a szociális és családügyi miniszter irányítása alá tartozó államigazgatási szervekre vonatkozó egységes iratkezelési szabályzatról

Átírás

1 7/2000. (VII. 11.) SzCsM rendelet a szociális és családügyi miniszter irányítása alá tartozó államigazgatási szervekre vonatkozó egységes iratkezelési szabályzatról A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló évi LXVI. törvény 10. -ának (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján az alábbi rendeletet adom ki: 1. (1) A rendelet hatálya kiterjed az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Fıfelügyelıségre és a megyei (fıvárosi) munkabiztonsági és munkaügyi felügyelıségekre (a továbbiakban: OMMF). (2) Az (1) bekezdésben megjelölt államigazgatási szervek egységes iratkezelési szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) - a Magyar Országos Levéltár egyetértésével - e rendelet mellékleteként kiadom. 2. A külön jogszabály szerinti minısített adatok, valamint a személyes adatok kezelése kapcsán keletkezett iratok kezelésére a Szabályzatban foglaltakat abban az esetben kell alkalmazni, ha a jogszabály másként nem rendelkezik. A pénzügyi bizonylatokat és számlákat külön szabályozás szerint kell kezelni. 3. (1) E rendelet a kihirdetését követı 8. napon lép hatályba azzal, hogy a hatálybalépése elıtt keletkezett iratok selejtezésére az iratok keletkezésének idıpontjában hatályos rendelkezéseket kell alkalmazni. Melléklet a 7/2000. (VII. 11.) SzCsM rendelethez EGYSÉGES IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT TARTALOMJEGYZÉK 1. Fejezet Az iratkezelés rendszere, szervezete, felügyelete 2. Fejezet A küldemények átvétele, ellenırzése 3. Fejezet Iratok felbontása, érkeztetés 4. Fejezet Az iratok iktatása 5. Fejezet Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában 6. Fejezet Irattározás és levéltárba adás 7. Fejezet Iratok kezelése szervezeti egység megszőnése, illetve hivatali munkakör átadása esetén 8. Fejezet Intézkedések szerv megszőnése esetén 9. Fejezet Értelmezı rendelkezések 1. Fejezet Az iratkezelés rendszere, szervezete, felügyelete 1.1. Az iratkezelés rendszere, szervezete Az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Fıfelügyelıségénél és a megyei (fıvárosi) felügyelıségeken (a továbbiakban: OMMF) január 1-jétıl számítógépes iratkezelés folyik. Az iratkezelés rendszerét a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. A belsı iratkezelési szabályzat kialakításakor a szerv vezetıje meghatározza az iratkezelés szervezetét. Az OMMF-ben az iratkezelést - a szervezeti tagozódástól és az iratforgalomtól függıen - a belsı iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint a) központi, b) osztott vagy c) vegyes iratkezelési szervezetben látják el. Az iratkezelés szervezetének meghatározásakor figyelemmel kell lenni a szervezeti sajátosságokra, az ügyiratkezelés feladatainak szervezeti egységek közötti megoszlására. Az ügyiratkezelés feladatainak szervezeti egység-típuson belüli megoszlása a szervezeti egység-típus (fıfelügyelıségfelügyelıségek) iratkezelési szervezetét határozza meg. Az iratkezelést úgy kell megszervezni, az iratok továbbításának szabályait úgy kell meghatározni, hogy az irat útja nyomon követhetı, az irat holléte pontosan megállapítható, és az irat visszakereshetı, épségben megırizhetı legyen Az iratkezelés felügyelete

2 Az iratkezelés felügyeletét az OMMF Szervezeti és Mőködési Szabályzatában, a Felügyelıségek esetében Mőködési Szabályzatban megbízott vezetı látja el. Az iratkezelés felügyeletével megbízott személy felelıs azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak. - A Szabályzat alapján köteles összeállítani, illetve évente felülvizsgálni az államigazgatási szerv irattári tervét. - A felügyelettel megbízott vezetı évente köteles ellenırizni az iratkezelési szabályzat végrehajtását, köteles intézkedni a szabálytalanságok megszüntetésérıl, szükség esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat módosítását. Az OMMF és a Felügyelıségek Mőködési Szabályzataiban meg kell határozni az iratkezeléssel összefüggı alapvetı feladat- és hatásköröket. A belsı iratkezelési szabályzat rendelkezéseivel összhangban, az SZMSZ-ben szabályozott feladatés hatáskörökre tekintettel írásban rögzíteni kell a számítógépes iratkezeléssel összefüggı hozzáférési jogosultságokat, valamint elektronikus irattovábbítás esetén a hitelesítés rendjét. 2. Fejezet A küldemények átvétele, ellenırzése 2.1. A küldemények beérkezésének módja: - postai úton, - hivatali kézbesítéssel, - telefaxon, - ügyfél által személyesen benyújtott (képviselı által benyújtott), - informatikai-telekommunikációs eszközön, számítógépes levelezı rendszeren A küldemény átvételére való jogosultságot és a küldemény érkezésének módjától függı átvételi rendet a belsı iratkezelési szabályzatok határozzák meg A küldemény ellenırzése átvételkor A küldeményt átvevı személy köteles ellenırizni: - a küldemény átvételére való jogosultságát a címzés alapján; - a kézbesítı okmányok és a küldeményen lévı adatok azonosságát; - az iratot tartalmazó boríték, csomagolás sértetlenségét Az átvétel elismerése A küldemény átvevıje a kézbesítıokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az ajánlott küldemények átvételét. Az azonnali és sürgıs jelzéső küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodni kell a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Az ügyfél által személyesen vagy képviselı útján beadott irat esetén az átvételt igazolni kell az átadás alkalmával. A küldeményeket az átvétel napján, de legkésıbb az átvétel napját követı elsı munkanap kezdetén át kell adni a kijelölt iratkezelınek, postabontónak postabontásra Biztonsági vizsgálat A küldemények átvételénél érvényesítni kell az OMMF-nél érvényben lévı biztonsági elıírásokat. Számítógépes érkezés esetén felhasználás elıtt el kell végezni az ellenırzést, vírustalanítást Sérült küldemény kezelése Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét felbontva vagy sérülten érkezett záradék rávezetésével a borítékon jelölni kell, és soron kívül kell ellenırizni a küldemény tartalmának meglétét. A levél tartalmából megállapíthatóan hiányzó iratokról - a tárgyban felvett jegyzıkönyv megküldésével - a feladót értesíteni kell Téves címzés Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt felbontatlanul azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a postának vagy a feladónak Küldemények szétosztása postaátvevı esetén (küldeménytovábbítás) Amennyiben a postaátvevı különbözı székhelyő, nem központosított iktatásban eljáró szervezeti egység küldeményeit is átveszi, akkor az érkezett küldeményeket szervezeti egységenként csoportosítja, majd kézbesítıkönyvvel továbbítja az illetékeshez. Az azonnali vagy sürgıs jelzéső küldeményeket soron kívül kell továbbítani. 3. Fejezet Iratok felbontása, érkeztetés 3.1. Bontás központi iratkezelés esetén

