A Heves Megyei Önkormányzati Hivatal Ellenőrzési nyomvonala 13. Előkészítés illetve a feladat tartalmi leírása/ellenőrzés

Átírás

1 sz. melléklet I. A költségvetés tervezése A Heves Megyei Önkormányzati Hivatal Ellenőrzési nyomvonala 13 Előkészítés illetve a tartalmi leírása/ellenőrzés 1. A költségvetési koncepció elkészítése 2. A költségvetési rendelet tervezet elkészítése tv. tervezet tv. tervezet Koncepció A központi irányelvek ján körlevél kiadása a koncepció összeállításához. A koordinálásával összeállított és a által felülvizsgált koncepciót a Közgyűlés Elnöke terjeszti a Közgyűlés elé. Előzetesen a bizottságok véleményezik a koncepciót, a és Ellenőrző Bizottság írásban is véleményt alkot. A költségvetési rendelet összeállításához körlevél kiadása a Hivatal szakmai osztályai részére. A szakmai osztályok által elkészített javaslatok, ellenőrzése a tervezési ot ellátó i által az ágazati szakmai osztályok szakmai inek közreműködésével a vezetőjének irányítása mellett. A által elkészített rendelettervezetet az Elnök terjeszti elő. koncepció rendeletek gyűjteménye, illetve rendelet tervezet rendeletek gyűjteménye, illetve Költség-vetési évet megelőző október - november Koncepció elfogadása Koncepció készítés koordináló: vezető közreműködő: valamennyi osztály Koordinál: közreműködő: valamennyi osztály

2 A költségvetés bevételi és kiadási előirányzatainak tervezése tv. tervezet Koncepció Előkészítés illetve a A bevételi előirányzatok meghatározása a - központi források - önkormányzati saját bevételek tekintetében rendelet tervezet Bizottsági megvitatásán ak idejére Koordinál: vezető közreműködő: valamennyi osztály A kiadási előirányzatok tervezése - személyi juttatások létszám elfogadásával - dologi és egyéb kiemelt működési előirányzatok - felújítási és beruházási ok - Önkormányzati hivatal kiadásai onként - tartalékok - többéves kötelezettségek későbbi évekre vonatkozó kihatásai - az európai uniós támogatással megvalósuló programok, projektek A vezetőjének irányításával a tervezési ot ellátó k ellenőrzik és meghatározzák a Hivatali ok ellátására szolgáló bevételi és kiadási keretszámokat.

3 A költségvetési rendelettervezet elnöki jóváhagyása tv. Koncepció Előkészítés illetve a A költségvetési rendelet tervezetet a bizottságok és a közgyűlés elé történő beterjesztése előtt a Közgyűlés Elnöke aláírásával hagyja jóvá. rendelettervezet Közgyűlés Elnöke Közgyűlési Munkaterv 4.1. A költségvetési rendelettervezet bizottsági megvitatása és véleményezése 4.2. A költségvetési rendelettervezet közgyűlés elé terjesztése és jóváhagyása tv. Koncepció tv. 5. Elemi költségvetés elkészítése rendelet A költségvetési rendelettervezetet szakmailag megvitatják a bizottságok és a és Ellenőrző Bizottság írásban véleményezi. A irányításával összeállított t szakmailag áttekintik és véleményezik a bizottságok. A Közgyűlés Elnöke beterjeszti a Közgyűlés elé az adott évi költségvetési rendelettervezetet A Közgyűlés a költségvetési rendeletben együttesen hagyja jóvá a Hivatal, önkormányzat költségvetését Az elemi költségvetés összeállítása az Önkormányzatra, valamint a Hivatalra vonatkozóan. A vezető ellenőrzi az osztály i által készített elemi költségvetést Az elemi költségvetés jóváhagyása, a költségvetési dokumentáció aláírása és megküldése a MÁK részére. rendelettervezet Bizottsági jegyzőkönyvek és Ellenőrző Bizottság írásos véleménye A Hivatal érintett osztályain Éves költségvetési rendelet rendeletek gyűjteménye Hivatali elemi költségvetési dokumentumok Elemi költségvetés A Bizottságok Elnökei Közgyűlés Elnöke vezető Közgyűlés Elnöke Közgyűlési Munkatervhez igazodó tv. kihírdetését köv. 45.nap MÁK határidőhöz igazodva február MÁK által meghatározott és az érintett osztályvezetők, Előkészítő: Beterjesztő: Közgyűlés Elnöke,

