Szervezetfejlesztés Nagykőrös Város Önkormányzatánál az ÁROP 3.A számú pályázat alapján. Támogató és szakmai folyamatok átalakítása

Átírás

1 Szervezetfejlesztés Nagykőrös Város Önkormányzatánál az ÁROP 3.A számú pályázat alapján Támogató és szakmai folyamatok átalakítása

2 Tartalom 1. BEVEZETÉS A MODELLEZÉS SORÁN FELHASZNÁLT OBJEKTUMOK MAGYARÁZATA ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS Önköltségszámítás előkészítése Önköltségszámítás alapjainak kidolgozása Önköltségszámítás gazdálkodónkénti kidolgozása Havi önköltségszámítás PH havi önköltségszámítás NSZK havi önköltségszámítás KÖVA-KOM havi önköltségszámítás Önköltségek kiértékelése Önköltségek havi/negyedéves/éves kiértékelése Önköltségek elemzése KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS NYILVÁNTARTÁS Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása Kötelezettségvállalások kezelése Személyi jellegű kifizetések és járulékaik kezelése Rendszeres dologi beszerzések kezelése Közüzemi szolgáltatók kezelése Engedélyezett készpénzes eseti beszerzés kezelése BESZERZÉS Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések Működtetéshez, üzemeltetéshez kapcsolódó beszerzések előkészítése Működtetéshez, üzemeltetéshez kapcsolódó beszerzések lebonyolítása Egyedi beszerzések (beruházás, felújítás, rendezvények szereplői) Egyedi beszerzések előkészítése Egyedi beszerzések lebonyolítása

3 1. BEVEZETÉS Jelen dokumentum a Nagykőrös Város Önkormányzata az ÁROP-3A számú, Szervezetfejlesztés Nagykőrös Város Önkormányzatánál című pályázaton elnyert támogatásból megvalósuló projekt részfeladatát képező, kiválasztott három folyamat felülvizsgálatának és újratervezésének eredményét mutatja be. A három folyamat kiválasztása az alábbi szempontok alapján történt: meghatározó szerepe legyen a feladatalapú finanszírozás támogatásában, nyújtson hatékony támogatást a gazdálkodás hatékonyságának növelésében, adjon megbízható támogatást az Önkormányzat likviditási helyzetének stabilizálásában. A megfogalmazott követelmények alapján a választás a funkcionálisan és nem szervezetileg - központosított Beszerzés; a teljeskörű, gazdálkodási kereteken alapuló Kötelezettségvállalás; valamint a kontrolling tevékenységet támogató Önköltségszámítás és elemzés funkciókra esett. A három funkció szabályozott bemutatása folyamat modellekkel történik, melyek előállítása a MEGA HOPEX VR1 modellező eszköz használatával történt. 3

4 2. A MODELLEZÉS SORÁN FELHASZNÁLT OBJEKTUMOK MAGYARÁZATA A modellek elkészítéséhez a MEGA HOPEX VR1 kiadását használtuk, amely az egyike a legkorszerűbb folyamatmodellező alkalmazásoknak. A kialakított modellezési elv a nemzetközileg elfogadott BPMN szabványon alapul, amelyet a MEGA teljes mértékben támogat. A BPMN szabványnak megfelelően a következő objektumokat használtuk a modellezés során Név Leírás Grafikus megjelenítés Medence (Pool) Lényegében magát a modellezett folyamatot jelző objektum.minden olyan objektum, amely az adott medence határain belül található, az a folyamatokon belüli történéseket ábrázolja. 4

5 Uszodasáv (Lane) Az uszodasáv a folyamaton belüli szereplők bemutatására alkalmas elem, jellemzően egy vagy több szereplő tartozik egy uszodasávhoz. Szereplő (Participant) A folyamat szempontjából a szereplő az az adott személy, aki a folyamat végrehajtásában tevőlegesen részt vesz, végrehajt bizonyos tevékenységeket, stb. Szereplő Tevékenység (Operation) Informatikai rendszer (System Used) A folyamat azon eleme, amely egy végrehajtandó tevékenységet ír le, pl. értesítés elküldése, stb. Az egyes tevékenységek végrehajtása során felhasznált informatikai rendszerek Tevékenység 1 5

