üzenet Továbblépve, megjelenik a Adatbázis műveletek és importálás felület. Fokozottan figyeljünk oda, mert a már feltöltött adatokat is itt tudjuk törölni. Törölni egyszerűen tudunk. Kijelöljük a kitörölni kívánt adategységeket, majd a Kijelölt műveletek végrehajtása és (f)eltötlése gombbal töröljük az adatokat. 2. ábra: 2222 MP törzsadatok törlése 12/90

13 A kitöltött fájl feltöltését az Importálandó adatok blokkban tudjuk megtenni. Az alábbi példával illusztráljuk a feltöltés folyamatát. 3. ábra: 2222 MP részletezó kód minta fájl A Tallózás gomb segítségével megkeressük a feltölteni kívánt fájl, majd a Kijelölt műveletek végrehajtása és (f)eltöltése gombbal a feltöltést végrehajtjuk. Fontos, hogy a fájl formátuma sxc legyen. 4. ábra: 2222 MP fájl feltöltés Amennyiben hibásan töltöttük ki a fájlt. Például nem létező intézményt adtunk meg a fájlunk egyik munkalapján jelen esetben 'cofog' munkafüzeten - akkor azt a program jelzi felénk. 5. ábra: 2222 MP hibás fájl A sikeres feltöltésről is kapunk tájékoztatást. 13/90

14 6. ábra: 2222 MP sikeres feltöltés Ellenőrzésképpen mivel jelen esetben egy részletező kód került feltöltésre a 28 MPban ellenőrizhetjük a sikeres feltöltést. 7. ábra: 2222 MP ellenőrzés 14/90

15 KASZPER Pénzügyi-Számviteli modul 2. fejezet 15/90

16 2.1. Jogosítási csoportok Minden felhasználónak rendelkeznie kell egy felhasználói fiókkal, amivel be tud lépni a TITÁN rendszerbe az adott szerveren. Maga a fiók létrehozásával még csak a TITÁN rendszerbe tud belépni a felhasználó. A fiókhoz jogosítási csoportokat kell rendelni, melynek eredményeként be tud lépni a KASZPER modulba. A jogosítási csoportok egyedi jogokból tevődnek össze. Minden jogosítási csoport rendelkezik Futtatás, Felület futtatás egyedi jogokkal, mely a KASZPER modulba belépésre jogosít. Csupán ezzel a joggal művelteket nem tudunk végezni. A melléklet részletesen tartalmazza, hogy az egyes jogosítási csoportok mely elemi jogokból tevődnek össze. A jogosítási csoportok az alábbiak: KASZPER_1418_MP KASZPER_Admin KASZPER_Analitika KASZPER_Bank KASZPER_Banki_adminisztrátor KASZPER_Bejövőszámla KASZPER_Bejövőszámla_igazol KASZPER_Bejövőszámla_Támogatott KASZPER_Csak_listázás KASZPER_csoportos_utalv KASZPER_Egyéb_felületek_admin KASZPER_Ellenjegyző_igazol KASZPER_Érvényesítő_igazol KASZPER_hosszútávú_kötv KASZPER_Intézményi_hozzárendelések KASZPER_Kimenőszámla KASZPER_Kimenőszámla_igazol KASZPER_Könyvelő KASZPER_Könyvelő_igazol KASZPER_Kötváll KASZPER_Kötváll_ellenjegyz_igazol KASZPER_Kötváll_kontír KASZPER_Kötváll_könyvelés KASZPER_megrendelőlap_felv KASZPER_NYUGTA_KEZELES KASZPER_oktatas KASZPER_partner KASZPER_pénztár_igazolás KASZPER_Pénztár_nyitás KASZPER_Pénztáros KASZPER_pénztár_zárás KASZPER_részletező_felv KASZPER_Számviteli_felületek_admin KASZPER_törzs KASZPER_törzs_full KASZPER_Utalványozó KASZPER_Utalványozó_igazol 16/90

17 KASZPER Pénzügyi-Számviteli modul 3. fejezet 17/90

18 3. KASZPER_Admin menüpontjainak bemutatása I. Ebben a részben bemutatásra kerülnek azok a menüpontok, melyekkel a kulcsfelhasználó el tudja végezni az adatláthatósági beállításokat, illetve új adatokat tud felvenni az alapadatok közé. Továbbá az intézményi hozzárendeléseket is el tudja végezni, melyek feltétlen szükségesek a gördülékeny munkavégzéshez. Miután a bevezetést követően az alapadatok sikeresen feltöltésre kerültek, de az ellenőrzés során vagy akár a későbbiekben bármikor rájövünk, hogy szükség lenne még felvinni alapadatot, azt akkor a karbantartási menüpontokban tudjuk elvégezni Karbantartási menüpontok (28) Bevételi/kiadási (részletező) kódok karbantartása A részletező kódok szolgálnak arra, hogy különböző feladatokat, pályázatokat elkülönítsük. Például egy beruházáshoz nyithatunk egy-egy kódot az elszámolható és el nem számolható költségekre. A részletezőkódokra lekérdezhetünk, listázhatunk számtalan menüpontban. A lekérdezés történhet egy-egy részletezőkódra vagy azok szabadon választott csoportjára is. A részletezőkódok láthatóságát az intézményi törzsadat beállítások határozzák meg, a következő módon: ha az intézménybe be van állítva egy tartomány (például 101 kiadási), akkor az intézmény minden aktív és azzal a tartománnyal kezdődő részletezőkódot "lát" (például: ), amennyiben persze a bevétel/kiadás jel is egyezik. Belépve a már felvett részletező kódok listája jelenik meg. 8. ábra: 28 MP részletező kód lista Új részletező megadásához nyomjuk meg az Új bevétel/kiadás kód (f)elvitele gombot. Az aláhúzott mezők megadása kötelező. 18/90

19 9. ábra: 28 MP új részletező felvitele A felület oszlopai: Év: amelyik évre érvényes a kód ( ebben a mezőben mindig a rögzítés időpontjának évszáma jelenik meg alapesetben) Intézmény: felvenni kívánt részletező kód intézménye Bevétel/Kiadás kód: a kód száma Megnevezés: a kód neve Bevétel/Kiadás: A kód típusa (könyvelési összefüggés van rá, pl. nem lehet bevételi főkönyvet kiadási részletező kódra könyvelni) Alap: az igen tulajdonságú kódot csak kulcsfelhasználó tudja módosítani Ei. típus: meg lehet adni az előirányzat típusát, nem kötelezően megadandó adat A felviteli felületen a következőre kell figyelni: a "B/K - kód" mező első tagja (ami a kód kezdete, lásd előző bekezdés, tartományok!) aszerint fog kitöltődni, hogy milyen intézmény van kiválasztva felette. Ez a felületre belépéskor a felhasználó alapintézménye, és a jogosított intézmények közül lehet választani. Azonban másik intézmény kiválasztása után kötelező az "Aktualizál" gomb megnyomása, különben nem frissül a kód első része, és hibás intézménynek mehet a felvétel. valamint csak ezt követően fog a 228 mp-ban beállított adatoknak megfelelő kódtartomány megjelenni. A B/K Kód mezőnél válasszuk ki, hogy bevételi vagy kiadási kódot szeretnénk rögzíteni. A sorban található adatbeviteli mező rögzített számmal kiegészítjük az előtte található mezőben szereplő számo(ka)t. Az adatbeviteli mezőben nem kötelező numerikus értékeket írni, szerepelhet benne kötőjel vagy betű is (bár ez utóbbit nem javasoljuk). Részletező kód módosításához kattintunk a részletező kód számára. 10. ábra: 28 MP részletező kód módosítás 19/90

20 Ekkor a módosító felületre jutunk. Amennyiben még nem történt kontírozás a részletező kódra, akkor módosíthatunk csak a részletező adatain. Máskülönben az alábbi üzenetet kapjuk. 11. ábra: 28 MP hibaüzenet Amennyiben automatikus kontírozást szeretnénk a későbbiekben alkalmazni, akkor meg kell adni az Automatikus kontírozás kiegészítő beállításokat. 12. ábra: 28 MP automatikus kontír adatok (228) Intézmények karbantartása Új intézményt felvenni, illetve már meglévő intézményt módosítani a 228 MP-ban van lehetőségünk. A menüpontba belépve a már rögzített intézmények listája látható. 13. ábra: 228 MP új intézmény felvitele 20/90

