BUDAPEST FŐVÁROS XXIII.KERÜLET SOROKSÁRI POLGÁRMESTERI HIVATAL BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉGÉNEK STRATÉGIAI ELLENŐRZÉSI TERVE MÓDOSÍTÁSA

Átírás

1 BUDAPEST FŐVÁROS XXIII.KERÜLET SOROKSÁRI POLGÁRMESTERI HIVATAL BELSŐ ELLENŐRZÉSI EGYSÉGÉNEK STRATÉGIAI ELLENŐRZÉSI TERVE MÓDOSÍTÁSA Készítette: Beszené Uhrin Gyöngyi belső ellenőrzési vezető Benkó Péter belső ellenőr

2 Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksári Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési egységének évi stratégiai ellenőrzési terve az alábbiak szerint módosul: 1. Ahol a stratégiai tervben önállóan működő fogalom szerepel, annak helyére a gazdasági szervezettel nem rendelkező fogalom kerül. A stratégiai terv 1. fejezetében a stratégiai tervezésnél figyelembe vett folyamatok felsorolása az alábbiakra módosul: Költségvetés tervezés Rendszeres személyi juttatások Nem rendszeres személyi juttatások Működési és felhalmozási kiadások kifizetése Házipénztári pénzkezelés Közbeszerzési tevékenység Feleslegessé vált eszközök feltárása, hasznosítása, selejtezése Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok EU-s pályázatok Önkormányzati üdülők működtetése Civil szervezetek támogatása Egyedi támogatási kérelmek Nemzetiségi önkormányzatok ügyintézése Ügyviteli folyamat Szerződéskötés folyamata A stratégiai terv 3.1. fejezetében a Polgármesteri Hivatal folyamatainak rangsorolása az alábbiakra módosul: Polgármesteri Hivatal folyamatainak rangsorolása: pont 1. EU-s pályázatok 3,00 2. Feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosítása 3,00 3. Civil szervezetek támogatása 3,00 4. Rendszeres személyi juttatások 3,00 5. Egyedi támogatási kérelmek 3,00 6. Nemzetiségi önkormányzatok ügyintézése 2,75 7. Ügyviteli folyamat 2,73 8. Házipénztári pénzkezelés 2,70 9. Nem rendszeres személyi juttatások 2, Költségvetés tervezés 2, Közbeszerzési tevékenység 2, Szerződéskötés folyamata 2, Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok 2, Működési és felhalmozási kiadások kifizetése 2, Önkormányzati üdülők működtetése 2,17

3 A stratégiai terv 6. fejezetében a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Egysége által vizsgált területeknél, a megállapodás alapján végzett belső ellenőrzés pont kiegészül az Egészségügyi és Szociális Intézménnyel. Jelen módosítás 1. számú melléklete a stratégiai terv 1. számú melléklete helyébe lép. A stratégiai terv 5. számú melléklete kiegészül jelen módosítás 2. számú mellékletével. Jelen módosítás január 01-től lép hatályba, a stratégiai terv egyéb rendelkezései nem módosulnak. 2. Budapest, november 19. Beszené Uhrin Gyöngyi belső ellenőrzési vezető

4 1. számú melléklet A Polgármesteri Hivatal fő folyamatainak kockázatelemzése a stratégiai tervhez Fő folyamatok i tényezők Sorszám valószinűség hatás Összesen I.1. Költségvetés tervezés Jogszabályok be nem tartása Téves adatszolgáltatás Költségvetési hiány tervezése Véleményezés, ill. annak csatolásának elmaradása átlagos értéke I.2. Egyeztetés elmaradása az intézményvezetőkkel Hiányos költségvetési koncepció Hiányos költségvetési rendelet Jogszabályváltozás Folyamat öszesen: 24 2,67 Rendszeres személyi juttatások Téves adatfelvétel, adatrögzítés, felvezetés, dokumentumkitöltés Előirányzat túllépés Nem megfelelő, vagy nem határidőben történő számfejtés Téves adatszolgáltatás Téves könyvelés Pontatlan statisztika készítése Folyamat öszesen: 21 3,00 I.3. Nem rendszeres személyi juttatások Téves felvezetés Téves igényösszesítés Közbeszerzési eljárás lebonyolításában rejlő kockázatok Jogszabályi előírások be nem tartása Késedelmes, téves kifizetés Téves összeg számfejtése Téves nyilvántartás vezetés Számítógépes rendszer hibája Téves könyvelés Folyamat öszesen: 27 2,70 I.4. Működési és felhalmozási kiadások kifizetése Teljesítés-igazolás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés elmaradása Határidő be nem tartása Számlaellenőrzés elmaradása A számlát késve kapja meg a pénzügyi osztály Határidőn túli kifizetés Téves felvezetés Szerződés tartalma nem megfelelő Nem engedélyezett beszerzés Folyamat öszesen: 18 2,25 valószínűség, hatás: 1 - alacsony, 2 -közepes, 3 - magas