6 Adat objektum Üzenet folyam (Message Flow) Szekvencia folyam (Sequence flow) Kezdő esemény (Start Event) Záró esemény (End Event) Köztes esemény (Catching/Throwing) A folyamatban, a tevékenységek végrehajtása során inputként felhasznált vagy outputként előállított dokumentum, információ, amelyet jellemzően tevékenységhez kapcsoltan ábrázolhatunk. Az üzenet folyam a folyamat környezete és a folyamat egyes tevékenységei közötti kommunikáció megjelenítésére szolgál. A folyamat lefutását jelző objektum, amely kizárólag a folyamaton belül használható. Adat objektum csatolható hozzá. A folyamat indítását kiváltó esemény, lehet a hónap egy bizonyos napja, vagy egy üzenet, információ megérkezése A folyamat vagy folyamatág befejeződését jelző objektum. A köztes események a folyamat lefutása során használt események, amelyek egy elért állapot Adat objektum Tevékenység 1 Tevékenység 2 Start End Catching Throwing 6

7 Kizáró VAGY átjáró (Exclusive gateway) VAGY átjáró (Inclusive Gateway) ÉS átjáró (Parallel Gateway) megjelenítésére alkalmasak. A folyamat elágaztatása esetén az IGEN/NEM döntések megjelenítésére alkalmas objektum Meghatározott feltételek teljesülése esetén a folyamatot a megfelelő ágra irányítja. A folyamat lefutása két vagy több ágon egyszerre történik, párhuzamos munkavégzés megjelenítésére használható objektum Kizáró VAGY átjáró VAGY átjáró ÉS átjáró 7

8 3. ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁS Az egységes,- a gazdálkodás teljes folyamatát megfelelően támogató önköltségszámítás megvalósításához elengedhetetlen követelmény, hogy egy adott intézmény egy kalkulációs egység típusára vonatkozóan minden költség 8

9 neme egyetlen intézmény költségvetésében, ill. könyvelésében szerepeljen (pl. óvoda karbantartás anyaga és bére), vagy képes legyen a számítógépes rendszer utókalkulációt ellátó funkciója a költségek intézmények közti átterhelésére. Az önköltségszámítási modell tartalma a fenti négy funkcióba tartozó tevékenységekből épül fel. Az egyes tevékenységekhez hozzárendelt annak végrehajtója és kimenete, eredménye. 9

10 3.1. Önköltségszámítás előkészítése Önköltségszámítás alapjainak kidolgozása 10

11 Kalkulációs egység (feladat, költségviselő; költséghely) típusok meghatározása, karbantartása: a feladat végrehajtója PH Pénzügyi Iroda kontrollere; a tevékenység outputja az aktuális kalkulációs típusokat tartalmazó dokumentum, ami ott letárolásra kerül, és továbbításra az önköltségszámítást végző szervezeteknek (Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere. Kalkulációs egység azonosító kódok kialakítása, karbantartása: a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere, aki elvégzi a számítógépes rendszerben a kalkulációs egység kódok karbantartását. Költséghely típusok (alap-, mellék- és kiegészítő tevékenységek féleségei) meghatározása, karbantartása; a feladat végrehajtója a Pénzügyi Iroda, kontroller; a tevékenység outputja az aktuális költséghely típusokat tartalmazó dokumentum, ami ott letárolásra kerül, és továbbításra az önköltségszámítást végző szervezeteknek (Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere). Költséghely típusok karbantartása; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere. A tevékenység outputja a számítógépes rendszerben rögzítendő. Költséghely azonosító kódok kialakítása, karbantartása; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere. A tevékenység outputja a számítógépes rendszerben rögzítendő. Kalkulációs egységre közvetlenül elszámolandó kiadások, költséghelyi általános és intézményi/társasági általános kiadások meghatározása; a feladat végrehajtója Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere, a tevékenység outputja az elszámolandó költségek javaslatát tartalmazó dokumentum, amelyet a Polgármesteri Hivatal Pénzügy Irodája részére továbbítanak jóváhagyásra. 11

