2011 Rose Software Kft. Minden jog fenntartva!

Átírás

1 2011 Rose Software Kft. Minden jog fenntartva! Készítők: Deme Attila, Faddi Viktor, Füzesi István, Justyák Csaba, Kovács László, Lós Tibor, Léka Mónika, Medveczki Marianna, Miló Viktor, Forman-Nagy Rita, Pallagi Beáta, Reha István, Rózsa Tünde, Salga Péter, Sipos Zsolt, Szőke Lajos, Tóth Attila, Virág László. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 1

2 TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS A PROGRAM KEZELŐFELÜLETE Navigációs panel Menüsor Adattáblázat Szűrő mezők Adatbeviteli terület Tétel táblázat Vezérlő gombsor Gyorsbillentyűk A HELIX.CRM PROGRAM MŰKÖDÉSE Bejelentkezés Törzsadatok felvitele Pénznemek Címletek Fizetési módok Idegen megnevezés KSH besorolások Áfa kulcsok Mértékegységek A mennyiségi egységre vonatkozó átváltások Idegen megnevezés Országok Megyék Helységek Pénzintézetek ÁFA kulcsok Megjegyzések Dolgozói csoportok Dolgozók Általános adatok További adatok Dolgozói kártya Óradíjak Dolgozói csoportok Dokumentumok Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 2

3 Iktatott dokumentumok Csatolt képek Cégcsoportok Cégek Általános adatok További adatok További címek Személyes adatok Megjegyzés Kintlévőségek Cégcsoportok Tulajdonosok Kapcsolattartók Események Tevékenységi körök Szerződések Esemény óradíjak Bizonylatok Cikkcsoportok Általános beállítások Kép Cikkek és szolgáltatások Általános adatok További adatok Készlet beállítások Raktárkezelés Pénzügyi beállítások Kép Használati utasítás Formázott leírás Cikkárak Cikkcsoportok ÁFA érvényességek Szortiment dimenziók Statisztika Felhasználói csoportok Általános adatok Funkciószintű jogosultságok Bizonylattípus szintű jogosultságok Árkategóriánkénti jogosultságok Raktárankénti jogosultságok Üzenettípusonkénti jogosultságok Cégcsoportonkénti jogosultságok Egyéb jogosultságok Dokumentumcsoport jogosultságok Esemény típusok Felhasználók Általános adatok Egyéb adatok Megjegyzés aláírás CRM Események Általános adatok Megjegyzés Kiegészítő megjegyzés Következő események Résztvevő cégek Erőforrások Feljegyzések Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 3

4 Naptár Felhasználói nézet Eseménytípusok Esemény eredmények Tevékenységi körök Szerződéstípusok Szerződések Általános adatok Szerződés tételei Bizonylatok Események Nem számlázandó cikkcsoportok Szoftver szerződések Általános adatok Termékek Bizonylatok Befizetések Szerződés sablonok Iktatott dokumentumok Általános adatok Dokumentum verziók Dokumentumcsoportok Dokumentum átadása Kapcsolatok Iktatott dokumentumok nyomonkövetése Dokumentum csoportok Tudásbázis csoportok Tudásbázis Általános adatok Tudásbázis csoportok Kulcsszavak Feljegyzések Kimutatások Vonalkód nyomtatás Cikk vonalkód nyomtatás Cég vonalkód nyomtatás Egyéb listák Cikkcsoport hierarchia Cikklista készítése Cégek listája CRM kimutatások Partnerek eseményei Partner statisztika Felhasználók teendői Események elszámolása Karbantartás Technikai segítségnyújtás Állapotjelentés Adatkarbantartás Adatbázis tömörítés Biztonsági mentés Adatbázis takarítás Dokumentumok takarítása Szöveg keresése adatbázisban Importálás Cikk betöltés Cikkcsoport betöltés Cég betöltés Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 4

5 Exportálás Cikk exportálás Beállítások Tanácsadói beállítások Beállítások Munkaállomásonkénti beállítások* Rendszerparaméterek Cégkezelés Általános adatok További adatok Cégfejléc Idegen nyelvű cégfejléc Képek Felhasználóváltás Jelszó módosítása Jogosultságok szinkronizálása Eseménynapló Stílus beállítás A téma beállítása Kedvencek stílusának megváltoztatása Kedvencek testre szabása Menüpont eltávolítása Menüpont beszúrása a Kedvencekbe Menüpontok mozgatása a Kedvenceken belül Fizetési felszólítás Ablak Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 5

6 1. BEVEZETÉS Helix.CRM CRM program Nagy funkcionalitású CRM program kis- és közepes vállalkozások részére. Növelje üzleti sikereit és lássa át cégében zajló folyamatokat a Helix.CRM CRM program segítségével! A Helix.CRM CRM program célja, hogy támogassa cége partnerei felé irányuló folyamatait, illetve tárolja a jelenlegi és potenciális ügyfelekkel kapcsolatos információit. Az információ hatalom, ezért cége sikeres működéséhez elengedhetetlen, hogy naprakész információkkal rendelkezzen. Miért ajánljuk Önnek a Helix.CRM CRM programot? Egyre több cégvezető ismeri fel azt, hogy termékei, szolgáltatásai nem sokban térnek el a versenytársak kínálatától. Szinte csak az ügyfelekkel való bánásmód az, ami megkülönbözteti egymástól a versenyben résztvevőket, így egyre fontosabb szerepet tölt be az ügyfélkapcsolatok ápolása, jól működő kapcsolatok kialakítása. Ebben segít Önnek a Helix.CRM CRM program. 7 érv a Helix.CRM CRM program mellett 1. Hatékony kapcsolattartás: a Helix.CRM CRM program csoportos küldés funkciójának használatával a kapcsolatfelvétel is egyszerűbbé válik. 2. Hatékony információáramlás: a Helix.CRM CRM program segítségével minden ügyfélkontaktusról külön nyilvántartás vezethető, és a rendszerben szereplő adatokat a cég különböző részlegei és dolgozói is elérhetik. 3. Összehangolt ügyvitel: a Helix.CRM CRM program globális rálátást biztosít a cég működésére, illetve gyors és helyes üzleti döntések meghozatalát teszi lehetővé. 4. Előkészíti a vezetői döntéseket: a Helix.CRM CRM program nyilvántartásaiban összegyűjtött információk alapján részletes marketing stratégiát dolgozhat ki, akár személyre vagy cégre szabottan. Valamint egyedi statisztikát készíthet ügyfeleiről, így a személyre szabás gyerekjáték. 5. Ügyfélközpontú, személyre szabott kimutatások: ezentúl nem kell hosszú órákat pazarolni arra, hogy egy ügyfélhez kapcsolódó információtömeget (rendelések, számlák, stb.) összegyűjtsön. A Helix.CRM CRM program összegyűjt és rendszerez minden információmorzsát, ami egy emberhez, illetve termékhez kapcsolódik. 6. Bővíthető adatbázis: a Helix.CRM CRM program segítségével folyamatosan bővítheti adatbázisát, minden, az Ön számára lényeges adatot elhelyezhet benne. Minden adat egy helyen, egy átlátható rendszerben szerepel. 7. Könnyű kezelhetőség: a Helix.CRM CRM program széleskörű funkciói ellenére egyszerű használatot biztosít a felhasználóknak, jelzi a felhasználói teendőket, továbbá lehetővé teszi felhasználói csoportok kialakítását is. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 6

7 2. A PROGRAM KEZELŐFELÜLETE A különböző műveletek elvégzéséhez szükséges ablakok a munkaterületen nyílnak meg. A munkaterületen egyszerre több ablak is lehet nyitva, a nyitott ablakok között az Ablak menüpontban felsorolt ablak nevek kiválasztásával tud váltani. A műveleti ablakok indítása történhet az ablak felső részén látható menüsor menüpontjainak segítségével, vagy a navigációs panelen a megfelelő menüpont kiválasztásával. A navigációs panel képernyőn nem látható menüpontjai a gördítő sáv csúszkájának le-fel irányú mozgatásával jeleníthetők meg. A program ablakának méretét az Ablakvezérlő ikonok segítségével változtathatja. A program verziószáma a Státusz sorban jelenik meg. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 7

8 2.1. Navigációs panel A panelen elhelyezett menüpontok segítségével indíthatja a különböző műveleteket. Működése megegyezik a menüsor menüpontjainak működésével Menüsor A menüsorban elhelyezkedő menüpontok segítségével indíthatja a program funkcióit. Működése megegyezik a navigációs panel működésével. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 8

9 2.3. Adattáblázat Az adatbázisban rögzített adatok listája látható ebben a táblázatban. Ezek az adatok lehetnek törzsadatok, forgalmi adatok, költség adatok, stb. A táblázat megjelenése testre szabható. A táblázat megjelenésének változtatása a jobb egérgomb hatására megnyíló helyi menü menüpontjainak segítségével történik. A táblázat tételeinek rendezése: A tételek megjelenési sorrendjét a táblázat oszlopainak címére kattintva változtathatja meg. A táblázat tételeinek csoportosítása: A táblázatban megjelenő tételeket a megjelenő oszlopok bármelyike szerint csoportosíthatja, akár kombinálva is. A csoportosításhoz fogja meg az oszlop fejlécét, majd húzza a csoportosító fejlécre, ahol a Húzza ide az oszlopfejlécet a csoportosításhoz szöveget látja. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 9

