MAGATARTÁSI ÉS ETIKAI KÓDEX AJÁNDÉKOZÁSI ÉS REPREZENTÁCIÓS SZABÁLYZAT
AJÁNDÉKOZÁSI ÉS REPREZENTÁCIÓS SZABÁLYZAT Az üzleti ajándékk és a vendéglátás felajánlása vagy elfgadása gyakran alkalmas eszköze annak, hgy az üzleti partnerek egymás iránt kimutassák figyelmességüket és tiszteletüket, feltéve hgy elfgadható az értékük, és nem az a céljuk, hgy az üzletet vagy a hivatals eljárást indklatlanul beflyáslják. Ez az szabályzat alkalmazandó a Magna Internatinal Inc.-re és a világban működő valamennyi csprtjára, részlegére, közös vállalkzására és egyéb műveleteire (együttesen Magna"). Ez az szabályzat alkalmazandó tvábbá a Magna megbízásából eljáró minden személyre, ideértve az alkalmazttakat, tisztségviselőket, igazgatókat, szaktanácsadókat és megbízttakat. Hacsak a jgszabályk nem tiltják, a munkavállalók felajánlhatnak az üzleti partnereiknek, és tőlük is elfgadhatnak szerény üzleti ajándékt és vendéglátást, amennyiben kicsi az értéke, és az adtt körülmények között helyénvaló. A szerény mértékű üzleti ajándékk és a vendéglátás a jó üzleti kapcslatk kiépítésének megengedhető eszköze. Biznys körülmények között helyénvaló lehet például az alkalmi étkezések, reklámtárgyak és sprt- és egyéb eseményekre szóló belépőjegyek biztsítása vagy elfgadása. Általában nem tekinthető a Magatartási és etikai kódexünk megsértésének az ajándékcsere vagy a vendéglátás biztsítása, ha az ajándék vagy a vendéglátás (i) ezt az szabályzat et is ideértve az elfgadtt üzleti gyakrlatnak megfelelően történik, (ii) szándéka nem a beflyáslás, és (iii) megfelel az alkalmazandó jgszabályknak. Egy adtt ajándék felajánlásának vagy elfgadásának alkalmasságával vagy törvényességével vagy biznys vendéglátás megrendezésével kapcslats kérdéseikkel az alkalmazttak frduljanak a csprt vagy a régió jgtanácssáhz vagy a Magna valamely megfelelőségi megbízttjáhz. Ajándék és vendéglátás minden dlgi érték, így például: tárgyak ételek és italk belépőjegyek közlekedés kedvezmények készpénz Mikr nem szabad? szlgáltatásk járművek és üdülők igénybevétele utazási költségek készpénz-helyettesítő eszközök (például ajándékkártyák vagy ajándékutalványk) jutalmak szívességek Magna Internatinal Inc. Ajándékzási és reprezentációs szabályzat 2
Fnts, hgy az ajándék és a vendéglátás sha ne: beflyáslja túlzttan az üzleti vagy krmányzati döntéshzatalt; keltse máskban a túlztt beflyás érzetét; vagy teremtsen ptenciális összeférhetetlenséget. A munkavállalók kötelesek megóvni a Magna hírnevét a tisztességtelen eljárással kapcslats állításktól, ezért az ajándék és a vendéglátás felajánlásánál vagy elfgadásánál a Magna alkalmazttjainak körültekintően kell eljárniuk annak érdekében, hgy az üzleti és krmányzati döntéseket tisztességesen hzzák meg, megfeleljenek azk az alkalmazandó jgszabályknak és a Magna legjbb érdekeiben álljanak. Mikr szabad? Ajándékt és vendéglátást csak akkr szabad felajánlani vagy elfgadni: ha szerény; alkalmi; kis értékű; és a költségelszámlásaiban és a Magna könyveiben és nyilvántartásaiban pntsan és átlátható módn rögzítve van. A józan ítélőképesség alkalmazása