HOGYAN TUDUNK KIALAKÍTANI OLYAN ÉRTÉKESÍTÉSI OUTSOURCING RENDSZERT, AMELY VALÓBAN EREDMÉNYEKET HOZ ÉS CSÖKKENTI KÖLTSÉGEINKET?

Átírás

1 HOGYAN TUDUNK KIALAKÍTANI OLYAN ÉRTÉKESÍTÉSI OUTSOURCING RENDSZERT, AMELY VALÓBAN EREDMÉNYEKET HOZ ÉS CSÖKKENTI KÖLTSÉGEINKET? Kiinduló pnt A gyakrlat azt mutatja, hgy ma már bármely iparágban, bármely értékesítési rendszerben működő cégek között találunk lyankat, akik értékesítési csapatuk egy részét vagy egészét egy külsős, un. utsurcing cég segítségével működtetik. Van arra példa, hgy lyan üzleteket keresnek fel a külsős üzletkötők, amelyeket egy cégnek önállóan nem érdemes felkeresni, mivel az tt elérhető rendelési, eladási érték nem fedezné a bltt látgató üzletkötő költségeit. Más esetben akkr is lcsóbb egy külsős ügynökséggel dlgzni, ha a bltlátgatásk egy teljes embert kívánnak, mivel az ügynökség az rszág bármely pntján rendelkezik mzgósítható üzletkötőkkel, akik akár pár hét alatt bevethetők, de le is állíthatók, ha nem jönnek be a megbízó cég számításai. Átmeneti időszakra is lehet külsősöket alkalmazni, akár egy termék bevezetéskr vagy akkr, ha egy adtt területre akarunk kncentrálni értékesítés növelés szempntjából. Nem mindegy aznban, hgy a külsős üzletkötőket ki és hgyan irányítja, szervezi, ellenőrzi, mtiválja. Min múlik az, hgy a külsős üzletkötők legalább lyan jó vagy akár jbb értékesítési eredményeket érjenek el, mint a megbízó cég saját üzletkötői? Az értékesítési utsurcing lehetséges céljai: Az értékesítés növelése Az elért értékesítési érték és vlumen szinten tartása, ha lyan iparágban dlgzunk, ahl a növekedési lehetőségek már igen krlátzttak Az emberi erőfrrás és ehhez kapcslódó költségek csökkentése a fennálló munkaminőség fenntartása mellett Termékeink blti jelenlétének, numerikus disztribúciójának növelése Melyek az utsurcing előnyei? Költségek átstruktúrálása A megbízó cég a területi képviselők jelentős részét nem a humán erőfrrás büdzséből, hanem marketing vagy értékesítési büdzséből finanszírzza. Ez nem jelent feltétlenül költség csökkentést, de gyakran a vállalati költségvetés szerkezete, irányelvei szükségessé teszik, hgy a humán erőfrrás költségek egy részét átcsprtsítsák más területre.

2 Költség csökkentés Az utsurcing rendszer bevezetésével az értékesítési csapat szerkezetének teljes átalakítására kerülhet sr. Lehetőség nyílik arra, hgy az esetleg gyengébben teljesítő, már elkényelmesedett, ugyanakkr magas bérű, költségű területi képviselők helyett az utsurcing cég rendkívül mtivált, lelkes, ugyanakkr átlagsan fizetett alkalmazttakat vegyen fel. Az utsurcing cég általában mivel sk hasnló, valamint egyéb trade marketing prjektben vesz részt rugalmasabban tudja kezelni az egyes költségelemeket. Ha a megbízó cég egy idő után a létszám bővítése vagy csökkentése mellet dönt, az utsurcing ügynökség keretein belül ezt gyrsan, rugalmasan meg tudja ldani. Nagybb leépítés esetén nem az ő feladata a munkaügyi közpnt felé történő tájékztatás és a szabályk követése. Ugyanakkr, ha bővíteni akar, de később kiderül, hgy mégsincs rá szükség, egyszerűen tudja módsítani az utsurcing szerződést. Az utsurcing cég nagy eséllyel tud másik feladatt adni a feleslegessé vált munkatársaknak. Az utsurcing rendszer bevezetését lyan cég bnylítja le, aki az adtt feladatra szaksdtt, már ismeri az esetleges buktatókat, a gördülékeny kivitelezéshez szükséges infrmációkat. A szükséges emberi erőfrrás tbrzás első lépését az ügynökség elvégezheti, a megbízó cégnek elég az előválgattt jelölteket meghallgatni. De dönthet úgy is a megbízó cég, hgy nem vesz részt a külsős üzletkötők kiválasztásában, hanem az ügynökségre bízza. Aznban ha az ügynökség egyes üzletkötői nem érik el a kívánt eredményeket, a megbízó kérheti az alulteljesítő emberek aznnali cseréjét. Rövid távú értékesítési prjekt esetén 2-4 hét alatt lehet egy képzett értékesítési csapatt bevetni Az utsurcing cég haszns tapasztalatkat hzhat az iparágn belül vagy más iparágból a bizalmas infrmációk megtartásával. Elengedhetetlen lépések a sikeres és fájdalmmentes utsurcinghz Az új rendszer kialakításának, a pzíció(k) kihelyezésének legyen knkrét (és csak egy) felelőse a Megbízó cég szervezetében. Ez a felelős tartja a kapcslatt az ügynökség kijelölt vezetőjével vagy munkatársával, nála fut össze minden infrmáció. Ennek az embernek a felelőssége, hgy a szükséges infrmációkat mindenki megkapja vállalatn belül és ő kell ellenőrizze, hgy mindenki elvégzi-e az utsurcinggal összefüggő, szükséges rendszeres vagy ad hc feladatkat (pl. értékesítési akciók közlése az ügynökséggel). A prjekt megkezdése előtt először a vezetőség kapjn részletes tájékztatást az új szervezet kialakításáról, előnyeiről, várható, de elkerülhető veszélyeiről. A megbízó cég vezetőségének minden tagja mutassn elkötelezettséget az új rendszerrel szemben. Belső feszültségeket szülhet, ha néhány vezető nyilvánsan hangztatja egyet nem értését az új rendszerrel. (Persze elkerülhetetlen, hgy ne legyenek az utsurcing megldásnak ellenzői egy szervezeten belül. Erre a legjbb megldás, ha a vezetőség és időnként akár a teljes cég tájékztatást kap arról, hgy az utsurcing csapat milyen eredményeket ért el, miben kiválóak, melyek a megldandó nehézségek).

