KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV

Átírás

1 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV

2

3 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV Coca-Cola Hellenic Bottling Company A.G. Turmstrasse 26, CH-6300, Zug, Switzerland T Kedves Kolléga! A Coca-Cola Hellenicnél minden az értékeinknél kezdődik. Semmi nem fontosabb annál, mint hogy nyíltak, tisztességesek és becsületesek legyünk. Függetlenül attól, hogy hol végezzük a tevékenységünket, a beszállítókkal, vevőkkel, kormányokkal és más partnerekkel való kapcsolatainkban mindenkor az értékeinknek megfelelően kell viselkednünk, amelyek a következők: az emberek iránti tisztelet, becsületesség, átláthatóság és feddhetetlenség. A feddhetetlenség és az etikus magatartás iránti elhivatottságunk különösen fontos a korrupció megelőzésében és felderítésében. A korrupcióhoz való hozzáállásunk egyértelmű: zéró toleranciát tanúsítunk. Tudom, hogy nehéz környezetben és olyan kultúrákban végezzük a tevékenységünket, ahol a korrupció igen elterjedt lehet. Ez azonban nem lehet mentség. Rendkívül fontos, hogy az alkalmazottaink és azok, akik a nevünkben, illetve képviseletünkben dolgoznak, megértsék a felelősségeiket és kötelezettségeiket és az értékeinknek megfelelően viselkedjenek. A jelen Korrupcióellenes politika és megfelelési kézikönyv részletesen bemutatja a Coca- Cola Hellenic vesztegetés és korrupció elleni programját. A célja az, hogy olyan tudással és eszközökkel vértezzen fel bennünket, amelyekkel észrevehetjük és megelőzhetjük a vesztegetést és a korrupciót. Abban is segítséget nyújt számunkra, hogy hol találhatunk további információt. Ha mindannyian az értékeinknek megfelelően viselkedünk és becsületesen, tisztességesen és feddhetetlenül cselekszünk, a Coca-Cola Hellenic továbbra is olyan vállalat lesz, amelyre mindannyian büszkék lehetünk. Köszönöm, hogy csatlakozik hozzám e törekvésben. Tisztelettel, Dimitris Lois Vezérigazgató 3

4

5 TARTALOMJEGYZÉK KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV I. Miért fontos ez a politika számodra és az üzletmenetünk számára? 7 II. Hogyan tégy eleget a Politikának, illetve hogyan használd ezt a Kézikönyvet? 7 III. Mi a megvesztegetés? 9 IV. Az állami tisztviselőkkel való kapcsolat, bánásmód 11 V. Körültekintés az alkalmazottak és harmadik személyek alkalmazásakor 17 VI. Vendéglátás felajánlása vevők, beszállítók és egyéb üzleti partnerek részére, illetve vendéglátás elfogadása a fentiektől 19 VII. Üzleti és pénzügyi nyilvántartás 20 5

6

7 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV I. Miért fontos ez a politika számodra és az üzletmenetünk számára? Ez a Korrupcióellenes Politika és Megfelelési Kézikönyv (a továbbiakban: a Politika ) rögzíti a Vállalat azon követelményeit és eljárásait, amelyek biztosítják a hatályos korrupcióellenes jogszabályoknak való megfelelést. Az alábbi okokból rendkívül fontos, hogy a jelen Politikában rögzített irányelveket figyelmesen elolvasd és betartsd: Hogy a Vállalat értékeinek megfelelően cselekedj; Hogy megvédd a Vállalat jó hírnevét; Hogy mutasd a Vállalat azon közösségek iránti elhivatottságát, amelyekben működik; Hogy biztosítsd a vállalat által betartandó valamennyi korrupcióellenes jogszabálynak való megfelelést, valamint; Hogy erősítsd a korrupcióellenes jogszabályok nemzetközi betartatását és tudatosítását. II. Hogyan tégy eleget a Politikának, illetve hogyan használd ezt a Kézikönyvet? Annak érdekében, hogy megfelelően eleget tégy a Politikának, tartsd észben az alábbi szabályokat: Vegyél részt minden kötelező képzésen. A Vállalat minden évben kötelező képzéseket tart annak érdekében, hogy az alkalmazottai megismerjék és megértsék a hatályos korrupcióellenes jogszabályokat és azoknak megfelelően cselekedjenek. Ezeket a képzéseket a Vállalat jogi osztálya dolgozta ki, és azon jellező kockázatokra irányulnak, amelyekkel az egyes régiók találkoznak. Nagyon fontos, hogy ezeken a képzéseken részt vegyél. Ezen túlmenően a Vállalat egy új elektronikus képzést is bevezet, amelyet időről időre a Vállalat minden alkalmazottjának teljesítenie kell. Kérj jóváhagyást A Politika értelmében bizonyos cselekedetekhez különösen olyanokhoz, amelyek során valami értékeset vagy valamilyen előnyt nyújtunk, illetve biztosítunk állami tisztviselők számára szükség van a Vállalat illetékes jogi osztálya egy jogászának (a továbbiakban: Illetékes Jogtanácsos ) előzetes, írásbeli jóváhagyására: Az országos alkalmazottak részére: az Illetékes Jogtanácsos az Országos Jogi Igazgató; Az országos funkcionális vezetők és regionális igazgatók részére: az Illetékes Jogtanácsos a Regionális Jogi Igazgató; Az ügyvezető igazgatók és a Vállalatcsoport funkcionális alkalmazottai részére: az Illetékes Jogtanácsos a Megfelelési Igazgató (Chief Compliance Officer); Az operatív bizottsági tagok (Operative Committee) részére: az Illetékes Jogtanácsos a Vezető Jogtanácsos. Ezen jóváhagyások egy-egy példányát az Illetékes Jogtanácsosnak meg kell őriznie és szükség esetén a könyvvizsgálónak, illetve az ellenőröknek át kell adnia. 7