12 Önköltségszámítás gazdálkodónkénti kidolgozása 12

13 A folyamat indulásához a közvetlenül és felosztáson alapulva elszámolni kívánt költségekre vonatkozó javaslatok megérkezése szükséges. A különböző módon elszámolni kívánt költségek jóváhagyásához a megküldött dokumentumok szolgálnak inputként, a feladat végrehajtója a Pénzügyi Iroda. Amennyiben a javaslat nem kerül elfogadásra, úgy az érintett gazdálkodó szervet írásban értesíti az elutasításról és új javaslatot kér az elszámolandó költségekre. Általános kiadások felosztására használandó naturália típusok meghatározása; a feladat végrehajtója Pénzügyi Iroda; a tevékenység outputját tartalmazó dokumentum ott letárolásra kerül, és továbbításra az önköltségszámítást végző szervezeteknek (Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere). Naturáliák számbavétele, számítógépes rendszerbe rögzítése; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere. Felosztási algoritmusok meghatározása, jóváhagyásra továbbítása; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere. Felosztási algoritmusok jóváhagyása, egységesítése megküldése Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollerének; a feladat végrehajtója a Pénzügyi Iroda. Amennyiben a megküldött felosztási algoritmus nem kerül jóváhagyásra, úgy az érintett szervezet kontrollerét értesíti az algoritmus módosításának szükségességéről; a feladat végrehajtója a Pénzügyi Iroda 13

14 3.2. Havi önköltségszámítás PH havi önköltségszámítás 14

15 A feladatok végrehajtója a Polgármesteri Hivatal könyvelése Szükség esetén új kalkulációs egység, illetve költséghely azonosító felvétele az előző funkció szerint. Szállítói számlák kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Bérfeladás kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Kiadást érintő vegyes könyvelési tételek kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. A tárgyhavi tételek lekönyvelésének megtörténte után általános költségek felosztása; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal kontrollere: o költséghelyi általános kiadások felosztása a költséghelyhez tartozó kalkulációs egységekre o az intézményi általános kiadások felosztása az intézményhez tartozó kalkulációs egységekre Kalkulációs egységek fajlagos önköltségének meghatározása; a feladat végrehajtója a Polgármesteri Hivatal kontrollere 15

16 NSZK havi önköltségszámítás 16

17 A feladatok végrehajtója a NSzK könyvelése Szükség esetén új kalkulációs egység, illetve költséghely azonosító felvétele az előző funkció szerint. Szállítói számlák kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Raktári kivételezések kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Bérfeladás kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Kiadást érintő vegyes könyvelési tételek kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. A tárgyhavi tételek lekönyvelésének megtörténte után általános költségek felosztása; a feladat végrehajtója a NSzK kontrollere: o költséghelyi általános kiadások felosztása a költséghelyhez tartozó kalkulációs egységekre o az intézményi általános kiadások felosztása az intézményhez tartozó kalkulációs egységekre Kalkulációs egységek fajlagos önköltségének meghatározása; a feladat végrehajtója a NSzK kontrollere 17

18 KÖVA-KOM havi önköltségszámítás 18

19 A feladatok végrehajtója a KÖVA-KOM könyvelése Szükség esetén új kalkulációs egység, illetve költséghely azonosító felvétele az előző funkció szerint. Szállítói számlák kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Raktári kivételezések kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Bérfeladás kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. Kiadást érintő vegyes könyvelési tételek kalkulációs egységekre, illetve költséghelyekre könyvelése. A tárgyhavi tételek lekönyvelésének megtörténte után általános költségek felosztása; a feladat végrehajtója a KÖVA-KOM kontrollere: o költséghelyi általános kiadások felosztása a költséghelyhez tartozó kalkulációs egységekre o az intézményi általános kiadások felosztása az intézményhez tartozó kalkulációs egységekre Kalkulációs egységek fajlagos önköltségének meghatározása; a feladat végrehajtója a KÖVA-KOM kontrollere 19

20 3.3. Önköltségek kiértékelése Önköltségek havi/negyedéves/éves kiértékelése A feladatok végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere: 20

21 Kalkulációs egységek bázis időszaki fajlagos önköltségének összevetése tárgyidőszakéval; eltérés %-ának meghatározása kimutatás készítése. Kalkulációs egységek előző időszaki fajlagos önköltségének összevetése tárgyidőszakéval; eltérés %-ának meghatározása, kimutatás készítése. Kalkulációs egységek bázis időszaki teljes önköltségének és a kalkulációs egységek számosságának összevetése tárgyidőszakéval; eltérések mértékeinek és %-ának meghatározása, kimutatása. Kalkulációs egységek előző időszaki teljes önköltségének és a kalkulációs egységek számosságának összevetése tárgyidőszakéval; eltérések mértékeinek és %-ának meghatározása, kimutatása. 21

