Szervezetek, mint a menedzsment intézményei, szervezeti formák és struktúrák Sportszervező, menedzser képzés Onyestyák Nikoletta A sport megtanít becsületesen győzni, vagy emelt fővel veszíteni. A sport tehát mindenre megtanít. Hemingway A szervezet három fő kritériuma CÉLTUDATOSSÁG AZ ELEMEK KÖZÖTT FUNKCIONÁLIS MUNKAMEGOSZTÁS VAN LEGALÁBB EGY RÉSZHALMAZ FUNKCIÓJA A VEZETÉS Szinergia = 1+1>2 A SZERVEZET FOGALMA A szervezet a legtágabb értelemben bármely, emberek közös tevékenysége révén kialakult társadalmi formáció. Jellemzője, hogy rendelkezik valamilyen céllal, és erőforrásait ennek érdekében mozgósítja. A legtöbb szervezet törekszik arra is, hogy hosszú időn keresztül fennmaradjon, s ennek érdekében hatékonyan igyekszik működni (Chester Barnard). elsődlegesen emberek együttese; mindig valamilyen cél elérése érdekében jön létre; munkamegosztás jellemzi; Típusok: formális informális szervezetek; Kinek az érdekeit szolgálják a szervezetek? Az érdekek egyensúlya, összhangja a társadalom (kormány, rendőrség, sportszervezetek, stb.) a tagok (szakszervezetek, egyesületek stb.) a tulajdonosok (profitorientált szervezetek, sportvállalkozások, stb.) a klientúra (múzeumok stb.) A szervezetek létesítésének végső oka, hogy egyéni indítékokat valósítsanak meg, szükségleteket elégítsenek ki, azaz a fogyasztó megkapja, amire szükséges van, az alkalmazott megéljen, a tulajdonos profithoz jusson. 1
Szervezetek és formáik Szervezetet akkor alkotnak az emberek, amikor a cél elérése érdekében rendszeresen, meghatározott módon együtt dolgoznak, valamely folyamat(ok)ban. A szervezet stratégiája a folyamatokon és szervezeti egységeken keresztül valósul meg. Vállalati folyamatok (M. Kubr 1986.): marketing, termelés, pénzügy és számvitel, emberi erőforrás menedzsment, irányítás. A szervezet működését befolyásoló tényezők 1. Tartalom: emberek, gépek, épületek, technikai színvonal stb. 2. Struktúra: különböző funkciók, tevékenységek kapcsolati rendszere. megszabja a feladat elvégzéséhez szükséges fizikai és szellemi munka elosztását. 3. Kommunikációs rendszer: megfelelő információáramlás és kapcsolati rendszer biztosítja a szervezet működését. 4. Ellenőrzés: a részeredmények összehasonlítása a kitűzött célokkal. 5. Döntéshozatal: az erőforrások megfelelő hasznosítása A szervezetek nyílt rendszerű modellje: KÖRNYEZET CÉLOK ÉS FELADATOK A szervezet, mint nyílt rendszer Más rendszerek outputjai INPUTOK Tevékenységek sorozata ÁTALAKÍTÓ VAGY TRANSZFORMÁLÓ EGYSÉG Kapcsolódó alrendszerek OUTPUTOK KÖRNYEZET Input más rendszerekhez SZERVEZETI CÉLOK Visszacsatolás A teljesítés mérése Visszacsatolás A szervezet környezete A szervezet környezetei: Piaci környezet Tudományos-technikai környezet Szervezetközi kapcsolatrendszer Kulturális környezet 1. A piaci környezet: jellemzők Változékonyság: dinamikus és statikus környezetről. Komplexitás: egyszerű és összetett piaci környezet Korlátozó hatás: monopolhelyzet, kereslet-kínálati egyensúlytalanság, korlátozó állami intézkedések. 2. Tudományos-technikai környezet: Új tudományos eredmények megjelenése Technika komplexitása 3. Szervezetközi kapcsolatrendszer: Politikai, kormányzati, érdekvédelmi szervezetek, bankok, beszállítók. 4. Kulturális környezet: szervezeti-vezetési sajátosságok. 2
A sportszervezetet befolyásoló külső környezeti hatások a társadalmi forma, politikai struktúra a gazdasági helyzet, gazdaságpolitika, gazdaságirányításai rendszer az eszközök tulajdoni kérdése a társadalom kulturális állapota a társadalmi szervek jelentősége és szerepe infrastruktúra (létesítményhelyzet) szponzorok, támogatók a működési terület jellemzői (helyi viszonyok) BELSŐ KÖRNYEZETI HATÁSOK a szervezet mérete létszám, munkamegosztás mértéke, növekedés lehet: horizontális, vertikális, a kettő kombinációja profilja tevékenységi kör eredete; telepítési helye; belső szervezeti kultúra Elfogadott közös értékek, gondolkodásmód, viselkedésminták LAPOS SZERVEZET MAGAS SZERVEZET Sportszervezeteket befolyásoló belső tényezők a szervezet nagysága a szervezet földrajzi helyzete a szervezet profilszélessége (sportágak fajtái, száma) a szervezet státusza (országos, helyi, lakótelepi) a szervezet