A könyvelés matematikája A dokumentumot készítették: Aladics Anikó, Balázs Péter, George Dory A tanulmány tartalmát, különös tekintettel a könyvelés egyedi ábrázolási rendszerét, a törvény védi. A szerzők minden jogot fenntartanak. A speciális nyelvnek tekinthető számvitel több száz éves múltját, a folyamatos fejlődés, és a gazdasági viszonyokhoz történő alkalmazkodás jellemezte. Ez a fejlődés azonban csak magát a nyelvet érintette, mert a számvitel matematikai háttere mindeközben érintetlen maradt. Nemzedékek sora nőtt fel úgy, hogy csak a könyveléssel foglalkozott, a rendszert pedig örökségnek tekintette és észre sem vette a benne rejlő lehetőségeket. Mivel a könyvelésnek ez a része eddig nem került a figyelem középpontjába, ezért hiányoznak azok a válaszok is, amiket a rendszer matematikai oldala adhatna a számvitelnek. Szeretnénk, ha ez a felismerés megnyitná az utat ezelőtt az észrevétlenül működő terület előtt, és a számvitel matematikai értelembe vett használhatóságát is felfedezve, elindulhatna ezen a téren is a fejlődés, ami képes lesz majd sikeres válaszokat adni azokra a problémákra, melyekre ezek hiányában eddig nem lehetett. Ennek a fejlődésnek az elindításához szeretnénk hozzájárulni úttörőkként azzal, hogy megmutatjuk az általunk kidolgozott és a gyakorlatban is megvalósított módszereknek a legfontosabb szeletét, ami kivétel nélkül a számviteli rendszer, magasabb matematikai szintre emelésére épül. Ebből a megközelítésből kiindulva hatásos válaszokat adhatunk a következő 2 problémacsoportra is, ami a jelenlegi keretek között lényegében megoldatlan kérdésnek számít. 1. Az ellenőrizhetőség problémájára, aminek a következményei több féle formában is jelentkeznek, kezdve a tőzsdei befektetők átverésétől (lásd ENRON stb.) a vállalat felvásárlásokkal kapcsolatos visszaéléseken keresztül (lásd Hewlett- Packard ügy) a világ valamennyi országát sújtó adócsalásokig. A felsorolt problémák csak abban különböznek egymástól, hogy kik az átverés károsultjai, mivel mindegyik eset valamilyen könyvelési trükköt alkalmaz arra, hogy megtévessze illetve becsapja a számviteli információ felhasználóit (az adócsalás esetében pedig az államot). Az ellenőrzéssel összefüggő igazi problémát pedig az jelenti, hogy eddig nem lehetett kifogni a szelet a vitorlából, mert a különféle visszaélési lehetőségek a jelenlegi keretek között, szinte adják magukat. (Ezért minden túlzás nélkül az egeket verik a botrányok, és százmilliós nagyságrendben mérhető az átverések áldozatainak száma.) 2. A könyvelés megbízhatóságának kérdésére, ami azért válik egyre fontosabbá, mert a számviteli információnak csak akkor van értéke, ha az hiteles. Éppen ezért szükség lenne minél több, rendszerből következő és megkerülhetetlen garanciára, ami a könyvelési állítások megbízhatóságát igazolja.
A dokumentum nemzetközi használhatósága A különféle könyvelési különbségek (főleg az eltérő számlakeretek) és a nyelvi problémák kiküszöbölése miatt, egy ötletes megoldással szeretnénk a szakmai tartalmat szemléltetni. Ehhez a szemléltetéshez hívjuk segítségül a színeket, hogy a nyelvtől és az eltérő számlaszám rendszerektől függetlenül is kifejezhessük magunkat. Ezzel a megközelítéssel az előre megadott értelemmel bíró színeket kell majd Önnek a saját anyanyelvén és a saját számlakeretével behelyettesítenie (kitöltenie), így egy kis közreműködést is igénybe véve, a saját számviteli környezetének megfelelően fog értelmet nyerni a mondanivalónk. Az elmondottak kipróbálásához pedig letölthetővé tettük, az általunk már a gyakorlatban is megvalósított módszereket alkalmazó programot (AuditPrime) amit kétféleképpen is használhat: a.) Adatokat tölthet bele egy Excel-re épülő alkalmazásból, amibe ugyanúgy, mintha egy könyvelő programot használna, tételeket tud rögzíteni a saját anyanyelvén és a saját számlakeretét felhasználva, így bármilyen példán keresztül kipróbálhatja az elmondottakat. b.) Pár elterjedt nemzetközi szoftver esetében (NAVISION, SAP B1 stb.) konkrét segítséget tudunk nyújtani az adatok betöltéséhez. Mind az Excel, mind pedig az AuditPrime használatához egy rövid angol nyelvű videót is elérhetővé teszünk, ami megmutatja a programok hagyományostól eltérő szemléletét. Továbbá biztosítjuk annak a lehetőségét is, hogy a programban található feliratokat, megnevezéseket stb. átírhassa a saját nyelvére. Az elmondottakat a következő helyről töltheti le: www.audit-prime.com/english_dl
