A kis- és középvállalkozások folyamatosan keresik azokat a lehetőségeket és megoldásokat, melyekkel erősíthetik, vagy javíthatják piaci pozíciójukat.

Átírás

1 A kis- és középvállalkzásk flyamatsan keresik azkat a lehetőségeket és megldáskat, melyekkel erősíthetik, vagy javíthatják piaci pzíciójukat. A hagymánys termékközpntú szemlélet helyett ma egyre inkább tért hódít az ügyfélközpntú szemlélet, a törekvés a meglévő és ptenciális ügyfelek minél alapsabb megismerésére. Elengedhetetlen, hgy a munkatársak a lehető legjbb visznyt alakítsák ki az ügyfelekkel és áplják a kapcslatkat. Követelmény, hgy pntsan ismerjék és megértsék az ügyfelek igényeit, elvárásait, tudják, hgy mitől válnak elégedetté. Ezt a célt akkr lehet elérni, ha naprakész ismeretekkel rendelkezünk ügyfeleinkről, vásárlási szkásaikról, piaci magatartásukról. Az ügyfélközpntú szemlélet érvényesítésére irányuló törekvésünket infrmatikai ldalról egy jól kialakíttt ügyfél adatbázissal tudjuk támgatni, amely a cégünknél meglévő vagy legálisan megszerezhető ügyfél infrmációkat rendezetten, áttekinthetően és az érintett munkatársak számára elérhető módn tartalmazza. Az ügyfél adatbázis segít abban, hgy már az értékesítést megelőzően tudjuk, kik azk a személyek, akik vevőinknél a döntést beflyáslják, és milyen érvekkel lehet őket meggyőzni arról, hgy tőlünk vásárljanak. Fnts tudnunk, hgy partnereink mennyire elégedettek az eddig vásárlt termékekkel, szlgáltatáskkal. Ez elősegíti, hgy a régi ügyfelek hsszú távn megmaradjanak, elégedettségük növekedjen és még többet költsenek cégünknél. Az ügyfelekre vnatkzó pnts infrmációk birtkában jbb döntéseket tudunk hzni. Ügyfeleink érzik, hgy fntsak számunkra, megbíznak szlgáltatásainkban és termékeinkben. A jó adatbázis - érdeklődőkkel, ptenciális ügyfelekkel kiegészítve - segítséget nyújt új piack feltárásában és új ügyfelek megszerzésében is. Mindent összevetve tehát az értékesítési flyamat és a marketing kulcseleme. Tanulmányunk témája az adatbázis menedzsment. A tanulmány az adatbáziskat elsősrban nem infrmatikai, hanem felhasználói ldalról vizsgálja. Néhány fgalm, amelyet a tvábbiakban használni fgunk: Ügyfél: a vevők akik már vásárltak cégünknél - és mindazk, akikkel valamilyen frmában már kapcslatba kerültünk (pl. regisztráltak hnlapunkn), de még nem vásárltak nálunk. Ptenciális ügyfél: akivel nem állunk kapcslatban, de pl. tevékenysége alapján törekszünk rá, hgy vevőnk legyen - 1 -

2 Hgy segíti a jó ügyfél adatbázis az értékesítést? Ha az Ön cégénél még nincs ügyfél adatbázis, felmerülhet a kérdés, hgy szüksége van-e erre, illetve ennek használatára (adatbázis menedzsmentre)? A válasz igen, ha az alábbi megállapításk igazak. Az Ön cégénél - fnts az ügyfelek megtartása, elégedettsége és hűsége - az ügyfelek kiemelt kezelést kívánnak - a vevők rendszeresen vásárlnak - az ügyfelek meghatárztt jellemzőik szerint csprtsíthatók - több munkatárs is kapcslatban áll az ügyfelekkel - naprakészen kívánják látni az értékesítők tevékenységét és teljesítményét - hatéknyabb marketing-kampánykat szeretnének - pntsabb előrejelzéseket szeretnének a várható bevételekről - el akarják kerülni, hgy a munkatársak szabadsága, felmndása esetén az ügyfélkapcslatkban prblémák merüljenek fel Egy hazai felmérés szerint a vizsgált hirdető cégek kétharmada rendszeresen, tvábbi 10 %-a alkalmanként fglalkzik adatbázis menedzsmenttel. A cégek jellemzően saját adatbázissal dlgznak. Az