TOMORI PÁL FİISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 TOMORI PÁL FİISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Változat száma: 5. Elfogadás dátuma: Határozat száma: 2009/3/14 Hatályba lépés napja: Felelıs személy: dr. Rétfalvi Kornél

2

3 oldalszám: 3 / oldalak száma: 21 TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK...3 I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK LISTÁJA AZ ISZ HATÁLYA ÉRTELMEZİ RENDELKEZÉSEK...5 II. AZ IRATKEZELÉS ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI AZ IRATOK FORMAI KÖVETELMÉNYEI TÁRGYI FELTÉTELEK SZEMÉLYI FELTÉTELEK IKTATÁSI HELYEK AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETI SZEREPLİINEK FELADATMEGOSZTÁSA ÉS HATÁSKÖRE...8 III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATLEÍRÁSA KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, FELBONTÁSA ÉS ÉRKEZTETÉSE IKTATÁS SZIGNÁLÁS IRATOK TOVÁBBÍTÁSA A FİISKOLÁN BELÜL IRATTÁROZÁS FOLYAMATA IRATOK KIADÁSA AZ IRATTÁRBÓL IRATOK SELEJTEZÉSE LEVÉLTÁRI ÁTADÁS IRATTÁRI TERV...14 IV. VEGYES RENDELKEZÉSEK HATÁLYBA LÉPÉS...14 MELLÉKLETEK ÜGYIRATPÓTLÓ LAP SELEJTEZÉSI JEGYZİKÖNYV IRATTÁRI TERV...18

4

5 oldalszám: 5 / oldalak száma: 21 A Tomori Pál Fıiskola (a továbbiakban: Fıiskola) az Iratkezelési szabályzatát (a továbbiakban: ISZ) az alábbiakban állapítja meg. I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Vonatkozó jogszabályok listája (1) évi CI. törvény a felsıoktatásról (2) évi LVI. törvény a közokiratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl (3) 335/2005. (II. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl (4) 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekrıl 2. Az ISZ hatálya (1) Az ISZ hatálya kiterjed Fıiskola mőködése során keletkezı összes általános ügykezeléső irat kezelésére, bármely anyagban, alakban és bármely eszköz felhasználásával készülnek azok. (2) Az ISZ hatálya nem érinti a szigorú számadású bizonylatok és a pénzügyi, számviteli, munkaügyi iratok kezelését. (3) Az ISZ célja az iratkezelési feladatok pontos leírása révén biztosítani az iratok biztonságos megırzését, az iratokon való pontos, gyors tájékozódást és a feleslegessé vált iratok szabályozott módon történı selejtezését. (4) Az ISZ az iratok, a bármely technikai eljárással készült kép- és hangfelvételek, valamint a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók biztonságos ırzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történı átadását szabályozza. 3. Értelmezı rendelkezések (1) Az ISZ alkalmazása során a) elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával elektronikus formában rögzített elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, melyet számítástechnikai adathordozón tárolnak; b) érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelızı fázisa, melynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét; c) Gólya program: az ország összes felsıoktatási intézményében használt szoftver, mely a felvételi eljárás lebonyolításában, dokumentálásában alkalmazandó; d) hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti, pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, melyekben a szervezet rendeltetésszerően jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni; e) iktatás: az iratkezelésnek a postabontás, és az ezt követı érkeztetés utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvetı része, melynek során az iratot iktatószámmal látják el és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegzı lenyomat rovatait; f) iktatókönyv: a szervezeti egység rendeltetésszerő mőködése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá érkezett) iratok nyilvántartására szolgáló folyamatos számozású olda-

6 oldalszám: 6 / oldalak száma: 21 lakkal ellátott, évente hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, mely készülhet elektronikus adathordozón is; g) iktatási hely: a Fıiskola Szervezeti és Mőködési Szabályzatában rögzített önálló szervezeti egységek közül az iktatási jogosultságot megkapó szervezetek; h) iktatási jog: az ISZ határozza meg az intézmény azon szervezeti egységeit, ahol iktatást kell végrehajtani; i) Iktató program: a Fıiskola által használt iratkezelı/iktató szoftver; j) irat: valamely szervezeti egység vagy személy tevékenysége során keletkezett, vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendı rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévı információ vagy ezek kombinációja. Nem minısül iratnak: ja) a nem minısített sajtótermék (napilap, folyóirat, közlönyök, stb.), jb) a nem minısített könyvek, külsı cégek hivatalos kiadványai (tarifa- és árjegyzékek, katalógusok, menetrendek, stb.), jc) külsı cégek reklám- és propagandaanyagai (prospektusok, szórólapok, termék- és gyártmányismertetık, stb.), jd) külsı cégek jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítései és meghívói. k) iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetıség szempontjából történı válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerő és biztonságos megırzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; l) irattár: megfelelıen kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerő és biztonságos ırzésére alkalmas helyiség; m) irattári anyag: a Fıiskola mőködése sorén keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerően az irattárba tartozó iratok összessége; n) irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, melynek során a Fıiskola a mőködése során keletkezı és hozzá kerülı, rendeltetésszerően hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendszerezését, kezelését és ırzését végzi; o) irattári terv: az iratok rendszerezésének és a selejtezhetıség szempontjából történı válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre tagolva, a szervezeti egység feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhetı irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megırzésének idıtartamát továbbá a nem selejtezhetı iratok levéltárba adásának határidejét; p) irattári tételszám: megjelöli az adott irat besorolását, az érvényes irattári terv rendszerében elfoglalt helyét; q) kézbesítés: az irat eljuttatása a rendeltetési helyre. A kézbesítés történhet postai úton, megbízott által személyesen, elektronikus úton; r) levéltár: a maradandó értékő iratok tartós megırzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerő használatának biztosítása céljából létesített állami fenntartású intézmény; s) levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban ırzött maradandó értékő része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékő magánirat; t) másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahő), egyszerő (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési és sokszorosítási záradékkal ellátott) iratmásolat lehet;