Megítélés dlga annak meghatárzása, hgy mi elfgadható. Gndlja meg, hgy kényelmetlenül érintené-e a Magnát vagy a munkavállalóinkat, ha az ajándék vagy a vendéglátás kitudódna. Nincs meghatárztt összeg, amin felül az ajándék vagy a vendéglátás tisztességtelenné válik. A szándék és a cél, nem pedig a pénzérték határzza meg a felajánlás alkalmasságát. Általában minél nagybb az ajándék vagy a vendéglátás pénzértéke vagy minél nagybb a gyakrisága, annál nagybb fkú átláthatóságra van szükség. Bármilyen jellegű ajándék vagy vendéglátás felajánlásának vagy elfgadásának mindenkr a jgszabályk és a helyi üzleti gyakrlat szerint kell történnie. Ezenkívül az ajándékzásra vnatkzóan a Magna legtöbb ügyfele is rendelkezik a munkavállalókra és a beszállítókra alkalmazandó szigrú magatartási kódexszel. Az ügyfelek munkavállalóinak csak akkr szabad ajándékkat vagy vendéglátást felajánlani, ha az ügyfél erre vnatkzó belső szabályai megengedik azt. Krmányhivatalnkk Speciális kckázatkat vet fel, és a jgszabályk is tilthatják, hgy krmányhivatalnkknak ajándékkat ajánljunk fel, vagy megvendégeljük őket. Sha sem szabad krmányhivatalnknak ajándékt felajánlani vagy őt megvendégelni, kivéve ha Ön azt megbeszélte, és a csprt vagy a Magna felső vezetésétől vagy a csprt vagy a régió jgtanácssától vagy a Magna valamely megfelelőségi megbízttjától írásbeli engedélyt kaptt rá (lásd még a Magna Vesztegetés- és tisztességtelen pénzfizetéstilalmi szabályzat ét). Az állami tulajdnban lévő vagy állami ellenőrzés alatt álló vállalatk képviselői a jelen szabályzat, valamint a Vesztegetés- és tisztességtelen pénzfizetéstilalmi szabályzat értelmében krmányzati tisztviselőnek minősülnek, kivéve, ha a Magna és az üzleti vállalkzás közti kapcslat tisztán kereskedelmi jellegű.. Semmilyen körülmények között sem szabad bármilyen jellegű ajándékt vagy vendéglátást igényelni vagy kérni lyan beszállítótól, ügyféltől vagy egyéb féltől, akivel a Magna üzleti kapcslatban áll. Készpénz vagy hasnló ajándékk felajánlása vagy elfgadása rendkívül ritka esetek kivételével és akkr is csak előzetes engedéllyel általában nem megengedett (lásd később). Jgsértések Magna Internatinal Inc. Ajándékzási és reprezentációs szabályzat 3
A Magna nem tűri a szabályk megsértését. Minden jgsértést kmly ügyként kezel, és fegyelmi eljárással szankcinál, aminek a vége akár a munkaviszny rendkívüli felmndása is lehet. Ha tudmása van arról, vagy arra gyanakszik, hgy a Magna Magatartási és Etikai Kódexét vagy ezt az szabályzat et bárki megsérti, a (i) felettesének, (ii) a részleg vagy a csprt pénzügyi vezetőjének, (iii) a csprt vagy a régió jgtanácssának, (iv) a Magna valamely megfelelőségi megbízttjának vagy (v) a Magna Tisztességes üzleti frródrótján (Gd Business Line) keresztül adtt tájékztatással jelentenie kell a prblémát. A Magna gndskdik róla, hgy a munkavállalók ne részesüljenek büntetésben, elbcsátásban, visszaléptetésben, felfüggesztésben vagy diszkriminációban, ha a Magna Magatartási és etikai kódex vagy az szabályzat megsértését jóhiszeműen bejelentik. Jó tanácsk MINDIG... Ügyeljen