személyi állománya (vezetők rátermettsége, sportolók, edzők) a sportági hagyományok szerepe a szervezetben folyó szakmai munka színvonala Szervezetek és formáik Főbb kategorizálási szempontok: a hierarchikus szintek száma, azaz az irányítási lánc hossza, ami a szervezet mélységi tagozódását fejezi ki; a horizontális vagy szélességi tagozódás, ami az egy vezetőhöz közvetlenül tartozó beosztottak száma a hierarchia különböző szintjein; a létszám az egyes szervezeti egységekben. A szervezet strukturális jellemzői Munkamegosztás Hatáskörmegosztás centralizáció-decentralizáció Koordinációs eszközök Konfiguráció szervezeti séma 1. Munkamegosztás Fogalma: egy nagyobb feladatmennyiség részfeladatokra bontása és egyes szervezeti egységekhez való telepítése a szervezeten belül. Más néven a szervezet tagolásának alapja. Elsődleges munkamegosztás: a szervezet alaptevékenységéből adódó feladatok valamilyen elv szerinti legátfogóbb felosztása Elvek: funkcionális, tárgyi (termék), regionális Egydimenziós szervezetek: azok a szervezetek, amelyekben az elsődleges munkamegosztás a három elv egyike szerint történik. Két- és többdimenziós szervezetek: a munkamegosztási elveket az elsődleges munkamegosztás szintjén párhuzamosan alkalmazzák. 3
2. Hatáskörmegosztás Egyvonalas és többvonalas szervezetek Fogalma: A hatáskörök szervezeten belüli megosztása a munkamegosztási elvek alapján tagolt szervezeti egységek vezetői kompetenciáinak kialakítását jelenti. Egyvonalas szervezet: ha az alárendelt egységek csak egy felsőbb szervezeti egységtől kaphatnak utasítást Többvonalas szervezet: ha az alárendelt egységeket két vagy több felső szervezeti egység is utasíthatja Egyvonalas szervezet Többvonalas szervezet Előnyök Az alá- és fölérendeltség, a kompetenciák és a felelősség világos és egyértelmű A kapcsolatok áttekinthetőek és egyszerűek A hierarchia megvéd mások visszaéléseitől és beavatkozásaitól A funkciók elosztása révén nagyfokú specializáltság jellemző Az utasítási és információs utak közvetlenek Újszerű megoldásokat felszínre hozó, produktív konfliktusok jönnek létre Hátrányok A felettes egységeket jelentősen igénybe veszi a koordinációs feladatok ellátása Nagy mélységi tagozódás esetén hosszú és körülményes utasítási és információs utak alakulnak ki Személyes függőség jön létre a felettesek és a beosztottak között Az összvállalati koordinációs tevékenység során a kompetencia és a felelősség elhatárolása problematikus A hibáért való felelősséget nehéz megállapítani A szakmai alapon létrejövő konfliktusok személyessé válhatnak Centralizáció - decentralizáció 3. Koordináció Háromféle értelemben: földrajzi; funkcionális; döntéselméleti; Dale: minél alsóbb szinten születnek a döntések; minél nagyobb jelentőségű döntések; minél többféle döntés; minél alacsonyabb szinteken ellenőrzik; Fogalma: egymás mellé rendelés, összehangolás, megfelelő viszonyba hozás. A koordináció lehetséges megnyilvánulási formái: -ad-hoc bizottságok -projektek -szervezetközi team-ek A koordinációs eszközök típusai (Khandwalla): Strukturális (hierarchia, teamek, projektek, közvetlen kapcsolat) Technokratikus (szabályok, tervek, programok) Személyorientált (konfliktusfeloldás, szervezeti kultúra, belső értékrendek) 4. Konfiguráció Hierarchikus szervezet Másodlagos, vagy származtatott strukturális jellemző A többi három jellemző alakítja ki Kategóriái: a szervezet mélységi tagoltsága a szervezet szélességi tagoltsága az egyes szervezeti egységek mérete Sok szintű hierarchia Előkészítő o.v. Anyaggazdálkodás Igazgató 1.Gyáregység vezető Termelésirányítási o.v. Technológia 2.Gyáregység vezetője Szállítási o.v. Beszerzés Raktározás 4
