Cím: 1148 Budapest, Nagy Lajs király útja 1-9. Tel.: Fax: E-mail: 06-1-2733090 06-1-2733099 felnttkepzes@bkf.hu BUDAPEST FŐVÁROS XI. KERÜLET ÚJBUDA ÖNKORMÁNYZATA PROJEKTSZERVEZÉSI KONCEPCIÓJA
Tartalmjegyzék 1. A dkumentum célja és alkalmazása 3 2. A prjekt jellemzői 3 2.1 Prjekt 3 2.2 Prjektjellemzők 3 3. A prjektszervezés alapjai 4 3.1 A prjekt fázisai 4 3.1.1 A prjekttervezési fázis 4 3.1.2 A prjekt megvalósítási, teljesítési fázisa 5 3.1.3 A prjekt értékelési fázisa 5 3.2 A prjekt szereplői 5 3.3 Prjektműködéshez kapcslódó dkumentumk 7 3.3.1 Szabályzatk 7 3.3.2 Fórumk 11 3.4 Időjelentés 12 3.5 Személyre szabás 12 2
1. A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA Jelen dkumentum célja, hgy ismertesse a prjektszervezés legfntsabb szereplőit, bemutassa a prjektszervezéshez szükséges dkumentumk tárházát, valamint útmutatóként szlgáljn, és választási alternatívákat szlgáltassn a prjektszervezés flyamatáhz. Jelen dkumentum része annak az átfgó szakmai anyagnak, amelyet az ÁROP-3.A.1/B-2008-0019 szervezetfejlesztési prjekt keretén belül készítettünk Budapest Fővárs XI. Kerület Újbuda Önkrmányzata részére, s amelyben az Önkrmányzat célul tűzte ki a fejlesztések megvalósítását támgató prjektszerű működés elsajátítását. 2. A PROJEKT JELLEMZŐI 2.1 PROJEKT Fgalma: Meghatárztt eredmények elérése (prjekt termékek létrehzása) érdekében, adtt erőfrrással és költségkerettel, adtt időkeretben végzett tevékenység. Egy adtt intézmény által elindíttt összehanglt kezdeményezések srzata, amely egy meghatárztt eredmény elérésére irányul. A prjektet a feltételek összességének egyszerisége jellemzi. Ismérvei: Egyediség: Minden prjekt különbözik az előtte megvalósulótól. A prjektek többsége egyszer hajtható végre. Még a megismételt prjektek is különbözni fgnak egymástól a felhasznált erőfrráskban és az aktuális környezetben. Határidő: A prjektnek egyértelműen meghatárztt kezdési és befejezési időpntja van, amelyen belül a leszállítandó anyagt el kell készíteni az ügyfél követelményeinek megfelelően Költség: A prjekt költségkerete maximalizálva van, amin belül a leszállítandó anyagt el kell készíteni Frrás: A prjekt teljesítéséhez meghatárztt mértékű humán-erőfrrást, infrastruktúrát, anyagt határznak meg a prjekt kezdetekr. Váltzás: A prjekt célja általában valamilyen váltzás elérése, amelynek következménye a fejlődés. 2.2 PROJEKTJELLEMZŐK Prjekttípusk tartalmuk alapján csprtsíthatók: beruházási prjekt, kutatás-fejlesztési prjekt, szervezési/szervezeti prjekt stb. Prjektmenedzsment: a prjekt lebnylításáhz szükséges vezetési képességek, flyamatk és eszközök összessége. 3
Prjekt teendő vagy prjektmunka: lyan peratív feladatk a prjektben (pl. dkumentumk kezelése), amelyek túlmutatnak a vezetői feladatkn. Prjektszervezet: egy meghatárztt prjekt lebnylításáhz szükséges szervezeti egységek, valamint a szervezetfejlesztési és a flyamat- és működésszervezési szabályk összessége. A prjekt hármas krlátja: Eredmény Idő Költség 3. A PROJEKTSZERVEZÉS ALAPJAI A következő fejezetben a prjektszervezés srán minden esetben szükségszerűen felhasználásra kerülő kulcstényezőket, valamint a prjektszakaszkat fglaljuk össze. 