21 Új intézmény felvitelének folyamatát az Új intézmény(f)elvitele gombbal tudjuk megkezdeni. A gomb hatására az új intézmény felvitele felületre jutunk. 14. ábra: 228 MP új intézmény felvitele 21/90

22 Új intézmény felvitelekor ügyeljünk, hogy minden adatot megfelelően töltsünk ki. A mezők leírása és a felület helyes kitöltésének leírása az 1. fejezet alapadat feltöltő fájl int_alapadatok részben már kifejtésre került. Az intézmény számlázási beállításaira vonatkozó beállításokat is ezen a felületen tudjuk megtenni. Alap beállításként nem-re van állítva minden lehetőség. Természetesen ezen tetszés szerint módosíthatunk. Módosító felületre az intézmény PIR kódja előtt található Módosít gombbal jutunk. Számlatömböt az intézmény adatait tartalmazó űrlap alatt található számlatömb blokkban tudunk felvenni. Egyszerűen csak adjuk meg a számlatömb nevét, számát. Tartalmazhat mind szöveget, mind számot. Amennyiben már rendelkezünk számlatömbbel és inaktiválni szeretnénk, vagy újat felvenni, azt is ebben a menüpontban tudjuk megtenni. Nyugtatömböt is itt van lehetőségünk felvenni. Ez esetben a típus mezőnél a legördülő listából válasszuk a nyugta típust. 15. ábra: 228 MP számlatömb A (P)artnertörzsbe rögzít gombot abban az esetben szükséges alkalmazni, amennyiben Etelka modulban is fel szeretnénk rögzíteni az intézményt. Ez a gomb tulajdonképpen berögzíti a Kaszper partnertörzsbe az intézményt, mint partner. Az (A)datlekérés a MÁK-tól gomb az államkincstár törzskönyvi nyilvántartásában található adatok átemelésére szolgál. A gomb hatására az alábbi táblázat jelenik meg. 16. ábra: 228 MP MÁK intézmény adatok beemelése 22/90

23 Államkincsár nyilvántartásában szereplő adatok: 17. ábra: 228 MP Államkincsár táblázat (229) Helységek karbantartása A helységek karbantartása menüpontban kezelhetőek a rendszerben tárolt helységnevek. Ezek közül választhatunk, amikor kötelezettségvállalást készítjük. Amennyiben nem található a rendszerben a kiválasztani kívánt helység, akkor ezen menüpont segítségével tudjuk felvenni. A menüpontba belépve látható a már felvitt helységek listája. 19. ábra: 229 MP helység módosítás 18. ábra: 229 MP helységek listája 23/90

24 Módosító felületre a helység neve előtt található Módosít gombbal jutunk. Módosítsuk a kívánt adatot, majd a Módosít gombbal mentjük a változást. 19. ábra: 229 MP helység módosítás Új helység felvitelét az Új helység(f)elvitele gombbal tudjuk megkezdeni. A gomb hatására az új helység felvitele felületre jutunk. 20. ábra: 229 MP új helység felvitele Adjuk meg a város nevét, majd válasszuk ki a megyét, országot. Végül a Rögzít gombbal megtörténik a mentés. (230) Megyék karbantartása A rendszerben tárolt Magyarországi megyék és más államok kerülnek felsorolásra. A menüpontba belépve látható a már felvitt megyék listája. 24/90

25 22. ábra: 230 MP megyék listája 21. ábra: 230 MP új megye felvitele Módosító felületre a megye neve előtt található Módosít gombbal jutunk. Módosítsuk a kívánt adatot, majd a Módosít gombbal mentjük a változást. 22. ábra: 230 MP megye módosítása Új megye felvitelét az Új megye (f)elvitele gombbal tudjuk megkezdeni. A gomb hatására az új megye felvitele felületre jutunk. 25/90

26 23. ábra: 230 MP új megye felvitele (231) Előirányzatkódok karbantartása Ebben a menüpontban lehetőségünk van új előirányzatot felvenni az adatbázisban, továbbá már meglévő előirányzatot módosítani, valamint ebben a menüpontban tudjuk inaktiválni vagy esetlegesen újra aktiválni a kiválasztott előirányzatot. A menüpontba belépve a már rögzített kódok listája látható. 24. ábra: 231 MP Előirányzat lista Módosító felületre a Módosít gombbal jutunk. Módosítsuk a kívánt adatot, majd a Módosít gombbal mentjük a változást. 26/90

27 25. ábra: 231 MP előirányzat módosítás Új előirányzat kód felvitelét az Új előirányzatkód (f)elvitele gombbal tudjuk megkezdeni. A gomb hatására az Új előirányzatkód felvitele felületre jutunk. Az aláhúzott mezők kitöltése kötelező. 26. ábra: 231 MP új előirányzat felvitele Lehetőség van inaktiválni, illetve már inaktív előirányzatkódot újra aktiválni. Ehhez az Inkativál/aktivál gombot használjuk. (2311) Előirányzatkód csoportok karbantartása Ebben a menüpontban lehetőségünk van új előirányzat csoportot felvenni az adatbázisban, továbbá már meglévő előirányzat csoportot módosítani. A menüpontba belépve a már rögzített kódok listája látható. 27. ábra: 2311 MP előirányzat csoport lista 27/90

28 Módosító felületre a Módosít gombbal jutunk. Módosítsuk a kívánt adatot, majd a Módosít gombbal mentjük a változást. 28. ábra: 2311 MP előirányzat csoport módosítás Új előirányzat kód csoport felvitelét az Új előirányzatkód csoport (f)elvitele gombbal tudjuk megkezdeni. A gomb hatására az Új előirányzatkód felvitele felületre jutunk. Több előirányzat kódot is kijelölhetünk a ctr billentyű folyamatos nyomva tartásával + egér kattintással. 29. ábra: 2311 MP új előirányzat csoport felvitele 28/90

29 (211) Áfa kategória szótár Ebben a menüpontban ÁFA kategóriát vihetünk, illetve módosíthatunk már meglévőt. A menüpontba belépve az alábbi felületre jutunk. 30. ábra: 211 MP áfa kategória lista Új ÁFA kategória felviteléhez nyomjuk meg az Új elem (f)elvitele gombot. Adjuk meg az aláhúzott kötelező adatokat, majd nyomjuk meg a felvitel gombot. 31. ábra: 211 MP új áfa kategória felvitele 29/90

30 Módosításhoz kattintunk az Áfa nevére. Ekkor a módosító felületre jutunk 32. ábra: 211 MP áfa kategória módosítás 1 Módosítsuk a kívánt adatot, majd nyomjuk meg a Módosít gombot. 33. ábra: 211 MP áfa kategória módosítás 2 (20) Partnerek összevonása A KASZPER modulban felrögzített partnerek többször is rögzítésre kerülhetnek. Ennek oka, hogy több felhasználó is felrögzíti ugyanazt a partnert. A 20-as menüpontban lehetőség van e sokszor felvitt partnerek összevonására. Figyelem: Az összevonást követően a megszüntetett partnerek függő tételei közvetlen nem módosíthatóak. Ügyeljünk arra, hogy csak olyan partnereket vonjunk össze, melyekhez nem kötődik feldolgozatlan tétel. 30/90

31 A program folyamatábrája: 34. ábra: 20 MP partner folyamatábra A menüpontba belépve a az aktuális partnerek listája jelenik meg. Oszlopok * : ebben az oszlopban választjuk ki az összevonni kívánt partnereket Név: Partner neve - kötelező adat Anyja neve: Partner anyja neve Irsz: partner irányítószáma kötelező adat Város: artner cím helység megnevezése - kötelező adat Utca: Partner cím utca megnevezése - kötelező adat Házszám: Partner cím utca házszáma kötelező adat Adóazonosító jel: Partner adó azonosító jele Adószám : Partner adószáma Partner fajta A partner egy fajta csoportba sorolása Bankszla.: Partner bankszámlaszáma Szül.idő: Partner születési ideje Int.kód: Partner intézmény PRI kódja Int.megn.: Partner intézmény megnevezés 31/90