3 A beérkezett küldeményeket - a 3.4. pontban foglaltak kivételével - a központi iratkezelést felügyelı vezetı által írásban felhatalmazott személy(ek) bonthatjá(k) fel, és láthatjá(k) el - az érkezés napját jelölı - érkeztetı bélyegzıvel Bontás osztott iratkezelés esetén A küldeményeket a postabontó látja el érkeztetı bélyegzıvel és a belsı iratkezelési szabályzatban megjelölt szervezeti egységek között szétosztja. A postabontóban csak azokat a küldeményeket kell felbontani, amelyekrıl a címzett nem állapítható meg. Osztott ügyiratkezelés esetén a postabontó(k) a küldeményeket bevezeti(k) az érkeztetıkönyvbe és az átvétel igazoltatásával egyidejőleg adjá(k) át a felbontásra jogosult szervezeti egységnek. Az érkeztetıkönyvben fel kell tüntetni az érkezés keltét, az érkeztetıszámot, a küldı megnevezését, hivatkozási számát, az irat tárgyát, ajánlott levél esetén az ajánlási ragszámot. (Az érkeztetés nem azonos az iktatással.) 3.3. Az ügyiratok további átadásának rendjét, az ügyiratok átadásával kapcsolatos szabályokat, ezen belül azt, hogy mely esetben kell az átadás-átvétel tényét dokumentálni, - jelen szabályzat keretei között - a belsı iratkezelési szabályzatok az 1.1. pontban foglaltakra tekintettel határozzák meg Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani: - névre szóló, megállapíthatóan magánjellegő, - s. k. felbontásra szóló küldeményeket, - azokat a küldeményeket, amelyeknél ezt az iratkezelési szabályzatban vagy más intézkedéssel elrendelték. A felbontás nélkül a címzettnek továbbított küldeményeket átadókönyvvel kell a címzettnek átadni. A címzett az általa átvett hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatást végzı iratkezelıhöz Téves felbontás A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a Téves felbontás szöveget, a keltezést és a felbontó nevét, aláírását. Az ismételten lezárt iratot a 3.4. pont szabályai szerint haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez, majd az iratkezelıhöz. A fentiek szerint kell eljárni abban az esetben is, ha a felbontást követıen derül ki, hogy a küldeményben minısített irat van Faxon érkezett irat kezelése Faxon, nem idıtálló faxpapírra érkezett iratról - az információ tartós megırzése érdekében - másolatot kell készíteni. A másolatot az eredeti irat ırzésére jogosult szervezeti egység vezetıje által megbízott személy(ek) (a fax kezelıje) záradékkal hitelesíti(k). A faxon érkezett iratanyag és az arról készült másolat kezelésére az általános iratkezelési szabályok az irányadók azzal, hogy a faxon érkezett iratokról nyilvántartást kell vezetni és átadókönyvvel kell továbbítani A küldemény ellenırzése bontáskor A küldemények felbontásakor ellenırizni kell, hogy az iraton feltüntetett valamennyi melléklet megérkezett-e. Ellenırizni kell továbbá illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. Az irathiányt jegyzıkönyvben vagy az iraton, vagy az elıadói íven kell rögzíteni, és a jegyzıkönyv egy példányát a küldeményhez mellékelni kell. A mellékletek hiánya az ügyintézést nem akadályozhatja, a hiánypótlást az ügyintézı kezdeményezi Illetékkezelés A küldeményhez felragasztás nélkül érkezett okmánybélyeget a postabontó - annak sértetlenségét biztosítva - az iratokhoz hozzákapcsolja, valamint a kapcsolás tényét és a kapcsolt okmánybélyeg értékét az iraton jelöli. Illetékköteles iratnál az ügyintézı ellenırzi az illeték lerovásának tényét, szükség esetén elvégzi a leletezést. A felragasztás nélkül érkezett okmánybélyeget - illetékköteles ügyirat esetén - az ügyintézı köteles ráragasztani az iratra. A felhasználásra nem kerülı illetékbélyeget - mellékletként feltüntetve, értéklevélként - vissza kell küldeni az ügyfélnek. Az illetékbélyeg értéktelenítését az illetékbélyeg kezelésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint kell elvégezni Értékkezelés Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a küldemény felbontója az értéket, illetve annak összegét köteles az iraton feltüntetni és az értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni Borítékok kezelése A küldemények borítékjait a postabontó az ügyirathoz csatolja. A csatolt borítékot véglegesen akkor kell megırizni, ha - az ügyirat benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik, - a beküldı nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, - a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, vagy egyéb ügyintézıi, kezelıi feljegyzést tartalmaz, - bőncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel, - ha a küldemény névtelenül érkezett, - valamint a belsı iratkezelési szabályzatokban esetlegesen meghatározott további esetekben. A boríték egyéb esetekben történı megırzésérıl az ügyintézı dönt. 4. Fejezet Az iratok iktatása

4 4.1. Az OMMF-nél az iktatás számítógépen folyik Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett elsı irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat ennek a sorszámnak az alszámaira kerül. Amennyiben az iratnak van sorszámra iktatott elızménye, ebben az esetben az újonnan beérkezı iratot a korábbi sorszám következı alszámára kell iktatni. Abban az esetben, ha idıközben évzárás volt, és ezért a folyó évben beérkezı iratot az elızı évi sorszám alszámára nem lehet iktatni, a következı üres sorszámot kell felhasználni, de az elı- és utóiratok összetartozását jelölni kell, az iratokat szerelni kell (elızményezés). Ugyancsak szerelni kell az iktatott elıiratot a kezelınek. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatási adatok között is jelölni kell. A számítógépes iktatóprogramot úgy kell kialakítani, hogy kizárja sorszám vagy alszám kihagyását, minden esetben a következı sorszámra, illetve alszámra kell iktatni. Az ügy tárgyát a kezdı irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell megjelölni Valamennyi, a szervhez érkezı, illetve a szervnél keletkezı iratot - a 4.5. pontban foglaltak, illetve jogszabályban meghatározottak kivételével - iktatni kell, de minden iratot csak egyszer szabad iktatni. Az iktatás az iktatóbélyegzı ügyiraton való elhelyezésébıl, a lenyomat rovatainak kitöltésébıl és az ügyirat lényeges adatainak az elektronikus iktatási nyilvántartásban, iktató képernyırovataiban az iktatással megbízott iratkezelı általi rögzítésébıl áll. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy a pontban felsorolt adatok - figyelemmel arra is, hogy az ügyintézés mely fázisában kerülnek rögzítésre - megállapíthatóak legyenek Jogszabályban meghatározott esetben nyilván kell tartani, de nem kell iktatni különösen: - tájékoztatókat, - közlönyöket, folyóiratokat, - visszaérkezett tértivevényeket, valamint a belsı iratkezelési szabályzatban meghatározott egyéb iratanyagokat. A pénzügyi bizonylatok, számlák, egyéb pénzügyi okmányok kezelésének, nyilvántartásának rendjét, továbbá a személyügyi nyilvántartások vezetése kapcsán keletkezett iratok nyilvántartásának rendjét az erre vonatkozó jogszabályok és szabályzatok határozzák meg Az iratkezelı az iratokat a beérkezés napján, de legkésıbb az azt követı munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidıs iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgıs jelzéső iratokat Iktatóbélyegzı A beérkezı iratok iktatásakor az iktatóbélyegzı lenyomatát az irat üres részén kell elhelyezni, és a lenyomat rovatait kitölteni. Amennyiben az iraton nincs üres hely, az irathoz üres lapot kell mellékelni és az iktatóbélyegzıt rányomni. Az iktatóbélyegzı lenyomata az alábbi adatokat tartalmazza: - a szerv nevét, székhelyét, - az iktatás évét, hónapját, napját, - az iktatószámot, - az ügyintézı nevének rovatát, - mellékletek számát Iktatószám Az iktatást minden évben 1-gyel -, illetve osztott iktatás esetén külön kijelölt számkeret kezdıszámával - kell kezdeni, tehát a folyó évben beérkezı iratot az elızı évi sorszám még szabadon maradt alszámára nem lehet beiktatni. Osztott iktatás esetén a számkereteket a belsı szabályzatok határozzák meg. Az iktatószám a sorszámból (alszámból), az évszámból és a szervezeti egység megkülönböztetı jelébıl áll. A különbözı szervezeti egységek iktatószámaiban szereplı megkülönböztetı számjeleket a belsı iratkezelési szabályzatok határozzák meg. E tekintetben megkülönböztetı jele az OMMF-en belül az egyes szervezeti egységeknek és minden Felügyelıségnek van A győjtıszám és a győjtıív használata Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtıl, szervezeti egységtıl érkeznek válaszok, azokat az ügyintézı külön iktatás nélkül, győjtıíven tarthatja nyilván. A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a győjtıív sorszámát. Győjtıszámon iratváltást nem lehet nyilvántartani. A győjtıív használatát jelölni kell az elıadói íven és az iktatóprogramban. Az ügyintézés után a győjtıív az iratok mellett marad és így kerül irattárba. A győjtıszámok jegyzékét év végén a kapcsolódó tárgy megjelölésével a kinyomtatott iktatókönyv elsı lapjához kell csatolni Iktatási adatok és az elıadói ív Az iktatás során az elektronikus iktatási nyilvántartásban, továbbá az elıadói íven az ügyintézés különbözı fázisaiban - amennyiben rendelkezésre állnak - a következı adatok feltüntetésére szolgáló rovatok szerepelnek. (Az elektronikus iktatási nyilvántartás kötelezıen kitöltendı rovatainál K megjelölés szerepel.) Iktatási nyilvántartás Elıadói ív

