MAGATARTÁSI ÉS ETIKAI KÓDEX AJÁNDÉKOKRÓL ÉS SZÓRAKOZÁSRÓL SZÓLÓ ÚTMUTATÓ

Átírás

1 MAGATARTÁSI ÉS ETIKAI KÓDEX AJÁNDÉKOKRÓL ÉS SZÓRAKOZÁSRÓL SZÓLÓ ÚTMUTATÓ

2 AJÁNDÉKOKRÓL ÉS SZÓRAKOZÁSRÓL SZÓLÓ ÚTMUTATÓ Üzleti ajándékok felajánlása vagy az ehhez való hozzájutás gyakran a megfelelő mód az üzleti szervezetek számára, hogy egymás iránti udvariasságukat és tiszteletüket kifejezzék, feltéve, hogy az ajándék indokoltan értékes, és nem célja, hogy igazságtalanul befolyásoljanak vele egy üzletet vagy hivatalos intézkedést. Ez az útmutató az irányadó a Magna International Inc. vállalatnál és összes leányvállalatánál ( Magna ), az összes Magna alkalmazottra, beleértve az Igazgatótanácsot, a tisztviselőket és az alkalmazottakat, a Magna tanácsadókra, az önálló vállalkozókra és az ügynökökre. Kivéve, ahol törvény tiltja, az alkalmazottak felajánlhatnak és elfogadhatnak indokolt üzleti ajándékot, szívességet és szórakozást üzleti szervezet számára vagy a szervezettől, feltéve, hogy az ajándék, a szívesség és a szórakozás jelképes értékű, és megfelelő az adott körülmények között. A szerény értékű üzleti ajándék vagy szórakozás a jó üzleti kapcsolatok kiépítésének legitim eszközei. Például alkalmi ebédeket, kis vállalati emlékeket, jegyet sport- vagy más eseményre el lehet fogadni bizonyos körülmények között. Az ajándékok cseréje vagy szórakozás nyújtása általában nem tekinthetők a Magatartási és etikai kódex megsértésének, amikor az ajándékok vagy a szórakozás (i) az elfogadott üzleti gyakorlatokat tükrözik, beleértve ezt az útmutatót (ii), nem indítéknak tekinthetők (iii), konzisztensek az érvényes törvénnyel (iv), és nem zavarják a Magnát és az alkalmazottait nyilvánosságra kerülésük esetén. Minden alkalmazottnak, akinek kérdése van a különleges ajándék nyújtásának és elfogadásának helyességéről és törvényességéről, egyeztetnie kell a Csoport vagy a Régió jogtanácsosával vagy a Magna megfelelőségi igazgatójával. Az Ajándékok és szórakozás körébe tartozik minden, ami értékes, például: o javak; o ételek és italok; o jegyek különböző eseményekre; o szolgáltatások; o járművek vagy nyaralóhelyek használata; o utazási költség; 2