ügyfél adatbázis lehetővé teszi, hgy Ön és munkatársai mindig és minden ügyfélről pnts és részletes adatt kapjanak, és lehetővé teszi az ügyfelek eddiginél jbb kiszlgálását. Az adatbázissal segítjük az értékesítés, az ügyfélszlgálat, a marketing, a szerviz és tvábbi, az ügyfelekkel kapcslatt tartó szakterületek munkáját. Az adatbázis segít ügyféladatk keresésében; elérhető bármely ügyfél összes adata, ha egy névnek, címnek, értékesítési lehetőségnek vagy egy feljegyzésnek kell utánanézni. Ügyfeleinket rangsrlhatjuk, értékelhetjük meghatárztt paraméterek alapján. Tudjuk, kik a legértékesebb ügyfeleink, akik számára fnts különleges, egyedi ajánlatkat készíteni. Csprtsíthatók a vevők annak megfelelően, hgy ki mennyit vásárlt nálunk. Célcsprtkat képezhetünk. Ha adtt prfillal rendelkező ügyfeleket keresünk, leválgathatók az ezekkel a tulajdnságkkal rendelkező ügyfelek (pl. tevékenység, árbevétel, település, alkalmaztti létszám stb.). Marketing kampányk srán a megfelelően szegmentált célcsprtk eredményesebben célzhatók meg. A már meghatárztt csprtsításk ismételten felhasználhatók a kampányk flytatásakr, az akciók kiértékelése srán, a hatéknyság méréséhez, elemzéshez. Az adatbázisból kinyerhetők az értékesítés legfntsabb mutatói. Vizsgálható az egyes értékesítési prjektek flyamata, melyik, hgy - 2 -

3 halad, milyen fázisban van? Megtudható, mit vesznek leginkább, milyen a vevők és az eladásk területi megszlása, stb. Az adatbázis alkalmas vevő-elégedettség mérésére. A vevői igények kielégítettségének, a termékekkel, szlgáltatáskkal kapcslats véleményeknek ismerete nagyn fnts, skrétűen felhasználható infrmáció. Pntsíthatók ezekről az igényekről kialakíttt elképzeléseink, tájékzódhatunk termékeink, szlgáltatásaink eladhatóságáról. Az ügyféladatk alapján elektrnikus hírlevelet, nymtattt levelet, hírlevelet, rendezvényünkre meghívót küldhetünk, stb. Az ügyfelekkel kapcslats események naplózásával visszakereshetők az események, megbeszélések, telefnhívásk srán nyert infrmációk, levelek. Az árajánlatkat, megrendeléseket, szerződéseket naprakészen ismerhetjük. Összetett elemzéseket készíthetünk az ügyfelekről, hgy vásárlási szkásaikból, tevékenységükből, a kapcslattartóktól nyert infrmációkból következtetni tudjunk várható piaci magatartásukra. Ez a tervezés és a kialakítandó marketing stratégia alapját jelentheti. Az adatbázis segítséget nyújt új piack feltárásában, a ptenciális ügyfelek megszerzésében is. Alapja lehet tvábbi marketing technikák alkalmazásának: Személyre Szóló Marketing (One t One Marketing), Hűség Klubk (Lyalty Marketing). A felsrlt funkciók ellátását nem minden ügyféladatbázis biztsítja. Igényeink, ügyfélkörünk mérete, marketingtevékenységünk aktivitása határzza meg, milyen felépítésű, mélységű adatbázisra van szükségünk és milyen funkciókat lássn el. Az ptimális ügyfél adatbázis kialakításának lépései Ha már tisztáztuk az ügyfél adatbázissal kapcslats elvárásainkat, és összegyűjtöttük a szükséges funkciókat, meg kell tervezni ezeknek az elvárásknak leginkább megfelelő ptimális adatbázist. Meg kell határzni tvábbá, milyen adatkat fgunk az adatbázisba felvinni. Az egyszerűbb szerkezetű adatbázist akár házn belül is megtervezhetjük és elkészíthetjük, de bnylultabb, sk funkciót ellátó rendszer megvalósítását jbb szakemberre bízni. Az adatbázis mdelljét - legalábbis biznys mélységig - ebben az esetben is célszerű nekünk elkészíteni. Előnye lehet a házn belüli megvalósításnak, hgy lehetőség van kísérletezésre, funkciókkal történő fkzats kiegészítésre. Ennek abban az esetben van jelentősége, ha nem vagyunk biztsak benne, hgy elsőre végleges váltzat fg elkészülni