10 Oszlopok áthelyezése: A táblázat oszlopainak megjelenési sorrendje tetszőlegesen beállítható. Az oszlop áthelyezéséhez kattintson az oszlop fejlécére, tartsa nyomva az egérgombot, húzza az oszlopot a kívánt helyre, majd engedje fel az egérgombot. A program a személyes beállításokat megjegyzi, így a program következő indításakor a megjelenés azonos lesz a beállítottal. Oszlopok megjelenítése, elrejtése: Meghatározhatja, hogy az adat táblázatban milyen oszlopok jelenjenek meg. Az oszlopok megjelenítésének, vagy elrejtésének beállítása a táblázat bal felső sarkában található ikonra kattintva megnyíló ablakban történik. Automatikus oszlopszélesség: A táblázat oszlopait olyan méretre zsugorítja, hogy a képernyőn az összes oszlop látható legyen. Nem veszi figyelembe az oszlopokban tárolt adatok hosszát, így azok nem biztos, hogy teljes egészében olvashatók. Optimális oszlopszélesség: A táblázat oszlopait olyan méretre állítja, hogy a mezőkben tárolt adatok teljes hosszukban olvashatóak legyenek. Nem veszi figyelembe, hogy a képernyőn az összes oszlop megjelenik-e. Az ablakban nem látszó oszlopok a táblázat alján található görgető sávval jeleníthetők meg. Fejléc: Megjeleníti, illetve eltűnteti az oszlopok megnevezését. Lábléc: Megjeleníti, illetve eltűnteti a táblázat státusz sorát. Csoportosító sáv: Megjeleníti, illetve eltűnteti a táblázat csoportosító sávját. A csoportosító sáv több hasonló adatelem csoportosítására szolgál. Rendezés törlése: Az alapértelmezett rendezési sorrendtől eltérő beállítás törlésére szolgál. Hatására a rendezés visszaáll alaphelyzetbe. Exportálás Excel be: A táblázatban megjelenő összes tétel exportálható Excel táblázatba, a további felhasználáshoz. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 10

11 2.4. Szűrő mezők Az adat táblázatban megjelenő tételek megjelenése feltételhez köthető. Ezek a szűrőfeltételek határozhatók meg a szűrő mezők megfelelő beállításával. A szűrési feltételek kombinálhatók, egyszerre több szűrő mező kitöltésével. A mezők értéke legördülő listából választható, törlése a DEL billentyű lenyomásával lehetséges. Esetenként több fülből is állhat a kereső mező, ilyenkor az Általános szűrők fül alatt a legáltalánosabb szűrési feltételeket találja, a További szűrők fülnél pedig tovább finomíthatja a keresést. A ikon segítségével a beállított szűrőfeltételt elmentheti a Szűrőfeltétel mentése paranccsal, majd később egyetlen kattintással visszaállíthatja a Szűrőfeltétel betöltése parancs segítségével, ahol a listából kiválaszthatja a mentésnél megadott név alapján. A mentett szűrőfeltételek a Szűrőfeltétel törlése paranccsal távolíthatóak el a rendszerből. A Nincs szűrés paranccsal az összes beírt és nem mentett szűrési feltétel törlődik Adatbeviteli terület Ezen a területen helyezkednek el az adatbeviteli objektumok. Az objektumok között a TAB és ALT+TAB billentyűkkel, vagy az egér segítségével navigálhat. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 11

12 Az adatbeviteli területen a következő adatbeviteli objektumokkal találkozhat: Egyszerű adatbeviteli mező: Kitöltése szabad szöveges értékek (számok, betűk, egyéb írásjelek) beírásával történik. Legördülő adatbeviteli mező: Kitöltése legördülő listából történő választással lehetséges. A lista megnyitásához kattintson a mező jobb oldalán található lefelé mutató nyílra. A legördülő lista egy, vagy több oszlopot tartalmaz. A listaelemek között a kurzorvezérlő nyilakkal lépkedhet. A keresendő tétel kezdő pár karakterének beírásával a listaelem könnyen megkereshető. A tétel kiválasztása az Enter billentyű lenyomásával, vagy az egérrel a kiválasztott elemre kattintva történik. A lista elemeinek sorrendét az oszlop fejlécére kattintva változtathatja meg, a keresés mindig a rendezési sorrendhez igazodik. Dátum beviteli mező: Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 12

13 Megjelenése hasonló a legördülő listás mezőkhöz, csak itt a lenyitáskor nem egy lista jelenik meg, hanem egy naptár, amelyből kiválasztható a kívánt dátum érték. A dátum érték a naptár lenyitása nélkül is rögzíthető, a mező manuális kitöltésével. Pipadoboz: Kétállású kapcsolóként működő vezérlőelem. Bejelölése esetén a pipadoboz szövegére a válasz IGEN, kijelölésekor NEM. A bejelölés és a bejelölés megszűntetése az egérrel a négyzetbe kattintva történik. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 13

14 2.6. Tétel táblázat Azoknál a törzsadatoknál használható, amelyekhez több tétel rögzítése szükséges. (Pl. Egy cikkhez több árkategória, egy bizonylathoz több cikk, stb.). A táblázat megjelenésének beállítása a jobb egérgomb hatására megjelenő helyi menüvel, vagy az ott feltűntetett gyorsbillentyűk használatával történik. A táblázat sorainak rendezése: A tételek megjelenési sorrendjét a táblázat oszlopainak címére kattintva változtathatja meg. Oszlopok áthelyezése: Az oszlopok megjelenési sorrendje tetszőlegesen változtatható. Az oszlop helyének változtatásához fogja meg az oszlopot a fejlécnél fogva, majd húzza jobbra, vagy balra, a kívánt helyre. Automatikus oszlopszélesség: A táblázat oszlopait olyan méretre zsugorítja, hogy a képernyőn az összes oszlop látható legyen. Nem veszi figyelembe az oszlopokban tárolt adatok hosszát, így azok nem biztos, hogy teljes egészében olvashatók. Optimális oszlopszélesség: A táblázat oszlopait olyan méretre állítja, hogy a mezőkben tárolt adatok teljes hosszukban olvashatóak legyenek. Nem veszi figyelembe, hogy a képernyőn az összes oszlop megjelenik-e. Az ablakban nem látszó oszlopok a táblázat alján található görgető sávval jeleníthetők meg. Fejléc: Megjeleníti, illetve eltűnteti az oszlopok megnevezését. Lábléc: Megjeleníti, illetve eltűnteti a táblázat státusz sorát. Csoportosító sáv: Megjeleníti, illetve eltűnteti a táblázat csoportosító sávját. A csoportosító sáv több hasonló adatelem csoportosítására szolgál. Rendezés törlése: Az alapértelmezett rendezési sorrendtől eltérő beállítás törlésére szolgál. Hatására a rendezés visszaáll alaphelyzetbe. Exportálás Excel be: A táblázatban megjelenő összes tétel exportálható Excel táblázatba, a további felhasználáshoz. Új tétel hozzáadása: Hatására a táblázatban egy új, üres sor jelenik meg, amelyet feltölthet adatokkal. Tétel módosítása: Hatása megegyezik azzal, mintha rákattintana a módosítandó sorra. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 14

15 Tétel törlése: Tévesen rögzített sor törlésére szolgál Vezérlő gombsor Minden karbantartó ablakon azonos gombokat tartalmaz, és a hatásuk is megegyező. Új felvitel: Új tétel felvitelét indító gomb. Hatására új sor jön létre az Adat táblázatban, a mezők üresen jelennek meg. A piros színű mezők kitöltése kötelező. Szerkesztés: Korábban rögzített tétel adatainak módosítását teszi lehetővé. Hatására az adatbeviteli területen a mezők felveszik a kiválasztott tétel adatait, és módosíthatóvá válnak. Használatával módosíthatók a tétel táblázatban szereplő sorok is. Törlés: Korábban rögzített tételek törlésére szolgál. Hatására a kiválasztott tétel, és annak minden beállítása törlődik az adatbázisból. FIGYELEM! A törölt adatok visszaállítása nem lehetséges. Abban az esetben, ha a törlésre kijelölt tételhez már kapcsolódik egyéb rögzítés, a törlést a program nem engedi. Másolás: Ez a funkció lényegében az Új felvitel, és a Szerkesztés kombinációja. Hatására egy új sor jön létre az Adat táblázatban, a mezők pedig felveszik a másolandó tétel beállításainak értékét. Ez a funkció abban az esetben hasznos, ha majdnem ugyanazt a tétel akarja rögzíteni, csak kisebb változtatás szükséges. Folyamatos: A gyors, folyamatos adatrögzítést segítő funkció. Hatására a bevitt adatok rögzítésekor a felviteli ablak a rögzítés után nem záródik be, hanem Új felvitelkor üres sort generál, Módosításkor pedig a következő tételre ugrik. Rendben: Az újonnan felvett, vagy a szerkesztés funkcióval módosított adatok rögzítésére szolgál. Hatására a bevitt adatok rögzítésre kerülnek az adatbázisban, és a felviteli funkció lezáródik (kivéve, ha a Folyamatos kapcsoló be van kapcsolva) Mégse: Az adatbevitel, módosítás megszakítása. Hatására bevitt adatok, vagy a szerkesztés funkció esetén módosított értékek eldobása történik, és az adatbeviteli mezők szerkeszthetősége megszűnik. Nyomtatás: A funkció segítségével az Adat táblázatban látható oszlopok és sorok nyomtatása lehetséges. A nyomógomb aktiválása után megjelenő nyomtató választó ablakban határozhatja meg, hogy melyik nyomtatóra szeretné nyomtatni a tételeket. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 15

