SZERVEZETI FORMÁK. MENEDZSMENT ÉS VÁLLALKOZÁSGAZDASÁGTAN c. tárgy BSc képzés. Dr.Tóth Judit BME MVT 1

Átírás

1 SZERVEZETI FORMÁK MENEDZSMENT ÉS VÁLLALKOZÁSGAZDASÁGTAN c. tárgy BSc képzés Dr.Tóth Judit BME MVT 1 A menedzsment definíciója Egy szervezetben fellelhető emberi, pénzügyi, fizikai és információs erőforrások tervezésének, szervezésének, vezetésének és irányításának folyamata a szervezet céljainak eredményes és hatékony megvalósítása érdekében. Finna Henrietta BME MVT 2

2 Szervezés feladatok és erőforrások egymáshoz rendelése, a működés strukturálása Munkakörök kialakítása Erőforrások biztosítása Kapcsolatok létrehozása Szervezeti felépítés kialakítása Finna Henrietta BME MVT 3 A szervezés és a szervezet A szervezés az a menedzsment funkció, amely az elvégzendő feladatokat, erőforrásokat, kiemelten az azokat elvégző emberek csoportosítását, elrendezését és összekapcsolását jelenti annak érdekében, hogy az érintettek a legeredményesebben tudják elvégezni a munkát. A szervezet a legtágabb értelemben bármely, emberek közös tevékenysége révén kialakult társadalmi formáció. Jellemzője, hogy rendelkezik valamilyen céllal, és erőforrásait ennek érdekében mozgósítja. A legtöbb szervezet törekszik arra is, hogy hosszú időn keresztül fennmaradjon, s ennek érdekében hatékonyan igyekszik működni. Finna Henrietta BME MVT 4

3 A szervezés Az a menedzsment funkció, amely 1. az elvégzendő feladatok és 2. az azokat elvégző emberek csoportosítását, elrendezését és összekapcsolását jelenti, annak érdekében, hogy az érintettek a legeredményesebben és a leghatékonyabban tudják végezni a munkájukat. Dr.Tóth Judit BME MVT 5 SZERVEZÉSI FELADAT A szervezeti forma kialakítása Milyen paraméterek határozzák meg a szervezeti formát? Milyen szervezeti formákból lehet választani? Milyen hatásai vannak az Iskoláknak? Dr.Tóth Judit BME MVT 6

4 Szervezési tevékenység 1. Szervezeti felépítés kialakítása 2. Feladatok elosztása 3. Erőforrások biztosítása 4. Kapcsolatok létrehozása Dr.Tóth Judit BME MVT 7 1. Szervezeti felépítés kialakítása Az elvégzendő feladatok meghatározása és csoportosítása annak érdekében, hogy minimális konfliktussal lehessen azokat végrehajtani. Dr.Tóth Judit BME MVT 8

5 2. Feladatok elosztása A munka, a felelősség és a hatáskör átruházása a beosztottakra úgy, hogy azok a képességeiket maximálisan kihasználhassák Dr.Tóth Judit BME MVT 9 3. Erőforrások biztosítása A feladat elvégzéséhez szükséges eszközöknek, berendezéseknek, anyagoknak, információknak stb. a megfelelő időben, a megfelelő formában, a megfelelő helyen való rendelkezésre állásának biztosítása Dr.Tóth Judit BME MVT 10

6 4. Kapcsolatok létrehozása Az emberek közötti együttműködéshez szükséges feltételek megteremtése Formális struktúra Informális rendszer Dr.Tóth Judit BME MVT 11 A szervezeti formák elsődleges jellemzői A szervezeti formák k jellemzésekor figyelemmel kell lenni: 1. a munkamegosztásra, sra, 2. a hatásk skör-megosztásra, sra, 3. a koordináci cióra is, mint olyan jellemzőkre, amelyek meghatároz rozók k a csoportba sorolásn snál. Dr.Tóth Judit BME MVT 12

