Microsoft Excel táblázatkezelő program

Átírás

1 Microsoft Excel táblázatkezelő program 5/1 Microsoft Excel táblázatkezelő program A számítógépes munka egyik nagy előnye akkor mutatkozik meg, ha a fontos döntéseinket pontos számításokkal tudjuk alátámasztani. Ehhez nyújt nagy segítséget a Microsoft Excel táblázatkezelő program, amellyel akár bonyolult számítások is egyszerűen és azonnal elvégezhetők. Ha a táblázatban bármely adatot módosítunk, akkor az eredmények azonnal, a másodperc tört része alatt módosulnak. Így mindig a pontos eredményeket látjuk, ezért az alapadatok többszöri módosításával nagyon gyorsan eljuthatunk arra a pontra, amikor már döntést tudunk hozni. A középső területen található a táblázat, amelynek további részei vannak. A bal oldalon és felül láthatjuk a sor- és oszlopazonosítókat. Ezek segítségével határozhatjuk meg egyegy cella nevét. Az ábrán például a D2-es cella van éppen kijelölve. A D és a 2 -es jelzés félkövéren jelenik meg kiemeléssel, valamint az általuk meghatározott téglalap, más nevén cella is ki van emelve egy vastagabb kerettel. A szerkesztőléc bal oldalán a névmezőben ugyancsak olvashatjuk ezt a D2 -es jelzést. Ezeket az azonosítókat fogjuk használni a képleteinkben. 1. ábra Egy döntés például az is, hogy az ábrán látható táblázatban kiszámított Sulinet Express keretében megvásárolható számítógép jó vétel-e vagy sem. A táblázat negyedóra alatt elkészíthető, és a döntéshez már csak az egyéb részleteket kell tisztáznunk (jogosultság, igénybe vehető adókedvezmény mértéke). A program ablakának részei Mielőtt rátérnénk eme nagyon izgalmas számításra, előbb nézzük át a program ablakának részeit, a program kezelésének módját, hiszen anélkül nehéz lenne használni. Induljunk ki abból, hogy a Windows 98 alapvető kezelésével tisztában vagyunk, és ismerjük a Windows ablakok részeit (lásd a Windows 98 alapismeretek jegyzetet). A Microsoft Excel programablaka főbb részeiben megegyezik az általános Windows programok ablakaival, tehát van címsora, menüsora, van két megjelenített eszköztára soksok gombbal, és még többel, ami most éppen nem látható. Újdonság az eddigiekhez képest, hogy megjelenik az eszköztárak alatt egy szerkesztőléc, amelyen a táblázat képleteit tudjuk szerkeszteni. Az ablak alsó részén a szokás szerint itt is megtalálható az állapotsor, amely sok hasznos információt fog nyújtani nekünk a munkánk során. A táblázat méreteit tekintve több tízezer sorból és 256 oszlopból állhat, ezért az üres táblázatnak is vannak görgetősávjai, így megnézhetjük, hogy a 26 angol betű után a betűzés hogyan folytatódik (AA.. AZ; BA.. BZ;... IV). A vízszintes állapotsor vonalában találjuk a táblázatok lapjainak füleit, illetve a bal oldalon ezek lapozóit, amire nagyon sok lap esetén lesz szükségünk. Az egyes lapokat a megfelelő fülre kattintással lehet kiválasztani. Az Excel program táblázatait munkalapoknak nevezzük, amelyeket egy munkafüzetben foglalunk össze, ez valójában az XLSfájl (Excel Sheet). Alapértelmezésben 3 üres munkalap van egy munkafüzetben, de ezek száma tetszőlegesen növelhető (a program verziójától függő korlátokon belül). Egy munkafüzetben általában az összetartozó munkalapokat szoktuk elhelyezni. Elvileg tárolhatunk egy fájlban egy táblázatot, vagyis munkalapot, de ha több összetartozó táblázatunk van, akkor érdemesebb ezt egy fájlon belül tartani. Nem célszerű viszont egy fájlban tartani minden létező táblázatunkat, mert egy idő után nem igazodnánk ki közöttük. A munkalapokat az egérrel vízszintes irányban tetszőlegesen átrendezhetjük, és a jobb egérgombbal rákattintva a helyi menüből számos szolgáltatás elérhető. Mindig nevezzük át a munkalapokat, és adjunk nekik ráutaló neveket.