16 Előnézet: A nyomtatás előnézeti képét jeleníti meg. Adatlap: A megjelenő ablakban az adat táblázatban látható sorok közül jelölhetjük ki a nekünk megfelelőket a jelölő négyzet segítségével. A tulajdonságok fülre kattintva az adatbeviteli területen lévő tulajdonságok közül válogathatunk. A nyomtatási beállítások fülön a kijelölt sorokat és tulajdonságokat nyomtathatjuk ki illetve exportálhatjuk Excel táblába. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 16

17 Exportálás: Lehetősége van az Adat táblázatban látható adatok Excel formátumban való mentésére, a további felhasználás érdekében. Katalógus: A katalógusban tártolt tételek közül lehet kiválasztani,hogy mit emeljünk át a rendszerbe. Szükség esetén az Adat táblázatban szereplő tételeket különböző formátumokban en elküldheti az illetékesnek. Frissítés: Az ablak mezőinek frissítése, kapcsolódó törzsadatok módosítása után. Árszámítás: A cikkek különböző árkategóriája számítható ki, a Magyar Nemzeti Bank aktuális árfolyama alapján. Kilépés: Az ablak bezárása Gyorsbillentyűk Minden képernyőn elérhető gyorsbillentyűk: CTRL+N: Új felvitel CTRL+E: Szerkesztés CTRL+D: Törlés CTRL+P: Nyomtatás CTRL+R: Frissítés CTRL+Enter: Mentés CTRL+O: Ahol van dokumentumkezelés, ott a táblázaton állva az adott sorban lévő dokumentumot nyitja meg. CTRL+F2: Az adatbeviteli területet növeli teljes méretre. CTRL+F3: A tétel táblázatot növeli teljes méretre. CTRL+F5: Az adatbeviteli területet és a tétel táblázatot is megjeleníti. SHIFT+Esc: Ha új felvitel vagy szerkesztés módban van, akkor mégse funkció, különben bezárás F7: Új sor beszúrása az aktuális tétel táblázatba. F8: Sor törlése az aktuális tétel táblázatból. SPACE+TAB: körbejár a Táblázatos/Fa nézet - Tétel nézet - Detail nézet között. Bizonylatok képernyőn elérhető gyorsbillentyűk (egy részük csak a megfelelő bizonylattípus funkció bekapcsolása esetén érhető el): F2: Cikkárak megjelenítése F3: Új cikk felvitele és beszúrása Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 17

18 F4: Tétel adatlap megjelenítése F5: Katalógustétel importálása F6: Gyors cikk keresés F9: Sarzs választás F10: Gyári számok F11: Kiegészítő mennyiség számítása F12: Előlegbizonylat hozzáadása INS: Részletes cikk keresés CTRL+G: Csoportos kedvezmény beállítás CTRL+M: Kiválasztott cikk adatainak módosítása CTRL+R: Raktári készlet megjelenítése CTRL+K: Keresés alapjának módosítása CTRL+H: Új KSH besorolás beszúrása CTRL+O: Dokumentum megnyitása Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 18

19 3. A HELIX.CRM PROGRAM MŰKÖDÉSE 3.1. Bejelentkezés A program indítása után az első képernyő a bejelentkező ablak. Minden felhasználónak egyedi Felhasználóneve, és jelszava van. A Felhasználó, és a jelszó megadása után a Belépés nyomógombra kattintva léphet be a program főképernyőjére. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 19

20 3.2.Törzsadatok felvitele A program által kezelt adatok bonyolult, sokrétű kapcsolatban állnak egymással. Ezeknek a kapcsolatoknak a betartását, helyességét a program folyamatosan figyeli. Mivel bizonyos törzsadatok egymásra épülnek, ajánlott betartani az adatfelvitel alábbi sorrendjét: 1. Pénznemek 2. Fizetési módok 3. KSH besorolások 4. Mértékegységek 5. Országok 6. Megyék 7. Helységek 8. Pénzintézetek 9. ÁFA kulcsok 10. Dolgozói csoportok 11. Dolgozók 12. Cégcsoportok 13. Cégek 14. Cikkcsoportok 15. Cikkek és szolgáltatások 16. Felhasználói csoportok 17. Felhasználók A következő adatcsoportok tartalma egyrészt jogszabályban meghatározott, másrészt ismert és mindenki által általánosan alkalmazott, ezért együtt telepítjük a programmal. Ezek az adatok a későbbiekben szükség esetén bővíthetők, szerkeszthetők, mint a rendszer egyéb adatai: ÁFA kulcsok Mértékegységek Átváltások Bizonylattípusok Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 20

21 Pénznemek A cikkek árainak nyilvántartására, és bizonylatok készítése közben többféle pénznem használható. A megfelelő helyen, a rögzített pénznemek közül választhatja ki a megfelelőt. A pénznemekre szüksége lehet még abban az esetben, ha használja a program pénztár modulját. Beállításának elérése: Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/pénznemek Felviteli segédlet Megnevezés Váltópénz Rövid név Virtuális pénznem Pénzjel Pénzjel helye Összeg után Pénzjel helye Összeg előtt Pénzjel helye negatív összeg esetén Összeg után Pénzjel helye negatív összeg esetén A pénznem megnevezése. Váltópénz meghatározása. A pénznem rövid neve. Ha a jelölő négyzetben pipa van, akkor a pénznem virtuális. A pénz jelzése (Pl. Ft, USD, stb.) A pénzjel az összeg után jelenik meg. A pénzjel az összeg előtt jelenik meg. Negatív összeg esetén a pénzjel az összeg után jelenik meg. Negatív összeg esetén a pénzjel az összeg előtt jelenik meg. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 21

22 Összeg előtt Tizedesjegyek száma A tizedes helyiértékek feltöltése 0- kkal Tizedesjegyek száma összesített értékek esetén (riportokon) Beállítható a megjelenítendő tizedesjegyek száma. Kerekítés nem történik. A jelölőnégyzetet kipipálva az egész számok mellett a tizedes helyiértékeket feltölti 0-kkal. Kimutatásokon az összesített érték mellett megjelenítendő tizedes jegyek számának meghatározása. Címletek Beállítható, hogy adott pénznemből milyen címletek fordulhatnak elő. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 22

23 Fizetési módok Bizonylatok készítésekor az itt rögzített tételek közül választhatja ki a fizetés módját. Tetszőleges számú fizetési mód rögzíthető. Beállításának elérése: Törzsadatok/Fizetési módok Név Rövid név Fizetés típusa Azonnali fizetéssel jár Készpénz Határidő (napokban) Csak a banki napok Hó vége után Kezdő dátum - Bizonylat kelte Kezdő dátum Teljesítés Felviteli segédlet A fizetési mód megnevezése. Ezzel a névvel tud hivatkozni bizonylat készítésekor. Fizetési mód rövid neve. Be lehet állítani a fizetés típusát Pl: Bankkártyás Jelölje be a pipadobozt, ha a fizetési mód azonnali fizetéssel jár (Pl. készpénzes, postai utánvét, stb.) Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a fizetés ennél a fizetési módnál készpénzzel történik. Azoknál a fizetési módoknál, amelyek nem azonnali fizetéssel járnak, meg kell határozni a fizetési határidő értékét, napokban megadva. Bizonylat készítése közben, a fizetési határidő dátumának meghatározása ennek az értéknek a felhasználásával történik. Bizonylatok készítésekor, a fizetési határidő meghatározásához, a határidőben megadott napok száma csak banki napokra vonatkozik. A fizetési határidőt a következő hónap 1. napjától kezdi számolni, a határidőben megadott értékkel. A fizetési határidő számítása a bizonylaton meghatározott, bizonylat kelte dátumtól kezdődik, a határidőben megadott napokkal. A fizetési határidő számítása a bizonylatokon, a teljesítés dátumától kezdődik, a határidőben megadott napokkal. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 23

24 Idegen megnevezés A fizetési mód megnevezésének idegen nyelvű megfelelője. Az idegen nyelvű bizonylatokon jelenik meg. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 24

25 KSH besorolások Minden cikknél meg kell adni a KSH besorolást, vagy az ÁFA kulcsot. Ha egy cikkhez a KSH besorolása van kiválasztva, akkor az ÁFA kulcs a KSH besorolás tételnél megadott érték lesz. A KSH besorolás megnevezése, és kódja megjelenik a bizonylatokon. Beállításának elérése: Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/cikkekhez kapcsolódó törzsadatok/ksh besorolások Felviteli segédlet Szám Megnevezés A KSH azonosító szám, előtag nélkül. A hivatalos listában szereplő megnevezés. Áfa kulcsok Felviteli segédlet Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 25

26 Áfa kulcs (%) Érvényesség kezdete Érvényesség vége Az ÁFA százalékos mértéke. Mivel az ÁFA kulcsok mértéke idősorosan van rögzítve, tehát a változások követéséhez nem szükséges program módosítás, ezért meg kell határozni az aktualitás kezdetének dátumát. Mivel az ÁFA kulcsok mértéke idősorosan van rögzítve, tehát a változások követéséhez nem szükséges program módosítás, ezért meg kell határozni az aktualitás végének dátumát. A bizonylatok készítése közben a program mindig a legfrissebb idő intervallumba tartozó áfa kulccsal fog számolni Mértékegységek A bizonylatok készítése közben, a bizonylaton szereplő cikkeknél meg kell határozni a megadott mennyiséghez tatozó mértékegységet. A mértékegység kiválasztása legördülő listából történik, a listában csak azok a tételek fognak szerepelni, amelyek ebben az ablakban rögzítve lettek. A mennyiségek közötti átváltások is itt határozhatók meg. Beállításának elérése: Törzsadatok/Mértékegységek Jel Megnevezés Felviteli segédlet A mértékegység jele (Pl. kg, km, l, stb.) A mértékegység megnevezése. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 26

