(91) Könyvelői igazolás, kontírlap nyomtatása A menüpontban történik a minden igazolással ellátott utalványrendeletek kontírozása vagy az előkontírozás igazolása. A kontírozásra kiválasztás az egérnek az utalványrendeletre történő mozgatásával és ott rákattintással történik. Az első oszlopban a jelölő négyzetek használatával lehet nyomtatásra vagy igazolásra kiválasztani a tételeket. Amennyiben nyomtatásra használjuk a jelölőnégyzeteket, vegyük figyelembe, hogy csak egy banki naphoz (de több bankszámlához) tudunk egyszerre nyomtatni. Az első és második oszlop színjelöléseit a felület alján találjuk. 1
Amennyiben a banki nap nincs kitöltve, azt a banki vagy pénztári összevezetéssel tudjuk elérni. Ha olyan tételről van szó, melynek nincs pl. banki bontása a modulban (pl. betétszámlák), ennek megadása a 1411. vagy 1511. menüpontban az <utalva van> négyzet kipipálásával történik. Ha az utalványrendelet elkészült már, akkor ez a 1217. menüpontban adminisztrátor jogosultságú felhasználó által pótolható. A piros tételek esetében az utalványrendelet kontírozásában és az utalványrendelethez tartozó számlában történő ÁFA összehasonlítás alapján számolt különbség nagyobb, mint 10, illetve az utalványrendelet nincs kontírozva. Ha az ÁFA eltérés miatt kapunk piros színt a modulbeállítások lehetővé teszik, hogy az igazolás vagy ne legyen lehetséges vagy csak figyelmeztetés után történhet. Amennyiben az utalványrendelet nincs kikontírozva a leigazolás nem lehetséges. A hibás ÁFA-nettó összekapcsolás kijavítását később részletezni fogjuk a 93 menüpont leírásának végén. A számlatükör évszáma nem megfelelő jelzés pedig akkor fordul elő, ha az utalványrendelet nincs bankkal pénztárral összevezetve, mert a számlatükör évszámát innen veszi a modul. Ebben az esetben pl. decemberben készült olyan utalványrendelet esetében, amelyet januárra akarunk kontírozni, a modul a december hónapnak megfelelő évszámú számlatükröt ajánlja fel. A kontírozásra kiválasztás után a következő felületet kapjuk: 2
A felület tetején lehet a számlatükör évszámot kiválasztani, amennyiben szükséges. A kontírkódok kiválasztásával lehetséges a 215. menüpontban előre felrögzített könyvelési sablonokat beemelni. Néhány könyvelési sajátosság: az előirányzat kód mezőt ne állítsuk át a felkínálttól eltérő adatra, ha a felügyeleti szervi elszámolásnál nincs szükségünk rá. a bontás mezőbe csak és kizárólag 5* főkönyveket lehet írni. a bevételek és ÁFA körön kívüli tételek esetében a visszaigényelhető ÁFA mező üres kell, hogy maradjon. A részletező kódok, főkönyvek, mozgásnemek típusának (bevétel illetve kiadás) meg kell, hogy egyezzenek. a T/K jelet a főkönyv szempontjából kell beírni. A főkönyvi mezőbe kell beírni a 5* főkönyveken kívüli főkönyveket. Ha a könyvelési esemény dátuma mezőt nem töltjük ki vagy eltérően adjuk meg a 3
banki/pénztári összekapcsolástól, a könyveléskor a tényleges banki nap adatával felül fogja írni illetve beilleszti azt. A mozgásnemek kitöltése. 110: kiadások 5, 6-os főkönyvek használatakor 120: kiadások nem 5, 6-os főkönyvek használatakor 210: bevételek, 9-es főkönyvek használatakor 220: bevételek, nem 9-es főkönyvek használatakor Egy kis könyvelési segédlet A beruházás könyvelése: A modul sajátossága, hogy a tárgyi eszközök és immateriális javak teljesítési kiadásainak könyvelésekor az ÁFA főkönyvek jobban alá vannak bontva, mint a SALDO-s számlatükörben. Erre azért van szükség, mert a beszámoló 38-as űrlapjának a pénzforgalmi ÁFA adatokat a modul a főkönyvekből számolja. A költségvetésin kívüli pénzeszközök változása is banki, pénztári forgalomhoz kapcsolódik, ezért az ilyen tételeket is utalványrendeleten pénzforgalmi tételként kell könyvelni és nem a 94. menüpontban állományváltozásként. Bizonylatnem: 10 Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: 25 % Visszaigényelhető áfa: (2) visszaigényelhető Megjegyzés: értelemszerűen a beszerzett gép, berendezés megnevezése Mozgásnem kód: 120 - Kiadás (egyéb), kiadás eredeti előir. Szakfeladat:a szükséges szakfeladat Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény, akkor hagyja az megadott értéken) Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód 4
Bontás: üres Tartozik / Követel : T Összérték: 100.000 Főkönyvi számok: 13132 - Egyéb gépek, berendezések és felszerelések vásárlása Dátum : a banki/pénztári teljesítés dátuma Bizonylatnem: 10 Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: 25 % Visszaigényelhető áfa: (2) visszaigényelhető Megjegyzés: értelemszerűen a beszerzett gép, berendezés megnevezése Mozgásnem kód: 120 - Kiadás (egyéb), kiadás eredeti előir. Szakfeladat:a szükséges szakfeladat Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény, akkor hagyja az megadott értéken) Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód Bontás: üres Tartozik / Követel : T Összérték: 25.000 Főkönyvi számok: 1822113 - Intézményi beruházások beszerzés árába beszámítandó előzetesen felszámított áfa - gépek Dátum : a banki/pénztári teljesítés dátuma A dologi kiadás könyvelése: Bizonylatnem: 10 Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma 5
Áfakulcs: 25 % Visszaigényelhető áfa: (1) nem visszaigényelhető Megjegyzés: könyvelési esemény megnevezése Mozgásnem kód: 110 - Kiadás (6-os, 7-es számlaosztály) Szakfeladat: a szükséges szakfeladat Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény, akkor hagyja az megadott értéken) Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód Bontás: 55229 - Egyéb üzemeltetési kiadások Tartozik / Követel : T Összérték: 100.000 Főkönyvi számok: 721 - Alaptevékenységek költségvetési kiadási előirányzatának teljesítése Dátum : a banki/pénztári teljesítés dátuma Bizonylatnem: 10 Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: 25 % Visszaigényelhető áfa: (1) nem visszaigényelhető Megjegyzés: könyvelési eseménymegnevezése Mozgásnem kód: 110 - Kiadás (6-os, 7-es számlaosztály) Szakfeladat:a szükséges szakfeladat Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja a megadott értéken Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód Bontás: 5612111 Vásárolt termékeke és szolgáltatások - Egyéb üzemeltetési kiadások Tartozik / Követel : T Összérték: 25.000 6
