Projektötletek nyilvántartása - pályázatkeresés (PALY-100)

Átírás

1 és Innovációs Főosztály Ötletgazda () Projektötletek nyilvántartása - pályázatkeresés (PALY-100) Információ előkészítés alatt álló pályázatokról lehetőség vizsgálata, döntés a pályázaton való indulásról van nincs.xls Aktuálisan kiírt pályázatok tájékoztató Projektötlet / igény felmerülése Van olyan konkrét pályázati kiírás, ami a projektötlethez illeszkedik? MS Excel kitöltése és továbbítása Értesítés projektötlethez illeszkedő pályázati lehetőségről PALY-200 Pályázat előkészítése PIF pályázati honlap lehetőségek feltöltése és hírlevél küldése ( ) Tájékoztató küldése projektötlethez kapcsolódó pályázati kiírásról lehetőségek megjelenése Az Egyetem és/vagy potenciális pályázók számára releváns lehetőségek kiválasztása MS Excel fogadása és az adatok rögzítése Projektötletekhez illeszkedő pályázati lehetőségek keresése Fájl neve: 1sz. melléklet Projektötletek és pályázatkezelés folyamatai.vsdx Oldal: 1/6

2 Kancellár Rektor és Innovációs Főosztály vezető Pályázat előkészítése, előterjesztése (PALY-200) PALY-100 Pályázat-benyújtási szándék portál adatlap (előterjesztés) kitöltése PALY-300 Pályázat kidolgozása Értesítés pályázat kidolgozása Értesítés pályázati előterjesztés elutasításáról Értesítés a kiemelt státuszról PALY-300 Pályázat kidolgozása Értesítés küldése pályázat előterjesztés elindításáról, pályázati kiírás csatolása kiírás portál adatlapon a státusz beállítása kijelölése javalatok összesítése Rangsorolás szükséges? Kiemelt projekt? koncepció kidolgozása Rangsorolási javaslat készítése és továbbítása Poszeidon/PIF tárhely elutasításának jóváhagyásának rögzítése előterjesztés elutasítva Döntés rangsorolásról Pályázat kidolgozása? Döntés rangsorolásról Fájl neve: 1sz. melléklet Projektötletek és pályázatkezelés folyamatai.vsdx Oldal: 2/6

3 Közbeszerzési Főosztály PIF vezető, referens Kari jóváhagyó (dékán, kari gazdasági vezető) koncepció és anyag kidolgozása, jóváhagyása (PALY-300) PIF ellenőrzés Kari ellenőrzés Pályázat részletes szakmai tartalma PALY-200 Pályázat anyag kidolgozása Pályázat koncepcionális tervének feltöltése költségvetés humán erőforrás terv PALY-400: A pályázat benyújtás benyújtásra előkészíthető elutasítva PIF értesítése a pályázati anyagról Pályázat közbeszerzési terve anyag módosítása (PIR referenstől kari jóváhagyási feladatról) Egyeztetés kari jóváhagyóval költségvetésről, erőforrástervről tervek megefelelőek? jóváhagyáshoz szükséges sablonok, eljárásrend megküldése portál Pénzügyi vezető/ elszámolást végző munkatárs kijelölése közbeszerzési terv továbbküldése szakértőhöz Rátervezett humán erőforrások Költségvetés sarokszámainak tervek megefelelőek? Közbeszerzési terv Fájl neve: 1sz. melléklet Projektötletek és pályázatkezelés folyamatai.vsdx Oldal: 3/6

4 Rektor Kancellár Kari jóváhagyó (gazd.vezető/ dékán) anyag aláíratása és benyújtása (PALY-400) PIF adatszolgáltatás Aláírás PALY-300 Pályázat anyag kidolgozva Az ellenőrzés adatlap véglegesítése adatlap nyomtatása adatlap és nyilatkozat aláírása nyomtatása feltöltése anyag beadva, nyilvántartva Dékán és ellenjegyző aláírása Költségvetés ellenjegyzése adatlap kitöltése megfelelő? Pályázathoz szükséges nyilatkozatok csatolása feltöltve? Aláírt pályázati feltöltése anyag aláiratása anyag aláiratása Fájl neve: 1sz. melléklet Projektötletek és pályázatkezelés folyamatai.vsdx Oldal: 4/6

5 Közbeszerz ési Főosztály Számviteli, Kontrolling és Pü.i Ig. Kötelezettségváll alásra jogosult Elnyert pályázatok indítása vagy módosítása (PALY-500) Elnyert pályázat Elnyert pályázat szakmai anyagainak Erőforrásterv véglegesítése Költségvetés Pályázat pénzügyi/jogi/személyi feltételei módosulnak Értesítés Projekt szakmai megvalósítása Megkezdhető/folytatható Pályázat elnyerésének rögzítése anyagok, javaslat a szerződés aláírására Támogatási szerződés Aláírási jogkör delegálási igény továbbítása Igény van a projektben az aláírási jogkör ledelegálására projektvezetőre? Pályázat pénzügy/ jogi/ személyi következményeinek rögzítése, továbbítása PIF vezető ellenjegyzés, továbbítás aláírásra Döntés szerződés aláírásáról támogatási szerződés aláírása elutasítva Aláírható a támogatási szerződés? Támogatási szerződés aláírása Pézügyi Központ igénylés Keretnyitás SAP költségvetési terv rögzítése, véglegesítése SAP Erőforrásterv felhasználás rögzítése Intézményi közbeszerzési terv módosítása Fájl neve: 1sz. melléklet Projektötletek és pályázatkezelés folyamatai.vsdx Oldal: 5/6

6 Számv., Kontr. és Pü-i Igazgatóság Pénzügyi vezető Ellenjegyző Pályázatok elszámolása (PALY-600) Elszámolás/ beszámoló szükséges Kifizetéshez kapcsolódó előkészítése (árajánlatok, szerződés stb. Elszámoláshoz kapcsolódó szakmai jelentés előkészítése elszámolás benyújtása Pénzügyi elszámolás ellenjegyzése Projekthez kapcsolódó papír alapú dokumentumok összegyűjtése (számlák, szerződések) Elszámolási adatok összesítése és összevetése az előzetes tervekkel Poszeidon/PIF tárhely Elszámolás nyilvántartás vezetése Eredeti számlák, bizonylatok őrzése Elszámoláshoz szükséges számlák, bizonylatok záradékolása Teljes elszámolási ellenjegyzésre előkészítése elszámolás feltöltése Automatikus SAP job riportok Számlák, számlák kifizetéséhez kapcsolódó dokumentumok, bizonylatok átadása SAP Projekt pénzügyi központhoz tartozó bevételek, kiadások listázása Fájl neve: 1sz. melléklet Projektötletek és pályázatkezelés folyamatai.vsdx Oldal: 6/6