27 Egységcsoport Annak meghatározása, hogy a mértékegység melyik egységcsoportba tartozik. Az egységcsoportok kiválasztása legördülő listából történik, a lista elemeinek karbantartása nem lehetséges, azok a programba beégetett értékek. A mennyiségi egységre vonatkozó átváltások Az aktuálisan szerkesztett mértékegységhez rögzíthető tetszőleges számú átváltást, a cél mennyiségi egység, és a váltószám megadásával. Felviteli segédlet Mennyiségi egység Váltószám Mennyiségi egység (mire) Nem változtatható a mező értéke, mindig az aktuálisan szerkesztett mértékegység megnevezése szerepel ebben a mezőben. A mennyiségi egységek közötti váltószám értéke. A cél mennyiségi egység kiválasztása legördülő listából. Ebben a listában csak a már rögzített mértékegységek jelennek meg. Idegen megnevezés A bizonylatokon megjelenik a tételhez tartozó mennyiségi egység megnevezése. Az, hogy idegen nyelvű bizonylatok esetén milyen szöveg azonosítsa a mennyiségi egységet, ebben az ablakban kerül meghatározásra. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 27

28 Országok A partner cégek rögzítésekor a cím megadásához szükséges ország bejegyzés az itt rögzített tételek közül választható a legördülő listából. Beállításának elérése: Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/cégekkel kapcsolatos törzsadatok/országok Felviteli segédlet Kód Prefix Ország név IntraStat kód Ország besorolás Alapértelmezett nyelv Ország kódja. Prefix megadási lehetőség az országhoz. Ország megnevezése. Ország IntraStat kódját ebben a mezőben lehet megadni. Az országot be lehet sorolni olyan besorolás szerint, amelyet a Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/cégekkel kapcsolatos törzsadatok/ Ország besorolás form-on rögzített. (Helix csomagonként változó az elérhetősége) Ebben a mezőben lehet kiválasztani legördülő listából az ország nyelvét. Nyelveket a Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/nyelvek form-on lehet rögzíteni, módosítani. A rendszerrel integrált webshopban ha be van vezetve a cégénél - az adott országban regisztrálók ezen a nyelven fognak tudni böngészni alapértelmezetten. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 28

29 Megyék A helységek megyékbe sorolása az itt megadott megyék közül lehetséges. A magyarországi megyék alap állapotban szerepelnek a rendszerben, a további országok megyéit, régióit pedig itt tudja rögzíteni. Beállításának elérése: Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/cégekkel kapcsolatos törzsadatok/megyék Felviteli segédlet Megnevezés Ország A megye megnevezése. Ország kiválasztása az országok törzsből. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 29

30 Helységek Partner cégek karbantartásakor az irányítószám megadása esetén a program automatikusan megjeleníti az irányítószámhoz tartozó helységet. Ahhoz, hogy a program ezt a műveletet végre tudja hajtani, szükség van egy helység törzsre, amelyben a helységekhez hozzá vannak rendelve az irányítószámok. A helységek karbantartása történik ebben az ablakban. Beállításának elérése: Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/cégekkel kapcsolatos törzsadatok/helységek Felviteli segédlet Irányítószám Helység Ország Megye Az irányítószám megadása 4 karakter hosszon. A helység megnevezése. Az ország kiválasztása legördülő listából, az ország törzsből. Az országok karbantartása az Ország ablakban történik. A megye kiválasztása legördülő listából, a programba beégetett értékekből. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 30

31 Pénzintézetek A pénzintézetek karbantartására szolgáló ablak. Az itt rögzített Pénzintézetek az árfolyamok, és a partner cégek karbantartásakor választhatók ki. Beállításának elérése: Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/cégekkel kapcsolatos törzsadatok/pénzintézetek Felviteli segédlet Azonosító Név A pénzintézet azonosítója. A pénzintézet megnevezése. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 31

32 ÁFA kulcsok A rendszerben használandó ÁFA kulcsok ebben az ablakban kerülnek rögzítésre. Beállításának elérése: Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/cikkekhez kapcsolódó törzsadatok/áfa kulcsok Felviteli segédlet ÁFA kulcs (%) Rövidnév Megnevezés Érvényesség kezdete Érvényesség vége Áfa gyűjtő Alapértelmezett ÁFA kulcs értéke százalékosan. Az ÁFA kulcs rövid neve. Az ÁFA kulcs megnevezése. Mivel az ÁFA kulcsok mértéke idősorosan van rögzítve, tehát a változások követéséhez nem szükséges programmódosítás, ezért meg kell határozni az aktualitás kezdetének dátumát. Mivel az ÁFA kulcsok mértéke idősorosan van rögzítve - tehát a változások követéséhez nem szükséges programmódosítás -, ezért meg kell határozni az aktualitás végének dátumát. A bizonylatok készítése közben a program mindig a legfrissebb idő intervallumba tartozó áfa kulccsal fog számolni. Amennyiben a rendszerben be van állítva, úgy az előzetesen létrehozott Áfa gyűjtő csoportokból választhat ebben a mezőben. Az Áfa kulcsok ezáltal csoportokba sorolhatóak. A jelölőnégyzet kipipálásával a megadott ÁFA kulcs lesz az alapértelmezett. Egy időszakra egyszerre csak egy ÁFA kulcs lehet alapértelmezett. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 32

33 Megjegyzések Az egyes ÁFA kulcsokhoz megjegyzést lehet írni, akár több idegen nyelven is. Felviteli segédlet Nyelv Megjegyzés A rendszerben már korábban rögzített idegen nyelvek jelennek meg ebben az oszlopban. Megjegyzés szövegének bevitelére alkalmas mező. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 33

34 Dolgozói csoportok A dolgozók csoportba sorolásához szükséges dolgozói csoportok szerkesztése ebben az ablakban lehetséges. A Név mező megadásával már el is készül a dolgozói csoport. Beállításának elérése: Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/dolgozói csoportok Felviteli segédlet Név A dolgozói csoport nevének megadása. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 34

35 Dolgozók A dolgozók személyi adatait, képzettségére vonatkozó adatait, és a munkaviszonyára vonatkozó adatait tudja itt rögzíteni az alább leírt adatbeviteli területeken. Beállításának elérése: Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/dolgozók Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 35

36 Általános adatok A dolgozó személyi és munkaviszonyra vonatkozó adatainak rögzítése. Felvételi segédlet Név Anyja neve Adóazonosító jele Szem. ig. szám Születési dátum Születési hely Beosztás Munkáltatói azonosító PIN kód Aktív Saját gépjárművel rendelkezik Lakcím A dolgozó neve. A dolgozó édesanyja neve. A dolgozó adóazonosító jele. Személyi igazolványának száma. Születési dátuma. Születési helye. A cégnél betöltött munkaköre. A munkáltatói azonosítója. A mobil eszközre való belépéskor a dolgozó azonosító. PIN kódja a mobil eszközre való belépéshez. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor az azt jelenti, hogy a dolgozó jelenleg is aktív tagja a vállalatnak. A pipadoboz bejelölésével határozhatja meg, hogy rendelkezik-e saját gépjárművel a dolgozó. A dolgozó elérhetősége. Megadható mezők: Irányítószám, Helység, Cím, Megye. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 36

37 További adatok Ez alatt a fül alatt a dolgozó bankjának, bankszámlaszámának rögzítése történik. Felvételi segédlet Pénzintézet Bankszámlaszám Telefonszám cím Raktár Munkaidő kezdete/munkaidő vége A dolgozó bankjának kiválasztása legördülő listából, a pénzintézetek törzsből. A bankszámla azonosító. A dolgozó telefonszáma. A dolgozó címe. A dolgozóhoz rendelt raktár megadása. A dolgozó munkaidejének kezdete és vége adható meg ezekben a mezőkben. Dolgozói kártya Ezen a fülön van lehetőség a dolgozóról készül fotó rögzítésére. Ez a fotó megjelenik a kinyomtatott dolgozói kártyán. A Kép betöltése gombbal tudja megadni a kép elérési útvonalát, ezután a kép megjelenik a fehér mezőben. A Kép törlése gombbal eltávolítható a dolgozóhoz rendelt kép. Csak.JPG vagy.jpeg kiterjesztésű fájlok adhatóak meg. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 37

38 Óradíjak A dolgozó elszámolható óradíjainak rögzítése. A termelés modulhoz kapcsolódik, amelynél a költség kalkuláció miatt van jelentősége a különböző elszámoló óradíjaknak. Felvételi segédlet Típus Óradíj Az óradíj típusa. Kiválasztani nem kell, a táblázatban az összes óradíj típus látható. Az óradíj értéke. A beírt érték mellett megjelenik az alapértelmezett pénznem jele. Dolgozói csoportok Itt választhatja ki, hogy a dolgozó mely dolgozói csoportba vagy csoportokba tartozik, a megfelelő csoport(ok) előtti pipadoboz bekapcsolásával. Választás a Dolgozói csoportok törzsből. Dokumentumok Ha be van kapcsolva a dolgozónkénti dokumentumkezelés, akkor a cikkhez ezen a felületen lehet egy vagy több dokumentumot csatolni. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 38