7 1. A munkamegosztás egy nagyobb feladat részekre r bontását és a részfeladatoknak r a szervezeti egységekhez gekhez rendelését t jelenti, egyben a szervezet tagolásának az alapja. A munkamegosztás s kialakíthat tható: - a funkciók, feladatok (funkcionális) - a termékek (tárgyi), - a földrajzi f régir giók (regionális) alapján. Dr.Tóth Judit BME MVT A hatásk skörmegosztás A döntési és az utasítási si jogkörök k kialakítását, t, a megfelelő felelőss sségek meghatároz rozását jelenti. Megkülönb nböztethetőekek egyvonalas és többvonalas szervezetek. Dr.Tóth Judit BME MVT 14

8 Szervezeti felépítés Egyvonalas szervezetek: az alárendelt szervezeti egységek csak egy felsőbb egységtől kaphatnak utasítást Pl.: lineáris szervezet Többvonalas szervezetek: az alárendelt egységeket több felsőbb szervezeti egység is utasíthatja Pl.: funkcionális- vagy mátrix szervezet Dr.Tóth Judit BME MVT 15 Egy- és többvonalas szervezetek Előnyök Hátrányok Egyvonalas szervezet Többvonalas szervezet Az alá- és fölérendeltség, a A felettes egységeket kompetenciák és a felelősség jelentősen igénybe veszi a világos és egyértelmű koordinációs feladatok ellátása A kapcsolatok Nagy mélységi tagozódás áttekinthetőek és egyszerűek esetén hosszú és körülményes A hierarchia megvéd mások utasítási és információs utak visszaéléseitől és alakulnak ki beavatkozásaitól Személyes függőség jön létre a felettesek és a beosztottak között A funkciók elosztása révén Az össz-vállalati koordinációs nagyfokú specializáltság tevékenység során a kompetencia jellemző és a felelősség elhatárolása Az utasítási és információs problematikus utak közvetlenek A hibáért való felelősséget Újszerű megoldásokat nehéz megállapítani felszínre hozó, produktív A szakmai alapon létrejövő konfliktusok jönnek létre konfliktusok személyessé Dr.Tóth Judit BME IMVT 16 válhatnak

9 3. Koordináció Fogalma: egymás mellé rendelés, összehangolás, megfelelő viszonyba hozás. A szervezeti egységek differenciálódása a munkamegosztásból és a hatáskörök megosztásából adódó természetes következmény, ezért nem ezen különbségek megszüntetésére, hanem a részeknek a szervezeti célok érdekében történő összefogására kell törekedni. Finna Henrietta BME MVT 17 Koordináció Jelentése: a különféle feladatokat végző, eltérő hatáskörű szervezeti egységek működését a szervezet céljainak elérése érdekében össze kell hangolni, biztosítani kell a megfelelő együttműködésüket. Típusai: Strukturális Technokratikus Személyorientált Dr.Tóth Judit BME MVT 18

10 A koordinációs eszközök típusai Koordinációs eszköz típusa Strukturális Technokratikus Személyorientált Koordinációs eszköz Hierarchia (vertikális koordináció) Ad hoc és állandó bizottság, team, projekt Termékmenedzserek Mátrix típusú megoldások Szabályok, szabályzatok, eljárások Tervek, programok, menetrendek Költségkeretek, pénzügyi tervek, elszámolóárak Konfliktusfeloldás Vezetőkiválasztás Szervezeti kultúra, belső értékrend Finna Henrietta MVT 19 A szervezet másodlagos jellemzői Centralizáció és decentralizáció Hierarchia nagysága Emlékeztető: Egydimenziós Pl. a funkcionális Többdimenziós Pl. a mátrix szervezet. Utasítások egységessége Dr.Tóth Judit BME MVT 20