22 3.4. Önköltségek elemzése 22

23 A feladatok végrehajtója a Polgármesteri Hivatal, NSzK, KÖVA-KOM kontrollere: Eltérések okának feltárása; eltérés jellegének minősítése: eseti, vagy tartós. Eltérés hatásának csökkentésére/megszüntetésére milyen beavatkozás szükséges. Tartósnak minősülő eltérés várható, számszerűsített hatása az adott pénzügyi évre Meghozandó pénzügyi/gazdálkodási intézkedések meghatározása az eltérések kezelhetőségére. Döntés előkészítő dokumentum összeállítása, érintetteknek továbbítása 23

24 4. KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS NYILVÁNTARTÁS A teljes Önkormányzatra egységes egyetlen kötelezettségvállalási funkció; a feladatainak végrehajtója azonos a beszerzést végrehajtóéval (az NSZK, vagy PH). Egyetlen számítógépes alkalmazás legyen minden intézményre és a társaságra vonatkozóan használva. Megvizsgálandó az igényelt funkcionalitásnak megfelelő, magas fokú integráltságot biztosító alkalmazás szállítója rendszerének bevezethetősége. 24

25 4.1. Gazdálkodási keretek kialakítása, karbantartása 25

26 a költségvetés elfogadása után az intézményenkénti éves előirányzatoknak, illetve KÖVA-KOM esetén a költség tervnek keretgazdákra és biztonsági tartalékra a finanszírozási tervnek megfelelően - havi keretekként való javasolt lebontása; a feladat végrehajtója: Önkormányzat és PH vonatkozásában Pénzügyi Iroda vezetője és kontrollere, többi Intézményre NSZK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere a havi keret javaslatoknak gazdasági ügyviteli rendszerben nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: Önkormányzat és PH vonatkozásában Pénzügyi Iroda kontrollere, többi Intézményre NSZK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere havi gazdálkodási keret javaslatok bevételi ütemtervvel való ellenőrzése: szükség szerint javasolt keretösszegek módosíttatása, majd keretek jóváhagyása; a feladat végrehajtója: Pénzügyi Iroda vezetője az érintett gazdálkodó intézmények tájékoztatása a havi gazdálkodási keretek megküldésével; a feladat végrehajtója: NSZK kontrollere amennyiben szükséges, az évközi előirányzat módosulás miatti keret módosítások végrehajtása, abban az esetben meg kell vizsgálni a módosítás okát o az egyik lehetőség a teljes előirányzat, illetve költségterv módosításából fakadó keretmódosítás, amelyet a nyilvántartásban át kell vezetni, így létrejönnek a módosított havi keretek (ez azt jelenti, hogy a havi keretek a mindenkori aktuális költségvetés/költségterv keretgazdánkénti havi lebontása); a feladat végrehajtója: Önkormányzat és PH vonatkozásában Pénzügyi Iroda vezetője és kontrollere, többi Intézményre NSZK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere o a másik lehetőség a tartalék terhére végrehajtandó keret módosítás kezelése, átvezetése a nyilvántartáson, amelynek a fenti tevékenységhez hasonlóan a módosított keretek létrejötte az eredménye a feladat végrehajtója: Önkormányzat és PH vonatkozásában Pénzügyi Iroda vezetője és kontrollere, többi Intézményre NSZK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere 26

27 a folyamat záró lépéseként az érintett intézményeket tájékoztatni kell a havi keretmódosítások megtörténtéről; a feladat végrehajtója: NSZK kontrollere 27

28 4.2. Kötelezettségvállalások kezelése Kötelezettségvállalások három eltérő módszerrel kezelendők: Személyi jellegű kifizetések és járulékaik kezelése 28

29 a személyi jellegű kifizetések és járulékaik kötelezettségvállalása esetében o a KIR előző havi bérfeladása alapján, vagy eseti megbízásos o o szerződés alapján előzetes kötelezettségvállalás; a feladat végrehajtója Pénzügyi Iroda, illetve NSzK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere tárgyhavi bérfeladás-, vagy tárgyhóban teljesítés igazolt megbízás alapján előzetes kötelezettségvállalás feloldása, tényleges kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója Pénzügyi Iroda, illetve NSzK kontrollere, valamint a KÖVA-KOM kontrollere bér és járulékok átutalása alapján kötelezettségvállalás feloldása, tényleges felhasználás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója Pénzügyi Iroda, illetve NSzK pénzügyi ügyintézője, valamint a KÖVA-KOM pénzügyi ügyintézője 29