39 Felviteli segédlet Időpont A dokumentum csatolásának időpontja automatikusan töltődik, de lehet változtatni. Dokumentum neve A dokumentumnak név adható. Fájl A dokumentum elérési útvonalának megadása a ikonra kattintva történik. Megjegyzés Megjegyzés csatolása a dokumentumhoz. F7: Új tétel hozzáadása F8: Tétel törlése Ctrl+F12: Több dokumentum csatolása Ctrl+O: Dokumentum megnyitása Ctrl+S: Dokumentum mentése Iktatott dokumentumok A dolgozókhoz iktatott dokumentumokat is lehet csatolni a CRM/Iktatott dokumentumok form-ról, illetve a dolgozók form-ról is kezdhető dokumentum iktatása, ezután a dokumentum megjelenik az Iktatott dokumentumok form-on is és további form-okhoz csatolható. Felviteli segédlet Iktatószám Dokumentum Megjegyzés Az iktatott dokumentum iktatószáma. Az iktatott dokumentum megnevezése. Megjegyzés csatolása iktatott dokumentumhoz. Csatolt képek A dolgozókhoz egyéb képfájlokat is lehet csatolni. Felviteli segédlet Dokumentum neve Fájl Képfájl nevének megadása. A képfájl elérési útvonalának megadása a kattintva történik. ikonra Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 39

40 Cégcsoportok A partner cégek csoportosítására szolgáló funkció. Többszintű csoportosításra ad lehetőséget. A cégek karbantartó ablakban a tételek a csoportoknál meghatározott színnel jelölve jelennek meg. A cégek csoportosításának főleg a bizonylatok készítésekor van jelentősége. A cégcsoportok hierarchikus elrendezése a tételek fogd és vidd mozgatásával történik. Az egér mutatóval rámutatva egy cégcsoport tételre, és nyomva tartva az egér gombját, a megfelelő főcsoport alá húzható a tétel. Beállításának elérése: Törzsadatok/Cégcsoportok Felviteli segédlet Név Irány Szállító Irány Vevő Árkategória Szín A cégcsoport megnevezése. Ha a megadott cégcsoportba szállítók lesznek besorolva. Ha a megadott cégcsoportba vevők lesznek besorolva. Az itt meghatározott árkategória alapértelmezésként fog szolgálni azokon a bizonylatokon, amelyeken az ebbe a cégcsoportba besorolt cég lesz kiválasztva. Az árkategóriák listájának bővítése az Árkategóriák karbantartó ablakban lehetséges. A cégcsoportba sorolt cégek jelölő színe. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 40

41 Cégek A bizonylatokon használni kívánt partner cégek adatainak karbantartására szolgáló ablak. A bizonylatokon csak az itt rögzített cégek választhatók ki. Beállításának elérése: Törzsadatok/Cégek Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 41

42 Általános adatok A partner cég alapadatainak, elérhetőségeinek nyilvántartása. Felviteli segédlet Azonosító Név Rövidnév Telefonszám, Mobilszám, Fax, Megszűnt Magánszemély Ország, Helység, Közterület Irányítószám, Megye, Eltérő számlázási cím A cég azonosítója. Generálása történhet automatikusan, és manuálisan is, a program beállításától függően. A cég neve. A cég rövid neve. A cég elérhetősége. Abban az esetben, ha a céget nem akarja megjeleníteni a bizonylatokon választható listában, mert Pl. már nem áll kapcsolatban vele, ezt a jelölőnégyzetet be kell jelölnie. Ez lényegében olyan, mintha törölné a listából, de csak logikailag. A cég fizikai törlése csak akkor lehetséges, ha még nincs hozzá kapcsolódó bizonylat. Magánszemély esetén a jelölőnégyzet kipipálásával lehetőség adódik a személyes adatok megadására a CRM adatok fül mellett megjelenő Személyes adatok fül alatt. A cég földrajzi elhelyezkedése, címe. Abban az esetben, ha a cég számlázási címe eltér az előzőekben rögzítettől, a jelölőnégyzet bekapcsolásával elérhetővé válnak a beviteli mezők. Ezekbe rögzíthetők a másodlagos cím adatok, amelyek a bizonylatokon szerepelni fognak. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 42

43 További adatok A cégre vonatkozó pénzügyi adatok nyilvántartása. Felviteli segédlet Adószám Adóazonosító jel Közösségi adószám Bizonylat nyelve Pénzintézet Bankszámlaszám Árrés Alapértelmezett ÁFA Adószám megjelenítése a A cég adószáma. Érvénytelen adószám megadása esetén, rögzítéskor a program figyelmezteti rá, hogy az adószám hibás. A cég adóazonosító jele. Érvénytelen adóazonosító jel megadása esetén, rögzítéskor a program figyelmezteti rá, hogy a megadott adóazonosító jel hibás. Ha a cég rendelkezik európai közösségi adószámmal, akkor ebben a mezőben kell azt feltüntetni. Számlák kiállításakor van jelentősége, az ÁFA számítás miatt. A cég részére kiállítandó bizonylatok nyelvének meghatározása. A cég nyelvének megfelelő idegen nyelvű bizonylat lesz kiállítva (amennyiben a bizonylattípusoknál meg van határozva nyelvenként a megfelelő bizonylat sablon). A cég számlavezető bankjának kiválasztása legördülő listából. A pénzintézetek listájának bővítése a Pénzintézetek karbantartó ablakban lehetséges. A cég bankszámlaszáma. Itt adható meg, hogy a program mekkora árrést számoljon adott cégnél. A cég esetében számolandó alapértelmezett ÁFA érték. A jelölőnégyzetet kipipálva a cég adószáma látható lesz a számlán. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 43

44 számlán Beszállítói kód Kapcsolattartó Vállalkozói ig. szám Minősítés Szállítólevél Egyedi szállítólevél sablon Kiadó raktár Fogadó raktár GPS koordináták Az Ön cégének, a partner cégnél nyilvántartott azonosítója. A partner cégnél, kapcsolattartásra kijelölt személy neve. Ha a partner egyéni vállalkozó, akkor ebben a mezőben rögzíthető a vállalkozói igazolványának száma. A partner cég minősítése. Jelenleg beégetett listából lehet értéket választani. Legördülő menüből lehet kiválasztani, hogy a szállítólevél készítésnél az alapértelmezett sablont, árakat tartalmazó sablont vagy árakat nem tartalmazó sablont alkalmazzon a rendszer. Egyedi szállítólevél sablon kiválasztása legördülő menüből lehetséges. Alapértelmezett kiadó raktár megadása. Kimenő irányú bizonylatokon, ha a raktári hatás átemelése a cégtől be van kapcsolva, akkor a raktári hatásban a raktár az itt meghatározott lesz. Alapértelmezett fogadó raktár megadása. Bejövő irányú bizonylatokon, ha a raktári hatás átemelése a cégtől be van kapcsolva, akkor a raktári hatásban a raktár az itt meghatározott lesz. Megadható a cég fizikai elhelyezkedése a megfelelő GPS X és Y koordináták szerint. További címek A céghez további tetszőleges számú címeket lehet megadni. Felviteli segédlet Címtípus Ország, Irányítószám, Helység, Megye, Közterület A Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/cégekkel kapcsolatos törzsadatok/címtípusok form-on lehet bizonyos címtípusokat rögzíteni, melyek ebben a mezőben kiválaszthatóak lesznek. (Helix csomagonként változó, hogy ez megadható-e) További címek adatainak megadása lehetséges a további mezőkben. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 44

45 Személyes adatok A Személyes adatok fül csak akkor elérhető a rendszerben, ha az általános adatlapon található Magánszemély jelölőnégyzetet aktiválja. A magánszemély adatainak nyilvántartását szolgálja. Felviteli segédlet Születési hely Születési idő Anyja neve TAJ szám Magánszemély születési helye. Magánszemély születési ideje, mely a legördülő naptár funkcióból választható ki. Magánszemély édesanyjának neve. Magánszemély TAJ Társadalombiztosítási Azonosító Jelének - száma. Megjegyzés Szabad szöveges beviteli felület. Bármilyen megjegyzés rögzíthető az egyes cégekhez ezen a felületen. Kintlévőségek Nem szerkeszthető felület. A partner céggel szemben fennálló követelések alapját képező bizonylatok listája látható ezen a felületen. Cégcsoportok A partner cég besorolása különböző, előre definiált csoportba, vagy csoportokba. A besorolás a megfelelő pipadoboz bejelölésével történik. Bizonylatok készítése közben van jelentősége. Arra oda kell figyelni, hogy az egyes cégek mindig valamilyen alcsoportba legyenek besorolva, ne pedig a Beszállítók vagy a Vevők Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 45

46 főcsoportba, mert később ez kimutatás készítésekor kavarodást okozhat. A megjelenő, és választható cégcsoportok karbantartása a Cégcsoportok ablakban lehetséges. Megnevezés Fizetési mód Árkategória Pénznem Alapértelmezett Kedvezmény Kedvezmény típusa Felviteli segédlet A cégcsoport megnevezése. Nem szerkeszthető mező. A céghez alapértelmezettként beállított fizetési mód. Kiválasztása legördülő listából történik, a fizetési módok törzsből. A cég részére rögzített bizonylatokon alapértelmezett fizetési módként megjelenik. A céghez alapértelmezettként beállított árkategória kiválasztása legördülő listából, az árkategória törzsből. A céghez alapértelmezettként beállított pénznem kiválasztása legördülő listából, a pénznemek törzsből. Ha egy céget több csoportba sorol, akkor be kell állítania, hogy melyik besorolást vegye alapértelmezett értékként a program bizonylatkészítés közben. Két alapértelmezett sor állítható be, egy bejövő, és egy kimenő irányú. A céghez meghatározható kedvezmény, amelynek értékét ebben a mezőben adhatja meg. A kedvezmény típusának beállítása, legördülő listából választva. Tulajdonosok A cégtulajdonosok felvitelét szolgáló mező. Felviteli segédlet Név Ország Tulajdonos nevének megadása. Ország kiválasztása legördülő listából. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 46