8 Ha kétségeid merülnek fel, kérj tanácsot. Ha bármikor bizonytalan vagy azzal kapcsolatban, hogy hogyan reagálj egy adott helyzetre, vagy hogy egy adott magatartás esetleg nem megfelelő, illetve a Politikával ellentétes, mindig kérj tanácsot az Illetékes Jogtanácsosodtól, mielőtt bármit teszel. Fejezd ki az aggodalmad Ha olyan magatartást tapasztalsz, ami aggaszt, vagy ami a Politikánk megsértését jelentheti, azonnal jelezd az Illetékes Jogtanácsosodnak. Ezzel lehetőséget adsz a Vállalatnak arra, hogy kezelje, illetve helyrehozza az adott kérdést, illetve helyzetet, lehetőleg még azelőtt, hogy az törvényszegéshez vezetne vagy veszélyeztetné a Vállalat jó hírnevét. A Politika súlyos megsértésének gyanúját például ha abban magas beosztású vezetők is részt vesznek, vagy ha az jelentős összegekkel vagy állítólagos bűncselekménnyel kapcsolatos azonnal jelenteni kell a Vezető Jogtanácsosnak. Gyakorlati példa: Egy pénzügyi alkalmazottat megkért az igazgatója, hogy egy állami tisztviselő magánbankszámlájára utaljon át egy bizonyos összeget. Amikor a pénzügyi alkalmazott megkérdezte az igazgatót, hogy milyen okból történik a kifizetés és hogy kapott-e felhatalmazást az Illetékes Jogtanácsosától a kifizetés teljesítésére, az igazgató azt választolta neki, hogy ez nem tartozik rá. Amikor az alkalmazott kifejezte az aggodalmát, az igazgató azt mondta, nem érdekli, hogy mit ír elő a Politika és hogy teljes körű felelősséget vállal arra az esetre, ha valami probléma lenne a kifizetéssel. Az alkalmazott attól fél, hogy az igazgatója bosszút áll rajta, ha jelenti az esetet. Mit tegyünk: A pénzügyi alkalmazottnak haladéktalanul jelentenie kell az esetet az Illetékes Jogtanácsosának. Ha követi az igazgatója utasításait és megszegi a Politikát, akkor mindketten megszegik a Politikát és az is előfordulhat, hogy törvényszegést is elkövetnek. A Vállalat megvédi az alkalmazottat a jóhiszemű bejelentése miatti bármilyen bosszútól. Soha nem kapsz büntetést azért, mert nem vagy hajlandó megvesztegetni valakit. Egy alkalmazott se kap büntetést sem teljesítményértékelésen, sem a fizetésén keresztül, sem egyéb módon azért, mert nem hajlandó megveszegetni valakit. Ugyanígy, az üzleti teljesítmény nem kerül negatív módon megítélésre semmilyen, a megvesztegetés megtagadása miatt bekövetkezett késedelem vagy pénzügyi veszteség miatt. Az előre történő tervezés azonban része az alkalmazottak jogos teljesítményértékelésének; ezért mindig tervezz előre, hogy elkerüld azokat a helyzeteket, amelyekben megveszegetésre lenne szükség egy kérés előmozdítására. Érvényesítés A Vállalat zéró toleranciát alkalmaz e Politika megsértésével kapcsolatban. Minden alkalmazottnak kötelessége, hogy a Politika által előírt magatartásnormákat megtartsa és felelősségteljes lépéseket tegyen annak érdekében, hogy megakadályozza a Politika megsértését. Bárki, aki szándékosan megsérti a Politikát, vagy elmulasztja jelenteni a Politika megsértését, ami a tudomására jutott, megrovásban részesül és/vagy elbocsátásra kerül. A Politika megszegése bejelentésre kerülhet a rendvédelmi szerveknek is, valamint büntetőeljárást is vonhat maga után. A megveszegetés szigorú börtönbüntetéssel büntetendő bűncselekmény. 8

9 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV Kikre vonatkozik ez a Politika? A Politika világszerte mindenkire vonatkozik, aki a Vállalatnál dolgozik, függetlenül helytől, funkciótól, illetve beosztási fokozattól. Ide tartozik minden alkalmazott, vezető, operatív bizottsági tag és a Vállalat igazgatói. Elvárjuk, hogy az időszakos és az egyéb szerződéssel foglalkoztatott alkalmazottak, tanácsadók, képviselők és bármilyen egyéb harmadik fél, aki a Vállalat nevében jár el, eleget tegyen a Politika által lefektetett alapelveknek. Minden, a Vállalat által irányított, nem teljes tulajdonban lévő leányvállalatnak és közös vállalatnak, valamint minden közös vállalatban lévő partnernek hasonló korrupcióellenes politikát kell követnie. Ott, ahol nem irányítjuk, de részesei vagyunk egy közös vállalatnak, arra buzdítjuk a partnereinket, hogy mind a közös vállalat, mind a saját tevékenységük során tegyenek eleget a Politika követelményeinek. III. Mi a megvesztegetés? A megvesztegetés valami értékesnek vagy valamilyen előnynek a nyújtása vagy felajánlása, akár közvetve, akár közvetlenül, valaki részére annak érdekében, hogy ezt vagy valamely más személyt rávegyünk arra, hogy valamit nem megfelelően, helytelenül tegyen vagy végezzen el. Megvesztegetés továbbá az is, ha valami értékeset vagy valamilyen előnyt kérünk vagy fogadunk el, akár közvetve, akár közvetlenül, valakitől azzal a szándékkal, hogy ennek következtében akár mi, akár más személy valamit nem megfelelően, helytelenül tegyen vagy végezzen el. Soha ne vegyünk részt megvesztegetésben! A. A megvesztegetésnél alkalmazott fizetségek és tevékenységek A megvesztegetés történhet pénzzel és egyéb módon, ideértve pénz, kölcsön, támogatás vagy adomány, utazás, állásajánlat, visszatérítés, rabatt, áru, szolgáltatás, illetve bármi egyéb értékkel bíró dolog nyújtását vagy elfogadását. Bizonyos körülmények között az ajándék vagy a szórakozás is tekinthető megvesztegetésnek. A megvesztegetés történhet jutalom formájában is és fizethető az adott feladat vagy kötelezettség nem megfelelő módon történt elvégzését követően. Megvesztegetés, ha valakinek valami értékeset vagy valamilyen előnyt ígérünk vagy adunk annak érdekében, hogy nem megfelelő teljesítésre vegyük rá. Szintén megvesztegetés, ha valakitől valami értékeset vagy valamilyen előnyt kérünk vagy fogadunk el azért, hogy ennek a személynek nem megfelelő, helytelen üzleti előnyt biztosítsunk. B. Állami tisztviselőkkel kapcsolatos megvesztegetés Habár tilos bárkit megpróbálnunk megvesztegetni, illetve bárki által engedni magunkat megvesztegetni, különösen elővigyázatosnak kell lennünk azzal kapcsolatban, hogy soha ne vegyünk részt állami tisztviselők megvesztegetésében, illetve állami tisztviselőkkel bármilyen helytelen kapcsolatban, tevékenységben. Ne ajánljunk fel, ne ígérjünk, ne adjunk, illetve ne engedélyezzünk semmi értékeset, pénzbeli vagy egyéb más előnyt senkinek (ideértve az állami tisztviselők családtagjait, rokonait és a velük kapcsolatban álló egyéb személyeket), ha a körülmények azt a látszatot kelthetik, hogy befolyást kívánunk gyakorolni az állami tisztviselőre egy üzlet vagy az üzletmenetben valamilyen előny megszerzésének vagy megtartásának érdekében. 9