Főkönyvi számok: 721 - Alaptevékenységek költségvetési kiadási előirányzatának teljesítése Dátum : a banki/pénztári teljesítés dátuma Függő kiadás könyvelése Bizonylatnem: 10 Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: áfa körön kívüli Visszaigényelhető áfa: üres Megjegyzés: könyvelési esemény megnevezése Mozgásnem kód: 120 - Kiadás (egyéb), kiadás eredeti előir. Szakfeladat:üres Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény, akkor hagyja az megadott értéken) Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód Bontás: üres Tartozik / Követel : T Összérték: 50.000 Főkönyvi számok: 391122 Tárgyévi költségvetési intézményi függő kiadások forgalma Dátum : a banki/pénztári teljesítés dátuma Függő bevétel könyvelése Bizonylatnem: 10 Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: áfa körön kívüli Visszaigényelhető áfa: üres 7
Megjegyzés: könyvelési esemény megnevezése Mozgásnem kód: 220 - Bevétel (egyéb), bevétel eredeti előir. Szakfeladat:üres Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény, akkor hagyja az megadott értéken) Részletező kód: megfelelő bevételi részletezőkód Bontás: üres Tartozik / Követel : K Összérték: 60.000 Főkönyvi számok: 482122 Tárgyévi költségvetési átfutó bevételek forgalma Dátum : a banki/pénztári teljesítés dátuma 9-es bevétel könyvelése Bizonylatnem: 10 Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: 25 % Visszaigényelhető áfa: üres Megjegyzés: könyvelési esemény megnevezése Mozgásnem kód: 210 - Bevétel (9-es számlaosztály) Szakfeladat:megfelelő szakfeladat Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény, akkor hagyja az megadott értéken) Részletező kód: megfelelő bevételi részletezőkód Bontás: üres Tartozik / Követel : K Összérték: 60.000 Főkönyvi számok: 91321 bérleti és lízingdíjbevétel előirányzatának teljesítése Dátum : a banki/pénztári teljesítés dátuma 8
Bizonylatnem: 10 Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: 25 % Visszaigényelhető áfa: üres Megjegyzés: könyvelési esemény megnevezése Mozgásnem kód: 210 - Bevétel (9-es számlaosztály) Szakfeladat:megfelelő szakfeladat Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény, akkor hagyja az megadott értéken) Részletező kód: megfelelő bevételi részletezőkód Bontás: üres Tartozik / Követel : K Összérték: 15.000 Főkönyvi számok: 91923 Kiszámlázott termékek és nyújtott szolgáltatások fizetett áfája Dátum : a banki/pénztári teljesítés dátuma 46-es bevétel könyvelése Bizonylatnem: 10 Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: áfa körön kívüli Visszaigényelhető áfa: üres Megjegyzés: könyvelési esemény megnevezése Mozgásnem kód: 220 - Bevétel (egyéb), bevétel eredeti előir. Szakfeladat:megfelelő szakfeladat Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény, akkor hagyja az megadott értéken) 9
Részletező kód: megfelelő bevételi részletezőkód Bontás: üres Tartozik / Követel : K Összérték: 60.000 Főkönyvi számok: 46421 Működési célú támogatásértékű bevétel központi költségvetési szervtől Dátum : a banki/pénztári teljesítés dátuma Bér könyvelése (97-es menüpontban) Bizonylatnem: 38 Ellenszámla: 499 - Pénzforgalom nélküli költségvetési bevételek és kiadások sajátos elszámolási számlája Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: áfa körön kívüli Visszaigényelhető áfa: üres Megjegyzés: könyvelési esemény megnevezése Bérkifizetés dátum : a MÁK bérfelhasználási anyag dátuma Mozgásnem kód: 110 - Kiadás (6-os, 7-es számlaosztály) Szakfeladat:a szükséges szakfeladat Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény, akkor hagyja a megadott értéken Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód Bontás: 511213 Közalkalmazottak alapilletménye Tartozik / Követel : T Összérték: 250.000 Főkönyvi számok: 721 - Alaptevékenységek költségvetési kiadási előirányzatának teljesítése Dátum : a banki/pénztári teljesítés dátuma 10
Kapcsolódó nettósítási tétel: Bizonylatnem: 38 Ellenszámla: 499 - Pénzforgalom nélküli költségvetési bevételek és kiadások sajátos elszámolási számlája Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: áfa körön kívüli Visszaigényelhető áfa: üres Megjegyzés: könyvelési esemény megnevezése Bérkifizetés dátum : a MÁK bérfelhasználási anyag dátuma Mozgásnem kód: 120 - Kiadás (egyéb), kiadás eredeti előir. Szakfeladat: üres Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény, akkor hagyja a megadott értéken Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód Bontás: üres Tartozik / Követel : K Összérték: 250.000 Főkönyvi számok: 392122 Tárgyévi személyi juttatásokkal kapcsolatos átfutó kiadások forgalma (92) Kontírozás ellenőrzése, átadás a könyvelésnek 11
A menüpontban történik a kontírozott és leigazolt utalványrendeletek ellenőrzése, és a könyvelése. A könyvelés előtt itt lehet ellenőrizni a bank és pénztár egyenleget. Ez a bankszámla egyeztetés gomb lenyomásával lehetséges. 12
Az előszűrésnél megadott feltételek alapján készül el a lista. Amennyiben valamelyik bank illetve pénztár számla napi forgalma szükséges, akkor az adott főkönyvre kattintsunk rá: 13
A könyvelés előtt még ebben a menüpontban célszerű elvégezni különböző szűréseket. pl. ha valamelyik szakfeladat csak és kizárólag, csak egy részletezőkódhoz tartozhat. Ha rendben találunk mindent, a könyvelésre több lehetőségünk van: Kijelölt tételetek könyvelése, illetve szűrt egyenlegek könyvelése. A könyveléskor automatikusan jönnek létre a funkcionális tételek az 5-ös főkönyvekre kontírozás kivételével. (93) Bank/pénztár helyesbítése Ebben a menüpontban lehetséges a lekönyvelt teljesítés adatok helyesbítése. 14