47 Kapcsolattartók A Kapcsolattartók fülön van lehetőség a cég kapcsolattartója elérhetőségeinek megadására. Felviteli segédlet Alapértelmezett Magánszemély Név Beosztás Kulcsfelhasználó Telefonszám Mobil cím Értékesítő Sorrend Irányítószám, Helység, Cím Megjegyzés Felhasználónév Jelszó Inaktív Kor Tegezés Nem E-Számla küldése Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor az azt jelenti, hogy az adott személy a cégnél az alapértelmezett kapcsolattartó. Megadhatja, hogy magánszemély-e az illető. A kapcsolattartó neve. A kapcsolattartó beosztása. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor az azt jelenti, hogy az adott személy kulcsfelhasználó is. A kapcsolattartó telefonszáma. A kapcsolattartó mobiltelefon száma. A kapcsolattartó címe. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor az azt jelenti, hogy a kapcsolattartó egyben értékesítő is. Több kapcsolattartó esetén sorrend adható meg, hogy ki az első-, másodikstb. számú kapcsolattartó. A kapcsolattartó lakcíme. A kapcsolattartóhoz megjegyzés csatolható. Felhasználónév. Jelszó. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a kapcsolattartó jelenleg nem elérhető. Kapcsolattartó korának megadása. Beírható, hogy tegező viszonyban áll-e a kacsolattartóval. Megjelölése, hogy férfi, vagy nő-e. E-Számla küldési funkció esetén. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 47

48 Események Azok az események tekinthetőek itt meg, amelyek az adott cég nevéhez lettek rögzítve. Nem szerkeszthető felület. Események szerkesztése a CRM/Események form-on lehetséges. Felviteli segédlet Iktatószám Esemény típus Kezdete / Vége Felhasználó Lezárt Megjegyzés Az esemény iktatószáma. Az esemény típusa Az esemény kezdete és vége. Az eseményhez kapcsolt felhasználó. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor az esemény lezártnak tekintendő. Az eseményhez megjegyzés csatolható. Tevékenységi körök Beégetett listából választható ki a cég tevékenységi köre. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 48

49 Szerződések A szerződések fülön megtekinthetőek azok a szerződések, amelyek a céghez lettek rendelve. Nem szerkeszthető felület. Szerződést a CRM/Szerződések form-on lehet rögzíteni, módosítani. Felviteli segédlet Szerződésszám Érvényes Kezdete / Vége Időkorlátos Teljes idő Felhasznált idő Felhasználható idő Termék A szerződés szerződésszáma. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a szerződés jelenleg is érvényes státuszú. A szerződés érvényességének kezdete és vége. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor az azt jelenti, hogy a szerződésre időkorlát van megadva. A szerződés teljes ideje. A szerződésben felhasznált idő. A szerződésben felhasználható idő. A termék, melyre a szerződés szól. Esemény óradíjak Itt adható meg a különböző események óradíjai. Az esemény típus legördülő listából adható meg. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 49

50 Bizonylatok Ezen a fülön láthatóak azok a bizonylatok, amelyek a kiválasztott céghez kapcsolódnak. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 50

51 Cikkcsoportok Minden cikk besorolható egy cikkcsoportba, a későbbi hatékonyabb keresés érdekében. A cikkcsoportok meghatározása történik ebben az ablakban. Beállításának elérése: Törzsadatok/Cikkcsoportok Általános beállítások Felviteli segédlet Azonosító Megnevezés A cikkcsoport azonosítója. Tetszőlegesen megadható karaktersorozat, tartalmazhat számokat és betűket is. A cikkcsoport megnevezése. Kép A Kép fülön lehetőség van kép csatolására a cikkcsoportokhoz. Ez a funkció a rendszer integrált webshop-pal történő létrehozásakor jelent nagy előnyt, ugyanis az itt betöltött képek a webáruház felületén a cikkcsoportokhoz kapcsolódóan megjelennek. Továbbá az itt betöltött képek egyes bizonylat sablonokon is megjelenhetnek. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 51

52 A Betöltés gombra kattintva lehet képet csatolni adott cikkhez, a Törlés gombbal pedig el lehet azt távolítani. Több kép esetén a Kép fül jobb alsó sarkában láthatja, hogy az adott kép éppen hányadik a képek közötti sorban (pl. ha egy kép 4 kép közül a harmadik, akkor: 3/4). A képek között a balra és a jobbra mutató nyilakkal lehet váltani. A képek sorrendje változtatható a fel és a le nyilakkal. Célszerű a képek sorrendjét úgy változtatni, hogy először a betöltött/törölt képekkel elmenti a szerkesztett adatokat és egy újbóli szerkesztés során változtatja meg a sorrendet, így nem lesz kavarodás. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 52

53 Cikkek és szolgáltatások A bizonylatok készítése közben használható cikkek, és szolgáltatások rögzítésére szolgáló ablak. A rögzített cikkek tulajdonságainak rögzítése fontos a későbbi bizonylatkészítéshez, viszont a legtöbb tulajdonság adat kitöltése nem kötelező. Beállításának elérése: Törzsadatok/Cikkek és szolgáltatások Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 53

54 Általános adatok Felviteli segédlet Cikkszám Megnevezés ME Váltószám Kiegészítő ME Vonalkód Szolgáltatás Állapot KSH besorolás Leírás A cikkszám kiosztása történhet automatikusan, vagy a felhasználó által manuálisan. Az, hogy milyen módon történik a cikkszám megállapítása, a program kezdeti beállításától függ. A cikk megnevezése. Kitöltése kötelező. Mennyiségi egység meghatározása. Fontos, hogy minden új cikknél a megfelelő mennyiségi egység legyen meghatározva, mert ha már a cikk szerepel valamilyen bizonylaton, akkor az már nem változtatható. További mennyiségi egység megadása a Törzsadatok/Mértékegységek menüpont alatt lehetséges. Az elsődleges, és a kiegészítő mennyiségi egység közötti váltószám. Lehetőség van kiegészítő mennyiségi egység megadására. Az itt rögzített mennyégi egység is kiválasztható a bizonylatokon, és a program a rögzített váltószámmal átszámolja a megadott értéket az elsődleges mennyiségi egységnek megfelelő értékre. A cikk vonalkódja. Ez a kód kerül a cikkhez nyomtatható etikett címkére, és ez alapján lehet beolvasni vonalkód olvasó készülékkel. A vonalkód azonosító megadására három lehetőség van, történhet manuálisan, automatikusan, vagy a cikkszám alapján képezve, a program beállításainál megadott hosszon. Abban az esetben kell ezt a jelölőnégyzetet bekapcsolni, ha a cikk egy szolgáltatás, tehát a raktári készletmozgásban nem szerepel. Ha a cikk vagy szolgáltatás már szerepel bizonylaton, akkor ez a tulajdonság később már nem változtatható meg. Egy cikket fizikailag nem lehet törölni, ha már szerepel bármely bizonylaton, ezért itt lehet beállítani a cikk állapotát. Lehetséges esetek: Aktív, Megszűnő, Megszűnt. Ahhoz hogy a már megszűnt cikkek ne jelenjenek meg a cikklistákban, Megszűnt állapotot kell beállítani, ilyenkor a cikkek között piros színnel jelenik meg a termék. A cikk VTSZ kódjának kiválasztása legördülő listából. A VTSZ kód már tartalmazza a megfelelő ÁFA kulcs értéket, mely a bizonylatok készítése (pl. számla miatt) szükséges. A használható VTSZ kódok a Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/cikkekhez kapcsolódó törzsadatok/ksh besorolások menüpontnál módosíthatók, bővíthetők. A cikkhez kapcsolódó egyéb megjegyzések csatolása történik ebben a mezőben. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 54

55 További adatok Alternatív cikkszám 1., Alternatív cikkszám 2. Elfekvőség ideje Egysége Kiszerelés Modellszám Szín Méret Anyag Csomagolóanyag Garancia Származási ország Polc Rajzszám Alapértelmezett beszállító Csak exportra Bizonylaton megjelenik Felviteli segédlet A cikkek kiegészítő azonosítására szolgáló mezők. Pl. egy cikk szállítónál nyilvántartott azonosítóját is nyilván akarja tartani. Bizonylat készítésekor, a cikk keresése ezek alapján is megtörténik. Annak meghatározására szolgál, hogy egy cikk mennyi idő után elfekvő cikk. Ha pl. egy cikknél 1 hónap van beállítva, és egy hónapig az a cikk nem szerepel bizonylaton, akkor a cikk elfekvő készletté válik. Az elfekvő készletekről kimutatás készíthető. Az elfekvőség értékéhez megadott mennyiségi egység kiválasztása a mennyiségi egység törzsből. A kiszerelési egység adható meg. A cikk modellszáma. A cikk színe. A cikk mérete. A cikk anyaga. Csomagolóanyag kezelésnél elsődleges vagy másodlagos csomagolóanyagból lehet választani. Ez az ablak csak akkor aktív, ha tanácsadója beállította Önnek a garanciakezelést. Itt adható meg, hogy adott cikkre vagy szolgáltatásra hány év garanciát vállal. A cikk származási országának megadása legördülő listából az Országok törzsből. A cikk alapértelmezett beszállítójának kiválasztása a cég törzsből. A ikon segítségével innen tudja indítani új cég felvételét. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a cikk csak exportra értékesíthető. A belföldi értékesítésre szóló kimenő bizonylatot nem engedi rögzíteni, ha szerepel rajta olyan cikk, amelyiknél ez a checkbox be van kapcsolva. Bizonylatok készítésekor a kiválasztott cikk megjelenik a bizonylaton. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 55