4 Előirányzatok módosítása rendelet Előkészítés illetve a Az önkormányzat költségvetésében a címek, alcímek és kiemelt előirányzatok módosítására a költségvetési rendelet módosítását megozó határozat elfogadásával, illetve annak a rendeleten történő átvezetésével kerül sor amit a Közgyűlés rendeletében meghatározott időnként megtárgyal Az előirányzat átcsoportosítás előtt meg kell győződni róla, hogy a módosítás nem ütközik jogszabályba és nem ellentétes az önkormányzat rendeleteivel, határozataival A felhalmozási célra rendelkezésre álló előirányzatok indokolt átcsoportosítására fedezet vizsgálattal együtt kerülhet sor. rendeletet módosító osztály rendeletek gyűjteménye rendeletet módosító, Felhalmozási előirányzatok átcsoportosítása. Közgyűlés Elnöke Érintett osztályvezetők, rendeletben szabályozott Költségvetést módosító rendelet benyújtása előtt Az elkészítése előtt osztályvezető osztályvezető vezető 6.3. Információs rendszer vezetése, amely képes az előirányzatok nyomon követésére (TATIGAZD információk) A egyezteti és ellenőrzi a könyvelési ot ellátó ellátását és az adatszolgáltatását. A teljesítését az osztályvezető ellenőrzi. rendeletek gyűjteménye. Havi pénzforgalmi adatok számviteli havonta könyvelést végző

5 538 II. A költségvetés végrehajtása, a gazdálkodás folyamata 1. Személyi juttatási előirányzat felhasználása kttv. kjtv. Mt. költségvetési rendelet Előkészítés illetve a Az illetményszámfejtés vetően a MÁK-on keresztül történik az önkormányzati hivatal részére. Ehhez szükséges információ szolgáltatás végrehajtása. A Hivatalnál az Aljegyző és a vezető ellenőrzi a személyügyi ot ellátó munkáját Kinevezési átsorolási munkaviszonyt megszűntető dokumentumok megbízási szerződések személyi anyag, 1.1. A központi számfejtésen túli Hivatali illetményszámfejtés a KIR program segítségével valósul meg. A havi zárást követően adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése a MÁK részére. Az osztályvezető ellenőrzi az munkáját A közgyűlés tagjai részére a tiszteletdíjak, valamint nem rendszeres kifizetések számfejtése a KIR program felhasználásával és ezek havi jelentése a MÁK felé az előírt adattartalommal A tárgyévben kifizetett személyi juttatásokról kifizetői adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése a dolgozók, közgyűlési tagok és külső személyek részére. Az osztályvezető ellenőrzi az munkáját. Bérfeladás dokumentumai Kifizetési bizonylatok havi bérfeladás Jövedelemigazolás a kifizetett személyi juttatásokról vezető Számfejtés folyamatos, havi zárás után adatszolgáltat ás Havonta havi zárás után MÁK felé SZJA törvényben előírtak

6 539 Előkészítés illetve a 1.4. A munkáltatói jog gyakorlója ellenőrzi a személyi juttatások előirányzat felhasználásának jogszabályi betartását. 2. Létszámgazdálkodás kttv. A költségvetési rendeletben kjtv. évente jóváhagyott Mt. létszámkeretek betartása az költségvetési önkormányzatnál és a hivatalnál rendelet 2.1. Minden munkavállaló rendelkezzen kinevezéssel a munkaviszony létrejöttekor. Minden munkakörhöz készüljön munkaköri leírás. A ellenőrzi a osztályvezetők ez irányú ellátását A munkáltató jóváhagyja a dolgozói felvételeket és kilépéseket. A munkáját a osztályvezető ellenőrzi rendelet személyi juttatás előirányzata Létszám nyilvántartás Személyi anyag Az irodákon összegyűjtve az iroda dolgozóinak a munkaköri leírása, illetve valamennyi dolgozónál a saját munkaköri leírása. Személyi anyag Alkalmazás időpontja Értelem Valamennyi osztályvezető osztály, 3. Az éves beszámolóban a vagyongazdálkodás szakmai és számszaki végrehajtásának értékelése Éves beszámoló Jogi Szervezési rendeletek gyűjteménye Közgyűlés Elnöke Beszámoló készítése előtt vezető 4. eljárás Kbt. A közbeszerzési eljárás hatálya alá tartozó okra közbeszerzési szabályzat melyet a Közgyűlés fogad el. Törvény Jogi és szervezési osztályvezető