4 Ha külső céget, szakembert bízunk meg, ügyeljünk rá, hgy megbízható céget válasszunk, referenciákkal, ajánláskkal krrekt, minden részletre kiterjedő szerződést kössünk, egyszerűen és egyértelműen fgalmazzuk meg elvárásainkat flyamats legyen a kapcslattartás a fejlesztés közben (vegyük észre időben, ha nem az készül, mint amit mi szeretnénk) az elkészült munkáról kapjunk megfelelő dkumentációt (évek múlva esetleg nehéz megtalálni a fejlesztőt, ha később módsítani szeretnénk a rendszert) Akár mi magunk, akár megbíztt fejlesztő készíti a rendszert, haszns lehet, ha néhány szempnttal tisztában vagyunk: A jó adatbázis jellemzője, hgy különböző felhasználók és felhasználásk céljára alkalmas adatk rendszerezett gyűjteménye, az adatk közpntilag vannak tárlva, jól áttekinthetők, ellenőrizhetők és biztsítva van a védelmük. Egyik alapvető cél legyen, hgy megszűnjenek a párhuzams nyilvántartásk. Ha az adatbázissal közvetlenül nem összeköthető nyilvántartásk is vannak (például könyvelés), törekedni kell rá, hgy az adatk imprtálhatók legyenek. Tisztázni kell, az adatbázissal a cég mely tevékenységeit, mely szakterületeit kívánjuk támgatni (az értékesítést, a marketinget, a szervizt, a cégvezetést stb.). Ehhez pntsan meg kell ismerni a munkaflyamatkat. Ebben a fázisban szükséges az érintettek bevnása. Találjunk minél több pntt, ahl a flyamatk összekapcslhatók az adatbázissal, a munkavégzés annál hatéknyabbá válik, minél több elemét autmatizáljuk. A flyamatk vizsgálata feltárhat hiánysságkat is, amelyeket egyúttal meg is tudunk szüntetni. Meg kell határzni az adatbázisban tárlandó adatk körét, ezek lesznek a bemeneti adatk. Főbb csprtjaik: ügyfél alapadatk, ügyfelek kiegészítő adatai, szűréseket segítő (targetálási) adatk, az ügyfelekkel kapcslats események, tevékenységek adatai. Fnts, hgí ne kelljen ésszerűtlenül sk adatt rögzíteni. Ugyanakkr tisztában kell azzal lenni, hgy a kinyerhető adatk és ezzel együtt az adatbázis felhasználhatósága nagyrészt a bemeneti adatktól és azk minőségétől függ. Néhány haszns szempnt az adatk körének tervezéséhez: Ügyfél alapadatk, úgymint cégadatk és személyadatk. Célszerű elkülöníteni ezeket, az egyes adatkat pedig minél jbban szétbntani (pl. külön a vezetéknév, keresztnév és külön a besztás), hgy az alkalmazás srán minél több válgatási lehetőségünk legyen. Ügyfelek kiegészítő adatai - hl találkztunk, első kapcslatfelvétel és az utlsó dátuma, vevői szkásk, fizetési hajlandóság, személyes megjegyzések, észrevételek stb.) - 4 -

5 Szűréseket segítő adatk, amelyek például marketingakciók srán a célcsprtk meghatárzását segítik. Ilyen lehet a kntakt személy érdeklődési területe, a cég tevékenységi köre, árbevétele, a saját értékesítésünk adatai. Célszerű a válaszkat előre definiálni, rögzítéskr ezek közül lehessen választani. Ez megkönnyíti később a kategóriákba rendezést. Az ügyfelekkel kapcslats események, tevékenységek adatai - ügyféllel kapcslats események, ügyféltörténet, az ügyfélre vnatkzó prjektek és azk eredményei stb. Mi alapján válasszuk ki a szftvert? Ha már kialakult, hgy milyen lesz adatbázisunk felépítése, és milyen funkciókkal akarjuk felruházni, ki kell választani a legalkalmasabb szftvert. Ennek srán érdemes szakember, lyan