rá, hgy az ajándékk és a vendéglátás szerény, alkalmi és kis értékű legyen, és megfeleljen az alkalmazandó jgszabályknak, rendeleteknek és a helyi szkásknak. A józan belátása szerint döntse el, mi szerény", szem előtt tartva, hgy a szerény" helyi értéke nézőpnt kérdése, és a helyi átlag-életszínvnaltól és szkásktól is függ. Ha lyan ajándékt vagy vendéglátást kaptt vagy szándékzik felajánlani, amely érzése szerint valószínűleg meghaladja a szerény értéket, vagy tisztességtelen, kérjen tanácst vagy előzetes jóváhagyást a felettesétől, a csprt valamely felső vezetőjétől vagy a csprt vagy a régió jgtanácssától vagy a Magna valamely megfelelőségi megbízttjától. Ügyeljen rá, hgy az ajándékt és a vendéglátást lehetőség szerint a szervezet és ne az egyén kapja. Ha egy illetőnek utazást vagy vendéglátást ajánlanak fel, ügyeljen rá, hgy az utazás célja ténylegesen teljesüljön, és az utazást és az tt-tartózkdás hsszát jóhiszemű üzleti szempntk támasszák alá. Ne feledje, hgy a krmányhivatalnkk ajándékzására és vendéglátására magasabb mércék és szigrú szabályk vnatkznak (lásd még a Magna vesztegetés- és tisztességtelen pénzfizetéstilalmi Szabályzat ét). Próbálja megtudni és ellenőrizni, hgy a cég vagy a sajtó képviselői krmányhivatalnkk vagy alkalmazttak, mielőtt bármilyen ajándékt vagy vendéglátást felajánl. Mérje fel az összeférhetetlenség lehetőségét, ha ajándék vagy vendéglátás felajánlásáról van szó. Készüljön fel a felajánlattt ajándék vagy vendéglátás udvarias visszautasítására, ha nincs összhangban a Magatartási és etikai kódexünkkel és ezzel az szabályzat vel. Tekintse úgy a közvetítőn vagy kívülállón keresztül kaptt ajándékt vagy vendéglátást, mintha közvetlenül kapta vlna. Vezessen nyilvántartást minden jóváhagytt és visszautasíttt ajándékról és vendéglátásról, feltüntetve a célt, a felek nevét és az ajándék vagy a vendéglátás fajtáját és értékét. Gndlja meg, hgy a meghívtt szervezetétől lehet-e szükség hasnló jóváhagyásra. SOHA NEM SZABAD... Ajándékt vagy vendéglátást felajánlani, ha tiltják a jgszabályk. Magna Internatinal Inc. Ajándékzási és reprezentációs szabályzat 4
Üzleti vagy krmányzati döntés beflyáslására ajándékt vagy vendéglátást felajánlani. Ajándékt vagy vendéglátást elfgadni, ha nehezíti a tisztességes és elfgulatlan ítélőképességet, ha meghaladja a szerény értéket, vagy ellentétes az általánsan elfgadtt üzleti gyakrlattal. Tilttt ajándékt vagy vendéglátást felajánlani vagy elfgadni, úgymint: Készpénz (a lent megállapíttt igen ritka esetek kivételével) vagy magáncsekk; Termékekre vagy szlgáltatáskra szóló kedvezmények, ha azkat nem minden munkavállaló veheti igénybe; Jellegét tekintve nem helyénvaló vagy alkalmatlan helyen történő ajándékzás vagy vendéglátás; vagy Olyan ajándékk vagy vendéglátás, amiknek a szándéka nem a valós üzleti cél vagy a kapcslat előmzdítása. Bármilyen jellegű ajándékt vagy vendéglátást igényelni vagy kérni bármilyen módn lyan beszállítótól, ügyféltől vagy egyéb féltől, akivel a Magna üzleti kapcslatban áll. Egyfrmán idetartzik a közvetlen kérés és az lyan