7 oldalszám: 7 / oldalak száma: 21 u) másodlat: a több példányban, egyidejőleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsı példányon lévıvel azonos aláírás és/vagy pecsét hitelesít; v) melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítı része, amely elválaszthatatlan attól; w) ırzési idı: az egyes irattári tételek a rájuk vonatkozó törvényi háttér ismeretében meghatározott megırzési ideje, melyet az irattári jegyzékben kell rögzíteni; x) selejtezés: a megırzési idı lejárta után az irattárban ırzött, és nem maradandó értékő iratanyag selejtezési eljárás lefolytatása és annak jóváhagyása után történı megsemmisítése; y) szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézı kijelölése, az elintézési határidı és a feladat meghatározása. II. AZ IRATKEZELÉS ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 4. Az iratok formai követelményei (1) A Fıiskola kimenı iratait a mindenkor érvényben lévı, az intézmény egységes arculatát meghatározó szabályozás szerint kell elkészíteni. Általános szabályként nem szabad eltérni az ott meghatározott betőtípusoktól, formátumoktól. 5. Tárgyi feltételek (1) A fıtitkár köteles gondoskodni az iratkezeléshez szükséges megfelelı mennyiségő iktató bélyegzırıl és irattárolási eszközrıl valamint az elektronikus iratkezelés technikai hátterérıl. (2) A rektor köteles gondoskodni az irattár elhelyezése végett olyan tőzrendészeti, statikai, ırzésvédelmi szabályoknak megfelelı helyiségekrıl, amelyben az iratok állagát, nedvesség vagy más veszély (pl. állati vagy növényi kártevık) nem fenyegeti. (3) A Fıiskola külön iktató programot rendszeresített az iktatási feladatok ellátására. A program adatbázisának és állományainak védelmét valamint a rendszeres adatmentés módját és követelményeit a Fıiskola informatikai rendszereinek üzemeltetési szabályai határozzák meg. 6. Személyi feltételek (1) A Fıiskola iratkezelésének és irattárának irányítását és ellenırzését a fıtitkár látja el. Az iktatási helyek alkalmazottai közül a szervezeti egység vezetıjének egyetértésével a fıtitkár jelöli ki az adott szervezeti egységben az iktatási feladatokat ellátó személyt és a helyettesét. (2) A fıiskolán irattárosi feladat ellátásához speciális képesítés nem szükséges. 7. Iktatási helyek (1) A Fıiskolán iratkezelés az alábbi szervezeti egységekben történik: a) Rektori hivatal, b) Tanulmányi hivatal, c) Nyelvvizsga központ, d) Kollégium, e) Minıségirányítási vezetı.