2 Microsoft Excel táblázatkezelő program 5/2 Adatok bevitele a táblázatba Kezdjük el a számítógépünk számítási táblázatát létrehozni. Első lépésben kattintsunk kettőt a munkalap fülére lent, és amikor inverzben megjelenik a neve, akkor írjunk be egy találó nevet, amelyről később is tudni fogjuk, hogy a táblázat mit tartalmaz. Fontos! A munka megkezdése előtt mentsük el a fájlt a [Ctrl]+[S]-sel, mert így később is csak ezt a billentyűkombinációt kell majd megnyomnunk, és a mentés azonnal megtörténik. Így biztosan nem fogunk adatot veszíteni, még egy véletlen áramszünet esetén sem. Következő lépésben kattintsunk a B2-es cellára, majd kezdjük el írni a táblázatban is látható szavakat. Amint lenyomjuk az első karakterbillentyűt, az azonnal megjelenik a cellában és a szerkesztőlécen egyaránt. Ha javítani akarunk, akkor a visszatörlést használjuk (Backspace ), mert a kurzormozgató billentyűk az adatbevitel során nem használhatók. Ha szerkeszteni akarjuk egy cella tartalmát, akkor nyomjuk meg az [F2]-t, és akkor a kurzorvezérlő billentyűk is aktívak lesznek. Ha egy olyan cellába írunk adatot, amelyben már van valami, akkor azt ezzel a művelettel felülírjuk, ezért ügyeljünk arra, hogy éppen hol van a kijelölés. Alapértelmezésben a beírást követően az [Enter] lenyomása után a kijelölés lefelé fog lépni a következő cellára. Ezt a beállításoknál módosíthatjuk, de nekünk ez most éppen jó így. Ha végeztünk a beírással, akkor írjuk be a 2. oszlopban (itt C oszlopban) lévő szöveget, és az utána lévő árakat is. Fontos! Ha számokat írunk egy cellába, akkor SOHA ne írjuk be a mértékegységét! A mértékegység az a formátum, amelyet a formázásnál fogunk megadni. Ez lehet az alapértelmezett formátumok egyike, de tetszőleges formában is megjeleníthetjük az adatokat. Ne írjuk be az Összesen melletti értéket se, mert ahogyan az ábrán is látható, ebbe a cellában egy számítási képlet fog kerülni, ami majd kiszámítja helyettünk a végösszeget. Ezek ismeretében írjuk be a D3-as cellába a et, és így tovább a többi számadatot lefelé. Ha végeztünk a beírással mentsünk egyet, majd húzás egérművelettel jelöljük ki a D2:D18 tartományt. Ehhez kattintsunk a D2-es cellába, tartsuk lenyomva az egér bal gombját, húzzuk lefelé az egérmutatót, miközben látjuk az inverz kijelölést. Amikor a D18-as cellát is kijelöltük, akkor engedjük el a bal egérgombot. Ha elhibázzuk, akkor kezdjük újra, mintha semmi nem történt volna. A kijelölt cellák számformátumát fogjuk megadni. Ehhez kattintsunk az eszköztáron a Pénznem ( ) gombra, és a Windows Vezérlőpulton beállított alapértelmezett pénznem kerül kijelzésre, ami esetünkben a Ft. Ráadásul a számot ezres csoportosításban is megjeleníti, így könnyebb kiolvasni a nagyobb számokat. Fontos! Amikor a programon belül egy-egy eszköztáron megtalálható gombra hivatkozunk, akkor annak nevét a buboréksúgójában olvasható szöveg alapján adjuk meg. Ezért ha tudni akarjuk, hogy egy gombnak mi a neve, akkor mutassunk rá az eszköztár gombjaira, és várjuk meg, amíg megjelenik a buboréksúgó, és olvassuk el. Képletek alkalmazása a táblázatban Az eddigi munkánk előkészítő jellegű volt, hiszen nem végeztünk számítást, csak adatokat, feliratokat