Utolsó módosítás:

Átírás

1 Felhasználói kézikönyv a Falcon - utazási költséget nyilvántartó alkalmazás - használatához a minősítési és tanfelügyeleti szakértők, valamint a szaktanácsadók részére Utolsó módosítás:

2 Tartalomjegyzék 1. A dokumentum célja Általános folyamatleírás A rendszer elérése Technikai feltételek Bejelentkezés Kijelentkezés Kezdőképernyő A felület általános felépítése és működése A felület szerkezete Elszámolások listája és rendezések a listában Mellékletek feltöltése A felület hibajelzései Új elszámolás felvitele Az elszámolás adatlapja Az adatlap fejléce Az adatlap felépítése Az elszámolás adatai A kiküldetést teljesítő adatai Kiküldetések Postaköltség Összesítés Előzmények Az elszámolás hiánypótlása Az elszámolás nyomtatása Értesítések

3 1. A dokumentum célja A dokumentum célja a Falcon útiköltség-nyilvántartó alkalmazás bemutatása és használatának részletes ismertetése az elszámolást benyújtó felhasználók, azaz a minősítési és tanfelügyeleti szakértők, valamint a szaktanácsadók számára. A felhasználók a költségelszámolásokat elektronikus formában nyújtják be ellenőrzésre a felületen. A sikeres szakmai és gazdasági ellenőrzést követően a rendszerből kinyomtatott és aláírt elszámolási dokumentum és a hozzá csatolt eredeti számlák postai beérkezése után, valamint a rendszerben tárolt adatok egybevetését követően a jogos költség elszámolhatóvá válik. A rendszerben a felhasználók nyomon követhetik az elszámolásuk állapotát, státuszát. Ebben a dokumentumban kizárólag a fent említett felhasználói funkciók kerülnek bemutatásra. 3

4 2. Általános folyamatleírás A rendszer felületén a költségtérítés elkészítésekor a folyamatnak megfelelően az alábbi lépések és státuszok jelennek meg: 1. Piszkozat A felhasználó rögzíti a költség elszámolását. 2. Ellenőrzésre vár A felhasználó elektronikus úton beküldi ellenőrzésre az elszámolást. 3. A szakmai és gazdasági ellenőrzés során három eset lehetséges: a. Elutasítva Az ellenőrzés során kiderül, hogy a költségelszámoló nem jogosult az adott elszámolás benyújtására, az ellenőrök elutasítják az elszámolást. b. Hiánypótlás Az ellenőrzés során hiányosság merül fel, amit az ellenőrök jelölnek az elszámolásban. Ekkor hiánypótlásra visszaadják a költség benyújtójának az elszámolást, aki a felületen tudja azt javítani. c. Nyomtatható Az ellenőrzés során hibátlan az elszámolás. Amennyiben az elszámolás státusza Nyomtatható, akkor az elszámoló a rendszerben lévő elszámolás adatlapját ki tudja nyomtatni. Aláírás után az adott költséget alátámasztó eredeti számlákat és igazoló dokumentumokat is csatolva szükséges postára adni az elszámolást. Figyelem! - minősítési és tanfelügyeleti szakértő esetében az Oktatási Hivatal címére (Oktatási Hivatal, Gazdasági Főosztály 1055 Budapest, Szalay utca ), - szaktanácsadó esetében pedig a területileg illetékes Pedagógiai Oktatási Központ (POK) címére kell az elszámolást elküldeni. A POK-ok elérhetőségei megtalálhatóak a weboldalon. 4. Nyomtatvány beérkezett Az elszámolás érkeztetése az Oktatási Hivatalba történő beérkezést követően történik. 5. A gazdasági ellenőr a beérkezett nyomtatványt összehasonlítja a rendszer jóváhagyott adataival és ellenőrzi a mellékleteket. Az ellenőrzés eredménye az alábbi lehet: a. Nyomtatvány hiánypótlása Amennyiben hibás az elszámolás, vagy hiányzik valamelyik kötelező csatolmány, az eltérést illetve a hiányt az ellenőr jelzi a felületen az elszámolónak. b. Teljesítésigazolásra átadva 4

