ReadSoft WEB BOARD. Összefoglaló:

Átírás

1 ReadSoft WEB BOARD Végfelhasználói segédlet a DuPont részére Összefoglaló: Ez a a végfelhasználók számára készült dokumentum a DuPont által használt ReadSoft WEB BOARD alkalmazást mutatja be. A leírás részletezi a különböző funkciók használatát, valamint kitér a WEB BOARD használata során felmerülő gyakori kérdések tisztázására is. Készült: 2008 December 1. Módosítva: 2009 Március 9. Felhasználás: Külső Státusz: Végleges Version 3.1 ReadSoft ReadSoft AB (Head office) Södra Kyrkogatan 4 SE Helsingborg Sweden Phone: Fax: ReadSoft AB Sofielundsvägen 2 Box 807 SE Sollentuna Sweden Phone: Fax: info@readsoft.com Org. No: Registered Office: Helsingborg

2 Tartalomjegyzék 1 Bevezetés A WEB BOARD Hozzáférés igénylése A WEB BOARD használata Tájékoztató és Üdvözlő üzenet Általánosságban Számlalekérdezési ablak Szűrési lehetőségek Kiválasztott számlák listája Részletes Számla Információ Az adminisztrátori jogokkal rendelkező felhasználó Különbség a WEB BOARD végfelhasználóhoz képest WEB BOARD végfelhasználó módosítása Új WEB BOARD felhasználó létrehozása Súgó Felugró Súgó ablakok

3 1 Bevezetés 1.1 A WEB BOARD A WEB BOARD alkalmazás használatával a szállító egyszerüen megtekintheti a folyószámlája aktuális állapotat, ami lehetővé teszi a DuPont vállalati információs rendszerében folyó számlafeldolgozási folyamat nyomonkövetését. Ez a szállító számára a pénzügyi információk gyorsabb elérést tesz lehetővé, ami segíti a napi üzletmenetet. Mindez pozitívan befolyásolja a szállító és a vele kapcsolatban álló DuPont üzletág elégedettségét. As additional info if payment is currently being received via hard copy check and you are a vendor for the US Region you can contact the following for conversion to an electronic payment process: Robin Baker Phone (302) Fax (302) Robin.S.Baker-1@USA.dupont.com 1.2 Hozzáférés igénylése Azt követően, hogy a DuPont adminisztrátor regisztrálta Önt az alkalmazásban, ben tájékoztatjuk Önt az adminisztrátori jogokkal rendelkező felhasználói azonosítóról és jelszóról. Amennyiben még nincsen regisztrálva, a következő telefonszámot kell hívnia a regisztráció igényléséhez: Egyesült Államokban: Európában: Amennyiben már regisztrált és újabb felhasználót szeretne létrehozni, ezt az alkalmazás Administration menüjében teheti meg (lásd az Új WEB BOARD felhasználó létrehozása című fejezetet). A következő web lapon tud bejelentkezni az alkalmazásba: A bejelentkezéshez az ben kapott felhasználónevet és jelszót kell használnia

4 Amennyiben elfelejtette, vagy nem biztos a jelszavában, kérjük kattintson a Forgot your password? szövegre. A megjelenő ablakba írja be azt az címet, amit a DuPont WEB BOARD adminisztrátornak megadott, valamint a felhasználói azonosítót. A Submit gombra kattintva egy e- mailben fogjuk tájékoztatni az új jelszóról

5 2 A WEB BOARD használata 2.1 Tájékoztató és Üdvözlő üzenet A sikeres bejelentkezést követően egy testre szabható üdvözlet jelenik meg. Emellett a megjelenő ablakban különböző értesítéseket is kaphat a felhasználó a DuPonttól. Ugyan ez igaz a WEB BOARD Tájékoztatójára is, amely szükség esetén módosítható és változtatás esetén a felhasználónak el kell fogadnia az új üzenetet. Amennyben a Reject gombra kattintva visszautasítja azt, a felhasználót kilépteti a rendszer és újboli belépés esetén az üzenet ismét megjelenik, egészen addig, amíg a felhasználó el nem fogadja azt az Accept gombra kattintva

6 Például a DuPont arra változtathatja a megjelenő üzenetet, hogy The system will be not available for the period x to y (X, Y időpont között a rendszer nem elérhető) - 6 -