írtunk be. Most kattintsunk a D2-es cellába, majd ezután az eszköztáron az AutoSzum nevű gombra (Σ) a felső eszköztáron. Az összesítő mezőket általában a számokhoz képest alulra és/vagy a jobb oldalra szoktuk helyezni. Ha így tennénk, akkor az AutoSzum gomb megnyomása után azonnal megjelenne egy kijelölt tartomány is, amivel a program szinte kitalálja, hogy mi mit szeretnénk összeadni. Ebben az esetben csak megjelenik a szerkesztőlécen a képlet =SZUM( ), a kurzor a zárójelen belül fog villogni, és mi fogjuk megadni a tartományt, amelyet összesíteni akarunk. Most ismét a kijelöléses módszerhez folyamodunk. Jelöljük ki egérrel a D3:D18 tartományt, amely most egy szaggatott vonallal lesz körbekerítve, és a szerkesztőlécen a tartomány megnevezése fog megjelenni a zárójelben (D3:D18). Ha ez kész, akkor nyomjuk meg az [Enter]-t, vagy kattintsunk a szerkesztőlécen lévő zöld pipajelre ( ). Lépjünk vissza egy cellát felfelé, hogy lássuk a beírt képletet. Nézzük meg a beírás módját, mert ugyanígy mi magunk is begépelhetjük más esetben, nem kell mindig az egérrel dolgozni. A táblázatkezelő program nagyszerűsége abban áll, hogy ha most bármelyik alkatrész árát módosítjuk, akkor a végösszeg azonnal, az [Enter] leütésének a pillanatában módosulni fog. Ez megadja nekünk azt a lehetőséget, hogy kedvünkre játsszunk a számokkal, és szinte percek alatt kikísérletezzük az eredménnyel, hogy milyen típusú, árú számítógépet tudunk megvásárolni, hol tudunk spórolni. Folytassuk tovább a képletek alkalmazását, és derítsük ki, hogy vajon a számítógép mely alkatrészei a legdrágábbak. Ehhez írjuk be az F2-es cellába a magyarázócímkét, és az alatta lévő cellában el fogunk helyezni egy képletet. Ehhez nyomjuk le az = billentyűt (Shift+7), majd lépjünk balra a kurzormozgató billentyűkkel a D3-ra (, ), nyomjuk meg az osztásjel billentyűjét, a / jelet ábrázolót, és adjuk meg, hogy melyik cellában van az osztandó. Ez esetünkben a teljes végösszeg, ami a D2-es cellában található. A képlet beírását minden esetben az [Enter] billentyűvel zárjuk le. Most lépjünk vissza az előző cellára, és nézzük meg a képletet. =D3/D2. Értelmezzük a képletet a cellák relatív elhelyezkedése alapján, és fogalmazzuk meg, milyen műveletet hajtottunk végre. A cellától balra két lépésre álló cella értékét elosztottuk a balra két lépésre és eggyel feljebb lévő cella értékével. Most a [Ctrl]+[C]-vel másoljuk le a cellát a vágólapra, mire a program mozgó szaggatott vonallal kijelöli a cellát, és arra vár, hogy valahol máshol ezt beillesszük. Lépjünk egy cellát le, és az F4-es cellában állva nyomjuk meg [Ctrl]+[V]-t. Ezzel a képletet lemásoltuk az alatta lévő cellába, ami nem maradt ugyanolyan, hanem megváltozott. De hogyan? A cellától balra két lépésre álló cella értékét elosztja a balra két lépésre és eggyel feljebb lévő cella értékével. De hiszen ez ugyanaz! A képletben szereplő cellák megnevezése megváltozott, de a relatív elhelyezkedésük nem! Ez nagyon jó, azonban a képletünk így rossz lett, mert nekünk nem azt a két cellát kell elosztani egymással, hanem a balra kettővel lévőt a D2-vel. Tehát a másolás jó dolog, a képlet elemei relatívan nem változnak, de ez nem mindig jó így.