5 Fő folyamatok i tényezők Sorszám valószinűség hatás Összesen I.5. Házipénztári pénzkezelés Téves összeg felvétele Teljesítés-igazolás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés elmaradása Téves könyvelés Téves összeg bevételezése Nem a feljogosított személy ír alá (telj.ig., érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés) Téves kifizetés Téves számlafelvezetés a pénztárjelentésben Téves, hiányos analitikus nyilvántartás Nem határidőben történő elszámolás Ellenőrzés elmaradása átlagos értéke Folyamat öszesen: 27 2,70 I.6. Közbeszerzési tevékenység Nem teljeskörű, hibás terv Nem a jogszabályoknak megfelelő terv Nem indokolt, nem megfelelő tervmódosítás Szakmailag nem megfelelő emberek megbízása Tévesen kitöltött ajánlati felhívás Nem készül el határidőben az ajánlatkérői dokumentáció Nem jelenik meg időben a hirdetmény Dokumnentálás elmulasztása Téves eredmény Szerződés tartalma nem a jogszabályoknak megfelelő Dokumentumok megküldésének elmulasztása Megtámadhatóság Nem megfelelő éves statisztika Egyenlő bánásmód figyelmen kívül hagyása Folyamat öszesen: 39 2,60 I.7. Feleslegessé vált eszközök feltárása, hasznosítása, selejtezése Feleslegessé vált eszközök feltárása nem történik meg Selejtezési bizottság kijelölésének elmaradása Megbízólevelek hiánya Szakvélemény hiánya Nem készül el a jegyzék a leltár megkezdéséig Számviteli nyilvántartásból nem vezetik ki Hasznosítás módja nem kerül meghatározásra Selejtté válás okait és selejtezés módját nem rögzítik Selejtezési jegyzőkönyv jóváhagyásának elmaradása Nem készül el határidőre, vagy nem a megfelelő tartalommal, a leltározási ütemterv Leltárkörzetek kijelölése nem történik meg Pontatlan leltárfelvétel Eltérések okait nem tárják fel Számviteli rendezés elmarad Elmarad a személyi felelősségre vonás Folyamat öszesen: 48 3,00 valószínűség, hatás: 1 - alacsony, 2 -közepes, 3 - magas

6 I.8. Sorszám Fő folyamatok i tényezők valószinűség hatás Összesen Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok Egyeztetés elmaradása Hiányos kimutatás Téves elszámolás (ÉCS) Nem kapja meg a pénzügyi osztály határidőben az adatokat Téves adatok bekerülése Leltározás elmaradása Hiányos beszámoló (szöveges indoklás) átlagos értéke Folyamat öszesen: 21 2,33 III.1. EU-s pályázatok információhiány határidő be nem tartása pályázat készítés nehézségei Nem megfelelő projektszervezet forráshiány hibás dokumentumok körülményváltozás III.2. Folyamat öszesen: 21 3,00 Önkormányzati üdülők működtetése Nyilvántartás valótlansága Helytelen adóbevallás Határidő be nem tartása Adófizetés elmaradása Bevétel emaradása Nem megfelelő őrzés Folyamat öszesen: 13 2,17 III.3. Civil szervezetek támogatása Hibás pályázati felhívás elkészítése, megjelentetése Pályázat eltűnése Hiányos iktatás Hiányos, nem megfelelő tartalmú pályázat Felhívás kiküldésének elmaradása Hiánypótlások nem jogszabály szerinti ellenőrzése Hibás adatok közzététele, közzététel elmulasztása Előterjesztés elkészítésének elmulasztása Hibás adatszolgáltatás Döntési határidő be nem tartása Értesítő hibás kiküldése Hibás szerződés megkötése Hibás számlák, szakmai beszámoló hiánya Ellenőrzés elmaradása Hibás felszólítás kiküldés Hibás visszafizetésre kötelezettség Folyamat öszesen: 51 3,00 III.4. Egyedi támogatási kérelmek Iktatás elmaradása, nem megfelelő helyre történő iktatás Hibás adatok közzététele Hibás táblázat Ellenőrzés elmaradása Hibás adatszolgáltatás Hibás szerződés Hibás számlák, szakmai beszámoló hiánya Hibás kiküldás Folyamat öszesen: 27 3,00 valószínűség, hatás: 1 - alacsony, 2 -közepes, 3 - magas

