FP7 projektek jogi, pénzügyi és beszámolási kérdései. NKTH FP7 infonapok 2009

Átírás

1 FP7 projektek jogi, pénzügyi és beszámolási kérdései NKTH FP7 infonapok 2009

2 Támogatási formák SSH-ban (rezsimek) CSA (supporting) legalább 1 résztvevő CSA (coordinating)- legalább 3 résztvevő Coll.Proj. (large scale)- 7 résztvevő, min. EC hozzájárulás 6,5 mill EUR CP (small/medium scale) 3 résztvevő

3 I. GA alapvető kérdései Core agreement + mellékletek (Annexes) Mellékletek: 1. Description of Work (munkaprogram) 2. Általános szabályok (general conditions) 3. Speciális szabályok (program specifikus) 4. Kedvezményezett csatlakozó nyilatkozata (Form A) 5. Új partnerek csatlakozó nyil. (Form B) 6. Pénzügyi elszámoló lap-financial Statement (Form C) 7. Audit melléklet - Form C igazolás és módszertan (Form D és E)

4 I. GA alapvető kérdései (folyt.) EC kifizetések: előleg//közbenső(munkaszakaszonként)//végső(záró besz.után) a szakasz zárását követő 60 napon belül benyújtandó, COM 105 napon belül teljesít EC hozzájárulás nem módosul: a kifizetés kerül arányosításra Külön bankszámla alapvetően a koordinátornak javasolt Előleg: 1X, GA aláírását követő (A formok!) 45 napon belül, 60-80% 1 koordinátor (nem lehet alváll.), 100% támogatási arány - DE koordinációs feladatot más tag is elláthat és betervezhet Szerződésmódosítás: koordinátoron és EC kontakton keresztül, ha változik a GA 1. melléklete, határidők feladatok stb.

5 II. Riportok A) CFS (Certificate on the Financial Statements) pénzügyi kimutatásra vonatkozó igazolás közbenső kifizetések EUR feletti EC hozzájárulás túllépésekor (kumulatíve) elszámolás minden tételről 2 évnél rövidebb projektnél 1 végső CFS Auditor végzi (Form D)

6 II. Riportok B) Methodology Előre elfogadott kulcs jóváhagyása a személyi és a közvetett költségekre (rezsi) Opcionális, feltételek: legalább 8 FP6 projekt, melyek mindegyike EUR feletti elszámolható költségű volt Kérelem ---> EC --->auditor által igazolt módszer--->ec (60 nap) Következő igazolásig, lényeges változtatásig érvényben marad Megszűnik a CFS benyújtási kötelezettség

7 II. Riportok C) Átlag személyi költségek elszámolása ha nem különbözik lényegesen a személyi bérektől EC igazolást kell kikérni az elszámolási módszer elfogadásáról(60nap) nem szünteti meg a korlátot célja: a személyi költségek elszámolásának megkönnyítése

8 D) Kifizetés EUR alapon, a kltsg felmerülésekor/ vagy: a beszámolóval érintett időszakot követő hónap 1. napján aktuális árfolyam (ECB) szerint Előleg esetén az EC hozzájárulás kamata levonásra kerül - jelentős összegű ( felett) - akihez az előleg közvetlenül utalásra kerül (koordinátor, mono-beneficiary) - koordinátor kamatot a tovább nem utalt összeg után fizet, saját része után NEM - mono beneficiary a teljes előleg után fizeti

9 E) Kamatozó számla Megkötött, tárgyalás alatti GA-ra nem vonatkozik Nemzeti jog alapján eltérés lehetséges Kamatbejelentés/levonás előleg esetén, közbenső kifizetés után NEM Bejelentést a koordinátor teszi (Form C 3.pont)

10 III. Projekt megvalósítása A) Elszámolható költségek Együttes feltételek: Aktuális,projekttel kapcsolatban felmerült tényleges költség Igazolhatóan a kedvezményezettnél és a beszámoló időszaka alatt merült el Gazdaságosság, hatékonyság elvén történt költés

11 III. Projekt megvalósítása B) Nem elszámolható költségek ÁFA, vámok, kamattartozások Jövőbeni veszteségek és károk Árfolyamveszteségek Más EC projektben már elszámolt vagy elszámolható költségek Veszteség és veszteségkezelési díjak, nem megalapozott költések

12 C) Támogatás formái A közvetett és közvetlen költségek megtérítése függ: - A szervezet jogi státuszától - A támogatási formától - A tevékenység típusától

13 D) A tevékenységtıl függı intenzitások 1. RTD: 50-75% 75%: nonprofit és közszféra, kutatóintézet, KKV, közép/felsőoktatási intézmény 2. Demonstrációs tevékenységek: 50% 3. Egyéb tevékenységek: 100% Pl. disszemináció, networking, koordináció, menedzsment IPR, tanulmányok, tréning, promóciós tevékenységek stb.) 4. CSA: 100%, de 7% rezsi flatrate

14 III. Projekt megvalósítása Közvetlen és közvetett költségek elhatárolása Közvetlen (személyi) költségek a) személyi költségek tételes elszámolása - munkaszerződés (határozott/határozatlan) - A munkaadó irányítása alatt, a munkáltató javára (IPR hozzá kerül) - Megfelelően a munkáltatónál alkalmazott személyi bérezésnek (járulékokkal) - A bérek nyilvántartásából ki kell annak derülnie, hogy mennyi időt fordított adott személy a munkára (timesheet vezetés, vagy igazolás az átlag személyi kltsg számításról)