3 Microsoft Excel táblázatkezelő program 5/3 A relatív és abszolút hivatkozások Az előző felfedezésre azért van szükség, mert így lehet egyszerűen megérteni a relatív és abszolút hivatkozások rendszerét. Ez azt jelenti, hogy a képletekben szereplő hivatkozások mindaddig relatívak, amíg azt nem jelezzük egy képletben, hogy egy hivatkozás legyen abszolút, tehát az soha ne változzon meg a másolások során. Ennek módja nagyon egyszerű, mert a cella hivatkozásában a sor- és oszlopazonosítójában jelezzük egy $ jellel, hogy melyiket ne változtassa meg semmilyen körülmények között se a program, ha a képletet lemásoljuk más helyre. A mi esetünkben a D2 hivatkozás helyett $D$2 hivatkozást kell írni, és akkor biztosan minden esetben a D2-vel fog osztani, mert az úgy helyes a mi számításunkban. Javítsuk ki az F3-as cellában a képletet: =D3/$D$2 -re. Nyomjuk meg az [F2] billentyűt, lépjünk vissza a balra mutató kurzormozgató billentyűvel, és gépeljünk be egy-egy $ -t, és nyomjuk meg lezárásképpen az [Enter]-t. Most jó a képletünk, ezért lépjünk fel az F3-as cellába, másoljuk le ismét a [Ctrl]+[C]-vel, és az alatta lévő cellába pedig illesszük be a [Ctrl]+[V]-vel. Nézzük meg az eredményt, ami már helyes lesz, mert =D4/$D$2 alakot fog mutatni. Ezen felbuzdulva amíg még aktív a másolási kijelölés a [Shift]+[ ]-lal készítsünk kijelölést az F14-ig, majd nyomjuk meg ismét a [Ctrl]+[V]-t. Nézzük meg az eredményeket! Előbb az [Esc] lenyomásával szakítsuk meg a másolásnál használt kijelölést. Ezután lépegessünk fel-le az újonnan készített soron, és figyeljük meg a képletünk tartalmát, mely cellahivatkozások változnak. A szerkesztőlécen nézzük a képletet, mert ott a képlettől balra látjuk az aktuális cella nevét is. Formázzuk meg ezt az oszlopot is, mert ezekben százalékos értékek jelennek meg, mi viszont tizedes törteket látunk, amelyek nem valami informatívak. Jelöljük ki az oszlopnak ezt a részét, az F3:F14 tartományt, és kattintsunk az eszköztáron a Százalék (%) gombra. Ha nem egészként akarjuk látni a számokat, hanem további tizedes értékeket is meg akarunk jeleníteni, akkor kattintsunk a Tizedeshelyek növelése gombra ( ), valamint a mellette lévőre a csökkentéshez ( ). Feltételes formázás A kapott eredményekből láthatjuk, hogy mely alkatrészek ára kiemelkedő, és melyeké elhanyagolható. Azonban a számsorra ránézve a számokból nem lehet annyira látni, hogy melyek a nagyobbak. Ezért jelöljük ki ismét az F3:F14 tartományt, és válasszuk ki a Formátum Feltételes formázás parancsot. Ekkor az alábbihoz hasonló párbeszédablakot kapunk, ahol megadhatjuk az olyan formátumokat, amelyeket csak bizonyos feltételek teljesülése esetén alkalmazzon. 