Útmutató a kimenő számla feltöltő táblázat kitöltéséhez a KASZPER modulban

Átírás

1 Útmutató a kimenő számla feltöltő táblázat kitöltéséhez a KASZPER modulban A KASZPER rendszerben lehetőség van az éles indulás előtt különböző adatok tömeges feltöltésére, így jelentős mennyiségű munka és idő takarítható meg a kézi adatbevitelhez képest. Ez a dokumentum bemutatja a táblázat kitöltésére vonatkozó szabályokat, ajánlásokat. A táblázatot tartalmazó fájl nevére nézve nincsenek megkötések, viszont kérjük, hogy az egyes munkalapok neveit semmiképpen ne változtassák meg. A feltöltő program a táblázatban szereplő fejléc sorokat figyelembe veszi a feldolgozás során, ezért azokat szintén nem szabad felülírni, mivel ekkor az esetleg odaírt adatok elvesznek. A kötelezően kitöltendő mezők fejlécét az adatfeltöltő táblázatainkban egységesen aláhúzással jelöltük. Feltöltendő fájl neve Ki végzi a fájl feltöltését Feltöltés célja Hol végezhető el a fájl feltöltése? KASZPER_kimenoszamla_feltolto_1310mp.xls Modul adminisztrátor Felhasználó Kezdeti adatbetöltés induláskor Folyamatos feltöltés, amikor van adat KASZPER modul 1310 menüpont Munkalap ismertetése Fontos! Minden adatbekérésre szolgáló oszlopot szöveges típussá kell alakítani! Az adatfeltöltő fájlokban és a hozzájuk tartozó segédletekben az oszlopfejléceken az alábbi jelöléseket alkalmazzuk: aláhúzott mező kitöltése kötelező (pl. Oszlopnév1) - aláhúzott és dőlt betűs mező kitöltése valamilyen, a segédletben leírt feltételhez kötötten kötelező (pl. Oszlopnév2) - jelölés nélküli, nem aláhúzott, nem dőlt betűs mező kitöltése opcionális (pl. Oszlopnév3) Az oszlopfejlécek színkódolása csak tájékoztató jellegű, a mezők típusa minden KASZPER_kimenoszamla_feltolto_1310mp 1/9

2 esetben szöveg: - bordó oszlopjelölés: legördülő lista - kék oszlopjelölés: szám adat - zöld oszlopjelölés: dátum adat A kötelezettségvállalások feltöltésére szolgáló sablon egyetlen munkalapból áll, "KSZ" megnevezéssel. "KSZ" munkalap: Felhívjuk szíves figyelmüket az egyes kimenő számla-alapadatok és a hozzá tartozó tételsor(ok) rögzítési módjára: Figyelem! Amennyiben egy számlának csak egyetlen tételsora van: a számla alapadatait és a hozzá tartozó tételsort egy soron belül rögzítjük (kitöltjük a sor megfelelő celláit az (A) oszloptól az (AI) oszlopig) Amennyiben egy számlának két vagy több tételsora van: 1. sorban: kitöltjük a számla alapadatait és az első tételsorra vonatkozó adatokat ((A) oszloptól (AI) oszlopig) 2. sorban: a Név oszloptól (A) az Intézménykód oszlopig (V) ÜRESEN HAGYJUK a mezőket, a VTSZ/SZJ kód oszloptól (W) kezdődően pedig kitöltjük a második tételsor adatait. Figyelem! Ha ugyanehhez a számlához több tételsorunk van, a következő sor(ok)ba ugyanígy a Név oszloptól az Intézménykód oszlopig üresen hagyjuk a mezőket, a VTSZ/SZJ kód oszloptól kezdődően pedig kitöltjük a tételsor adatait. Ha nincs több tételsorunk ehhez a számlához, a következő sorban rögzítjük az újabb számla adatait az (A) oszloptól az (AI) oszlopig, majd alatta ezen számla további tételsorait is a fent leírt módon. FONTOS: ha egy sorban a rendszer számla-fejlécet talál (vagyis ki van töltve a Név oszloptól az Intézménykód oszlopig), akkor abból egy új számlát készít, tehát az összetartozó tételsorok esetében CSAK az első sorban legyenek kitöltve ezek a mezők. A mezők, balról jobbra haladva: KASZPER_kimenoszamla_feltolto_1310mp 2/9