független szakértő tanácsát kikérni, aki nem érdekelt egyetlen szftver eladásában sem. Sk esetben nagyságrenddel nagybb összeget fizet ki a gyanútlan megrendelő, miközben a feladatt egyszerűbb szftverrel is meg lehetne ldani. Az adatmennyiség és a szükséges funkcióktól függően ügyfeleink adatait elhelyezhetjük excel táblázatban, adatbázisban, készen megvásárlható vagy egyedi ügyviteli rendszer keretében létrehztt adatbázisban. Skan nem is sejtik, hgy táblázatkezelő prgramk milyen "értékeket" rejtenek, mivel leginkább adatk rendezésére, egyszerűbb számlásra, esetleg diagramkészítésre használják. Például az Excel táblázatkezelőbe skkal több funkció van beépítve, ez egyebek mellett a mintegy egymásba ágyazható - függvénynek köszönhető, amellyel az adatkat válgatni, csprtsítani lehet, az adatk elemezhetők, jelentések készíthetők stb., ily módn már igen bnylult feladatk ldhatók meg, mint például marketingakciók megtervezése. Adatbázisunk tervezése srán érdemes egy, a táblázatkezelő prgramk alkalmazásában is járats szakembert megkeresni, hiszen költségekben igen skat megtakaríthatunk, ha tervünk a cégünknél amúgy is meglévő szftverrel is megvalósítható. Ha a szakértő úgy vélekedik, hgy a feladat táblázatkezelővel nem ldható meg, akkr érdemes más szftverek után néznünk. Adatbázis kezelő szftvert összetettebb feladat megldásáhz célszerű alkalmazni. Az adatbázisban táblázatkat használunk a különféle tulajdnságkat leíró adathalmazkhz, pl. külön táblázatba kerülnek a cégek, a cégeknél dlgzó ügyfelek és a velük kapcslats események. A táblázatk között a szftver lgikai kapcslatt hz létre, pl. ügyfélhez hzzá lehet kapcslni a vele történt kmmunikációt. Így jön létre az ún. relációs adatbázis. A rendszer két fő részből áll: a tárlt adatk (maga az adatbázis) és az adatkat kezelő szftver (adatbázis kezelő vagy adatbázismtr), amely az adatkat berakja, kiveszi, módsítja, illetve biztsítja azt a felületet, amelyen keresztül a felhasználó láthatja az adatbázissal kapcslats tevékenységeket, biztsít tvábbá egyéb haszns funkciókat is. Széles körben ismert - bár tapasztalatunk szerint kevéssé alkalmaztt - ilyen - 5 -

6 szftver az MS Access. Ha szakértőnk szerint a feladat adatbázis kezelővel nem ldható meg, más szftvert kell vásárlni. Ha az adatbázis kezelő által nyújttt szlgáltatásknál többre van szükségünk, akkr készen vásárlható vagy cégünk számára kifejlesztett egyedi szftvert kell választani. Ekkr már tvábbi haszns szlgáltatással is kiegészülhet a rendszer például hírlevél küldő mdullal, tömeges küldésre. Ez akkr haszns igazán, ha lehetőséget ad személyes megszólításra, az autmatikus, külső beavatkzás nélküli leiratkzásra, valamint a rendszerbe történő bekerüléshez egy, az ügyfél részéről visszaküldött aktiváló fgadására. Ügyfél adatbázis vagy CRM? Az utóbbi időben mind gyakrabban találkzhatunk a CRM kifejezéssel. A szó jelentése: Custmer Relatinship Management, vagyis ügyfélkapcslat kezelés. Célja a még jbb ügyfélkiszlgálás biztsítása. Míg kezdetben a nagyvállalatk alkalmazták, ma már mintegy tucatnyi hazai és nemzetközi szállító kínál kis- és középvállalatk számára is CRM-et. Ha az Önök cégénél felmerül a kérdés, hgy CRM kerüljön-e bevezetésre, érdemes figyelembe venni néhány szempntt. A CRM mint szftver alapja egy ügyféladatbázis, és a prgramt általában száms szlgáltatással látják el: címmenedzsment, krnlgikus ügyfélmappák, naptár, személyes feladatlisták, telefnhívásk