A számviteli rendszer matematikai értelembe vett használatbavétele A könyvelés tisztaságát olyan büntetések szavatolják, melyek túl sokszor bizonyultak már gyenge visszatartó erőnek. Emiatt egyszer majd szembe kell nézni azzal a kérdéssel, hogy mennyit ér a könyvelés, és erre csak azt a választ adhatjuk, hogy pontosan annyit amennyire megbízható az általa szolgáltatott információ. Ahhoz, hogy használatba vegyük a könyvelésben rejlő matematikai lehetőségeket, először tovább kell fejlesztenünk magát a számviteli rendszert is, amire azért van szükség, hogy megszüntessük a könyvelés *Janusi kétarcúságát. Magát a könyvelést azért tekinthetjük kétarcúnak, mert ennek a rendszernek van egy elméleti oldala, amit a számlavázlatokkal fejezünk ki. Valamint van egy gyakorlati oldala is, amit a könyvelési kartonok valósítanak meg. A kétféle szemlélet pedig azért különbözik egymástól, mert az azonos tartalmú információt eltérő módon ábrázoljuk mind a két esetben. A következő részben ezt a kétfajta ábrázolási megközelítést fogjuk egységesíteni, a számviteli rendszer magasabb matematikai szintre emelésével. Ezzel kiküszöbölhetjük a zavaró kétarcúságot és megteremtjük a különféle ellenőrzési módszerek, és garanciális feltételek bevezethetőségének a rendszerbeli alapjait is. A továbbfejlesztett matematikai modell bevezethetővé teszi az ellenőrzéshez kapcsolódóan: a.) A könyvelés keretei között alkalmazható egyszerűsítést. b.) A tételes ellenőrzés tudástárakon alapuló számítástechnikai megvalósítását. A könyvelés hitelességét pedig a következő területeken szavatolhatjuk a rendszerből következő garanciák segítségével: a.) A forgalmi adó elszámolásához kapcsolódóan. b.) A könyvelés következetességének területén. c.) Az alátámaszthatóság vonatkozásában. Janus a római mitológiában az átjárások (iani) és kapuk (ianuae), így a be- és kijárás, a kezdet és vég védőszelleme. Forrás: Vikipédia, http://hu.wikipedia.org/wiki/ianus)
A magasabb matematikai szintre emelt könyvelési rendszer A következő ábra egy értékesítés könyvelését szemlélteti, ami az európai gyakorlatnak megfelelően az úgynevezett forgalmi adóval együtt került elszámolásra. Zöld színnel jelöltük a főkönyvi számokat, majd kékkel a főkönyvi számok megnevezéseit. Ezt követően a sárga szín jelzi az összegeket, amit előre kitöltöttünk. Kérjük, hogy Ön is töltse ki a színek jelentését úgy, hogy az 1. sor az értékesített összeg bruttó értéke lesz a vevőre könyvelve, a 2. sor a fizetendő adó könyvelése (ahol az áfa mértéke 15%) és ezt követi a nettó összeg könyvelése az árbevételre. (A színes téglalapok alkalmasak arra, hogy ezt a dokumentumot kinyomtatva a saját nyelvén tudja majd ráírni a meghatározott részleteket.) Ez a három sor egy mátrix, aminek két dimenziója van (egy függőleges és egy vízszintes). Ha a dimenziókat felcseréljük, akkor az alábbi ábrán is látható számlavázlatot kapjuk. (A számlavázlat egy piros színű kockával kezdődik, amibe kérjük, hogy a saját nyelvén írja be a tartozik, vagy követel megjelölést. Ezt követően pedig töltse ki a zöld mezőket is, ami a számlaszámokat tartalmazza.) A dimenzióváltás segítségével tehát átalakíthatjuk a tételeket számlavázlatokká. Az elvégzett művelet azonban azzal a hatással jár, hogy az új információ létrehozásával párhuzamosan, megszűntetjük a rendszer jelenlegi szerkezetét. A könyvelési rendszer lényege ugyanis az, hogy a rendszeren belül egyszerre két (vagy több) főkönyvi számra is könyvelünk. Ennek megfelelően az első ábra első sora ott lesz a vevőkön, a második a forgalmi adón, a harmadik pedig az árbevételen (ahogyan ezt a főkönyvi számlaszámok is jelzik). A dimenzióváltással összeállított számlavázlat ezzel szemben egyetlen sorrá alakította át a kiinduló állapotot, ami csak akkor veszi fel ismét a rendszer logikáját, ha az összeállított számlavázlattal a legelső ábra minden sorát kicseréljük. Ennél a pontnál azonban adódik egy újabb lehetőség, aminek a segítségével többet is kihozhatunk a rendszerből. Ehhez be kell vezetni a függőleges tengely fogalmát és ahhoz viszonyítva (illesztve) kell megismételnünk a gazdasági eseményeket. Mindez a következő ábrán látható módon, egy érdekes, elcsúsztatott megjelenést fog kölcsönözni, aminek az eredményeként a függőleges tengely mentén ugyanúgy megmarad az összeadhatóság, mint a könyvelési kartonokon. Vízszintesen pedig, láthatóvá vált a szakmai tartalom is a kontírozásnak megfelelő számlavázlatok