5 - Iktatószám (pl / ) XK X - Iktatás idıpontja (pl :31:09) XK X - Az iratmozgás iránya, Be/Ki: (pl. K) XK - - Az iktatott irat állapota (pl. E) XK - - Az irat küldıjének azonosító adatai = ügyfél neve (pl. Horváth András) XK X = ügyfél azonosítója X - = ország neve (pl. Magyarország) XK - = cím (irányítószám, helység, közterület, házszám) XK X = ügyfél iktatószáma (pl. 2436/1999.) X - = ügyfél ügyintézıjének neve (pl. Kovács Réka) X - = ügyfél telefonszáma (pl ) X - - Az irat adatai = irattári tételszám (pl. 0220) XK X = irattári tétel megnevezése XK - = irattári jel (pl. 01A01) XK X = irat tárgya XK X = érkezés dátuma XK X = elintézés határideje (átfutási idı) XK X = irat jelleg kódja (pl ) (elintézés módja) XK X = irat jelleg megnevezése (pl. határozat, II. fok, helybenhagyó) XK - = csatolt iratok azonosító adatai (pl. 6786/1999.) X X = az irat lapszáma (pl. 5) XK - = az irat mellékleteinek száma XK X = szerelt elıirat iktatószáma X X = szerelt utóirat iktatószáma X X = kimenı irat esetén a címzettek X X - Az ügyintézı(k) adatai = az ügyintézı neve XK X = az ügyintézı szervezeti egység megnevezése X X = tevékenység (ügyintézés) X - - Az irattározás adatai = átmeneti irattárba adás idıpontja XK X = központi irattárba adás idıpontja XK X = irat helye (pl. átmeneti irattár, központi irattár, elıadónál) X - = selejtezés várható idıpontja XK - = a selejtezés idıpontja XK - - Érkezés sorszáma X - - Megjegyzés rovat, más kezelési feljegyzések X X Archiválás nélküli irattovábbítás esetén, amennyiben az ügy az adott évben elsı ízben kap iktatószámot (sorszámot), el kell látni elıadói ívvel Számítógépes iktatás további szabályai Az elektronikus iktatási nyilvántartásban szereplı adatokat év végén ki kell nyomtatni és az így készült iktatókönyv, név-, helyiség- és tárgymutatóval (segédkönyv), hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó. Gondoskodni kell a számítógépes nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelmérıl. Ennek érdekében írásban rögzíteni kell a törlési, javítási, hozzáférési jogosultságokat. Az elektronikus iktatási nyilvántartásba bevitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkezı ügyintézı azonosítójával és a javítás idejének megfelelıen naplózni kell, ugyanígy rögzíteni kell a módosítás elıtti szövegrészt is. Számítógépes iktatási rendszert oly módon kell kialakítani, hogy alkalmas legyen az iktatott iratok név, tárgy és - igény szerint - egyéb szempontok szerinti visszakeresésére Elektronikus adathordozón érkezett iratok kezelése Elektronikus adathordozón érkezett iratok mellé az archiválási rendszer bevezetéséig ki kell nyomtatni a kísérılapot, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérılapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítı és nyilvántartásba vevı aláírását, illetve a 4.7. pontban szereplı további adatokat. Egy elektronikus küldeményben szigorúan csak egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.

6 5. Fejezet Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában 5.1. Szignálás A belsı iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint a következı módon történhet az ügyintézı szervezeti egység vagy az ügyintézı személy kijelölése: 1. A postabontó, iratkezelı az érkezett iratot szignálás végett bemutatja a szerv vezetıjének, illetve a belsı iratkezelési szabályzatban meghatározott - szignálásra jogosult - szervezeti egység(ek) vezetı(i)nek. 2. A szerv vezetıje elrendelheti az iratnak az iktatást követıen történı bemutatását. Ebben az esetben a szignálás az iktatás után történik. 3. A szerv vezetıje rendelkezhet arról, hogy amennyiben az ügy feldolgozására illetékes szervezeti egységet már korábban kijelölték, az iratot közvetlenül az érintett szervezeti egységhez lehet továbbítani, valamint arról, hogy a már iktatott elızményő iratokat nem kell szignáltatni. Az irat szignálására jogosult az ügyintézı szervezeti egység, személy kijelölésével egyidejőleg közölheti az elintézéssel kapcsolatos külön utasításokat is. Az ügyintézı kijelölésével összefüggı iratátadás szabályait a belsı iratkezelési szabályzat az 1.1. pontban és a 3.3. pontban foglaltakra tekintettel határozza meg Kiadmányozás Az államigazgatási szervtıl külsı szervnek, személynek küldendı ügyirat csak a Szervezeti és Mőködési Szabályzatban vagy belsı szabályozásban meghatározott, kiadmányozásra jogosult személy saját kező aláírásával továbbítható. A kiadmány akkor hiteles, ha az iraton szerepel a szerv hivatalos bélyegzılenyomata és - azt a kiadmányozó saját kezőleg aláírja - a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendı az is, ha a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés, illetve a kiadmányozó alakhő aláírás mintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzılenyomata szerepel. A belsı iratkezelési szabályzat - az eredeti irat ırzési helyéhez kapcsolódóan - határozza meg, hogy ki jogosult a kiadmány, illetve a másolat hitelesítésére. Az elektronikusan elıállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és idıbélyegzıt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irat hitelesítése során az erre vonatkozó jogszabályban meghatározottak szerint kell eljárni. A kiadmányozáshoz állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzıt kell használni. A kiadott bélyegzıkrıl és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni Az iratok továbbítása, postázás Az elküldendı iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történı felszerelését az ügyintézı végzi. A postázást végzı iratkezelı azonban a postázás (expediálás) elıtt köteles ellenırizni, hogy az aláírt és hitelesített és bélyegzılenyomattal ellátott kiadmányra vonatkozóan végrehajtottak-e minden kezelıi utasítást. Ezt követıen az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét. Az irat belsı továbbításának nyilvántartásáról a belsı iratkezelési szabályzatok rendelkezhetnek, az irat postai továbbításának tényét azonban - az ajánlott küldeményeket külön nevesítve, egyéb küldeményeket pedig darabszám megjelölésével - postai átadókönyvben is rögzíteni kell. A belsı iratkezelési szabályzat rendelkezhet arról, hogy a postán továbbított küldeményekrıl átadás-átvételi jegyzék készüljön. Az iratok külföldre történı továbbítását az eljárási szabályoknak megfelelıen kell végezni Irattári tételszám, irattári jel meghatározása Az irattári tételszám és az irattári jel meghatározása - a számítógépes iktatásra tekintettel - a következı módon történik. Az irat iktatásakor az iratkezelı az elektronikus iktatási nyilvántartásban - szükség esetén az illetékes szervezeti egység vezetıjével, az ügyintézıvel történt elızetes egyeztetés alapján - az iktatási adatoknak a rögzítésével egyidejőleg meghatározza az irattári tételszámot és a hozzá kapcsolódó irattári jelet, azzal hogy az ügyintézı az átmeneti irattárba adásig bármikor jogosult felülvizsgálni és módosítani, az átmeneti irattárba adás elıtt pedig köteles felülvizsgálni az iratkezelı által kijelölt irattári tételt és irattári jelet. 6. Fejezet Irattározás és levéltárba adás 6.1. Irattári terv