5 A beérkezett elszámolás minden szempontból megfelelő. 6. Kifizetés alatt A szakmai és pénzügyi teljesítésigazolást követően kerül sor a kifizetésre. 7. Lezárt A jogos költség kifizetése után a benyújtott elszámolás lezárul. 5

6 3. A rendszer elérése 3.1. Technikai feltételek A program használatához az alábbi technikai feltételek ajánlottak: Monitorfelbontás: minimum1024 x 768 Böngésző: Google Chrome (javasolt), Mozilla Firefox. (Az Internet Explorer használata nem javasolt, IE10-nél korábbi verzióval az alkalmazás nem futtatható.) 3.2. Bejelentkezés Az alábbi lépések szükségesek a sikeres bejelentkezéshez: 1. A weboldal megnyitását követően kattintson a jobb felső sarokban található gombra! 2. A következő lépésben írja be a megfelelő mezőkbe azt a felhasználónevet és jelszót, amelyet a minősítéshez és tanfelügyelethez, illetve szaktanácsadáshoz kapcsolódó feladatok eléréséhez használ! 3. A gomb megnyomásával jelentkezzen be az oktatas.hu felületre! 4. A jobb felső sarokban kattintson a gombra, majd a bal oldali menüben lépjen a Bizottság menüpontba! 5. Az Utazási költségek elszámolása ikont választva egy összefoglaló tájékoztatót találunk, amely alatt három továbblépési lehetőség van: megnyithatjuk a Felhasználói kézikönyvet (jelen dokumentum), a Tájékoztatót 6

7 a szaktanácsadói, szakértői költségelszámolásról és az informatikai felületet (Költségelszámolás (Falcon-rendszer)). 6. A Költségelszámolás (Falcon-rendszer) ikont választva egy külön böngészőlapon nyílik meg az útiköltség elszámoláshoz használandó weboldal Kijelentkezés Kijelentkezéskor az alábbi lépések elvégzése szükséges: 1. Zárja be az utazási költségek elszámolását támogató alkalmazás fület! 2. A weboldalon lépjen ki a Saját oldal gomb mellett található Kilépés gombra történő kattintással! Ekkor a Kilépés gomb helyén megjelenik a Belépés gomb. Vagy 1. Az utazási költségek elszámolására szolgáló felületen kattintson a Kilépés ikonra: 7

8 4. Kezdőképernyő A kezdőképernyőn a felhasználó által benyújtott, illetve piszkozatként mentett elszámolások láthatóak. Az első belépést követően a következő képernyőt látjuk: Amennyiben a bejelentkezett felhasználónak nincs jogosultsága az útiköltségelszámoló alkalmazáshoz és az alábbi képernyőt látja, akkor ellenőriztesse jogosultságát. 8

9 5. A felület általános felépítése és működése 5.1. A felület szerkezete 1. Menüsáv A menüsáv (mely az ablak felső részén található) minden funkciónál megjelenik és mindig látható. Menüsáv Adatmegjelenési terület A menüsáv elemei: Az alkalmazás neve Link az elszámolások listájához A bejelentkezett felhasználó neve Kilépés gomb 2. Adatmegjelenítési felület A menüsáv alatti teljes terület, mely a kiválasztott funkció alapján eltérő felépítésű és tartalmú lehet Elszámolások listája és rendezések a listában A kezdőképernyőn látható az elszámolások listája, azok alapadatainak feltüntetésével. Az elszámolásokat tartalmazó táblázatban lehetőség van a megjelenő aktív oszlopok fejlécére kattintva az adott oszlop értékeinek növekvő, vagy csökkenő sorrendű rendezésére. Azon oszlopok fejléce, melyekre értelmezhető a rendezés, kiemelve szerepel, rendezést követően pedig megjelenik mellette a rendezés irányát jelző nyíl is. 9