30 Rendszeres dologi beszerzések kezelése 30

31 a rendszeres dologi beszerzések kötelezettségvállalási folyamat két esetben is elindulhat: o keret gazda által a megkötött keretszerződésre előzetes kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: keretgazda o kiírt pályázatra előzetes kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: keretgazda o megkötött szerződésre, megrendelésre a fizetés teljesítési időpontjára kötelezettség vállalás nyilvántartásba vétele (lásd Beszerzés modellben), érintett keret(ek) lefoglalása, a feladat végrehajtója: keretgazda o ha a beszerzés előkészítése során készült az előzetes kötelezettség vállalás, abban az esetben annak csökkentése; a feladat végrehajtója: keretgazda o a befogadott szállítói számla könyvelésre történő megérkezését követően a számlán lévő fizetési határidővel a számla összege szerinti kötelezettség vállalás csökkentése; a feladat végrehajtója: PH, illetve NSzK, valamint KÖVA-KOM szállítói számla könyvelője o a szállítói számla átutalása alapján tényleges felhasználás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója Pénzügyi Iroda, illetve NSzK, valamint KÖVA-KOM pénzügyi ügyintézője a tényleges keret felhasználás nyilvántartásba vétele 31

32 Közüzemi szolgáltatók kezelése 32

33 a közüzemi szolgáltatók esetén: o a megkötött szerződésre a bázis hónap fogyasztásának aktuális árával képzett összegére előzetes kötelezettségvállalás; a feladat végrehajtója: keretgazda o a tárgyhavi számla alapján előzetes kötelezettségvállalás feloldása, tényleges kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: PH, illetve NSzK és KÖVA-KOM szállítói számla könyvelője o a számla átutalása alapján tényleges felhasználás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója Pénzügyi Iroda, illetve NSzK és KÖVA- KOM pénzügyi ügyintézője. 33

34 4.3. Engedélyezett készpénzes eseti beszerzés kezelése 34

35 a folyamat indulásának kiváltó oka a készpénzes beszerzés engedélyezése, amelyet követően a készpénz ellátmány összegével előzetes kötelezettség vállalás nyilvántartásba vétele történik a rendszerben; a feladat végrehajtója: PH, illetve NSzK pénztáros ezt követően kiadja a készpénzellátmányt Igénylőnek, ezzel egy időben a rendszerben létrehozza a kiadási pénztárbizonylatot; a feladat végrehajtója: PH, illetve NSzK pénztáros a készpénzes beszerzés megtörténte után, illetve a készpénz ellátmánnyal előleggel való elszámolás során az Igénylő átadja a készpénzes számlát, valamint a felvett ellátmányból megmaradt összeget (amennyiben maradt) a pénztárosnak, aki ezt követően a számla alapján feloldja az előzetes kötelezettségvállalást; a feladat végrehajtója: PH, illetve NSzK pénztáros a folyamat zárásaként a valós keret felhasználásnak a tényleges keret terhére való nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: PH, illetve NSzK pénztáros 35

36 5. BESZERZÉS A teljes Önkormányzatra egységes egyetlen beszerzési funkció; a feladatainak végrehajtója az NSZK, és részben a PH. Egyetlen számítógépes alkalmazás legyen minden intézményre vonatkozóan használva. Megvizsgálandó egy az igényelt funkcionalitásra magas fokú integráltságot biztosító rendszer szállítója rendszerének bevezethetősége. 36

37 5.1. Üzemeltetéshez, működtetéshez kapcsolódó beszerzések Működtetéshez, üzemeltetéshez kapcsolódó beszerzések előkészítése 37

38 az összes Intézmény tárgyévi költségvetésén és a bázis adataik elemzésén alapuló beszerzési terv készítése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH keretgazda az elkészített beszerzési terv továbbítása az egyes intézmények vezetői részére; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda beszerzési terv letárolása; a feladat végrehajtója: intézményvezető keretszerződés kötéshez - értékhatártól függően közbeszerzési eljárás indítása, vagy szállítók kiválasztása, ajánlatkérések; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda pályázatok/ajánlatok kiértékelése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda a közbeszerzési eljárás vagy az ajánlattételi eljárás nyertes(ei)vel szerződéskötési kezdeményezése, a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA- KOM keretgazda az aláírt keretszerződés nyilvántartásba vétele (előzetes kötelezettségvállalás a köt. váll. funkcióban); a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda szállító adatainak berögzítése gazdálkodási ügyviteli rendszerben; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda 38