32 Jelöljük ki a az összevonandó partereket, majd nyomjuk meg a Hozzáad gombot 35. ábra: 20 MP partnerek kijelölése A kiválasztott tételek a képernyőn az alsó ablakban jelennek meg. A kiválasztott tételek közül bármikor a Visszarak gombbal kivehetjük a partnert az összevonás listából. 36. ábra: 20 MP partnerek kijelölése A kiválasztás befejeztével a Következő gombra kattintásával az alábbi képernyő jelenik meg: 37. ábra: 20 MP partnerek összevonása Ki kell jelöljük a partnert, melyet a kiválasztottak közül megtartunk. Ez mindig egy partner lehet. A megszűnő partnerek nevének és címének inaktiválása bejelölésével lehetőség van inaktiválni az összevont partnert. A Partnerek összevonása gomb hatására az következő megerősítő képernyő jelenik meg: 38. ábra: 20 MP megerősítést kérő ablak Az igen nyomra klikkelve összevonásra kerülnek a partnerek és a kiválasztott partner marad meg. 32/90

33 3.2. Jogosítási menüpontok (218) Felhasználók csoportba sorolása KASZPER modulon belüli jogosultságok beállítására szolgáló felület. Ebben a menüpontban adatláthatóságot állíthatunk be, további intézményhez, csoporthoz, illetve számlatömböz rendelhetjük az adott felhasználót. A könyvelési menüpontokban található elemek (főkönyv, törzsszám, pénztérkönyv stb.) láthatóságát befolyásolja, illetve a könyvelésre épülő lekérdező menüpontokban, hogy mely törzsszámot lássa a felhasználó. 1. A felhasználó-felhasználói csoport kapcsolás. Amennyiben új felhasználó adatláthatóságát állítjuk be, első és legfontosabb lépésként a főintézményét kell beállítani. 39. ábra: 218 MP felhasználó lista A 218 MP-ban a Módosít gomb megnyomását követően a felhasználó csoportlista felületére jutunk. Csoport: A csoport a KASZPER-ben létrehozható pénzügyi entitások (számla, kötelezettségvállalás, utalványrendelet) jellemzője, amivel az adott entitás láthatóságát (ezáltal módosíthatóságát) megadhatjuk egy-egy felhasználónak. A csoport egy tulajdonsága, hogy mely intézményhez tartozik, ezt örökli az entitás is. Minden felhasználó rendelkezik egy, saját magát, az általa felvitt adatokat jelző csoporttal, az ún. főcsoporttal. Erre a csoportra jönnek létre alapértelmezésben az említett entitások. Jogosításnál ezt a csoportot állítjuk be egy másik felhasználónak. A láthatóság azt jelenti, hogy módosíthatja is az adatokat, ahol azt egyébként a rendszer megengedi. Tulajdonképpen ezzel állítjuk be milyen csoportokat jogosult látni az adott felhasználó. 33/90

34 Új felhasználó esetében üres lesz ez a lista. Ilyen esetekben az intézmény mező mellett található Új main szövegre kattintva kell kiválasztani a felhasználó főintézményét. 40. ábra: 218 MP új main (főintézmény) felvitele A módosítás felületen található funkciók: Összes csoport törlése: amennyiben a felhasználót már hozzárendeltünk csoportokhoz, ehhez a funkcióval egy mozdulattal törölhetjük az összes hozzárendelt csoportból Intézménybe sorolás: főintézmény összes csoportját tudjuk felvenni a felhasználóhoz Áthelyezés: ezzel áthelyezhetjük a felhasználót másik főintézménybe csoportokkal együtt Intézményt lássa: beállíthatunk egy teljes intézményt, ezáltal nem kell egyesével minden csoportot hozzárendelni a felhasználóhoz Új csoport: új csoport adatláthatóság hozzáadása, nagyon fontos jogosítási hozzárendelés, itt állítjuk be mely csoportokat láthatja a felhasználó Ki látja: itt adjuk meg, hogy az adott felhasználó munkáit (felvett adatait) mely másik felhasználó jogosult látni Felhasználó jogosultságainak beemelése: ez a funkció lehetőséget ad már beállított felhasználó jogainak másolása az adott felhasználóhoz. Csoportot illetve számlatömb adatláthatóság másolására van lehetőség ez által Papirusz intézmény: abban az esetben kell papirusz intézmény beállítani, amennyiben a felhasználó rendelkezik papirusz jogokkal 34/90

35 Új csoport felvétele az Új csoport gombbal történik. 41. ábra: 218 MP új csoport felvitele A felugró ablakban kiválasztjuk jelölő négyzet segítségével a kiválasztandó csoportokat. A Kiválasztott csoportok (h)ozzáadása gombbal a kiválasztás megtörténik. 42. ábra: 218 MP új csoport felvitele - csoport választás Ki látja funkció gombbal beállítható, hogy a felhasználó munkáit mely más felhasználók jogosultak látni. 35/90

36 43. ábra: 218 MP ki látja kiválasztás A következő felületen a Felhasználó lássa gombbal a kiválasztható felhasználói lista felületére jutunk. Ezen a felületen is beállíthatjuk az intézményi láthatóságot, illetve felhasználó jogosultság másolást is végezhetünk, valamint törölhetjük az összes csoportból. 44. ábra: 218 MP felhasználó lássa A Hozzáad gombbal a kiválasztás megtörténik. 36/90

37 45. ábra: 218 MP felhasználó választás Felhasználó jogosultságainak beemelése funkcióval a már jól beállított felhasználó adatláthatóság beállítását tudjuk másolni a beállítandó felhasználónkhoz. Ez nagy mértékben megkönnyítheti az adatláthatóság beállítását. 46. ábra: 218 MP felhasználó jogosultságainak beemelése A gomb hatására a felugró felhasználó listából a kiválasztandó felhasználóra rászűrve a Hozzáad gombbal a felhasználóhoz rendeljük a másolt személy beállításait, mind intézményre, mind csoportra vonatkozóan. A számlatömb jogosítás másolása gombbal pedig a számlatömb beállítást is tudjuk másolni. 37/90

38 2. felhasználó intézmény kapcsolás. Lépjünk be a 218 MP-ba, keressünk rá a felhasználóra, akihez intézmény láthatóságot szeretnénk rendelni, majd nyomjuk meg az Intézmény gombot. 48. ábra: 218 MP intézményhez rendelés A gomb hatására látható a már engedélyezett intézmények listája. Itt törölhetjük akár egyesével, akár az összes intézményből a felhasználót, valamint új intézmény láthatóságot adhatunk meg. Törlést a Töröl vagy az Összes intézményből töröl gombokkal tudunk elvégezni attól függően, hogy egy intézményből vagy több intézményből akarjuk törölni a felhasználó adatláthatóságát. 47. ábra: 218 MP felhsaználó adatláthatóság másolás 38/90

39 49. ábra: 218 MP összes intézményből töröl Új intézményt az Új intézmény gombbal tudunk felvenni a felhasználóhoz. A következő felületen a jelölőnégyzet segítségével kijelöljük a felvenni kívánt intézményeket, majd megnyomjuk a Kiválasztott intézmények hozzáadása gombot. Ezzel a hozzáadás meg is történik. 39/90

40 50. ábra: 218 MP intézmény hozzáadás Amennyiben főintézményt rendeltünk hozzá a felhasználó intézményi adatláthatóságához, akkor az (A)lá tartozó telephelyek hozzáadása gombbal az intézményhez tartozó összes telephelyet egy gombnyomással hozzárendelhetjük. Nem kell egyesével hozzáadni a listához. A Számlatömb funkcióval rendeljük a felhasználóhoz, hogy mely számlatömbök láthatóságára jogosult. 51. ábra: 218 MP számlatömb hozzárendelés A következő felületen a Számlatömb hozzáadása gombbal választjuk ki az adott számlatömböt. Az Összes számlatömbből töröl gombbal törölhetjük a már hozzárendelt számlatömbökből. 52. ábra: 218 MP számlatömb 40/90