10 5.3. Mellékletek feltöltése Az adatlap kitöltése során több esetben is melléklet feltöltése szükséges. A feltölteni kívánt dokumentumokat a feltöltési sáv mellett látható Tallózás gombra kattintva választhatja ki. Mellékletként tetszőleges képet vagy PDF-típusú dokumentumot tölthet fel, melyek mérete egyenként legfeljebb 5 MB lehet. Feltöltött fájl megtekintésére használja a feltöltési sorban megjelenő ikont, fájl törlésére a ikon használatával van lehetőség. Amennyiben az adott mezőhöz több melléklet feltöltése is engedélyezett, egy dokumentum feltöltése után megjelenik a következő okmány másolatának feltöltésére szolgáló lehetőség. Abban az esetben, ha csak egy melléklet tölthető fel a mezőhöz, a feltöltött dokumentum helyett újat választva a korábbi dokumentum lecserélésre kerül A felület hibajelzései A felület a felhasználót folyamatosan értesíti, ha az adatrögzítés vagy mentés során hibát érzékel. A hiba jelzése történhet: a) az érintett adatmező alatt megjelenő szöveggel, 10

11 például hibás oktatási azonosító esetén: A rendszer hibajelzése amennyiben lehetséges, egyértelműen utal a pontos hibára. b) a böngésző jobb alsó sarkában felugró üzenetekkel. A rendszer a következő módon értesíti a felhasználót a hiányosságokról, például az Elszámolás beküldése gombra kattintva: 11

12 6. Új elszámolás felvitele Új elszámolás felviteléhez a kezdőképernyőn kattintson az gombra! Ezután egy felugró ablak jelenik meg, ahol meg kell adni, hogy az elszámolást melyik hónapra nyújtja be, majd ki kell választani a költségtérítés szakmai területét. A rendszerben az aktuális hónapot megelőző 12 hónapra van lehetőség költségtérítési igényt benyújtani. A Szakmai terület mezőben megadott értéktől függ, hogy a későbbi szakaszban kinyomtatott és aláírt dokumentumot és eredeti számlákat milyen címre postázza az elszámoló. Szaktanácsadóként a saját POK címére kell küldeni a dokumentumokat és számlákat, Minősítés/Tanfelügyelet kiválasztásakor pedig az Oktatási Hivatal címére. (Lásd 2.3. c) pont.) Az adatok megadása után, - ha folytatni akarja a megkezdett elszámolás rögzítését, kattintson az gombra, - ha meg akarja szakítani a rögzítést, kattintson a gombra! Ekkor az ablak bezáródik, és visszatér a kezdőképernyőre. Az gombra való kattintás esetén betöltődik az elszámolás adatlapja, és megkezdődhet az adatrögzítés Az elszámolás adatlapja Az adatlap fejléce Az elszámolás adatlapján a következő fejléc folyamatosan elérhető: 12

13 Visszalépés: A Vissza a listához gomb megnyomását követően visszatérhet a kezdőképernyőre. Figyelem, amennyiben nem menti el az elszámolást, abban az esetben az aktuális munkája elveszik! Ha folytatni szeretné a későbbiekben az elszámolás adatainak felvitelét, a visszalépés előtt mindig mentsen az adatlap adatainak mentésére szolgáló Piszkozat mentése gombbal. Státusz: A fejlécben a piros keretben jelölt részen látja az elszámolás aktuális státuszát. Piszkozat mentése: A rendszerben lehetőség van a rögzítés megszakítására, amennyiben piszkozatként elmenti az elszámolást, így egy későbbi időpontban folytathatja annak rögzítését. A rendszerben bizonyos időközönként automatikusan is történik mentés, azonban a két automatikus mentési időpont közötti módosítások elveszhetnek, amennyiben nem menti az adatokat a Piszkozat mentése gombbal. Az automatikus mentésről a képernyő jobb alsó sarkában jelenik meg tájékoztató üzenet. Elszámolás beküldése: Amennyiben a rendszer nem jelez hibát, azaz minden szükséges adatot helyesen kitöltött, az Elszámolás beküldése gombra kattintva küldheti be az elszámolását ellenőrzésre Az adatlap felépítése Az elszámolás rögzítésének adatlapja a jobb átláthatóság és navigálás érdekében a következő blokkokból épül fel: 13