8 oldalszám: 8 / oldalak száma: 21 (2) A szabályzat 5. számú változatának elfogadásakor iktatási jogosultsággal rendelkezı személyek névsorát a 4. sz. melléklet tartalmazza. 8. Az iratkezelés szervezeti szereplıinek feladatmegosztása és hatásköre (1) A fıtitkár, mint az iratkezelésért felelıs személy a) felelıs azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, tárgyi feltételei rendelkezésre álljanak; b) meghatározza az iratkezelés módját (hagyományos, számítógépes), továbbá kijelöli az iratkezelési feladatokat ellátó személyt; c) megnyitja és év végén lezárja az iktatókönyveken belüli idıszakokat; d) évente felülvizsgálja az ISZ-t és az irattári tervet, továbbá folyamatosan ellenırzi azok végrehajtását; e) ismertetni a jóváhagyott szabályzatot a szervezeti egységek vezetıivel; f) feltárja a hiányosságokat az iratkezelés folyamataiban és intézkedéseket kezdeményez azok megszüntetésére, majd a rendelkezések eredménytelensége esetén felhívja a rektor figyelmét a hiányosságokra; g) az iratkezelési fegyelem megszegıivel szemben kezdeményezi a felelısségre vonást; h) kijelöli a selejtezési bizottságot és ellenırzi, jóváhagyja a selejtezést; i) ellenırzi a maradandó értékő iratok kezelését; j) kapcsolatot tart az illetékes levéltár referensével; k) az irattári anyagok károsodását elıidézı rendkívüli események (pl. tőz, betörés, csırepedés, stb.) alkalmával megszervezi a hibaelhárítást és az irattári anyag mentését. (2) A Rektori hivatalban az iktatási feladatot ellátó személy a) átveszi és ellenırzi, majd érkezteti a beérkezett küldeményeket; b) a tévesen címzett küldeményeket visszajuttatja a városi postahivatalba; c) bérmentesíti a kimenı küldeményeket és biztosítja azok eljuttatását a postahivatalba; d) szabályszerően kitölti a posta által elıírt nyomtatványokat; e) iktatja a beérkezett küldeményeket kivéve az iktatási feladatot is ellátó szervezeti egység részére érkezı iratokat majd szignálja és továbbítja azt címzettnek; Abban az esetben, ha a címzett nem állapítható meg egyértelmően, a rektor vagy a fıtitkár, vagy a fenti személyek távollétében kijelölt helyetteseik végzik el a szignálást; f) az iktatási feladatot is ellátó szervezeti egység címére érkezı küldeményeket érkeztetés után, de iktatás nélkül továbbítja az adott szervezeti egységben iktatási feladatot ellátó személy részére; g) irathiányosság esetén feljegyzést csatol az irat mellé a címzettnek, felhívva figyelmét a hiánypótlás indítására; h) átveszi a különbözı szervezeti egységek és személyek által készített iratot, majd ha szükséges iktatás után gondoskodik azok címzetthez történı eljuttatásáról; i) kezeli a Fıiskola központi irattárát, nyilvántartást vezet a rendszerezett és irattározott iratokról; j) elvégzi a levéltári átadás adminisztratív teendıit. (3) A Rektori hivatalban a minıségirányítási rendszer irattárosi feladatait ellátó személy a) átveszi és iktatja a minıségirányítási rendszer dokumentumait, feljegyzéseit és egyéb iratait;

9 oldalszám: 9 / oldalak száma: 21 b) gondoskodik a hozzá került iratok címzetthez történı eljuttatásáról és a szükséges teendık elvégzésének ellenırzésérıl; c) kezeli a minıségirányítási rendszer irattárát, gondoskodik a megırzendı iratok megfelelı nyilvántartásáról és az iratok visszakereshetıségérıl. (4) Más, iratkezelést is végzı szervezeti egységekben az iktatási feladatot ellátó személy a) a Rektori Hivataltól átveszi, vagy elektronikus úton illetve személyes benyújtás útján közvetlenül fogadja, ellenırzi, érkezteti és iktatja a beérkezı iratokat; b) a helyben keletkezı iratokat ellenırzi és iktatja, majd továbbítja a Rektori Hivatalba; c) véleményezésre továbbítja az iratot a Fıiskola valamely alkalmazottjának és gondoskodik annak visszaérkezésérıl; d) irathiányosság esetén feljegyzést csatol az irat mellé a címzettnek, felhívva figyelmét a hiánypótlás indítására; e) kezeli a szervezeti egység irattárát, nyilvántartást vezet a rendszerezett és irattározott iratokról. III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATLEÍRÁSA 9. Küldemények átvétele, felbontása és érkeztetése (1) A Fıiskola részére érkezı iratokat az átvételi jogosultsággal rendelkezı személy veheti át. Átvételi jogosultsággal rendelkezık: a) a Rektori Hivatalban és a többi, iratkezelési feladatot is ellátó szervezeti egységben az iktatási feladatot ellátó személy, valamint távolléte esetén a helyettese, b) a Magyar Posta által rendszeresített átvételi meghatalmazással rendelkezı személy. (2) A küldeményt átvevı köteles ellenırizni a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát, b) a kézbesítı okmányon és a küldeményen levı azonosítási jel megegyezıségét, c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. (3) Amennyiben a küldemény nem az iktatási feladatot is ellátó szervezeti egységhez érkezik, úgy az átvevı köteles azt legkésıbb az átvételt követı elsı munkanapon az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni. (4) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon és az iraton jelölni kell, és soron kívül ellenırizni kell a küldemény tartalmát. A hiányzó iratokról vagy mellékletekrıl a beküldıt értesíteni kell. (5) A beérkezett küldeményeket az iktatási feladatot ellátó személy bonthatja fel. Felbontás után érkeztetni kell az iratot. Az érkeztetés során a küldeményre érkeztetı bélyegzıt kell rakni, majd kitölteni az érkeztetés dátumát, az érkeztetı szignóját és amennyiben szükséges megjegyzést kell írni a Megjegyzés rovatba (pl. a küldemény sérült, a küldemény pénzt, egyéb értéket tartalmaz, stb.). (6) Nem kell felbontani, de érkeztetni kell (a borítékon vagy a csomagoláson) azon küldeményeket, melyekrıl egyértelmően megállapítható, hogy iktatási feladatot is ellátó szervezeti egységnek címezték. Amennyiben a címzett csak a felbontást követıen állapítható meg, akkor az érkeztetést az iraton kell elvégezni, majd a küldeményt a borítékkal együtt kell átadni a címzett szervezeti egységnél iktatási feladatot ellátó személynek. (7) Felbontás nélkül, de dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, amelyek s.k felbontásra szólnak, vagy amelyeknél ezt az arra jogosult elrendelte,