3 o szállítás; o készpénzzel egyenértékű dolgok (mint például ajándékkártya vagy ajándékutalvány); vagy o pontosan és átláthatóan nyilvántartott a költségjelentésekben, a Magna könyveléseiben és nyilvántartásában. A józan ítélőképesség használata o kedvezmények; o készpénz; o o díjak. Amikor nem megengedett Fontos, hogy az ajándékok és a szórakozás soha ne: o befolyásolja jogtalanul az üzleti döntéshozatalt; o okozzon másoknak illetéktelen befolyás érzetet; vagy o idézzen elő lehetséges érdekütközést. Az alkalmazott felelőssége megvédeni a Magna hírnevét a helytelen viselkedéstől. A Magna alkalmazottaknak ezért gondosan kell eljárniuk, amikor ajándékot vagy szórakozást ajánlanak fel vagy fogadnak el azért, hogy megbizonyosodjanak arról, az üzleti döntések becsületesen kerülnek meghozatalra, megfelelnek az érvényes törvényeknek, és a vállalat legjobb érdekeit képviselik. Amikor megengedett Ajándék vagy szórakozás csak akkor ajánlható vagy fogadható el, amennyiben: o indokolt; o alkalomszerű; o jelképes értékű; és Az elfogadhatóság meghatározása az ítélőképességen múlik. Nincs meghatározott mennyiség arra, amikor egy ajándék vagy szórakozás helytelennek minősül. Az ajándékozás szándékán és célján múlik, nem a készpénz értékén, amely meghatározza a helytelen jelleget. Általában minél többet ér egy ajándék vagy vendéglátás, annál nagyobb átláthatóságot kell alkalmazni. Az ajándék vagy szórakozás felajánlását vagy elfogadását mindig a törvénynek és a helyi üzleti gyakorlatoknak megfelelően kell végrehajtani. Ráadásul a Magna több ügyfele szigorú Magatartási és etikai kódexszel rendelkezik az alkalmazottainak és ellátóiknak adható ajándékról. Ajándék vagy szórakoztatás csak akkor adható az ügyfél alkalmazottainak, ha az határozottan törvényes az ügyfél érvényes szabályzata szerint. Kormányzati tisztviselők Ajándék vagy szórakozás ajánlása vagy nyújtása kormányzati tisztviselőknek speciális kockázatokat vet fel, amelyeket a törvény tilt. Soha nem ajánlhat vagy nyújthat ajándékot vagy szórakozást egy kormányzati tisztviselőnek, hacsak nem kapott írásbeli jóváhagyást a Csoport vagy a Magna rangidős menedzsmentjétől, a Csoport vagy a Régió jogtanácsosától vagy a Magna megfelelőségi igazgatójától (nézze meg a Magna Megvesztegetésről és helytelen kifizetésekről szóló útmutatót. A leghazaibb OEM-ek kínai képviselői és a hazai ellátók több alkalmazottja Kínában kormányzati tisztviselőnek tekintendők a megvesztegetés-ellenesség törvények értelmében, mert a munkáltatójuk állami tulajdonúak vagy állam ellenőrizte vállalatok. Ezért különös óvatosság szükséges a kínai üzlettársaktól kapott vagy a nekik adott ajándék és szórakozás megvalósításakor. Az alkalmazottak időnként olyan kéréssel 3