15 III. Projekt megvalósítása b) Tanácsadó elszámolása (közvetlen kltsg) Irreleváns az elszámolás szempontjából, hogy mi a tanácsadó státusza (pl. önálló vállalkozó, megbízott), ha fennállnak a következő együttes feltételek: - szerződés a projekttel kapcsolatos feladatokra - Kedvezményezett szakmai irányításával - a Kedvezményezett irodájában - az eredmény a Kedvezményezett tulajdonába kerül - a tanácsadó bérezése nem jelentősen tér el más munkavállalókétól - az utazási és rezsiköltségeket a Kedvezményezett fizeti és számolja el az EC felé

16 III. Projekt megvalósítása C) Alvállalkozó (közvetlen költség) - GA 1. sz. mellékletében rögzített igény (váll. maga nem kell, de betervezni kell), közvetlen költség - Kiválasztás: átláthatóság, esélyegyenlőség és verseny elvén (közszféra: KB tv., magánszféra: saját eljárásai az EC elvárásokkal összhangban- 3 ajánlat, kiválasztás a szabályzatai szerint stb.) - Jellemzői: ellenérték fejében, maga végzi, IPR sorsát rendezni kell, a kedvezményezett felel az EC felé, csak nem lényeges feladatra - Kedvezményezett kötött alváll. szerz. megkötése TILOS

17 III. Projekt megvalósítása Indirekt/közvetett (rezsi) költség A projekttel kapcsolatban felmerült, azonban a könyvelésből nem egyértelműen, tételesen azonosítható költségek (overheads) FP6-al szemben már nincsenek elszámolási rendszerek (FC, FCF, AC), hanem főszabályként az aktuális felmerült költségek elszámolandók (actual indirect costs model) + Derogáció: FCF - 20% flat rate, 60% flat rate

18 IV. Elszámolási módok a) Actual costs model - minden költség tételes elszámolása - Simplified Method (SM): a rezsiköltségek elszámolása a jogi személy szintjén Simplified method nem engedélyköteles az EC részéről, de feltételei vannak: a könyvelési rendszernek lehetővé kell tennie a nem elszámolható tételek azonosítását (pl. ÁFA), megfelelő számolási kulcsot kell alkalmazni a rezsiköltségek átlagolására, az eljárásnak integráltnak kell lennie a Kedvezményezett könyvelési rendszerével, + könyvvizsgálói tanúsítvány minderről -!!!!!! Methodology NEM SM!!!!!!! Mivel előbbi a személyi ÉS rezsiköltségek elszámolására is vonatkozik és engedélyköteles. A Simplified method a Methodology része lehet, de független is lehet attól

19 IV. Elszámolási módok b) Flat rate-ek - 20% flat rate = FCF (közvetlen kltsgalvállalkozói díjak 20% erejéig rezsi elszámolható a projektre) - 60% flat rate: 2010 január 1-ig meghirdetett pályázatok esetén, utána módosítás lesz, de minimum 40% flatrate Feltételei: 1. jogi státusz (nonprofit, közép vagy fesőoktatási intézmény, kutatóintézet, KKV) 2. Könyvelése nem alkalmas a rezsiköltségek hiteles elkülönítésére 3. Támogatási konstrukció: No, CoP - CSA: 7% flat rate

20 V. Elszámolt tételek EC támogatása Eligible EC % Számlák Arányosítás nincs nincs csökkentés 40-re

21 VI. Ellenőrzés Projekttel kapcsolatos 5 éves általános dokumentum megőrzési kötelezettség Együttműküdési kötelezettség az ellenőrökkel (hozzáférés, átadás stb.) Kivitelezheti a Bizottság és a European Court of Auditors Ellenőrzési jelentést készül melyet a Kedvezményezett véleményezhet és kommentálhat, ez alapján készül a végső jelentés

22 VI. Ellenőrzés Mit vizsgálnak? - a projekt teljesítése a munka és költségtervekkel összhangban van-e - A projekt céljainak tudományos jelentősége, relevanciája - Költések hatékonysága, indokoltsága - Projekt menedzsment eljárások, Kedvezményezettek összehangolt munkája, bevonása a munkába - A várt és elért hatások, eredmények realitása

23 VI. Ellenőrzés A Kedvezményezett jogai és kötelezettségei az ellenőrzés során: - az EC által kijelölt vizsgáló elutasítása üzleti titkok védelmére való hivatkozással - Az ellenőrzés a munkavégzés helyén váratlanul is folytatható - Az ellenőrt mindenhová be kell engedni és minden iratot át kell neki adni, amit bekér, segíteni kell a munkája során - Az ellenőrzési jelentést a kedvezményezett 1 hónapon belül véleményezhet és a végső jelentés ezt követően készül el

24 VI. Ellenőrzés Döntési lehetıségek - Eredmények elfogadása vagy elutasítása - A projekttel kapcsolatos szerződésmódosítás elfogadása vagy elutasítása - A szerződés lényeges kérdéseinek módosítása kerül elrendelésre a projekt folytathatóságához - A szerződés megszüntetésének kezdeményezése - Visszafizetés elrendelése - Büntetés (EC hozzájárulás 2 és 10% között, ismételt szabálysértés esetén 4 és 20% között)

25 Hasznos linkek

26 Köszönöm figyelmüket! dr Labundy Rita