11 Centralizáció - decentralizáció A centralizáci ció és s decentralizáci ció azt mutatja meg, hogy a döntd ntéseket a szervezet melyik szintjén hozzák k meg. A CENTRALIZÁCIÓ (a hatáskörök koncentrálása) Előnyei: a helikopter szemlélet, az egyszerű együttműködés, hatalmi harcok nincsenek, kevés a belső konfliktus Hátrányai: mindenki beosztott, hiányzik az egészséges versenyszellem, az elkötelezettség növelése csekély A DECENTRALIZÁCIÓ (a hatáskörök leadása) Előnyei: a munkával való elégedettség, a teljesítmény, a kreativitás és az elkötelezettség növelése Hátrányai: a rövidlátás veszélye, együttműködési nehézségek, belső konfliktusok. Dr.Tóth Judit BME MVT 21 A hierarchia nagysága A hierarchia nagysága ga változtatható. Lapos szervezetek könnyebben decentralizálhat lhatók Soklépcsős s szervezetek a hierarchikus szervezetek centralizáci cióra hajlamosak V V Dr.Tóth Judit BME MVT 22

12 Az utasítások sok egységess gessége Jelenti: Mindenkinek csak egy fölérendeltje f lehet; Nagyon hatékony megoldás; A szolgálati lati út t biztosítja, tja, hogy az utasítások sok lefelé,, ill. az z informáci ciók k felfelé (esetenként nt lefelé is) minden egységet get elérjenek rjenek; Vannak olyan szervezetek, amelyek ekben többft bbféle munkamegosztás egyszerre és azonos erőss sséggel van jelen, ilyenkor az utasítások sok egységess gességének biztosítása sa jelentős s egyeztetéseket igényel az egyes vezetési szinteken. Dr.Tóth Judit BME MVT 23 Tipikus szervezeti formák Rugalmatlan, statikus formák: Lineáris Törzsegységi Funkcionális Divízionális Rugalmas dinamikus formák: Divízionális Mátrix Finna Henriettat BME MVT 24

13 Lineáris szervezet 1. szint Vezér Horizontális bővítés 2. szint Szolgálati utak 3. szint Finna Henrietta BME MVT 25 ELŐNYÖK Lineáris vagy vonalas szervezet Egyszerű, Jól áttekinthető, Egyértelmű alá- és fölérendeltségi viszonyok Minden beosztottnak egy főnöke van Utasítás, Beszámolási kötelezettség, Az utasítás és a jelentés ugyanazon a vonalon, a szolgálati úton történik. A szervezet horizontális és vertikális tagozódása változtatható a feladatok mennyiségének változása esetén Nagyszámú ember irányítható egyszerű és homogén feladatok esetén. Dr.Tóth Judit BME MVT 26

14 Lineáris vagy vonalas szervezet HÁTRÁNYOK Rugalmatlan, Új feladatok új szervezeti egységet generálnak, Nehézkes, időben elhúzódó az új feladatok megoldása, A kommunikáció csak szolgálati úton megengedett Információ-torzulás, Bizonytalanság, Lassúság A felsővezetés koordináló, irányító tevékenysége, a sokféle probléma miatt, rendkívül összetetté válhat Jól alkalmazható: kisméretű szervezetek esetében, stabil működési viszonyokkal, kevés változással, kisméretű innovációs kényszernél Dr.Tóth Judit BME MVT 27 TIPIKUS SZERVEZETI FORMÁK/2 Törzsegységigi 1. szint 2. szint V Törzs 3. szint Dr.Tóth Judit BME MVT 28

15 Törzsegységi szervezet E szervezeti forma kialakulásának indoka: a vezető túlterheltségének csökkent kkentése, a szakmai színvonal növeln velése A lineáris szervezet kiegész szül l egy törzsegységgel, ggel, különfk nféle szakmák k szakért rtőivel utasítási si joguk nincs, feladatuk: tanácsad csadás s a vezetőnek A szervezetben jelentkező sokrétű problémák jogi, adózási, kereskedelmi stb. szakmailag megalapozott kezelése Utasítás s csak a szolgálati lati úton adható ki Dr.Tóth Judit BME MVT 29 TIPIKUS SZERVEZETI FORMÁK/3 Funkcionális 1. szint 2. szint V Műsz. Gazd. IT Mark. Hum. 3. szint Dr.Tóth Judit BME MVT 30