41 A Kiválasztott számlatömbök hozzáadása gombbal a kiválasztás megtörténik. 53. ábra: 218 MP számlatömb hozzáadása A Minden számlatömbből választ gombbal lehetőségünk van olyan számlatömbökbő választani, melyek olyan intézményekhez tartoznak, melyek láthatóságára nem vagyunk jogosultak. A Ki látja funkció működése már előzőekben kifejtésre került. Az Új csoport létrehozása, illetve a Csoportok listázása funkció gomb leírása a következő részben (2181 MP leírásában) található. (2181) Felhasználók jogainak megtekintése Lehetőségünk van ebben a menüpontban, hogy megtekintsünk egy felhasználó csoport jogosultságainak listáját. A menüpontba belépve a Megtekint gombbal tudjuk ezt megtenni. 54. ábra: 2181 MP felhasználó lista 41/90

42 A megjelenő listából, a kiválasztott felhasználó betekintési jogosultságai kerülnek listázásra. Lehetőségünk van ebben a menüpontban is Új csoportot létrehozni az adott felhasználóhoz. Továbbá a már meglévő csoportot módosítani is ezen menüponton belül van lehetőségünk. Új csoport felvétele az Új csoport létrehozása gombbal történik. A gomb hatására megjelenik az intézmény választó felület. Itt válasszuk ki a Választ gomb segítségével mely intézményhez szeretnénk a csoportot felvenni, majd a csoport név megadását követően a Rendben gomb segítségével mentsük az új csoportunkat. 55. ábra: 2181 MP új csoport felvitele Csoport módosításához nyomjuk meg a Csoportok lis(t)ázása gombot. A felugró ablakban megjelenik a módosítható csoportok listája. A módosító felületre a csoport neve mellett található Módosít gomb megnyomását követően jutunk. 56. ábra: 2181 MP csoport módosítás A Csoport szerkesztése felületen vagy az intézmény neve mellett található Módosít gombbal választunk másik intézményt az adott névhez. Vagy az adott intézmény csoportnevét módosítjuk a név mező módosításával. 42/90

43 57. ábra: 2181 csoport szerkesztés A Rendben gombbal mentjük a módosítást. (2182) Felhasználónak intézmény engedélyezése csak bizonyos műveletre Amennyiben a felhasználónak van Kimenő számla jogosultsága, akkor ebben a menüpontban is engedélyezni kell számára a jogosultságot. Lépjünk be a menüpontba. Keressünk rá a felhasználóra, majd nyomjuk meg a Kimenő számla gombot. 58. ábra: 2182 MP felhasználó lista A következő ablakban meg kell adni, hogy a felhasználó mely intézménynek készíthet számlát. Ezt a jelölőnégyzet segítségével tudjuk megadni. 43/90

44 59. ábra: 2182 MP kimenő számla intézmény választás Természetesen több intézményt is kiválaszthatunk. A Kiválasztott intézmények (h)ozzáadása gomb megnyomását követően a hozzárendelést sikeresen elvégeztük.a továbbszámlázás jogot is hasonlóképpen kell engedélyezni, mint a kimenő számla jogot. A Továbbszámlázás gomb hatására az intézmény választó felületre jutunk, ahol az intézmény kiválasztást követően Kiválasztott intézmények (h)ozzáadása gombbal a hozzárendelés megtörténik. 60. ábra: 2182 MP továbbszámlázás 44/90

45 KASZPER Pénzügyi-Számviteli modul 4. fejezet 45/90

46 4. KASZPER_Admin menüpontjainak bemutatása II. Ebben a részben bemutatásra kerülnek azok a menüpontok, melyek a felhasználók által jelzett problémák megoldására szolgálnak. Ilyen például a különböző elrontott adatok visszamozgatása a kiinduló menüpontba, esetleges zárt időszak újranyitása. Adatok visszamozgatásának folyamtata az 5. fejezet KASZPER_Egyéb_felületek_admin részben található Menüpontokon belüli plusz jogosultságok (635) Pénztári forgalmak nyomonkövetése Lezárt pénztári időszak újranyitását a 635 MP-ban van lehetőség kulcsfelhasználó számára. A 635 MP-ban megkeressük a már lezárt időszakot, melyet fel szeretnénk nyitni, majd nyomjuk meg a Nyitás gombot. Ezzel a pénztárkönyv azon időszaka ismét nyitott lesz, melyet felnyitottunk. Egy pénztárkönyv több időszakának kezelését kizárólag kulcsfelhasználó láthat, módosíthat. 61. ábra: 635 MP pénztár forgalom nyitás 62. ábra: 628 MP újra nyitás ellenőrzés 46/90

47 (210) Számlatükör karbantartása Ebben a menüpontban a főkönyvi számokat változtathatjuk meg, illetve új főkönyvi tételeket adhatunk meg. Új főkönyvi szám felvitele az "Új főkönyvi szám felvitele" gombra kattintva lehetséges. 63. ábra: 210 MP számlatükör Ebben az esetben a lenti táblázat fog megjelenni de az adatmezők üresen maradnak. A Számlatükör évválasztása mindenképpen történjen meg, csak ezután adjuk meg a többi adatot. Fontos, hogy egy számra csak egy főkönyvet szabad felvinni. Valamint figyeljünk arra, hogy teljesítés esetén, ha nincs kitöltve az előirányzat, akkor ez a 914 Pénzforgalmi infóban gondot fog okozni. Az alábontásokat nem szabad alap főkönyvként felvinni. Egy főkönyvi szám rögzítésekor fontos az adatoknak a pontos megadása, mivel csak így érhető el, hogy a megfelelő főkönyvi szám a megfelelő helyen jelenjen meg. A főkönyv típusa behatárolja,hogy az adott főkönyv melyik kontírozásban jelenjen meg (Telj bank/pénztár, Ei - előirányzat, ei. módosítás, Áll - nyitás/vegyes tételek...). Egy főkönyvi számot rendelhetünk csak egy adott intézményhez is, így biztosított,hogy az intézmény sajátos, egyedi főkönyvei ne jelenjenek meg a többi intézménynél (pl. kórház sajátos főkönyveire nincs szüksége pl. egy iskolának). A bevétel/kiadás kitöltésének csak a Ei ill Telj. Típusú főkönyveknél van jelentősége. A kapcsolódó ei. Főkönyvek megadása a teljesítés típusú főkönyvek rögzítésénél kötelező. Ez a keretfigyelés szempontjából fontos. 47/90

48 64. ábra: 210 MP új főkönyv felvitele Módosítás a listából a főkönyvi számra kattintva megjelenik a Főkönyvi szám módosítása ablak, ahol módosíthatjuk főkönyvünket. 65. ábra: 210 MP főkönyv módosítás 48/90

49 (122) Tévesen megadott számlaadatok módosítása Ebben a menüpontban van lehetőségünk egy tévesen felvett számlát módosítanunk. Alapesetben egy normál felhasználó csak és kizárólag rögzített állapotú számlák láthatóságára jogosult. Egyedül a kulcsfelhasználó jogosult arra, hogy az utalt állapotú számlákat is lássa a menüpontban. Módosító felületre a számlaazonosítóra kattintva jutunk. 66. ábra: 122 MP számla lista A számla szerkesztési felületén egyedül a kulcsfelhasználónak van jogosultsága a számlaazonosító adatát módosítani. A többi adatot - rögzített állapotú utalványrendeletek esetében - a normál felhasználó is módosíthatja. 67. ábra: 122 MP számlaadat módosítás 49/90

50 (282) Intézmény - számla összegétől függő szerződés választási kötelezettség Intézményi szinten megadható a kötelező szerződés rögzítésének összege, alapesetben Ft. Lépjünk be a menüpontba. Az első felületen ki kell választani mely intézmény összeghatárát szeretnénk módosítani. Az intézmény kiválasztását az intézmény PIR kódjára kattintásával tudjuk elérni. 68. ábra: 282 MP intézmény lista A következő felülten van lehetőségünk módosítani az összeg határt, illetve beállítani a szerződés összeghatár figyelésének módját. Az összeg módosítását és az összeghatár figyelésének beállítását követően az Összeg rögzítése gombbal mentjük módosításunkat. 69. ábra: 282 MP módosítás 50/90