7 Az irattári terv tartalmazza az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megırzési idejét, meghatározza, hogy mely iratokat, milyen idıpontban kell átadni az illetékes levéltárnak. Az irattári tételszámokat szervezeti felépítés vagy feladat, illetve ügykör szerint kell csoportosítani. Jelen Szabályzat 1. számú melléklete az OMMF, a 2. számú melléklete a Felügyelıségek irattári tervére vonatkozó javaslatot tartalmazza. A Felügyelıségek a 2. számú melléklet, az OMMF pedig az 1. számú melléklet alapján készíti el az irattári tervét. Az irattári tervet az illetékes levéltárral együttmőködve kell elkészíteni. Az irattári terveket - a mellékletben szereplı irattári tervek módosítására is tekintettel - legalább évente felül kell vizsgálni. A mellékletekben szereplı irattári tervek tartalmazzák az egyes irattári tételszámokhoz tartozó irattári jeleket is. Az irattári jel egy 5 pozíciós azonosító. A számítógépes iratkezelésre tekintettel az egyes pozíciók kódolásokat tartalmaznak. Az irattári jelek kódolása a következı: a) 1-2. pozíció: az ügykörcsoport b) 3. pozíció: keltezés, ügyintézés helye, az adott szervezet, szervezeti egység betőjele - O: OMMF - F: Felügyelıség Az 1. számú mellékletben szereplı O megjelölés helyett az OMMF egyes szervezeti egységeinél keletkezett iratok irattári tételében - a belsı iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint - eltérı betőjelek használhatók. A 2. számú mellékletben szereplı betőjelek helyett szervezeti egységtípuson belüli eltérı betőjel használatáról csak abban az esetben rendelkezhet a belsı iratkezelési szabályzat, ha adott szervezeti egységtípusnak önálló központi irattára van. c) 4. pozíció: Selejtezési idı - 0 nem selejtezhetı év év év év év év év év d) 5. pozíció: Levéltárba helyezés - 0 nem kell átadni levéltárnak év év év év A nem selejtezhetı iratok jegyzékét - az Országos Levéltár egyetértésével - jelen Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza. A belsı iratkezelési szabályzatoknál a nem selejtezhetı iratok körét a 3. számú mellékletben foglaltak figyelembevételével az illetékes levéltár határozza meg Elhelyezés átmeneti irattárban Átmeneti (operatív) irattárba lehet helyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi ügyintézést nem igénylı, kiadmányozott, irattári tételszámmal és irattári jellel ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézık rendelkezésére álló iratok tároló helye. A belsı iratkezelési szabályzat meghatározhatja, hogy az ügyintézı az iratot átmeneti irattárba átadóíven vagy átadókönyvvel adja át, és azonos módon kapja vissza. A nem tartós megırzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni. A szervezeti egységnél lévı átmeneti irattár a belsı iratkezelési szabályzatokban meghatározott ideig, de legfeljebb 10 évig ırzi az iratokat, ennek letelte után átadja a szervezet központi irattárának Elhelyezés központi irattárba Központi irattárba helyezés elıtt az ezzel megbízott iratkezelı megvizsgálja, hogy az iratanyag teljes-e, megfelel-e az irattározási szabályoknak. Ezt követıen az elektronikus iktatási nyilvántartás megfelelı rovatában rögzíti a központi irattárba adás idıpontját és az iratanyagot az irattári tételszámnak és irattári jelnek megfelelı iratgyőjtıbe helyezi. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatók le, átadókönyv vagy átadási jegyzék kíséretében. A hiányzó iratokról a számok felsorolásával hiányjegyzéket kell készíteni, azok feltárására intézkedni kell. Számítógépes megoldás esetén elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha nem biztosítható,

8 az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan nyilatkozni kell arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal. Az irattárba helyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni. Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra lehet kiadni. A belsı iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint az irattárból az arra jogosultak iratkikérıvel bármikor kikérhetik az ügyiratot. Az iratkikérı tartalmazza az ügyirat számát, irattári tételszámát, irattári jelét, az ügyirat tárgyát, az ügyintézı nevét, átvétel idıpontját, visszaadásra megjelölt idıpontot, átadó-átvevı aláírását, ügyirat lapszámát. Az átvételt igazoló iratkikérıket 2 példányban kell készíteni és az irat visszaérkezéséig egyik példányát az iratoknál, másik példányát pedig lefőzve kell tárolni Selejtezés Az iratanyagnak azt a részét, amelyet az irattári terv nem minısít maradandó értékőnek (Levéltárba adási határidı nincs feltüntetve), és amelyre az ügyvitelben sincs tovább szükség (selejtezési határidı) ki kell selejtezni. Kizárólag azokat az irattári tételeket szabad e célra elkülöníteni, amelyeket nem kell a levéltárnak átadni és ırzési idejük már túlhaladta a selejtezési határidıt. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentıségét ismerı, a belsı iratkezelési szabályzatban meghatározott személyekbıl álló bizottság végezheti. Az iratselejtezésrıl 3 példányban a selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzıkönyvet kell készíteni, amelynek 2 példányát iktatás után a központi irattáron keresztül kell megküldeni az illetékes levéltárhoz selejtezési engedélyezés céljából. A selejtezési jegyzıkönyvben fel kell tüntetni: - az államigazgatási szerv nevét, - az iratok irattári tételszámát, az irattári tételszám megnevezését és irattári jelét, - a kiselejtezendı iratok évkörét, - kiselejtezendı iratok mennyiségét iratfolyóméterben, - a selejtezés idejét, helyét, - a selejtezık nevét, - a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, iratkezelési szabályzat megnevezését. A szoftvertermékeket, valamint a sérült, hibás gépi adathordozókat és az iratnak nem minısülı anyagokat nem kell selejtezési eljárás alá vonni. A szervezetnél több példányban elıforduló ún. duplumok selejtezésekor az általános szabályok szerint kell eljárni, azzal az eltéréssel, hogy az irattári jel szerint irányadó ırzési idı csak az eredeti iratokra vonatkozik, a duplumokat - ennél rövidebb ideig - csak addig kell megırizni, amíg arra az egyes szervezeti egységeknek szükségük van. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenırzés után a selejtezési jegyzıkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón lévı iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. A megsemmisítés szabályainak betartásáról a szerv vezetıje az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik Levéltárba adás Az erre vonatkozó jegyzék figyelembevételével (7.1. pont utolsó bekezdése) legkorábban 15 év ırzési idı után, teljes lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képezı iratjegyzékkel - átadás-átvételi jegyzıkönyvvel - az átadó államigazgatási szerv költségére, a levéltárral elızetesen egyeztetett idıpontban kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. Az átadás-átvételi jegyzıkönyv tartalmazza: - az átadó-átvevı megnevezését, - az átadás-átvétel helyét és idejét, - az átadásra kerülı iratok irattári tételszámát, az irattári tétel megnevezését és irattári jelét, - sorszámozva a segédleteket, - az irat mennyiségét iratfolyóméterben, - a levéltári átadás alapjául szolgáló jogszabály és iratkezelési szabályzat megnevezését. Az elektronikus adathordozón lévı iratokról a tárgyév lezárásakor hiteles másolatot kell készíteni tartós, idıtálló papír adathordozóra. 7. Fejezet Iratok kezelése szervezeti egység megszőnése, illetve hivatali munkakör átadása esetén A megszőnı szervezeti egység vezetıje köteles gondoskodni arról, hogy az el nem intézett, folyamatban lévı ügyek a feladatkört átvevı szervezeti egység vezetıjének átadás-átvételi jegyzıkönyv kíséretében átadásra kerüljenek. Az átadás tényét az elektronikus iktatási nyilvántartásban rögzíteni kell.