7 2.2 Általánosságban A Tájékoztató és Üdvözlő üzenet után megjelenő ablakban nyílik lehetőség a számlák lekérdezésére. Ennek az ablaknak a tetején megjelenik a legutolsó bejelentkezés dátuma is (a dátum formátum hh.nn.éé, az időzóna GMT). Ez az információ a következő oldalfrissítésen már nem látható. Mindez a jogosultság nélküli bejelentkezések azonosítására szolgál. FONTOS: A WEB BOARD nem Web oldal, hanem egy Web alkalmazás. Ez azt jelenti, hogy a böngésző ELŐRE és VISSZA gombjait nem szabad használni. Amennyiben mégis ezeket a gombokat használja a navigáláshoz, az alkalmazás elveszti a kapcsolatot az SAPval. Kérjük, kerülje el a böngészőben található ELŐRE és ViSSZA gombok használatát. Az aktuális ablakban megjelenő információk elvesztésének elkerülése érdekében nagyon fontos, hogy kizárólag az alkalmazás nyújtotta lehetőségeket használja a navigáláshoz

8 2.3 Számlalekérdezési ablak A bejelentkezést követően megjelenő első ablak a számlalekérdezést teszi lehetővé. A szürési feltételek helyes megválasztásával a kívánt számlákra vonatkozó információkat jeleníthetjük meg. Jellemzően minden WEB BOARD felhasználóhoz csak egy szállító van hozzárendelve, ezért nincsen jelentősége a szállító kiválasztásának, amint az az alábbi képen látható. Amennyiben mégis több szállító van hozzárendelve ugyan ahhoz a felhasználóhoz, a megfelelő szállító nevére kattintva választhatunk. Az alábbi kép azt mutatja be, hogy a CTRL billentyű és az egér segítségével hogyan választhatunk ki akár több szállítót is a lehetségesek közül. A képernyő alján található Create Invoice Result List gombra kattintva indíthatjuk el a keresést. A kiválasztott szűrési feltételektől és az SAP leterheltségétől függően a futtatáshoz szükséges idő változhat. A folyamatban lévő keresést a képernyő közepén megjelenő szimbólum jelzi

9 A Számlalekérdezési ablak közepén öt lehetőség áll rendelkezésünkre a keresett számla státuszának kiválasztásához. Amennyiben nem választunk semmilyen státuszt, a keresés az összes számlára ki fog terjedni, függetlenül a számla státuszától

10 EQUALS

11 2.4 Szűrési lehetőségek Szűrési lehetőségek jelentése Mezőnév Vendor Document date Purchasing document Reference Company code name Company code Invoice status Jelentés Az Ön szállítói azonosítója és cégneve a mi rendszerünkben A teljesítés dátuma a számlán A mi beszerzési megrendelés (PO) azonosítónk Az Ön számláján megjelenő számla-sorszám A vevő DuPont vállalat neve. Ezt a lehetőséget akár a PO-n található teljes DuPont cégnév, akár ennek egy részének (csillagok - * - között, pl DuPont Asturias S.L. részére kiállított számla esetében: *Asturias*) beírásával használhatja A DuPont vállalat azonosítója a mi rendszerünkben A számla státusza a mi rendszerünkben. A következő lehetőségek közül választhat: - Invoice received & scanned : Számla átvéve és beszkennelve - Sent for Internal review : Belső ellenörzésre elküldve (eltérések esetén) - Invoice processed by AP : Könyvelt számla (a számla az esedékességkor kiegyenlítésre kerül) - Released for Payment : Utalás elindítva (az átutalási megbízás a banknak elküldve, a számla státusza a mi rendszerünkben: kiegyenlített) - Invoice returned for correction : A számla javításra visszaküldve Note to DuPont US vendors only: If a specific reference/invoice number is not viewable after (5) days from invoice submission date please re-submit. Preferred invoice submission method in the US is via fax to this number Net amount Currency Gross amount Payment Date Payment Document No. Payment Amount Payment Currency A számla nettó értéke A számla devizaneme A számla bruttó értéke A számla kiegyenlítésének dátuma a mi rendszerünkben. Az a nap amikor az átutalási megbízást a bankunknak megadtuk. A számlát kiegyenlítő könyvelési bizonylat száma a mi rendszerünkben A számlát kiegyenlítő utalás teljes összege (a Dupont több számlát is kiegyenlíthet egy utalással) A számlát kiegyenlítő utalás devizaneme