formájában. Kérjük, hogy az előző számlavázlatot felhasználva töltse ki az alábbi ábrát is a színekkel megjelölt módon. Most az ábra középső bekeretezett részén ugyanazt láthatjuk, mint a kiindulópontként vett legelső ábrán. A két féle ábrázolási módszer ötvözésével pedig megszűntettük a könyvelés Janusi kétarcúságát, és megteremtettük a különféle ellenőrzést támogató és garanciákat biztosító matematikai megoldások alkalmazhatóságát is. Az ellenőrizhetőség megteremtése A könyvelés egyszerűsítésével előállítható térképszerű információ A következő ábrát úgy állítottuk össze, hogy a rövid vörös színű kockák ismét a tartozik, és a követel megjelölést tartalmazzák, az őket követő hosszabb téglalapok pedig a számlaszámokat. A számlaszámok jelölését pedig ettől kezdve úgy fogjuk használni, hogy az azonos színek, egyben azonos számlaszámokat is jelentenek. A számlavázlat következő mezője az összegeket tartalmazza, amit szürke színnel jelöltünk. Kérjük, hogy a saját nyelvén írja be az első gazdasági eseményt, ami egy értékesítés lesz. (az eseményt pedig most is forgalmi adóval együtt számoljuk el). Arra is szeretnénk kérni, hogy a szürke mezőkbe most saját maga számolja ki és adja meg az összegeket valamilyen választott mértékű áfa kulcs használatával. Ezt követően az első tételnek megfelelően folytassa a gazdasági események kitöltését úgy, hogy a 2. és 3. sorba szintén egy-egy értékesítést szerepeltessen. Végül két kiegyenlítés következik majd a 4. és az 5. sorban. Ha elkészült a színek behelyettesítésével, akkor látni fogja, hogy egy teljesen egységes rendszert hoztunk létre, melyben az azonos gazdasági eseménytípusok azonos módon jelennek meg. Ebben a megközelítésben már nincs akadálya az említett egyszerűsítés bevezetésének, ami lefelé az ismétlődések elhagyását jelenti.
Az egyszerűsítés segítségével a három különböző értékesítési tétel és a két kiegyenlítés egy-egy gazdasági eseménytípus lesz. A szemléltetéshez pedig arra kérjük, hogy még egyszer adja meg a gazdasági esemény típusok számlavázlatát a saját nyelvén, amihez segítségül a sorok elején megadtuk az előfordulások számát (tételszámot). Amikor pedig a szürke összeg mezőhöz ér, akkor kérjük, hogy a tételek halmozott értékét tűntesse fel. Az egyszerűsítés segítségével olyan információt hoztunk létre, ami semmit sem vesz el a könyvelés lényegéből, csak áttekinthetőbbé teszi a kiindulásként megadott adathalmazt. Ha jobban belegondol, akkor egy nagyon fontos művelet áll úgy az ellenőrzés rendelkezésére, hogy szinte magától értetődő módon illeszkedik a magasabb szintre emelt könyvelési rendszer logikájába. Az egyszerűsítéssel létrehozott információ, a könyvelés lényegét teszi láthatóvá, amit úgy vehetünk használatba, mint egy térképet. Nézzünk is erre egy példát és vegyük azt a szituációt, amikor a vevők könyvelése csak az árbevétel és a kiegyenlítés elszámolását tartalmazza, valamint egy jelentős hibát is, amit egy kreatív könyvelési tétel okoz. Legyen a kreatív könyvelési tételünk egy olyan eset, amikor a vevő az anyagköltséggel áll szemben úgy, hogy követel a vevő (mintha kiegyenlítés lenne) és tartozik az anyagköltség. Ebben az esetben, az egyszerűsítés után, hasonló ábrát kapunk ahhoz, mint amilyen az előző volt. Ennek a szemléltetéséhez, most kérjük, hogy újra töltse ki a következő példát ugyanúgy, mint ahogyan azt az előző esetben tette (a két típusunk egy árbevétel és egy kiegyenlítés lesz ismét) Az utolsó sorba pedig kérjük, hogy tüntesse fel az említett kreatív tételt. Az ábrát már kiegészítettük a tételszámmal, ahol az árbevétel hozzávetőlegesen 15 ezer a kiegyenlítés pedig 14 ezer darab, a kreatív könyvelés meg egyetlen eset lesz. Ha elkészült a kitöltéssel, akkor gondoljon bele, hogy 29 ezer tételből hogyan találná meg azt az egyet, ami finoman szólva is szembe megy a könyvelés összes szabályával? Nyilván csak a véletlen segíthet, mert 1:29 ezerhez az esélye ennek (ami gyakorlatilag egyenlő a nullával). Ezzel szemben a számítógép gombnyomásra összeállítja ezt az információt, így kiderül, hogy tartalmaz e problémát a könyvelés. Most pedig érdemes megállnunk és elgondolkodnunk azon is, hogy a számlavázlatok azért nélkülözhetetlenek, mert láthatóvá teszik a könyvelés logikáját egy-egy tétel esetében. Az egyszerűsítéssel előállított információ is (amit számlavázlat kivonatoknak nevezünk) pontosan ugyanezt teszi csak nagyban. Egy-egy állomány vonatkozásában szolgáltatják ugyanazt, a szakmai információt, mint amit egy-egy tétel esetében a számlavázlat. Ezt nevezzük rendszerszemléletnek.