A harmadik oszlop hibajelzései egyezőek a 91. menüpontban található második oszlop hibajelzéseivel. Az előszűrési felületen található egy Kontírozatlan összeg nevű oszlop, melynek értékei 0 vagy nem 0. Amennyiben a főkönyvi kivonatban egy korábbi időszak bank és pénztár egyenlegei helyesek voltak már és mégis a helyesbítések után elromlott az egyenleg, akkor érdemes ebben a menüpontban ebben az oszlopban a nem egyenlő 0 lehetőségre szűrni. Ilyen utalványrendeletek akkor fordulhatnak elő, ha pl. helyesbítés közben, miközben a helyesbítendő tétel visszakönyvelése már megtörtént, de a helyes még nem. Pl. áramszünet vagy véletlenül az egész modult bezárjuk. A helyesbítésre kiválasztás a utalványrendelet sorszáma előtti helyesbít gomb lenyomásával lehetséges. 15
A felület annyiban tér el a többi könyvelési felülettől, hogy a kiválasztott tétel helyesbítése gomb segítségével lehetőség van arra, hogy a régi tételek közül a kiválasztott tételhez elkészüljön az ellenkező T/K jelű tétel. Ha ezt a lehetőséget választjuk, vegyük figyelembe, hogy ha könyvelési esemény dátumát nem töltjük ki előre, akkor a modul a rögzítés dátumára készíti el a helyesbítést. Amennyiben előző évi könyvelési tételt akarunk helyesbíteni, ezt a modul csak akkor engedi, ha a rögzítendő tételek között van függő kiadási vagy bevételi tétel. A hibásan rögzített nettó ÁFA tételek összekapcsolása is itt lehetséges. Ehhez az N = nettó és Á = ÁFA rádiógombok használatával tudjuk a hibás nettó-áfa összekapcsolást végrehajtani. Ha ez sikerült, akkor a gombok környezete zöld színű. (94) Vegyes pénzforgalom nélküli könyvelés Ebben a menüpontban történik az állományváltozással kapcsolatos könyvelés. 16
Nyitás: Az ellenszámla mezőbe a 491 főkönyvet kell írni, kivéve a bank és pénztár nyitását. Ebben az esetben az ellenszámla mezőbe kerülnek a bank/pénztár számla főkönyvek és a főkönyvi mezőbe a 491-es főkönyv. A nyomtatási lehetőségek közül választhatjuk a bizonylatnemenkénti nyomtatást. A könyvelési funkciók közül pedig lehet csak a nyitó tételeket, illetve a csak az 50 bizonylatnemű tételeket nyomtatni. Ha a kiválasztott tételek lekönyvelésén kívüli valamelyik könyvelési lehetőség használatával nem érjük el a kívánt eredményt, használjuk ezt a lehetősséget, mert ez a funkció nem futtatja le az összes hibaellenőrzést. Lehetőleg csak hibaelhárításra használjuk ezt a funkciót, illetve akkor, ha csak bizonyos tételeket akarunk lekönyvelni a rögzített tételek közül. Példa: gazdasági esemény - gépberendezés beszerzésének aktiválása 100.000 Ft + ÁFA értékben 17
A beszerzés bruttó értékének könyvelése: Bizonylatnem: 50 Ellenszámla: 4132 - Tárgyévi pénzforgalommal kapcsolatos tőkeváltozások Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: értelemszerűen a beszerzett gép, berendezés megnevezése Mozgásnem kód: 310 - Eszközök beszerzése, létesítése Tartozik / Követel : T Összérték: 100000 Főkönyvi számok: 13112 - Egyéb gépek, berendezések és felszerelések aktivált állományának értéke Dátum : az állományba vétel dátuma Bank nyitás: Bizonylatnem: 15 - Bank nyitó Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: értelemszerűen Mozgásnem kód: 1 - Január 1-i nyitás Tartozik / Követel : K Összérték: a számla nyitó értéke Főkönyvi számok: 491 - Nyitó mérlegszámla Dátum : nyitás dátuma Pénztár nyitás: Bizonylatnem: 25 - Pénztár nyitó Ellenszámla: 331 - Pénztár Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: értelemszerűen Mozgásnem kód: 1 - Január 1-i nyitás Tartozik / Követel : K 18
Összérték: a számla nyitó értéke Főkönyvi számok: 491 - Nyitó mérlegszámla Dátum : nyitás dátuma Vegyes - Értékcsökkenés (2 lábas): Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 49311 - AT terv szerinti értékcsökkenési leírás Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: értékcsökkenés Mozgásnem kód: 810 - Egyéb mozgás Tartozik / Követel : T Összérték: értékcsökkenés értéke Főkönyvi számok: 41333 - Terv szerinti értékcsökkenés miatti tőkeváltozások Dátum : écs. dátuma Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 59311 - AT terv szerinti értékcsökkenési leírás Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: értékcsökkenés Mozgásnem kód: 471 - Értékcsökkenés, egyéb növekedés Tartozik / Követel : K Összérték: értékcsökkenés értéke Főkönyvi számok: 11241 - Szellemi termékek lineáris értékcsökkenése Dátum : écs. dátuma Vegyes - Állományváltozás (pl. élelmiszerkészlet növekedés): Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 4132 - Tárgyévi pénzforgalommal kapcsolatos változások Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: állományváltozás Mozgásnem kód: 810 - Egyéb mozgás 19
Tartozik / Követel : T Összérték: állományváltozás értéke Főkönyvi számok: 2111 - Élelmiszerek Dátum : áll.vált. dátuma Vegyes - állomány csökkenése: Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 4132 - Tárgyévi pénzforgalommal kapcsolatos változások Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: állományváltozás csökk. Mozgásnem kód: 810 - Egyéb mozgás Tartozik / Követel : T Összérték: állományváltozás csökk. értéke Főkönyvi számok: 44112 - Tárgyévi költségvetést terhelő folyó évi belföldi beruházási szállítók állománya Dátum : áll.vált.csökk. Dátuma Vegyes térítésmentes átadás Frissítés - 2010 évben érvényes működés! 1/a. lépés bruttó érték kivezetés Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 5983* Térítésmentesen átadott eszközök, nyújtott szolgáltatások kivezetése Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: Térítésmentes átadás Mozgásnem kód: 420 Térítésmentes átadás Tartozik / Követel : T Összérték: Térítésmentes átadás értéke Főkönyvi számok: 41331 Tranzakciós partnerhez kapcsolódó pénzforgalom nélküli tőkeváltozások Dátum : térítésmentes átadás dátuma 20