9 A szervezeti egység jogutód nélküli megszőnése esetén fenti iratanyagot az iratkezelés közvetlen felügyeletével megbízott személynek kell átadni azzal, hogy az ügyek intézésérıl a szerv vezetıje rendelkezik. Munkakör átadás-átvétel rendjérıl a Szervezeti és Mőködési Szabályzatok rendelkeznek. 8. Fejezet Intézkedések szerv megszőnése esetén Államigazgatási szerv megszőnése vagy feladatkörének megváltozása esetén a rendelkezı szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezésérıl, biztonságos megırzésérıl, kezelésérıl és használhatóságáról. 9. Fejezet Értelmezı rendelkezések Beadvány (Korm. rend.-bıl átvéve): valamely szervhez érkezı hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerően a szervnél vagy személynél marad. Csatolás (Korm. rend.-bıl átvéve): a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különbözı iratok átmeneti jellegő összekapcsolása. Elektronikus iktatási nyilvántartás: a szerv rendeltetésszerő mőködése során keletkezett (a szervnél keletkezett, hozzá intézett és megırzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belsı ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, évenként megnyitott és évenként lezárt iratnyilvántartó adatbázis. Elektronikus irat (Korm. rend.-bıl átvéve): számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. Elıadói ív (Korm. rend.-bıl átvéve): olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez. Az elıadói ív két vagy több lapból állhat. Érkeztetés (Korm. rend.-bıl átvéve): az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelızı fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztetı képernyırovatokat. Feladatkör (Korm. rend.-bıl átvéve): azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési folyamat során. Győjtıív (Korm. rend.-bıl átvéve): a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkezı válaszokat - külön új iktatószám adása nélkül - együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve. A győjtıív tartalmazza az alap(kezdı)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkezı válaszok sorszámainak, a beküldık iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) és a beérkezés keltének nyilvántartását. Győjtıszám (Korm. rend.-bıl átvéve): az iktatási sorszám, amely alatt a több szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésére beérkezı válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévı győjtıíven tartják nyilván. A győjtıszámként használt iktatószámot az iktatóprogramban jelölni kell. Hatáskör (Korm. rend.-bıl átvéve): az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerően jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni. Iktatás: az iratnyilvántartás alapvetı része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetéső iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az elektronikus iktatási nyilvántartás, illetve az iktatóbélyegzı lenyomat rovatait. Elektronikus irat esetén az iktatóképernyı (az elektronikus iktatási nyilvántartás) rovatait töltik ki. Iktatókönyv: az elektronikus iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként tartós módon kiírt, hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott listája. Irat (Ltv.-bıl átvéve): minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyvjellegő kézirat kivételével -, amely valamely szerv mőködésével, illetıleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Iratkezelés (Ltv.-bıl átvéve): az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetıség szempontjából történı válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerő és biztonságos megırzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Iratkezelési szabályzat (Ltv.-bıl átvéve): a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és mőködési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv. Irattár (Ltv.-bıl átvéve:) megfelelıen kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerő és biztonságos ırzésére alkalmas helyiség. Irattári anyag (Ltv.-bıl átvéve): a szerv mőködése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerően az irattárba tartozó iratok összessége.

10 Irattári jel: jelen szabályzatban egy 5 pozíciós azonosító, amely kifejezi az adott ügy irattári terv szerinti jellemzıit (az ügykör, keletkezés-ügyintézés helye, selejtezési határidı kódja, levéltári átvétel évének kódja). Irattári terv (Ltv.-bıl átvéve): a köziratok rendszerezésének és selejtezhetıség szempontjából történı válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhetı irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megırzésének idıtartamát, továbbá a nem selejtezhetı iratok levéltárba adásának határidejét. Irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely azonos tárgykörbe (irattári tételbe) tartozó, különbözı iktatószámon szereplı egyedi ügyek irataiból áll. Irattári tételszám: az irattári tétel megnevezéséhez rendelt szám. Irattározás (Korm. rend.-bıl átvéve): az iratkezelés része az a tevékenység, amelynek során a szerv a mőködése során keletkezı és hozzá kerülı, rendeltetésszerően hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és ırzését végzi. Kezelési (ügyviteli) feljegyzések (Korm. rend.-bıl átvéve): az ügy(ek)ben keletkezı ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik. Kiadmány (Korm. rend.-bıl átvéve): a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részérıl hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. Kiadmányozás (Korm. rend.-bıl átvéve): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetıségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részérıl ( K betőjellel). Kiadmányozó (Korm. rend.-bıl átvéve): a szerv/szervezet vezetıje részérıl kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása. Közfeladatot ellátó szerv (Ltv.-bıl átvéve): állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy. Közirat (Ltv.-bıl átvéve): a keletkezés idejétıl és az ırzés helyétıl függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott. Közlevéltár (Ltv.-bıl átvéve): a nem selejtezhetı köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végzı, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár. Küldemény (Korm. rend.-bıl átvéve): a beérkezett, illetve továbbításra elıkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat. Láttamozás (Korm. rend.-bıl átvéve): az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve azt helyettesítı számítástechnikai mővelet. Levéltár (Ltv.-bıl átvéve): a maradandó értékő iratok tartós megırzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerő használatának biztosítása céljából létesített intézmény. Maradandó értékő irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, tudományos, mővelıdési, mőszaki, honvédelmi, nemzetbiztonsági vagy egyéb szempontból jelentıs, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetıleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhetı adatot tartalmazó irat. Másodlat (Korm. rend.-bıl átvéve): több példányban, egyidejőleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsı példányon lévıvel azonos pecsét és aláírás hitelesít. Másolat (Korm. rend.-bıl átvéve): valamely eredeti iratról készült példány, amely hasonmás (szöveg-formahő), egyszerő (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. Melléklet (Korm. rend.-bıl átvéve): valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítı része, amely elválaszthatatlan attól. Mellékelt irat (Korm. rend.-bıl átvéve): az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérı irattól - elválasztható. Segédkönyv: az elektronikus iktatási nyilvántartásból év végén tartós módon kiírt, folyamatos sorszámozású oldalakkal ellátott mutatókönyv (név-helység-tárgymutató stb.), iktatókönyv. Számítástechnikai adathordozó (Korm. rend.-bıl átvéve): számítástechnikai eljárással adatokat rögzítı, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. Szerelés (Korm. rend.-bıl átvéve): az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elı- és utóiratok) végleges jellegő összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. Szervezeti egységtípus: Jelen szabályzat vonatkozásában szervezeti egységtípus a Munkaügyi Központon belül a Központi szervezeti egység, a Kirendeltség, a Felügyelıség. Szervezeti és mőködési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait, a feladatokhoz rendelt hatásköröket és szabályozza a szerv mőködését. Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni jogosult és köteles szervezeti egység és/vagy ügyintézı kijelölése. Ügyintézés (Korm. rend.-bıl átvéve): valamely szerv vagy személy mőködésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkezı ügyek ellátása, az eközben felmerülı tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. Ügyintézı (Korm. rend.-bıl átvéve): az ügy(ek) érdemi intézését végzı személy, azaz az ügy elıadója, aki az ügyet döntésre elıkészíti.