3.1 A PROJEKT FÁZISAI A prjekt az alábbi fő fáziskból áll, amelyeket a tvábbiakban részletesen ismertetünk. Prjekttervezés Prjekt megvalósítás, teljesítés Prjekt értékelés 3.1.1 A PROJEKTTERVEZÉSI FÁZIS Ebben a fázisban kerül sr a funkcióstruktúra és a funkcióhrdzók struktúrájának, valamint teljesítésre vnatkzó az idő-, erőfrrás- és költségtervek kialakítására. Ez a feladat a prjektciklus különböző fázisaiban más-más célkkal ugyan, de újra szükségessé válhat, például a prjekt végrehajtása, a teljesítés srán bekövetkező váltzásk és módsításk esetében. A funkcióstruktúra hierarchiája csúcsán a célként megfgalmaztt prjekteredmény (egésze) található. Ez alatt helyezkednek el a nagybb, összefglaló jellegű funkciócsprtk, majd az alfunkciók, és a felbntás egészen az ún. elemi funkciók szintjéig flytatható. A funkcióstruktúra a jbb áttekinthetőség és a könnyebb kmmunikáció érdekében hierarchikusan is ábrázlható. Funkcióhrdzó lehet a prjekteredmény minden lyan eleme (alkalmazás, hardver, szftver), amelynek segítségével / amelyen keresztül egy funkció működésbe hzható, vagy működésben tartható. A funkcióhrdzók struktúrájának segítségével megválaszlhatjuk, hgy a megvalósítandó prjekteredmény által ellátandó funkciók milyen eszközökön keresztül hrdzhatók és tarthatók működésben. A funkcióstruktúra alapján elkészített funkcióhrdzók struktúrája segítségével lehetővé válik a prjekt terjedelmi behatárlása. 4
A tevékenységi struktúra elsődlegesen a prjektciklus teljesítési szakaszának tevékenységeire kncentrál. A tevékenységstruktúra hierarchiája csúcsán a célként megfgalmaztt prjekteredmény (egésze) található. Ez alatt helyezkednek el a nagybb, összefglaló jellegű tevékenységcsmagk. A felbntás egészen az ún. elemi tevékenységek szintjéig flytatható. A prjektteljesítés tervei: időterv, erőfrrás-terv, költségterv. 3.1.2 A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSI, TELJESÍTÉSI FÁZISA A fázis feladata a prjektcélknak megfelelő prjekteredmény létrehzása. A prjektkntrll nymn követi az erőfrrás felhasználást és a költségeket, rendszeres időközönként infrmációt szlgáltat a prjekt teljesítésének alakulásáról, melyek, az elemzés srán, lehetővé teszik mind a teljesítés időtartamának, mind költségeinek előrejelzését a prjekt befejezéséig. A prjektkntrll srán nyert eredmények megalapzzák a teljesítés srán a váltzáskra, módsításkra vnatkzó döntéseket, a teljesítés pénzügyi elszámlását és a prjekteredmény elfgadását és átvételét is. 3.1.3 A PROJEKT ÉRTÉKELÉSI FÁZISA Az értékelés a prjektciklus záró fázisa. Fő tevékenységei: a prjekteredmény értékelése, a szervezet stratégiai céljaival való egybevetése; a prjekt megvalósítási flyamatának elemzése a prjektvezetés (menedzsment) sikeressége szempntjából; valamint a prjekteredményekhez és annak létrehzásáhz kötődő műszak, szakmai (és tvábbi) tapasztalatk, tanulságk számbavétele és újrahasznsításra történő előkészítése. 3.2 A PROJEKT SZEREPLŐI A Hivatal jelenlegi döntési és működési mechanizmusának megfelelően alakítsa ki azt a prjektszervezeti mdellt, amelynek szerepkörei minden egyes prjekt esetében felmerülhetnek. Ezek a következők: Prtfólió Bizttság: feladata az azns időben futó prjektek és prjektszerű feladatk nymn követése, összehanglása, a döntések meghzatala, a módszertani támgatás és a prjektmenedzsment erőfrrás biztsítása; Prjektfelügyelő Bizttság: A prjekt legmagasabb döntéshzó-irányító testületeként vezetői, stratégiai kntrllt gyakrl a prjekt célk megvalósulása érdekében. Feladatai közé tartzik a prjekt stratégiai irányítása, eredményeinek elfgadása és a prjekt célk megtartása; 5
