Gyakori kérdések és válaszok. Útmutató a Kulcs - Számla Online használatához

Átírás

1 Gyakori kérdések és válaszok. Útmutató a Kulcs - Számla Online használatához 18

2 Hogyan próbálhatom ki az online számlázó működését? Tekintse meg online számlázónk demóját, ami csak annyiban tér el az előfizetéssel aktivált üzemmódtól, hogy a számla bizonylatokon megjelenik a DEMO felirat. Ön egy ingyenes regisztrációval, a kipróbálom gombra kattintva be tud lépni az online számlázó rendszerébe, ahol a számlázó program összes funkcióját kipróbálhatja, megtekintheti egy fiktívadatbázison keresztül. A későbbiekben bármeddig, időkorlát nélkül használhatja demó verziónkat! A regisztrációkor megadott címével és jelszavával, - melyet levélben is elküldünk postafiókjára - bármikor bejelentkezhet oldalunkon. 1

3 Több vállalkozásom van. Valamennyit regisztrálhatom az online számlázó rendszerben? Igen! A rendszert több cég számára is előfizetheti. A programban található beépített Cégválasztó funkcióval ki sem kell lépnie a programból külön kezelt cégei megtekintéséhez. 2

4 Hogyan történik a szoftver vásárlása? A felhasználói fiók vásárlása bankkártyás fizetéssel az Escalion rendszeren keresztül történik. A vásárlást a terméklapon a megvásárolom gombbal indíthatja. Adatai kitöltése után honlapunkról megnyílik az Escalion oldala, ahol a fizetési adatok megadásával hagyja jóvá vásárlását a Fizetés gombra kattintva. Milyen értesítést kapok a vásárlásomról? Az Ön által regisztrált címre értesítést küldünk sikeres vásárlásáról, bejelentkezési adatairól. Az előfizetéséhez kapcsolódó leveleket tartsa meg, a későbbiekben szüksége lehet rá! 3

5 Mi az az Escalion rendszer? Az Escalion rendszer olyan interneten történő bankkártyás fizetési rendszer, amely nemzetközi szinten elismert fizetési oldal. A biztonságáért felelős szervek folyamatos ellenőrzése alatt működik. Az alábbi tanúsítványok bizonyítják ezt: Visa, Mastercard, PCI DSS (az American Express, a Discover Financial Services, a JCB International, a MasterCard Worldwide és a Visa Inc., vagyis a legnagyobb kártyakibocsátó társaságok saját előírásaikat egyeztetve kiadták a Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) nevű közös biztonsági szabványt. A PCI DSS-t Van lehetőség átutalásos fizetési mód választására? Az Escalion gyors, biztonságos fizetési lehetőséget nyújt bankkártyával rendelkező ügyfeleink számára. Amennyiben Ön a bankkártyás fizetési lehetőséggel nem tud élni, kérje ügyfélszolgálatunk tájékoztatását. MI történik, ha nincs elegendő fedezet a bankkártyámon? A rendszer a levonás sikertelensége esetén további 4 alkalommal próbálkozik újra 2 héten belül. A 4. sikertelen tranzakció után előfizetését lemondottnak tekinti. Kérjük, gondoskodjon számláján az elegendő fedezetről minden hónap vagy év - előfizetéstől függően - azon naptári napjain, mikor vásárlását megkezdte. Mikortól érvényes és meddig a létrejött adatbázisom? A vásárlást követően maximum 1 órán belül létrejön adatbázisa. Az Escalion rendszer az Ön által megadott időközönként (30 nap, vagy 1 év) automatikusan vonja le az Ön előfizetéséhez tartozó bérleti díjat számlájáról egészen addig, míg Ön a szolgáltatást le nem mondja. Hogyan és hol tudom lemondani a szolgáltatást, ha bank kártyával fizetek? A lemondási szándékát az Escalion rendszeren keresztül ezen a linken erősítheti meg. A megjelenő oldalon felhasználó nevével és jelszavával véglegesítheti az előfizetés megszűntetését. Ezeket, az Escalion rendszer használatához szükséges adatait a számlázó program Beállítások menüben az ügyfélportál/szoftvereim, terméktámogatás részében találja meg. Vigyázat! Nem egyezik meg a bejelentkezési adatokkal! 4