56 Alapértelmezettként mindig pipáljuk ki, a bizonylatoknál ez még módosítható. Készlet beállítások Felviteli segédlet Minimális készlet, Optimális készlet, Maximális készlet Kereskedelmi váltószám Nettó súly ; ME Raklap mennyiség Negatív készlet tolerancia Csomagolási mennyiség Bruttó súly ; ME Minden cikknél beállíthatók a minimális, optimális, és maximális készletszintek. Amikor a cikk raktárkészlete eléri ezeket az értékeket, akkor megjelenik a megfelelő kimutatásokon. A mértékegységek közötti váltószám állítható itt be. Súlykezelés esetén itt lehet beállítani a cikk Nettó súlyát és mennyiségi egységét. Egy raklapra tehető cikkek mennyisége. Ha a cikk készlet mennyisége nulla szint alá csökken, akkor a program erre figyelmezteti a felhasználót. Ha ez a mező ki van töltve, a program csak akkor figyelmeztet, ha a cikk készlet szintje 0-megadott érték alá csökken. Egy csomagban található cikkek mennyisége. Súlykezelés esetén itt lehet beállítani a cikk Bruttó súlyát és mennyiségi egységét. Csomagolási mennyiség Egy csomagban található cikkek mennyisége. Min. rend. Mennyiség Szélesség, Magasság, Mélység Az a minimális rendelési mennyiség, ami ebből a cikkből rendelhető. Itt állíthatóak be a cikkek méretére vonatkozó szélességi, magassági, mélységi adatok. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 56

57 Raktárkezelés Felviteli segédlet Bejövő raktár; Kimenő raktár A cikk bejövő és kimenő raktárának megadása legördülő listából a Raktárak törzsből. Bizonylattípusoknál bekapcsolható, hogy az itt alapértelmezett raktárakat átvegye a bizonylatra. Pénzügyi beállítások Felviteli segédlet Eladási árkategória Beszerzési árkategória A bizonylaton szereplő érték szétosztása a többi tétel között Kedvezmények figyelembe vétele árkalkulációnál ÁFA kezelés Akciók figyelembe vétele A kimenő irányú, fizetéssel járó bizonylatokon megjelenő, alapértelmezett árkategória meghatározása adott cikk esetén. Az árkategóriák a Törzsadatok/Árkategóriák menüpontban bővíthetőek. A bejövő irányú, kifizetéssel járó bizonylatokon megjelenő, alapértelmezett árkategória meghatározása adott cikk esetén. Az árkategóriák a Törzsadatok/Árkategóriák menüpontban bővíthetőek. A jelölőnégyzet kipipálásával az adott cikk vagy szolgáltatás nem fog önálló tételként megjelenni a bizonylatokon, hanem a többi bizonylaton szereplő tétel között osztódik föl a tételek értékének arányában. Bejelölése esetén cikk árának meghatározása a bizonylatokon a beállított kedvezmények figyelembe vételével történik. Bejelölése esetén cikk árának meghatározása a bizonylatokon a Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 57

58 árkalkulációnál Bejövő bizonylatokon Kimenő bizonylatokon beállított akciók figyelembe vételével történik. Alapértelmezett költséghely kiválasztása, amely a bejövő bizonylatokon szerepel. A kiválasztás legördülő listából történik, a költséghely törzsből. Alapértelmezett költséghely kiválasztása, amely a kimenő bizonylatokon szerepel. A kiválasztás legördülő listából történik, a költséghely törzsből. Kép A Kép fülön lehetőség van kép csatolására a cikkekhez és szolgáltatásokhoz. Ez a funkció a rendszer integrált webshop-pal történő létrehozásakor jelent nagy előnyt, ugyanis az itt betöltött képek a webáruház felületén a cikkhez kapcsolódóan megjelennek. Továbbá az itt betöltött képek egyes bizonylat sablonokon is megjelenhetnek. A Betöltés gombra kattintva lehet képet csatolni adott cikkhez, a Törlés gombbal pedig el lehet azt távolítani. Több kép esetén a Kép fül jobb alsó sarkában láthatja, hogy az adott kép éppen hányadik a képek közötti sorban (pl. ha egy kép 4 kép közül a harmadik, akkor: 3/4). A képek között a balra és a jobbra mutató nyilakkal lehet váltani. A képek sorrendje változtatható a fel és a le nyilakkal. Célszerű a képek sorrendjét úgy változtatni, hogy először a betöltött/törölt képekkel elmenti a szerkesztett adatokat és egy újbóli szerkesztés során változtatja meg a sorrendet, így nem lesz kavarodás. Használati utasítás A cikkhez használati utasítás írható. A szöveg az ikonok értelemszerű használatával formázható, illetve menthető, vagy már adott leírás megnyitható. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 58

59 Formázott leírás A cikkhez formázott leírást, megjegyzést is lehet csatolni. A szöveg az ikonok értelemszerű használatával formázható, illetve menthető, vagy már adott leírás megnyitható. Cikkárak Felviteli segédlet Árkategória Egységár Fix ár Az árkategória törzsben meghatározott árkategória megnevezések megjelenítése. Nem szerkeszthető cellák. Az árkategóriához meghatározott egységár, amely mellett automatikusan megjelenik az árkategóriához meghatározott pénznem. Bekapcsolása esetén a cikknél nem történik meg a cikk árának automatikus kalkulációja, és a bizonylatokon megadott ár visszaírása a cikktörzsbe. Pl. meg van határozva, hogy az eladási ár legyen a vételi ár 20%-al növelt értéke. Azoknál a cikkeknél, ahol a Fix ár checkbox be van kapcsolva, nem történik meg az eladási ár 20%-kal növelt számítása, hanem a rögzített ár kerül kiírásra. Cikkcsoportok A cikk csoportba sorolása az előre meghatározott cikkcsoport, vagy cikkcsoportok melletti checkbox bejelölésével történik. Egy cikk több cikkcsoportba is sorolható. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 59

60 ÁFA érvényességek Az Áfa érvényességek fül alatt láthatóak a KSH besorolás szerinti ÁFA százalékok és azok érvényességi ideje. Ez a KSH besorolások törzsben módosítható. Ha adott cikknél vagy szolgáltatásnál nincs KSH szerinti besorolás, akkor az ÁFA kulcsok törzsben meghatározott kulcsok közül lehet választani legördülő menüből, illetve ha az ÁFA kulcsoknál az egyik kulcs alapértelmezettként lett beállítva, akkor ebben a mezőben eleve az a kulcs fog megjelenni. Az ÁFA kulcs érvényességének kezdete automatikusan generálódik az ÁFA kulcsok törzsből. Szortiment dimenziók Amennyiben be van kapcsolva a cikknél a Szortiment kezelés, úgy megjelenik a Szortiment dimenziók fül, ahol a cikkcsoportnál beállított szortiment dimenziók jelennek meg alapból. Statisztika A Statisztika fül alatt automatikus statisztikai kimutatás készül, melyek közt kimutatásra kerül az utolsó beszerzési ár, a FIFO ár, a mérlegelt átlagár, a legkisebb beszerzési ár, illetve a legnagyobb beszerzési ár, valamint ezek időpontjai és a hozzájuk csatolt megjegyzések is. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 60

61 Felhasználói csoportok A program használatára jogosult felhasználók felhasználói csoportokba vannak rendezve. A felhasználói csoport jogosultsági beállításai határozzák meg, hogy a bejelentkezett felhasználónak milyen műveletek végzésére van jogosultsága. Ha pl. egy Csak olvasás felhasználói csoportnak le vannak tiltva a felvitel és a szerkesztés nyomógombok minden form-on, akkor a Csak olvasás csoporthoz rendelt felhasználók nem fogják látni a képernyőkön az Új felvitel, és a Szerkesztés nyomógombot. Beállításának elérése: Törzsadatok/Felhasználói csoportok Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 61

62 Általános adatok Az Általános adatok megnevezés sorában lehet beírni a létrehozandó felhasználói csoport megnevezését. Az itt megnevezett felhasználói csoport számára a jogosultságokat az alább található fülek segítségével lehet beállítani. Funkciószintű jogosultságok A program különböző funkcióinak használatakor, a felhasználói csoport számára látható, vagy rejtett nyomógombok beállítása. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 62

63 Bizonylattípus szintű jogosultságok A felhasználói csoport számára látható, és használható bizonylatok beállítása. Árkategóriánkénti jogosultságok Annak meghatározása, hogy a felhasználói csoport tagjai mely árkategóriákat láthatják, illetve melyik árkategóriákba rögzíthetnek értékeket. Raktárankénti jogosultságok Annak meghatározása, hogy a felhasználói csoport tagjai mely raktárak kezelésére jogosultak. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 63

64 Üzenettípusonkénti jogosultságok Annak a beállítása, hogy adott felhasználói csoport tagjai milyen eseményekről kapjanak automatikus üzenetet. Cégcsoportonkénti jogosultságok Annak beállítása, hogy a felhasználói csoport tagjai melyik cégcsoportok tagjait láthassák, és választhassák ki bizonylatkészítés közben. Egyéb jogosultságok A felhasználói csoport tagjai részére adható egyéb jogosultságok beállítása. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 64

65 Dokumentumcsoport jogosultságok A felhasználói csoport tagjai csak azokat az Iktatott dokumentumokat láthatják, amelyek dokumentumcsoportjainak az elérése engedélyezett ezen a felületen. Esemény típusok A felhasználói csoportba tartozó felhasználók csak azokat az esemény típusokat használhatják esemény rögzítésekor, amelyek ezen a felületen engedélyezve vannak a csoportjuk számára. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 65