2. ábra Az ábrán olvasható szöveg eléggé egyértelműen fejezi ki, hogy a feltétel mikor teljesüljön. Ha a cella értéke nagyobb, mint 0,16, akkor a cella megjelenése legyen piros, félkövér és aláhúzott. Az 1. ábrán csak egy feltételes formázást alkalmaztam, és ott a határ 0,11 volt. Ha két szintet szeretnénk látni, akkor megadhatunk egy alacsonyabb értéket, és az minden olyan cellára érvényes lesz, amelyre az első feltétel nem teljesült. A párbeszédablak szerint így a 11%-nál nagyobb, de 16%-nál kisebb értékű cellák megjelenése kék színű félkövér lesz aláhúzás nélkül. A párbeszédablakból az OK gombbal lépjünk ki, és a kattintsunk egyet a kijelölés mellé, így azt meg tudjuk szüntetni, és láthatjuk a formázásunk eredményét. Azok a cellák, amelyek nagyobb százalékértékeket tartalmaznak, azok színesen és talán még aláhúzottan is jelennek meg, így kiemelkednek a számoszlopból, és könnyebben észre tudjuk venni a nagy értékű eszközök sorait. Statisztikai függvények A statisztikai adatok nagyon fontosak az elemzés során, mert felhívják a figyelmet bizonyos körülményekre. A legegyszerűbb statisztikai függvények a minimum, maximum, átlag és a darab. A függvény azt jelenti, hogy mi csak egy vagy több bemenő adatot adunk meg, például egy tartományt, és a függvény pedig kiszámítja helyettünk az eredményt. Ezzel már találkoztunk, amikor az AutoSzum gombra kattintottunk, mert akkor a SZUM() függvényt alkalmaztuk, még ha akkor nem is neveztük nevén. Annál egyetlen paramétert adtunk meg, azt a tartományt, amelyen belüli összes cella értékének összegét akartuk kiszámítani. A fent nevezett függvények ugyanígy működnek, és mindegyiknél csak egy tartományt kell megadnunk, ráadásul esetünkben mindegyiknél ugyanazt. A magyar nyelvű Microsoft Office 97 programcsomag esetén a függvények magyar nyelvűek, míg más változatoknál ezek lehetnek angol nyelvűek. A függvények neveit a magyar változatban könnyű megjegyezni, mert megegyezik a funkció rövidített nevével. Az angol változat esetében pedig a szó angol szótári alakja jusson eszünkbe, és akkor ezeket is könnyű lesz megjegyezni J K Legdrágább alkatrész =MAX(D3:D13) Legolcsóbb alkatrész =MIN(D3:D13) Átlagár =ÁTLAG(D3:D13) Alkatrészek száma =DARAB(D3:D13) Teljes hardverár =SZUM(D3:D13) Teljes vételár =SZUM(D3:D14) 3. ábra A függvényeket írjuk be kézileg, bár van egy párbeszédablak, ami segíti a beírást, de ez így kezdetben inkább csak nehezítene a dolgon. A tartományok megadásánál ügyeljünk arra, hogy a megadott szövegezésünkhöz igazodjunk. Ha az alkatrészekről készítünk statisztikát, akkor abba ne vegyük bele az operációs rendszer árát, viszont a teljes vételárba már igen, mert anélkül nem használható a számítógép. (Az illegális szoftverhasználat bűncselekmény, így ezzel nem foglalkozunk.) Hasonlóképpen készíthetjük el a H oszlopban lévő százalékszámítást is, ahol a szoftvert azért hagyjuk ki, mert az alkatrészek egymáshoz viszonyított árarányára vagyunk kíváncsiak, míg az elsőnél a teljes vételár megoszlására.