3 Az utsurcing csapat tagjait úgy célszerű tekinteni, mint saját alkalmazttakat. A különbség csupán annyi lehet, hgy más cégtől kapják a fizetésüket. Nem kevesebbek és nem többek az alkalmaztt üzletkötőknél, amennyiben alkalmaztt üzletkötők is vannak a szervezetben. A megbízó cég és az ügynökség feladatkörének, felelősségének előzetes, részletes tisztázása. Célszerű, ha a szakmai irányítást a megbízó cég területi vezetői végzik, míg az alkalmazást érintő peratív kérdésekben az ügynökség a felelős. A tevékenységek és kmmunikáció minden egyes lépését előre tisztázni kell és meghatárzni a felelősöket, mindezt ideális esetben írásban. Az utsurcing cég által végzett munkáról mindenkinek pnts, naprakész infrmációja legyen a szervezetben, akit érint. Az utsurcing ügynökség a megbízó cég kijelölt munkatársának vagy munkatársainak küldi a rendszeres és ad hc infrmációkat. Ha csak egy kntakt személyt jelöltek ki a megbízónál, nagyn fnts, hgy ő időben tvábbítsa az infrmációkat, adatkat da és vissza. A külsősök, azaz az ügynökség által újnnan felvett területi képviselők integrálása a szervezetbe mindenki számára világs és érthető legyen. A külsős üzletkötők mtiválásának alapelvei meg kell egyezzenek az alkalmazttak mtiválásával. Tehát ha esetleg ugyanlyan feladatkörben a megbízó cég által alkalmaztt és az ügynökség által alkalmaztt területi képviselő is dlgzik, bónusz rendszerük azns vagy nagyn hasnló kell legyen. Természetesen a különböző feladatkörökhöz különböző bónusz rendszer tartzhat. Az előzetes költségvetési tervet az ügynökség készíti a megbízó cég által adtt elvárásk, alapelvek alapján. A költségvetés nymnkövetése mindkét fél részéről, naprakészen kell történjék. Az ügynökség gnds kiválasztása a tapasztalatk és hzzáértés alapján. A tenderre meghívtt ügynökségek szóbeli meghallgatásán ki kell derüljön, hgy valóban létező, dlgzó értékesítési csapattal rendelkezik-e az ügynökség vagy pedig csak a reménybeli megbízásra alapzva szeretné beindítani utsurcing tevékenységét. Előfrdulhat, hgy egy frissen létrehztt cég vezetője krábbi munkaadójának referenciáit mutatja be. Mit várjn el a megbízó cég az utsurcing ügynökségtől? Az ügynökség rendelkezzen többéves tapasztalattal és tényleges referenciákkal ezen a területen. Az ügynökségnél legyen kinevezett felelőse a prjektnek, akinek még elegendő kapacitása van arra, hgy a megbízó céget kiemelten kezelje. A felelős főnöke szintén legyen tisztában az utsurcing prjekt eredményeivel és helyzetével. Ha bármi prbléma van, késlekedés nélkül tegyen lépéseket. Az ügynökség felelőse az infrmációkat gyrsan tvábbítsa a területi képviselők felé, a területi képviselőktől a megbízó cég felé. Az ügynökség időben és pntsan fizessen az üzletkötőknek. Az ügynökség sem ügynökségi szinten, sem esetlegesen egy-egy üzletkötő - a megbízó cég versenytársának ne dlgzzn az adtt feladatkörben.

