TÖBBÉVES, ÁTHÚZÓDÓ KÖTELEZETTSÉG-VÁLLALÁS PÉNZÜGYI- SZÁMVITELI ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSA A KASZPER-RENDSZERBEN

Átírás

1 TÖBBÉVES, ÁTHÚZÓDÓ KÖTELEZETTSÉG-VÁLLALÁS PÉNZÜGYI- SZÁMVITELI ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁSA A KASZPER-RENDSZERBEN Kötelezettség-vállalások rögzítésének helye: BPXI-TEST-rendszer BERUHÁZÁSI PÉLDA: Egy Operatív Program keretében január 1-jétől december 31-ig megvalósuló városrehabilitációs projekt (az időintervallum pont egész költségvetési éveket fed le, de természetesen ettől eltérő is lehet). A Támogatási Szerződés tartalma bruttó ,- Ft beruházási összköltség, 85 %-os támogatási intenzitással, vagyis ,- Ft kapcsolódó támogatási összeggel. Fentieknek megfelelően az alábbi két kötelezettség-vállalás került rögzítésre a KASZPER (112) Kötelezettségvállalások karbantartása menüpontban: BEVÉTEL kapcsolódó bevételi kötelezettség-vállalás a Támogatási Szerződés szerinti összeg: 1

2 Kiadási oldalon két szerződés került felvitelre - az egyik a kivitelezésre, a másik valamennyi járulékos költséget magában foglaló projekt menedzsment feladatok ellátására vonatkozik - két külön kötelezettség-vállalás formájában, az alkalmazott részletező kód viszont azonos! Ennek a későbbiekben a szűrések, lekérdezések folyamán lesz jelentősége. A RÉSZLETEZŐ KÓDRÓL EGY KICSIT BŐVEBBEN: A részletező kódok funkciója, hogy egy általunk meghatározott eseményt, intézményt összerendelünk egy dátummal (évszámmal), pénzmozgási iránnyal (bevétel/kiadás) és egy pénzmozgási típussal (felújítás, egyéb, beruházás). A kód(ok) tulajdonképpen egy-egy előirányzati sor alábontásának felel(nek) meg, melyek intézményektől függően adott tartományban bővíthetők, így kötelezettség-vállalás állományunk nyilvántartásának egyik lehetséges alternatívája a részletezőkód szerinti. KIADÁS I. - Kivitelezésre vonatkozó vállalkozási szerződés: 2

3 Megjegyzés: a példa egyszerűségének kedvéért mindvégig a 20 %-os adókulcs, illetve építési beruházás esetében is - az egyenes adózás formája került alkalmazásra. KIADÁS II. - Projektmenedzsmentre vonatkozó vállalkozási szerződés: 3

4 A gyakorlatban tehát projektünk költségvetési rendeleti bevételi előirányzatát és az ahhoz kapcsolódó teljesítést a Operatív Program Teszt-Bevétel, míg kiadási előirányzatát és az ahhoz kapcsolódó teljesítést az Operatív Program Teszt-Kiadás részletező kód jelenti. Mind bevételeink, mind kiadásaink a kötelezettség-vállalások felvitelekor az Ütemterv elkészítése/módosítása beviteli mezőkben megadottaknak megfelelően teljesültek: (ezen, nem kötelező adatok megadásával gyakorlatilag a teljes beruházás likviditási tervét készítettük el, melynek a beruházás teljes időszaka alatt hasznát vehetjük!). Bevételi oldalon: június 30-án ,-Ft, június 30-án ,-Ft támogatás került folyósításra. Kiadási oldalon: május 31-én kivitelezésre ,-Ft és projektmenedzsmentre 4