51 Látható, hogy az összeghatár értéke változott a megadott értékre. 70. ábra: 282 MP ellenőrzés Az (Ú)j összeg megadása gomb a listában még nem szereplő intézményekhez ad lehetőséget az összeg módosításra Egyéb kulcsfelhasználó által látható menüpontok (2300) Lezárt banki nap újra megnyitása Ebben a menüpontban már lezárt banki napot tudunk újra megnyitni. A menüpontba belépve megjelenik a Zárt nappal rendelkező hivatali bankszámlák listája. 71. ábra: 2300 MP bankszámla lista 51/90

52 Itt a bankszámlaszámra kattintva kapjuk a bankszámlához tartozó zárt napok listáját. Kiválasztjuk jelölőnégyzet segítségével mely banki napot/napokat szeretnénk felnyitni, majd a K(i)választottak megnyitása gombbal a banki nap felnyitása sikeresen megtörtént. 72. ábra: 2300 MP nyitás (2104) Számlatükör egyeztetése A menüpontba az aktuális év számlatükrét tudjuk feltölteni. A fájlban meg kell adni a főkönyvi számot, megnevezést, főkönyv típusát, bevételi-kiadási, előirányzat főkönyvet, nullás főkönyvet, illetve áfa főkönyve-e. 73. ábra: 2104 MP számlatükör fájl A fájl helyes kitöltését követően lépjünk be a menüpontba. Fontos, hogy a fájl kiterjesztése sxc legyen. A felületen a számlatükör fájlt a Tallózás gomb segítségével megkeressük, majd a "számlatükör" felirat melletti rádiógombot jelöljük be. Mást nem változtassunk, minden hagyjunk az alapbeállításon. A táblázatban a munkalap neve számlatükör legyen. Amennyiben mégis más, akkor a munkalap neve mezőbe írjuk be az általunk használt nevet. Fontos, hogy teljesen megegyező legyen a kettő. 52/90

53 74. ábra: 2104 MP számlatükör feltötlés A Feltölt gomb megnyomását követően egy táblázat jelenik meg. Ott a "státusz" oszlop szűrőfeltételét "HIANYZODB"-re állítsuk, és 500 soros listában a listát frissítsük. 75. ábra: 2104 MP főkönyv kiválasztás 53/90

54 76. ábra: 2104 MP szűrés Ha valamely sorban az "info"oszlopban "Az adatbázisban szerepel ezzel a kóddal alábontott főkönyv." szöveg látható, akkor azokat a főkönyveket a 210 MP-ban "alap" főkönyvé kell átállítani. Jelöljük ki az összes főkönyvet, kivéve, ahol a sor elején a "Főkönyvi szám" szöveg szerepel. Amennyiben minden fenti feltétel teljesült, akkor az "Insert" gomb megnyomásával továbbléphetünk. Következő lépésként a"státusz" oszlop szűrőfeltételét "KOZOSELTERO"-re állítjuk, és 500 soros listában a listát frissítjük, majd a táblázat alatti Update gombbal fejezzük a műveletet. Ezt addig kell ismételnünk, míg a lista üres nem lesz. 54/90

55 77. ábra: 2104 MP feltöltés 78. ábra: 2104 MP szűrés A tételsor mellett található Update gombbal is megtehetjük, de ekkor egyesével kell az összes sorban elvégezni a műveletet. (998) Felhasználói statisztika A felhasználó statisztika nevéből adódóan a rendszerben rögzített felhasználók statisztikai adatait mutatja. 79. ábra: 998 MP statisztika lista 55/90

56 80. ábra: 998 MP statisztika lista ID: felhasználó a rendszer által generált egyedi azonosító száma Név: felhasználó neve Intézmény: felhasználó főintézménye Utalványrendelet (db): rögzített utalványrendeletek db száma hiba: utalványrendelet készítésekor generált hibaüzenetek száma összeg: rendszerben felvett utalványrendeletek együttes összege Bejövő számla (db): rögzített bejövő számlák db száma hiba: bejövő számla készítésekor generált hibaüzenetek száma összeg: rendszerben felvett bejövő számlák együttes összege igazolt: igazolt bejövő számlák db száma Kimenő számla: rögzített kimenő számlák db száma hiba: kimenő számla készítésekor generált hibaüzenetek száma összeg: rendszerben felvett kimenő számlák együttes összege Szerződések száma: rögzített kötelezettségvállalások száma hiba: szerződések készítésekor generált hibaüzenetek száma összeg: rendszerben rögzített szerződések együttes összege Ellenőrzések számviteli: számviteli ellenőrzések db száma érvényesítői: érvényesítői igazolások db száma utalványozói: utalványozói igazolások db száma ellenjegyzői: ellenjegyzői igazolások db száma könyvelt: könyvelt tételek db száma (999) Statisztika Intézményre vonatkozó statisztikai menüpont. Három részből tevődik össze. Az első blokkban látható a teljes szerverre, az összes intézményre vonatkozó statisztikai adatok. 81. ábra: 999 MP összegzés 56/90

57 A második részben kell kiválasztani az évet, illetve hogy éves, havi vagy heti adatokat szeretnénk lekérni. Lehetőség van továbbá, hogy darabszám vagy összeg statisztikai adatokat szeretnénk lekérni. Ezen választó alatt található az intézmény választó felület is. Természetesen egy, illetve több intézményt is kiválaszthatunk. A már megszokott módon, a ctr billentyű folyamatos nyomva tartásával, illetve egérkattintással. Jelen esetben 2014 évi, éves db szám statisztikát kértünk le a Teszt intézményre. 82. ábra: 999 MP intézmény választás, szűrés A fenti kiválasztás eredményét láthatjuk a harmadik részben. 83. ábra: 999 MP eredmény 57/90

58 KASZPER Pénzügyi-Számviteli modul 5. fejezet 58/90

59 5. Adminisztrációs jogosítási csoportok jogainak bemutatása Az adminisztrációs jogosítási csoportokkal rendelkező felhasználók több joggal rendelkeznek, mint a normál felhasználó. A kulcsfelhasználó pedig természetesen minden joggal rendelkezik, mely a KASZPER_Banki_adminisztrátor, KASZPER_Egyéb_felületek_admin és a KASZPER_Számviteli_felületek_admin jogosítási csoportban szerepel. Ilyen adminisztrációs jogosítási csoportok az alábbiak: KASZPER_Banki_adminisztrátor KASZPER_Egyéb_felületek_admin KASZPER_Számviteli_felületek_admin KASZPER_Admin (ezen jogosítási csoportól már a korábbiakban volt szó) 5.1. KASZPER_Banki_adminisztrátor (1217) Értéknap megadása Az 1217 MP-ban az Utalványrendelet módosítása listában keressünk rá a módosítani kívánt utalványrendeletre, majd a Módosít gombbal lépjünk a módosító felületre. 59/90

60 84. ábra: 1217 MP értéknap megadása Utalva állapotba tehetjük az utalványrendeletünket a képernyő Állapot blokkjában kipipálva a jelölőnégyzetet. Illetve az Értéknap megadásával Teljesítetté tehetjük az utalványrendeletünket. Ezen műveltek azokban az esetekben szükséges mikor nincs bankpénztári tételünk, amivel az utalványrendeletünket össze tudjuk vezetni. Leginkább olyan intézményeknél, ahol nem használnak semmilyen bankterminált, például Elektra-t. (36) Banki adminisztráció menücsoport KASZPER_Banki_adminisztrátor jogosultsággal rendelkező felhasználó jogai közé tartozik a 36 menücsoport láthatósága. Ezen menüpontokkal, tudjuk a már feltöltött banki fájlunkat törölni majd újra feltölteni, amennyiben szükséges. (361) Banki nap törlése Ezen menüpont segítségével tudjuk törölni a teljes banki napot. Amennyiben a kérdéses banki napban a banki tételek már össze vannak vezetve, akkor a teljes banki napot csak úgy tudjuk törölni, hogy első lépésként a 324 (Banki tételek 60/90

61 összevezetése) menüpontban egyenként töröljük az összevezetéseket. Ezen menüpont ismertetése a felhasználó dokumentációban található. A menüpontba belépve az alábbi felületre jutunk, ahol ki kell választanunk a bankszámlaszámot. 85. ábra: 361 MP banknap törlés Majd a nem összevezetett tételeket a Nem összevezetett tételek törlése gombbal töröljük a banki napot. 86. ábra: 361 MP nem összevezetett tételek törlése A bankszámlaszám kiválasztását követően egy megerősítést kérő ablakban a Töröl gombbal tudjuk törölni a banki napot. 87. ábra: 361 MP törlés megerősítése Amennyiben nem töröltük az összevezetést, akkor a banki nap nem törölhető, amit a program jelez is számunkra. Ezért is fontos, hogy a 324 MP-ban töröljük a már összevezetett tételeket. Ugyanis, ha nem töröljük a banki napot, akkor ezáltal nem tudjuk feltölteni ismét a banki fájlt sem. 61/90

62 88. ábra: 361 MP nem törölhető (362) Bank terminál adatok törlése Amennyiben sikeres volt a banki nap törlése akkor ezen menüpont segítségével töröljük a bank terminál adatokat, hogy be tudjuk ismét tölteni a banki fájlunkat. A menüpontba belépve az alábbi felületre jutunk, ahol ismét ki kell választanunk a bankszámlaszámot. 89. ábra: 362 MP bankszámlaszám választás A következő felületen kiválasztjuk a törölni kívánt banki napot. 90. ábra: 362 MP banknap törlése 62/90

63 A megerősítést kérő ablakban az Igen gombra kattintva megtörténik a banki nap törlése. 91. ábra: 362 MP megerősítést kérő ablak (363) Bank terminál OCR adatok törlése Amennyiben OCR (postai csekkes) adatokat is töltöttünk fel a törölni kívánt banki napra, akkor mindenképpen törölni kell ezen adatokat is, melyet ezzel a menüponttal tudunk megtenni. A menüpont működése teljes mértékben megegyezik a 362 MP-ban leírtakkal KASZPER_Egyéb_felületek_admin (114) Követelések/Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek listázása Kötelezettségvállalást ellenjegyeznünk kell a 1121 MP-ban ahhoz, hogy a 1151 MP-ban kontírozni tudjuk a kötelezettségvállalásunkat. A 114 MP a KASZPER_Egyéb_felületek_admin joggal rendelkező felhasználó ezen ellenjegyzést le tudja venni, így visszakerül a kötelezettségvállalás a 1121 MP-ba. Lépjünk be a 114 MP-ban, keressünk rá a kívánt kötelezettségvállalásra, majd a lista végén az Ellenjegyzés levétele gombbal az ellenjegyzés lekerül a kötelezettségvállalásunkról. 92. ábra: 114 MP kötelezettsévállalás lista 63/90

64 93. ábra: 114 MP ellenjegyzés levétele Pénztárkönyvek adminisztrációja 623, 624 MP - Nem legutolsó, nyitott időszak kezelése KASZPER_Egyéb_felületek_admin joggal rendelkező felhasználó jogosult több nyitott időszakot látni, kezelni. Az összes nyitott időszakot a 623, 624 MP-ban csak ezzel a joggal rendelkező felhasználó láthatja. Azok a felhasználók, akik nem rendelkeznek ezzel a joggal csak az utolsó nyitott időszakot láthatják, módosíthatják a pénztárkönyv azonosítójára kattintva. 94. ábra: 623, 624 MP nem legutolsó nyitott időszak kezelése (1212) Utalványrendeletek állapota A 1212 MP-ban KASZPER_Egyéb_felületek_admin joggal rendelkező felhasználó a már igazolt, könyvelt utalványrendeleteket tudja visszamozgatni 91 (912014), illetve 92 (922014) MP-ba, valamint a teljesített utalványrendeleteket tudja nyomtatott állapotúvá tenni, ezzel törölve a rajtuk lévő kontírtételeket is. A 1212 Mp-ban a kiválasztott utalványrendeletet megtekintve az utalványrendelet adatait láthatjuk. Alatta pedig a visszamozgató gombokat. Mozgatás MP9(2)-be Mozgatás MP9(1)-be Mozgatás MP121(7)-be Mozgatás MP121(7)-be a kisutrendekkel együtt (amennyiben az utalványrendeletünk csoportos lehetőség van csak a csoportosat, illetve a kisutalványrendeletekkel együtt visszamozgatni a 1217 MP-ba). 64/90

65 95. ábra: 1212 MP utalványrendelet mozgatás Igazolások törlése: törli az utalványrendeleten történt összes igazolást (utalványozói igazolás 127 MP, érvényesítői igazolás 128 MP, ellenjegyzői igazolás 129 MP) törölni lehet. Kizárólag még teljesítés előtt lehet az igazolásokat törölni. Visszamozgatás a 1217 MP-ba - mely által az utalványrendeletünk nyomtatott állapotú lesz követően lehet az igazolásokat törölni. 96. ábra: 1212 MP igazolás törlés Egyéb admin jog nélkül kizárólag a Könyvelésben megjelenik vagy Nem akarom látni a könyvelésben műveleteket lehet elvégezni attól függően, hogy a könyvelésben vagy könyvelésen kívül van az adott utalványrendelet. 65/90

66 5.3. KASZPER_Számviteli_felületek_admin (A 115*,123*,137* menüpontokban a mozgatások elvégzése.) Ezen jogosultsággal rendelkező felhasználó rendelkezik azon joggal, hogy bizonyos művelet elvégzését követően, miután átkerült másik menüpontba egy adat (kötelezettségvállalás, bejövő és kimenő számla), akkor visszamozgassa az adatot a művelet előtti menüpontba. (1153) Kötelezettségvállalások/más fizetési kötelezettségek könyvelésének helyesbítése Kötelezettségvállalás kontírozás, igazolás, véglegesítés, könyvelést követően, ha a kötelezettségvállalásunk már a 1153 MP-ban van és nem helyesbítéssel szeretnénk a módosítást elvégezni, akkor vissza tudjuk mozgatni az adatot a 1152, illetve 1151 MPokba. A 1153 MP-ba belépve jelöljük ki a visszaküldeni kívánt kötelezettségvállalásokat, majd nyomjuk meg a Bizonylat mozgatása 1151 MP-ba vagy a Bizonylat mozgatása 1152 MP-ba gombokat, attól függően mely menüpontba szeretnénk visszaküldeni szerződésünket. 97. ábra: 1153 MP bizonylat visszamozgatás A 1151 MP-ban törölhetőek a kötelezettségvállalás kontírtételei, a kontírozás ezáltal ismét elvégezhető. Természetesen véglegesítést és igazolást ismét el kell végezni. 66/90

67 (1232) Bejövő számla könyvelésének helyesbítése Amennyiben bejövő számlánkat érkeztettük, igazoltuk, kontíroztuk, illetve könyveltük is, de rájöttünk, hogy a számla kontírtételei nem helyesek, és nem helyesbítéssel szeretnénk módosítani a számlán, lehetőségünk van visszaküldeni a kontírozási menüpontig. Ezáltal módosítható, vagy akár újra elvégezhető a kontírozás a kontírtételek törlésével. Lépjünk be 1232 MP-ba jelöljük ki a visszaküldeni kívánt bejövő számlákat, majd nyomjuk meg a Mozgatás a 1231 MP-ba vagy a Mozgatás a 1230 MP-ba gombokat, attól függően mely menüpontba szeretnénk visszaküldeni a számlákat. 98. ábra: 1232 MP bejövő számla visszamozgatás 1372 MP Kimenő számla könyvelésének helyesbítése Amennyiben kimenő számlánkat érkeztettük, igazoltuk, kontíroztuk, illetve könyveltük is, de rájöttünk, hogy a számla kontírtételei nem helyesek, és nem helyesbítéssel szeretnénk módosítani a számlán, lehetőségünk van visszaküldeni a kontírozási menüpontig. Ezáltal módosítható, vagy akár újra elvégezhető a kontírozás a kontírtételek törlésével. Lépjünk be 1372 MP-ba jelöljük ki a visszaküldeni kívánt kimenő számlákat, majd nyomjuk meg a Mozgatás a 1371 MP-ba vagy a Mozgatás a 1370 MP-ba gombokat, attól függően mely menüpontba szeretnénk visszaküldeni a számlákat. 99. ábra: 1372 MP kimenő számla visszamozgatás 67/90

68 KASZPER Pénzügyi-Számviteli modul 6. fejezet 68/90

69 6 Intézményi hozzárendelés Intézményi hozzárendeléseket (részletezőkód, szakfeladat, COFOG) a KASZPER_törzs jogosítási csoporttal rendelkező felhasználó is el tud végezni, de alapvetően ez a feladat is a kulcsfelhasználóhoz feladatai közé sorolható. (21011) Intézmény - főkőnyvi számla összekapcsolás Ezzel a menüponttal lehet beállítani, hogy az adott intézmény mely főkönyvekre tudjon könyvelni. Ennek megadásához lépjünk be a (21011) menüpontba. Válasszuk ki az évet és nyomjuk meg a Tovább gombot ábra: MP összekapcsolás - kezdő képernyő A következő felületen válasszuk ki az intézményeket, melyekhez a főkönyveket szeretnénk hozzárendelni. Nyomjuk meg a Tovább a jelöltekkel vagy a Tovább a szűrtekkel gombot attól függően, hogy kijelöltük-e az intézményeket a jelölőnégyzet segítségével, vagy rászűrtünk a nevére, PIR kódjára ábra: MP intézmény kiválasztás 69/90

70 Hasonlóképpen mint az előbb válasszuk ki a főkönyveket, amelyeket használni szeretnénk, majd nyomjuk meg a Tovább a jelöltekkel vagy a Tovább a szűrtekkel gombot attól függően, hogy kijelöltük-e a főkönyveket vagy szűrtünk rá ábra: MP főkönyv kiválasztás A végrehajtás előtt ellenőrizni tudjuk azt, hogy annyi intézményt, illetve főkönyvet jelöltünke ki amennyit gondoltunk. A harmadik sor az összes hozzáadandó főkönyvek számát adja meg. Az összes kijelölt intézményhez csatolt főkönyvek számát jelenti (intézményszám főkönyvek száma) ábra: MP hozzáadás A Hozzáad gombbal a hozzáadás megtörténik, innentől láthatóvá válik a kijelölt főkönyv. A Kivesz gomb a kijelölt főkönyveket megszünteti. Ettől kezdve nem lehet rájuk könyvelni ábra: MP főkönyv kivétele a listából Pontosan ez gomb a kijelölt intézményen belül megszünteti az összes többi ki nem jelölt főkönyvet. Tehát jóváhagyás után csak a kijelölt részletezőkódok maradnak meg az adott intézménynél. Ettől kezdve nem lehet rájuk könyvelni. Ennek a gombnak a használata fokozott odafigyelést igényel, nem állítható vissza ez a művelet! 70/90

71 105. ábra: MP pontosan ez A Főkönyvek pontosan gomb a kijelölt főkönyvek csak a kijelölt intézményeknél maradnak meg. Tehát itt az összes többi intézménynél jóváhagyás után törlődni fog a kapcsolat. Ettől kezdve nem lehet rájuk könyvelni. Ennek a gombnak a használata fokozott odafigyelést igényel, nem állítható vissza ez a művelet! 106. ábra: MP főkönyvek pontosan A másik lehetőség a főkönyvek karbantartására az, ha egy Excel táblázatban elkészítjük a szükséges adatokat és a fájlt feltöltjük. Ehhez a menüpontba belépés után válasszuk ki a feltöltendő fájlt és adjuk meg értelemszerűen a szükséges adatokat ábra: MP fájl feltötlés Az Excel Munkalap1 -et írjuk át, vagy a programban adjuk meg ugyanazt a munkalapnevet. Meg lehet adni a főkönyveket egyesével is, de megadhatjuk úgy is, hogy * teszünk a végére, ez ugyanazt fogja jelenteni, mint eddig, azaz, az összes főkönyvet, amely hasonlóképpen kezdődik. 71/90

72 108. ábra: MP feltöltő fájl (281) Intézmény - részletező kód összekapcsolás A részletezőkódok funkciója, hogy egy általunk meghatározott eseményt, költségvetési szervet összerendelünk egy dátummal (évszámmal), pénzmozgási iránnyal (bevétel/kiadás) és egy pénzmozgási típussal (felújítás, egyéb, beruházás). A kód(ok) tulajdonképpen egy-egy előirányzati sor alábontásának felel(nek) meg, amelyek intézményektől függően adott tartományban bővíthetők. (Ez egy a könyvelést segítő mező, amelynek többféle funkciója is lehet.) Ennek megadásához lépjünk be a (281) menüpontba. Az alábbi felületet kapjuk. 72/90

73 109. ábra: 281 MP összekapcsolás - kezdő képernyő Az év kiválasztását követően a Tovább gombbal tudunk továbblépni. Ekkor az alábbi felületet láthatjuk ábra: 281 MP intézmény kiválasztás Itt azokat az intézményeket válasszuk ki, amelyeknek a részletező kódjait meg szeretnénk adni, majd nyomjuk meg a Tovább a jelöltekkel vagy a Tovább a szűrtekkel gombot attól függően, hogy kijelöltük-e az intézményeket a jelölőnégyzet segítségével, vagy rászűrtünk a nevére, PIR kódjára. A következő felületen pedig a jelölőnégyzet segítségével jelöljük ki a részletező kódokat, majd nyomjuk meg a Tovább a jelöltekkel gombot. 73/90

74 111. ábra: 281 MP részletező kód kiválasztás A végrehajtás előtt ellenőrizni tudjuk azt, hogy annyi intézményt illetve részletező kódot jelöltünk-e ki amennyit gondoltunk. A harmadik sor az összes hozzáadandó részletező kód számát adja meg. Tehát az összes kijelölt intézményhez csatolt részletező kódok számát jelenti (intézményszám részletező kódok száma). A Hozzáad gomb a részletező kódot az intézményekhez csatolja, innentől használhatóvá válik a részletező kód a hozzárendelt intézményeknél ábra: 281 MP részletező kód hozzáadás A Kivesz gomb a kijelölt részletező kódokat megszünteti. Ettől kezdve nem lehet azokat használni az adott intézménynél ábra: 281 MP listából kivesz 74/90

75 A Pontosan ez gomb a kijelölt intézményen belül megszünteti az összes többi ki nem jelölt részletezőkódot. Tehát jóváhagyás után csak a kijelölt részletezőkódok maradnak meg az adott intézménynél. Ettől kezdve nem lehet rájuk könyvelni. Ennek a gombnak a használata fokozott odafigyelést igényel, nem állítható vissza ez a művelet! 114. ábra: 281 MP pontosan ez A Részletezők pontosan gomb a kijelölt részletezőkódok csak a kijelölt intézményeknél maradnak meg. Tehát itt az összes többi intézménynél jóváhagyás után törlődni fog a kapcsolat. Ettől kezdve nem lehet rájuk könyvelni. Ennek a gombnak a használata fokozott odafigyelést igényel, nem állítható vissza ez a művelet! 115. ábra: 281 MP részletezők pontosan A kijelölt intézmények kivételével az összes intézménynél törlődni fog a részletező kód. A másik lehetőség a részletező kódok karbantartására az, ha egy Excel táblázatban elkészítjük a szükséges adatokat és a fájlt feltöltjük. A menüpontba belépés után válasszuk ki a feltöltendő fájlt és adjuk meg értelemszerűen a szükséges adatokat. Figyeljünk oda az oszlopok és sorok számának megadására. A munkalap neve automatikusan részletezőkódok lett. Az Excel Munkalap1 -et írjuk át, vagy a programban adjuk meg ugyanazt a munkalap-nevet. 75/90

76 116. ábra: 281 MP fájl feltöltés Részletező mintafájl ábra: 281 MP mintafájl Meg lehet adni a részletező kódokat egyesével is, de megadhatjuk úgy is, hogy * teszünk a végére, ez ugyanazt fogja jelenteni, mint eddig, azaz, az összes részletező kódot, amely hasonlóképpen kezdődik. 76/90

77 (283) Intézmény - COFOG összekapcsolás Kormányzati funkciók és az intézmények összekapcsolásának karbantartására szolgál ez a menüpont. Ennek megadásához lépjünk be a (283) menüpontba, majd nyomjuk meg a Tovább gombot ábra: 283 MP Cofog hozzárendelés Azokat az intézményeket válasszuk ki, amelyeknél a COFOG összerendelést meg szeretnénk változtatni ábra: 283 MP intézmény kiválasztás A kiválasztást követően nyomjuk meg a Tovább a jelöltekkel vagy a Tovább a szűrtekkel gombot attól függően, hogy kijelöltük-e az intézményeket a jelölőnégyzet segítségével, vagy rászűrtünk a nevére, PIR kódjára. Hasonlóképpen mint az előbb válasszuk ki a COFOG funkciókat amelyeket használni szeretnénk, majd nyomjuk meg a Tovább a jelöltekkel gombot. 77/90

78 120. ábra: 283 MP Cofog kiválasztás A végrehajtás előtt ellenőrizni tudjuk azt, hogy annyi intézményt illetve COFOG funkciót jelöltünk-e ki amennyit gondoltunk. A harmadik sor az összes hozzáadandó COFOG-k számát adja meg. Tehát az összes kijelölt intézményhez csatolt COFOG számát jelenti (intézményszám COFOG funkciók száma) ábra: 283 MP Cofog hozzáadás A Hozzáad gombbal megtörténik a COFOG intézmény összekapcsolás. A Kivesz gomb a kijelölt COFOG és intézmények közötti összerendeléseket megszünteti ábra: 283 MP Cofog kivétele listából 78/90

79 A Pontosan ez gomb a kijelölt intézményen belül megszünteti az összes többi ki nem jelölt COFOG összerendelést. Tehát jóváhagyás után csak a kijelölt COFOG funkciók maradnak meg az adott intézménynél. Ennek a gombnak a használata fokozott odafigyelést igényel, nem állítható vissza ez a művelet! 123. ábra: 283 MP pontosan ez A Részletezők pontosan gomb megnyomása után a kijelölt COFOG funkciók csak a kijelölt intézményeknél maradnak meg. Tehát itt az összes többi intézménynél jóváhagyás után törlődni fog a kapcsolat. Ennek a gombnak a használata fokozott odafigyelést igényel, nem állítható vissza ez a művelet! 124. ábra: 283 MP részletező pontosan A kijelölt intézmények kivételével az összes intézménynél törlődni fog a COFOGintézmény összerendelés. A másik lehetőség a COFOG karbantartására az, ha egy Excel táblázatban elkészítjük a szükséges adatokat és a fájlt feltöltjük. Ehhez a menüpontba belépés után válasszuk ki a feltöltendő fájlt és adjuk meg értelemszerűen a szükséges adatokat ábra: 283 MP fájl feltöltés 79/90

80 Figyeljünk oda a sorok és oszlopok számának megadására. A munkalap neve automatikusan cofog lett. Az Excel Munkalap1 -et írjuk át, vagy a programban adjuk meg ugyanazt a munkalap-nevet. Mintafájl: 126. ábra: 283 MP mintafájl Meg lehet adni a főkönyveket egyesével is, de megadhatjuk úgy is, hogy * teszünk a végére, ez ugyanazt fogja jelenteni, mint eddig, azaz, az összes főkönyvet, amely hasonlóképpen kezdődik. A módosított intézmény - COFOG összekapcsolás eredményét ellenőrizni tudjuk, ha a menüpontba lépésnél a Listáz gombra kattintunk. A Listázás gombra kattintva meg fog jelenni az intézmény-cofog összekapcsolás Ekkor megjelenik az összes intézményszakfeladat összekapcsolás. (Amiből több száz lehet.) Ha ellenőrizni kívánjuk a módosított összekapcsolásokat, célszerű szűrni az adatokat. 80/90

81 127. ábra: 283 MP listázás (29) Intézmény - szakfeladat összekapcsolás A menüpont célja, hogy adott szakfeladatkódot tetszőleges, a rendszerben tárolt intézményhez lehessen kapcsolni illetve a rendszerben tárolt szakfeladatkódok kezelhetőek legyenek. Ennek megadásához lépjünk be a (29) menüpontba, majd nyomjuk meg a Tovább gombot ábra: 29 MP szakfeladat hozzárendelés A gomb hatására az alábbi felületet láthatjuk ábra: 29 MP intézmény választás 81/90

82 Azokat az intézményeket válasszuk ki, amelyeknél a szakfeladat-intézmény összerendelést meg szeretnénk változtatni. A kiválasztást követően nyomjuk meg a Tovább a jelöltekkel vagy a Tovább a szűrtekkel gombot attól függően, hogy kijelöltük-e az intézményeket a jelölőnégyzet segítségével, vagy rászűrtünk a nevére, PIR kódjára ábra: 29 MP szakfeladat választás A végrehajtás előtt ellenőrizni tudjuk azt, hogy annyi intézményt illetve szakfeladatot jelöltünk-e ki amennyit gondoltunk. A harmadik sor az összes hozzáadandó szakfeladat számát adja meg. Tehát az összes kijelölt intézményhez csatolni kívánt szakfeladat számát jelenti (intézményszám szakfeladatok száma) ábra: 29 MP szakfeladat hozzáadás A Hozzáad gombbal a szakfeladatokat az intézményekhez csatoljuk, innentől használhatóvá válik az adott szakfeladat. A Kivesz gomb a kijelölt szakfeladat-intézmény összekapcsolásokat megszünteti. 82/90

83 132. ábra: 29 MP szakfeladat kivétele listából A Pontosan ez gomb a kijelölt intézményen belül megszünteti az összes többi ki nem jelölt szakfeladat-intézmény összerendelést. Tehát jóváhagyás után csak a kijelölt szakfeladatok maradnak meg az adott intézménynél. Ennek a gombnak a használata fokozott odafigyelést igényel, nem állítható vissza ez a művelet! 133. ábra: 29 MP pontosan ez A kijelöltek kivételével az összes szakfeladat törlésre kerül. A Részletezők pontosan gomb megnyomása után a kijelölt szakfeladatok csak a kijelölt intézményeknél maradnak meg. Tehát itt az összes többi intézménynél jóváhagyás után törlődni fog a kapcsolat. Ennek a gombnak a használata fokozott odafigyelést igényel, nem állítható vissza ez a művelet. A kijelölt intézmények kivételével az összes intézménynél törlődni fog a szakfeladatintézmény összerendelés ábra: 29 MP részletező pontosan A másik lehetőség a szakfeladatok karbantartására az, ha egy Excel táblázatban elkészítjük a szükséges adatokat és a fájlt feltöltjük. Ehhez a menüpontba belépés után válasszuk ki a feltöltendő fájlt és adjuk meg értelemszerűen a szükséges adatokat. 83/90

84 135. ábra: 29 MP fájl feltöltés Figyeljünk oda a sorok és az oszlopok számának megadására. A munkalap neve automatikusan cofog lett. Az Excel Munkalap1 -et írjuk át, vagy a programban adjuk meg ugyanazt a munkalap-nevet. Mintafájl: 136. ábra: 29 MP mintafájl 84/90

85 Meg lehet adni a főkönyveket egyesével is, de megadhatjuk úgy is, hogy * teszünk a végére, ez ugyanazt fogja jelenteni, mint eddig, azaz, az összes főkönyvet, amely hasonlóképpen kezdődik. A módosított intézmény - szakfeladat összekapcsolás eredményét ellenőrizni tudjuk, ha a menüpontba lépésnél a Listáz gombra kattintunk. A Listázás gombra kattintva meg fog jelenni az intézmény-szakfeladat összekapcsolás ábra: 29 MP listázás Ekkor megjelenik az összes intézmény-szakfeladat összekapcsolás. (Amiből több száz lehet.) Ha ellenőrizni kívánjuk a módosított összekapcsolásokat, célszerű szűrni az adatokat. (2223) Intézmények közötti beállítások másolása Lehetőségünk van az egyes intézmények adatainak másolására. Elég egyszer elvégezni az intézményi hozzárendeléseket. Ennek a menüpont segítségével az alábbi összerendeléseket tudjuk másolni: Főkönyvi hozzárendelések Hetes főkönyvi bontások Részletezőkódok Szakfeladatok Kiválasszuk a Forrás és a Cél Intézményt, az adatkört és megnyomjuk a Mehet gombot ábra: 2223 MP másolás A megerősítés után a másolás megtörténik ábra: 2223 MP sikeres művelet 85/90