Prjektgazda: felelőssége a prjekt végrehajtása srán a prjekt képviselete a közreműködő szervezetekkel szemben, a támgatási szerződésben fglalt feladatk megvalósítása, a támgatás szabályszerű és szerződésszerű felhasználásának biztsítása, a prjekt megvalósításának krdinálása, a prjekt szervezet létrehzása, fenntartása és irányítása, a prjekt végrehajtásában közreműködő vezetők kiválasztása, a zökkenőmentes kmmunikáció biztsítása, az előrehaladási jelentések elkészítésének, benyújtásának valamint az egyéb adatszlgáltatás ellenőrzése; Prjektmenedzser: feladata a szervezeti egységek közötti krdináció létrehzásán túl a prjekt kntrll és a plgármesteri felső vezetés számára történő döntés előkészítés, valamint a féléves előrehaladási jelentés és a prjektet lezáró jelentés elkészítése; gndskdik a prjekt szakmai megvalósításáról és felelős annak pályázati ütemterv szerinti lebnylításáért, hsszú távn biztsítja a prgram eredményeinek fenntarthatóságát; távlléte esetén helyettesíti a Prjektasszisztenst; Prjekt-asszisztens: feladata a prjekt peratív megvalósítása, tevékenységek, prgramk szervezése, kivitelezése, a Prjekt-menedzser irányításával; távlléte esetén helyettesíti a Prjektmenedzsert; Prjektirda: támgatja, krdinálja, ellenőrzi a vállalat életében a futó prjektek menedzsmentjét az tt felhalmztt tudással és az elérhető erőfrráskkal együtt. Munkacsprt vezető: felelősek az irányításuk alatt álló munkacsprt feladatainak ütemterv szerinti elvégzéséért, valamint ezt biztsítandó, a munkacsprt tagk napi tevékenységeinek krdinálásáért; a munkacsprt munkájáról rendszeresen beszámlnak a prjektvezetőknek, illetve igény esetén a PIB-nek és PFB-nek; szakmai kérdésekben iránymutatást adnak, illetve szükséges esetben döntést is hzhatnak szakmai kérdésekben. Munkacsprt tag: a prjektfeladatk tekintetében, a munkacsprt vezetők által kiadtt feladatk elvárt minőségben és határidőre történő elvégzése; aktív részvétel a szakmai egyeztetésekben; munkacsprt vezetők időben történő infrmálása a feladat végrehajtása srán felmerült nehézségekről, hátráltató tényezőkről; Pénzügyi vezető: feladata a prjekt belső pénzügyi elszámlási rendjének biztsítása, a pénzügyi elszámlás határidőre történő biztsítása, a támgatás lehívásáhz szükséges pénzügyi technikai feladatk ellátása, a prjekt pénzügyi lebnylításával kapcslats peratív feladatk ellátása. Szakmai előadó: feladata a prjekt lebnylításával kapcslats peratív feladatk ellátása. Szakértő: feladata, hgy biztsítsa a hiányzó kmpetenciát és közreműködjön a prjekt eredményes végrehajtása érdekében. Minőségbiztsító: feladatai a következők: prjekt eseményeinek flyamats nymn követése, a prjekt keretekben tartása; prjekt kckázatk flyamats feltárása, azkra megldási javaslatk készítése és a megldás flyamats nymn követése; prjektszervezet és működésének felügyelete; flyamats kapcslattartás a prjekt szereplőivel; 6
a prjekt kulcsdkumentumainak tanulmányzása; váltzáskezelési feladatk nymn követése; prjektkmmunikáció és infrmációáramlás ellenőrzése; rendszeres beszámló a prjekt helyzetéről; prjekt flyamatk nymn követése, dkumentálás, döntések előkészítettségének ellenőrzése; pcinálisan prjekt minőségbiztsítási szemlék, auditk lebnylítása. Opcinálisan: Prjekt caching csprt létrehzása: Megfelelő elméleti ismeretekkel és prjekttapasztalattal rendelkező munkatársak csprtja, akik támgatják azn prjekteknek a megvalósítását, amelyben személyesen nem vesznek részt. A caching célja a prjektfeladatkban résztvevők teljesítményének növelése és a prjektképességek, készségek fejlesztése. 3.3 PROJEKTMŰKÖDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK 3.3.1 SZABÁLYZATOK Prjektműködés kialakításakr a működési keretet meghatárzó Szervezeti és Működési Szabályzatn túlmenően elsődleges kiindulópntként az Ügyviteli utasítás Budapest Fővárs XI. Került Újbuda Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala prjektmódszertanának alkalmazásáhz című dkumentumt, valamint az Egyszerűsített prjektmódszertan az Újbuda Önkrmányzat Plgármesteri Hivatala részére című testreszabtt egyszerűsített módszertani dkumentációt kell alapul venni. A prjektszervezési módszertan egyik fnts jellemzője az összefüggő, jól strukturált, naprakész dkumentációs rendszer, amely hatéknyan támgatja a rendszer bevezetési prjekt végrehajtását, és a prjekttagk esetleges akadályztatása esetén a munka flyamatsságának biztsítását. A szabványs könyvtárstruktúra a prjektrésztvevők számára megkönnyíti a dkumentumk gyrs elérését, a dkumentumk közötti eligazdást és az új dkumentumk megfelelő tárlását. Jelen fejezetben bemutatjuk azt a dkumentációs csmagt, amely biztsítja a prjekt előrehaladásának, megvalósítási lépéseinek pnts követhetőségét valamint azn frmalizált dkumentumkat, amelyek lehetővé teszik a felek közti hatékny kmmunikációt. A prjektadminisztráció srán ellenőrizni kell, hgy: a prjekt adminisztrációja az szükséges iratkezelési szabályzatknak megfelel-e, a kialakíttt és elfgadtt dkumentációs rendben van-e tartva, ki vannak-e alakítva a dkumentáció verziókntrlljára vnatkzó szabályk, valamint biztsítva van-e a dkumentumkhz való hzzáférés. A prjekt előrehaladását és a prjektet záró jelentéseket a Prjekt-asszisztens felügyelete alatt működő irattár dkumentációi rögzítik. A prjekt-dkumentációs adattárnak a következőket kell tartalmaznia: tartalmi adattár, 7
szerződések (megbízási és vállalkzási szerződések, kapcslódó iratk), beszerzések teljes dkumentációja máslatban, rendezvények teljes dkumentációja, kmmunikációhz kapcslódó dkumentáció, előrehaladási jelentés pénzügyi elszámlásk, beszámlók, hiteles számlamáslatk, engedélyezett megrendelések, teljesítési igazlásk, pénzügyi előrehaladási jelentések. A prjekt jelentési rendszere a prjekt peratív és taktikai szintű irányítását segítő státuszjelentésekben, valamint az uniós frrásk felhasználásáhz kapcslódó Prjekt Előrehaladási Jelentésekben testesül meg. A két jelentés típus közötti különbség elsősrban a felhasználás céljából adódik. A jelentési rendszer kialakítása srán mindenképpen figyelmet kell frdítani a jelentések egymásra épülésére, a párhuzamsságk elkerülésére. A státuszjelentéseknek általánsságban a múltra vnatkzó és előrejelző típusú infrmációt kell szlgáltatnia a prjektterjedelem, -ütemezés, -költség és -minőség állaptáról, valamint a prjektkckázatkról és a váltzáskezelésről. Rendszerezik és bemutatják azt, hgy az erőfrrásk a prjektcélkitűzések teljesítése érdekében hgyan kerültek felhasználásra, infrmációt nyújtanak az előrehaladásról, a következő időszak feladatairól, a feltárt és kezelendő kckázatkról, váltztatási igényekről, döntési pntkról. A státuszjelentések két szinten készülnek: ez az íráss eszköze a munkacsprtk prjektvezető felé történő beszámlásának, másrészt a prjektvezető a teljes prjektről státuszjelentésben száml be a PFB felé. Ezáltal ezek a jelentések egyben előzetes infrmációt nyújtanak a státusz megbeszélésekhez. Az uniós pályázati frrásból finanszírztt prjektek sajátssága, hgy a biztsíttt frrásk felhasználásának hatékny ellenőrzése érdekében a Közreműködő Szervezet felé a Támgatási Szerződésben meghatárztt rendszerességgel és frmában Prjekt Előrehaladási Jelentésben kell tájékztatást adni a prjekt előrehaladásáról, a frrásk felhasználásáról. A PEJ-ek egyszerű összeállítása érdekében a státuszjelentések tartalmát lyan módn határzzuk meg, hgy abból a PEJ (majd a prjekt zárását követően a Záró PEJ) könnyen előállítható legyen. Az egyes dkumentumk elnevezése srán a sablnkban meghatárzttakat követni kell, azaz az egyes dkumentumk fájlneve utaljn az abban szereplő infrmációkra. Az elnevezésnél ügyelni