kezdeményezése az adatbázisból, prjektmenedzsment, az értékesítési flyamat áttekintése, analízis és jelentéskészítés, stb. A CRM alkalmazása aznban már több mint infrmatikai feladat. A CRM alapú, azaz ügyfélközpntú működés vállalati viselkedési frma is, amely magába fglalja az értékesítés, ügyfélszlgálat, szerviz, marketing és egyéb, az ügyféllel kapcslats tevékenységeket. Mivel a termék helyett az ügyfél kerül a középpntba, ez szemléletváltást is igényel, a szervezetet is és a munkatársak szemléletét is át kell alakítani. Ily módn a CRM bevezetése stratégiai kérdés. A rendszer bevezetésekr haszns lehet CRM rendszerek bevezetésében tapasztalatt szerzett külső tanácsadó bevnása. A szervezettől független szakember segít az üzleti flyamatk ptimalizálásában, és kezelni tudja a munkatársak szemléletváltásával kapcslats nehézségeket is. Mivel megszktt, de már nem hatékny munkaflyamatkat kell megváltztatni, gyakri prbléma a munkatársak ellenállása. A CRM rendszer bevezetés összetett és költséges flyamat. Egy kisés középvállalatk számára készült CRM szftver 2-3 mft. Ezt a költséget növeli a bevezetés tanácsadói költsége, amely részben a belső vállalati munkaflyamatk ésszerűsítésének költsége, részben a szftver knfigurálása és testre szabása, valamint az ktatás költsége. Mindez a majdani összes költség százalékát is elérheti

7 Szakértő cégek tapasztalatai szerint az előzőek miatt a kkv-szektr ritkán tart igényt a tanácsadásra, tény ugyanakkr, hgy a tanácsadói közreműködés mellőzése miatt száms CRM-bevezetés végződött kudarccal. A CRM rendszer bevezetése időigényes flyamat. Az előkészületektől, a meglévő helyzet felmérésétől kezdve a szervezeti átalakításk befejezése és az infrmatikai rendszer üzembe helyezéséig tapasztalatk szerint 1-3 év, vállalatnagyságtól függően. Szakértők véleménye szerint CRM-et az után érdemes bevezetni, ha a vállalatnak már van ERP rendszere (Integrált Ügyviteli Rendszer). Ezzel a háttérgazdálkdást rendbe lehet tenni, erre építhető a CRM. Száms ERP rendszernek ugyanakkr ma már része a CRM is. Egy jól kialakíttt és jól működő ügyfél adatbázis alap lehet a későbbiekben egy, a vevőszámhz és vállalatmérethez ptimalizált CRM rendszer kiépítéséhez. Tudats adatbázis építés - hnnan nyerjünk adatkat? Ha már kialakítttuk a céljainknak leginkább megfelelő ügyfél adatbázisunkat, felmerül a kérdés, hgyan lesz adatkkal feltöltve? A listaépítés, az adatbázis tartalmmal feltöltése hsszadalmas, türelmet igénylő, apróléks munka, de megéri. A cégek többségénél vannak krábban már elektrnikusan rögzített infrmációk az ügyfelekről. Ezeket kár lenne veszni hagyni, érdemes beépíteni az új rendszerbe. Az ún. "örökölt adatkkal" kapcslatsan aznban lehetnek fenntartásk: milyen régiek, mennyire megbízhatóak? Mielőtt betöltenénk, célszerű - akár ügyfelenként is - ellenőrizni az aktualitásukat, például telefns megkeresés módszerével. Ez egyúttal alkalmat adhat arra, hgy hírt adjunk magunkról, tájékztassuk ügyfeleinket cégünk újdnságairól. Sk lyan infrmációnk van ügyfeleinkről, amelyek cégünknél megtalálhatók, de eddig nem használtuk fel. Az adatbázis frrásai lehetnek: vásárlók eddig esetleg nem rögzített adatai infrmációkérő levelek az ügyfelektől számlákn lévő adatk látgatáskr kaptt névjegy telefnn érdeklődők adatai a céghez beérkező leveleken, faxkn lévő adatk saját munkatársaknál lévő infrmációk eseményeken, rendezvényeken névjegycsere látgatóink a kiállításkn, általunk szervezett rendezvényeken weblapunkn regisztrálók adatai cégünknél megtalálható telefnkönyvek, cégjegyzékek interneten megtalálható adatk ügyfeleinkről - 7 -