3 A) Név: Kitöltése kötelező. A partner pontos megnevezése, mely megegyezik a KASZPER modul 201 mp-jában a rendszerben rögzített partnernévvel. B) Partnertípus: Kitöltése kötelező. A következő értékek választhatóak legördülő listából: cég magánszemély intézmény dolgozó egyéb - használata: csoportosító jellegű felvitel esetén, pl. segélyezettek vagy melléklet szerinti NAV C) Irányítószám: Kitöltése kötelező, maximális hossza 9 karakter. D) Település: Kitöltése kötelező. A partnerhez tartozó település. Formátuma: nagy betűvel kezdődik, a többi betű kicsi. E) Utca: Kitöltése kötelező. A partnerhez tartozó utca megnevezése. F) Házszám: Kitöltése kötelező. A partnerhez tartozó házszám, ill. címadatok további pontosítása (emelet, ajtó, stb) G) Születési hely: Kitöltése nem kötelező. A partner születési helye (csak magánszemély esetén lehet releváns információ) H) Születési idő (ÉÉÉÉ-HH-NN): Kitöltése nem kötelező. A partner születési dátuma (csak magánszemély esetén lehet releváns információ). Formátuma: ÉÉÉÉ-HH-NN. I) Anyja neve: Kitöltése nem kötelező. A partner anyja neve (csak magánszemély esetén lehet releváns információ). J) Számlaszám: Kitöltése nem kötelező. A partner bankszámlaszáma. K) Követelés azonosító: Kitöltése nem kötelező. Értéke: a rendszerben már létező (a KASZPER 112 mp-ban rögzített) követelés azonosítója. L) FENNTARTOTT: Kérjük, ezt a mezőt hagyják üresen! M) Számla kelte: Kitöltése kötelező. A számla keltezés dátuma (készpénzes számla esetében ez csak az aktuális nap lehet). Formátuma: ÉÉÉÉ-HH-NN N) Teljesítés dátuma: Kitöltése kötelező. A számla teljesítésének dátuma (készpénzes számla esetében ez csak az aktuális nap lehet). Formátuma: ÉÉÉÉ-HH-NN O) Fizetési határidő: Kitöltése kötelező. A számlán megadott fizetési határidő (készpénzes számla esetében ez csak az aktuális nap lehet). Formátuma: ÉÉÉÉ- HH-NN KASZPER_kimenoszamla_feltolto_1310mp 3/9