12 2.5 Kiválasztott számlák listája A kiválasztás eredményeként megjelenő számlák listáját sorbarendezheti az adott oszlopoknak megfelelően az oszlop nevére kattintva. A második oszlopot (Invoice) használjuk a számla (X) és a jóváíró számla/stornó számla (üres) megkülönböztetésére. A lista alján két gombot találhatunk. A Refresh list gombra kattintva az alkalmazás ismét lefuttatja az aktuális szűrési feltételeknek megfelelően a keresést, és mutatni fogja a legutóbbi lekérdezés óta az SAPban esetlegesen bekövetkezett változásokat (pl. egy új számla konyvelése). A másik gombra kattintva (Export list) CSV file formátumban készíthetünk másolatot az aktuális listáról. Ennek a filenak a segítségével a WEB BOARD alkalmazásból származó információk elmenthetők és tovább elemezhetők a szállító számára rendelkezésre álló programok (pl. Excel) segítségével. Az alábbi lépésekkel tudja a CSV file-t XLS kiterjesztésüre módosítani: 1. Nyomja meg a Export List gombot 2. A megjelenő File Download ablakban kattintson a Save gombra

13 3. A Save As dialogus ablakban az alábbi módon változtassa meg a file kiterjesztését XLS-re (azaz helyettesítse a CSV kiterjesztést XLS-sel) 4. Kattintson a Save gombra 5. Keresse meg az elmentett filet a számítógépén és nyissa meg az Excel segítségével

14 6. Jelölje ki az A oszlopot és a Data menüben válassza a Text to Column lehetőséget 7. A varázslóban használja az alábbi paramétereket: A fenti lépések eredményeként az adatok oszlopokba lesznek rendezve, amiket az Excelben megszokott módon tud használni

15 2.6 Részletes Számla Információ A Kiválasztott Számlák Listáján a információkat. ikonra kattintva tekintheti meg az adott számlához tartozó részletes A Részletes Számla Információ ablak jobb felső sarkában található Next invoice és Previous invoice gombokat ( ) használva úgy tudja a következő számlára vonatkozó részletes infomációkat megtekinteni, hogy nem kell minden alkalommal visszatérnie a Kiválasztott Számlák Listájához. A részletes Számla Információ ablakban rendelkezésre álló információs mezők magyarázata. Invoice status A számla státusza a mi rendszerünkben. A különböző lehetőségek: - Invoice received & scanned : Számla átvéve és beszkennelve - Sent for Internal review : Belső ellenörzésre elküldve (eltérések esetén) - Invoice processed by AP : Könyvelt számla (a számla az esedékességkor kiegyenlítésre kerül) - Released for Payment : Utalás elindítva (az átutalási megbízás a banknak elküldve, a számla státusza a mi rendszerünkben: kiegyenlített) - Invoice returned for correction : A számla javításra visszaküldve Note to DuPont US vendors only: If a specific reference/invoice number is not viewable after (5) days from invoice submission date please re-submit. Preferred invoice submission method in the US is via fax to this number Vendor Az Ön szállítói azonosítója a mi rendszerünkben Partner name Az Ön cégének a neve a mi rendszerünkben City Document date Az Ón cégének a székhelye A teljesítés dátuma a számlán Company code A DuPont vállalat azonosítója a mi rendszerünkben Company code name Reference Purchasing document Net due date A DuPont vállalat neve Az Ön számláján megjelenő számla-sorszám A mi beszerzési megrendelés (PO) azonosítónk A számla fizetési határideje