6 Mi történik az adataimmal és számláimmal, ha megszűntetem az előfizetésem az online számlázó használatára? Mint minden más előfizetés felmondásánál adatai törlésre kerülnek rendszerünkben. Kiállított számláit ajánlott kinyomtatni, illetve lementeni PDF formátumban a megszűntetés előtt. Amennyiben további kérdései merülnének fel a megszűntetéssel kapcsolatban, írjon nekünk az info@kulcs-soft.hu címre. 5

7 Milyen adatokat tárol az Online Számlázó és készletkezelő program? A szoftver a kiállított és mentett bizonylatokat, a felrögzített ügyfeleket és termékeket egyaránt tárolja. A kezdőképernyőn az ezekhez tartozó statisztikai adatokat látja grafikonokon. Így Ön azonnali képet kap cége állapotáról minden belépéskor. Az ügyfelek, termékek, számlák, készletezés menüpontok alatt megtalálja lementett adatait. A későbbiekben számlakiállítás és raktári kivét, vagy raktári bevét, bizonylatok kiállítása közben már csak ki kell választani az adott ügyfelet, terméket. Az ügyfél- és termékadatok szerkesztésére szintén lehetősége nyílik bizonylatkészítéskor. Mennyi ügyfelet és terméket tudok rögzíteni a számlázómban? Az Online- Számlázóban korlátlan mennyiségű ügyfelet, terméket és bizonylatot hozhat létre! Nincs maximális korlátozás az adatok rögzítéséhez, annyit vehet fel, amennyire Önnek szüksége van cége működtetéséhez. Minden menüben + jel jelzi az új rögzítést. Számlakészítés közben is rögzíthetek terméket vagy ügyfelet? Lehetősége van a törzsadatokban még fel nem rögzített adatok megadására és mentésére számlakészítéskor is. Ebben az esetben az ügyfél, vagy termékválasztó melletti + jel-re kattintva még nem mentett ügyfelet és terméket is megadhat. Lehet képet, vagy megjegyzést rögzíteni az egyes termékekhez? Igen! A termék adatlapokon megjegyzés és kép is elhelyezhető az alap adatokon felül. A termék későbbi szerkesztésekor utólag is hozzá csatolhat ilyen adatokat. Könnyítse meg a termék kiválasztását számlázáskor ezzel az egyszerű funkcióval! Kattintson a kép cseréje gombra, ios készülékeken pedig a kép helyére és tallózza ki a megfelelő képet számítógépéről, mobil eszközéről. 6

8 Tudok számlát, raktári kivét és raktári bevét bizonylatot kiállítani az okos telefon, vagy táblagép böngészőjének segítségével? Igen! A Kulcs-Soft Online Számlázó és készletkezelő szoftvere platform független szolgáltatás. A web-es felhasználói felület a táblagép kijelzőkhöz, laptop képernyőkhöz és normál számítógép monitorok méreteihez egyaránt optimalizáltak. Rendelkezik iphone, vagy ipad készülékkel? A számlázó és készletkezelő programhoz fejlesztett IOS alkalmazás letöltésével használhatja felhasználói fiókját applikációnkon keresztül is. Töltse le, kövesse üzleti ügyeit bárhol! Részletes információk: itt Biztonságban vannak az online számlázó programban rögzített adataim? A Kulcs-Soft Online Számlázó programjának adatbázisait a legmegbízhatóbb és legmodernebb technikai megoldásokkal védett szervereken tároljuk. További adatvédelemi tudnivalókért látogasson el oldalunkon az ASZF menüpontra. 7

9 Nyilván tudom tartani raktárkészleteimet a programban? Igen. A számlázó program alap szintű készlet kezelőt is tartalmaz. Több raktár felvételére is lehetőség van, így valamennyi raktárát egy felületen keresztül kezelheti. A Raktárak nyilvántartásához, elszámolásaihoz készíthet Raktári kivét és Raktári bevét bizonylatokat. Ezek a számlához hasonlóan korlátlan mennyiségben állíthatóak elő! A raktári bizonylatok nyomtatásához kattintson a Nyomtatás ikonra. A Böngésző letölti a kijelölt dokumentumot, amit csak meg kell nyitnia és már nyomtathatja is! Raktári bizonylatot szeretnék nyomtatni, de nem találom a nyomtatandó dokumentumot. Mi a teendő? Online számlázójából a dokumentumok letöltése függhet a böngésző beállításaitól is. Legtöbb esetben Google Chrome használatával fordul elő, hogy a nyomtatásra kijelölt dokumentum felugró ablakát letiltja a böngésző. Ez a böngésző beállításai miatt fordulhat elő. Amennyiben ilyet tapasztal, engedélyezze a böngésző beállításai között az adott oldalon felugró ablakokat. A böngészők menüiben a Letöltések (Chrome, Mozzilla, Explorer, Opera: Ctrl+J; Safari: Crtl+Alt+L) között szintén megtalálja dokumentumait. 8

10 Hogyan történik a számlázás, milyen formátumban és hogyan jut el ügyfeleimhez a számla? Az ügyfél és a termékek kiválasztása után a mentett bizonylatot azonnal letöltheti eszközére (pc, MAC OSx, Mac iosx, táblagép, laptop) PDF formátumban, vagy azonnal kiküldheti a számlát ügyfelének útján. Amennyiben nem az ügyfélhez rögzített levelezési címre küldené, lehetősége van másik címet megadni. Ezen kívül a PDF formátumú bizonylat csatolt fájlként bármelyik levelező program segítségével továbbíthatja. Megtekinthetem a nyomtatási képet elküldés előtt? Minden bizonylatokat tartalmazó menüben a Nyomtatási kép ikonra kattintva megtekintheti a számlaképet. 9

11 Mi történik, amikor az ügyfelem megkapja a bizonylatot formájában? Bármikor megnyithatja és mentheti számláját? Amikor Ön elküldi a számlát, ügyfele kap egy levelet postafiókjába, melyben értesítjük számlája érkezéséről. A levél a bizonylat típusát, keltét és lejárati dátumát tartalmazza, valamint egy letöltési linket. A levélben ügyfeleiket figyelmeztetjük arra, hogy csak egy alkalommal nyithatják meg a linket! A bizonylatok letöltéséhez, nyomtatásukhoz és megtekintésükhöz PDF olvasó program szükséges. Van ajánlott PDF olvasó a bizonylatokhoz? Az Online Számlázó program által készített bizonylatait a legtöbb PDF olvasóval megtekintheti, kezelheti. Amennyiben az Ön készülékén nincs telepítve ilyen program, akkor a következő linkről letöltheti az Acrobat Reader PDF kezelő programot.: Acrobat Reader letöltése Táblagépek és telefonok esetében töltse le (az áruházból) az operációs rendszerének megfelelő alkalmazást! 10

12 Kiegyenlített számláimat nyilván tudja tartani az Online Számlázó? A bizonylatokhoz tartozó kiegyenlítéseket is kezeli az Online Számlázó. A Kiegyenlítés ikonra kattintva elvégezheti a kiegyenlítések kezelését. Milyen riportok állnak rendelkezésemre, mit kérdezhetek le a számlázó programból? Az online számlázó rendszer kezdőlapján található riportok segítségével azonnal grafikai áttekintést nyerhet az ügyfelei számának változásáról, a kiállított számlák nettó értékéről, valamint a legtöbbet vásárolt ügyfelekről és legnépszerűbb termékeiről is! A program minden menüpontjában (termékek, ügyfelek, számlák, készletkezelés) szűrők segítségével, célzottan tud keresni adatai között! 11

13 Lehet megjegyzést fűzni a számla tételsoraihoz, illetve a bizonylathoz? Igen! Számlázás előtt lehetőség van alsó és felső megjegyzés elhelyezésére a számlán, valamint a számlatételekhez is szabadon beírható megjegyzés. Vigyázat! Ezek a bizonylatokon megjelenő szöveges megjegyzések! Engedmény, felár automatikus kiszámítására van lehetőség? A számla tételének rögzítése során az Engedmény/felár mező segítségével beírhatunk kedvezményt (pl.: -50%), vagy felárat (pl.: 20%). A program automatikusan kiszámolja a megadott értéket. Ezen kívül az ügyfelekhez is rendelhető engedmény, vagy felár, melyet a számla kiállításakor a rendszer felkínál. Van lehetőség számla módosítására, vagy törlésére? Hibásan kiállított számlákból, a törvényi előírásoknak maximálisan megfelelő sztornó számla kiállítására van lehetőség a programban. Már elkészült számlát sem módosítani, sem törölni nem lehet az érvényes jogszabályoknak megfelelően. 12