14 Az elszámolás adatai A kiküldetést teljesítő adatai Kiküldetések Postaköltség Összesítés Előzmények Az elszámolás adatai Ebben a blokkban az elszámolás alapadatai látszanak, olvasási joggal: a rendszer által generált sorszám, az elszámolás indításakor megadott megbízásra vonatkozó hónap, a szakmai terület A kiküldetést teljesítő adatai A felületen a minősítési és tanfelügyeleti szakértő vagy szaktanácsadó kötelezően kitöltendő személyes adatai szerepelnek. Az első alkalommal megadott adatok a következő elszámoláskor már automatikusan betöltődnek. A mezők szerkeszthetők, ezért az adatok a beküldésig változtathatóak. Azon mezők esetében, ahol adat beírása, megadása szükséges, a felület mintaadatot jelenít meg a mező kitöltését megelőzően. A megjelenített mintaadat példaként szolgál a beírandó adat formátumára vonatkozóan és a mezőbe történő íráskor eltűnik. A felületen minden olyan mező esetében, ahol felhasználói adatmegadás szükséges, a kitöltésig mintaadat látszik. 14

15 Kiküldetések Ebben a blokkban tudja a felhasználó az utazási költségeit rögzíteni. Alapesetben az gomb látszik csak, erre kattintva lehet az új kiküldetést létrehozni. A gomb megnyomása után a következő alblokk jelenik meg: 15

16 A rendszerben az 1. kiküldetés nevű blokkban az alábbiakra nyílik lehetőség: 1. A kiküldetés céljának és dátumának megadása. 2. Az utazás módjának kiválasztása: tömegközlekedés gépjármű 3. A szállásköltség rögzítése. 4. A rögzített költségek alapján az összesítésnél a kiküldetéshez tartozó összeg ellenőrzése. Arra a jelölőnégyzetre kell kattintani, amilyen típusú költséget szeretne elszámolni. Ekkor az adott blokkhoz további adatmezők jelennek meg, ahol a költség kötelező adatai rögzíthetők. Egy kiküldetés blokkja minden rögzített adattal együtt a blokk fejlécében található Törlés gomb segítségével egy lépésben törölhető. Ez a művelet nem visszavonható! 16

17 Tömegközlekedési költségek Amennyiben A kiküldetés során utaztam tömegközlekedéssel jelölőnégyzetet kipipálja, a következő adatmezők jelennek meg: 17

18 Amennyiben több viszonylatban utazott, egy hónapon belül, lehetőség van több utazást is felvinni az példánya jelenik meg. gombra kattintva. Ekkor a fenti utazásblokk egy új Ha több utazást is rögzített, az egyes utazások alblokkjai annak adataival együtt egy lépésben törölhetők az alblokk fejlécében található Törlés gomb segítségével. Ez a művelet nem visszavonható! Gépjárműköltségek Amennyiben A kiküldetés során utaztam gépjárművel jelölőnégyzetet kipipálja, a következő adatmezők jelennek meg: 18

19 A gépjárművel kapcsolatos alapadatok megadását követően az gombra kattintva van lehetősége az utazás, vagy több viszonylat esetén az utazások adatainak rögzítésére. Az példánya jelenik meg: gomb megnyomásával az alábbi utazásblokk egy-egy új 19

