és adminisztráci Szender Erika PhD. FP7 ERC NCP; FıtanF Budapest, augusztus 27.

Átírás

1 ERC 2012-es pályp lyázati felhívásainak pénzp nzügyi és adminisztráci ciós s vonatkozásai Szendrák-Szender Szender Erika PhD. FP7 ERC NCP; FıtanF tanácsadó Nemzetközi zi Kapcsolatok FıosztF osztálya Magyar Tudományos Akadémia Titkárs rsága Budapest, augusztus 27.

2 FP7 prioritások

3 TERVEZÉS Források sok: ERC: Research Participant Portal : Guide to Financial Issues ERC Work Programme 2013 Calls for Proposals

4 Érdemes tudni mielıtt nekivágunk SAJÁT T INTÉZM ZMÉNYI ÉS S NEMZETI SZABÁLYOK! EPSS felület let Szerzıdésminta (ha van) és konzorciális szerzıdésminta sminta (ha van) Jelentési követelmk vetelmények, Reporting guidelines lyok (resubmission rules) Újra-beadási szabályok IPR feltételrendszer telrendszer

5 TERVEZÉS Pályázati formák StG Starting Grant (kor( korábban együtt a starter és consolidator ) PhD+ 2-7 év v (lsd( lsd. PhD. certificate!) CoG Consolidator Grant (2012-tıl l külön!) k PhD év AdG Advanced Grant SyG Synergy Grant PoC Proof of Concept ( top-up típus) Befogadó Intézm zmény (?) Nem szüks kséges határokon keresztüli mobilitás

6 TERVEZÉS Beadási határid ridık k (elızetes informáci ció!!!) VÁLTOZÁSOK!!! ERC StG (call ERC CoG G (call( call: ): (PE( PE; LS; SH!) call: ): (PE( PE; LS; SH!) ERC AdG (call: ): (PE( PE; LS; SH!) ERC SyG G (call( call: ): ERC PoC (call: ): és s újra-beadási szabályok (resubmission rules)

7 TERVEZÉS EPSS regisztráci ció templát!! => fejezetek, tartalmi követelmények, oldalszám m limitek «A» nyomtatványok nyok + «B» tartalmi rész+ r supporting documents B1 és s B2 rész r viszonya EU támogatt mogatás: a szabályos költsk ltségek max.. 100%-a (overhead:: 20%) Guide for Applicants és Work Programme 2013 Költségvetési táblt blázat templátja tja: : csak az EPSS-en keresztül!

8 TERVEZÉS - Formátum Acronym és s címc File nevek formátuma Szöveg formátum Fejléc Nyelv (lsd( lsd. Annex-ek ek, Supporting documents (PhD certificate,, Etikai táblt blázat indoklása)) => Guide for Applicants és Work Programme 2013 Színes vagy fekete/fehér Segíts tsük k a bírálót! b (szerkezet; kiemelések)

9 TERVEZÉS Admin. Hosszú futamidı (ütemezések, változv ltozások!) Pályázati eredményt nytıl l szerzıdésig sig több t hónap h is eltelhet (de korlátok is vannak!) EU támogatt mogatás nem naptári év v alapú elszámol molás A A projekt támogatt mogatás bizonyos %-nak átutalása elılegk legként (a pénzp nzügyi jelentések elfogadásáig az EU tulajdona!) Az elıfinansz finanszírozás s nem feltétlen tlenül érkezik meg a projekt kezdetéig és s nemcsak az aktuális jelentési periódusra vonatkozik!

10 SZEREPLİK Kutató / Intézm zmény /EC PI (Principal( Investigator /Témavezet mavezetı Kutató) Co-PI (2011-ben a Synergy Grant váltotta v fel) (partnerkutató) PI kutatócsoport tagjai (team members) HI Befogadó Intézm zmény / Host Institute (a grant mérete!) (+partnerintézm zmények) EC ERCEA (hivatalnokok) Szerzıdéses viszonyok! (Grant agreement, supplementary grant agreement,, munkaviszony, együttm ttmőködési keretek, stb )! Más s projektekben való részvétel (?) (pl. FTE vonzatok!)

