Szervezetfejlesztési alprojekt az SZTE-n 2014. május 14. Dr. Majó Zoltán SZTE gazdasági és műszaki főigazgató Dr. Túróczi Imre rektor Szolnoki Főiskola
High Level Design Magas szintű rendszerkoncepció Premisszák, alapelvek rögzítése Súlyponti kérdések rögzítése Problématérkép összeállítása Stratégiai opciók kialakítása és megtárgyalása Stratégiai irányok eldöntése Kritikus folyamatok, területek azonosítása - Kulcsfolyamatok azonosítása - Kulcsfolyamatok aktuális helyzetének elemzése - Kulcsfolyamatok informatikai támogatottságának elemzése Javaslattétel a munkacsoport számára Folyamatok, szervezeti egységek, informatikai eszközök összerendelése Alkalmazás és modul szintű lehatárolás, alkalmazástérkép Integrációs kapcsolatok megtervezése Fejlesztési ütemterv
Problématérkép Információ és IT támogatás Hozzáférés hiánya Kompetenciahiány Nincs rendszeres tájékoztatás, képzés Integráltság hiánya Folyamatok Visszacsatolás hiánya Párhuzamos munkavégzés Egységes folyamatszabályozás hiánya (biz. album) Státuszkövetés nehézségei Magas átfutási idők Gazdálkodási jogkör Heterogén és széttagolt gazdálkodási struktúra Feladatok és kapacitások összhangjának hiánya
Fejlődés Folyamatok Vevők Teljesítmény TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004 A gazdálkodási terület céltérképe Jogszabályi megfelelés Hozzájárulás a fenntarthatósághoz Megfelelő ár-érték arány Valós információk időben történő biztosítása Elégedett gazdálkodási egységek Szolgáltatások előre meghatározott szinten történő teljesítése Egyértelmű, tiszta felelősségi rendszer (szétválasztás) Mérhető, szabályozott folyamatok Feladatok optimális telepítése Rendszeres értékelés, visszacsatolás Szolgáltatási képesség Ügyviteli és inf. rendszerek készségszintű ismerete Magas színvonalú, korszerű informatikai támogatás Egységes szabályozás, egységes értelmezés
A gazdálkodási keretrendszerre vonatkozó alapelvek 1. Szempontok Opciók Egyetemi egységek kezelése Egységes gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség Heterogén, de szabályozott gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség (kis egységek, nagy egységek) Heterogén gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség Kis egységek kezelése Részleges gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség Részleges gazdálkodási felelősség adminisztrációs felelősség nélkül Nagy egységek kezelése Részleges gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség Részleges gazdálkodási felelősség adminisztrációs felelősség nélkül Klinikai Központ kezelése Részleges gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség Részleges gazdálkodási felelősség adminisztrációs felelősség nélkül Helyi gazd. admin. kapacitás telepítése Kis egység és nagy egység Nagy egység és (kis egységeknél) Csak (kis és nagy egységeknél helyben) Kötelezettségvállalási jogosultság Részlegesen decentralizált Centralizált Ellenjegyzési jogosultság Kis egység és nagy egység Nagy egység és (kis egységeknél helyben) Beérkező számlák érkeztetése, iktatása Kis és nagy egység Nagy egység és (kis egységeknél helyben) Érvényesítés Kis és nagy egység Nagy egység és (kis egységeknél helyben) Utalványozás Kis és nagy egység Nagy egység és (kis egységeknél helyben) Utalványozás ellenjegyzése Kis és nagy egység Nagy egység és (kis egységeknél helyben) Csak Csak Csak Csak Csak Keretek kialakításának elvei Decentralizált, költséghely orientált Centralizált, téma és költséghely orientált Egységes elven kialakított, rugalmasan alábontható