4 kerülnek szembe, amely a média, a sajtó vagy a hírügynökségek képviselőinek étkezési és utazási költségének kifizetésére irányulnak a törvényes üzleti tevékenységekkel, például egy új termék, technológia vagy részleg piacra dobása, média lefedettségével kapcsolatban. Az alkalmazottaknak nagy elővigyázatossággal kell eljárniuk, amikor Kínában, Oroszországban vagy más országokban üzletelnek a média képviselőivel, ahol a médiaszervezetek rendszerint állami tulajdonúak vagy állam által ellenőrzöttek, és ahol a sajtó tagjai kormányzati tisztviselőknek minősülnek. Ilyen esetekben számos specifikus lépés következik, melyeket el kell végezni, hogy meggyőződhessen arról, a törvényes költségek nem tekinthetők megvesztegetésnek, mint például a médiaképviselők költségeinek visszatérítése helyett a költségek közvetlen kifizetése. Az alkalmazottaknak kapcsolatba kell lépniük a Csoport vagy a Vállalat pénzügyi vezetőjével, a Csoport vagy a Régió jogtanácsosával vagy a Magna megfelelőségi igazgatójával, ha ilyen helyzettel találják magukat szemben. Semmilyen körülmények között nem kérhető ajándék vagy szórakozás olyan ellátótól, ügyféltől vagy másik féltől, akivel a Magna üzleti kapcsolatban áll. Általában nem megfelelő felajánlani vagy elfogadni készpénzt vagy ezzel egyenértékű dolgot csak határozottan korlátozott körülmények között és csak előzetes jóváhagyással (lásd fentebb). Segítő tippek MINDIG Győződjön meg arról, hogy az ajándékok és a szórakozás indokoltak, alkalomszerűek és jelképes értékűek, és megfelelnek a hatályos törvényeknek, szabályozásoknak és helyi szokásoknak. Használja a józan ítélőképességét annak eldöntésére, hogy mi indokolt, észben tartva, hogy a jelképes helyi értéke viszonylagos és az átlagos helyi jövedelem és az életszínvonal függvénye. Keresse menedzserének, Csoportja rangidős menedzsmentjének tagját, Csoportjának vagy Régiójának jogtanácsosát vagy a Magna megfelelőségi igazgatóját, ha olyan ajándékot vagy szórakozást ajánlottak fel Önnek vagy ennek tanúja volt, amelyről úgy gondolja, hogy a nominális értéket túllépi. Világosan állítsa össze a Magna gyakorlatait az ajándékok vagy szórakozás felajánlásáról új üzleti kapcsolatok kezdetén, főleg ott, ahol a kulturális normák különbözhetnek. Győződjön meg arról, hogy ajándékok és szórakozás, ahol lehetséges, szervezet számára kerüljön felajánlásra, ne egyénnek. Ahol egyén számára került utazás és szórakozás felajánlásra, bizonyosodjon meg arról, hogy az utazás célja valóban megvalósult, és hogy az utazás és a tartózkodás időtartama jóhiszemű üzleti okokkal igazolható. Emlékezzen arra, hogy a magasabb szintű normákat és szigorú szabályokat kell alkalmazni a kormányzati tisztviselőknek ajánlott ajándékok és a szórakozás tekintetében is (nézze meg a Magna Ajándékokról és szórakozásról szóló útmutatóját). Próbálja megérteni és ellenőrizni, hogy a vállalat vagy a média képviselői kormányzati tisztviselők vagy alkalmazottak-e, mielőtt ajándékot vagy szórakozást ajánlana fel nekik. Értékelje a lehetséges összeférhetetlenséget, amennyiben ajándék vagy szórakozás felajánlására vagy elfogadására kerülne sor. Álljon készen arra, hogy udvariasan elutasítson a gyakorlatunkba nem illő ajándékot vagy vendéglátást. Úgy tekintsen az, egy közvetítőn vagy harmadik félen keresztül kapott ajándékra vagy szórakozásra, mint azokra, amelyek közvetlenül kerültek átadásra. Bizonyosodjon meg arról, hogy az adott vagy kapott ajándék és szórakozás pontosan kerül rögzítésre és elszámolásra a vállalati nyilvántartásban. 4