4 Többszáz blt látgatása esetén szinte elengedhetetlen, hgy az üzletkötők a jelentéseket ne papírra írják és az ügynökség ne manuálisan dlgzza fel az adatkat, hanem minden üzletkötő PDA-val dlgzzn, amelyek adatai autmatikusan, n-line érkeznek az ügynökség rendszerébe. Az ügynökség munkatársa ellenőrizze le az adatkat és ha kell, lépjen kapcslatba az üzletkötőkkel az adatk pntsítása vagy javítása miatt. Az ügynökség ezekből az adatkból a megbízó cég által elvárt frmában és rendszerességgel tvábbítsa az adatkat. Előnyt jelent, ha az üzletkötők PDA készülékei GPS-szel is el vannak látva. Így kétely esetén a megbízó is ellenőrizheti az üzletkötők tényleges mzgását. A Megbízó cég feladatai utsurcing esetén Feltétlenül szükséges a prjekt kezdete előtt egy személyes indító tréning a teljes értékesítési csapat számára, ahl a szakmai részt a megbízó cég, az peratív felkészítést az ügynökség tartja. A megbízó cég részéről a szervezetből mindenki vegyen részt a tréningen, akit érinthet az új működés (pénzügy, kntrlling, humán erőfrrás, lgisztika, stb.). A hatáskörök tisztázása a szervezeten belül és az ügynökséggel, ezek működésének ellenőrzése. Tehát kinek van jga utasítani az ügynökséget, ki milyen infrmációkat várhat el tőlük. Naprakész infrmációk nyújtása a szervezeten belül és az ügynökség számára. A külsős üzletkötők hatéknyságának rendszeres elemzése. A kijelölt munkatárs minden jelentésnél vizsgálja meg az eredményeket és kiugróan gyenge egyedi teljesítmény esetén kérdezzen rá az ügynökségnél az kára. Havnta javaslt személyes megbeszélést tartani az ügynökség vezetőjével és felelős munkatársával, ahl személyesen prezentálják az eredményeket és lehetőség nyílik a részletek megbeszélésére is. Elvárás rendszer kidlgzása a külsős területi képviselők számára Egyéni és/vagy területi, rszágs tervek felállítása és kmmunikálása Értékesítési versenyekben azns részvétel, azns ajándék, mint a megbízó cég alkalmazttai számára Azns egyéb juttatásk, ajándékk (pl. Nőnap, gyerekes szülőnek Mikulás csmag, stb.). Skan azt gndlhatják, hgy ugyan minek a vállalkzókat ilyen juttatáskban részesíteni (hiszen a külsős üzletkötők státusza általában vállalkzó), de gyakran skat növelheti a mtivációjukat egy-egy apró elismerése annak, hgy jól dlgztak. Országs, területi értekezleteken lehetőleg azns részvétel a megbízó cég saját üzletkötőivel. Ez persze költség kérdése is, hiszen az utiköltség ilyenkr rszágsan magasabb, mintha aznap bltlátgatásk történtek vlna. Egy évben egyszer-kétszer aznban érdemes személyesen találkzni a külsős üzletkötőkkel, tájékztatni őket az eredményekről és tvábbi elváráskról.

5 Utánkövető tréning lehetőleg félévente. Sk cég nem engedheti meg magának, hgy félévente képezze dlgzóit, hltt felmérések kimutatták, hgy egy-egy tréning megközelítőleg hat hónapig érezteti hatását a klléga munkáján. Ha alacsny a tréning büdzsé vagy egyáltalán nincs, akkr érdemes, ha a megbízó cég vezetője vagy egy középvezetője tart speciális tréninget az üzletkötők számára. Skan azn a véleményen vannak, hgy külsős üzletkötők nem nyújtanak ugyanlyan jó teljesítményt, mint a saját alkalmazttak. Saját tapasztalataim alapján elmndhatm, hgy a siker és az eredmény nem a státuszn múlik, hanem a megfelelő előkészítésen, a minden részletre való dafigyelésen és az üzletkötők (legyenek akár vállalkzók vagy alkalmazttak) mtiválásán, szakmai és szervezeti irányításán. Gyakrlatmban gyakran előfrdult, hgy a külsős üzletkötőkkel jbb értékesítési és/vagy disztribúciós eredményt értünk el, mint amire a megbízó cég számíttt, részben az üzletkötők megfelelő kiválasztásának és irányításának köszönhetően, részben annak a mtivációnak, hgy ezeknek az üzletkötőknek a juttatása szrs összefüggésben van a knkrét teljesítménnyel, gyakran a megélhetésük múlik azn, hgy kimagasló teljesítményt nyújtsanak. Csiby Ágnes ügyfélkapcslati vezető In-stre Team Trade Marketing Ügynökség A Budapesti Crvinus Egyetem Trade Marketing Szakszemináriumának vezetője