Horváth László Értékelemzés alkalmazása az elmúlt 10 évben a vasúti vontatójármű javításban 1. Az értékelemzés megjelenése a MÁV Északi Járműjavító Kft-ben A MÁV Északi Járműjavító Kft. fő tevékenysége a vasúti vontatójárművek felújítása. A felújítás során alapvető cél megfelelni azon tulajdonosi - megrendelői igénynek, hogy az elvégzett vontatójármű felújítások eredményeképpen, az átlagosan 25-35 éves járművek újszerű állapotban további 10-15 évig magas üzemkészséggel, jelentősebb ráfordítások nélkül tovább üzemeltethetőek legyenek. Természetesen e cél megvalósítása során mindenkor kiemelt szempont a költségek minimalizálása. A hatékony költségcsökkentési módszerek kutatásakor jutottunk el 1996-ban az értékelemzési technika alkalmazásának kipróbálásához. A módszer gyakorlati bevezetését megelőzte a társaság vezetői (ügyvezetés, osztályvezetők) részére szervezett átfogó elméleti, alkalmazási, módszertani ismertető workshop. Az értékelemzési munkára való felkészülésben, a minél magasabb fokú szakmaiság biztosítására értékelemző szakemberek támogatását kerestük. Így jutottunk el a BUDAVAT Értékelemzési Kft. tanácsadóihoz (Dr. Nagyszeghi Ferenc /CVS/ és Szekeres Klára /CVS/), akik biztosítják munkánk elméleti, szakmai hátterét. Az indítást követően a társaság vezetése 54
előtt három fő csoportban, több téma megoldása körvonalazódott. A témák megfogalmazását, kiválasztását brainstorming alkalmazásával segítettük. A három fő csoport: 1. A jármű felújítás technológiai folyamatain belül egy-egy önmagában zárt technológiai ciklusú szerkezeti egység felújítása. 2. A társaság belső, irányítási folyamatainak hatékonyságnövelése, szervezetfejlesztés. 3. A termelési folyamatokat segítő alrendszerek költség csökkentése. Az első fő csoportba soroltuk a jármű fődarabok javítási folyamatait, pl.: - a V43 sorozatú villamos mozdonyok forgóváz javítását, - a V43 sorozatú mozdonyok SW típusú vontatómotorjainak javítását, - az M62, V63, V46 sorozatú mozdonyok trakciós vontatómotorjainak javítását, - villamos és dízel vontatójárművekbe beépülő csapágyak felhasználását. A második fő csoportba soroltuk, pl.: - a társaság belső gyártási rendszerének folyamatát, - az anyaggazdálkodás, beszerzés, készletezés folyamatát, - a vevőszolgálati folyamatokon belül az ügyfél elégedettségre rendkívüli mértékben ható garanciális javítási folyamatokat. Végül a harmadik csoportban jelentettük meg: - a társaság energiarendszerének vizsgálatát, korszerűsítését. Az egyes témák értékelemzése során a következő fő célkitűzéseknek kívántunk megfelelni: 5-10% közötti költségcsökkenés, hatékonyabban működő szervezet kialakítása, munkaerő kihasználtság javulása, tartalékok feltárása, az értékelemzési folyamat révén a vállalati kultúra fejlődése. 1996-ban, az első téma indítása előtt a társaság szakemberei közül 15 fő részére 30 órás módszertani felkészítő tanfolyamot szerveztünk, melynek 55
során lehetőség nyílt az értékelemzés módszertanának elméleti megismerésére. A résztvevők a társaság közép- (osztályvezetők), alsó szintű vezetők (termelésirányító művezetők) és kulcsterületeken dolgozó technológusok, üzemgazdászok közül kerültek ki. A tanfolyamot végzett 15 fő jelenti ma is azt a bázist, melyre a mindenkori téma ismeretében kiválasztott 8-10 fős teamek szerveződnek. Minden téma indítása előtt az új team tagok külön felkészítő oktatásban részesülnek. 2006-ra a járműjavítóban elérte a 60 főt azoknak a szakembereknek a száma, akik értékelemzési képzésben részesültek és legalább egyszer részt vettek valamely team munkájában. 2. Az értékelemzési munkák folyamata 2.1 Előkészítő szakasz - Téma kiválasztás brainstorminggal, az ügyvezetés és az osztályvezetők részvételével. - Külső értékelemzési szakértő felkérése. - Kiválasztott téma pontosítása, cél meghatározás. - Team tagok kiválasztása, képzése. - Munkaterv készítése. Az előkészítő szakasz egy-egy témánál megközelítőleg 3-4 hetet vesz igénybe. Általában évente egy témát indítunk, melynek átfutási ideje is közel 1 év. A kiválasztott team hetente ülésezik, a nyári hónapokban (júliusaugusztus) szünetet tartva. 2.2 Információs szakasz E szakasz munkája meghatározó az egész értékelemzési folyamat eredményességére. Cél a minél teljesebb körű áttekintés a meglévő belső és külső információkról. - Információs igénylista kialakítása. 56