A gazdálkodási keretrendszerre vonatkozó alapelvek 2. Szempontok Opciók Pénzforrások és keretek kapcsolata Keret szintű teljes összerendelés Keretcsoport szintű összerendelés Aszimmetrikus összerendelés Keret felülvizsgálatának tartalma Keretcsoporton belül átcsoportosítás lehetséges Keretcsoporton belül, között, de gazdasági egységen belül átcsoportosítás lehetséges Keretcsoporton belül, között és gazdasági egységek közötti átcsoportosítás lehetséges Keretek felülvizsgálatának rendszeressége - oktatás Keretek felülvizsgálatának rendszeressége - EÜ Havi felülvizsgálat Negyedéves felülvizsgálat Féléves felülvizsgálat Nincs évközi felülvizsgálat Havi felülvizsgálat Negyedéves felülvizsgálat Féléves felülvizsgálat Nincs évközi felülvizsgálat Kifizetési korlátok ütemezése Időarányos (1/12) Terv alapú, bevételek teljesülésével korrigált Vegyes Fedezetvizsgálat tartalma Keret szintű fedezetvizsgálat Keretcsoport szintű fedezetvizsgálat Pénzforrás-specifikus Ingatlanokkal kapcsolatos beruházási, felújítási és karbantartási döntések Egyetemi vezetés Gazdasági Főigazgató Gazdasági egység Ingatlanok értékesítése Egyetemi vezetés Gazdasági Főigazgató Gazdasági egység Ingatlan bérbeadása Gazdasági Főigazgató engedélyéhez kötött Gazdasági egység hatáskör a központi szabályozás betartása mellett Gazdasági egység Kontrolling funkció ellátása Decentralizált Nagy egységek és Kontrolling fókusza - oktatás Költséghelyi kontrolling Tényköltségszámítás szakok szintjén Indokolt- és tényköltség számítás Kontrolling fókusza - EÜ Költséghelyi kontrolling Top-down irányultságú költségviselő számítás Esetszintű költségszámítás
Kulcsfolyamatok összeállítása, változtatási javaslatok Kulcsfolyamatok Részfolyamatok Nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások Keretlekötés Kötelezettség -vállalás Átvétel/ teljesítésigazolás Számlaérkeztetés és kontírozás Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés Utalás és főkönyvi feladás Igénylés alapú, átutalással teljesülő kifizetések Igénylés Keretlekötés Kötelezettség -vállalás Átvétel/ teljesítésigazolás Pénzügyi elszámolás Áttárolás/ raktári kivét Készpénzes kiadások Előleg kiadása Számlaérkeztetés és kontírozás Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés Kifizetés elszámolása és főkönyvi feladás Átutalással teljesülő bevételek Kötelezettség -vállalás Számla kiállítása Számla érvényesítése Követeléskezelés Bevétel azonosítása és főkönyvi feladás Készpénzes bevételek Kötelezettség -vállalás Számla kiállítása Számla érvényesítése Követeléskezelés Befizetés elszámolása és főkönyvi feladás
Folyamat leírás minta Nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások Részfolyamat Tevékenység Leírás Szerepkör kis egység Szerepkör nagy egység Jelenlegi informatikai támogatás Átvétel / teljesítésigazolás Teljesítésigazolás elkészítése Teljesítésigazolás elkészítése, melyen szerepel a kötelezettségvállalásra vonatkozó hivatkozás (áru átvétele, nyilvántartásba vétel) Helyi Nagy egység Nincs Átvétel / teljesítésigazolás Teljesítésigazolás aláírása Teljesítésigazolás aláírása Kis egység teljesítés-igazoló Nagy egység teljesítés-igazoló Nincs Számlaérkeztetés és kontírozás Beérkező számla rögzítése A beérkező számla iktatása, kötelezettségvállalás hivatkozás ellenőrzése. TÜSZ, SAP Számlaérkeztetés és kontírozás Beérkező számla kontírozása A beérkező számla kontírozása. TÜSZ, SAP Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés Utalványrendelet nyomtatása Utalványrendelet elkészítése érvényesítő érvényesítő TÜSZ, SAP
Érintett funkciók Jellemzők TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004 A jövőbeli alkalmazás-portfóliót tervezése Kulcsfolyamatok További funkcionális elemek A rendszerfunkcionalitást folyamat alapon közelítjük meg, az egyes folyamatlépésekhez szerepköröket rendelünk. A rendszerfunkcionalitást terjedelem/követelmények meghatározásán keresztül közelítjük meg. Gazdasági események elszámolásának folyamata (nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások; igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások;készpénzes kiadások; átutalással teljesülő bevételek; készpénzes bevételek.) Gazdasági események során megjelenő, vagy azokhoz kapcsolódó funkcionális elemek: Facility management Eszköz- és készletmenedzsment Controlling/vezetői információszolgáltatás