kell a megfelelő verziószámmal való ellátásra is. A prjekt srán felmerülő bizalmas adatk kezelését szükség esetén jgsultság kezeléssel együtt lehet megldani. A jgsultság krlátzása történhet magának a dkumentum megnyitásának illetve szerkeszthetőségének jelszóval való krlátzásával, illetve az alkalmaztt támgató eszközök által nyújttt lehetőségek alkalmazásával. A prjektmenedzsmenthez kapcslódó adminisztrációs tevékenységből származó előnyök: Egyablaks infrmációáramlási megldás, azaz az infrmáció áramlása az ügyfél kijelölt vezetője és a prjektirda témában nevesített felelőse között egy csatrnán keresztül történik. A felállítandó prjektirda működése biztsítja, hgy a szükséges infrmációk hatékny módn 8
jutnak el a megfelelő személyekhez (minden érintetthez), és az érintettek igényük szerinti mélységben mindig a releváns infrmációkat kapják meg, tvábbá a prjektirda által készített termékek kizárólag belső minőségellenőrzést követően kerülnek az ügyfélhez. Teljes körű megbízás menedzsment, ami biztsítja, hgy az ügyfél által a prjektirda részére átadtt feladat megvalósítása a kezdetektől a lezárásig flyamats ellenőrzés és krdináció alatt áll. Ebbe beletartzik a prjekt előrehaladásának flyamats, naprakész követése, a kckázatk feltárása és kezelésükre javaslatk kidlgzása, döntések előkészítése stb. Célrientált működésmód biztsítja, hgy prjektszerűen, határidőn és erőfrrásterveken belül a feladatk elkészüljenek, illetve bjektív időközben felmerülő szempntk alapján az eredeti tervek frissítése megtörténjen. A feladat kmplexitásából adódóan a prjektirda rugalmasan váltzó többletmunka esetében is rendelkezésre áll. Hatéknyabb az erőfrrás-felhasználás, mivel a prjektre a feladatk jellegének és szakmaiságának megfelelő kmpetenciával rendelkező személyek biztsíthatók, akiknek a rendelkezésre állása időszaks, igénybevételük mindig az éppen szükséges mértékben történik. Minőségirányítási kézikönyv A minőségirányítási rendszer alapdkumentuma a piramis csúcsán álló kézikönyv. Ez írja le a rendszer működését, azkat az egységes és kötelező alapelveket, amelyek szükségesek a szabványban előírt követelmények teljesítéséhez. A kézikönyvnek tartalmaznia kell: a minőségirányítási rendszer alkalmazási területét, beleértve az esetleges kizárásk részletezését és indklását, a dkumentált eljáráskat vagy az azkra való hivatkzást, és a minőségirányítási rendszer flyamatai közötti kölcsönhatásk leírását. A kézikönyv kidlgzásáhz és ellenőrzéséhez az ISO szabvány fgalmaz meg irányelveket A minőségirányítási kézikönyv a következő célkra szlgál: a szervezet minőségplitikájának, eljárásainak és követelményeinek közlésére; a minőségirányítási rendszer leírására és megvalósítására, a gyakrlati tevékenység tökéletesebb szabályzására; dkumentált alapk szlgáltatására a rendszer auditjáhz; a minőségügyi rendszer és követelményei flyamatsságának biztsítására váltzó körülmények között; a dlgzóknak a rendszer követelményeire való ktatására; a rendszer bemutatására, külső célkra, pl. ISO szabványnak való megfelelés igazlására. A Prjekt Alapító Dkumentum (PAD) A prjekt nagyságától és kiterjedtségétől függően javaslt prjekt alapító dkumentum (vagy prjekt definíciós terv, tvábbiakban PAD) kialakítása. A PAD kidlgzása srán knkrét, végrehajtható prjektté kell frmálni a feladatt. A PAD másik feladata az, hgy annak alapján a prjekttulajdns, prjektgazda meghzhassa a döntést a prjekt elindításáról vagy elvetéséről. Ezen dkumentumban 9