benymáskeltés, miszerint a felajánltt ajándék vagy vendéglátás helyénvaló vagy célszerű.! A Magna versenytársak képviselőinek kölcsönös megajándékzása vagy vendéglátása, mivel az tényleges vagy vélt összeférhetetlenséget teremthet, vagy versenyellenes eljárás benymását keltheti.! Szerződés pályáztatása, tárgyalása vagy daítélése (pl. árajánlatkérés, ajánlattételi felhívás) közben bármely személy vagy szervezet esetében ajándékk vagy vendéglátás elfgadása vagy felajánlása. Nem tartznak ide a Magna érdekében eljáró tanácsadók vagy szakértők által adtt munkaebédek.! Ajándékként készpénz (vagy készpénzhelyettesítő eszköz) felajánlása vagy elfgadása, mivel az csak nagyn ritka körülmények között elfgadható. Készpénz felajánlása vagy elfgadása csak akkr megengedett, ha nem gyakran történik, és az alábbi feltételek mindegyike teljesül: a javaslt készpénzajándékról Ön írásban tájékztatta a felettesét, és a felettese írásban előzetes engedélyt adtt rá; helyi valutában nem haladja meg a 100 dllárnak megfelelő összeget, vagy a csprt vagy az ügyvezetés régióért felelős valamely tagja vagy a csprt vagy a régió jgtanácssa jóváhagyta, mely összeg nem haladhatja meg adtt esetben az 500 dllárt; a fenti értékhatárn belül javaslt összeg mindenben megfelel a helyi szkásknak, és nem tekinthető túlzttnak; A Magna Magatartási és etikai kódex vagy az szabályzat betartásának megkerülése érdekében az ajándékért vagy vendéglátásért személyesen fizetni. ÓVAKODJON A KÖVETKEZŐKTŐL: a felajánló Magna alkalmazttat a szóban frgó rendezvényre hivatalsan meghívták, vagy a jelenlétére jgsan számítanak, és a felajánlás közvetlenül kapcslódik a részvételhez; nincs más, készpénzen kívüli lehetőség, ami a helyi szkásk szerint ugyanúgy elfgadható; Magna Internatinal Inc. Ajándékzási és reprezentációs szabályzat 5
a felajánlást nem tiltják a helyi jgszabályk;. a felajánlás mögött nincs semmilyen beflyáslási szándék; a felajánlás nem egy bármilyen besztásban lévő krmányhivatalnknak szól, ideértve az állami felügyelet alatt álló gazdasági társaságk alkalmazttjait is. A fkztt biztnság érdekében a felajánlani szándékzó Magna alkalmaztt közvetlenül is köteles ellenőrizni, hgy állami ellenőrzés alatt álló gazdasági társaság alkalmazttja-e a fgadó; az érintett csprt, részleg vagy egyéb üzletág pénzügyi nyilvántartásaiban a felajánlás pnts összege és a fgadó kiléte egyértelműen és pntsan rögzítve van ly módn, hgy: az lvasó meg tudja állapítani, hgy az összeg mire vnatkzik; és az összes kulturális rendezvényhez kapcslódóan egy személynek felajánltt készpénz kumulált éves összege egyik pénzügyi évben sem haladja meg a 200 dllárt, kivéve ha az szabályzat nek megfelelően jóváhagyták. HA TOVÁBBI TÁJÉKOZTATÁSRA VAN SZÜKSÉGE: Tvábbi tájékztatásért vagy tanácsért frduljn a csprt vagy a régió jgtanácssáhz vagy a Magna valamely megfelelőségi megbízttjáhz vagy a Magna etikai és törvényességi alelnökéhez. Effective: May 1, 2014 Revised: June 21, 2016 Next Review: June 21, 2018 Owner: Ethics & Legal Cmpliance Magna Internatinal Inc. Ajándékzási és reprezentációs szabályzat 6