11 Ügyirat (Korm. rend.-bıl átvéve): a szerv rendeltetésszerő mőködése, illetve ügyintézése során keletkezı irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza. Ügyiratdarab (Korm. rend.-bıl átvéve): az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza. Ügyiratkezelés szervezete: azt a rendszert jelenti, amelyben az ügyiratok kezelése folyik. Az ügyiratkezelést központilag, osztott módon és vegyes rendszerben lehet megszervezni. a) Központi ügyiratkezelésnél az adott szervezet valamennyi belsı egységének az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktató irodában kezelik. b) Osztott ügyiratkezelés alkalmazásakor valamennyi belsı szervezeti egység maga végzi saját iratainak kezelését. c) Vegyes rendszerő ügyiratkezelés a két megoldás kombinálását jelenti. Ügykör (Korm. rend.-bıl átvéve): a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja. Ügyvitel (Korm. rend.-bıl átvéve): a szerv folyamatos mőködésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában. A Szabályzat 1. számú melléklete Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Fıfelügyelıség irattári terve 01 Általános és vezetıi ügyek 01V Felügyelıség alapítása, átszervezése 01V OMMF által irányított háttér intézmények alapítása, átszervezése 01V Ügyrend, szervezeti szabályzat, szervezeti felépítés ügyei 01V Elnöki utasítások 01V Vezetıi értekezletek jegyzıkönyvei, határozatai 01V Miniszteri értekezletek iratanyaga 01V SzCsM szakmai-vezetıi értekezlet anyagai és emlékeztetıi 01V OMMF egészét érintı munkaértekezletek, tanácskozások emlékeztetıi 01V OMMF-en belüli egységek tanácskozásai, levelezése 01V Belsı ellenırzési ügyek, jelentések 01O Külsı ellenırzési ügyek, jelentések 01V Munkaprogramok, munkatervek 01O Éves adatszolgáltatások, jelentések 01V Körlevelek, jelentések 01O Közigazgatási szervek részére készített elıterjesztés, tájékoztatás 01V Kormányzati anyagok 01F Nukleáris Baleset-elhárítási Kormánybizottság iratanyaga 01V Kémiai Biztonság Tárcaközi Bizottság (NN-OKK) iratanyaga 01M A kémiai biztonsággal kapcsolatos iratok 01F Munkaerıpiaci helyzetképre vonatkozó tájékoztató anyagok 01F Gyermekmunka, fiatalkorúak munkavégzésével kapcsolatos iratanyag 01F Feketemunka-végzéssel kapcsolatos iratanyag 01F Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos iratok 01V Érdek-képviseleti szervekkel kötött együttmőködési megállapodás 01O Országos Népegészségügyi Bizottsággal kapcsolatos iratanyag 01O Országos Közegészségügyi Központtal kapcsolatos iratanyag 01O Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálattal kapcsolatos iratanyag 01O Munkavédelmi Kutatási Közalapítvánnyal és elıdjével kapcsolatos iratanyag 01O Országos Munkavédelmi Képzı és Továbbképzı Kft. és elıdje iratanyaga 01V Felügyelık elleni bejelentések 01O Külsı szervekkel (szervezetekkel) kapcsolatos levelezés 01O Állásfoglalás kérése 01O SzCsM-mel történı levelezés 01V ILO anyagok Szabad tételek

12 02 Nemzetközi ügyek 02O Nemzetközi szerzıdések, megállapodások 02O Nemzetközi szervezetek dokumentumai (ILO, SLIC, IALI stb.) 02O Külföldi partnerszervezetek iratai 02O EU jogharmonizációs ügyek (Brüsszel, Luxemburg) 02V EU folyamatos tárgyalási ügyek 02O PHARE ügyek (általános) 02O PHARE ügyek (PRAQ III) 02M Ki- és beutazással kapcsolatos ügyek 02M Külföldi útijelentések 02M EU Szociálpolitikai és Foglalkoztatás Nemzeti Programjához kapcsolódó ügyek 02M Levelezési anyagok különféle külföldi partnerekkel, cégekkel Szabad tételek 03 Igazgatási ügyek 03J Iktatókönyvek, betősoros mutatók 03J Iratkezelési Szabályzat, Irattári terv 03J Selejtezési jegyzıkönyv 03J Ügyiratkezeléssel, ügyvitellel összefüggı egyedi ügyek 03J Panaszügyek, közérdekő bejelentések 03M Sajtó és PR ügyek, 03O Sajtókapcsolatok 03J Közlönyben történı megjelentetés 03J OMT Munkavédelmi Bizottsága dokumentumai, jegyzıkönyvek, levelezések 03O Munkaszervezési ügyek (munkakör átadás-átvételi ügyek, bélyegzı-nyilvántartás) 03M Hírlap- és folyóirat-rendeléssel kapcsolatos ügyek 03J Felügyelıségekkel, társhatóságokkal és fıosztályokkal történı levelezés 03J Belsı tájékoztatók Szabad tételek 04 Jogi ügyek 04J Polgári peres ügyek 04J Jogértelmezési tájékoztatások 04J Kártérítési ügyek 04J Munkabiztonsági szakértık mőködési engedélye 04J Igazságügyi szakértıi kérelmek véleményezése 04J Az OMMF jogszabály-elıkészítési felelısségébe tartozó jogszabályok tervezetei (szakmai anyagok beszerzése, jogszabály-szerkesztés, belsı és külsı véleményeztetések lebonyolítása, 04J elıterjesztés készítése stb.) Más tárcák elıkészítése alá tartozó jogszabály-tervezetek szakmai véleményezése, jogtechnikai szempontból észrevételezésének anyagai 04J Végrehajtási ügyek 04J Munkavédelmi jellegő bírságok felhasználásával kapcsolatos ügyek, pályázatok 04J Kormány részére készítendı éves munkavédelmi jelentés 04J Elnökkel és elnökhelyettessel történı belsı levelezés 04J Felügyelıségekkel, társhatóságokkal és fıosztályokkal történı levelezés Szabad tétel 05 Felügyeleti tevékenység ügyei 05F Jogértelmezések 05F Jogszabályok véleményezése 05F Fellebbezés államigazgatási határozat ellen 05F Fellebbezés szabálysértési határozat ellen 05F Peres ügyek államigazgatási határozat ellen 05F Ügyészségi törvényességi felügyelet szabálysértési ügyekben 05F Felügyeleti intézkedés államigazgatási határozatokkal kapcsolatban

13 05F Felügyeleti intézkedés szabálysértési határozatokkal kapcsolatban 05F Panaszügyek 05F TÖRÖLVE 05F TÖRÖLVE 05F TÖRÖLVE 05F TÖRÖLVE 05F Hivatalvizsgálat 05F TÖRÖLVE 05F TÖRÖLVE 05F TÖRÖLVE 05F TÖRÖLVE 05F Felügyelıségek által kiszabott végrehajtási bírságra vonatkozó iratok 05F Szakértıi anyagok 05F Balesetvizsgálati anyagok 05F Halálos baleset bejelentı lapjai 05F Szakinstruktori ellenırzésekrıl jelentés 05F Éves részjelentések, rész-adatszolgáltatások 05F Havi jelentések, adatszolgáltatások 05V ILO anyagok 05F Felügyelıségekkel folytatott levelezések 05F Társfıhatóságokkal folytatott levelezések 05F Fıosztályokkal történı belsı levelezés 05F Elnökkel és elnökhelyettessel történı belsı levelezés 05F Saját dolgozóval kapcsolatos munkavédelmi ügyek 05F Illetékességbıl, hatásköri okból átteendı ügyiratok, áttétel 05F Külsı szerv, személy által küldött megkeresés 05F Módszertani útmutatók 05F Munkaügyi és munkavédelmi célvizsgálatok és akcióellenırzések 05F Jogerıs I. fokú határozatok 05F Nukleárisbaleset-elhárítási Kormánybizottság Titkársága iratanyaga Szabad tételek 06 Munkabiztonsági ügyek 06M Veszélyes munkaeszközökkel kapcsolatos ügyek 06M Biztonsági szabályzatok véleményezése 06M Megfelelıség-tanúsítással és megfelelıség-értékeléssel kapcsolatos témák 06M Szabványosítás, szabványok véleményezése 06M Szabványok és egyéb mőszaki dokumentációk beszerzése 06M Veszélyes anyagok és készítmények 06M Munkabiztonsági szabályozással kapcsolatos tapasztalatok, véleményezések, tájékoztatások 06M Munkavédelmi oktatás-képzés, vizsgáztatás 06M SZCSM oktatási szakértıi pályázatok elbírálási anyagai 06M Munkabiztonsági szakértıi ügyek 06M Akkreditálási és tanúsítási ügyek 06M Munkavédelmi jellegő bírságok felhasználásával kapcsolatos vélemények, ellenırzések, elfogadási eljárások ügyei 06M Szabványok elıírásai alóli eltérési ügyek 06M Munkabiztonsági elıírások értelmezése 06M Munkaeszközökkel kapcsolatos szakmai vélemények 06M MSZT tagsággal összefüggı ügyek 06M MSZT szakmai bizottságaival összefüggı ügyek 06M NAT tagsággal összefüggı ügyek 06M NAT szakmai bizottságaival összefüggı ügyek 06M Fejvédı eszközök minısítése 06M Arcvédı eszközök minısítése 06M Szemvédı eszközök minısítése 06M Légzıszerveket védı eszközök minısítése 06M Hallószerveket védı eszközök minısítése 06M Védıruhák minısítése