10 oldalszám: 10 / oldalak száma: 21 valamint amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegőek. A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti iktatásáról. Ilyen esetben egy külön formanyomtatványon kell feltüntetni a küldemény érkezésének az idejét, a feladót, a tárgyat (amennyiben megállapítható), a címzettet, továbbá átadáskor a címzett ugyanezen dokumentumon aláírásával igazolja az átvételt. (8) A pénzügyi, számviteli, munkaügyi bizonylatokat érkeztetés nélkül kell átadni a Gazdasági hivatalba. (9) Az iratként kezelendı üzenetet ki kell nyomtatni és a nyomtatott példányt kell eredeti iratként kezelni. Az elektronikus megırzésérıl is gondoskodni kell. (10) Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, akkor a felbontó az összeget illetve a küldemény értékét köteles az iratokon, az átadókönyvben feltüntetni vagy feljegyzés formájában az irathoz csatolni. A felbontó köteles a pénzt, illetékbélyeget, egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. (11) Felbontás után a küldemény borítékját is véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha a) az átvétel idıpontjához jogkövetkezmény tartozik (pl. tértivevény), b) a beküldı nevét és/vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, d) bőncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. (12) Fax érkezése esetén, a Fax küldıjének a nevét, a tárgyat, a címzett nevét és fax érkezésének az idıpontját a Fax Regiszterben kell feltüntetni. A faxot annak érkeztetése után haladéktalanul a címzetthez kell továbbítani. Amennyiben a címzett nem elérhetı, akkor a faxot a Rektori hivatalba kialakított névre szóló győjtıkbe kell elhelyezni. 10. Iktatás (1) A Fıiskola iktatási helyeihez érkezı illetve ott keletkezı iratokat iktatással kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az irat tárgya, az elintézés módja, az irat holléte, valamint az irat irattári tervben elfoglalt helye megállapítható legyen. (2) Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben, vagy igény szerint nyilvántartani kell a a) tájékoztatókat, b) meghívókat, c) pénzügyi bizonylatokat, számlákat, d) munkaügyi nyilvántartásokat, e) közlönyöket, folyóiratokat, f) visszaérkezett tértivevényeket. (3) Az iktatást az erre rendszeresített iktató szoftverben kell elvégezni. (4) A Tanulmányi hivatalban a hallgatók jelentkezési lapjait és a késıbb beküldött, jelentkezéshez kapcsolódó dokumentumokat a Gólya programban kell feldolgozni, azokat nem kell bevezetni az iktató rendszerbe. (5) A Tanulmányi hivatal központi címére (tanulmanyi@tpfk.hu) érkezı üzenetek a Fıiskola OTRS (Open Ticket Request System) rendszerébe kerülnek, mely automatikusan elvégzi az iratok iktatását, illetve a keletkezı válaszok ügyhöz csatolását, ezért az így beérkezı iratokat nem kell bevezetni az iktató rendszerbe.