1/b. lépés bruttó érték kivezetés Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 5983* Térítésmentesen átadott eszközök, nyújtott szolgáltatások kivezetése Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: Térítésmentes átadás Mozgásnem kód: 420 Térítésmentes átadás Tartozik / Követel : K Összérték: Térítésmentes átadás értéke Főkönyvi számok: 111* 117* 118*119* 121* 127* 128* 129* 1311* 1317* 1318* 1319* 1321* 1327* 1328* 1329* 141* 147* 148* 149* 161* 163* 165* 167* 169* 1711* 1721* 1731* 1741* 1751* 179* 1911* 1921* 1931* 1941* 1951* 198* vagy 2* Dátum : térítésmentes átadás dátuma 2/a. lépés értékcsökkenés, értékvesztés kivezetés Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 5983* Térítésmentesen átadott eszközök, nyújtott szolgáltatások kivezetése Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: Térítésmentes átadás Mozgásnem kód: 810 Egyéb mozgás Tartozik / Követel : K Összérték: Térítésmentes átadás értéke Főkönyvi számok: 41331 Tranzakciós partnerhez kapcsolódó pénzforgalom nélküli tőkeváltozások Dátum : térítésmentes átadás dátuma 2/b. lépés értékcsökkenés kivezetés Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 5983* Térítésmentesen átadott eszközök, nyújtott szolgáltatások kivezetése Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: Térítésmentes átadás 21
Mozgásnem kód: 476 értékcsökkenés térítésmentes átadása Tartozik / Követel : T Összérték: Térítésmentes átadás értéke Főkönyvi számok: 112* 122* 1312* 1322* 142* 162* 164* 166* 168* Dátum : térítésmentes átadás dátuma 2/c. lépés értékvesztés kivezetés Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 5983* Térítésmentesen átadott eszközök, nyújtott szolgáltatások kivezetése Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: Térítésmentes átadás Mozgásnem kód: 420 Térítésmentes átadás Tartozik / Követel : T Összérték: Térítésmentes átadás értéke Főkönyvi számok: 2* Dátum : térítésmentes átadás dátuma Vegyes térítésmentes átvétel 1/a. lépés Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 9853* Térítésmentesen átvett eszközök, kapott szolgáltatások Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: Térítésmentes átvétel Mozgásnem kód: 320 Térítésmentes átvétel Tartozik / Követel : K Összérték: Térítésmentes átvétel értéke Főkönyvi számok: 41331 Tranzakciós partnerhez kapcsolódó pénzforgalom nélküli tőkeváltozások Dátum : térítésmentes átvétel dátuma 22
1/b. lépés Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 9853* Térítésmentesen átvett eszközök, kapott szolgáltatások Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: Térítésmentes átvétel Mozgásnem kód: 320 Térítésmentes átvétel Tartozik / Követel : T Összérték: Térítésmentes átvétel értéke Főkönyvi számok: 111* 117* 118*119* 121* 127* 128* 129* 1311* 1317* 1318* 1319* 1321* 1327* 1328* 1329* 141* 147* 148* 149* 161* 163* 165* 167* 169* 1711* 1721* 1731* 1741* 1751* 179* 1911* 1921* 1931* 1941* 1951* 198* vagy 2* megfelelő számlaszámai Dátum : térítésmentes átvétel dátuma 2/a. lépés értékcsökkenés, értékvesztés átvétel Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 9853* Térítésmentesen átvett eszközök, kapott szolgáltatások Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: Térítésmentes átadás Mozgásnem kód: 810 Egyéb mozgás Tartozik / Követel : T Összérték: Térítésmentes átvétel értéke Főkönyvi számok: 41331 Tranzakciós partnerhez kapcsolódó pénzforgalom nélküli tőkeváltozások Dátum : térítésmentes átvétel dátuma 2/b. lépés értékcsökkenés átvétel Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 9853* Térítésmentesen átvett eszközök, kapott szolgáltatások 23
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: Térítésmentes átvétel Mozgásnem kód: 475 értékcsökkenés térítésmentes átvétele Tartozik / Követel : K Összérték: Térítésmentes átvétel értéke Főkönyvi számok: 112* 122* 1312* 1322* 142* 162* 164* 166* 168* Dátum : térítésmentes átadás dátuma 2/c. lépés értékvesztés átvétel Bizonylatnem: 50 - Vegyes Ellenszámla: 9853* Térítésmentesen átvett eszközök, kapott szolgáltatások Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Megjegyzés: Térítésmentes átadás Mozgásnem kód: 320 Térítésmentes átvétel Tartozik / Követel : K Összérték: Térítésmentes átvétel értéke Főkönyvi számok: 2* megfelelő számlaszámai Dátum : térítésmentes átvétel dátuma A függő tételek és a finanszírozási műveletekkel kapcsolatos állományváltozásokat nem kell könyvelni, ezen tételek forgalmi tételeinek zárása az állományi főkönyvre automatikusan történik az éves zárás keretében. (95) Eredeti előirányzatok könyvelése Ebben a menüpontban lehet elvégezni az eredeti előirányzatok lekönyvelését. A kiadások esetében a 120 mozgásnemet, a bevételek esetében a 220 mozgásnemet kell használni. A könyvelés előtt a modul ellenőrzi, hogy ezeknek van-e egyenlege. A rögzítési felületen van egy olyan mező, mely a többi menüpontban nem, de kitöltése nem kötelező, plusz információ rögzítésére lehet használni. 24
Ez a mező az azonosító. A menüpontban lehetőség van arra, hogy.sxc kiterjesztésű fájlból a könyvelni kívánt tételeket beemeljük. Amennyiben ebben hiba van, akkor a modul kiírja, hogy a hiba hányadik sorban található és addig nem emeli be a tételeket, míg az összes sort nem javítja a felhasználó a feltöltő fájlban. Kontír tételek betöltése fájlból - előirányzat A kontírozó felületen lehetőség van a tételek fájlból feltöltésére. A fájl formátuma kötelezően.sxc. A fájlt a Tallózás gomb segítségével kell megkeresni és a Feltöltés gombra kattintás után, a "Rendben" gombra kell kattintani. A feldolgozás során történt esetleges hibákat a modul egy üzenetben közli, ekkor egy sort sem olvas be. A táblázatban az adatokat már az első sortól olvassa a modul! A táblázat formátuma balról jobbra a legelső oszloptól: 1. Bizonylatnem. 60 vagy 61. 2. Dátum, formátuma ÉÉÉÉ-HH-NN 3. Intézmény kód (PIR). Ahogyan az a 228 MP -ban az intézmény kódjaként látszik. (FIGYELEM! Telephelyes könyvelés esetén több azonos intézmény kód lehet (több 000001,000002 stb.), ezért a 14. oszlop kitöltése is kötelező!) 4. Megjegyzés, maximum 60 karakter hosszú szöveg. 5. Azonosító, maximum 20 karakter hosszú szöveg. Nem kötelező. 6. Mozgásnem. A modulban szereplő mozgásnem. 25