7 Kbt Kbt Kbt Kbt. 5. Kötelezettségvállalás utalványozás Pénzgazdálkod ási Előkészítés illetve a Éves összesített közbeszerzési terv készítése. A közbeszerzési ellátását a osztályvezető ellenőrzi. A közbeszerzési eljárás lefolytatása a ban foglalt módon az éves közbeszerzési terv történik. A Bizottság munkájának előkészítése és döntéseinek végrehajtása. Az osztályvezető ainak végrehajtását a ellenőrzi A közbeszerzési eljárások szervezési, lebonyolítási és dokumentálási ainak ellátása. A közbeszerzési munkavégzését az osztályvezető ellenőrzi. Az előző évi közbeszerzésekről statisztikai összegzés készítése. A osztályvezető irányításával és ellenőrzése mellett. Az önkormányzat nevében a Közgyűlés Elnöke, illetve az általa felhatalmazott személy jogosult kötelezettségvállalásra a kiadás teljesítésének, vagy a bevétel elszámolásának elrendelésére érvényesített okmány ján. A Hivatal esetében a vagy az általa felhatalmazott köztisztviselő kötelezettségvállalásra. jogosult Éves közbeszerzési terv osztály eljárás dokumentumai Jogi és szervezési Jegyzőkönyvek Éves statisztikai összegző jelentés Kötelezettségvállalás nyilvántartása Utalvány osztályvezető Bizottság Elnöke osztályvezető vezető Közgyűlés Elnöke Tárgyév március 31-ig Értelem Törvény Jogi és Szervezés vezető Közb. Bizottság Előkészítő: Jogi és Szervezési Jogi és Szervezési vezető Jogi és Szervezési Közgyűlés Elnöke illetve az általa felhatalmazott személy, illetve az általa felhatalmazott köztisztviselő

8 Kötelezettségvállalás utalványozás ellenjegyzése Pénzgazdálkod ási 5.2. Érvényesítés Pénzgazdálkod ási Előkészítés illetve a Ellenjegyzésre a osztályvezető jogosult. A kiadás teljesítése, illetve a bevétel beszedése előtt ellenőrizni kell, hogy - szakmailag igazolt a kifizetés/bevétel beszedés jogossága, - megfelelő összegben határozták meg a kifizetési, illetve bevétel beszedési igényt, - alátámasztó dokumentumok (megrendelés, szerződés teljesítés igazolás) formai és tartalmi helyességét, - biztosított-e a fedezet a kifizetés teljesítéséhez A szakmai teljesítésigazolás ján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt követelményeket betartották-e A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés, valamint a szakmai teljesítés igazolása során maradéktalanul érvényesíteni kell a Hivatal pénzgazdálkodási rendjének szabályzatában foglaltakat. A ellenőrzi az osztályvezető ellátását. Utalvány Utalvány Szakmai teljesítésigazolás Szerződés Utalvány vezető Illetékes osztályvezetők vezető Érvényesítéssel megbízott k A szabályzatban nevesítettek, aláírásra jogosultak