előzetesen meghatárzhatóak a prjekt céljai, jellemzői, termékei, ütemezése, mérföldkövei, szükséges erőfrrásai, a prjektszervezet kialakításának módja és felelősségi köre, a prjektre ható kckázatk és kezelésük módját. A megfelelően kialakíttt prjektterv végigkíséri a prjekt teljes élettartamát, megalapzza a prjekt feladatkat és határidők ellenőrzését, költség terveket és azk kntrllingját és az erőfrrásk menedzsmentjét is. A PAD hatékny eszköz lehet a prjektvezető kezében arra az esetre is, ha a vállalati szereplők ellenállása kckáztatja a prjekt célk elérését. Az alábbiakban bemutatjuk a PAD egy lehetséges tartalmjegyzékét: az elvárt eredmény egyértelműen definiált, (az érintetteket tekintve) érthető, jó kmmunikálható reális, azaz a rendelkezésre álló/megszerezhető erőfrráskeretből, a tervezett időre, a rendelkezésre álló/megszerezhető kmpetenciákkal stb. megvalósítható pzitív hatás az adtt közigazgatási ügymenetre sikertényezők, sikerkritériumk (indikátrk): szrsan összefüggnek a prjekt céljaival, az elérendő eredménnyel lehetőség szerint számszerűek, jól mérhetők összhangban vannak a prjekt üzleti indklásával terjedelem struktúra idő-, erőfrrás-, költségterv szervezet kckázatk (feltárás, elemzés) a prjektben érdekeltek elemzése a prjektben érdekeltek aznsítása elfglalt pzíciójuk meghatárzása a prjektben betöltendő, lehetséges szerepük a prjekthez és annak eredményeihez való visznyulásuk a prjektre gyakrlt beflyásuk és annak mértéke tvábbi kckázatk és azk elemzése marketingterv minőségi terv humán váltzáskezelési terv pénzügyi, gazdaságssági értékelés. A prjektgazda az alábbi, a prjekt sikeres végrehajtása szempntjából döntő jelentőségű szempntk figyelembevételével dönthet a prjektről: prjektcélk, prjekteredmény realitás (célk, eredmények) az érdekeltek megnyerhetősége, bevnhatósága a szpnzr elkötelezettsége a kckázatk kezelhetősége a kimutatható előnyök (pénzügyi-gazdasági, társadalmi) megvalósíthatóság a rendelkezésre álló / elérhető erőfrrásk, időkeret figyelembe vételével; megalapzttság 10
3.3.2 FÓRUMOK Prjektfórumknak nevezzük azkat a megbeszéléseket, melyek állandó és eseti résztvevőkkel rendszeresen kerülnek összehívásra. A prjektfórumk megfelelő szintjein minden érintett és kmpetens prjekt résztvevő jelen van, ezáltal a megbeszélések hatékny eszközei a prjektet érintő ügyek egyeztetésének, a feladatk összehanglásának, szakmai egyeztetésének és az előrehaladás ellenőrzésének. Itt történik a prblémák, kckázatk feltárása, egyeztetése, és itt születnek a prjekttel kapcslats döntések. A prjektfórumk egy típusa a rendszeres státusz megbeszélés, melynek kötelező napirendi pntjai a munkák előrehaladásáról szóló beszámlók, a következő találkzóig elvégzendő feladatk pntsítása, a munkák srán felmerült prblémák, kérdések, kckázatk ismertetése, esetleges váltzáskezelést igénylő kérdések egyeztetése. A prjekt fórumk működtetésének célja, hgy a prjekt résztvevői jól strukturált hierarchiában tudják rendszeresen áttekinteni az egész Elektrnikus levéltár rendszer bevezetési prjekt előrehaladását, számba venni az elért eredményeket, valamint kezelni a felmerült prblémákat és kckázatkat. A prjekt működési fórumai, a prjekt szervezeti felépítésével összhangban, a következők: Prjekt Felügyelő Bizttság (PFB) ülés; Prjektértekezlet, illetve Munkacsprt értekezletek; Egyéb, ad-hc értekezletek, megbeszélések. A PFB ülések rendje: A PFB üléseire kezdetben havi gyakrisággal kerül sr. A prjekt srán az ülésezési gyakriság a mindenkri igényeknek megfelelően váltztatható. Az ülések előkészítése a PFB vezetője által e feladatra kijelölt személy felelőssége (a PFB napirendi előterjesztéseinek figyelembevételével). A PFB a Prjektvezető napirendi javaslatai mellett