7. Szakfeladat. A modulban szereplő szakfeladat. 8. Előirányzat kód. A modulban szereplő előirányzat kód. 9. Részletező kód. A modulban szereplő részletező kód. Nem kötelező. 10. Bontás. A modulban szereplő bontás. Nem kötelező. 11. Tartozik/követel jel. T vagy K értékű. 12. Összeg. Egész értékű, ne tartalmazzon csak numerikus karaktereket. 13. Főkönyv. A modulban szereplő főkönyvi szám. 14. Felettes intézmény. Telephelyes könyvelés esetén azonosítja egyértelműen a 3. oszlopban megadott kódú intézményt. Egyéb esetben nem kitöltendő. Példa fájl:/@api/deki/files/111/=95_96_import_fajl_pelda.sxc (96) Módosított előirányzat könyvelése A módosított előirányzatok esetében a mozgásnem kódok aszerint vannak szétbontva, hogy az előirányzat módosítás milyen hatáskörbe tartozik, továbbá ezen belül növekedést vagy csökkenést jelent. Itt lehetőség van arra is, hogy amennyiben az előirányzatok rögzítése folyamatos és azok elfogadási, kihirdetési időpontja eltér az általunk berögzítettől, akkor ezt módosíthatjuk. Oly módon, hogy az alábbi képen található Közgyűlési rendelet dátuma mezőben rögzített dátum alapján a könyvelési esemény dátumát módosítani lehet egyszerűen. 26
További lehetőség a könyvelésnél, hogy lehetőség van időszak megadásával a könyvelni kívánt tételek szűkítésére. (97) Bérek kontírozása Ebben a menüpontban történik a bérek kontírozása. A modul nem engedi a könyvelést, ha a könyvelni kívánt tételek egyenlege nem 0 az adott hónapban, ezért a nettósítási tételeket is itt kell rögzíteni. Bérek kontírozás esetében a könyvelt tételeknek 38-as bizonylatneme van. Itt történik a könyvelt bér tételek helyesbítése is a felhasználó által. Ebben a menüpontban lehetőség van a MÁK bérfelhasználás fájlból történő könyvelési tételek beemelésére. Ehhez előzetesen fel kell tölteni a 224, 225, 2251. menüpontokat 27
ahhoz, hogy a MÁK főkönyvekhez, szervezeti egységekhez, feladatokhoz a KASZPERmodulban található főkönyveket törzsszámokat hozzárendeljük. A könyvelésnél a megszokottól eltérő lehetőségek is vannak: A felület tetején beállított intézmény, év és hónapra szűkítés beállítása utána a <Lap tetején megadott intézmény és hónap lekönyvelése> funkcióval. 28
(98) Költségfelosztás A menüpontban történik a 6-os számlaosztályba rögzített tételek felosztása az 5-ös főkönyvekre és lehetőség van arra, hogy a felosztás a felhasználó által rögzített értékekkel vagy %-kos meghatározás alapján történjen. Ez megvalósulhat kézi rögzítés illetve sablon segítségével is. A menüpont kiválasztását követő felületen az intézmény által használt 6-os főkönyv látható a listán és a rajtuk felosztható érték. 29
A felosztás mozgásnemenként történik és addig tart, amíg annak mértéke nem éri el a 100 %-ot. Ezt követően lehet a következő mozgásnemre áttérni. 98-as menüben automata felosztás sablon lapján Egy fájl több bontást is tartalmazhat úgy, hogy a különböző 6osok bontását külön-külön munkalapra tesszük. Amikor a 98. menüpontban kiválasztunk egy 6ost, akkor az ehhez tartozó bontást a munkalap neve alapján azonosítja be. pl. 69. Ha több fájlt töltünk fel, akkor az első találatot használja. A megadott adatokat feltöltés után a modul ellenőrzi. Ha olyan adat kerül feltöltésre, amihez a felhasználónak nincs joga vagy a modulban nem elérhető, a modul hibát dob. 30
A felbontást csak a felületen végzi el (úgy mintha kézzel felvittük volna bontás sorokat). Ha minden rendben, akkor a Költségek felosztása gombra kattintva hajtódik végre a felosztás úgy, mintha manuálisan végeztük volna el. Fontos, hogy: - mozgásonként kell 100 % lennie a felosztásnak. - mozgást nem lehet váltani egy űrlapon belül (először fel kell osztani az egyik mozgással teljesen, majd le kell nyomni a felosztás gombot, és csak ezután jöhet a következő mozgás). - a megadott 6-os főkönyvet mozgásonként más más bontás kóddal elő szűri és csak az így kapott értéket emeli le róla. Ez az jeleni, hogy a teljes "lenullázáshoz" az adott főkönyvet minden mozgással fel kell bontani. Mozgás - Bontás összefüggések: Mozgás Bontás 151 511* vagy 51621* 152 ( 512* vagy 513* vagy 514* vagy 515* vagy 516* vagy 517* ) ÉS NEM 51621* 153 52* 154 53* 155 54* 156 55* vagy 56* 157 57* Amennyiben a felosztás nem sikerül, vagy a felosztás nem a várt eredmény hozza, annak visszavonása csak a RITEK Zrt. munkatársának segítségével történhet. 31
(99) Pénzmaradvány elszámolás Ebben a menüpontban történik a tartalékból a pénzmaradványba átvezetett összeg felhasználásával kapcsolatos pénzmaradvány teljesítés és a hozzá tartozó állományi számlák könyvelése. Pénzmaradvány könyvelése: 1.lépés: Bizonylatnem:70 Pénzmaradvány 32
Ellenszámla: 4993 - Pénzforgalom nélküli költségvetési bevételek és kiadások sajátos elszámolása - egyéb Könyvelési esemény dátuma: int. által meghatározott Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: ÁFA körön kívüli Visszaig. ÁFA: üres Megjegyzés: intézmény finanszírozási előleg rendezése Mozgásnem kód: 210 - Bevétel(Egyéb) Szakfeladat: a megfelelő szakfeladat Tartozik / Követel : K Összérték: érték Főkönyvi számok: 9812 (megfelelő alábontása)- pénzmaradvány igénybevétele 2. lépés: Bizonylatnem: 70 - Pénzmaradvány Ellenszámla: 4993 - Pénzforgalom nélküli költségvetési bevételek és kiadások sajátos elszámolása - egyéb Könyvelési esemény dátuma: int. által meghatározott Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma Áfakulcs: ÁFA körön kívüli Visszaig. ÁFA: üres Megjegyzés: intézmény finanszírozási előleg rendezése Mozgásnem kód: 981 - Pénzmaradvány felh. (42 számlaosztály) Szakfeladat: üres Tartozik / Követel : T Összérték: érték Főkönyvi számok: 4214 - Előző év(ek) költségvetési tartalék elszámolása 33
(90) Könyvelési listák (900) Számlatükör megtekintése Ebben a menüpontban lehet megtalálni a modulban az adott felhasználóhoz rendelt intézményekhez tartozó főkönyveket. A főkönyveket lehet évszámra szűkíteni, azok állapotára (aktív, inaktív), típusára (állományi, előirányzat, teljesítés). (902) Főkönyvi kivonat 34
Ebben a menüpontban lehet a főkönyvi kivonatot kilistázni. Több szűkítési lehetőségünk van az előszűrési feltételek megadásával. A <Ctrl> illetve a <Shift> gombok és a billentyűzet illetve az egér együttes használatával több tetszőleges intézményre lehet a főkönyvi kivonatot lekérni, továbbá a részletező kódok kiválasztásával csak adott részletezőkódokra (ha olyan tételek is kellenek, melyeknek nincs részletező kódjuk, akkor a mezőt ugorjuk át). Szűrni lehet ei. kód -ra, időintervallumra (de ennek kezdőidőpontja csak az év eleje lehet). A jelelőnégyzetekkel további szűkítéseket lehet végrehajtani, de figyeljünk az adott feltétel alatt zárójelben lévő figyelmeztetésekkel. Az oszlopok száma mezőben az oszlopok számának megadásával kiválasztható a jelenleg hatályos főkönyvi kivonat lista illetve a már nem hatályos oszlopszámú listázás is. (911) Teljes számlatükör megtekintése Ebben a menüpontban lehet megtalálni a rendszerben lévő összes főkönyvet. 35