4 P) Fizetési mód: Kitöltése kötelező. A lehetséges értékek legördülő listából választhatóak: A - Átutalás C - Csekk K - Készpénz Q) Előleg? : Kitöltése kötelező. Az értékek legördülő listából választhatóak: i - Igen n - Nem R) Megjegyzés: A számlához megjegyzés fűzhető. Kitöltése nem kötelező, csak abban az esetben, ha az intézmény nem használja a TEÁOR törzset (vagyis a 221 mp-ban a "TEÁOR törzs használata?" mező értéke Nem-re van állítva). A felületen törénő rögzítéskor a követelés Tárgy mezőjének értéke kerül ide. S) Közlemény: Kitöltése kötelező. A számla közleménye. A felületen való rögzítéskor a Közlemény rovatba kerül automatikusan a követés azonosítója. T) Számlatömb kódja: Kitöltése kötelező, kivéve külső kimenő számla esetében. Az a számlatömb, amibe a számlánkat rögzíteni szeretnénk. Az itt megadott kódnak a rendszerben létezőnek kell lennie, pontosan meg kell egyeznie a KASZPER 221 mpban felrögzített valamely számlatömb kóddal. U) Külső kimenő számla száma: Kitöltése csak külső kimenő számla esetén kötelező. Külső számlának minősül minden, nem a KASZPER-ban kiállított számla. V) Fizetendő/Össz bruttó érték: Kitöltése abban az esetben kötelező, ha a tételek összértéke nem egyezik meg a fizetendő összeggel. (pl.: a kerekítés miatt). A tételek összértékétől max. 5 Ft-al lehet eltérni. W) Intézménykód: Kitöltése csak külső kimenő számla esetén kötelező. A számlát kiállító intézmény kódja. Az itt megadott kódnak a rendszerben létezőnek kell lennie, pontosan meg kell egyeznie a KASZPER 221 mp-ban felrögzített valamely PIRszámmal. X) VTSZ/SZJ Kód: A számlatétel VTSZ/SZJ kódja. Kitöltése abban az esetben kötelező, ha az intézmény használja a TEÁOR törzset (a 221 mp-ban az adott intézménynél a "TEÁOR törzs használata?" mező értéke Igen-re van állítva). Az itt megadott kódnak a rendszerben létezőnek kell lennie, vagyis a KASZPER 241-es menüpontban szerepelnie kell. Amennyiben az intézmény nem használja a TEÁOR törzset (vagyis a 221 mp-ban a "TEÁOR törzs használata?" mező értéke Nem-re van állítva), ezen mező kitöltése nem kötelező, viszont ez esetben az AB) Tétel megjegyzés oszlop kitöltése kötelező. KASZPER_kimenoszamla_feltolto_1310mp 4/9

5 Y) ÁFA KATEGÓRIA: Kitöltése kötelező. Csak olyan áfa kategóriát lehet megadni, ami hozzá van rendelve a kiválasztott SZJ/VTSZ kódhoz. Az értékek legördülő listából választhatóak: 12% 5% 18% 27% fordított 27% ÁFA hatályán kívüli adó alól mentes 5% fordított 18% fordított 27% apport 20% fordított 20% 25% fordított 25% Z) MENNYISÉGI EGYSÉG: Kitöltése kötelező. A számlatétel mennyiségi egysége (db, kg, stb) AA) MENNYISÉG: Kitöltése kötelező. A számlatétel mennyisége. AB) NETTÓ EGYSÉGÁRA: Kitöltése kötelező. A számlatétel nettó egységára. AC) MEGJEGYZÉS: Kitöltése kötelező. Megjegyzés fűzhető a számlatételhez. AD) ÁFA ÉRTÉK: Kitöltése abban az esetben kötelező, amennyiben a tétel áfa értéke eltér a rendszer által kalkulált áfa értékétől. Amennyiben a ÁFA ÉRTÉK oszlop kitöltésre kerül, akkor a NETTÓ ÉRTÉK és a BRUTTÓ ÉRTÉK oszlopok kitöltése is kötelező. AE) ÁFA MENTES INDOKLÁS: Kitöltése csak áfa mentes tétel esetén kötelező. Az áfa mentesség rövid szöveges indoklása AF) NETTÓ ÉRTÉK: Kitöltése abban az esetben kötelező, amennyiben a tétel nettó értéke eltér a rendszer által kalkulált nettó/áfa értékétől. Amennyiben a NETTÓ ÉRTÉK oszlop kitöltésre kerül, akkor a ÁFA ÉRTÉK és a BRUTTÓ ÉRTÉK oszlopok kitöltése is kötelező. AG) BRUTTÓ ÉRTÉK: Kitöltése abban az esetben kötelező, amennyiben a tétel bruttó értéke eltér a rendszer által kalkulált nettó/áfa/ bruttó értékétől. Amennyiben a BRUTTÓ ÉRTÉK oszlop kitöltésre kerül, akkor a NETTÓ ÉRTÉK és a ÁFA ÉRTÉK oszlopok kitöltése is kötelező. KASZPER_kimenoszamla_feltolto_1310mp 5/9