8 Ha különféle dkumentumkban tárltuk eddig ügyfeleink adatait, az ellenőrzés megkezdése előtt célszerű egy közös állmányba összegyűjteni ezeket és egy előzetes ellenőrzést végezni. Valóban szükség van-e valamennyi régi partner adatára: amelyekre igen, azk körében pedig el kell végezni egy elsőkörös duplikáció ellenőrzést. Ha nincs elegendő időnk vagy kapacitásunk a meglévő ügyféladatk ellenőrzésére, megbízhatunk külső céget az ellenőrzések lebnylításával. Az ügyféllisták telefnhívással történő frissítése, kntaktszemélyek keresése kibővülhet például a hiányzó adatk felkutatásával, küldéshez engedélyek begyűjtésével is. Az ellenőrzések után az adatkat lyan szerkezetbe kell rendezni, hgy az adatbázisba imprtálhatók legyenek. A nem elektrnikusan tárlt infrmációkat felvitel előtt rendszerezni kell, a duplikációkat lehetőség szerint előre ki kell szűrni. Az adatkat manuálisan kell az adatbázisba felvinni. Beszerezhetünk kész marketing adatbázist prfesszinális szlgáltatótól vagy ún. lista brókertől. Adatbáziskat sk cég kínál, a vásárlásnál elsődleges szempnt ne az ár, hanem a megfizethető megbízhatóság legyen. Hgy meggyőződjünk a megbízhatóságról, néhány szempnt: van-e előzetes tesztre lehetőség (100 cím telefnn történő ellenőrzése) aktualitás garanciája - mit vállal a szállító (ár visszatérítés hibás adatkra vagy saját költségen történő frissítés) milyen referenciái vannak? Megldás lehet, hgy a vásárlt adatbázist összefésüljük saját ügyféladatainkkal. Ebben az esetben gndskdni kell arról, hgy az összefésülés ne eredményezzen duplikációkat, illetve összekapcslható legyen a meglévő adat az új adattal. Csak akkr kerülhető el a manuális összefésülés - egyenkénti ellenőrzés -, ha valamilyen bjektív egyedi aznsítóval rendelkezik az adatbázisban a cég. Ilyen lehet pl. az adószám vagy a cégjegyzékszám. Aznban még itt is felmerülhet az egyes telephelyek prblémája. Adatbázis hsszú távra A sk munkával, költséggel létrehztt adatbázist nem egyszeri alkalmra készítjük, biztsítani kell, hgy funkcióját hsszú időn keresztül betöltse. Számítani lehet rá, hgy ez költségekkel is jár. Az adatbázist karban kell tartani, hiszen az ügyfél adatbázis legfőbb erénye az adattartalm naprakész vlta. Az adatk aznban gyrsan elavulnak. Tapasztalatk szerint az üzleti szférában a ma aktuális adatknak %-a 1 éven belül megváltzik. Kisebb költséggel jár a flyamats karbantartás, mint a "tűzltás" jellegű kampánymunka. Az adatk aktualizálása mellett a karbantartás még a következőkre is ki kell, hgy terjedjen: az eddig észrevétlen duplikációk kiszűrése az - 8 -

9 értékes adatk átmentésével; átfedés vizsgálat, a nem teljesen azns cégnévvel bekerült cégek kiszűrése (MÁV és Magyar Államvasutak); felszámlt, összelvadt cégek kiszűrése; kntakt személyek körének bővítése (pl. új termékünk, szlgáltatásunk bevezetésekr, akciók srán); hiánys címek kiegészítése stb. Az adatbázisban tárlt adatk egy részére egy idő után nincs szükség, ilyenkr archiválni kell a már nem aktív adatkat. Az adatkat kivesszük az adatbázisból, de gndskdunk hsszú távú megőrzésükről. Az archiválás eredményeképpen az adatbázis is kezelhetőbbé válik. Az adatbázist (esetleg a működtető prgramt) esetenként módsítani kell. Felmerülhetnek új alkalmazói igények, a felhasználók is