11 oldalszám: 11 / oldalak száma: 21 (6) Egy iratot csak egy helyen szabad iktatni, mindig a címzett illetve keletkezési iktatási helynél. (7) Az iktatószám felépítését az iktatóhely vezetıje határozza meg, annak megváltoztatására csak év kezdetén, az elsı iktatószám kiadása elıtt van lehetıség. Az iktatószámnak adott évben, minden iratot egyedileg és egyértelmően kell azonosítania. (8) Az iktatást alszámos rendszerben kell megvalósítani, vagyis minden egyes ügyben keletkezett elsı irat kap önálló sorszámot. Az egyazon ügyben érkezett, illetıleg a keletkezett iratok nem kapnak új iktatószámot, hanem az abban a tárgyban elsınek nyilvántartásba vett irat sorszámának eggyel kezdıdı alszámait kapják. (9) Az iktatószámot az eredeti iratra rá kell vezetni oly módon, hogy írást ne takarjon. (10) Az iratkezelınek az iratokat a beérkezés napján, de legkésıbb az azt követı munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidıs iratokat, a táviratokat, expressz küldeményeket és a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgıs jelzéső iratokat. (11) Téves iktatás esetén a módosításokat tartalmuk megırzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. (12) Az irat iktatása elıtt meg kell állapítani, hogy van-e elızménye. Az elızményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az irat fıszámára rögzíteni kell az iktatókönyvben az elıírat iktatószámát, és az elızménynél a jelen irat iktatószámát, mint utóirat iktatószámát. (13) Az irattári terv általános részébe tartozó iratok eredeti példányát iktatás után irattárba kell helyezni, szükség esetén másolati példányokat kell eljuttatni az érintettekhez. A különös részbe tartozó iratok eredeti példánya is továbbítható. (14) A Fıiskola által az iktatás során használt egyedi szám és betőjelek, amelyek az iktatási szám elıtt szerepelhetnek: - képzésekkel kapcsolatos dokumentumok: KÉP ; - minıségirányítással (ISO:9001) kapcsolatos dokumentumok: ISO ; - nyelvvizsgahely iktató: NYH ; - Rektori Hivatal iktató: RH ; - Tanulmányi Hivatal iktató: TH ; - Szenátussal kapcsolatos dokumentumok: SZEN ; - Kollégiumi iktató: KOLL. 11. Szignálás (1) Iktatást követıen az iktatási feladatot ellátó személy kijelöli az aktuális irat ügyintézıjét (szignálás) az irat címzése alapján, vagy az iratot átadja az illetékes szervezeti egység vezetıjének vagy a vezetı megbízottjának, aki kijelöli az ügyintézıt. (2) Amennyiben a címzett nem állapítható meg egyértelmően, úgy a rektor vagy a fıtitkár vagy az adott iktatási hely vezetıje, illetve a fenti személyek távollétében kijelölt helyetteseik végzik el a szignálást. 12. Iratok továbbítása a Fıiskolán belül (1) Szervezeti egységek vagy személyek között az iktatott iratok továbbítása az iktató program átadó listájának kitöltése mellett lehetséges.

12 oldalszám: 12 / oldalak száma: 21 (2) Az érkeztetett, iktatás nélküli, de iktatási célból továbbított iratokat nem kell bejegyezni az átadó listára. (3) Nem kell az átadó listára bejegyzést írni, ha az iktatási hely kimenı leveleit továbbítják a Rektori hivatalba postázás céljából. Ebben az esetben a keletkezés helye szerinti iktatókönyvbe kell a postázás tényét bejegyezni. (4) Szignálást követıen az adott irat irattári tervben elfoglalt helye szerint az eredeti iratot (különös rész) vagy annak másolatát (általános rész) kell átadni a kijelölt személynek. (5) Visszaérkezı irat esetében az átadó listába be kell jegyezni a visszavétel tényét. 13. Irattározás folyamata (1) A Fıiskola iktatási helyein irattár mőködik. Az irattárban iratgyőjtıket kell alkalmazni az elhelyezett iratok áttekinthetı tárolására. Az iratgyőjtıket számjelzéssel kell ellátni, melyek alkalmasak azok egyértelmő azonosítására. (2) Az egyes iratokat az irattári tervben meghatározott ideig az iktatás helyén kialakított irattárban meg kell ırizni. (3) Az irattárba helyezést az iktató programban fel kell tüntetni és meg kell jelölni az iratgyőjtı számát, melybe a lefőzés történt. 14. Iratok kiadása az irattárból (1) Amennyiben az érdemi ügyintézés megkívánja irattározott iratok elıkeresését, azt a szervezeti egység vezetıje illetve az ügyben eljárni kötelezettek vagy jogosultak írásos vagy személyes szóbeli kérése alapján az iktatási feladatot ellátó személy végzi. (2) A kikeresett eredeti iratról csak másolat adható ki, kivéve akkor, ha a kiadás elrendelıje kifejezetten az eredeti iratot kéri. (3) Eredeti irat kiadása esetén az iratról másolatot kell készíteni, valamint ügyiratpótló lapot kell kiállítani, melyet kitöltés és aláírás után az irat helyére kell tenni. Az ügyiratpótló lapot az irat visszavétele után is meg kell ırizni. (4) Eredeti irat kiadása esetén az iktató program átadó listájába be kell vezetni a kiadás, majd a visszavétel tényét. 15. Iratok selejtezése (1) Az irattári anyagok azon része, melyek ırzési ideje lejárt, maradandó értékük nincs, illetve az ügyvitel érdekében tovább ırzésük szükségtelen, kiselejtezhetı. (2) A selejtezést minden évben a fıtitkár kezdeményezi azzal, hogy kijelöli a selejtezési bizottságot és bejelenti a selejtezési szándékot a levéltárnak. A bejelentést a selejtezés elıtt 30 nappal kell megtenni. Iktatási helyenként külön bizottság összehívása szükséges, melybe mindenképp meg kell hívni az adott szervezeti egység vezetıjét és az iktatási feladatot ellátó személyt is. (3) A selejtezési munkában csak olyan személyek vehetnek részt, akik az iratok jelentıségével, az iratkezeléssel és irattározással tisztában vannak. (4) A selejtezés során az iratok tartalmának és ırzési idejének elbírálásánál felmerülı kétely esetén ügyviteli szempontból az adott szervezeti egység vezetıjének valamint a fıtitkárnak, történeti szempontból az illetékes közlevéltár szakértıjének véleménye a döntı.