4 Microsoft Excel táblázatkezelő program 5/4 Ezen az ábrán összesítve láthatjuk a teljes számítási táblázat képleteit. Vessük össze az 1. ábrán látható táblázattal, és kiderül belőle, hogy melyik szöveg mellett, milyen számítással jött ki a végeredmény. A jobb alsó sarokban kiemelt táblázatban lévő összeadásoknak nincs komolyabb számítási oka, csupán azért lettek az egyes tételek ilyen formában összeadva, hogy az adókedvezményt minél jobban ki lehessen használni. Egyes alkatrészeket nem lehet kedvezményesen megvásárolni, ezért azok külön számlára kerültek. 4. ábra Szorzótábla =$A3*B$ =$A3*C$ =$A4*B$2 =$A4*C$ =$A5*B$ =$A5*C$ =$A6*B$2 =$A6*C$ Az abszolút hivatkozások tárgyalásakor nem tértünk ki pontosan arra az esetre, amikor a $ jellel csak az egyik hivatkozást tesszük abszolúttá, és a másikat meghagyjuk relatívnak. Ez azt jelenti, hogy a képlet másolásakor a hivatkozásban a $ jellel megjelölt rész nem változik, tehát rögzítjük, míg a másik a relatív hivatkozásoknak megfelelően fog módosulni a másolás következtében. A szorzótábla a legjobb iskolapélda arra az esetre, amikor ilyen vegyes hivatkozást kell alkalmaznunk. Ha ugyanis a B3-as cellába jó képletet írunk be, akkor azt utána játszi könnyedséggel másolhatjuk tovább a többi 99 cellába. Ezzel pedig a fenti szorzótábla elkészítése nem tart tovább 1 percnél. Arra kell ügyelnünk a képlet beírásakor, hogy csak azt a hivatkozási részt rögzítsük a $ jellel, amelyiknek tényleg nem szabad megváltoznia a képlet másolásakor. A szorzótábla esetén a bal oldali A oszlopban lévő számot szorozzuk a felső 2. soron lévő értékkel. Ebből következik, hogy a képletben az A és 2 tagokat kell rögzítenünk. Nézzük meg jobban az első képletet, és látjuk benne, hogy az =$A3*B$2 képlet hivatkozásaiban nem négy $ jel van, hanem csak kettő, és azok is csak az A és 2 tagok előtt találhatók. Sorozatok készítése A szorzótábla a sorozatok készítéséhez is jó példa. Írjuk be a B2, C2 cellákba az 1 és 2 számjegyeket, valamint tegyük ezt az A3 és az A4 esetében is. Utána írjuk be a bűvös képletet a B3-as cellába, és figyeljünk, mert most jön a csoda! 5. ábra Jelöljük ki a B2:C2 cellákat, majd mutassunk a kijelölés jobb alsó sarkába, és amikor alakú lesz az egérmutató, akkor húzás művelettel húzzuk el a kijelölést jobbra. A húzás közben meg fog jelenni egy buboréksúgó, amelyben látjuk azt az értéket, amely a legutolsónak kijelölt cellába került, így látjuk, hogy mikor kell a húzást megállítani. Ha túlszaladtunk, akkor se engedjük fel a bal gombot, hanem húzzuk visszafelé a kijelölést. A mi példánkban 10-nél álljunk meg. Most ismételjük meg ezt a műveletet az A3:A4 cellák esetében is, és már készen is van a szorzótábla felső és oldalsó értéksora. Következzen a képlet másolása! Kattintsunk a képlet cellájára, mutassunk a jobb alsó sarkába, és húzzuk el a kijelölést először jobbra a 10-es érték alá, majd engedjük fel a bal gombot, majd folytassuk a kijelölést, de már lefelé. Ezzel a két húzással az 1 képletből 100-at készítettünk. Ha jól adtuk meg a képletben a hivatkozásokat, akkor e két húzás eredményeképpen egy tökéletes szorzótáblát kaptunk. Ha viszont valamit elhibáztunk, akkor a cellákban nem jó értékek fognak megjelenni. Ilyenkor a teljes kijelölés tartalmát töröljük ki a [Del] billentyűvel, és próbáljuk újra beírni a képletet, de már helyesen. Ilyen sorozatokat készíthetünk a hét napjaival és a hónapok neveivel is, de bármilyen különbség lehet a két szám között, a sorozatban az folytatódik.