10 1. Kik az állami tisztviselők? Az állami tisztviselők az alábbi személyek: A világon bármely kormánynak, állami tulajdonban lévő vagy állami irányítás alatt állószervezetnek, intézménynek az alkalmazottai és képviselői, legyenek azok bármilyen magas vagy alacsony beosztásban. Az állami tulajdonban lévő vagy állami irányítás alatt álló szervezetek, intézmények közé tartoznak többek között a központi bankok, a független pénzügyi alapok, az állam által működtetett kórházak, valamint minden egyéb, állami szervezet, intézmény tulajdonában lévő vagy irányítása alatt álló üzleti vállalkozás; Minden törvényhozói, közigazgatási, illetve bírói feladatot ellátó személy, akár kijelölték, akár megválasztották; Minden közhivatal ellátására jelölt, illetve közhivatalt ellátó személy; A politikai pártok tisztségviselői; A nemzetközi szervezetek mint például az ENSZ vagy a Világbank tisztségviselői, alkalmazottai, képviselői; A királyi családok tagjai; valamint A fentiek gyermekei, házastársai, szülei, testvérei és egyéb családtagjai. Mindenkinek saját felelőssége eldönteni, hogy egy adott személy, akivel kapcsolatban áll, állami tisztviselő-e. Kétség esetén kérdezzük meg az Illetékes Jogtanácsosunkat. 2. Állami tisztviselő döntésének befolyásolása valamilyen előny megszerzése érdekében Szintén megvesztegetés, ha valaki egy állami tisztviselő részére valami értékeset vagy valamilyen előnyt biztosít vagy ajánl fel annak érdekében, hogy ezzel az adott tisztviselő valamely saját belátása szerinti döntését befolyásolja, például egy állami könyvvizsgálat vagy ellenőrzés kimenetelét, vagy egy üzleti kapcsolat létesítésére vagy fenntartására vonatkozó döntést, vagy adó, illetve egyéb jogszabályok kidolgozását vagy elfogadását. Tilos továbbá ilyen ajánlatot tenni bármilyen más személynek, ha okkal feltételezzük, hogy az egy állami tisztviselő érdekét szolgálja. Ide tartoznak az állami tisztviselők rokonai és közeli barátai. Gyakorlati példa: Egy vámtisztviselő az országába történő belépés előtt rendszeresen megállítja a Vállalat szállítmányait, és hosszas, fárasztó vizsgálatoknak veti alá őket. A vámtisztviselő felveti, hogy ha a Vállalat kisebb összegeket fizetne neki, vagy ingyen termékekkel látná őt el, akkor ugyanolyan elbánásban részesítené a Vállalat szállítmányait, mint bizonyos más szállítmányokat, és nem vetné alá őket vizsgálatnak. Mit tegyünk: Ne adjunk az állami tisztviselőnek se pénzt, se termékeket, se semmi egyéb értékeset. Helytelen és törvénytelen lenne, ha bármi értékeset vagy bármilyen előnyt biztosítanánk számára, annak ellenére, hogy ő igazságtalanul választja ki a Vállalat szállítmányait vizsgálatra és igazságtalanul bánik a Vállalattal más vállalatoktól eltérő módon. 10

11 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV IV. Az állami tisztviselőkkel való kapcsolat, bánásmód 1. Vendéglátás felajánlása állami tisztviselőknek Ne ajánljunk fel ajándékot vagy vendéglátást állami tisztviselőnek semmilyen előnyért vagy kedvező elbánásért cserébe, illetve abból a célból, hogy azzal valamilyen állami döntést befolyásoljunk. Az, egy állami tisztviselővel való szívélyes kapcsolat kialakítását szolgáló, észszerű, arányos és jóhiszemű vendéglátás azonban megengedett, amennyiben (1) a kiadásokra vonatkozóan megszereztük az Illetékes Jogtanácsosunk előzetes, írásbeli jóváhagyását, illetve (2) az összes ilyen kiadással kapcsolatban mindent megőrzünk és nyilvántartunk. Fontos észben tartanunk, hogy minél bőkezűbb a vendéglátás vagy a kiadás ahhoz képest, ami az adott körülmények között ésszerű és elfogadható, annál inkább következtethetnek arra, hogy az a tisztviselő általi nem megfelelő teljesítésre való ösztönzésre vagy ennek megjutalmazására, illetve a tisztviselő befolyásolására szolgál. Ezért minden, állami tisztviselőnek nyújtott vagy adott ajándék, étkezés, vagy egyéb vendéglátás ésszerű és elfogadható kell, hogy legyen. 1. Ajándékok Bizonyos kivételes körülmények között adhatunk szerény ajándékokat állami tisztviselőknek, de csak olyan mértékben, amennyire az ésszerű és helyénvaló, és kizárólag jogszerű üzleti célból. Ne adjunk ajándékot olyan állami tisztviselőnek, akinek lehetőségében áll olyan, folyamatban lévő ügyet befolyásolni, amelyben a Vállalat érintett. Soha ne adjunk ajándékba pénzt, se közvetve, se közvetlenül, még akkor sem, ha az a helyi jogszabályok értelmében megengedett, illetve a helyi gyakorlat szerint elfogadott. Mielőtt egy állami tisztviselőnek ajándékot adnánk, mindig kérjünk előzetes, írásbeli jóváhagyást az Illetékes Jogtanácsosunktól és az ilyen kiadásokkal kapcsolatban mindent őrizzünk meg és tartsunk nyilván. Gyakorlati példa: A helyi adóhatóság vezetője, amelynél a Vállalat adófizetőként nyilvántartásban van, ingyen italokat kér a Vállalattól a fia születésnapi ünnepségére. Mit tegyünk: Udvariasan mondjuk meg neki, hogy a Vállalat Politikája értelmében nem megengedett számunkra, hogy a vállalat termékeiből adjunk neki és azonnal jelentsük a kérést az Illetékes Jogtanácsosunknak. 2. Étkezések Lehetőségünkben áll állami tisztviselőt vendégül látni, de csak abban az esetben, ha az észszerű és helyénvaló. Nem hívhatunk meg állami tisztviselőt pazarló és extravagáns étkezésre. Mielőtt egy állami tisztviselőt vendégül látnánk, mindig kérjünk előzetes, írásbeli jóváhagyást az Illetékes Jogtanácsosunktól és az ilyen kiadásokkal kapcsolatban mindent őrizzünk meg és tartsunk nyilván. 11

12 Gyakorlati példa: Egy állami tisztviselő részt vesz a Vállalat új szennyvíztisztító telepének megnyitóján. A megnyitó után a telep vezetője szeretné elvinni az állami tisztviselőt és társait a város legjobb éttermébe és mindannyiukat szeretné megajándékozni egy-egy drága, márkanévvel ellátott órával. Más vállalatoknál nem szokatlan, hogy ilyen elbánásban részesítenek egy állami tisztviselőt. Mit tegyünk: Nem lenne helyénvaló a tisztviselőt és társait vendégül látni egy drága vacsorán, illetve órákat ajándékozni nekik. A Politika lehetővé teszi a Vállalat számára, hogy udvariasságból vagy kedvességből szerény ajándékokat adjon (pl. naptárat vagy esernyőt), különösen akkor, ha azokon a Vállalat márkajelzése vagy logoja is szerepel, illetve hogy meghívjon embereket étkezni. A telep vezetőjének előzetes, írásbeli jóváhagyást kell kérnie az Illetékes Jogtanácsosától és a kiadásokkal kapcsolatban mindent meg kell őriznie és nyilván kell tartania. 3. Termékbemutatók és a Vállalat létesítményeinek bemutatása Az alkalmazottak időről időre meghívhatnak állami tisztviselőket a Vállalat létesítményeibe üzemlátogatásra, illetve a termékeink bemutatására. A jelen Politika nem tiltja az állami tisztviselők részéről ilyen látogatások során felmerülő ésszerű és jóhiszemű költségek, mint például utazási és szállásköltségek kifizetését vagy visszatérítését, amennyiben (1) ezek a kiadások közvetlen kapcsolatban állnak jogszerű üzleti célokkal, mint például a Vállalat általi termékbemutatók vagy promóciók, illetve üzemlátogatások a Vállalat létesítményeiben, és (2) ha az ilyen költségek üzleti vállalkozások által történő kifizetése széles körben elfogadott, illetve bevett gyakorlat és a helyi jogszabályok értelmében megengedett. A Vállalat nem válogathatja meg, hogy egy adott szervezet vagy állam részéről mely állami tisztviselők vesznek részt ilyen látogatáson. A Vállalatnak nem lehet továbbá semmilyen, a szokásos gyakorlattól eltérő, folyamatban lévő ügye (pl. engedélyezés) az adott állami szervezet előtt a látogatás időpontjában. Minden ilyen típusú kifizetés előtt előzetes, írásbeli jóváhagyást kell kérni az Illetékes Jogtanácsosunktól és minden kifizetésnek meg kell felelnie az alábbi 4. pontban ismertetett korlátozásoknak. Az ilyen kiadásokkal kapcsolatban mindent őrizzünk meg és tartsunk nyilván. 4. Utazás és szállás A Vállalat csak abban az esetben fizeti ki, illetve téríti meg állami tisztviselők bármilyen útiköltségét, mint például repülőjegy, szállodai szoba, vagy étkezés, ha ezek a költségek valamilyen, a fentiekben ismertetett megengedett célhoz kapcsolódnak. Mielőtt beleegyeznénk, hogy egy állami tisztviselő ezen költségeit kifizetjük, kérjünk előzetes, írásbeli jóváhagyást az Illetékes Jogtanácsosunktól és az ilyen kiadásokkal kapcsolatban mindent őrizzünk meg és tartsunk nyilván. Emellett ezen költségekről tájékoztatni kell az állami tisztviselő munkáltatóját, mielőtt az adott költségek felmerülnének. A Vállalat és az alkalmazottai semmilyen esetben nem tehetnek eleget olyan kérésnek, hogy az ilyen kifizetéseket, illetve visszatérítéseket titokban tartsák. Az utazási és szállásköltségeknek mérsékeltnek kell lenniük és meg kell felelniük az állami szervezet saját utazási korlátozásainak. Az utazási és szállásköltségeket közvetlenül a harmadik fél szolgáltatónak kell fizetni. Bizonyos körülmények között, ha a harmadik fél szolgáltatónak történő közvetlen fizetés nem lehetséges, a fizetés történhet közvetlenül az állami tisztviselő munkáltatójának is. Soha ne adjunk pénzt közvetlenül az állami tisztviselőnek utazásra és szállásra, csak kivételes körülmények esetén és kizárólag azután, hogy erre vonatkozóan az Illetékes Jogtanácsosunktól előzetes, írásbeli jóváhagyást kaptunk. Az állami tisztviselők részére nem eszközölhetők napi kifizetések. 12