39 Működtetéshez, üzemeltetéshez kapcsolódó beszerzések lebonyolítása 39

40 (max. 2-4 hétre vonatkozó) rendszeres, vagy eseti igények ben érkeztetése/begyűjtése (keretellenőrzéssel); küldő az igénylő Intézmény, a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda igények befogadása, vagy szakmai ok, ill. keret hiány miatti elutasítása; erről küldése igénylőnek (aki a tartalék terhére keretmódosítási kérelemmel élhet, melynek nemleges válasza esetén az igényelutasítás végleges); a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda keretszerződés terhére megrendelés küldése szállítónak, (intézményenkénti keretfoglalások a köt. váll. funkcióban); a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda megrendelés és szállítói visszaigazolás nyilvántartásba vétele; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda részteljesítés / teljesítés érkeztetése igénylő Intézménynél; szállító által az érkeztetést tartalmazó okmány továbbítása a keretgazdához keretgazda által a szállítólevél/teljesítés igazolás alapján a teljesítés megrendeléssel való összevetése; teljesítés befogadás, ill. elutasítás; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda az átvételről keretgazdai teljesítésigazolás kiadása, vagy szállító levél igazolása, megrendelés nyilvántartásba a teljesítés bejegyzése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda (szállítói számla érkeztetése,) számla összevetése megrendelés nyilvántartással; befogadás = számla igazolása (szállító, s ha kell, raktárkészlet könyvelése, köt. váll. állapot módosítása), vagy az elutasítás közlése a szállítóval; a feladat végrehajtója: szállítói számla könyvelője megrendelés nyilvántartásba számla befogadás bejegyzése, a feladat végrehajtója: szállítói számla könyvelője év végén keretszerződés lezárása, szállító minősítésének bejegyzése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda 40

41 5.2. Egyedi beszerzések (beruházás, felújítás, rendezvények szereplői) Egyedi beszerzések előkészítése 41

42 tervezett beszerzés értékének vizsgálata; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda az érintett Intézmények költségvetése alapján pályázati anyag elkészítése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda amennyiben szükséges, értékhatár (8 m Ft felett) miatt közbeszerzési eljárás kezdeményezése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH keretgazda 8 m Ft alatti érték esetében pályázati, ajánlattételi anyag összeállítása és továbbítása a szóba jöhető szállítók részére; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda pályázat (közbeszerzés) meghirdetése, ill. pályázók meghívása (előzetes kötelezettségvállalás); a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda pályázatok kiértékelése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda nyertes(ek) kiválasztása, szerződés megkötése; a feladat végrehajtója: NSZK/PH keretgazda szerződés nyilvántartásba vétele (kötelezettségvállalás a köt. váll. funkcióban); a feladat végrehajtója: NSZK/PH/KÖVA-KOM keretgazda 42

43 Egyedi beszerzések lebonyolítása 43

44 részteljesítés / teljesítés érkeztetése az érintett Intézménynél; szállító által az érkeztetést tartalmazó okmány továbbítása a PH / NSZK / KÖVA-KOM keretgazda részére a szállítólevél/teljesítés igazolás alapján a teljesítés szerződéssel való összevetése; teljesítés befogadás, ill. elutasítás; a feladat végrehajtója: PH / NSZK /KÖVA-KOM keretgazda az átvételről keretgazdai teljesítésigazolás kiadása, vagy szállító levél igazolása, szerződés nyilvántartásba a teljesítés bejegyzése; a feladat végrehajtója: PH / NSZK / KÖVA-KOM keretgazda (szállítói számla érkeztetése,) számla összevetése szerződéses nyilvántartással; befogadás = számla igazolása (szállítói számla könyvelése, köt. váll. állapot módosítása), vagy az elutasítás közlése a szállítóval; a feladat végrehajtója: szállítói számla könyvelője szerződés nyilvántartásba számla befogadás bejegyzése, a feladat végrehajtója: szállítói számla könyvelője az utolsó számla kiegyenlítése után a szerződés lezárása, szállító minősítése; a feladat végrehajtója: PH / NSZK / KÖVA-KOM keretgazda 44