A főkönyveket lehet évszámra szűkíteni, azok állapotára (aktív, inaktív), típusára (állományi, előirányzat, teljesítés). Amennyiben a könyvelés során nem találunk meg valamilyen főkönyvet akkor itt megkereshetjük, hogy az adott főkönyv létezik-e a modulban. Ha itt megtalálható a főkönyv, akkor a 2101 illetve a 21011. menüpontokban lehet az intézményekhez hozzárendelni. (9021) Főkönyvi kivonat részletes nyomtatása A menüpontban lehet lekérdezni egy-egy főkönyv forgalmát. 36
A szűrés eredménye vagy.xls vagy.sxc kiterjesztéssel menthető le. Ez a mentési lehetőség időrendi sorrendben készíti el az adott listát. A listán a T/K jel a lekérdezésre kerülő főkönyv szempontjából jelenik meg. (9050) ÁFA analitika 2010-től 37
Az előszűrést követően egy lista jelenik meg: 38
A könyvelt adatokból történő ÁFA bevallás elkészítésére új menüpontok lettek kialakítva. Ezek: 9050, 9051, 9052, 9053. A bevallás a 9050. menüpontban érhető el, a másik három a bevallásban szerepeltetni szükséges illetve ott nem szerepeltethető tételek kigyűjtésére szolgál. Ahhoz, hogy a 9050. menüpontban egyrészt a hátralékos, valamint a bevallási időszakot követően, de a bevallási időpontjáig kifizetett visszaigényelhető áfás tételeket szerepeltetni tudjuk. Az önellenőrzésbe tartozó tételek ne jelentkezzenek először a 9051, 9052 és 9053 menüpontokat használjuk és csak ezt követően kerüljön sor a 9050 MP használatára. (9051) Halasztott ÁFA bevallása Az előszűrésnél pontosan ugyanazokat az előszűrési feltételeket kell megadni, mint a 9050. menüpontban. Különösen fontos az időintervallum, mert a modul ehhez az intervallumhoz állítja be a halasztás tényét. Az előszűrést követő lista: 39
A listát lehívva az adott időszakban már 45 napon túl ki nem egyenlített tételek jelennek meg. Azokat a tételeket, melyeket szeretnénk az ÁFA bevallásban szerepeltetni a jelölő négyzet kipipálásával és az átadó gomb megnyomásával tudjuk a 9050. menüpontba átadni, illetve ha oda tévesen kerültek bele, akkor itt lehet eltávolítani. Figyelem! Mivel az átadott tételek megjelennek az adott időszaki áfaanalitikában, ezért a már leadott időszakokhoz tartozó tételek módosítása tilos! Ez megakadályozná a későbbi helyes reprodukálását a listának. (9052) Bevallási időszak és bevallási időpont közti visszaigényelhető ÁFA-s tételek listája A menüpont azoknak a tételeknek a kiválasztására szolgál, melyek az ÁFA bevallási időszakot követően, de a bevallás időpontjáig kiegyenlítésre kerültek és visszaigényelhető áfásak. Működése a 9051. menüponttal szinte megegyező, fontos kivétel: az intervallumot úgy kell megadni, hogy pontosan az időszak kezdete után következő nappal kezdődjön. (9053) Önellenőrzés Az előző két menüponthoz hasonló működésű, itt lehet kivenni az adott időszaki analitikából az adott bevallási időszakban teljesített, de korábbi bevallási időszakhoz tartozó tételeket. 40
(9050) Áfa analitika Az eddigi megszokott előszűrő felülettel kezdődik. A lista azonban több információt tartalmaz a 905. menüpontnál. Egy új nyomtatási lehetőséget valósít meg, amely ezeket a részletes adatokat is tartalmazza, valamint a tételeket áfakategória szerint csoportosítja. A régi, egyszerűbb nyomtatás lehetősége megmaradt. Az előszűrésnél adjuk meg, hogy az ÁFA kiadási tételeit vagy bevételi tételeit vagy mindkettőt (igaz itt a nyomtatás nem tételes, hanem összesítő jellegű) akarjuk kilistázni. (906) Főkönyvi paraméteres listázások Ebben a menüpontban különféle megközelítési lehetőségekkel információt kaphatunk a kontírozott/lekönyvelt tételeinkről, mely információkat tovább szűkíthetünk és kontírlap formájában ezeket ki is nyomtathatjuk. 41
Az előszűrési lehetőségek a következőek: bizonylatnem (tól/ig) kontír dátuma (tól/ig) kitöltetlen dátum figyelembevétele Bank/ pénztár nap (tól/ig) a lekontírozott, de bankkal még össze nem rendelt, azaz a kitöltetlen dátumok figyelembevétele főkönyv (tól/ig) szakfeladat (tól/ig) részletező (tól/ig) előirányzatkód intézmények könyvelt/kontírozott/könyvelt és kontírozott tételeket hozzon fel Projekt (ezt akkor lehet érvényesíteni, ha a 226. menüpontban az adatokat feltöltöttük) Fontos! A modul csak azokat a szűrési mezőket veszi figyelembe, amely ki van "pipálva" az előtte lévő kis jelölőnégyzetben! A tól-ig tartományt csillag nélkül kell megadni pl.: Főkönyv : 311-321 (a 311 és 321 közötti főkönyvek listáját kapjuk beleérve a 311 és 321-es főkönyveket is) Amennyiben a Bank/pénztár nap be van jelölve a listába bank/pénztári kapcsolattal nem rendelkező tételek nem fognap szerepelni a legyűjtött listában (pl. a 97. menüpontban rögzített béradatok). Példa főkönyvi tartományok beállítására: A kezdőfőkönyvnek kisebbnek kell lennie a végfőkönyvnél, ezért ha a kezdőfőkönyv "jobban" alábontott, mint a végfőkönyv, akkor az utóbbit ki kell egészíteni annyi helyi érték 42