13 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV Gyakorlati példa: Egy állami tisztviselő a városon kívülről érkezik a Vállalat üzemébe, hogy két napon keresztül megbeszéléseken vegyen részt, ahol tájékozódik az üzem biztonságáról és a működésének magas színvonaláról. A látogatással kapcsolatban az állami tisztviselő azt kéri, hogy a Vállalat fizesse ki a szállásköltségeit. Mit tegyünk: A Vállalat csak abban az esetben fizetheti ki az állami tisztviselő szállodai számláját, ha a költségek ésszerűek és elfogadhatóak, a költségek kifizetését az átláthatóságot biztosítandó jóváhagyta az állami tisztviselő szervezete, a kifizetés semmi esetre sem irányul a tisztviselő helytelen befolyásolására, és a költségek kifizetése megfelel a helyi jogszabályoknak és gyakorlatnak. Továbbá először írásbeli jóváhagyást kell kérnünk az Illetékes Jogtanácsosunktól és meg kell őriznünk minden, a költségekkel kapcsolatos dokumentumot. A költségeket a Vállalat utazási osztályával közvetlenül a szállodának kell kifizettetnünk. 5. Szórakozás A Vállalat nem foglalkozhat állami tisztviselők szórakoztatásával, illetve nem fizetheti állami tisztviselők szabadidős tevékenységekhez kapcsolódó költségeit, kivéve akkor, ha ezek a költségek az adott körülmények között ésszerűek és helyénvalók, nem kimagaslóak, az állami tisztviselő munkáltatójának szabályzata, illetve a hatályos jogszabályok értelmében megengedettek és megfelelnek valamilyen üzleti célnak. Minden ilyen kiadás előtt előzetes, írásbeli jóváhagyást kell kérnünk az Illetékes Jogtanácsosunktól és a kiadásokat nyilván kell tartanunk. 6. Különleges események Lehetőségünkben áll, hogy állami tisztviselőket meghívjunk különleges eseményekre, például valamilyen sporteseményre, az adott állami tisztviselővel való jó kapcsolat elősegítésének érdekében, amennyiben az adott esemény nem túlzó, a költségek az adott körülmények között ésszerűek, és a meghívással nem az a szándékunk, hogy a tisztviselőt arra próbáljuk rávenni, hogy a Vállalat tekintetében részrehajlóan vagy nem helyénvaló módon cselekedjen. Mielőtt belépőjegyet biztosítanánk egy állami tisztviselőnek valamilyen különleges eseményre, előzetes, írásbeli jóváhagyást kell kérnünk az Illetékes Jogtanácsosunktól. Az ilyen kiadásokat nyilván kell tartanunk. B. Különleges események A Vállalat nevében történő politikai támogatások jóváhagyása, illetve kifizetése előtt írásbeli felhatalmazást kell kérni a Vállalat Igazgatótanácsától. C. Lobbytevékenység Mielőtt valamilyen lobbytevékenységben részt vennénk, előzetes, írásbeli jóváhagyást kell kérnünk az Illetékes Jogtanácsosunktól. Minden lobbytevékenységet teljes körűen és részletesen dokumentálni kell, valamint egyértelmű és részletes megbízási szerződés szükséges hozzá, illetve számlák a lobbistától, valamint a tevékenység írásbeli dokumentációja. Ne alkalmazzunk lobbistát azelőtt, hogy a lobbista ellenőrzése a jelen Politika V. pontjának megfelelően megtörtént volna. Ezen túlmenően minden lobbytevékenységet időről időre részletesen ellenőrizni kell. Hivatalban lévő állami tisztviselőt soha ne alkalmazzunk a Vállalat nevében történő lobbytevékenység ellátására vagy politikai támogatói feladatok végzésére. Ha lobbistát alkalmazunk, az Illetékes Jogtanácsosunknak biztosítania kell, hogy mindenlobbyval kapcsolatos jogszabály, előírás, iránymutatás és szabályzat rendelkezései betartásra kerüljenek, beleértve a helyi nyilvántartási és bejelentési kötelezettségeket. 13