jelezhetik, hgy nem minden feladat ellátására alkalmas a rendszer, de a tárlt adattömeg méretének növekedése is kiválthatja a váltztatási igényt. Váltztatás előtt érdemes kiszámlni, mekkra munka- és költségráfrdítással jár és mekkra lesz az elérhető haszn. Célszerű a módsításkat az adatbázist létrehzó szakemberrel elvégeztetni, kellő szakismeret híján történő "belepiszkálás" súlys kárkat kzhat. Ezekben az esetekben döntő kérdés lehet, meg van-e a rendszer - az időközben már elvégzett módsításkat is tartalmazó - dkumentációja. Teremtsünk biztnságs környezetet Az infrmációk biztnságáról - különösen a cég eredményességét nagymértékben beflyásló adatbázis esetén - minden esetben gndskdni kell. Ez nem csak az adatk mentését jelenti, hanem biztnságs tárlásukat, az illetéktelen hzzáférés elleni védelmet, illetve azt, hgy az adatkat hzzáértő, képzett személyzet kezelje. A kis- és középvállalkzásk a tapasztalatk szerint nem frdítanak elég figyelmet ezekre a kérdésekre, a krszerű eszközök pedig meglehetősen drágák. Az adatbázis tárlása; az elektrnikus adatk elvesztése végzetes következményekkel járhat. Ezért az adatbázis kialakításával egyidejűleg gndskdni kell arról, hgy az adatk megfelelő számítógépen legyenek tárlva. A legtöbb cégnél használatban van legalább egy kiszlgáló (szerver), és ezen a különféle alkalmazásk mellett az adatkat is tárlják. Ez általában elegendő, visznt ha már lelassul a szerver működése, célszerű különválasztani a tárlást. Gndskdni kell az adatbázisban tárlt adatk rendszeres mentéséről. A "rendszeres" ebben az esetben egy lyan időtartam meghatárzását jelent, ami alatt az adatbázisban jelentős váltztatásk történtek és amelyek utólags pótlása nagy munkaráfrdítást igényelne. Általában heti vagy napi mentések a szkássak. Célszerű több mentést megtartani, például véletlen törlések, egyéb kból bekövetkező adatvesztések esetén is helyreállítható legyen az eredeti állapt. Szkatlan feladatk elvégzése előtt (perációs rendszer, merevlemez cseréje) mindenképpen javaslt biztnsági mentést készíteni

10 A cég munkatársai közül nem mindenki tekinthet be minden adatba, illetve végezhet el műveleteket. A felhasználók ismeretei, illetve az adatk bizalmas jellege miatt ezért jgsultsági hierarchiákat kell kialakítani az illetéktelen hzzáférések kizárására. Szkáss megldás lehet az adminisztrátri, perátri és - egy vagy több - alkalmazói jgsultsági szint létrehzása. Az adatbázis csak ktatás után, képzett személyzet használja. Ehhez a cégnek az adatkezelés irányelveinek megfelelő, rögzített és számn kérhető eljáráskat kell kialakítania, és a szabálykat be is kell tartatni. A képzést időről-időre célszerű megismételni. Az eljárás tartalmazhatja, hgy ki miért felel, mikr, mit kell tennie. Mit tegyen, ha még nem rendelkezik ügyfél adatbázissal vagy ha úgy látja, a meglévő nem tökéletes? Ha kérdései vannak, mert nem tud dönteni, milyen megldásra lenne szüksége, kérje független szakértőnk közreműködését, aki egy alaps helyzetfeltárás után az Ön számára a legmegfelelőbb és költséghatékny megldást fgja javaslni. Amennyiben csak javítani, frissíteni szeretné már meglévő adatbázisát, kérje támgató együttműködésünket. Egyeztessen időpntt telefnn: (20) , (1) , (1) ben: ffice@tppint.hu vagy levélben: 1151 Budapest, Kárlyi Sándr u Kívánk Önnek felelősségteljes döntést és eredményes adatbázis marketinget, üdvözlettel Fenyves Júlia Ügyvezető igazgató Tp Pint Infrmációs és Marketing Kft