5 Microsoft Excel táblázatkezelő program 5/5 Diagramok készítése A táblázat számai sokat kifejeznek a hozzáértők számára, de az ember alapvetően vizuális lény, így a képek, rajzok, ábrák sokkal kifejezőbbek a számára, mint a számok. A Microsoft Excel táblázatkezelő programban lehetőségünk van a táblázat számadatai alapján diagramokat létrehozni, amelyek állandó kapcsolatban állnak a táblázat megadott celláival. Ez azt jelenti, hogy amennyiben a táblázat adatai változnak, úgy a diagram képe is változik. A táblázatban például az F oszlopban kiszámítottuk az egyes részegységek árarányait százalékosan, most pedig azt fogjuk ábrázolni egy kördiagramon. A kördiagramban az egyes körszeletek a teljes összeghez képest mutatják be az adott részegység árarányát. Így a képen ugyancsak láthatjuk, hogy melyek a legnagyobb körszeletek, vagyis mely alkatrészek a legdrágábbak egy számítógépben. A diagram készítéséhez először azt kell eldöntenünk, hogy milyen fajtát akarunk választani, ehhez pedig ismernünk kell a kínálatot. Kattintsunk a Diagramvarázsló ( ) gombra az eszköztáron, majd a lefelé mutató nyíl ( ) billentyűvel lépegessünk lefelé, és nézzük végig a kínálatot. Egy alaptípus kiválasztása után a jobb oldalon megjelenik az adott típuson belül választható további altípusok sokasága. gombra, mert most valóban elfogjuk készíteni a diagramot. Ha nem sikerült a kijelölés, akkor kattintsunk a kijelölés mellé (egy semleges területre), és próbáljuk meg újra. A párbeszédablak címsorában láthatjuk, hogy 4 lépésben fogjuk a diagramot elkészíteni, így ez nem lesz nehéz feladat. Első lépésben kattintással jelöljük ki a kért diagramot, és próbáljuk ki a Minta megtekintéséhez... feliratú gombot is. Tartsuk lenyomva, és a saját diagramunk képét fogjuk kicsiben látni. Ezután kattintsunk a Tovább gombra. A 2. lépésben az ábrázolandó tartományt tudnánk megadni, illetve módosítani, de erre nincs szükség, ha előre pontosan megadtuk. Kattintsunk az Adatsor fülre, és nézzük meg, hogy milyen adatsorokat fogunk megjeleníteni. 6. ábra Azért kell először végignézni a kínálatot, mert a választott típustól függően fogjuk megadni a szükséges alapadatokat, de ehhez előbb tudnunk kell, hogy milyen lehetőségek állnak a rendelkezésünkre. Az adatokat utólag is megadhatnánk, de sokkal látványosabb, ha azokat előre kijelöljük. Most a Mégse gombbal lépjünk ki a párbeszédablakból. Válasszuk ki a példa kedvéért a Kör / Robbantott torta diagramot, amely mindközül a leglátványosabb, amelyhez az ábrázolandó számokra és megnevezéseikre lesz szükségünk. Ehhez jelöljük ki a B3:B13 és D3:D13 tartományokat. Az első lépésben kattintsunk a B3-as cellára, tartsuk lenyomva a bal egérgombot, húzzuk le a kijelölést a B13-as celláig, majd engedjük fel a gombot. Ezután nyomjuk le a [Ctrl] segédbillentyűt, kattintsunk a D3-as cellára, tartsuk lenyomva a bal egérgombot, húzzuk le a kijelölést a D13-as celláig. Ha ez sikerült, akkor kattintsunk újra a Diagramvarázsló ( ) 7. ábra Két kijelölt oszlopunk volt, amelyből a program kitalálta, hogy egy adatsorunk van, mert a másik oszlop szövegei a Kategóriacímkék szerepét fogják beölteni. Megadhatjuk még a diagram címét tartalmazó mezőt is a Név mezőbe beírva, de ezt nem javaslom. Helyette kattintsunk a mező végén lévő gombra, aminek a neve: tartományhivatkozásbeviteli gomb. Szép hosszú neve van, és arra szolgál, hogy a rákattintás után kijelölhetjük a szükséges cellát vagy tartományt. A visszatéréshez nyomjunk [Enter]-t, vagy kattintsunk a mező végén lévő gombra ismét. Az ábrán lévő mintakép azonnal meg fog változni, a felirat is rajtalesz. A Tovább gombra kattintva a 3. lépésben megadhatjuk a diagram egyéb jellemzőit, feliratait, amelyek beírása után a kis mintaképen az eredmény azonnal látható lesz. Minden jellemző később módosítható, így ha nem akarunk, ne adjunk meg semmit. Az utolsó lépésben azt dönthetjük el, hogy a táblázat mellett jelenjen meg egy külön objektumként a diagram, vagy egy új munkalapon. Válasszuk most az előbbit, mert így jobban látjuk a táblázat adatai és a diagram közötti összefüggéseket. A diagram különlegessége, ha a hozzá rendelt táblázat celláiban lévő értékek módosulnak, akkor azonnal változik a diagram alakja vagy felirata. Az egyes részekre kattintsunk a jobb gombbal, és a helyi menüből elérhetjük azok formázására vonatkozó fontosabb párbeszédablakokat.