11 Pénzügyi részr Pályázatban megkívántak Szerzıdés s részleteir Jelentésben megkívántak Intézm zményi könyvelk nyvelés és s adminisztráci ció

12 Pénzügyi Tervezés Projekt költsk ltségvetése = Közösségi támogatt mogatás s + Saját t erı Közösségi támogatt mogatás: a projekt költségvetéséhez való EU hozzájárul rulás (maximált összeg; szabályos költsk ltségek elszámol molása esetén) Saját t erı / Önrész: 100%-os támogatt mogatási intenzitás s esetén n nem szüks kséges

13 Pénzügyi Tervezés Projekt intézm zményi költsk ltsége = Projekt költsége + nem elszámolhat molható költségek Nem elszámolhat molható költségek: nem szabályos költsk ltségek (pl. azonosítható adók ) és s egyéb b nem elszámolhat molható költségek (pl. overhead átalányérték feletti) Receipt: harmadik féltf ltıl l a könyvelk nyvelésben azonosíthat tható,, a projekt céljaira/miatt c befolyó hozzájárul rulás s (kamat esete!, más m pályázatok esete!)

14 Pénzügyi Tervezés TELJES KÖLTSK LTSÉG: A projekt miatt az intézm zménynél l felmerülı költségek = projekt intézm zményi költsk ltsége + egyéb felmerült lt költsk ltségek (projekt következtében felmerülı projekten kívülik li: pl. eszközbeszerz zbeszerzésnél, személyin lyinél, l, projekt elıkész szítésnél, stb) receipt = Közösségi támogatt mogatás s + (Saját t erı)+ nem szabályos költsk ltségek és s egyéb b nem elszámolhat molható költségek + egyéb b felmerült lt költségek receipt

15 Pénzügyi Tervezés Fogalmak és s terminológia Közösségi támogatt mogatás s < Projekt miatt felmerült lt költsk ltségek EC elıfinansz finanszírozás s (18 hónap h alapú) Intézm zményi elıfinansz finanszírozás, Forgótıke Projekt végfinanszv gfinanszírozása, Projekt elıkész szítés Az számít, ami a könyvelk nyvelésben kimutatható és a projekthez köthetk thetı (de ez nem feltétlen tlenül l elégs gséges; ges; példp ldák: ÁFA, stb.) Guarantee Fund (Elıfinansz finanszírozásból l levonva)

16 Pénzügyi Tervezés Projekt költsk ltségvetésének elkülönített kezelése Elkülönített EUR számla nyitása (kamatozású bankszámla követelmk vetelménye! interest bearing bank account) FTE feltételek: telek: min. 30%(AdG AdG), 50% (StG/CoG CoG) max. 100% (???!) Project cash-flow ismerete

17 Pénzügyi Tervezés Overhead opciók e pályp lyázat esetén: Átalány %: 20% (függetlenül l attól, hogy más s keretprogram pályp lyázatoknál l mit használ az intézm zmény)

18 Pénzügyi Tervezés Portabilitás A megadott elvi feltételrendszeren telrendszeren túl: t Csak a még m g el nem költk ltött tt EC támogatt mogatás A PI kutatócsoportja tagjainak alkalmazása (?) Az EC grant által nem finanszírozott intézm zményi kiadások Eszközök k tulajdonjoga Helyszínek közötti k költsk ltségigény és szabályz lyzási különbsk nbségek Esetleges IPR k Esetleges IPR kérd rdések sek

19 Pénzügyi Tervezés Költségek Részletes felsorolás s a következk vetkezı diákon Az EPSS-en találhat lható minta alapján! Könyveléssel alátámasztva A pályp lyázatban igényelt nem feltétlen tlenül egyezik a szerzıdésben sben biztosított tott összeggel!

20 Pénzügyi Tervezés Személyi költsk ltségek (Personnel( Personnel) Fizetés/megb s/megbízási si és s járulj rulékok Szerzıdés s (meglévı vagy új; munkaköri leírás s vagy melléklet!, PI/csoport tag, részidıs s foglalkoztatás, stb.) Bérszámfejtés Time sheet sheet (személyenk lyenként nt és projektenként nt bontott munkaidı nyilvántart ntartás!) Mi i terhelhetı rá a projektre? Mennyi? (hogyan hat ez másra?) m Time sheet - Nemcsak az EU-s s pénzbp nzbıl finanszírozott munkaidırıl!!!