bármilyen, a prjekt témájába tartzó pntt napirendjére vehet. A PFB döntéseit, előterjesztéseit, megállapításait íráss emlékeztetőben kell rögzíteni. A Prjektértekezletek rendje: A Prjektértekezletre heti rendszerességgel kerül sr. A prjekt végrehajtása srán az ülésezési gyakriság a mindenkri igényeknek megfelelően alakítható. A Prjektértekezleten a Prjektvezető és a Munkacsprt vezetők megvitatják, és a Prjektvezető dönt a PFB üléséről a Prjektértekezlet napirendjére utalt, valamint egyéb felmerülő tematikus kérdésekben, illetve rendszeresen beszámltatja a munkacsprtk vezetőit. A Prjektértekezlet feladata a srn következő PFB ülésre felterjesztendő témák megvitatása, a döntési javaslatk megfgalmazása és elfgadása. A PFB számára a Prjektvezető csak az általa érdemben megtárgyalt ügyeket terjesztheti elő, melyhez a javaslatát csatlja. 11
A Prjektértekezleten született döntéseket, előterjesztéseket, megállapításkat íráss emlékeztetőben kell rögzíteni. A fentebb felsrltakn kívül történő, knkrétabb kapcslattartást a PAD módsításakr célszerű meghatárzni a teljes prjektszervezet ismeretében. 3.4 IDŐJELENTÉS Az időjelentések az erőfrrás kntrll rendszer legfntsabb input adatai, a munkatársak munkaidejének felhasználásáról leadtt jelentés. Célja az, hgy lejelentett munkaórákat (vagyis a ráfrdításkat) költséghelyekhez (pl. prjekthez) rendelje, és a nyilvántartásból történő lekérdezésekkel (összesítéssel) releváns visszajelzést adjn a prjektvezetőnek az erőfrrás felhasználásáról. Ezáltal a prjektvezető átfgó képet kaphat a prjektben flyó munkákról, ami a döntéseiben, a minél magasabb szintű munkaerő-ptimalizációjában is segíti. (Pl. ellenőrizheti, hgy hány munkaórát használt fel az egyes prjektekhez, hgy ki mennyit dlgztt vagy mennyi szabadságt használt fel stb.) Az időjelentéseket célszerű egy erre a célra kialakíttt rendszerben vezetni, ahl minden hét elteltét követően mindenkinek kötelező ledlgztt óráit fél órás pntssággal, prjektenként/feladatnként lejelenteni. Az adtt prjekt felelőse (költséggazda) a jelentéseket jóváhagyja (esetleg elutasítja). Ez a rendszer biztsítja a munkatársak erőfrrásainak, leterheltségének számn tartását és kntrllját. 3.5 SZEMÉLYRE SZABÁS A prjekteket az alábbi ismérvek alapján érdemes kategrizálni és ennek megfelelően szűkíteni vagy bővíteni a prjektszervezet méretét, a prjekteszközök skféleségét valamint kiválasztani a prjekt támgatásáhz szükséges dkumentációkat illetve módszertankat. A prjekt mérete: függ a rendelkezésre álló pénzügyi frrástól, a prjektbe bevnt tagk létszámától, a leszállítandó anyag darabszámától és méretétől, illetve kmplexitásától, valamint a teljesítés időkereteitől Prjektkörnyezet: azt az összefüggés- és kapcslatrendszert nevezzük prjektkörnyezetnek, amelyben a prjekt kialakul és megvalósul, és amely hatással van a prjektre és/vagy érintett a prjekt által. Itt a legfntsabb ismérv az, hgy bevnunk-e a prjektmegvalósításába alvállalkzót illetve hgy hazai vagy nemzetközi környezetről beszélhetünk-e. Ez utóbbi esetben kiemelt figyelmet kell frdítani a megfelelő szabályzatk, prjektdkumentumk megválasztására és felhasználására uniós dkumentumk). Shadw prjektmenedzsment belső vagy külső szervezet bevnásával Shadw prjektvezetés srán a shadw prjektvezető a prjektvezető segítője, tanácsadója prjektmódszertani kérdésekben. A shadw prjektvezető a prjekt és a szervezet sikerességét szlgálja, mivel a teljes szerződött idejét a prjektvezetésre szentelheti, míg a szervezet saját humán erőfrrásai idejük egy részét más, szervezeten belüli feladatk és felelősségek ellátására frdíthatják. 12