13 oldalszám: 13 / oldalak száma: 21 (5) A selejtezés végrehajtásakor az irattári tervben feltüntetett ırzési idıtıl csökkentıleg eltérni nem lehet. (6) A felülvizsgálat során ki kell választani és vissza kell tartani azokat az iratokat, melyek a selejtezendı tételeken belül a szervezeti egység vezetıje szerint további ırzést igényelnek, valamint azokat az iratokat, melyek magánszemélyek tulajdonát képezik és azok visszaadandók. (7) A selejtezés ellenırzésekor a levéltár képviselıjének amennyiben jelen van joga van arra, hogy iratokat visszaszedjen vagy visszaszedessen, amennyiben úgy ítéli meg, hogy azoknak maradandó értékük van. (8) A kiselejtezett iratok között lévı könyveket, nyomdai termékeket, kéziratokat, mővészeti vagy tudományos értékő tárgyakat ki kell emelni. A könyveket és egyéb nyomdai termékeket a Tomori Pál Városi és Fıiskolai Könyvtárnak, a kéziratokat az illetékes közlevéltárnak, a muzeális értékő tárgyakat pedig a Viski Károly Múzeum részére át kell adni. (9) Az irattári terv szerint nem selejtezhetı tételeken túl az alábbi kategóriákba sorolható iratokat nem szabad kiselejtezni: a) a Fıiskola mőködésére, fejlıdésére és szervezetére, továbbá az ügykezelésre vonatkozó alapvetı fontosságú adatokat tartalmazó iratokat, b) a társadalmi, politikai, gazdasági, tudományos, történelmi, mőszaki, mővelıdési vagy egyéb szempontból értékes iratokat, c) az irattárban ırzött levéltári anyagot képezı iratokat, d) az elızıekkel kapcsolatos, bármely eljárással készült kép és hangfelvételeket. (10) Az iratselejtezésrıl selejtezési jegyzıkönyvet kell kiállítani. A jegyzıkönyvet a selejtezésnél közremőködı bizottság tagjai írják alá. (11) A selejtezési jegyzıkönyv ellenırzését és jóváhagyását a fıtitkár végzi. Ezt követıen a jegyzıkönyvet meg kell küldeni a levéltárnak záradékolás végett, kettı példányban. A záradékolást követıen az iratok megsemmisítésének elrendelését a fıtitkár végzi. (12) A záradékolt jegyzıkönyvet a Rektori hivatalba kell eljuttatni, majd ott iktatni és irattározni kell. (13) A selejtezett iratokat az iktató programban meg kell jelölni. (14) A jóváhagyott selejtezési jegyzıkönyvben feltüntetett iratokat iratmegsemmisítı készülékkel kell megsemmisíteni. 16. Levéltári átadás (1) Az irattárban ırzött, nem selejtezhetı iratokat, legalább 15 év ırzési idıt követıen át lehet adni a levéltárnak. (2) Az átadás-átvétel a Fıiskola és a levéltár elızetes egyeztetése után valósulhat meg. Az egyeztetést a fıtitkár kezdeményezi. (3) A levéltár csak teljes, lezárt évfolyamok anyagát veszi át a hozzá tartozó segédletekkel (iktatók-mutatók) együtt. Az átadás megfelelı tárolóeszközökben történhet (savmentes levéltári dobozokban) a Fıiskola költségén. (4) Az átadandó iratokról jegyzéket kell készíteni, melyre fel kell vezetni az átvétel tényét. Az átadást követıen a jegyzéket iktatni és irattározni kell.

14 oldalszám: 14 / oldalak száma: Irattári terv (1) Az irattározást jelen szabályzat mellékletét képezı irattári terv szerint kell megszervezni. Az irattári terv intézményi szinten kerül kialakításra. (2) Az irattári terv rendszerbe foglalja azokat az ügyköröket és ügytípusokat, illetve témaköröket és témacsoportokat, melyek a Fıiskola napi ügyviteli gyakorlatában elıfordulhatnak. (3) Az irattári tételek kialakításánál elsıdleges szempont, hogy azok használata maximálisan elısegítse és megkönnyítse az irattározási és iratselejtezési munkát, valamint biztosítsa valamely irattározott irat gyors megtalálását. (4) Az irattári tervet minden év végén felül kell vizsgálni és összhangba kell hozni a szervezeti egységek ügyköreivel. (5) Az irattári terv tartalmazza az irat ügykörét, a hozzárendelt szervezeti egységet, valamint az irat megırzési idejét. (6) Az irattári tervben jelzést kell alkalmazni a nem selejtezhetı iratok megırzési idejénél. IV. VEGYES RENDELKEZÉSEK 18. Hatályba lépés (1) Jelen szabályzat a szenátus jóváhagyásával lép életbe. a) Határozat száma: 2009/3/14 b) Határozat kelte: c) Hatályba lépés napja: (2) A szabályzat elkészítéséért, a törvényi elıírások szerinti aktualizálásáért és az évenkénti felülvizsgálatért a fıtitkár felelıs.