14 D. Jótékonysági támogatások és szponzoráció Azon elhivatottságunk részeként, mely szerint igyekszünk felelős állampolgárként viselkedni és cselekedni, a Vállalat ügyvezető igazgatói és az operatív bizottsági tagok felhatalmazással bírnak arra, hogy jótékonysági támogatásokat adjanak. Ezek a támogatások lehetnek áruk, szolgáltatások, műszaki segítség vagy képzés, pénzügyi támogatás, vagy esemény szponzorálása. Arra azonban különös figyelmet kell fordítanunk, hogy a támogatandó jótékonysági szervezet a jog által szabályozott és felügyelt, jóhiszemű szervezet legyen, és hogy ne legyen okunk azt feltételezni, hogy az adott szervezet esetleg közvetve vagy közvetlenül valamely állami tisztviselő saját hasznát szolgálja. Ha egy jótékonysági szervezetnek állami tisztviselő az igazgatója vagy tisztviselője, vagy bármilyen más módon közeli kapcsolatban áll a szervezettel, vagy azzal a kéréssel fordul a Vállalathoz, hogy az támogassa a szervezetet, értesítenünk kell az Illetékes Jogtanácsosunkat, aki tájékoztatja a felelős vezetőt arról, hogy milyen vizsgálatokat, illetve egyéb eljárásokat kell lefolytatni ahhoz, hogy kellő bizonyossággal meggyőződjünk róla, hogy a támogatást nem használják majd fel tiltott kifizetés céljára. Gyakorlati példa: Egy magas beosztásban lévő állami tisztviselő, akivel rendszeres kapcsolatban állunk, megkérdezi, hogy a Vállalat nem akar-e támogatni egy vak gyerekeket támogató jótékonysági szervezetet. Mit tegyünk: Forduljunk az Illetékes Jogtanácsosunkhoz, aki tájékoztat bennünket arról, hogy milyen vizsgálatokat kell lefolytatnunk ahhoz, hogy meggyőződjünk róla, hogy az adott jótékonysági szervezet jóhiszemű szervezet és hogy a támogatásunkat nem használják majd fel egyéb más célra. E. Hivatalos jóváhagyások, engedélyek A jog, illetve a helyi szabályozás által előírtakon túl nem nyújthatunk semmilyen fizetséget vagy egyéb előnyt állami tisztviselőknek abból a célból, hogy valamilyen engedélyt vagy egyéb szükséges jóváhagyást megkapjunk. Ez a kérdés olyankor szokott felmerülni, amikor a Vállalat valamelyik létesítményét szeretné kibővíteni, vagy újat építeni, illetve működési engedélyért folyamodik (például víz kinyeréséhez). Mire figyeljünk: Ha ellenőrök arra vonatkozó ajánlatot tesznek, hogy egy bizonyos díj fejében elvégeznek valamilyen nem dokumentált helyszíni ellenőrzést. Tervezzünk előre: Annak érdekében, hogy az ilyen helyzeteket elkerüljük, a következőket tegyük: Ismerjük az engedélyekkel kapcsolatos követelményeket, előírásokat és azt, hogy a Vállalat hogyan igyekszik ezeknek eleget tenni.; Proaktív módon kezeljük a problémákat és hagyjunk elég időt az engedély megszerzésére, amíg még nem állunk egy ellenőrzés nyomása alatt; Alakítsunk ki jó kapcsolatot a hatóságokkal; Tegyük egyértelművé, hogy a Vállalatnak nincs lehetősége és nem is hajlandó kenőpénzt fizetni az üzletmenete során; Működjük együtt az iparágon belül másokkal, akik ugyanilyen kérdésekkel, problémákkal találkoznak és akik a mienkhez hasonló magatartásnormákat követnek; 14

15 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV Kellő módon ismerjük az adott felügyeleti szerv felépítését, hogy a probléma megoldása céljából egy magasabb beosztásban lévő állami tisztviselőhöz tudjunk fordulni; és Tudjuk igazolni, hogy a Vállalatnak miért kell megkapnia a kért engedélyt, többek között azzal, hogy kihangsúlyozzuk, milyen hasznos a helyi közösségek számára a projekt, illetve az, hogy a Vállalat az adott régióban jelen van. Gyakorlati példa: A Vállalat egy új üzemet épít. Az építkezést meglátogatja az a helyi állami tisztviselő, akinek a szervezete felelős az építkezés műszaki ellenőrzésért, illetve a használatba vétel engedélyezéséért. A tisztviselő utalást tesz rá, hogy elő tudná mozdítani az üzem használatba vételének engedélyezését, ha ígéretet teszünk rá, hogy a megnyitást követően alkalmazzuk a fiát. Mit tegyünk: Mondjuk meg a tisztviselőnek, hogy a fiát nem részesítjük különleges bánásmódban. Mielőtt bármilyen további kommunikációt folytatnánk az adott állami tisztviselővel, jelentsük az esetet az Illetékes Jogtanácsosunknak. F. Kapcsolat a vámhatóságokkal A jog, illetve a helyi szabályozás által előírtakon túl nem nyújthatunk semmilyen fizetséget vagy egyéb előnyt vámtisztviselőknek abból a célból, hogy az áruk átmenjenek a vámon, illetve hogy az áruk vámkezelése időben megtörténjen. Vámtisztviselőkkel nyersanyagok, csomagolószerek, berendezések, vagy egyéb áruk importálásakor, illetve a saját termékeink exportálásakor kerülhetünk kapcsolatba. Mire figyeljünk: Legyünk óvatosak, ha egy vámtisztviselő azt kérdezi tőlünk, szeretnénk-e különutas eljárást, mivel ez lehet a kenőpénz kérés egyik módja. Szintén legyünk óvatosak, ha olyan szolgáltatóval dolgozunk együtt, aki azt állítja, a hatóságokkal való kapcsolatai segítségével meg tudja oldani a vámmal kapcsolatos kérdéseket, problémákat. Állami tisztviselőket nem lehet sem közvetlenül, sem közvetve, harmadik félen keresztül megvesztegetni. Tervezzünk előre: Annak érdekében, hogy az ilyen helyzeteket elkerüljük, a következőket tegyük: Hagyjunk elég időt arra, hogy a szállítmányok vámkezelése megtörténjen; Előre készítsünk elő minden dokumentumot, ami a zökkenőmentes vámkezeléshez szükséges; Gondoskodjunk róla, hogy a Vállalat az eljárás minden fázisában a lehető leggyorsabban benyújtson minden szükséges papírt és kövessük nyomon a helyi hatóságnál a szállítmány állapotát. Gondoskodjunk róla, hogy nyugodtság vagy lassúság semmilyen módon ne hátráltassa az eljárást; Próbáljuk ne a forgalmas időszakokra időzíteni a szállítmányokat, amikor a sok munka miatt elkerülhetetlenek a késések; Keressünk más helyeket az országba való belépésre, ahol a vámkezelés gyorsabban történik és/vagy nem kérnek kenőpénzt; Legyen mindenből, amit importálnunk kell, elegendő tartalék, hogy a szállítási késedelem ne befolyásolja hátrányosan az üzletmenetünket; és Működjünk együtt a helyi kereskedelmi kamarával annak érdekében, hogy erre a problémára megoldást találjunk. 15