Továbbá érdemes abba is bele gondolni, hogy számviteli szempontból azok lesznek a könyvelés hibái, ahol a rögzítés egy rossz számlavázlat alapján történt (valamint az elírás is ugyanazt fogja eredményezni, hogy valamelyik számlaszám nem lesz megfelelő). A hibás számlavázlatok pedig ugyanúgy látszani fognak a számlavázlat kivonat összeállítása után is, mint a tételes szinten, mert az elvégzett egyszerűsítés a szakmai aspektust nem érinti. Ez a megközelítés tehát nagyon jó lehetőséget biztosít a könyvelés elvi hibáinak a feltérképezéséhez úgy, hogy többé nem számít az sem, hogy hány tételből áll a könyvelés. Az előzőeken túlmenően azt is érdemes megemlíteni, hogy a gazdasági események előfordulásából kiszámított tételszám egyben egy nagyon jó matematikai megoldás arra, hogy megkeressük a tipikustól eltérő, vagy kiugró tételeket. Ennek értelmében a tipikustól eltérő gazdasági események csak egyszer-egyszer fognak előfordulni, vagy érzékelhetően kis mennyiségben. Éppen ezért a tételszám alapján szintén gombnyomásra leválogathatjuk azokat az eseteket, melyek kiugró, vagy a szokásostól eltérő könyvelést jelentenek. A gyakorlatban: A számlavázlat kivonatok által nyújtott információt a gyakorlatban arra használhatjuk, hogy feltérképezzük a könyvelés elvi hibáit. Ez a megközelítés a külső ellenőrzés számára jelent technológiai áttörést, mivel pillanatok alatt lehetővé teszi a pontos szakmai tartalom megismerését. A tudástárak alapján történő tételes ellenőrzés Az információ összehasonlítás egy speciális felhasználási területe az informatikának, aminek a segítségével többek között mérni tudjuk azt is, hogy a vizsgálat tárgya mennyire felel meg a tudástár formájában előre meghatározott feltételeknek. Ez tehát egy tipikus mérési feladat, ami a könyvelésben is nagyon jól megvalósítható, mivel a számviteli munka is egy előre meghatározott szakmai feltételrendszer alapján történik. Ennek a lehetőségnek a könyvelés keretei között történő kivitelezéshez pedig csak arra van szükség, hogy a számlavázlatok segítségével elektronikusan is rögzítsük a könyvelés szabályait, amit majd a számítógép fog összehasonlítani az adatállománnyal (tételes ellenőrzés a meghatározott feltételek alapján). A következő ábra bal oldalán a könyvelési tételeket szeretnénk szemléltetni, a jobb oldalon pedig a tudástárat, ahol az összehasonlítás úgy történik, hogy konkrét kapcsolatokat (egyezőséget) keres a számítógép a szabálykészlet és a vizsgálandó adathalmaz között. Ennek az összehasonlításnak az eredményét pedig tételenként kiíratjuk, hogy láthatóvá váljanak az eltérések. A következő ábrán látható tételek első sora olyan gazdasági eseményt tartalmaz, ami a középső számlaszámnál tér el a tudástárban megadott könyveléstől (jobb oldalon). Ez gyakorlatilag ugyanolyan hiba, mint ami az utolsósorban látható, mert az egy ismeretlen típusú könyvelés, ami lehet pl. egy elírás is. Mindez abból következik, hogy ilyen tétel egyáltalán nem szerepel a tudástárban.