14 06M Az egész testet (szervezetet) védı eszközök minısítése 06M Kézvédı eszközök minısítése 06M Lábvédı eszközök minısítése 06M Egyéb biztonsági eszközök minısítése 06M Vizsgáló intézetekkel kapcsolatos anyagok 06M Adatfrissítési ügyek (MSZ, MSZ. Köt., EVEBIZ.) 06M Közzétételi anyagok 06M Elnökkel és elnökhelyettessel történı belsı levelezés 06M Felügyelıségekkel, társhatóságokkal és fıosztályokkal történı levelezés 06M Áruk szabad áramlási körébe tartozó termékek biztonságával összefüggı ügyek 06M Piacfelügyeleti ügyek (KPIR, RAPEX, ellenırzések stb.) 06M Egyéni védıeszközökkel kapcsolatos panaszügyek 06M Egyéni védıeszközök kiválasztásával kapcsolatos ügyek 06M Szakmai képzéssel, rendezvényekkel összefüggı ügyek 06M Munkabiztonsággal összefüggı információs ügyek, tájékoztatások Szabad tételek 07 Gazdasági ügyek 07P Ingatlan ügyek 07P % feletti amortizációjú tárgyi eszközök 07P % alatti amortizációjú tárgyi eszközök 07P Kisértékő eszközök 07P Pénzkezelési ügyek 07P Társadalombiztosítási ügyek 07P Adóügyek (szja, áfa) 07P Épületfenntartás, üzemeltetés 07P Mőködési és fejlesztési költségvetési elıirányzat 07P Mőködési és fejlesztési költségvetési beszámoló 07P Mőködési és fejlesztési költségvetés egyéb ügyei 07P Államkincstárral kapcsolatos ügyek 07P Szerzıdéses ügyek 07P Gépkocsi üzemeltetési ügyek 07P Egyéb operatív költségvetési ügyek 07P Korszerő munkavédelem és munkabiztonság szakfeladat kezelése 07P Korszerő munkavédelem és munkabiztonság szakfeladat visszafizetési ügyei 07P Korszerő munkavédelem és munkabiztonság szakfeladatról adatszolgáltatás 07P Korszerő munkavédelem és munkabiztonság szakfeladat egyéb ügyei 07P Létszám és bérgazdálkodási ügyek (éves) 07P Számfejtési ügyek 07P Elıirányzati keretigénylés, módosítás SzCsM 07P Pénzügyi levelezés SzCsM-bıl 07P Pénzügyi levelezés, adatszolgáltatás SzCsM-nek 07P Megkeresések 07P Utazási deviza ügyek 07P Egyéb operatív gazdálkodási ügyek 07P Belsı pénzügyi bizonylatok, számlák 07P Számviteli ügyek 07P Kisebb jelentıségő számviteli ügyek 07P Elnökkel és elnökhelyettessel történı belsı levelezés 07P Felügyelıségekkel, társhatóságokkal és fıosztályokkal történı levelezés Szabad tételek 08 Humánpolitikai ügyek 08J Közszolgálati jogviszony betöltése, pályáztatása 08J Kinevezés, közszolgálati jogviszony létesítése 08J Munkavégzés szüneteltetés (pl. fiz. szab.) 08J Közszolgálati jogviszony megszüntetése 08J Közszolgálati munkaviszonnyal kapcsolatos igazolás

15 08J Megbízás helyettesítésre, kirendelés, áthelyezés 08J Egyéb keresı tevékenység bejelentése, nyilvántartása 08J Illetményváltozás, átsorolás 08J Munkáltatói juttatások (pl. lakáscélú támogatás, albérleti hozzájárulás, üdülési hozzájárulás) 08J Jutalmak, jubileumi jutalom 08J Kitüntetések, címek 08J Nyugdíjazási ügyek 08J Baleseti és rokkantsági ügyek 08J Kártérítési ügyek 08J Alap- és szakvizsgák, egyéb vizsgák 08J Tanulmányi szerzıdések 08J Bérnyilvántartás 08J Belsı képzések, továbbképzések 08J Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók 08J Kisebb jelentıségő humán erıforrás ügyek Szabad tételek 09 Számítástechnikai ügyek 09M Üzemeltetéssel kapcsolatos ügyek 09M Programrendszerek 09M Programjavítások 09M Hardver eszközök javítása 09M Adatszolgáltatás 09M Adatvédelem 09M Kódszám kérések 09M Szakmai útmutatók 09M Egyéb számítástechnikai ügyek Szabad tételek A Szabályzat 2. számú melléklete Az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Felügyelıség megyei (fıvárosi) felügyelıségének Irattári terv javaslata 01 Általános és vezetıi ügyek 01F Szervezeti felépítés ügyei 01F Ügyrend, szabályzatok 01F Elnöki utasítások 01F MK igazgatói utasítások 01F MK vezetıi értekezlet iratai 01F Szakmai értekezletek iratai 01F Felügyelıségen belüli egységek értekezleteinek iratai 01F Külsı ellenırzések iratai 01F Belsı ellenırzések, szakinstruktori ellenırzések iratai 01F Munkatervek, beszámolók, jelentések 01F Tájékoztatások, körlevelek 01F Együttmőködési megállapodások 01F Munkalátogatások, tanulmányutak, útijelentések 01F Oktatás, képzés, továbbképzés 01F Sajtó- és propagandaügyek 01F Egyéb sajtókapcsolatok 01F Számítástechnikai ügyek 01F Adatbázis frissítési ügyek (MSZ, MSZ. Köt., EVEBIZ.) 01F Leltározással kapcsolatos ügyek 01F Nyomtatvány-, irodaszer igénylés, megrendelés 01F Részjogkörő költségvetéssel kapcsolatos más levelezések