20 Az egyes utazások alblokkjai annak adataival együtt egy lépésben törölhetők az alblokk fejlécében található Törlés gomb segítségével. Ez a művelet nem visszavonható! 20

21 Szállásköltségek Amennyiben A kiküldetés során igénybe vettem szállást jelölőnégyzetet kipipálja, a következő adatmezők jelennek meg: Postaköltség Amennyiben postaköltséget kíván elszámolni, abban az esetben az elszámolandó költséget a Szeretnék postaköltséget elszámolni jelölőnégyzetre való kattintás után megjelenő adatmezők kitöltésével rögzítheti. Postaköltség esetében csak egyetlen melléklet tölthető fel, ez azonban tartalmazhat több számlát is. 21

22 Összesítés Ebben a blokkban látható az elszámoláshoz rögzített költségtípusok szerinti költségek összesítése Előzmények Ebben a blokkban nyilvános megjegyzést lehet felvenni az elszámoláshoz. Ezt a megjegyzést látják a rendszerhez hozzáférő szakmai és gazdasági ellenőrök. Egy elszámolási adatlap esetén több megjegyzés rögzítésére is van lehetőség. Ebben a blokkban kerül feltüntetésre a mentések, státuszváltozások előzménylistája is, a tevékenység és az időpont megjelölésével. 22

23 7. Az elszámolás hiánypótlása Amennyiben az ellenőrzés során a szakmai vagy gazdasági ellenőrök hiányosságot állapítanak meg az elszámolásban, azt megjelölik. Ezt követően a rendszerben az elszámolás státusza Hiánypótlás lesz. Ebben az esetben a kezdőképernyőn a következőt látható: A költségelszámolást benyújtó a Megtekintés gombra kattintva tudja megnézni, milyen hibát jeleztek az ellenőrök. A képernyő megegyezik a 6. fejezetben tárgyalt elszámolási képernyővel, a következő eltérésekkel: A hibásan kitöltött mezők piros keretben jelennek meg az alábbi módon: Jelen esetben a postaköltség blokkban található a hiba, amelynek a pontos leírását A gazdasági ellenőr hibajelzése mezőben olvashatja az elszámoló. Hiánypótlás esetén ez a mező az elszámolás-adatlap legtetején jelenik meg. A hibás adatok javítását követően a felhasználó a küldheti el az elszámolást újbóli ellenőrzésre. gombra kattintva 23

24 8. Az elszámolás nyomtatása Amennyiben az ellenőrzés során a szakmai és a gazdasági ellenőrök nem találtak hibát, azaz az elszámolást elfogadták, úgy a rendszerben az elszámolás státusza Nyomtatható lesz. Ebben az esetben a kezdőképernyőn a következőt látható: A Megtekintés gombra kattintva az elszámolás adatlapjának betöltését követően a gombra kattintva az elszámolás kinyomtathatóvá válik. A nyomtatás beállításait a használt böngészőprogram beállításai szerint tudja módosítani. Az aláírást követően a kinyomtatott listában jelzett csatolmányok eredeti példányaival együtt kell a nyomtatványt postára adni az elszámolás elején megadott Szakmai terület mező értékétől függően: Szaktanácsadóként a saját, megjelölt POK címére kell küldeni, Minősítés/Tanfelügyelet kiválasztásakor az Oktatási Hivatal címére: Oktatási Hivatal, 1055 Budapest, Szalay u

25 9. Értesítések A benyújtott elszámolások státuszváltozásairól (pl. vissza lett küldve hiánypótlásra, nyomtatható állapotba került, el lett utasítva) elektronikus levélben értesíti a rendszer az elszámolást benyújtót a KIR-ben rögzített címére: Tisztelt Teszt Elek! Értesítjük, hogy a 9/15/2017 7:47:18 AM napon beküldött útiköltség-elszámolását az ellenőr elutasította. Tisztelettel: Oktatási Hivatal 25