A tudástárak által rögzített szabályokat érdemes egészen aprólékosan kidolgozni, ahol először az adatállományban felmerülő partnerek (szállítók és vevők) vonatkozásában állítjuk össze a könyvelés módszerét, majd általánosan is meghatározzuk a számvitel szabályait (a partnerekhez nem kapcsolódó könyvelés vonatkozásában, mint pl. a munkabér elszámolás, értékcsökkenés stb.). Ezt a tudástárat bővíthetjük ki az adózási aspektussal, így minden lényeges szempontra kiterjedően meghatározhatjuk a könyvelés módszerét és ezen keresztül a tételes ellenőrzést is. A gyakorlatban: A könyvelési tudástárak használatával automatizálhatjuk a könyvelés tételes ellenőrzését, ami jelentős időmegtakarítást eredményez (adminisztrációs teher csökkentése), és biztosítja a magas szakmai színvonal fenntartását. A következő részben pedig az adózási vonatkozások meghatározásával bővítjük ki a tudástárat annak érdekében, hogy ebben a tekintetben is teljes körű ellenőrzést végezhessünk. (A tudástárak építése gyakorlatilag pár kattintással megvalósítható, nagyon gyorsan elvégezhető feladat, ami az úgynevezett elfogadási eljárás keretében történik.) A könyvelésbe beépíthető garanciák A könyvelésbe beépített garanciákat az különbözteti meg az ellenőrzést támogató módszerektől és eljárásoktól, hogy az általuk szolgáltatott információ értelmezése nem igényel alapvető szakértelmet. Ennek a szemléltetéséhez vegyük például a számlavázlat kivonatokat, ami kizárólag szakmai információt tartalmaz és a használata is nagyon mély szaktudást igényel. Ezzel szemben például a könyvelés következetességének megállapítása egyszerű számítási feladat, ahol a számítógép partnerenként csoportosítja a számlavázlatokat és abban az esetben, ha talál egy eltérő könyvelést, akkor megjelöli azt. A számítógép tehát nem értékeli a könyvelést, csak jelzi, hogy van olyan eset, ami eltér a tipikus könyveléstől, így ezzel a megközelítéssel olyan garanciális feltételt biztosíthatunk, ami nem igényel mély szakmai képzettséget. A forgalmi adó elszámolásának értékelhetővé tétele A gazdasági események számlavázlat formájában történő kifejezése lehetővé teszi, hogy egy számítás segítségével láthatóvá tegyük a forgalmi adó százalékos mértékét. A következő ábrán újra két értékesítés könyvelését szeretnénk szemléltetni, ami a bevételi oldal számlaszámainak vonatkozásában tér el egymástól. Kérjük, hogy ennek megfelelően töltse ki a gazdasági eseményekhez tartozó számlaszámokat.
Ha elkészült és jobban megnézi az ábrát, akkor bizonyára észre fogja venni azt is, hogy a számlaszámok mellett megjelenő összegek lehetőséget biztosítanak arra, hogy osztással a vevőkre könyvelt összeghez viszonyítva kimutassuk az adó százalékos mértékét. Ehhez minden értéket elosztunk a gazdasági esemény legnagyobb értékével és a kiszámított százalékos mértékeket feltűntetjük a gazdasági esemény összegei mellett. Kérjük, hogy most számítsa ki a második gazdasági esemény százalékos értékeit is. Ha elkészült a kitöltéssel, akkor látható, hogy a második gazdasági esemény százalékos mértéke eltér az elsőtől. Ez a módszer tehát kézzelfoghatóvá tesz egy nagyon fontos aspektust, mert egy valós könyvelési állomány esetében így ránézésre is kiugrik az adott ország törvényeitől eltérő százalékos mérték. A gyakorlatban: a.) Egyszerű szűréssel bármekkora adatállományban biztosítani lehet a forgalmi adó összegszerűségével kapcsolatos hibák kigyűjtését. b.) A partnerenként összeállított tudástárat kiegészíthetjük az adó mértékének meghatározásával, így a számlavázlatok megmutatják a forgalmi adó kezelésének módszerét (a levonhatóságot vagy a fizetési kötelezettséget), a százalékos mérték segítségével pedig meghatározhatjuk az adó összegszerűséget is. c.) Sok országban külön analitikát készítetnek a forgalmi adó elszámolásához, ami ebben a megközelítésben egy felesleges adminisztrációs teher, mert a gazdasági események könyvelése eleve meghatározza a bruttót az adót és nettót, ami mellett a százalékos mérték feltűntetése pontosan ugyanazt az információt szolgáltatja, mint amit az áfa analitika is nyújt. Ezt az információt pedig csoportokra bonthatjuk a számlavázlatok segítségével bármilyen szempont szerint, így ebben a vonatkozásban is meg lehet felelni az esetleges extra elvárásoknak. (A számlavázlatok alapján pl. külföldi és belföldi értékesítésre oszthatjuk a könyvelést stb.) A könyvelés következetességének értékelhetővé tétele A könyvelés következetességének megállapítása egyszerű számítási feladat (az adatállomány magasabb matematikai szintjén), amit az adatok különféle csoportosításával tehetünk mérhetővé. Ezt a csoportosítást pedig két szinten is el kell végezni, ahol az első szint a partnerekkel kapcsolatos elszámolások köre, a második pedig a partnerekhez nem kapcsolható könyvelés vizsgálata. A partnerenként történő csoportosítás esetében egyszerű feladat a könyvelés következetességének vizsgálata, mivel ez a megközelítés még szakmai ismeretek nélkül is láthatóvá teszi, az eltérő eseteket is tartalmazó elszámolást. A következő ábrával azt szeretnénk szemléltetni, hogy első lépésben partnerenként csoportosítjuk a teljes adatállományt, amihez kapcsolódóan a számlavázlatok már értékelhetővé teszik a következetes elszámolást. (Az első partner első gazdasági eseménye eltér a többitől.)