5 ,-Ft, május 31-én kivitelezésre szintén ,-Ft és projektmenedzsmentre ugyancsak ,-Ft került kifizetésre. ÖSSZEGEZVE: Vagyis adott határnapig legyen ez a dátum a I. féléves beszámoló, június 30. a projekttel összefüggésben mindösszesen ,- Ft felhalmozási bevételben részesültünk, illetve kivitelezésre ,-Ft, projektmenedzsmentre ,-Ft, azaz mindösszesen ,- Ft felhalmozási kiadás realizálódótt. AZ ALÁBB VÁZOLT SZŰRÉSI/LEKÉRDEZÉSI LEHETŐSÉGEK EREDMÉNYEKÉPPEN A FENTI SZÁMOKAT KAPJUK EREDMÉNYÜL: A) (112) Kötelezettségvállalások karbantartása menüpont (szerződéses kötelezettség-vállalás állomány felőli megközelítés): A menübe lépve a rögzített kötelezettségvállalások listázódnak, szűrési lehetőséggel a legfontosabb adatokra. Itt lehetőségünk van többek között lekérdezni, hogy egy adott beruházás kapcsán milyen szerződéses kötelezettség-vállalás állománnyal rendelkezünk. Tehát a Operatív Program Teszt-Bevétel és az Operatív Program Teszt-Kiadás részletező kódokra, mint a példa beruházás egyedi azonosítóira szűrve megkapjuk a kapcsolódó szerződéses állományt, (de egy időben a többi szűrő oszlopba történő adat megadással további találat lista szűkítéseket végezhetünk!). Például a Részletező oszlopba írt * szűrési feltétellel láthatjuk, hogy a megkötött két vállalkozási szerződésünk összege lefedi a Támogatási Szerződés bruttó ,- Ft beruházási összköltségét. Információt kapunk a kiállított és befogadott/rögzített bejövő számlák összesenjéről, illetve a hozzájuk kapcsolódó teljesítésekről. Bevételi oldalon ugyanígy eljárva kitűnik, hogy a évre ütemezett ,-Ft támogatás megérkezett számlánkra. 5

6 A listából a kívánt partner nevére klikkelve (Városrehabilitáció Kivitelező Zrt.), a vele megkötött szerződés tekintetében, a projekt teljes időtartamára vonatkozóan egy sokkal mélyebb analitikát kapunk. Itt feltüntetésre kerülnek - sorrendben - az alábbiak: Teljesítések ablakban: Kötelezettségvállalás: a megkötött szerződés (Városrehabilitáció Zrt.) bruttó összege Ebből teljesített pénzügyileg: a kötelezettségvállaláshoz kapcsolt utalványrendeletek összege, amik teljesültek bankban/pénztárban. Ebből teljesített számvitel: a kötelezettségvállaláshoz tartozó kontír tételek összegének összesenje Előirányzat: tárgyévre az részletező kódra könyvelt kiadási előirányzat főkönyvek összege (esetünkben kivitelezés ,-Ft + projektmenedzsment ,-Ft, összesen ,-Ft) Határozat adatai ablakban: 6

7 Az új kötelezettségvállalás felvitelekor megadott adatok összesítője Pénzmozgás ablakban az alábbi részletezettségben a szerződés pénzforgalmi adatai: Összeg Teljesítés Értéknap/pénzügyi teljesítés napja Bankkivonat sorszáma Kapcsolódó bejövő számla sorszáma Kimenő/Bejövő számla ablakban: A kötelezettség-vállaláshoz rögzített bejövő számlák alapadatai Utalványrendeletek ablakban: A kötelezettségvállaláshoz/bejövő számlához kapcsolódó utalványrendelet(ek) alapadatai B.1.) (906) Főkönyvi paraméteres listázások (kontírozott/lekönyvelt tételek felőli megközelítés): A menüpont segítségével egyedi lekérdezéseket hajthatunk végre, különféle megközelítési lehetőségekkel információt kaphatunk a kontírozott/lekönyvelt tételeinkről. A menüpontba lépve az előszűrési lehetőségeink a következők (vagyis a Lehív gombra kattintva az előszűrés során meghatározott feltételeknek megfelelő adatok fognak listázódni): Bizonylatnem (tól/ig) Kontír dátuma Bank/pénztár időszak Főkönyv (tól/ig) Szakfeladat (tól/ig) Részletező (tól/ig) Bankszámla Előirányzatkód Intézmény kód Könyvelt/kontírozott/számvitelileg igazolt tételek legyűjtése (Fontos! A program csak azokat a szűrési mezőket veszi figyelembe, amelyeknél kis pipát helyeztünk el a kis jelölőnégyzetben!) 7

8 Példánkban csupán a Bizonylatnem illetve a Kontír dátuma előszűrési feltételeket alkalmazzuk, így a Lehív gombbal tulajdonképpen valamennyi könyvelt tételünk listázásra kerül a január 1-jétől június 30-ig terjedő időszakban. A további szűréseket, illetve a találati lista szűkítését - a KASZPER többi menüpontjához hasonlóan - a listázásra kerülő oszlopok feletti szűrőmezők használatával végezhetjük el. Nézzünk kettő - a beruházásunkoz kapcsolódó - gyakorlati példát szűrésre: 1) A I. féléves beszámoló időszakáig mekkora összegű kifizetés történt a projekt kapcsán mindösszesen? A részletező kód oszlopba elegendő beírnunk beruházásunk egyedi azonosító kiadási kódját, vagyis az at, majd a Lista frissítése gombra kattintani és az eredmény már listázásra is került évben mindösszesen ,-Ft összegű kifizetés történt. (emlékezzünk, a kontír dátumát az előszűrési feltételeknél adtuk meg) 8