Lapos szervezet Max 4 szintű Igazgató Tipikus szervezeti formák Rugalmatlan, statikus formák: Lineáris Törzsegységi Funkcionális Divízionális Tervezés Értékesítés Termelésir. Számvitel Munkatárs Munkatárs Munkatárs Munkatárs Munkatárs Széles irányítási sáv Dinamikus, rugalmas formák: Divízionális Mátrixos Holding- és konszernkapcsolatok Bonzai-modell Szatellit, héjházas, térrácsos, méhkaptár, hangyaboly, szőlőfürt Fayol elméletei letei Szervezeti formák: Lineáris szervezet Vezetni annyi, mint: tervezni, szervezni, közvetlenül irányítani, koordinálni, ellenőrizni; Vezér Lineáris szervezeti rendszer Szélességi bővülés Horizontális bővítés Mélységi bővülés Szolgálati utak 3. szint Fayol a szervezeti hierarchia csúcsa csa felől l tanulmányozza nyozza a vezetést! A lineáris szervezet - Fayol Szervezeti formák: Törzskari szervezet A lineáris szervezeti forma az egyvonalas szervezet klasszikus példája. Ez annyit jelent, hogy minden beosztottnak csak egyetlen közvetlen felettese lehet, a lefelé irányuló feladatkijelölés és a felfelé irányuló beszámolás ugyanazon a szolgálati úton történik. Törzs ELŐNY: szabályozott (belső kapcsolatai világosak), stabil, alacsony költséggel működik, alá- és fölérendeltségi viszonyai egyértelműen rendezettek; HÁTRÁNY: nem elég rugalmas, lassan reagál a környezeti változásokra. A kommunikáció szolgálati útja nem teszi lehetővé a horizontális kommunikációt, s csak stabil környezetben hatékony; 3. szint 5
Szervezeti formák: Törzsegységi szervezet Szervezeti formák: Funkcionális szervezet Taylor E szervezeti forma kialakulásának indoka a vezető túlterheltségének csökkentése, a szakmai színvonal növelése A lineáris szervezet kiegészül egy törzsegységgel, különféle szakmák szakértőivel utasítási joguk nincs, feladatuk: tanácsadás a vezetőnek A szervezetben jelentkező sokrétű problémák jogi, adózási, kereskedelmi stb. szakmailag megalapozott kezelése Utasítás csak a szolgálati úton adható ki Vezér Műszaki Gazdasági Termelési Kereskedelmi Humá n Végrehajtás A funkcionális szervezet - Taylor Szervezeti formák: Divízionális szervezet A valóságban funkcionális szervezeti forma nem létezik, mert a vezetés felső szintjén megmarad a lineáris szervezetek egyvonalas hatásköre, ezért általában funkcionális (-line( lineáris) szervezeti formának nevezzük. ELŐNY: stabil, jól szabályozott, ami csökkenti a koordinációs költséget, a specializáció növeli a munkatermelékenységet; HÁTRÁNY: a centralizált hatáskörök miatt az információáramlás és a döntés lassú, tehát nehezen alkalmazkodik a környezetéhez Vezetõ Tervezés Pénzügy K+F... DIVIZIÓ1 D2 D3 3. szint TERV PÜ A divízionális szervezet E szervezeti formát a környezeti kihívásokra adott strukturális válasznak tekintjük: a szervezet a megváltozott környezeti feltételekhez igazodva, a stratégiáját és szervezeti struktúráját is alakítja. Felelősségi központok Stratégiai Üzleti Egység (SBU) valamely meghatározott üzleti cél elérése érdekében. ELŐNY: több lábon áll, vagyis egy divízió tönkremenetele nem érinti a többi divíziót, s nem jelenti automatikusan az egész szervezet bukását. Sikeresen megoldja a stratégia és az operatív tervezés szétválasztását, piacorientált, tehát képes követni a piaci változásokat, alacsony horizontális koordinációs költséggel működik; HÁTRÁNY: az egyes divíziók a vezetők egoizmusa miatt versenyeznek egymással; Szervezeti formák: Mátrix szervezet Vezér Műszaki Gazdasági Termelési Kereskedelmi Humán Termék 1. Termék 2. Termék 3. 6
Szervezeti formák: Mátrix szervezet Alapvető munkamegosztásból tagoltság két fajtája együtt jelenik meg (pl. funkció és termék) többdimenziós szervezet Többvonalas irányítás Konfliktusok magas szintje Egyik része stabil, másik része dinamikus ELŐNYÖK: Két különböző nézőpontú menedzsernek egy adott problémáról együttesen kell döntenie, innovatív A menedzserek közti interakciók A konfliktusok megoldásának pozitív hatása építő, előremutató a cég számára, HÁTRÁNYOK: A menedzserek közti rivalizálás hatalmi harcot idézhet elő, A döntések elhárítása, a felelősség vállalásától való tartózkodás Állandó konfliktushelyzet jelenléte, Időben nem döntenek, ami veszély, különösen krízis helyzetben A hatékony szervezet Az a hatékony szervezet aki: Hatékonyan használja fel erőforrásait a teljesítmény érdekében Sikeresen eléri a rövid és hosszú távú célokat Megfelel az üzleti partnerek elvárásainak. A hatékonyság feltétele: Világosan meghatározott célok Teljesítmény, minőség, flexibilitás Előretekintő vezetés Motivált, elkötelezett dolgozók Konstans újítás, javítás, fejlesztés Gyors reagálás a veszélyekre és lehetőségekre Kellő anyagi bázis, költséghatékony gazdálkodás Konfliktusok építő jellegű rendezése Ez lenne? 7