A partnerekhez nem kapcsolható elszámolások körében viszont szükség van a szakértelemre és a számlavázlat kivonatokra is, aminek a segítségével megállapítható, hogy azonos tartalmú elszámolások esetén volt-e eltérő módszereket alkalmazó könyvelés. Ehhez a vizsgálathoz már szükség van a könyvelés nagyon alapos ismeretére, hogy felismerjük az esetleges párhuzamos elszámolási módszereket. A gyakorlatban: A partnerek könyvelésének következetességét úgy tesszük láthatóvá, hogy egy jelzést is elhelyezünk azok mellett a partnerek mellet, melyek elszámolása nem egyöntetű, így a külső ellenőrzéshez látványos támogatást tudunk nyújtani. Ezzel szemben a belső ellenőrzés az előre meghatározott szabálykészletek alapján dolgozik, és a hibákat is a szabályoktól való eltérés alapján határozzuk meg, így ebben a vonatkozásban már nem a könyvelés következetességére kell támaszkodnunk, hanem a pontos szabályokra. Az alátámaszthatóság megállapítása A vállalkozások által vezetett eredmény szemléletű könyvelés egyik fontos jellemzője az, hogy a követelések és kötelezettségek rögzítése függetlenné válik a pénzügyi teljesítéstől. Mindez kicsit tágabb értelemben azt jelenti, hogy a könyvelés eseményei egyben olyan folyamatoknak is felfoghatók, melyben az egyes elemek logikai kapcsolatban állnak egymással. Ilyen például egy kötelezettségként elszámolt költség is, ami értelemszerűen összefügg a kiegyenlítéssel, és a két gazdasági esemény együtt, egy tételpárból álló egyszerű folyamatot alkot. Ehhez kapcsolódóan pedig azt is érdemes megemlíteni, hogy az gazdasági események egy jelentős része ennél lényegesen összetettebb folyamat, és nem csak könyvelési párokból állnak, hanem 4, 5, vagy ennél is több könyvelési lépésből (figyelembe véve az év végi értékelést is). Példaként elég, ha csak a faktorállásra gondolunk, aminek a teljes elszámolása, bármelyik ország könyvelésében egy igen összetett feladat. Most pedig álljunk meg, és gondoljunk át az elmondottakat az ügyvitel szempontjából is, mert talán ezen a területen könyvelhetjük el a legnagyobb veszteséget amiatt, hogy nem fejlesztettük a számvitel matematikai oldalát. Mindezt könnyen beláthatjuk egy példa segítségével, ahol azt szeretnénk megvilágítani, hogy a tételek összetartozásának jelölése nélkül, szétesnek a könyvelési folyamatok, ami ügyviteli szempontból egy nagyon súlyos hiba. A példát pedig kezdjük azzal, hogy a jelenlegi könyvelési gyakorlat hallatán még egy kezdő informatikus is meglepődne, mert egy modern adatbázis környezetben bármilyen információ tárolás esetén az a legelemibb feladat, hogy jelöljük folyamat elemeinek az
összetartozását. Ennek megfelelően például egy fejvadász nyilvántartása mennyit érne, ha a munkavállalók által a különféle időpontokban beküldött dokumentumokat nem kapcsolnák a nevekhez, ami ebben az esetben összefogja a munkavállalással kapcsolatos teljes folyamatot, vagy procedúrát. Talán ebből is látszik, hogy a számviteli rendszer komoly fejlesztésre szorul ezen a téren, mert amikor először kezdték alkalmazni a könyvelést (nagyjából a XV. században) akkor még nem volt szükség a folyamatok jelölésére, mivel csak a pénzmozgást rögzítették (tehát nem voltak folyamatok sem). A gazdasági környezet azonban sokat változott, amit a számvitel ebben a tekintetben csak egysíkúan, a szakmai szempontok alapján követett, így egy komoly rés keletkezett a rendszerben, és ennek az aspektusnak a hiányossága több ponton magyarázatot ad az ellenőrizhetőség problémáira. A következő részben az egyszerű folyamatok (szállítók és vevők) elemeinek az összekapcsolhatóságára szeretnénk egy módszert bemutatni, amit számítással hozhatunk létre a számviteli rendszer magasabb matematikai szintre emelését követően. Maga a módszer pedig nem csak beépíthető garanciaként hasznos, hanem a külső ellenőrzéshez is felhasználható. (A nagyobb folyamatok vonatkozásában pedig jelezni szeretnénk, hogy a tudástárak egy speciális, feladatorientált használata nyújthat megoldást, amit már ebben a dokumentumban a terjedelmi korlátai miatt nem szeretnénk bemutatni.) A következő ábrán két tétel könyvelését szeretnénk szemléltetni, ahol az első sor legyen egy értékesítés a második pedig a hozzákapcsolódó kiegyenlítés, és a számlavázlatokat a vevők szempontjából fogjuk értékelni. (Mintha a vevők kartonjait néznénk.) A tételek oszlopai közül a 2-es számmal jelzett oszlop a partnerek elnevezését, a 3. a bizonylat számokat, a 4. a tételek megnevezését, az 5. pedig a devizanemet tartalmazza. A két tétel közötti kapcsolat pedig ránézésre is megállapítható ahol a 2., 5. és a 6. oszlopok azonos, a 3. oszlop pedig egymásra hivatkozó adatokat tartalmaz (az azonos bizonylat szám megjelöléssel), ami egyértelmű összerendelést biztosít. A példa azonban csak ennek a két sornak a vonatkozásában teszi egyértelművé az elmondottakat, mert a valóságban az összetartozó gazdasági események nem egymás alatt szerepelnek, így annak érdekében, hogy ugyanezt láthassuk, először sorba kell rendezni az adatállományt a partnerek alapján majd bizonylatszámra.