16 Gyakorlati példa: Habár meg vagyunk győződve róla, hogy minden rendben van, egy vámtisztviselő azt állítja, hogy valamilyen lényeges információ hiányzik még ahhoz, hogy lezárulhasson egy romlandó eperlé szállítmány vámkezelése. Azt mondja, hogy plusz 150 dollárért cserébe kivételt tesz és azonnal továbbengedi a szállítmányt. Máskülönben megromlik a szállítmány. Mit tegyünk: Udvariasan utasítsuk vissza, hogy a vámkezelés felgyorsításáért fizessünk és mondjuk meg, hogy ez ellentétes a Vállalat politikájával. Az ezt követő lépésekről kérjük ki az Illetékes Jogtanácsosunk tanácsát. G. Munkavállalói engedélyek, vízumok és nyilvántartásba vétel Nem nyújthatunk semmilyen fizetséget vagy egyéb előnyt állami tisztviselőknek abból a célból, hogy magunk vagy a Vállalat egy másik alkalmazottja számára megkapjunk egy munkavállalói engedélyt, vízumot vagy nyilvántartásba vételt. Ugyanígy, ha egy harmadik személy szerez be vagy intéz a nevünkben munkavállalói engedélyt, vízumot vagy nyilvántartásba vételt és azt gyanítjuk, hogy ez a harmadik személy kenőpénzt szándékozik fizetni annak érdekében, hogy megkapja a szükséges dokumentumot, egyértelműen tudassuk a harmadik személlyel, hogy a kenőpénz fizetése tilos és/vagy szakítsuk meg a kapcsolatot a szolgáltatóval. Mire figyeljünk: Pótdíj fizetésére vonatkozó kérés azért, hogy a Vállalat alkalmazottjának családtagjai számára vízumot adjanak. Tervezzünk előre: Annak érdekében, hogy az ilyen helyzeteket elkerüljük, a következőket tegyük: Ismerjük az engedélyekkel kapcsolatos követelményeket, előírásokat és azt, hogy a Vállalat hogyan igyekszik ezeknek eleget tenni.; Ismerjük a helyi szabályokat; Ismerjük az adott állami hivatalnál az alkalmazottakat; Gondoskodjunk róla, hogy minden munkavállalói engedély vagy vízumkérelem elsőre megfelelő módon kerüljön elintézésre és ne menjen kárba idő amiatt, hogy a Vállalat alkalmazottja nem megfelelően végzete a munkáját; Lépjünk kapcsolatba a vízumért folyamodó alkalmazott helyi nagykövetségével. Előfordul, hogy a nagykövetség tud segítséget nyújtani; és Ha a Vállalat egy adott időn belül több munkavállalói engedély vagy vízumkérelmet nyújt be, fontoljuk meg, hogy az összes engedély/vízumkérelmet egy csomagban nyújtjuk be (ha ez megengedett). Egy állami hatóság részére nehezebb lehet egy egész kérelemcsomagot visszautasítani nem megfelelő okokból, mint egy egyéni kérelmet. Gyakorlati példa: Egy újonnan kinevezett, külföldről érkezett ügyvezető igazgató nem tudja a családját munkavállalói engedély nélkül az új országába hozni. A helyi bevándorlási hivatal nem hajlandó ilyen engedély kiadására, csak ha egy nem hivatalos munkavállalói pótdíj kifizetésre kerül. A késedelem azzal kapcsolatban, hogy az alkalmazott nem tud megfelelően áttelepülni és elkezdeni a munkát az adott országban, jelentős nehézségeket okoz, főleg, mivel ez az idő egybeesik a következő évi üzleti terv elkészítésének idejével. Mit tegyünk: Udvariasan magyarázzuk el, hogy a Vállalat politikája nem teszi lehetővé ilyen pótdíjak fizetését. Azonnal jelentsük az esetet az Illetékes Jogtanácsosunknak és beszéljük meg vele a további lépéseket. 16

17 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV H. Ellenőrzések és bírságok Nem nyújthatunk semmilyen fizetséget vagy egyéb előnyt állami tisztviselőknek abból a célból, hogy elkerüljünk egy ellenőrzést, vagy befolyásoljuk egy ellenőrzés eredményét, illetve hogy elkerüljünk egy bírságot. Hogyan viselkedjünk Az ellenőrzés alatt viselkedjünk udvariasan az állami tisztviselővel, de ne ajánljunk fel neki semmi értékeset, illetve semmilyen előnyt se az ellenőrzés előtt, se közben, se utána. Az ilyen felajánlás, legyen az bármilyen kicsi is, úgy értelmezhető, hogy befolyásolni kívánjuk az ellenőr által az ellenőrzés során megállapított eredményt. Megelőzés Annak érdekében, hogy az ilyen helyzeteket elkerüljük, a következőket tegyük: Előre készüljünk fel az ellenőrzésre, hogy az állami tisztviselőnek ne lehessen alapja kifogásra a Vállalat létesítményeivel vagy termékeivel kapcsolatban; Ismerjük a helyi szabályokat; Ismerjük az adott állami hivatalnál az alkalmazottakat; és Ha azt gyanítjuk, hogy egy ellenőr kenőpénzt szándékozik kérni tőlünk, kérjünk meg másokat, hogy kísérjenek el bennünket az ellenőrzés során, mert mások jelenléte eltántoríthatja az ellenőrt attól, hogy kenőpénzt kérjen. Gyakorlati példa: A Vállalat egyik gyártóüzemébe egy közegészségügyi ellenőr érkezett. A jó szándékunk jeleként egy rekesz terméket szeretnénk adni neki. Mit tegyünk: Soha ne ajánljunk fel állami tisztviselőnek semmi értékeset, illetve semmilyen előnyt anélkül, hogy erre az Illetékes Jogtanácsosunktól előzetes, írásbeli jóváhagyást kaptunk volna. V. Körültekintés az alkalmazottak és harmadik személyek alkalmazásakor A Vállalatot olyan kenőpénzekért is felelősnek tarthatják, amelyeket a Vállalat nevében eljáró harmadik személyek, illetve alkalmazottak vagy a Vállalat számára szolgáltatásokat teljesítő más személyek fizettek. Ezért soha nem szabad alkalmazottakat vagy harmadik személyeket felhatalmazni arra, vagy tőlük azt kérni, hogy bárkit megvesztegessenek (beleértve az állami tisztviselőket), illetve hogy kenőpénzt fogadjanak el bárkitől. Nem szabad továbbá figyelmen kívül hagyni semmilyen olyan, a Vállalat nevében eljáró harmadik személyek által végzett tevékenységet sem, amiről azt gyanítjuk, hogy a jelen Politikával ellentétes. Az ilyen eseteket azonnal jelentsük az Illetékes Jogtanácsosunknak. Különös gondossággal kell eljárnunk a leendő alkalmazottak vagy a Vállalat nevében eljáró harmadik személyek kiértékelésekor, főleg, ha az adott személy a Vállalat nevében állami tisztviselőkkel is kapcsolatba kerül majd. Mielőtt olyan harmadik személyt alkalmazunk, aki a Vállalat nevében állami tisztviselőkkel is kapcsolatba kerülhet, mindig ki kell kérnünk az Illetékes Jogtanácsosunk előzetes, írásbeli jóváhagyását. 17

18 Nem alkalmazhatunk olyan alkalmazottat, illetve harmadik személy képviselőt vagy tanácsadót, akiről okunk van azt feltételezni, hogy megpróbálhat bárkit megvesztegetni. A Vállalat által újonnan alkalmazott munkatársaknak és harmadik személyeknek kapniuk kell egy-egy példányt a jelen Politikából, valamint tájékoztatni kell őket arról, hogy kötelességük betartani azt. A. Példák harmadik személyekre és egyéb közvetítőkre Az alábbi személyek tekinthetők harmadik személynek, aki a Vállalat számára vagy a Vállalat nevében szolgáltatásokat teljesít és akinek a tevékenysége a Vállalattal kapcsolatba hozható: Ügynökök, képviselők, tanácsadók és egyéb közvetítők Olyan személyek, akik új üzletet szereznek a Vállalatnak Vállalkozók és szolgáltatók Lobbisták Ügyvédi irodák és jogi tanácsadók Közönségkapcsolati vagy marketing tanácsadók Ingatlan vállalkozók Értékesítési és marketing cégek Leányvállalatok, beleértve azokat is, amelyekben a Vállalat 50%-nál kisebb részesedéssel rendelkezik Azok a beszállítók, akik szolgáltatásokat teljesítenek a Vállalat számára, nem csak egyszerűen árukat értékesítenek B. Körültekintő ellenőrzés az alkalmazottak és harmadik személyek alkalmazásakor Annak érdekében, hogy ne fordulhasson elő megveszegetés, az alkalmazottak alkalmazásakor, illetve a Vállalat nevében eljáró harmadik személyek kiválasztásakor gondosságra és körültekintésre van szükség. Kizárólag képzett és elismert személyekkel és cégekkel szabad kapcsolatban állnunk. Ennek érdekében meg kell állapítanunk a jelölt képzettségét, valamint a jogos üzleti okokat a jelölt kiválasztására, találkoznunk kell és el kell beszélgetnünk a jelölttel és utána kell járnunk az iparágon belüli elismertségének, jó hírnevének. Ha az adott személy vagy cég magas kockázatú országból való, ahol ismert, hogy gyakori a megvesztegetés, akkor ezt a személyt vagy céget különösen alapos vizsgálatnak kell alávetni. Meg kell győződnünk róla, hogy a jelölt nem áll családi vagy egyéb kapcsolatban olyan állami tisztviselőkkel, akik a jelölt leendő feladataival kapcsolatos területekért felelősek; ilyen személy/cég alkalmazása úgy tűnhet, mintha a Vállalat helytelen előnyre igyekezne szert tenni. A vizsgálat minden fázisát dokumentálni kell. Szintén oda kell figyelni, hogy a díjazás a szolgáltatásokhoz képest ésszerű legyen. 18