- Információgyűjtés elvégzése. o Értékelemző törzslapok elkészítése. o Fogyasztói, megrendelői igények összegyűjtése. o Vállalati elvárások megfogalmazása. o Konstrukcióra vonatkozó információk feldolgozása. o Anyag felhasználásra vonatkozó információk statisztikai feldolgozása. o Technológiákra vonatkozó információk összegyűjtése. o Költség információk feldolgozása. o Folyamat információk. - Információk értékelése, rendszerezése, a team tagok informáltsági szintjének kiegyenlítése. - Információ gyűjtés összefoglalása, célok pontosítása, javaslatok elvi alapjainak meghatározása. - Információs részjelentés elkészítése a vállalatvezetés felé. Az információs szakasz hossza általában 1,5-3,0 hónap. 2.3 Elemzési szakasz E szakaszban a begyűjtött információk részletes elemzése a cél. Az értékelemzés alapgondolata roppant egyszerű: Valamely termék (gyártmány, termék, folyamat, beruházás, szervezet) csak azt nyújtsa, amit kell, és csak annyiért, amennyiért muszáj. Vagyis az értékelemzés a termék értékének növelésére törekszik: FUNKCIÓ ÉRTÉK= -------------------- KÖLTSÉG Az értékelemzés a termék funkciói és funkcióköltségei viszonyának sokoldalú elemzése és alakítása a műszaki-gazdasági optimum megközelítése érdekében. Az elemző szakasz részei még: - Funkciók meghatározása. - Funkció sémák elkészítése. 57
- Funkció hordozók költségének meghatározása. - Funkciók rangsorolása. - Funkció költségek meghatározása. - Kritikus pontok meghatározása a funkcióteljesítésben. - Kritikus pontok meghatározása a költségeknél. - Kritikus-gyenge pontok jegyzékének összeállítása. E szakasz hossza általában szintén 1,5-3 hónap, általában célként a nyári szünet előtti befejeződés fogalmazódik meg. Részlet a belső gyártás értékelemzéséből 2.4 Alkotó szakasz - Csoportos ötletelés, melyre a team tagokon kívül meghívjuk a téma társaságon belüli speciális szakértőit. Az ötletelést teamen kívüli vezető segíti. - Az ötleteket bírálat, kritika nélkül, flip-charton rögzítjük. - Az ötletek csoportosítása, összevonása. Az alkotó, ötletelő szakaszt a teamtagokat a normál munkahelyi környezetből két-három napra kiragadva, a társaság telephelyén kívüli környezetben végezzük. Az alkotó szakaszban 100-150 ötlet szokott születni, de előfordult, hogy az ötletek száma meghaladta a 300-at. ISHIKAWA diagram az energiarendszer értékelemzéséből 58
2.5 Felülvizsgálati és javaslattételi szakasz - Ötletbírálat. - Megoldási változatok kidolgozása. - Optimális változatok kiválasztása. - Zárójelentés készítése. A felülvizsgálati szakaszban általában 30-40 ötlet-csoport marad állva a bírálat során, ezekből a részletes kidolgozás során kiesik további 10-15 ötlet, melynek eredményeképpen 20-25 javaslat kerül be a zárójelentésbe. A zárójelentés tervezetét a teamek mindenkor felülvizsgálják az eredeti célkitűzések megvalósulásának szempontjai szerint. A javaslattételi szakasz időbeli hossza általában 3-4 hónap. E szakaszban fokozott szerepet kapnak a külső szakértők, az előnyök hátrányok megfogalmazása, az elérhető eredmény számszerűsítése. 2.6 Zsűrizés A zsűrizést mindenkor az ügyvezetés, a témában érintett területek vezetőinek bevonásával végzi. A zsűribe mindenkor meghívást kap a team vezetője, akinek feladata a zárójelentés formális információin túl megválaszolni a felmerülő kérdéseket. A zsűri három lehetséges döntése: a javaslat bevezetésre történő elfogadása, a javaslat részletesebb kidolgozása, továbbfejlesztése, vagy a javaslat elutasítása. Általában a zsűrizés során a javaslatok 35-40%-a elfogadásra kerül, 25-30% további fejlesztő munkát igényel, 40-30%-a elutasításra kerül. A zsűrizés átfutási ideje a téma bonyolultságától függően maximum 2 hónap, hetenként egyszeri ülésezéssel. 3. Az értékelemzési munkák során megfogalmazódó tapasztalataink Általános tapasztalat, hogy az értékelemzés, mint módszer mindenkor képes volt teljesíteni az 1. pontban megfogalmazott fő célkitűzéseket. Így általában már az első év során teljesült az ügyvezetés 5-10%-os költségmegtakarítási elvárása. Az évek során elvégzett értékelemzési munkák elfogadott javaslataiból származó eredmény társaságunknál halmozottan meghaladja a több százmillió forintot. Ez az eredmény folyamatosan beépül a tulajdonos, fő megrendelő, MÁV ZRt. részére végzett felújítási tevékenység költséghatékonyságának javulásába. Az élőmunka hatékonyság javításából adódó normaóra megtakarítás mértéke egy-egy részfolyamatnál 5-10% közötti. Az értékelemzés hatása a szervezeti kultúra változásában is jelentke- 59