A tételek összekapcsolhatósága tehát lényegében megállapítható, csak a folyamat jelölése hiányzik. A következő ábrán a 7. oszlopot ebből a célból szúrtuk be a számlavázlat mellé, ahol egy úgynevezett *beszélőkód segítségével kapcsoltuk össze a folyamat két elemét. A folyamat jelölésénél pedig azért alkalmaztunk beszélő kódokat, hogy kimutathassuk a kapcsolat jellegét is, annak az adatnak a segítségével, ami egyértelműen összerendeli a tételeket. Az összekapcsolás pedig valóban intelligens formában történik, ahol a rendszer minden oszlopot végig néz, és az egyértelmű összerendelésektől kiindulva a lazább kapcsolatok meghatározásán keresztül térképezi fel a folyamatokat. Ennek megfelelően az egymásra hivatkozó bizonylat számok erős kapcsolatot, míg az összes azonosító hiányában az összegekre támaszkodó kapcsolat egy gyenge lehetőséget jelöl. Ha végig gondoljuk az elmondottakat, akkor észre kell vennünk, hogy a folyamatok nagyon hasonlóak ahhoz, amit a könyvelő programok is tesznek a nyitott vevők vagy szállítók megállapítása érdekében. Azonosítják és összerendelik a könyvelési tételeket (számla és a hozzátartozó kiegyenlítés), hogy minden pillanatban megállapíthatók legyenek a nyitott tételek, így ebben az esetben a folyamatok megjelölése egy felesleges műveletnek tűnhet. A két megközelítés azonban csak ennek a konkrét esetnek vonatkozásában jut azonos eredményre, mert a nyitott tételek megállapítása értelemszerűen nem tud mit kezdeni például a hibákkal, mert ebben az értelemben nincsenek programozott szabályok. Nézzük is a következő példát, amikor a könyvelő nem rendeli a számlához a kiegyenlítést és véletlenül duplán könyveli a számla oldalt is. A bemutathatóság kedvért pedig egészítsük ki a példát azzal, hogy a feltűntetett összeg csak háromszor szerepel az egész adatállományban. Ahogyan az ábrán is látható, most csak a partner megnevezése és az összegek jelentik a közös pontot (valamint a devizanem), ahol a beszélő kód azért kapott felkiáltó jelet, mert a tételpár összegei pluszban és mínuszban nem ütik ki egymást (ahogyan ezt egy számla és egy kifizetés eltérő oldalú könyvelése tenné, figyelemmel arra, hogy az értékesítés számlája tartozik jellegű, a kiegyenlítés pedig követel). Ez a példa tehát megvilágítja a két megközelítés közötti különbséget és azt is, hogy a folyamatok következetes alkalmazása egyben ellenőrzési eszköz is lehet. *Azt az azonosításra szolgáló kódot nevezzük Beszélő kódnak, ami szerkezetével és tartalmával is utal arra az adattartalomra, amit azonosít. A beszélőkódok fontos jellemzője az is, hogy "ránézésre" is tájékoztatást nyújt arról, hogy mit azonosít.