16 Payment Document No. Payment Amount Payment Currency Payment Date Reason for internal review Resolver A számlát kiegyenlítő könyvelési bizonylat száma a mi rendszerünkben A számlát kiegyenlítő utalás teljes összege (a Dupont több számlát is kiegyenlíthet egy utalással) A számlát kiegyenlítő utalás devizaneme A számla kiegyenlítésének dátuma a mi rendszerünkben. Az a nap amikor az átutalási megbízást a bankunknak megadtuk A számlával kapcsolatos belső ellenőrzés oka. Itt akkor talál információt, ha a számla státusza Sent for internal review, vagy Returned for correction A belső ellenőrzési folyamatért felelős személy neve. Ez általában az a személy, aki az Önök szolgáltatását/termékét megkapta/átvette, vagy akivel a megrendelési folyamat során kapcsolatban voltak. Amennyiben a számla ellenőrzését a számlákat könyvelő csoport végzi, ebben a mezőben egy referenciaszámot talál. Ez az ellenőrzési folyamat általában 5 munkanap alatt befelyeződik és a számla feldolgozása a következő szakaszba lép: Invoice processed by AP : vagy Released for Payment Resolver telephone Resolver Currency Net amount Gross amount Taxes A belső ellenőrzési folyamatért felelős személy telefonszáma. Itt csak abban az esetben talál információt, ha a számla státusza Sent for internal review A belső ellenőrzési folyamatért felelős személy címe. Itt csak abban az esetben talál információt, ha a számla státusza Sent for internal review A számla devizaneme A számla nettó értéke A számla bruttó értéke ÁFA összege

17 3 Az adminisztrátori jogokkal rendelkező felhasználó 3.1 Különbség a WEB BOARD végfelhasználóhoz képest A WEB BOARD felhasználóknak két típusa van: a végfelhasználó, aki csak a riportok megjelenítésére jogosult, illetve az adminisztrátori jogokkal rendelkező felhasználó. Ez utóbbi jogosult a végfelhsználó adminisztrálására. Az adminisztrátor a következő, végfelhasználókra vonatkozó jogosultságokkal rendelkezik Create - Létrehozás Change - Módosítás Lock / Unlock - Blokkolás/Feloldás Delete - Törlés A végfelhasználó csak a saját felhasználói törzsadatainak módosítására jogosult, amint azt a következő kép mutatja. A változtatások érvényesítésének érdekében kattintson a Save (mentés) gombra és mindig adja meg az aktuális jelszavát

18 Amennyiben elfelejtette, vagy nem biztos a jelszavában, kövesse a 1.2 fejezet végén található lépéseket. A fenti ablakban a Password fülre kattintva, a régi jelszó megadása után nyílik lehetőség a jelszó megváltoztatására. A jelszó legalább 8 karakter hosszúságu kell legyen és minimum egy számot is tartalmaznia kell. 3.2 WEB BOARD végfelhasználó módosítása A fenti módon, a végfelhasználó kiválasztását követően jelenik meg az alábbi ablak, ahol módosíthatók a felhasználó adatai, jogosultságai

19 A következő változtatások estén a felhasználó -ben kap értesítést az őt érintő változtatásról: Delete (felhasználó törlése) Lock / Unlock (felhasználó blokkolása / blokkolás visszavonása) Egyéb változtatásokról, mint például egy új szállító hozzárendelése a felhasználóhoz, nem kap értesítést a felhasználó. Kérjük vegye figyelembe, hogy törölt felhasználói azonosítót nem lehet új felhasználóhoz rendelni és újrahasználni

20 3.3 Új WEB BOARD felhasználó létrehozása Új felhasználó létrehozásához az adminisztrátornak az Adminisztrátor panelen található New user (Új Felhasználó) gombra kell kattintania. A csillaggal (*) jelölt mezők kitöltése kötelező. Lagalább egy szállítót hozzá kell rendelni a felhasználóhoz, ami ezt követően az alapértelmezett szállító lesz. Az alábbi táblázatban találhatók a különböző mezőkkel szemben támasztott technikai követelmények. A karakterek számából adódó esetleges problémákról a panel tetején pirosan megjelenő üzenet tájékoztatja az Adminisztrátort. Minimum karakterszám Maximum karakterszám Megjegyzés User ID Felhasználói azonosító Full name Teljes név address cím Phone Telefon 3 16 Egyedi kell legyen 1 30 Lásd megjegyzés 128 minta: *@*.* Nem kötelező 30 Minden karakter megengedett A létrehozott felhasználó ben kap értesítést a belépéshez szükséges adatokról. A rendszer által kreált jelszót az első belépést követően meg kell változtatni (lásd a 3.1-es fejezetet)

21 4 Súgó 4.1 Felugró Súgó ablakok Minden oldal tetején megtalálható a HELP (Súgó) gomb, amire kattintva egy általános súgó ablak jelenik meg. Ezt egészíti ki a Részletes Számla Információ ablakban egy másik lehetőség: a különböző mezőnevekre állva, az adott mezőre vontakozó információk jelennek meg egy ablakban