5 Vegye fel a kapcsolatot Csoportja vagy Régiója jogtanácsosával, a Magna ügyvédjével vagy a Magna megfelelőségi igazgatójával, ha kétsége vagy kérdése lenne az ajándékok vagy a szórakozás adásának vagy igénybevételének megfelelőségével kapcsolatosan. Készítsen nyilvántartást minden ajándék és szórakozás jóváhagyásáról, jegyezze fel a célt, a felek neveit és az ajándék vagy szórakozás természetét és értékét. Vegye számításba, hogy hasonló jóváhagyás követelhető-e a meghívott szervezetétől. SOHA NE Adjon ajándékot vagy szórakozást, ahol azt törvény tiltja. Adjon ajándékot vagy szórakozást egy üzleti döntés befolyásolására, kivéve, ha cserébe kap valami értékeset, vagy ha az túllépi a nominális értéket és az elfogadott üzleti gyakorlatot. o Ajándékok és szórakozás, amelyeket nem arra terveztek, hogy elősegítsék az érvényes üzleti célt vagy kapcsolatot. Fogadjon el ajándékot, szívességet vagy szórakozást személytől vagy szervezettől, és ajánljon fel ilyeneket szerződés odaítélésekor, tárgyalás során vagy díjazáskor. Ez nem foglalja magában a vállalat számára dolgozó tanácsadók által szervezett étkezéseket. Kérjen semmilyen ajándékot vagy szórakozást egy ellátótól, ügyféltől, partnertől vagy más féltől, akikkel a Magna üzleti kapcsolatban áll, ne is ösztönözzön erre senkit. Ez magában foglalja mind a közvetlen kérést és azon benyomást, hogy egy ajándék vagy szórakozás felajánlása megfelelő és kívánatos lenne. Fizessen személyesen ajándékért vagy szórakozásért azért, hogy elkerülje a Magna szabványainak való megfelelést. FIGYELJEN ODA Fogadjon el ajándékot vagy szórakozást, ahol ez a tisztességes gyakorlatot és az elfogulatlan ítélkezést megnehezíti, ahol túllépi a nominális értéket, vagy ellentétes az általában elfogadott üzleti gyakorlattal. A következő ajándékok vagy szórakozás felajánlása vagy elfogadása tiltott, mint például: o Készpénz (nagyon kevés kivétellel az alábbiakban meghatározva) vagy csekk; o Termékkel vagy szolgáltatással kapcsolatos kedvezmények, amelyek nem minden alkalmazott számára érhetők el; o Nem megfelelő természetű ajándékok vagy szórakozás, vagy nem megfelelő helyen; vagy Ajándék vagy szórakozás cseréjére a Magna versenytársainak képviselőivel, mivel az ilyen cselekedet valós vagy feltételezett érdekellentétet okozhat vagy versenyellenes magatartás benyomását keltheti. Készpénz (vagy ezzel egyenértékű dolog) ajándékként való felajánlására vagy elfogadására, mivel ez csak kivételesen korlátozott körülmények között lehetséges. A készpénz felajánlása vagy elfogadása csak akkor elfogadható, ha nem állandó, és ha az összes következő kritériumnak megfelel: o értesítette a menedzserét írásban a felajánlott készpénzről, és a menedzsere előzetes írásbeli engedélyt adott erre; 5

6 o az összeg nominális (ti. nem lépi túl az 50 amerikai dollárral egyenértékű helyi valutát) és feltéve, hogy a Magna International Menedzsmentjének tagjai, akik az Ön régiójáért felelnek (1) jóváhagyhatnak 500 amerikai dollárt nem meghaladó összeget is, ha megfelelő; o a fenti korlátozáson belül javasolt összeg teljesen összhangban kell, hogy legyen a helyi szokásokkal, és nem lehet túlzó; o az ajánlatot tevő Magna alkalmazott formálisan arra kérhető vagy indokoltan elvárható tőle, hogy vegyen részt a hatályos eseményen és közvetlenül tegyen ajánlatot egy ilyen részvétellel kapcsolatban; o az összes kulturális hagyománnyal kapcsolatban álló személynek felajánlott összesített évi készpénz összege ne lépje túl a 150 amerikai dollárt egy pénzügyi évben, kivéve, ha az összességében 1500 amerikai dollárt nem meghaladó magasabb összeget bármely pénzügyi évben a Magna International menedzsmentje jóváhagyja, a fentiek szerint. TOVÁBBI INFORMÁCIÓK: További információkért vagy tanácsért vegye fel a kapcsolatot a Csoport vagy Regionális Jogtanácsossal vagy a Magna Vállalati Jogtanácsosával márciu o nem készpénzes alternatíva nincs, amely egyformán elfogadható lenne helyi normáknak megfelelően; o a felajánlást nem tiltja helyi törvény; o a felajánlás nem tekinthető indítéknak; o a felajánlás semmilyen szinten nem tehető kormányzati tisztviselőnek, beleértve az állam által ellenőrzött egység bármelyik alkalmazottját. Nagyobb bizonyosságért a felajánlást tevő Magna alkalmazott pozitív kötelessége arról meggyőződni, hogy a kedvezményezett állami tulajdonú vállalkozás alkalmazottja-e; o a felajánlás teljes összege és a kedvezményezett személyazonossága világosan és pontosan rögzített az érvényes Csoport, Részleg vagy más üzleti egység pénzügyi nyilvántartásában oly módon, hogy o az olvasó azonosítani tudja, hogy mihez tartozik az összeg; és 6

7