A fentiekben elmondottakon túl a számviteli folyamatok következetes jelölése nagyon jó beépített garancia lehet, mert a segítségükkel kimutathatóak a könyvelés hiányosságai. (Ha például van egy olyan kiegyenlítésünk, aminek nincs meg a számla oldala). Érdemes tehát ezt a megközelítést beépíteni a számvitelbe és következetesen alkalmazni, hogy a kívülállók számára hitelt érdemlően igazolni tudjuk a könyvelt bizonylatok teljes körűségét. A gyakorlatban: Ezzel a megközelítéssel meglepően jól kimutathatók a könyvelés hibái még azokban az esetekben is, amikor szinte semmilyen információval nem rendelkezünk az adatok összekapcsolhatóságát illetően. Továbbá a jelentős ügyviteli hiba pótlásával egy nagyon fontos szempont alapján tudjuk igazolni a könyvelés által közölt információ hitelességét. A számlavázlatok főkönyvi számainak sorba rendezése A számlavázlatok bemutatásánál, (pl. az oktatáskor) nincs jelentősége a számlaszámok sorrendjének, mert a gazdasági esemény értelmét a főkönyvi számok sorrendje nem befolyásolja. A dokumentum összeállításánál mi sem fektettünk erre hangsúlyt, mert ebben az esetben az eltérő számlakeretek, nem tették ezt lehetővé. Fontos azonban megjegyezi, hogy a bemutatott rendszer lényegét képezi a matematikai értelemben vett meghatározottság, aminek a rendezettség az egyik lényeges eleme. Ezért szeretnénk az eddig elmondottakat kiegészíteni azzal, hogy a magasabb matematikai szintre emelt számviteli rendszer egyik fontos eleme a rendezettség, ami azt jelenti, hogy egy számlavázlaton belül a számlaszámok nagyságrendben növekvő sorrendben vannak állítva. A paradigmaváltás Nem oldhatjuk meg a problémákat, ugyanazt a gondolkodásmódot alkalmazva, amellyel megteremtettük őket Albert Einstein. Az a számvitel egyik legnagyobb problémája, hogy a 21. század felhő technológiájába próbáljuk meg becsomagolni a középkor tradicionálisan fennmaradt módszereit. A könyvelés adatkezeléssel kapcsolatos részét a kor színvonalának megfelelő eszközök támogatják, a hitelesség és a meggyőződés vonatkozásában viszont még mindig ugyanott tartunk, ahol évszázadokkal ezelőtt. Mindez a számvitel tradicionálisan fennmaradt módszereinek köszönhető, mivel még ma is a bizonylatokra írjuk rá a legalapvetőbb szakmai információt (számlavázlatot), ami így elválaszthatatlan része lesz a dokumentumnak (vagy valamilyen ezzel azonos értékű módszert alkalmazunk). Ez a megközelítés pedig azzal a hátránnyal jár, hogy a könyvelést emiatt már csak tételesen lehet ellenőrizni (a bizonylatokat egyenként kézbe véve, ami a kapacitások szempontjából a leg korlátozottabb, és egyben a leg költségesebb megoldása a meggyőződésnek). Ugyanakkor talán még ennél is nagyobb probléma az, hogy ez a megközelítés egyben kizárja a modern technológiák megjelenésének lehetőségét is, mivel azok értelemszerűen az alapvető szakmai információra (a számlavázlatra)
épülnének, aminek digitálisan kellene a rendelkezésünkre állnia ahhoz, hogy ebben a tekintetben is felhozzuk a könyvelést a kor színvonalának megfelelő szintre. Szerencsére a könyvelés matematikai oldalát is felhasználva utólag is összeállíthatjuk ezt az alapvető szakmai információt (a számlavázlatot), a rendszerhez illeszkedő módon. Ez pedig megnyitja az utat egy sor korszerű, digitális technológia bevezetése előtt. Ez a technológiai megközelítés lehetővé teszi a vállalati munka támogatásához kapcsolódóan: a.) A könyvelés döntéstámogatási rendszerének elkészítését és bevezetését, ami egy modern webes felületen valósítható meg (ennek bemutatására nem tértünk ki ebben a dokumentumban, de szeretnénk jelezni a terület fontosságát és lehetőségeit). b.) A könyvelés minőségbiztosításának bevezethetőségét, amit a dokumentumban is említett tudástárak alkalmazása tesz lehetővé. Mindez megteremti egy nagyon magas szakmai színvonal elérését és fenntartását a vállalati munkában. A külső ellenőrzés számára (ami alatt az állami ellenőrzés valamennyi formája, és a könyvvizsgálat is értendő): a.) Az elvi hibák feltérképezésének 100%-os módszerét, ami a könyvelés tételszámtól függetlenül elvégezhető (ebbe beleértve a kreatív könyvelés 100%- os felmérhetőségét is). b.) A könyveléssel kapcsolatos belső összefüggések utólagos kialakításának a lehetőségét, ami a könyvelési csalások megállapítását teszi hatékonnyá. Mindez azzal jár, hogy a mai helyszíni ellenőrzést részben ki lehet váltani egy elektronikus, információelemzésen alapuló elővizsgálattal, amihez csak a könyvelési adatállományra van szükség (ezt pedig az ellenőrzött fél, akár email-be is elküldheti). A helyszínen végzett ellenőrzés időráfordítása pedig töredékére csökken, mert ebben az esetben a számítógép állítja össze gombnyomásra azt, az információt, amit eddig kézzel kellett. Ezt egészíti ki a rendkívüli hatékonyság növekedés, mivel eddig csak a kiválasztott bizonylatok alapján lehetett véleményt alkotni (csak a tételes vizsgálat során előkerült hibák alapján, ami természetesen messze nem teljes körű a kapacitásbeli korlátozottság miatt). Ezzel szemben a bemutatott könyvelési egyszerűsítés gombnyomásra lehetővé teszi az elvi hibák teljes körű felmérését. Budapest, 2013-01-25