9 Kifizetések teljesítése Pénzgazdálkod ási Előkészítés illetve a A kifizetés teljesítése előtt meg kell győződni róla, hogy a kifizetés előkészítése megtörtént a szükséges igazolások, aláírások az eseménnyel kapcsolatban rendelkezésre állnak. Az osztályvezető ellenőrzi az munkáját Az elektronikus átutaláshoz a megfelelő személyek jóváhagyása. Az utalás indításához a második aláíró ellenőrzi az első jóváhagyó által rögzített utalások helyességét. 6. Könyvvezetési információs rendszer kidolgozása Ábk. Számviteli Utalvány Teljesítést igazoló dokumentumok Feladott megbízások az ügyfél terminálon. A mindenkori gazdasági vezető Számviteli politika felelős az önkormányzat, illetve a Számlarend hivatal számviteli politikájának és könyvvezetési információs rendszerének kialakításáért, írásbeli szabályozásáért és működéséért. munkáját az osztályvezető ellenőrzi A könyvvezetési információ rendszerrel szembeni követelményeknek való megfelelés ellenőrzése. Az osztályvezető ellenőrzi a ellátását Az önkormányzat valamennyi gazdasági eseményének meg kell jelennie a számviteli rendszerben. Az osztályvezető ellenőrzi a ellátását. Számviteli politika Számviteli politika vezető Utalásért felelős vezető vezető vezető Értelem Utalást végző Aláírási joggal rendelkező 2 fő, könyvelő

10 543 Előkészítés illetve a 6.3. Minden gazdasági esemény az azt alátámasztó dokumentum ján kerül rögzítésre. ellenőrzi a könyvelést végző munkáját. Főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások ellenőrzését végzi A gazdasági események dokumentumait rendszerezetten, visszakereshető módon kell tárolni. A könyvelőt a ellenőrzi A gazdasági események rögzítését és jóváhagyását az informatikai rendszer naplózza, a rögzítést végző személy a kontírozó lapot szignálja. A könyvelőt a ellenőrzi. Utalvány kontírozó lap Bizonylatok Dokumentumok Naplóbizonylat Számviteli Könyvelő Könyvelő Könyvelő Könyvelő 6.6. A papír ú dokumentumok megfelelő elhelyezését biztosítani kell. A könyvelőt a ellenőrzi. Dokumentumok Könyvelő 6.7. A főjegyző felelős a Hivatal és az önkormányzati gazdálkodás időközi periódusainak zárásáért és az időközi (havi, negyedéves, féléves) jelentések elkészítéséért és továbbításáért a MÁK részére. Számlarend Értelem Könyvelő

11 544 Előkészítés illetve a 6.8. Az időközi jelentés pontosságát, teljességét és hitelességét a felelős vezető aláírásával igazolja a MÁK felé továbbítás előtt. Az osztályvezető ellenőrzi az munkáját. 7. beszámolás Szt. Számviteli Az elemi költségvetés készítésére kötelezettek az előirányzatok felhasználásáról évközi (féléves) és éves beszámolót készítenek A megyei főjegyző értékeli a FEUVE rendszer működését, a belső ellenőrzést és az éves beszámolóval együttesen terjeszti a közgyűlés elé Elemi beszámoló készítése az Önkormányzati Hivatalra vonatkozóan. A számviteli ellátását az osztályvezető ellenőrzi A Hivatali elemi beszámoló dokumentumainak ellenőrzése a K11 program segítségével, feldolgozása, összesítése. Időközi Jelentések Beszámoló adatok Beszámoló Hivatali elemi beszámoló Elemi beszámolók önkormányzati összesítő 7.4. A féléves, háromnegyed-éves és Beszámoló éves gazdálkodásról szóló beszámoló összeállítása. vezető Számviteli vezető Értelem Értelem Éves költségvetési beszámoló MÁK határidőhöz igazodva MÁK határidő Közgyűlési munkaterv jelentést készítő vezető számviteli Számviteli Számviteli 7.5. A beszámoló bizottsági megvitatása. A irányításával Bizottsági jegyzőkönyvek Érintett irodák Bizottsági Elnökök Közgyűlési munkatervhez igazodó és az érintett osztályvezetők,

12 545 összeállított t szakmailag áttekintik és véleményezi minden bizottság A Közgyűlés Elnöke beterjeszti a Közgyűlés elé a beszámoló t. Beszámoló rendeletek gyűjteménye Közgyűlés Elnöke Értelem Előkészítő: Beterjesztő: Közgyűlés Elnöke 13 Módosította a 15/2012. (IX. 28.) önk. rend. Hatályos: kihirdetését követő napon (2012.IX. 29. )