15 oldalszám: 15 / oldalak száma: 21 MELLÉKLETEK 1. Ügyiratpótló lap 2. Selejtezési jegyzıkönyv 3. Irattári terv 4. Iktatásra jogosultak névsora

16 oldalszám: 16 / oldalak száma: Ügyiratpótló lap Az irattárból kiadott irat ~ iktatószáma: ~ tárgya: ~ mellékleteinek száma: Az átvevı ~ neve: ~ szervezeti egysége: Az átvétel idıpontja: (év) (hónap) (nap) Visszajuttatás határideje: (év) (hónap) (nap) átadó irattáros átvevı A fent megjelölt irat és mellékletei hiánytalanul, vagy az alább felsorolt hiányosságokkal az irattárba visszaadásra kerültek. Hiányosságok felsorolása: Visszaadás idıpontja: (év) (hónap) (nap) átvevı irattáros átadó

17 oldalszám: 17 / oldalak száma: Selejtezési jegyzıkönyv (A közokiratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló évi LVI. Tv. és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl szóló 335/2005. (II. 29.) Korm. rend. alapján.) Készült (év) (hónap) (nap) a Tomori Pál Fıiskola (6300 Kalocsa, Szt. István király út 2-4.) (iktatási hely) irattárában lévı iratok felülvizsgálatának alkalmával, mely alapján az alábbi iratok selejtezésének engedélyezését kérjük. A selejtezési bizottság tagjai: (1) (név, aláírás) (beosztás) (2) (név, aláírás) (beosztás) (3) (név, aláírás) (beosztás) (4) (név, aláírás) (beosztás) A selejtezés megkezdésének és befejezésének idıpontja: (tól) - (ig) A selejtezés az Iratkezelési szabályzatban és az Irattári tervben elıírtak szerint történik. Irattári tételszám Iktatószám Irat kelte Irat megnevezése/tárgya Záradékok: A kiselejtezett iratok ügyviteli értéke megszőnt, maradandó értéket nem képviselnek. A selejtezés a szabályoknak megfelelıen történt. A selejtezéssel a bizottság tagjai egyetértenek: (1) (2) (3) (4) A selejtezési jegyzıkönyvben foglaltakkal egyet értek: (év) (hónap) (nap) fıtitkár A selejtezést jóváhagyjuk: (év) (hónap) (nap) levéltár Az iratok megsemmisítését jóváhagyom, végrehajtását elrendelem: (év) (hónap) (nap) fıtitkár

18 oldalszám: 18 / oldalak száma: Irattári terv Általános rész (a Fıiskola mőködtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintı tételek) Irattári tételszám Szervezet/ügykör megnevezése Megırzési idı (év) Felelıs megnevezése (x: nem selejtezhetı) Á100 Rektori Hivatal fıtitkár Á101 Fıiskola alapításának, történetének anyagai, okiratok, sajtótermékek, stb. Á102 OKM utasítás, határozat Á103 OKM adatszolgáltatás Á104 OKM levelezés 5 Á105 MAB utasítás, határozat Á106 MAB levelezés 5 Á107 Oktatási Hivatal határozatok, utasítások Á108 Oktatási Hivatal levelezés 5 Á109 KSH Statisztikai adatszolgáltatások Á110 Szenátus és bizottságai jegyzıkönyvek, és kapcsolódó iratok Á111 Fıiskola szabályzatai Á112 Rektori utasítások Á113 Magyar Rektori Konferencia és bizottságaival kapcsolatos anyagok Á114 Szakmai pályázatok (nyertes) Á115 Szakmai pályázatok (nem nyertes) 10 Á116 Iktatókönyvek, átadókönyvek Á117 Irattári selejtezési jegyzıkönyvek Á118 Szakképzési fejlesztési támogatásokkal (együttmőködési megálla- podással) kapcsolatos levelezés Á119 Levéltári átadási jegyzékek Á120 Felnıttképzéssel kapcsolatos határozatok Á121 Felnıttképzéssel kapcsolatos levelezés 5 Á122 Diákhitel központ szerzıdések, adatszolgáltatások, nyilatkozatok Á123 Diákhitel központ levelezés 5 Á199 Egyéb általános iratok 5 Á200 Nyelvvizsga központ Nyelvvizsga központ vezetı Á201 Vizsgahely akkreditációs anyaga Á202 Vizsgáztatók személyi anyaga Á203 Vizsgáztatói továbbképzések dokumentációja Á299 Egyéb általános iratok 5

19 oldalszám: 19 / oldalak száma: 21 Irattári tételszám Szervezet/ügykör megnevezése Megırzési idı (év) Felelıs megnevezése (x: nem selejtezhetı) Á300 Tanulmányi Hivatal oktatási rektorhelyettes Á301 Országos Felsıoktatási és Információs Központ (OFIK) utasítás, hatá- rozat Á302 Országos Felsıoktatási és Információs 10 Központ (OFIK) levelezés Á303 Felvételi Információs Szolgálat 10 (FISZ) levelezés Á399 Egyéb általános iratok 5 Á400 Kollégium kollégium igazgató Á401 Kollégium igazgató utasításai Á402 Jegyzıkönyvek Á499 Egyéb általános iratok 5 Á500 Minıségirányítási rendszer oktatási rektorhelyettes Á501 A MIR kialakításával, mőködtetésével kapcsolatos iratok (ajánlatok, szerzıdések, stb.) Á502 Szabványok Á503 Eljárásleírások Á599 Egyéb általános iratok 5 Különös rész (A Fıiskola alapfeladataihoz kapcsolódó tételek) Irattári Szervezet/ügykör megnevezése tételszám Megırzési idı (év) (x: nem selejtezhetı) K100 Rektori Hivatal fıtitkár K101 Együttmőködı középiskolák szerzıdései K102 Együttmőködı középiskolák levelezés K103 Egyéb képzéssel kapcsolatos együttmőködési szerzıdések K104 Képzést támogató anyagok K105 Nemzetközi Oktatási Centrum iratai K106 Magyar Értékelemzık Társasága 5 levelezés K107 Lektori vélemények 5 K108 Kártérítési perek ügyei 20 K109 Egyéb bírósági, hatósági, rendırségi 20 ügyek K110 Jelentkezık önéletrajzai, amíg nem 5 lesznek munkavállalók K111 Panaszügyek 5 Felelıs megnevezése

20 oldalszám: 20 / oldalak száma: 21 Irattári tételszám Szervezet/ügykör megnevezése Megırzési idı (év) (x: nem selejtezhetı) 10 Felelıs megnevezése K112 Gazdálkodással kapcsolatos levelezés K199 Egyéb alapfeladattal kapcsolatos 5 iratok K200 Nyelvvizsga központ Nyelvvizsga központ vezetı K201 Nyelvvizsgák dokumentációja (jegyzıkönyvek, teremlisták, eredmények) K202 Vizsgázók személyi adatai, jelentkezési lapok K203 Regisztrációs díj dokumentációja 5 K204 Vizsgaanyagok (szóbeli batériák, írásbeli feladatsorok, tájékoztatók) K205 Vizsgázók értesítése, bizonyítványok kiadása bizonyítványok listái K206 Vizsgáztatók teljesítményének elszámolása 5 K207 Vizsgaidıszakok elszámolása (statisztikai és pénzügyi elszámolás) K299 Egyéb alapfeladattal kapcsolatos 5 iratok K300 Tanulmányi Hivatal oktatási rektorhelyettes K301 Hallgatók személyi iratgyőjtıje (hallgatónként egy tasak) Tartalma minden olyan irat, mely a hallgató tanulmányaival, ittlétével kapcsolatosan keletkezik, például: felvételi ügyek, pályázatok, ösztöndíjak, átlépés másik szakra vagy intézménybe, évhalasztás, tanulmányi eredmények, vizsgák, fellebbezések, gyakorlatok, tanulmányi szerzıdés, oklevél másolat, fegyelmi ügyek, jogorvoslati ügyek, stb. K302 Vizsga és záróvizsga ügyek, jegyzıkönyvek K303 Szakdolgozatok (bekötött példány, mikrofilm, CD, stb) K304 Törzskönyvek K399 Egyéb alapfeladattal kapcsolatos 5 iratok K400 Kollégium kollégium igazgató

21 oldalszám: 21 / oldalak száma: 21 Irattári tételszám K401 K499 Szervezet/ügykör megnevezése Kollégisták személyi iratgyőjtıje (személyenként egy tasak) Tartalma minden olyan irat, mely a kollégista szállásigényével, ottlétével kapcsolatosan keletkezik, például: felvételi ügyek, szerzıdések, fellebbezések, fegyelmi ügyek, orvosi iratok, leltári iratok, stb. Egyéb alapfeladattal kapcsolatos Megırzési idı (év) (x: nem selejtezhetı) 5 Felelıs megnevezése iratok K500 Minıségirányítási rendszer oktatási rektorhelyettes K501 Hibakezelı feljegyzések 5 K502 Nyomtatványok, nyilvántartólapok 5 K503 Egyéb alapfeladattal kapcsolatos iratok Iktatási jogosultsággal rendelkezı személyek (1) A rektori hivatalban: Martos Istvánné és dr. Rétfalvi Kornél. (2) A Tanulmányi hivatalban: Csörgı Janka, Benke Árpád és Vén Attila. (3) A kollégiumban: Falusné Katona Erzsébet. (4) A Minıségirányítási vezetı, Dános Anikó. (5) A nyelvvizsga központban: Hazafi Vanda.