14 Tudok adatokat exportálni a számlázóból? Igen, minden menüpontban (Ügyfele, Termékek, Számlák, Készletezés) megtalálja a listákhoz tartozó exportálás ikonját. erre kattintva a program Excel dokumentum formájában letölti az adott listát számítógépére, mobil eszközére. Mobil eszközök esetében szükség van olyan alkalmazásra, amely képes olvasni az Excel dokumentumokat! Amennyiben nem rendelkezik olvasóval, töltse le operációs rendszeréhez tartozó áruházából pl.: App Store, Google Play, stb. Testre tudom szabni a listanézeteket? Az Online Számlázóban lehetősége van testre szabni listanézeteit. Színekkel, betűtípus megadásával kijelölheti a listákban kiválasztott bizonylatait, termékei, ügyfeleit a listanézetekben (pl.: Szolgáltatások megjelölése piros színnel, Részben kiegyenlített számlák Zöld színnel). Minden menüben megtalálja a Lista nézet beállítások ikonját. 13

15 Devizában is szeretnék számlát kiállítani, van rá lehetőségem az Online Számlázó programban? Alapesetben négy bizonylattömb (Eurós és Forintos számla tömb, raktári kiadás, raktári bevét) és három pénznem (Forint, Dollár, Euró) használatát teszi lehetővé a program. Számlakészítéskor az Új Számla ikonra kattintva kiválaszthatja melyik számlatömbre van szüksége, a szerkesztő felületen pedig megadhatja az adott számlatömbhöz tartozó árfolyamot, melyet a mező jobb sarkában automatikusan lekérdezhet az internetről (Magyar Nemzeti Banktól) az árfolyamletöltés ikonra kattintva. 14

16 Tudok új számlatömböt létrehozni? Igen! A Beállítások> Bizonylatok> Bizonylattömb menüpontban lehetőség van új bizonylattömbök felvételére. Kiválaszthatja a bizonylat fajtáját, (számla, raktári kiadás, raktári bevét) a kívánt pénznemet, előtagot. Meglévő bizonylattömbjeit szerkesztheti, törölheti. 15

17 Tudok új pénznemet felvenni az alap valuták mellé? Igen! A Beállítások> Pénzügy> Pénznem menüpontban vihet fel új pénznemet. Pénznem regisztrálásához meg kell adnia az ISO kódot, a pénznemhez tartozó jelet és a megnevezését. Mentés gombbal tárolja el a használni kívánt pénzemet, melyet ezután új bizonylattömb készítésekor, vagy termék szerkesztésekor kiválaszthat a pénznem listából. 16

18 Saját céglogót hozzá tudok adni a bizonylatokhoz? Igen! A Beállítások-> Általános-> Cégprofil beállításai között a Jobb alsó sarokban feltölthetem céglogóm képét a Céglogó feltöltése ikonra kattintva. Ez a logó automatikusan elmentődik a beállításokban és a feltöltés után készített minden bizonylatomon látható lesz a cégadatok mellett. 17

19 Alap valutaválasztás (USD, EUR, HUF) Korlátlan, ingyenes számla kiállítás Bizonylatok távnyomtatása Távbizonylatok szinkronizálása Távszámlák nyomtatási dátumának követése Számlák mentése PDF formátumban Korlátlan ügyfél felvétel Ügyfélkezelés részletes adatokkal Korlátlan termék felvétel Készletkezelés NAV igazolás Termékek és szolgáltatások megkülönböztetése Platform független megjelenítés Ügyfélszolgálat Ingyenes kipróbálási lehetőség Grafikusan megjelenített kimutatások Programhoz fejlesztett ios alkalmazás Alsó, felső megjegyzés szerkesztése a bizonylatban Választható programnyelv (angol, magyar) Fizetési mód szerkesztése Kiegyenlített számlák kezelése Nyomtatási kép Egyénire beállítható lista nézetek Listák exportálása Ügyfél/termékrögzítés bizonylatkészítés közben Bizonylattömbök kezelése Árfolyamok kezelése Valutakezelés Saját céglogó feltöltése 18

20 Hagyja el a körülményes papíralapú számlázást és váltson környezetbarát, gyors és egyszerűbb rendszerre! Felhő alapú, Platform független programhasználat Bárhol, bármikor, garantáltan biztonságosan. 18