9 Ha évenkénti bontásban szeretnénk látni terheléseinket, akkor a Kont.dátum / Értéknap oszlop feletti mezők valamelyikébe az részletező kód meghagyása mellett írjuk a 2008*, vagy 2009* karaktersorozatot, majd Lista frissítése. Fentiek a bevételi oldal kapcsán is elvégezhetőek, a részletező kód alkalmazásával. Kérdésként merülhet fel a következő is: mekkora összegű kifizetés történt a projektmenedzsment feladatok ellátása kapcsán adott évben? Ilyenkor az előbbi két szűrőmező tartalmának változatlansága mellett - a legutóbb kapott találati listánk szűkítésével - a Partner neve oszlop feletti cellába beírjuk a Projektmenedzsment Kft. nevét és frissítjük a listát. Ha valamennyi szűrőmező közül csak a Partner neve oszlop feletti cellába beírjuk a Projektmenedzsment Kft. nevét és frissítjük a listát, akkor megkapjuk, hogy mely beruházásaink hasonló feladatait látja/látta még el ez a kft (ez a megoldás információ nyerés céljából alkalmazható a (112) Kötelezettségvállalások karbantartása menüpontban is) A kapott információs listákat a Kontírlap nyomtatása vagy Számlalap nyomtatása gombok segítségével ki is nyomtathatjuk (pdf-formátum). 2) Mekkora összegű volt a városrehabilitáció beruházásunk befejezetlen állománya

10 december 31-én (aktiválásra a projekt befejezésekor kerül sor)? A Részletező oszlopban beruházásunk egyedi azonosító kiadási kódja, a Kont.dátum / Értéknap oszlopban a 2008* illetve a Főkönyv oszlopban az = karaktersorozat kell, hogy szerepeljen. B.2.) (912) Részletezőkód lista (kontírozott/lekönyvelt tételek felőli megközelítés, kötelezettségvállalás maradvány feltüntetésével): A menüpont segítségével információt kaphatunk az adott részletező kódra kontírozott/könyvelt tételekről, kötelezettség-vállalásokról illetve azok tárgyévet megelőző évi maradványáról (jelen esetben maradvány alatt a kötelezettség-vállalás és az ahhoz kapcsolódó teljesítés különbözetét értjük, legyen szó bevételről vagy kiadásról, gyakorlatilag maradvány az áthúzódó kötelezettség-vállalás összege). A menüpontba lépve az előszűrési lehetőségeink a következők: Időszak Intézmény kód Könyvelt/kontírozott tételek legyűjtése Lekérdezési példánk legyen a városrehabilitáció projekt ,-Ft vissza nem térítendő támogatási összegének 10150/1 azonosító szám alatt rögzített és a fentiekben is bemutatott bevételi kötelezettség-vállalása. Megadott adataink az előszűrés során az alábbiak: 10

11 Vagyis a lekérdezés alapja a évi könyvelt adatok. A Lehív gombra való kattintást követően valamennyi bevételi- és kiadási részletező kód listázásra kerül, melyekre a év folyamán könyvelés történt. Az első, Részletező kód oszlop segítségével szűrjünk példa beruházásunk bevételi részletező kódjára. A szűrt eredmény az alábbi: A könyvelt illetve a (112) Kötelezettségvállalások karbantartása menüpontban rögzített adatokból - sorrendben - kitűnik, hogy mindösszesen ,-Ft támogatás kerül folyósításra, mivel január 1-jén indult a projekt és a évre is szűrtünk egyben, így nem lehet az előző időszakról kötelezettség-vállalás maradványunk évben a részletező kódra könyvelt mind a bevételi eredeti és módosított előirányzat, mind a teljesítés főkönyvek összege ,-Ft (mint az a fentiekben említésre került, ez megfelel a évi likviditási tervünknek). Az utolsó oszlopban a már szintén említett kötelezettség-vállalás és az ahhoz kapcsolódó teljesítés különbözete szerepel mint maradvány, ez a évre áthúzódó kötelezettségvállalás összege. A Részletező lista nyomtatása gombbal pdf-formátumban a szűrt eredmény nyomtatható. A Részletezés gombra kattintva pedig az analitikus táblákat kapjuk, melyek pdfformátumban szintén nyomtathatók: 11

12 Amennyiben előszűrésnél a január június 30. időszak kerül megadásra, megjelenik a részletező kódra könyvelt mind a bevételi eredeti és módosított előirányzat, mind a teljesítés főkönyvek összege, éa a találati listából már kitűnik, hogy a évről a évre áthúzódó kötelezettség-vállalás maradványunk összege ,- Ft: 12