0 v. 9-es számjeggyel, amennyivel alábontottabb az előbbi. Pl.: 171121-1811 közötti tartományt kell lekérdezni, és azt szeretnénk, hogy a 1811 alábontásai már ne szerepeljenek a listában, akkor 0-val, ha azt szeretnénk, hogy szerepeljenek, akkor 9-essel kell kiegészíteni a végfőkönyvet. Így az előbbi esetben 171121-181100, az utóbbiban 171121-181199 kell beírni. Intézmények kiválasztásánál meg kell jegyezni, hogy amennyiben több intézményi egységet szeretnénk összesítve látni, úgy lehetőségünk van a Ctrl billentyű és az egér közös használatával többet is kijelölni. Így ha például egy adott intézménynél a gyűjtőre vagyunk kíváncsiak, akkor nincs más dolgunk, mint az összes intézményt kiválasztani. Amennyiben csak egy konkrét főkönyv egyenlegét szeretnénk megnézni, úgy a főkönyv tól-ig tartományába írjuk be a megfelelő főkönyvet. Pl.: Főkönyv : 321-321 (a 321-es főkönyv egyenlegét kapjuk a megadott szűrési feltételek függvényében) Az előszűrést követő felületen további szűréseket tudunk elvégezni. Pl. ha az összes dologi kiadást az áfa bevételek nélkül szeretnénk megjeleníteni, akkor a bontás oszlop feletti szűrőmezőbe a következőt kell beírnom =(54* 55* 56*&!561*) Az <Alt Gr> + W gombok egyidejű lenyomásával kapjuk vagy jelet, <Alt Gr> + C gombok egyidejű lenyomásával kapjuk az és jelet &, a! jel pedig a nem jelentéssel bír. Egyidejűleg több mezőre is szűrhetünk. Itt lehet számlalapot nyomtatni, ami a szűrési feltételeknek megfelelő tételek minden adatát kinyomtatja. Analitikák, pályázatok alátámasztásához jól használható funkció. Lehetőség van a B/K összesítő funkció által a felhasználó igényének megfelelő mélységű és részletezettségű lista nyomtatása. Az alábbi képen látható feltételek megadásával egy elsősorban részletezőkódra, azon belül főkönyvre, és azon belül szakfeladatra rendezett és azokra rész-összesített listát kapunk. Az összesítés módjától függ, hogy a listán csak az összesített vagy az azokat alkotó tételek is megjelenjenek. További lehetőség, hogy a listában szereplő főkönyvek megnevezései is látszódjanak-e a listán. 43
(912) Részletezőkód lista (kötelezettségvállalások előirányzatok - teljesítések listázása részletezőkódonként) Az előszűrési feltételek megadását követő felületen az előszűrési feltételeknek lapján leszűrt adatok jelennek kötelezettségvállalások meg évek részletezőkód szerint, az bontásban, előző évről az a azokhoz tárgyévre tartozó áthúzódó kötelezettségvállalások, az eredeti és módosított előirányzatok, a felhasználható keret, a teljesítés és a kötelezettségvállalások és a teljesítések különbözete. 44
A kapott listát tovább lehet részletezni az egyes sorok előtt található részletezés funkció használatával. A kapott listán az adott részletezőkódhoz rögzített kötelezettségvállalások, teljesítések tételesen és az előirányzatok összesített összeggel szerepelnek. (913) Függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek, kiadások Az előszűrési feltételek megadását követő felületen az előszűrési feltételeknek lapján leszűrt adatok jelennek meg úgy, hogy azon látszik a függő tételek rendezésének (a tényleges bevételi illetve kiadási főkönyvre átvezetése) adatai (időpontja, összege) 45
(914) Pénzforgalmi info A menüpontban az időszaki pénzforgalmi jelentést alátámasztó főkönyvi listát kapjuk meg. Ebben a menüpontban az előszűrésnél az időszak megadását csak hónapra kell megadni. 46
A lista az egyes teljesítés főkönyvek utolsó havi, halmozott adatát, a teljesítéshez tartozó előirányzat eredeti és módosított adatát és az előirányzat és a teljesítés különbözetét tartalmazza. Ez a lista is szabadon szűkíthető, továbbá nyomtatásnál lehetőség van egy szakfeladatokra bontott lista előállítására. (997) Főkönyvi egyeztetés A menüpontban lehet ellenőrizni, hogy a könyvelés megfelel-e a számviteli szabályoknak, feltételeknek. A menüpont alkalmazása előtt célszerű a 93. menüpontban a (H)iányzó funkcionális lábak pótlása gomb lenyomása. Először mindig frissítsük az évet és az időszakot, majd ezt követően az intézmény(eke)t válasszuk ki. Amennyiben nincs saját ellenőrző fájlunk, úgy a központi fájl alapján végezzük el az ellenőrzést. A menüpont arra szolgál, hogy a könyvelt tételeknél ellenőrizze az alábbiakat: minden előirányzat és teljesítés tétel (kivéve függő tételek) rendelkeznek-e másodlagos (funkcionális) könyvelési tétellel az előirányzatok könyvelésénél van-e olyan : 47
kiadási főkönyv, melynek T egyenlege van (42. sor) bevételi főkönyv, melynek K egyenlege van (43. sor) a teljesítések (kivéve függők) könyvelésénél van-e olyan : kiadási főkönyv, melynek K egyenlege van (44. sor) bevételi főkönyv, melynek T egyenlege van (45. sor) az 59* állományi főkönyveknek van-e egyenlegük (34. sor) a 49* főkönyveknek van-e egyenlegük (46. sor) Az 1-33. sorig olyan ellenőrzések vannak, ahol ha hiba van, akkor azt vagy a 93. menüpontban lefuttatott (H)iányzó funkcionális lábak funkcióval lehet javítani, vagy amennyiben nem, akkor a RITEK Zrt. munkatársának segítsége szükséges. Ha felhasználói hiba van, javasoljuk az intézmény és az időszak szűkítésével a hiba lokalizálása és ezt követően a javítása. 48
49
A táblázat a kijelölt intézményekre összesítve készíti el a táblázatot. A táblázat A és D oszlopa tartalmazza a két összehasonlítandó főkönyv(ek)et, a B és E oszlop a főkönyvek értékét adja meg, az F oszlop meg a két oszlop különbségét. Amennyiben nincs különbség, az azt jelenti, hogy a bevezetőben leírt feltételekre nincs hiba a könyvelt tételeknél. Ha felhasználói hiba van, akkor megjelenik az F után egy új oszlop, melyben a kiválasztott intézmény(ek)hez tartozó azon főkönyvi számok jelennek meg, melyek a hibát okozhatták. Ha nem 0 érték van az F oszlopban, akkor az intézmény mezőben jelöljük ki a külön-külön vizsgálni kívánt intézmény(ek)et és nyomjuk meg a <Kijelölt intézmények vizsgálata> gombot. A <Frissít> gombbal a kijelölt intézmények tételei összegezve jelennek meg, míg a <Kijelölt intézmények vizsgálata> gomb megnyomása után a kijelölt intézményeket egyenként vizsgálja. Ekkor a következő táblázatban azok az intézmények lesznek felsorolva, ahol hiba van: 50
(9997) Időszaki zárás Az időszaki zárás során a 997. menüpontban található ellenőrzést futtatja a modul és amennyiben nincs hiba, az időszaki zárás megtehető. A zárást követően annak -ig dátumánál korábbi időpontra könyvelni nem lehetséges. Ha valamilyen oknál fogva erre mégis szükség van, akkor az a az előző zárás a Felnyit funkció segítségével megtehető. 51