7 III.5. Sorszám Fő folyamatok i tényezők valószinűség hatás Összesen Nemzetiségi önkormányzatok ügyintézése jogszabálysértés Munkaterv figyelmen kívül hagyása Hibás meghívótervezet Előterjesztések elkészítésének elmaradása Nem hiteles előterjesztés Meghívó elkészítésének elmaradása Lakosság tájékoztatásának elmulasztása Jegyzőkönyv elkészítésének hiánya Jegyzőkönyv ellenőrzésének hiánya Hiányos iktatás Döntés meghozatalának elmulasztása átlagos értéke Folyamat öszesen: 33 2,75 III.6. Ügyviteli folyamat Átvételi bizonylat kitöltése hiányos, vagy elmarad Szabályszerű érkeztetés elmaradása Téves, jogosulatlan bontás Hiányos dokumentáció Késedelmes továbbítás, késedelmes átvétel Késedelmes, vagy hiányos szignálás Késedelmes átadás, vagy az átadás elmarad Téves előzményezés, vagy az előzményezés elmaradása Késedelmes, téves iktatás Intézkedés dátuma, vagy hatósági statisztikai adatok hiányosak Téves hatósági statisztikai kódok rögzítése Irat elsorolása, határidős irat irattárba való elhelyezése Téves intézkedési/határidő dátum feltüntetés miatt, vagy téves irattári elhelyezés miatt a megküldés elmarad Nem selejtezhető tételek selejtezése Levéltári kapacitás hiányában az átvétel elmarad Folyamat öszesen: 41 2,73 III.7. Szerződéskötés folyamata Szerződéskötés elmaradása ellátatlan feladatot jelenthet A Kbt. esetleges figyelmen kívül hagyása, vagy megsértése Belső szabályzat megsértése, szakértelem nélküli eljárás lefolytatása A szerződéstervezet tartalmi jogi hibái, az önkormányzat, hivatal érdekeinek figyelmen kívül hagyása Az esetleges jogilag aggályos részek ki nem szűrése Jogi ellenőrzés kihagyása A Ptk-ban foglalt együttműködési kötelezettség megsértése Döntésre jogosult kihagyása Fedezethiány mellett kötendő szerződés, és a költségvetési rendelet megsértése Belső szabályzat megsértése, Áht. megsértése Alaki hibás szerződés Nyilvántartási, iktatási szabályok megsértése Szerződésszegés Folyamat öszesen: 31 2,38 valószínűség, hatás: 1 - alacsony, 2 -közepes, 3 - magas

8 Folyamatok rangsorolása: Folyamat megnevezése pont 1. EU-s pályázatok 3,00 2. Feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosítása 3,00 3. Civil szervezetek támogatása 3,00 4. Rendszeres személyi juttatások 3,00 5. Egyedi támogatási kérelmek 3,00 6. Nemzetiségi önkormányzatok ügyintézése 2,75 7. Ügyviteli folyamat 2,73 8. Házipénztári pénzkezelés 2,70 9. Nem rendszeres személyi juttatások 2, Költségvetés tervezés 2, Közbeszerzési tevékenység 2, Szerződéskötés folyamata 2, Havi, negyedéves, éves zárlati feladatok 2, Működési és felhalmozási kiadások kifizetése 2, Önkormányzati üdülők működtetése 2,17 1-2,99 alacsony kockázatú folyamat 3,00-4,99 közepes kockázatú folyamat 5 - magas kockázatú folyamat

9 S. sz. Fő folyamatok / i tényezők Az intézmények fő folyamatainak kockázatelemzése a stratégiai tervhez Soroksári Intézményellátó Központ hatás Össze-sen átlagos értéke valószínű-ség valószínű-ség 2. számú melléklet Egészségügyi és Szoc. Int. hatás Össze-sen átlagos értéke 1. Költségvetés tervezés határidő be nem tartása téves adatszolgáltatás emberi tévedés számszaki tévedés Folyamat öszesen: 8 2, ,00 2. Rendszeres személyi juttatások 3. téves adarögzítés téves besorolás előirányzat túllépés adathiány, adateltérés Folyamat öszesen: 12 3, ,00 Nem rendszeres személyi juttatások téves adatrögzítés téves adatok határidő be nem tartása hiányos adatszolgáltatás hiányos, téves nyilvántartás Folyamat öszesen: 6 1, ,00 4. Dologi kiadások 5. téves felvezetés szerződés tartalma nem felel meg a jogszabályoknak tévesen kiállított számla elfogadása igazolás elmaradása késve érkezik meg a számla a pénzügyre nyilvántartás-készpénz összege nem egyezik téves összeg kifizetése téves összesítés hiányos, téves nyilvántartás Folyamat öszesen: 17 1, ,22 Feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosítása felesleges eszközök feltárása nem történik meg pontatlan leltárfelvételi ívek eltérések okait nem tárják fel Folyamat öszesen: 4 1, ,00 6. Beszámoló készítés egyeztetés elmaradása téves adatok megadása hiányos beszámoló Folyamat öszesen: 3 1, ,00 valószínűség, hatás: 1-alacsony, 2-közepes, 3-magas