21 Pénzügyi Tervezés Személyi költsk ltségek (Personnel( Personnel) folyt. FTE végiggondolv giggondolása (PI & team members) FTE projekt futamideje során (5 év!)!)? EU felé elszámol molás s módja m (average( hourly rates based) PI fizetése Team members változások a futamidı során? (pl. PhD student=> =>postdoc/junior scientist; forintban kifizetés, infláci ció, stb.) Nevekkel vagy sem? => Team member profilok

22 Pénzügyi Tervezés Eszközbeszerz zbeszerzés s (Equipment( Equipment) és Infrastruktúra Csak ha nem az elvárhat rható alapinfrastruktúra része! (lsd. Computers/laptops laptops) Amortizáci ció és s használati idı arányos nettó Számla és s gépkg pkönyv + szakmailag igazolható szüks kségesség Amortizáci ciós s szabályok (Kiadás vagy költség?) Közbeszerzésisi szabályo lyok! ÁFA és s a VÁM: V nem szabályos költsk ltségek Korábbi beszerzések sek esete Infrastruktúra (könyvel nyvelésben kimutatható legyen!) Extra 500e/750e/1M 0e/750e/1M Eur tervezzünk vele?

23 Pénzügyi Tervezés Dologi (Consumables( Consumables) A projekt célfeladataihoz c felhasznált lt Szakmailag indokolt Beszerzési si értékhatárok (eszközt ztıl l való elkülönítés!) ÁFA (?) Példák: vegyszer, adatbázishoz hozzáférés,, elıfizet fizetések, szakkönyvek nyvek, gépidı, stb.)

24 Pénzügyi Tervezés Egyéb b közvetlen k költsk ltségek Utazás s (Travel( Travel) (útiköltség, napidíj: átalány vagy költsk ltségtérítéses=> ÁFA) Kinek a számára? Milyen indoklással? Nem Team member számára? WP ! Other specific (nagyon vegyes kategória, pl. publikáci ciós s költsk ltségek, házon h belüli li szervezési/kiad si/kiadási költsk ltségek, nem admin.. postázási si költsk ltségek, access to large facilitystb.) Management többi költségnem részeként, arány nyát t tekintve lényegesen l kisebb; cost verification költségei

25 Pénzügyi Tervezés Szolgáltat ltatási (Subcontract( Subcontract) Elızetes indoklással (!!!) és s jóváhagyj hagyással Szerzıdés s + számla Közbeszerzési si szabályoknak megfelelıen en (legalább best offer ) Korábbi 20% limit megszőnt, de nagyobb értéknél l mindenképpen elızetes egyeztetés! Overhead számításba sba nem számít t bele Audit/cost verification is ilyen jellegő költség! («as obligatory required by the Grant Agreement»)

26 Pénzügyi Tervezés Közvetett költsk ltségek (Overhead( Overhead) Rezsi A projekt intézm zményi szintő adminisztráci ciós és s menedzsment költségei a költsk ltségigazolások kivétel telével (pl személyi vagy dologi kiadás természet szető kiadások!) Alap infrastruktúra (informatika, stb.) Ki rendelkezik vele?? (???)

27 Pénzügyi Tervezés Költségigazolások (cost verification, audit ) Kumulatív összeghatárok és s jelentési periódusok Külsı (subcontract jellegő) ) vagy competent public officer Lsd. Model Grant Agreement vonatkozó annexe

28 Pénzügyi Tervezés Adatszolgáltat ltatás EPSS (regisztráci ció és s pályp lyázatbeadás) minden elektronikus! Intézm zményi felelıss sség g (intézm zmény jogi és pénzügyi felelıss ssége, projekteken átnyúló) Koherens és s pontos intézm zményi adatok (pl. intézm zmény magyar és s angol neve!) PIC / Unique Registration Facility (kötelez telezı,, adott projekttıl l független, f központi k intézm zményi felelıss sség!) Ellenırz rzések (adott projekt vagy többre t is kiterjedı,, futamidı alatt vagy után, költségigazolás s nem pótolja) p