16 01F Munkaügyi Központtal való egyéb levelezés Szabad tétel 02 Igazgatási ügyek 02F Iratkezelési Szabályzat, Irattári terv 02F Iktatókönyv, betősoros mutató 02F Selejtezési jegyzıkönyv 02F Ügyiratkezeléssel kapcsolatos egyedi ügyek 02F Panaszügyek, közérdekő bejelentések 02F Külsı szervtıl érkezı adatszolgáltatás 02F Munkaszervezési ügyek 02F Tőzvédelmi ügyek 02F Államigazgatási megkeresések 02F Illetékességbıl, hatásköri okból átteendı ügyiratok, áttétel Szabad tétel 03 Jogi ügyek 03F Jogszabály-tervezet véleményezése 03F Munkavédelmi szabálysértési ügyek 03F A) Munkaügyi szabálysértési ügyek B) Munkaügyi ellenırzés során a munkáltató nyilvántartásairól készült másolatok, felvételek [Az eljárás jogerıre emelkedését követı 3 éven belül megsemmisítendı az évi LXXV. törvény 5. (2) bekezdése alapján.] 03F A) Munkaügyi államigazgatási ügyek B) Munkaügyi ellenırzés során a munkáltató nyilvántartásairól készült másolatok, felvételek [Az eljárás jogerıre emelkedését követı 3 éven belül megsemmisítendı az évi LXXV. törvény 5. (2) bekezdése alapján.] 03F Munkavédelmi államigazgatási ügyek 03F Végrehajtási ügyek 03F Felügyelıi tanácsadással kapcsolatok iratok, jegyzıkönyvek 03F Más szerv által kiadott állásfoglalások, véleménykérések Szabad tétel 04 Munkaügyi ügyek 04F Munkaügyi célvizsgálatok 04F Munkaügyi akcióellenırzések 04F Munkaügyi módszertani útmutatók, iránymutatók Szabad tétel 05 Munkabiztonsági ügyek 05F Munkabiztonsági célvizsgálatok 05F Munkabiztonsági akcióellenırzések 05F Azonnali bejelentési kötelezettség alá tartozó súlyos és halálos munkabalesetek iratai 05F Munkabaleseti jegyzıkönyvek és az ezzel kapcsolatos jelentések 05F Egyéb balesetvizsgálati anyagok 05F Szakértıi vélemények, tanulmányok 05F Egyéni védıeszközökkel kapcsolatos ügyek 05F Veszélyes munkaeszközökkel kapcsolatos témakörök 05F Munkaeszközökkel kapcsolatos szakmai vélemények 05F Megfelelıségtanúsítással és megfelelıségértékeléssel kapcsolatos 05F Veszélyes anyagok, veszélyes készítmények 05F Szabványosítás, szabványok véleményezése 05F Szabványbeszerzések, szabványtár 05F Szabványok elıírása alóli eltérési ügyek 05F Jogszabályok változása miatti munkavédelmi elıírások alóli eltérési engedélyek 05F Munkabiztonsági szabályozással kapcsolatos tapasztalatok, vélemények, tájékoztatások

17 05F Munkabiztonsági elıírások értelmezése 05F Akkreditálással összefüggı ügyek 05F Munkabiztonsági módszertani útmutatók, iránymutatók 05F Munkabiztonsági információk 05F EU-val kapcsolatos tájékoztatások 05F Szakmai irányító szervtıl kapott információk Szabad tétel 06 Felügyelıség hatáskörébe nem tartozó más munkavédelmi ügyek 06F Foglalkozási megbetegedések 06F Foglalkozás-egészségügyi szolgálat, szolgáltatás 06F Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos kérdések Szabad tétel 07 Humánpolitikai ügyek 07F Közszolgálati jogviszony betöltése, pályáztatása 07F Kinevezés, közszolgálati jogviszony létesítése 07F Munkavégzés szüneteltetése (pl. fiz. szab.) 07F Közszolgálati jogviszony megszüntetése 07F Közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos igazolás 07F Megbízás helyettesítésre, kirendelés, áthelyezés 07F Egyéb keresı tevékenység bejelentése, nyilvántartása 07F Közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos peres ügyek 07F Létszám, bérgazdálkodási ügyek (éves) 07F Illetményváltozás, átsorolás 07F Jutalmak, jubileumi jutalom 07F Kitüntetések, címek 07F Nyugdíjazási ügyek 07F Saját dolgozóval kapcsolatos munkavédelmi, baleseti és rokkantsági ügyek 07F Kártérítési ügyek 07F Fegyelmi ügyek 07F Alap- és szakvizsgák, egyéb vizsgák 07F Tanulmányi szerzıdések 07F Belsı képzések, továbbképzések 07F Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók Szabad tétel A Szabályzat 3. számú melléklete Levéltárnak átadandó iratok (OMMF) 01O Felügyelıség alapítása, átszervezése 01O OMMF által irányított háttér intézmények alapítása, átszervezése 01O Ügyrend, szervezeti szabályzat, szervezeti felépítés ügyei 01O Elnöki utasítások 01O Vezetıi értekezletek jegyzıkönyvei, határozatai 01O Miniszteri értekezletek iratanyaga 01O SzCsM szakmai-vezetıi értekezlet anyagai és emlékeztetıi 01O OMMF egészét érintı munkaértekezletek, tanácskozások emlékeztetıi 01O Belsı ellenırzési ügyek, jelentések 01O Külsı ellenırzési ügyek, jelentések 01O Munkaprogramok, munkatervek 01O Éves adatszolgáltatások, jelentések 01O A kémiai biztonsággal kapcsolatos iratok 01O Gyermekmunka, fiatalkorúak munkavégzésével kapcsolatos iratanyag 01O Fekete munkavégzéssel kapcsolatos iratanyag

18 01O Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos iratok 01O Érdekképviseleti szervekkel kötött együttmőködési megállapodás 02O Nemzetközi szerzıdések, megállapodások 02O Nemzetközi szervezetek dokumentumai (ILO stb.) 02O Külföldi partnerszervezetek iratai 02O EU jogharmonizációs ügyek (Brüsszel, Luxemburg) 02O EU folyamatos tárgyalási ügyek 02O PHARE ügyek (általános) 02O PHARE ügyek (PRAQ III.) 03O Iktatókönyvek, betősoros mutató 03O Iratkezelési szabályzat, irattári terv 03O Selejtezési jegyzıkönyv 03O Sajtó és PR ügyek, 03O Közlönyben történı megjelentetés 03O ÉT Munkavédelmi Bizottság dokumentumai, jegyzıkönyvek, levelezések 04O OMMF jogszabály-elıkészítési felelısségébe tartozó jogszabályok tervezetei (szakmai anyagok beszerzése, jogszabály-szerkesztés, belsı és külsı véleményeztetések lebonyolítása, 04O elıterjesztés készítése stb.) Más tárcák elıkészítése alá tartozó jogszabály-tervezetek szakmai véleményezése, jogtechnikai szempontból észrevételezésének anyagai 04O Kormány részére készítendı éves munkavédelmi jelentés 05O Munkaügyi célvizsgálatok, akcióellenırzések 05O Munkavédelmi célvizsgálatok, akcióellenırzések 05O Hivatalvizsgálat 06O Munkabiztonsági szabályozással kapcsolatos tapasztalatok, véleményezések, tájékoztatások 07O Ingatlan ügyek 07O Mőködési és fejlesztési költségvetési beszámoló 07O Létszám- és bérgazdálkodás (éves) 08O Kitüntetések és címek 08O Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók Levéltárnak átadandó ügyek (Felügyelıségek) 01F Szervezeti felépítés ügyei 01F Ügyrend, szabályzatok 01F Elnöki utasítások 01F MK igazgatói utasítások 01F Külsı ellenırzések iratai 01F Munkatervek, beszámolók, jelentések 01F Együttmőködési megállapodások 01F Sajtó- és propagandaügyek 02F Iratkezelési Szabályzat, Irattári terv 02F Iktatókönyv, betősoros mutató 02F Selejtezési jegyzıkönyv 04F Munkaügyi célvizsgálatok 04F Munkaügyi akcióellenırzések 05F Munkabiztonsági célvizsgálatok 05F Munkabiztonsági akcióellenırzések 06F Foglalkozási megbetegedések 06F Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos iratok 07F Létszám-, bérgazdálkodási ügyek (éves) 07F Kitüntetések, címek 07F Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók