MAGATARTÁSI ÉS ETIKAI KÓDEX MEGVESZTEGETÉSRŐL ÉS HELYTELEN KIFIZETÉSEKRŐL SZÓLÓ ÚTMUTATÓ

Átírás

1 MAGATARTÁSI ÉS ETIKAI KÓDEX MEGVESZTEGETÉSRŐL ÉS HELYTELEN KIFIZETÉSEKRŐL SZÓLÓ ÚTMUTATÓ

2 MEGVESZTEGETÉSRŐL ÉS HELYTELEN KIFIZETÉSEKRŐL SZÓLÓ ÚTMUTATÓ A Magna tiltja az összes üzleti tevékenységében minden országban a megvesztegetést és az ügymenet-könnyítő juttatásokat. Ez az útmutató az irányadó a vállalatnál és összes leányvállalatánál ( Magna ), az összes Magna alkalmazottra, beleértve az Igazgatótanácsot, a tisztviselőket és az alkalmazottakat, a Magna tanácsadókra, az önálló vállalkozókra és az ügynökökre. A Magna éveket töltött hírnevének fejlesztésével a jobb terméket jobb áron elv alapján. Ez azt jelenti, hogy az üzletnek becsületesen kell zajlania, és a termék és az ár alapján tisztességesen kell ezt elérnünk, nem kenőpénzek és más helytelen kifizetések juttatásával. A Magna Magatartási és etikai kódexe kifejezetten tiltja az ilyen jellegű pénzmozgásokat. Az ilyen tevékenységekben részt vevő alkalmazott ellen fegyelmi eljárás indulhat, és azonnali elbocsátással járhat. Sok ország rendelkezik olyan törvényekkel, amelyek a megkenést és más helytelen kifizetéseket illegálisnak tekintik, még akkor is, ha más országban történik. Ezen törvények megsértése súlyos bűn, amely a vállalat és bármely alkalmazott vagy mások, akik belekeveredtek, számára bírságot eredményezhet (beleértve a menedzsereket, akik engedélyezték az ilyen viselkedést). Azon egyének, akik közvetlenül érintettek, a börtönt kockáztatják. Ezen törvények megsértése súlyos hatással lehet a Magna hírnevére. Mi is az ügymenet-könnyítő juttatás Helytelen kifizetésnek tekinthető a kenőpénz, a jutalék vagy az ügymenet-könnyítő juttatás. Kenőpénz minden, ami értékes beleértve pénzt, ajándékot, szívességet, szórakozást, előnyt vagy hasznot és valaki számára személyes kedvezmény szerzésére kerültek felajánlásra, amelyek egy tett vagy döntés befolyásolási kísérletének tekinthetők vagy azért, hogy ezen személytől vagy az általa képviselt szervezettől helytelen előnyt lehessen szerezni. A Jutalék a kenőpénz egy formája. Ez már egy fizetett (vagy esedékes a fizetése) összeg visszatérítése vagy elfogadása, mint személyes díjazás egy üzleti megegyezés előmozdításáért. Az ügymenet-könnyítő juttatások kis összegű kifizetések kormányzati tisztviselőknek olyan szolgáltatások elnyerésére, amelyekre egyébként a Magna jogosult. Például, ilyenek lehetnek összegek a telefon vagy közműcsatlakozások elősegítésére. 1

3 A helytelen kifizetésekkel kapcsolatos Magna irányelv A Magna tiltja a helytelen összegek kifizetését, az akár közvetlenül, közvetve vagy harmadik félen keresztül történik megvalósításra. Az ezzel kapcsolatos dokumentum vagy nyilvántartás hamisítását is tiltja. Ugyanolyan helytelen ilyen jellegű kifizetést ajánlani vagy kapni (például a Magna egyik beszállítójától vagy egy Magna alkalmazottól), mint ilyen jellegű pénzeket felajánlani és kifizetni (például egy tisztviselőnek vagy az ügyfél egy alkalmazottjának). Már az összeg ígérete vagy felajánlása is elég a felelősség megállapítására, még ha a kifizetés valójában nem is valósult meg. Bizonyos körülmények között kenőpénznek tekinthető az az üzleti ajándék vagy szórakozási költség, amelyet üzlet elnyerésére vagy megtartására került átadásra kormányzati tisztviselőnek, különösen, ha az ajándék értéke jelentős vagy a szórakozás túlzó (például utazási költség). Tanulmányozza át a Magna Ajándékokról és szórakozásról szóló útmutatót az ajándékok, szórakozás és a megvesztegetés közti átfedés jobb megértéséért. Konzultálnia kell Régiója vagy Csoportja jogtanácsosával vagy a Magna megfelelőségi igazgatójával, ha nem tudja, hogy az ajándék helytelen-e vagy nem. A Vesztegetés-ellenességi törvények nemzetközi alkalmazása A Magna számos bonyolult helyi és nemzetközi megvesztegetés-ellenességi törvény hatálya alá esik. Néhány ezek közül speciálisan a külföldi tisztviselők megvesztegethetőségét célozza. Ilyen például az Amerikai Egyesült Államokban a Foreign Corrupt Practices Act és Kanadában a Corruption of Foreign Public Officials Act. Néhány megvesztegetés-ellenességi rendelet mint például az Egyesült Királyságban a Bribery Act szintén tiltja a magánszektorban az egyének számára helytelen összegek kifizetését és a kereskedelmi megvesztegetés többi formáit. A Magna kiterjedt világméretű tevékenysége okán ezek az útmutatók nem válaszolnak az összes felmerülő nemzetközi és helyi szintű problémára. Minden egyes Magna alkalmazott kötelessége megérteni és megfelelni a hatályos nemzetközi és helyi törvénynek. Amennyiben bizonytalan, hogy egy viselkedésmód törvénytelen-e vagy káros-e a Magna hírnevére, kérdezze meg a menedzserét, Régiója vagy Csoportja jogtanácsosát vagy a Magna megfelelőségi igazgatóját. Amikor az ügymenet-könnyítő juttatások megengedettek A legtöbb ország és vállalat tiltja az ügymenetkönnyítő juttatásokat. A Magna szerint ezek helytelen kifizetések, és ezért tiltottak. Amennyiben az alkalmazott úgy vélekedik, hogy egészsége vagy biztonsága közvetlen veszélynek van kitéve, és hogy ez a pénz szükséges az előbbiek megőrzésére, az alkalmi ügymenet-könnyítő juttatások megengedhetőek. Fizikai sérülés veszélye miatt kért kifizetés nem minősül helytelennek, de az összeg megadását jelenteni kell a Jogi Osztálynak, és pontosan kell rögzíteni, hogy az tükrözze a kifizetést és a körülményeket. Harmadik felek: ügynökök, vállalkozók és más közvetítők A Magna kifejezetten tiltja a helytelen kifizetéseket, amelyek harmadik félen, például ügynökökön, vállalkozókon vagy más közvetítőkön keresztül kerültek megvalósításra. Az a tény, hogy egy harmadik személy helytelen kifizetést tett, nem semmisíti meg a Magna vagy a Magna alkalmazott elleni bűnvádi eljárást vagy polgári felelősség lehetőségét. A korrupció ellenességi törvények nem tesznek különbséget Ön és azon személy között, aki az Ön nevében cselekedett. Ezért meg kell bizonyosodnia arról, hogy az ügynökök vagy más harmadik felek megfelelnek a Magna magatartási előírásainak. Minden esetben, amikor egy ügynök, vállalkozó vagy más közvetítő került feltartásra a Magna által, Önnek: o Rendelkeznie kell egy dokumentált alappal a harmadik fél integritásában való bizalom érdekében; o Felelős lépéseket kell tennie a helytelen 2

4 viselkedés ellenőrzésére és megelőzésére; és o Megfelelően reagálnia kell a lehetséges helytelen viselkedés jelzéseire Kapcsolatba kell lépnie Regionális vagy a Csoport Jogi osztályával vagy a Magna törvényes megfelelőségi igazgatójával, amennyiben kérdése lenne egy ügynök felfogadásáról vagy egy már létező megegyezés megújításáról. Ellenőrizze a veszély jeleit vagy a vörös zászlókat, amelyek a kockázatos harmadik féllel való kapcsolatot mutatják. Ezek olyan helyzetek foglalnak magukba, amelyekben a harmadik fél: o Képzetlennek vagy nem megfelelőnek bizonyul; o Akit egy kormányzati tisztviselő határoz meg vagy ajánl; o Kéri, hogy személyazonossága maradjon titokban; o Készpénzben, előre vagy offshore számlákon keresztül kéri a kifizetést; o A dokumentumok hamisítását kéri; o Általában nagyobb kompenzációt kér a nyújtott szolgáltatásokért cserébe; vagy o Szokatlanul magas vagy nem dokumentált költségek megtérítését kéri. Amennyiben ezen vörös zászlók észrevehetők, kiegészítő vizsgálatot és menedzserrel és/vagy Jogi Osztállyal való megbeszélést kell lefolytatni. Nyilvántartás vezetése: könyvelés és nyilvántartás Mindig pontos könyvelést és nyilvántartást kell vezetni, adatok hamisítása kenőpénz elrejtése céljából tiltott. Azért, hogy ellenőrizni lehessen a helytelen kifizetéseket, fontos, hogy minden tranzakció átlátható legyen, teljesen ledokumentált, hogy pontosan tükrözze annak természetét. Mindig végre kell hajtani az ellenőrzést és a jóváhagyási eljárást, és a könyvelést, nyilvántartást indokolt részletességgel és pontossággal kell folytatni, hogy azok minden tranzakciót pontosan tükrözzenek. A Magna könyvelése és nyilvántartása nem tartalmazhat hamis, félrevezető vagy mesterséges bejegyzéseket. Amennyiben tudomására jutna vagy gyanítaná, hogy valaki hamisítja a könyvelést és a nyilvántartást, vagy megpróbál elrejteni egy kifizetést, azonnal jelentenie kell aggodalmát a vállalat Jó üzleti vonalán keresztül, közvetlenül menedzserének, a Csoport vagy a Vállalat pénzügyi vezetőjének, a Csoport vagy a Régió jogtanácsosának vagy a Magna vállalati jogtanácsosának. Áthágások Minden tranzakció, tekintet nélkül az összegre, a korrupcióellenes törvények megsértését jelentheti. Ezért fontos, hogy minden Magna alkalmazott megértse a szabályokat és azonnal, a lehető leghamarabb jelentsen bármilyen méltánytalanságot. A Magna nem megtorló irányelvvel rendelkezik az állítólagos helytelen viselkedés jóhiszemű jelentéséért. Minden bejelentés kivizsgálásra kerül, és minden kihágás kifejezetten súlyos ügyként kerül elbírálásra, amelynek következménye fegyelemi eljárás indítása, sőt elbocsátás is lehet. Kifejezetten tiltott az egyik Magna alkalmazott részéről tett, lehetséges megfelelőségi kihágás jóhiszemű jelentésének megtorlása. A megtorlás ténye kivizsgálásra fog kerülni, és megfelelő fegyelmi lépés következik, akár a megtorlásban bűnösnek talált személy elbocsátásával bezáróan. Segítő tippek MINDIG Legyen biztos abban, hogy teljesen megértette a hatályos törvényi 3