6 AH AI) Követelés alapjául szolgáló dokumentum azonosítója: Ha a követelés KASZPER-beli azonosítója valamiért még nem ismert, akkor ezt kötelező kitölteni, és a K oszlop (Követelés azonosító) kitöltése tilos. Kapcsolódó utalványrendeletek adatai: Amennyiben a számlához már létezik teljesítésre váró utalványrendelet, akkor az adható meg itt. Ez egy összetett mező, a következő struktúrával: <utalványrendelet külső azonosítója>,<utalványrendelet összege>,<utalványrendelet értéknapja> Ha több utalványrendeletet kell megadni, akkor jeleket kell a struktúrák közé tenni. Például: UT1,100, UT2,110, UT3,120, Ez a példa három utalványrendeletet készítene. A külső azonosító és az értéknap elhagyható, de ekkor is kötelező a struktúrát tagoló vessző kiírása. A fenti példa, ha az utolsó utalványrendelet értéknapja és azonosítója üres: UT1,100, UT2,110, ,120, AJ) Igazolás: Kitöltése nem kötelező. Az értékek legördülő listából választhatóak: i - Igen n - Nem Az i - vagyis az Igen érték választása esetén a létrejövő kimenő számlára automatikusan rákerül az igazolás, az Igazoló mezőbe a "Rendszeradminisztrátor" kerül. AK) Előirányzat kód: Kitöltése abban az esetben kötelező, ha a K oszlopban nem tüntettük fel a követelés számát. Az értékek legördülő listából választhatóak: (ÖNV) - Önként vállalt (KÖT) - Kötelező (ÁIG) - Államigazgatási (MEG) - Megosztandó feladatok AL) Jogszabályi hivatkozás: Kitöltése abban az esetben kötelező, ha az előirányzatkód típusa (az "Előirányzat kód" mező értéke): Államigazgatási vagy Kötelező AM) Részletezőkód: Kitöltése abban az esetben kötelező, ha a K oszlopban nem tüntettük fel a követelés számát. A részletezőkód szerepe a feladatok (pályázatok, költségvetési rendeleti sorok stb.) elkülönítése. Kérjük, hogy csak a kódot írják be, megnevezés és B/K jel nélkül. A beírt részletezőkódnak a rendszerben létezőnek kell lennie (a 234 mp-ban szerepelnie kell). AM) Rovat: Kitöltése nem kötelező. A beírt rovatkódnak a rendszerben létezőnek kell lennie ( a 231 mp-ban szerepelnie kell) KASZPER_kimenoszamla_feltolto_1310mp 6/9

7 AO) Kötelezettségvállaló/Követelés aláíró: Kitöltése abban az esetben kötelező, ha a K oszlopban nem tüntettük fel a követelés számát. A kötelezettségvállaló/követelés aláírójának a felhasználó bejelentkezési azonosítóját kell a mezőbe írni. Megjegyzés! ASP rendszeren belüli felhasználók esetében az ide beírt bejelentkezési azonosítónak pontosan meg kell egyeznie az Államkincstári ASP KERET rendszerben előzetesen már rögzített felhasználói névvel! pl. pelda.login@varosnev ASP rendszeren kívüli ügyfelek esetében: pl. pelda.login Valamint a rendszer ellenőrzi az aláírási jogosultságot is, vagyis azt, hogy a KASZPER 2261 mp-ban a az W) oszlopban megadott PIR számra vonatkozóan az illető be van-e állítva kötelezettségvállalóként. AP) Automatikus ellenjegyzés: Kitöltése nem kötelező. Az értékek legördülő listából választhatóak: igen nem AQ) Intézményi bankszámla: Kitöltése abban az esetben kötelező, ha a K oszlopban nem tüntettük fel a követelés számát. Kérjük, hogy az intézmény bankszámlaszámát kötőjelekkel együtt adják meg. Formátuma: XXXXXXXX-XXXXXXXX-XXXXXXXX. Ha egy bankszámlaszám utolsó nyolc számjegye csak 0, akkor nem kell őket beírni (ez esetben: XXXXXXXX- XXXXXXXX). V) Jogcím: Kitöltése abban az esetben kötelező, ha a K oszlopban nem tüntettük fel a követelés számát. Csak a rendszerben már létező jogcímkód használható! A KASZPER 235 mp-ban feltöltött jogcím kódkészletből tudják kiválasztani a jogcímeket, amennyiben ezek nem felelnek meg, akkor a jogcím kódkészlet tovább bővíthető. A feltöltő táblában a jogcím kódját és vesszővel elválasztva a jogcím jellegének kezdőbetűjét (B-Bevétel vagy K-Kiadás) kell megadni. A feltöltő táblázatban ezt a jogcím oszlopban így kell jelölni: 3,B KASZPER_kimenoszamla_feltolto_1310mp 7/9