zik, a képzett munkaerő funkcionális szemlélete megjelenik a team munkán kívüli napi tevékenységek során is. Az eddig befejezett témák során felmerültek olyan gondolatok is melyek az elkövetkezendő teamek szervezését, munkáját segíthetik. Ezek a következők: A team tagok kiválasztásánál rendkívül fontos szempont, hogy minden érintett terület képviselve legyen. Pl. egy technológiai folyamat elemzésénél technológus, termelési osztály, anyagbeszerző, de a team vezetője lehetőleg kívül álló, a vállalatnál nagy tekintéllyel bíró, gazdálkodási szemléletű személy legyen. A teamben mindenkor szerepeljen gazdasági szakember, aki a költségbecsléseket, eredményességi számításokat koordinálja. A nagy mennyiségű begyűjtött és feldolgozandó információ rendszerezésének megkönnyítése érdekében segít, ha a team munkáját számítástechnikai szakember is segíti. Ő a feladattól függően lehet team tag, vagy eseti megbízással bíró kültag. A team munka érzelmileg, gondolatilag rendkívül gazdag munka. Az érzelmi gazdagság esetenként teamen belüli és kívüli konfliktusokat gerjeszt. Az érzelmek, konfliktusok energiát vonnak el a feladat megoldásától, és csökkentik a tárgyilagos megoldás lehetőségét. Ennek elkerülését segítheti, ha hatékony konfliktuskezelő képességgel bíró team vezetőt választunk. A team munkát segítheti, ha nő is van a csapatban. Egyrészt pozitívan hatnak a team tagok egymásközti vitáiban, másrészt esetenként más gondolatmenetük komoly lendítő erőként jelenik meg. A zsűrizés során egy-egy javaslat elfogadásakor, bevezetésekor nem kell mindenáron ragaszkodni a team által megfogalmazott eredményhez. A javaslatok bevezetését elfogadtatását esetenként segíti a kompromisszum, a fokozatos bevezetés, az ellenszolgáltatás nyújtása, az előnyök tudatosítása. Az értékelemző munka nem fejeződik be a zsűrizéssel, a javaslatok elfogadásával. Rendkívül fontos az utóellenőrzés, melynek során meggyőződünk arról, hogy a bevezetett javaslat valóban megfelel a funkcionális igényeknek, elvárásoknak. 60
4. A MÁV Északi Járműjavító Kft-ben ténylegesen elvégzett értékelemzések áttekintése, realizált eredmények 1996-tól napjainkig nyolc témát dolgoztunk fel. Az egyes témák zsűri által elfogadott, a bevezetést követő évben realizált, mérhető költségcsökkentési eredményei jelentősek. Összességében az egy évre vetített számszerűsíthető eredmény eléri a 150 millió Ft-ot. Ha a többéves összesített eredményt nézzük, annak értéke is kb. 400-500 millió Ft-ra tehető. 5. Összefoglalás A MÁV Északi Járműjavító Kft-ben 1996-tól folyamatosan zajló értékelemzés bebizonyította, hogy a módszer sikeresen alkalmazható a vasúti járműjavításban is. Segítségével nemcsak a járműfelújítás termelési folyamatai, hanem a vállalat alapvető ügyviteli folyamatai, szolgáltató rendszerei is fejleszthetők. A módszer beépülése a vállalat kultúrájába a konkrét számszerűsíthető hasznon túl további hasznot eredményez, melynek eredményeképpen a vállalat alkalmazkodó képessége javul, a megrendelő elégedettsége emelkedik, az alkalmazottak tudata erősödik. A vállalati kultúra ilyen irányú fejlődése könnyebbé teszi a piaci hatásokhoz, tendenciákhoz való illeszkedést, előtérbe helyezi a környezeti változásokhoz való aktív alkalmazkodást. Meggyőződésünk, hogy a Magyar Értékelemzők Társasága által 2005-ben alapított, a BUDAVAT Értékelemzési Kft. és a MÁV Északi Járműjavító Kft által elsőként elnyert a 2005. Év Legjobb Értékelemzési Díj -ban megtestesül mindaz a szakmai tudás, tapasztalat, elkötelezettség, ami munkatársainkban felhalmozódott. Mottónk volt: Az értékelemzés a szervezetten alkalmazott józan ész! 61