29 Pénzügyi Tervezés Mielıtt részletesen r nekikezdenénk nk Intézm zményi adminisztráci cióval egyeztetni!!!!!!: ÁFA??? Elı/ut /utó finanszíroz rozás, forgótıke biztosítása??? sa??? FTE / fizetés s kérdk rdése Amortizáci ció,, közbeszerzk zbeszerzés??? s??? Bankszámla / árfolyam ügyek Intézm zményi felelıss sség befogadó nyilatkozat!!! (intézm zmény jogi és s pénzp nzügyi felelıss ssége) PIC szám Overhead Overhead sorsa Etikai kérdk rdések rendezésének nek módjam (Egyéb) Intézm zményi feltételek??? telek???

30 Tervezés Egyéb b elızetesen megküld ldött kérdk rdések: Fiatal nıi n i kutatók k / gyermekvállal llalás Eligibility window extension Quality benchmarks (publications) Personnel (hosszú projekt futamidı!) / Travel ERC oldaláról - a projekt során Hazai jogszabályi környezetbk rnyezetbıl l adódó korlátok =>személyi költsk ltség =>biztonsági követelmk vetelmények =>igazolások, mint PI (pl. team member time-sheet sheet)

31 Beadás s után Beérkez rkezés s visszaigazolása sa Bírálati folyamat (következm vetkezmények, tanulságok levonása) Szerzıdés s elıkész szítés Szerzıdés s megkötése Pályázati résztvevr sztvevık k közötti k szerzıdések sek (team members és s alvállalkoz llalkozók) k) Beszerzések sek elıkész szítésese

32 Alapdokumentumok FP7 Proposal, FP7 Rules for Participation, Specific Programmes, Work Programme 2013, Call for Proposals, ERC Model Grant Agreement, ERC Guide for Applicants EPSS templátok tok Guidelines (FP7 Financial Guidelines!) Legfrissebb verziók!!!

33 Lendület vonatkozások Project costs covered by third parties are allowed but need to be declared and will be deducted from the total of eligible costs covered by the ERC grant. Nevertheless, ERC grants are expected to be significant and cover a major part of the project and its costs. Thus, ERC funding is neither aiming at topping up the funding of running projects, nor providing a means for cofunding. Applicants should specify any current research grants and their subject in the funding ID included in Part B1 section b. (ERC Guide for Applicants, pg. 13./14.)

34 Lendület vonatkozások (elızetes informáci ciók!) Feltétel: tel: A 2013-as Lendület pályp lyázat beadási határideje elıtt benyújtott teljes ERC pályp lyázat, melyben a kutató PI-ként szerepel. Az itt közölt k informáci ciók k csak elızetesnek tekinthetıek, ek, végleges v feltételrendszer telrendszer a Lendület pályázat meghirdetésekor!!!!! Utolsó ERC felhívások: az FP7 fennmaradó részében új j ERC pályp lyázatok nem várhatv rhatóak!!! ak!!!

35 Lendület vonatkozások (elızetes informáci ciók!) Korábbi ERC beadások (2007!) Korábbi beadású nyertes, már m r futó ERC projektek 2012/2013 ERC pályp lyázatok (jelen felhívások) ERC eredmények késıbb k vállnak v ismertté! Azonos vagy különbk nbözı téma => általában azonos Esetleges témák, t melyek az ERC fele nem relevánsak ERC bírálatok b szerepe FTE vonzatok!; Lendület mint PI fizetési benchmark?

36 Lendület vonatkozások (elızetes informáci ciók!) Mi szüks kséges a beadott ERC pályp lyázat igazolásához? Lendület önállóan vagy ERC komplementerként Komplementaritás s esetei (téma, futamidı, költségek; Lendület költsk ltségterv futamidı alatti módosm dosítás?) s?) ugyanez az eset már m r futó Lendület pályp lyázat esetében Lendület befogadó intézm zmény Lezáró félen lévıl ERC és s egyéb reintegráci ciós pályázatokkal (???)

37 Elérhet rhetıség Dr. Szendrák Erika MTA Titkárs rsága vagy (cc-ben mindig szerepeljen!) Telefon és Skype egyeztetést követk vetıenen