19 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV Mire figyeljünk: A vizsgálat során az alábbi jeleket figyeljük, amelyek jelezhetik számunkra, hogy a leendő alkalmazottat vagy harmadik személyt ne alkalmazzuk, illetve ne bízzuk meg: Ha ésszerűtlenül vagy szokatlanul magas fizetést vagy díjat kér vagy követel; Ha nem megfelelő fizetési módot kér, például ha az illető országától eltérő országba történő, közvetett kifizetést kér, vagy ha készpénzben, illetve számozott vagy titkos számlára, vagy harmadik személy számlájára történő kifizetést kér; Ha nem hajlandó szerződést aláírni; Ha szokatlanul gyors eredményeket ígér; Ha egyértelműen nincs meg a képesítése vagy a gyakorlata, ami az adott pozícióhoz vagy feladathoz szükséges; Ha korábban előfordultak helytelen üzleti gyakorlattal kapcsolatos esetek vagy ilyenekkel megvádolták; Ha vonakodik megadni bármilyen kért információt; vagy Ha saját maga vagy más számára valamilyen fizetséget vagy ajándékot kér. Ha a vizsgálat során bármi gyanúsat találunk, az aggályainkkal kapcsolatban forduljunk segítségért az Illetékes Jogtanácsosunkhoz és a feletteseinkhez, mielőtt az adott alkalmazottat vagy harmadik személyt alkalmaznánk. A harmadik személyek tekintetében nem zárul le az ellenőrzési kötelezettségünk, amikor a harmadik személy kiválasztásra és alkalmazásra kerül. Folyamatosan ellenőriznünk kell a Vállalat kapcsolatait a harmadik személyekkel és időről időre vizsgálatokat kell folytatnunk a megbízott harmadik személyekkel kapcsolatosan. C. Szerződési záradékok Minden alkalmazottnak alá kell írnia egy nyilatkozatot arról, hogy elolvasta és megértette a Politikát és hogy vállalja annak betartását. Az alkalmazotti nyilatkozatot az A függelék tartalmazza. Ugyanígy, nem szabad kapcsolatba lépnünk semmilyen harmadik féllel, csak ha aláír egy szerződést, amelyben szerepel, hogy nem vesz részt megvesztegetésben. A szükséges szerződési szövegre a B függelékben található egy példa. VI. Vendéglátás felajánlása vevők, beszállítók és egyéb üzleti partnerek részére, illetve vendéglátás elfogadása a fentiektől A. Ajándékok, étkezés és szórakozás Gyakori szokás a vevőkkel, beszállítókkal, illetve más üzleti partnerekkel ajándékot adni egymásnak, illetve meghívni egymást egy étkezésre vagy valamilyen szórakozásra. Ilyen esetekben rendkívül fontos, hogy megtartsuk a megfelelő távolságot egymással. Kerüljük a túlzó vagy pazar ajándékokat, étkezéseket és szórakozást, ami a helytelen befolyásolás látszatát keltheti. Mindig fontoljuk meg, hogy a felajánlani vagy elfogadni szándékozott ajándék, étkezés, vagy szórakozás tekinthető-e túlzónak vagy nem helyénvalónak, illetve vonhat-e maga után valamilyen kötelezettséget vagy sugallhat-e ilyet. Ajándék, étkezés, vagy szórakozás elfogadása Ne fogadjunk el ajándékot, étkezést, vagy szórakozást cserébe azért, hogy megteszünk vagy megígérjük, hogy megteszünk valamit egy vevő, beszállító, vagy más üzleti partner számára. 19

20 Ne kérjünk ajándékot, étkezést, vagy szórakozást vevőktől, beszállítóktól, vagy más üzleti partnerektől. Semmilyen körülmények közt ne fogadjunk el ajándékba pénzt vagy pénzhelyettesítő eszközt, például ajándékutalványt. Ne fogadjunk el semmilyen pazarló ajándékot, étkezést, vagy szórakozást. Ezen a területen rendkívül fontos mindenkinek a saját értékítélete. Például egy beszállítótól Karácsonykor kapott, szerény ajándék, ami megfelel a helyi szokásoknak és a jogszerű üzleti kapcsolat javítását, erősítését célozza, általában megengedett. Ezzel szemben egy drága hétvégi utazás nem megengedett. Néha nehéz meghatározni, hogy mi a túlzó, és az, hogy mi a szokásos és a megfelelő, országról országra változik. Bizonyos esetekben egy-egy szerény ajándék is túlzónak minősülhet a hozzáadott érték és az adott körülmények miatt. Ha bármilyen kétségünk van, mindig kérjünk előzetes, írásbeli jóváhagyást az Illetékes Jogtanácsosunktól. A szimbolikus értékű ajándék, mint például egy, az üzleti kapcsolatra vonatkozó feliratot tartalmazó trófea vagy szobor, elfogadható lehet. Ha olyan ajándékot, étkezést, vagy szórakozást ajánlanak fel nekünk, amely túllépi a fentiekben ismertetett határokat, udvariasan utasítsuk vissza és magyarázzuk el a Vállalat által előírt szabályokat. Ha az ajándék visszaadása megsértené az ajándékozót, vagy ha az ajándékozás körülményei nem teszik lehetővé a visszaadását, tájékoztassuk az Illetékes Jogtanácsosunkat, aki segíteni fog akár az ajándék jótékony célra történő felajánlásában, akár a munkatársak egy nagyobb csoportján belüli szétosztásában vagy kisorsolásában. Ajándék, étkezés, vagy szórakozás felajánlása, adása A vevőknek, leendő vevőknek és beszállítóknak adott ajándék és szórakozás a Vállalat jogszerű üzleti érdekeit kell, hogy szolgálja és az adott körülmények között ésszerű és helyénvaló kell, hogy legyen. Mindig legyünk tekintettel a vevőink és beszállítóink ajándékok és szórakozás elfogadására vonatkozó saját szabályaira. Ha bármilyen kétségünk van, mindig kérjünk előzetes, írásbeli jóváhagyást az Illetékes Jogtanácsosunktól. Soha ne adjunk ajándékba pénzt vagy pénzhelyettesítő eszközt. Minden ilyen kiadást tartsunk nyilván. Különleges események Egy vevő, beszállító, vagy más üzleti partner különleges eseményre történő meghívása megengedett mindaddig, amíg ezzel az adott személyt nem akarjuk részrehajló cselekvésre vagy a feladatának, munkájának nem megfelelő módon történő elvégzésére rávenni. Megengedett például, ha egy ügyfelet egy, a jó kapcsolat kialakítását vagy a Vállalat jobb megismerését célzó közönségkapcsolati gyakorlat részeként meghívunk egy különleges eseményre. 20