Folyamat leírás minta Nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások Részfolyamat Tevékenység Leírás Szerepkör kis egység Szerepkör nagy egység Jelenlegi informatikai támogatás Átvétel / teljesítésigazolás Teljesítésigazolás elkészítése Teljesítésigazolás elkészítése, melyen szerepel a kötelezettségvállalásra vonatkozó hivatkozás (áru átvétele, nyilvántartásba vétel) Helyi Nagy egység Nincs Átvétel / teljesítésigazolás Teljesítésigazolás aláírása Teljesítésigazolás aláírása Kis egység teljesítés-igazoló Nagy egység teljesítés-igazoló Nincs Számlaérkeztetés és kontírozás Beérkező számla rögzítése A beérkező számla iktatása, kötelezettségvállalás hivatkozás ellenőrzése. TÜSZ, SAP Számlaérkeztetés és kontírozás Beérkező számla kontírozása A beérkező számla kontírozása. TÜSZ, SAP Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés Utalványrendelet nyomtatása Utalványrendelet elkészítése érvényesítő érvényesítő TÜSZ, SAP
Folyamat leírás minta Nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások Részfolyamat Tevékenység Leírás Jelenlegi szerepkör Szerepkör kis egység Szerepkör nagy egység Jelenlegi informatikai támogatás Jövőbeli informatikai támogatás Átvétel / teljesítésigazolás Teljesítésigazolás elkészítése Teljesítésigazolás elkészítése, melyen szerepel a kötelezettségvállalásra vonatkozó hivatkozás (áru átvétele, nyilvántartásba vétel) O: egységek, E: egységek Helyi Nagy egység Nincs ERP eszköz/készlet modul Átvétel / teljesítésigazolás Teljesítésigazolás aláírása Teljesítésigazolás aláírása O: egységek, E: egységek Kis egység teljesítésigazoló Nagy egység teljesítésigazoló Nincs Iratkezelő Számlaérkeztetés és kontírozás Beérkező számla rögzítése A beérkező számla iktatása, kötelezettségvállalás hivatkozás ellenőrzése. O: egységek, E: adm. TÜSZ, SAP Iratkezelő, ERP pénzügyi modul Számlaérkeztetés és kontírozás Beérkező számla kontírozása A beérkező számla kontírozása. TÜSZ, SAP ERP pénzügyi modul Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés Utalványrendelet nyomtatása Utalványrendelet elkészítése érvényesítő érvényesítő érvényesítő TÜSZ, SAP ERP pénzügyi modul
Alkalmazástérkép Jelenlegi
Alkalmazástérkép Tervezett
Előzetes ütemezés Feladatok Q1 Q2 Q3 Q4 Folyamatszervezés és követelményspecifikáció elkészítése Folyamatszervezés és bizonylati album kidolgozása Informatikai rendszerkövetelmények, integrációs követelmények részletes kidolgozása 2014 2015 2016 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2017 Q1 Q2 Beszerzési eljárás lebonyolítása Rendszerbevezetés I. ütem ERP és FM Követelmények pontosítása Rendszertervezés Fejlesztés és paraméterezés Tesztelés Migráció/Ősfeltöltés Oktatás Éles indulás Rendszerbevezetés II. ütem KV CO és VIR Követelmények pontosítása Rendszertervezés Fejlesztés és paraméterezés Tesztelés Oktatás Éles indulás
Mi történt Szolnokon? 1. Igényfelmérés, egyeztetés 2. Konzultációk helyi munkatársakkal 3. Közbeszerzési folyamatok bonyolítása Szoftverfejlesztés Szervezeti fejlesztés
Lezárt közbeszerzések I. Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer szolgáltatásainak továbbfejlesztése Egységes Tanulmányi Rendszer (Neptun) fejlesztése, hallgatói azonosító és fizető kártya bevezetése
Lezárt közbeszerzések II. Szervezetfejlesztési szakértői tevékenység Határidő: 2014. június 30. Gazdasági rendszerek átvilágításához kapcsolódó tréning Határidő: 2014. június 30. Vezetők gazdasági/gazdálkodási képzése Határidő: 2014. szeptember 30.
Kapcsolódó fejlesztési területek Adattár alapú vezetői információs rendszer továbbfejlesztése Szervezetfejlesztési tevékenység után, kontrolling rendszer véglegesítését követően.
Köszönöm a figyelmet! Dr. Majó Zoltán SZTE gazdasági és műszaki főigazgató Dr. Túróczi Imre rektor Szolnoki Főiskola