5 kötelezettségeket és a Magna hozzáállását az ajándék és szórakozás felajánlását, elfogadását illetően (nézze meg a Magna Ajándékokról és szórakozásról szóló útmutatót). Kellő gondossággal járjon el a harmadik fél kiválasztásában és alkalmazásában (beleértve a független vállalkozókat, értékesítési ügynököket és lobbistákat). Tájékoztassa a megvesztegetés-ellenességi követelményeinkről a harmadik felet formális szerződésen keresztül, és bizonyosodjon meg arról, hogy a harmadik fél tevékenységei ellenőrzésre kerülnek a szerződés ideje alatt. Bizonyosodjon meg arról, hogy minden kifizetés pontosan került rögzítésre, beleértve a pénztáron keresztül történt kifizetéseket. Bizonyosodjon meg arról, hogy a pénzügyi munkatársak számára tett pénzügyi kérések pontosan kerülnek a törvényes számlákkal támogatásra, amelyet a kellő alkalmazottak engedélyeztek aláírással a törvényes kedvezményezettek számára és a megfelelő üzleti célból. Előre tervezze meg az új vagy lehetséges körülményeket, ahol a megvesztegetés és a korrupció előfordulhat. Azonnal jelentse menedzserének, Csoportja pénzügyi vezetőjének, a Csoport vagy a Régió jogtanácsosának vagy a Magna ügyvédjének aggodalmát a készpénzes vagy természetbeni kifizetésekkel kapcsolatban, amelyeket Önnek tettek vagy csak szándékoztak megtenni. Kérjen tanácsot menedzserétől, Csoportja pénzügyi vezetőjétől, Csoportja vagy Régiója jogtanácsosától vagy a Magna Vállalati jogtanácsosától, mielőtt cselekedne, amikor olyan helyzettel kerül szembe, ahol bizonytalan a törvényben és/vagy az erre a területre érvényes irányelvvel. SOHA NE Ajánljon semmi értékeset kormányzati tisztviselőnek vagy egyéb olyan személynek, aki valós vagy vélt helytelen előnyt szerezhet belőle. Engedjen megvalósulni titkos megbízásokat, kenőpénzt vagy hasonló korrupt kifizetést. Ez magában foglalja a politikailag befolyásos egyénekkel, cégekkel vagy szervezetekkel megvalósuló megegyezéseket, ahol a díjak aránytalanok a felajánlott legitim szolgáltatásokhoz képest. Tegyen kifizetést olyan személynek (készpénzben vagy természetben) egy szolgáltatásért, amelyre a Magna általában nem jogosult. Például a kormányzati tisztviselőknek túlórapénz, ha szünetben dolgoznak vagy a saját munkaköri leírásán túli feladat elvégzéséért. Tegyen olyasmit, amivel bárki mást, beleértve a Magna ügynökét vagy képviselőjét, bátoríthat a helytelen kifizetésre. Hozzon létre egy nem nyilvántartott megvesztegetési alapot. Kérjen vagy fogadjon kenőpénzt vagy jutalékot. FIGYELJEN ODA Egy megbízási díjra, amely aránytalan a nyújtott szolgáltatáshoz képest. Bármilyen fizetési kérésre, amely gyanúsnak tűnik vagy egy névre vagy a tranzakcióhoz nem kötődő jogszolgáltatásra szól, beleértve, de nem korlátozódóan a jótékonysági szervezetekre vagy alapítványokra. A háttérinformációkra a létező vagy 4

6 potenciális harmadik fél képviselőiről, amelyek helytelennek tekinthetők. MAGNA INTERNATIONAL INC. Arra, nehogy üzleti ajándékot vagy szórakozást adjon vagy fogadjon el egy pályázati eljárás közepén. TOVÁBBI INFORMÁCIÓK: További információkért vagy tanácsért vegye fel a kapcsolatot a Csoport vagy Regionális Jogtanácsossal vagy a Magna Vállalati Jogtanácsosával március 5

7