21 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV Gyakorlati példa: Egy beszállító, akivel a kapcsolatunk javítására törekszünk, meghív minket és a házastársunkat Malajziába egy golfversenyre. A Malajziai viszonyokhoz képest drága utazást és szállást a vendéglátónk fizeti. Még egy profi oktató is a rendelkezésünkre áll majd, hogy fejlessze a golftudásunkat. Mit tegyünk: Mivel úgy tűnik, üzleti napirendi pont nem szerepel ezen az eseményen és maga az esemény meglehetősen extravagánsnak látszik, udvariasan vissza kell utasítanunk a meghívást. Ha azonban az eseménynek jelentős üzleti tartalma is van, ami a Vállalat számára hasznos, elfogadhatjuk a meghívást, amennyiben az Illetékes Jogtanácsosunktól erre előzetes, írásbeli jóváhagyást kaptunk és a Vállalat fizeti az utazásunkat és a szállásunkat. A házastársunk utazását és szállását nekünk kell kifizetnünk. B. Termékbemutatók és a Vállalat létesítményeinek bemutatása Az alkalmazottak időről időre meghívhatnak vevőket, beszállítókat, vagy más üzleti partnereket a Vállalat létesítményeibe üzemlátogatásra, illetve a termékeink bemutatására. A jelen Politika nem tiltja a vevők, beszállítók, vagy más üzleti partnerek részéről ilyen látogatások során felmerülő ésszerű és jóhiszemű költségek, mint például utazási és szállásköltségek kifizetését vagy visszatérítését, amennyiben (1) ezek a kiadások közvetlen kapcsolatban állnak jogszerű üzleti célokkal, mint például a Vállalat általi termékbemutatók vagy promóciók, illetve üzemlátogatások a Vállalat létesítményeiben, és (2) ha az ilyen költségek kifizetése széles körben elfogadott, illetve bevett gyakorlat és a helyi jogszabályok értelmében megengedett. Minden kifizetésnek meg kell felelnie az alábbi C pontban ismertetett korlátozásoknak. C. Utazás és szállás A Vállalat csak abban az esetben fizeti ki, illetve téríti meg vevők, beszállítók, vagy más üzleti partnerek bármilyen útiköltségét, mint például repülőjegy, szállodai szoba, étkezés, vagy egyéb költségek, ha ezek a költségek valamilyen, a fentiekben ismertetett megengedett célhoz kapcsolódnak. Ezen költségekről tájékoztatni kell az adott személy munkáltatóját, mielőtt az adott költségek felmerülnének. A Vállalat és az alkalmazottai semmilyen esetben nem tehetnek eleget olyan kérésnek, hogy az ilyen kifizetéseket, illetve visszatérítéseket titokban tartsák. Az utazási és szállásköltségeknek mérsékeltnek és ésszerűnek kell lenniük. Az utazási és szállásköltségeket közvetlenül a harmadik fél szolgáltatónak kell fizetni. Bizonyos körülmények között, ha a harmadik fél szolgáltatónak történő közvetlen fizetés nem lehetséges, a fizetés történhet közvetlenül az adott személy munkáltatójának is. Soha ne adjunk pénzt közvetlenül az adott személynek utazásra és szállásra, csak kivételes körülmények esetén és kizárólag azután, hogy erre vonatkozóan az Illetékes Jogtanácsosunktól előzetes, írásbeli jóváhagyást kaptunk. Az adott személy részére nem eszközölhetők napi kifizetések. Minden ilyen kiadást tartsunk nyilván. Gyakorlati példa: Egy fontos vevő meg szeretné látogatni a Vállalat egyik üzemét, hogy megnézze, hol készülnek azok a termékek, amiket megvásárol. Azt kérte, hogy a Vállalat fizesse ki a költségeit. Mit tegyünk: Ha a költségek ésszerűek, ha megszokott dolog, hogy a vállalatok kifizetik az ilyen típusú vevői látogatások költségeit, ha a vevő munkáltatója tájékoztatást kap erről, és ha semmiképpen nem a vevő üzleti döntéseinek helytelen befolyásolására irányul, akkor a Vállalat kifizetheti a vevő ésszerű szállodai és utazási költségeit. A Vállalatnak a vevő szállodai és utazási költségeit közvetlenül a szállodának és a légitársaságnak/ vasúttársaságnak kell fizetnie. 21

22 VII. Üzleti és pénzügyi nyilvántartás Minden kifizetést és költséget teljes körűen és pontosan nyilván kell tartanunk a hatályos számviteli szabályoknak és a Vállalat Üzletszabályzatának megfelelően. Ide tartoznak többek között: Ajándékok Utazási és szórakozási, reprezentációs költségek Jótékonysági támogatások Szponzorációval kapcsolatos költségek Politikai támogatások Kifizetések harmadik személyeknek, beszállítóknak és szolgáltatóknak Nyilvántartást kell vezetnünk minden, a jelen Politika által előírt vizsgálatról és a hozzájuk tartozó jóváhagyásokról. A Vállalat üzleti és pénzügyi nyilvántartással kapcsolatos politikájáról bővebb információk a Vállalat Üzletszabályzatában találhatók. Gyakorlati példa: Szeretnénk egy szerény karácsonyi ajándékot vásárolni egy hűséges vevőnknek. Úgy gondoljuk, hogy bonyolult és időigényes lenne a Vállalaton keresztül megszervezni a vásárlást, ezért szeretnénk mi magunk megvásárolni az ajándékot, majd megtéríttetni a Vállalattal. Mit tegyünk: Minden adott és kapott ajándéknak és szórakozásnak pontosan szerepelnie kell a Vállalat megfelelő nyilvántartásában. Még akkor is, ha úgy döntünk, hogy a saját költségünkre vásároljuk meg az ajándékot és nem téríttetjük meg azt, az ajándékot a Vállalat képviselőjeként ajánljuk fel. Ezért gondoskodnunk kell róla, hogy az adott költség megfelelően nyilvántartásba kerüljön. 22

23 KORRUPCIÓELLENES POLITIKA ÉS MEGFELELÉSI KÉZIKÖNYV A függelék Munkavállalói nyilatkozat a Ccoca-Cola Hellenic Bottling Company korrupcióellenes politikájának elfogadásáról (Kérjük nyomtatott betűvel kitölteni) Név Pozíció Feladat/Részleg Ha nem tudod a jelen igazolásban található összes nyilatkozatot jóhiszeműen, feltétel nélkül és kivétel nélkül megtenni, fordulj az Illetékes Jogtanácsosodhoz. Elolvastam és megértettem a Vállalat Korrupcióellenes politika és megfelelési kézikönyv című szabályzatát (a továbbiakban: Politika ), teljes mértékben ismerem annak tartalmát, és vállalom, hogy a munkaviszonyom feltételeként a Politika rendelkezéseit betartom és követem. A Coca-Cola Hellenic Bottling Company és a leányvállalatai minden nekem jelentő alkalmazottja tájékoztatásra került a jelen Politikáról és kézhez kapta azt. Nincs tudomásom a Politika által tiltott ajándékról, kifizetésről, ajánlatról, ígéretről, megállapodásról, vagy jóváhagyásról, továbbá nincs tudomásom a Politika vagy az Üzletszabályzat által előírt számviteli, nyilvántartási, vagy pénzügyi ellenőrzési követelmények megsértéséről sem. Nem ismerek olyan tényt, amely alapján okom lenne azt feltételezni, hogy bárki, akire a Politikával kapcsolatos Nyilatkozat vonatkozik, megsértette volna azt. Kelt: A munkavállaló aláírása: 23