(9998) Évvégi zárás A 29* és 45111* és 45113* főkönyvek nyitó állományának és az évközi forgatási célú értékpapír-műveletek és a likviditási célú hitelműveletek egyenlegeinek átvezetését ( az árfolyameltérések miatti változások kivételével ) a tőkeváltozás és a tartalékok között a modul automatikusan elvégzi. A menüpont alkalmazásával automatikusan lehetővé válik az előirányzat, teljesítések közgazdasági és funkcionális számláinak zárása, a függő forgalmi számlák átvezetése az állományi számlákra, a 461*-462*-463* főkönyvek egyenlegeinek átvezetése a 4214*-re, a 494*, és 495* számlák egyenlegeinek átvezetése tartalékba, a tőkeváltozás számlák egyenlegeinek átvezetése az előző évi tőkeváltozás számlára, az állományi számlák zárómérleg számlára átvezetése és következő év első napjára a nyitómérleg számlával szembeni megnyitására. A 29* és 45111* és 45113* főkönyvek az évközi forgatási célú értékpapír műveletek és a likviditási célú hitelműveletek egyenlegeinek átvezetését ( az árfolyameltérések miatti változások kivételével) az állományi számlákra a modul automatikusan elvégzi. Bármelyik lépése a zárásnak a hibát jelez, nem lehetséges a továbblépés. A menü első és második lépésben hibát keres, hogy a zárás elindulhasson. 52
Ezt követően történik az előirányzatok, a teljesítések, a függők zárása, a tartalékokra átfordítás, a tőkeváltozás számlák összevezetése, a zárómérlegszámlára zárás, majd végül a a következő évre történő nyitás. Minden részt követően megtörténik az adott lépés ellenőrzése, lehetőség van főkönyvi kivonat nyomtatására, a megtörtént lépés visszavonására. Bármelyik lépése a zárásnak a hibát jelez, nem lehetséges a továbblépés. Az első hibaszűrést követően lehetőség van az előző időszak éves zárásának visszavonására. Az éves zárás menüpontot kiválasztva az alábbi képernyőkép jelenik meg. Itt lehetőség van arra, hogy intézményenként zárjunk vagy egy főintézményhez tartozó összes intézmény kiválasztására, amennyiben, csak a kijelölt intézményekre összességében kell az éves zárást megelőző hibaellenőrzés lefuttatni és nem szükséges, hogy külön-külön hibátlanok legyen az intézmények. Az intézmény(ek) kiválasztását követően a 997. menüpontban lévő hibakereséssel megegyező szűrés fut le a kiválasztott intézmény(ek)re. Amennyiben hibát talál a modul a zárás további lépései nem futtathatóak. Ebben az esetben a 997. menüpontban szűrési lehetőségeit használva tovább szűkíthető, hogy a hiba melyik intézménynél van és milyen jellegű hibáról van szó. 53
Ezt követően egy kiegészítő hibaellenőrzést kell lefuttatni a <további hibák szűrése> gomb lenyomásával, melynek hatására a következő képen található szűrések futnak le. A hibaszűrések során a modul vizsgálja, hogy a tartalékokra érvényes összefüggések (az, hogy a tartalékok összegét (42*), a költségvetési pénzeszközök +- költségvetési függő kiadások és bevételek +- finanszírozási célú eszközök és források állományával kell egyenlőnek lennie a nyitáskor. 54
Ezt követően történik az előirányzatok zárása, a zárást követően az összes ei. Számla egyenlege átvezetésre kerül a 496-os főkönyvre,ezt a modul leellenőrzi. Amennyiben hiba lenne az előirányzatok zárásánál a modul azt kiírja és nem engedi meg a továbblépést. Az előirányzatok zárását követően történik a teljesítések zárása (kivéve a függő főkönyvek), melynek során a teljesítések átvezetése történik a 494 és a 495 főkönyvekre. Amennyiben valamelyik teljesítés főkönyv zárása nem történik meg a zárás nem folytatható. 55
A teljesítések zárását követi a függők zárása, automatikusan történik a teljesítés főkönyvekről az átfordítás az állományi számlákra. Ha év közben az állományi számla nem lett volna létrehozva, azt a modul létrehozza. A hibaellenőrzéskor a modul vizsgálja, hogy az összes függő teljesítéses számla egyenlege át lett-e vezetve. A függők zárását követi a tartalékokra történő átkönyvelés. Ekkor először a 494-ből annyi egyenleg kerül átforgatásra a 4214 főkönyvre és alábontásaira, amennyi a teljesítések zárását megelőzően a 461*+462*+463* főkönyveken volt. 56
Ha a 461*+462*+463* K egyenlege nagyobb, mint a 4214* egyenlege akkor a tartalékok zárása nem történik meg. A megmaradt 494 egyenlege a 4211-re, a 495 egyenlege pedig a 4221-re kerül átvezetésre. A tartalék zárását követően a modul elvégzi a következő képen lévő ellenőrzéseket. Ezt követi a tőkeváltozás számlák zárása. Amennyiben ez sikeres volt a zárómérlegszámlára (493) történő átvezetés történik meg. A lefutás után a modul ellenőrzi, hogy tényleg 0-e a 493 egyenlege. 57
Ezt követően történik a következő évi nyitás. Itt ellenőrzi a program, hogy a 491 főkönyv egyenlege 0-e. A nyitást követően nyitómérleget lekérni az Etriusz-modul 64. menüpontban lehet. Ha a nyitást követően az előző éves zárást fel akarják nyitni, arra addig van lehetőség még nem történik időszaki zárás a megnyitott évben. 58
(9999) Megszűnő intézmények zárása Ez a menüpont annyiban különbözik a normál zárási menüponttól. Hogy itt a tartalék főkönyv és a tartalékokba beszámítandó mérlegtételeket alkotó főkönyvek a zárás folyamán egymással szemben kivezetésre kerülnek. 59
Tartalomjegyzék (91) Könyvelői igazolás, kontírlap nyomtatása...1 (92) Kontírozás ellenőrzése, átadás a könyvelésnek...11 (93) Bank/pénztár helyesbítése...14 (94) Vegyes pénzforgalom nélküli könyvelés...16 (95) Eredeti előirányzatok könyvelése...24 Kontír tételek betöltése fájlból előirányzat...25 (96) Módosított előirányzat könyvelése...26 (97) Bérek kontírozása...27 (98) Költségfelosztás...29 98 as menüben automata felosztás sablon lapján...30 (99) Pénzmaradvány elszámolás...32 (90) Könyvelési listák...34 (900) Számlatükör megtekintése...34 (902) Főkönyvi kivonat...34 (911) Teljes számlatükör megtekintése...35 (9021) Főkönyvi kivonat részletes nyomtatása...36 (9050) ÁFA analitika 2010 től...37 (9051) Halasztott ÁFA bevallása...39 (9052) Bevallási időszak és bevallási időpont közti visszaigényelhető ÁFA s tételek listája...40 (9053) Önellenőrzés...40 (9050) Áfa analitika...41 (906) Főkönyvi paraméteres listázások...41 (912) Részletezőkód lista (kötelezettségvállalások előirányzatok teljesítések listázása részletezőkódonként)...44 (913) Függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek, kiadások...45 (914) Pénzforgalmi info...46 (997) Főkönyvi egyeztetés...47 (9997) Időszaki zárás...51 (9998) Évvégi zárás...52 (9999) Megszűnő intézmények zárása...59 60