8 Minta: (A) Név (B) Partnertípus (C) Irányítószám (D) Település (E) Utca Béta Bt. Cég 1234 Szeged Kis 120 (F) Házszám (G) Születési hely (H) Születési idő (ÉÉÉÉ-HH-NN) (I) Anyja neve (J) Számlaszám (K) Követelés azonosító (L) Fenntartott (M) Számla kelte (N) Teljesítés dátuma 16678/ (O) Fizetési határidő (P) Fizetési mód (Q) Előleg? (R) Megjegyz és (S) Közlemé ny (T) Számlatömb kódja (U) Külső kimenő számla száma (V) Fizetendő/Ös sz bruttó érték K n megjegyz és szolgáltat ás SZAMLATOMB (W) Intézmén ykód (X) VTSZ/SZ J Kód (Y) ÁFA KATEGÓRI A (Z) MENNYISÉ GI EGYSÉG (AA) MENNYISÉ G (AB) NETTÓ EGYSÉGÁRA (AC) MEGJEGYZÉ S % db szolgáltatás 18% db bérleti díj (AD) ÁFA ÉRTÉK (AE) ÁFA MENTES INDOKLÁ S (AF) TÉTE L NETT Ó ÉRTÉ K (AG) BRUT TÓ ÉRTÉ K (AH) Követelés alapjául szolgáló dokumentum azonosítója (AI) Kapcsolódó utalványrendeletek adatai (AJ) Igazolás (AK) Előirányz at kód (AL) Jogszabályi hivatkozás i KASZPER_kimenoszamla_feltolto_1310mp 8/9

9 (AM) Részletező kód (AN) ROVAT (AO) KÖTV./KÖVETE LÉS ALÁÍRÓ (AP) Automatikus ellenjegyzés (AQ) Intézményi bankszámla (AR) B/K jogcím A táblázat feltöltése A táblázat feltöltésével kapcsolatban az "ASP_GAZD_Migrációs tájékoztató.pdf" fájl "1.5. Egyéb KASZPER adatfeltöltők" fejezetében, illetve a KASZPER modul - D (Dokumentáció) menüpontjában a 1310 mp-hoz tartozó súgóban találnak. Egyéb Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a képletezett cellákat (számolt értékeket) a rendszer nem olvassa fel, üres értéknek veszi. Ha esetlegesen valamelyik cellában mégis képletezést alkalmaznának, annak számolt végeredményét vissza kell írni a megfelelő helyre. pl. Excel 2013 esetén az alábbi képernyőképen is látható módon kell eljárni: ki kell jelölni a képletet tartalmazó oszlopot -> másolás, majd a kezdőlapon Beillesztés alatt kis nyíl -> Értékek beillesztése. KASZPER_kimenoszamla_feltolto_1310mp 9/9