16 Funkcionális szervezet Jellemzők: Koordináci ció,, hatásk skörök k szabályoz lyozása, Szabályzatok lyzatok, Működési előírások Egyeztetések, Horizontális kapcsolattartás, kommunikáci ció Döntési jogkörök többnyire centralizáltak, ltak, a jelentős s döntd ntések a felső szinten születnek Alkalmazható: Stabil piacok, Lassan változó tudományos-technikai technikai környezet, Szűk termékskála esetén. Dr.Tóth Judit BME MVT 31 Funkcionális szervezet ELŐNYÖK A szakmai (funkcionális) specializáció, A termelési folyamatok célszerű kialakítása és szabályozottsága növelik a termelékenységet, A gazdaságosság javul. Dr.Tóth Judit BME MVT 32

17 HÁTRÁNYOK Funkcionális szervezet Nem adaptív szervezeti forma, Új igényre lassan reagál, nem tud a piac kihívásainak időre megfelelni, Széles termékválasztékot nem tud a rendszer kezelni az áttekinthetetlen anyagi és információs folyamatok, a hiányos koordináció miatt Felesleges tartalékok keletkeznek. Dr.Tóth Judit BME MVT 33 TIPIKUS SZERVEZETI FORMÁK/4 Divízion zionális Termék, Vevő, Földrajzi régió szerint Jellemzői: Önállóság, Felelősségvállalás a divíziókban Stratégia és operatív tevékenységek szétválása Váll.Pénzügy M,T,K Dr.Tóth Judit BME MVT 34 V D1 D2 D3 M,T,K Váll.Tervezés M,T,K Kut.-fejl. Jelmagyarázat: V=vezér, D=divízió, M=műszaki, T=termelési, K=kereskedelmi

18 ELŐNYÖK Divízion zionális szervezet Adaptivitás, Piaci orientáció, A piaci változások az elkülönült divíziókra hatnak, A kockázatk viszonylag kisebb, Érvényesül az önállóságból, felelősségvállalásból származó ösztönző erő. Dr.Tóth Judit BME MVT 35 Divízion zionális szervezet HÁTRÁNYOK Az elkülönültség túlzott önállósághoz vezethet, ami a cég széthullását eredményezheti, A hatalmi harcok a divíziók között belső gyengítő hatásúak. Dr.Tóth Judit BME MVT 36

19 TIPIKUS SZERVEZETI FORMÁK/5 Mátrix Termékorientált, Projektorientált szervezet Funkcionális és Tárgyi elvű munkamegosztás egyidejűleg Konfliktusok magas szintje Egyik része stabil, másik része dinamikus TERMÉKEK T1, T2, SZERVEZETI EGYSÉGEK - SZAKEMBEREK Dr.Tóth Judit BME MVT 37 ELŐNYÖK Mátrix szervezet Két különböző nézőpontú menedzsernek egy adott problémáról együttesen kell döntenie, szélesebb horizonton gondolkodnak a cég érdekében, innovatív szemlélet, A menedzserek közti interakciók javíthatják a szervezet irányításának a minőségét, A konfliktusok megoldásának pozitív hatása építő, előremutató a cég számára, állandó tanulási folyamat. Dr.Tóth Judit BME MVT 38

20 HÁTRÁNYOK Mátrix szervezet A menedzserek közti rivalizálás hatalmi harcot idézhet elő, A döntések elhárítása, a felelősség vállalásától való tartózkodás a közös döntés helyett, Állandó konfliktushelyzet jelenléte, Időben nem döntenek, ami veszély, különösen krízis helyzetben Dr.Tóth Judit BME MVT 39 Dr.Tóth Judit BME IMVT 40