66 Felhasználók A program használatához szükséges, hogy a felhasználónak legyen belépési neve, és jelszava. Ebben az ablakban rögzíthetők azok a felhasználók, akik jogosultak a program használatára. Beállításának elérése: Törzsadatok/Felhasználók Általános adatok Felviteli segédlet Felhasználói név A program bejelentkező ablakában a felhasználói név mezőben megadandó Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 66

67 Felhasználócsoport Monogram Teljes név Aktív cím Kapcsolódó dolgozó belépési név. A felhasználói név nem kezdődhet számjeggyel, illetve csak az angol ábécé betűit és számait tartalmazhatja. Kizárólag Új felvitelkor adható meg, későbbi szerkesztésnél már nem módosítható. Minden felhasználót kötelezően be kell sorolni egy felhasználói csoportba, mert ettől függ, hogy a programban milyen funkciókat használhat. A felhasználó monogramja (mely vezeték- és keresztnevének kezdőbetűit jelenti). A felhasználó teljese neve. Megjelenik a program státusz sorában. Annak beállítása, hogy a felhasználó aktív-e. Ha egy felhasználó inaktív, akkor nem tud bejelentkezni a programba, tehát ez lényegében a felhasználó logikai törlése, amely bármikor visszaállítható. A felhasználó címe. Amennyiben a programban be van állítva, hogy bizonyos felhasználók értesítést kapjanak egyes eseményekről, erre az e- mail címre fogja kapni az üzenetet. A dobozos ügyviteli rendszereknél nincs funkciója (csak a teljes ERP rendszereknél). A felhasználó adatainak megadása, és a rögzítés után megjelenik egy ablak, amelyben a felhasználó belépési jelszavát rögzítheti. Ha valamilyen okból nem határozza meg a belépési jelszót, az alapértelmezésként a password lesz (régi jelszó), és a későbbiekben ez megváltoztatható. Az Új jelszó, és az Új jelszó még egyszer mezők értékének meg kell egyeznie. A Rendben gombbal aktiválhatja az új jelszót. Egyéb adatok Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 67

68 Felviteli segédlet Személyi igazolvány szám Személyi szám Telefonszám Mobiltelefonszám Alapértelmezett cég Felhasználó személyi igazolványának száma. Felhasználó személyi száma. Felhasználó telefonszáma. Felhasználó mobiltelefonszáma. Adott felhasználóhoz az alapértelmezett cég a CRM modul esetében választható ki a cégek törzsből. Megjegyzés Megjegyzés írása adott felhasználóhoz a rendelkezésre álló területen. aláírás E-mal aláírás. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 68

69 3.3. CRM A partner cégekkel kötött szerződések, és az elvégzett tevékenységek, események nyilvántartása valósítható meg ezzel a modullal. A szerződésekben meghatározott időkeretből az események automatikusan levonják a ráfordított időt, így nyomon követhető a partner cég által felhasználható időkeret. A CRM modul kapcsolható a Projekt modulhoz, a projekteken, és feladatokon keresztül (az eseményeknél meghatározható, hogy melyik projekthez kapcsolódik, a feladatokhoz pedig tetszőleges számú esemény kapcsolható) Események A partner cégeknél történt, vagy a partner cégekhez kapcsolódó események rögzítésére szolgáló ablak. Lehetőség van az esemény időtartamának megadására, amely levonható a partner cégnél meghatározott időkeretből. A vezérlő gombsoron két további funkció érhető el. A Cég eseményei gomb segítségével a kiválasztott cég korábbi és elkövetkezendő eseményei tekinthetőek meg. A Munkalap nyomtatás gombbal pedig az adott eseményről Munkalap nyomtatható, exportálható. Beállításának elérése: CRM/Események Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 69

70 Általános adatok Iktatószám Kézi iktatószám Eseménytípus Cég Felviteli segédlet Generálása történhet automatikusan, és manuálisan is, a program beállításától függően. Másik esemény iktatószám megadására is van lehetőség ebben a mezőben. Az Eseménytípusok menüpontban felvett típusok közül választhat, illetve új Eseménytípus felvételére is van lehetőség, a nyomógombra kattintva. A partner cég kiválasztása legördülő listából, vagy új partner cég rögzítése a nyomógombra kattintva. Szerződésszám A céghez tartozó szerződés számának megadása a legördülő lista segítségével. Státusz Termék Projekt Kapcsolattartó Felhasználó Rövid leírás Lezárt Idő levonása Az esemény számlázási státusza adható meg ebben a mezőben. A Cikkek és szolgáltatások menüpontban felvett termékek közül választhatja ki az eseményhez kapcsolódó terméket, vagy szolgáltatást. Az eseményhez kapcsolódó projektet választhatja ki a legördülő listából. A partner céghez kapcsolódó projektek rögzítése a Projekt/Projektek menüpontnál történik. Új projekt felvétele a ikon segítségével történhet. Ha a partner cégnél rögzítve lett kapcsolattartó személy, akkor a legördülő listából kiválaszthatja a megfelelő tételt. Lehetőség van új kapcsolattartó felvitelére is, a nyomógombra kattintva. Az eseményt rögzítő felhasználó megnevezése. Az esemény rövid leírása, mely számlázás esetén megjelenhet a számlán is. Az esemény státusza állítható be ezzel a pipadobozzal. Amíg ez nincs bejelölve, addig az esemény folyamatban van. A partner cégnél meghatározott időkeretből levonhatja az esemény időtartamát, ha ezt Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 70

71 Esemény kezdete Időtartam ME Esemény vége Helye Eredmény Erőforrás Óradíj Óradíj típus Levont idő ME a pipadobozt bejelöli. Az esemény kezdeti időpontjának megadása. Az esemény kezdete és vége megadásakor a program automatikusan számolja ki a ráfordított időt a kiválasztott mennyiségi egység szerint. Az időtartam mennyiségi egysége. Az esemény záró időpontjának megadása. Megadhatja, hogy az esemény milyen helyszínen játszódott le (pl. helyszíni munkavégzés, telefonos segítség, stb.) Az esemény kimenetelének meghatározása. Tartalma módosítható a CRM/Esemény eredmények form-on. Az eseményhez kapcsolódó erőforrás igénybevételekor erőforrást lehet megadni az eseményhez. Ha nincs a listában megfelelő erőforrás, akkor a ikon segítségével lehet újat felvenni az adatbázisba. Az esemény elvégzéséért elszámolásra kerülő óradíj. Óradíj típus megadása az óradíj mellé, legördülő listából. Ha a listában nem található megfelelő óradíj típus, akkor a ikon segítségével lehet újat felvenni az adatbázisba. Ha az idő levonása pipadobozt bejelöli, akkor az ebben a mezőben megadott időtartamot levonja a program a cégnél meghatározott időkeretből. A Levont idő mennyiségi egységének meghatározása. Megjegyzés Megjegyzés csatolása eseményhez. Kiegészítő megjegyzés Kiegészítő megjegyzés csatolása eseményhez. Következő események Az eseményhez jövőbeli események is csatolhatóak, melyek megjelennek a Naptárban a megadott időpontban. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 71

72 Felviteli segédlet Eseménytípus Esemény kezdete Felhasználó Prioritás Esemény vége Megjegyzés Eseménytípus kiválasztása legördülő listából. Esemény kezdeti időpontjának megadása. Esemény tulajdonosa. Esemény prioritási szintjének jelölése. Esemény záró időpontjának megadása. Megjegyzés beszúrása a következő eseményhez. Résztvevő cégek Az eseményben résztvevő cégek megadása lehetséges ebben a mezőben. Felviteli segédlet Cég azonosító Cégnév Megjegyzés Cég azonosítójának kiválasztása legördülő listából a cégek törzsből. Megadásával a cégnév mező is felveszi értékét. Cég nevének kiválasztása legördülő listából a cégek törzsből. Megadásával a cég azonosító mező is felveszi értékét. Megjegyzés csatolása az egyes résztvevőkhöz Erőforrások Az erőforrások rögzítésére szolgáló form. Ezek az erőforrások később az eseményeknél feltüntethetőek lesznek, jövőbeli eseménynél az erőforrás foglalása valósítható meg. Beállításának elérése: CRM/Erőforrások Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 72

73 Felviteli segédlet Megnevezés Megjegyzés Erőforrás megnevezése. Megjegyzés csatolása az erőforráshoz. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 73

74 Feljegyzések A CRM modulban lehet feljegyzést rögzíteni, amely később az adott felhasználónál a Naptárban megjelenik. Beállításának elérése: CRM/Feljegyzések Felviteli segédlet Kezdő időpont Befejező időpont Tulajdonos Tárgy Leírás A feljegyzés kezdő időpontjának megadása. A feljegyzés befejező időpontjának megadása. A feljegyzés tulajdonosának kiválasztása legördülő listából a Felhasználók törzsből. A feljegyzés címe, tárgya. A feljegyzés részletes leírása. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 74

75 Naptár Az események naptári bejegyzésként jelennek meg ebben az ablakban. Az eseményeket napi, heti, havi, vagy éves nézetben jelenítheti meg. Alap állapotban a bejelentkezett felhasználóhoz kapcsolódó események, feljegyzések és feladatok láthatók a naptárban, de a Felhasználó mezőben bármely felhasználó kiválasztható, így láthatóvá válnak a hozzá kapcsolódó esemény, feljegyzés és feladat bejegyzések. A naptári bejegyzéseken az egérmutató jobb gombjával kattintva megnyithatja, szerkesztheti, másolhatja és törölheti azokat, a bejegyzés fajtájának megfelelő megjelenő ablakban. Beállításának elérése: CRM/Naptár Felviteli segédlet Csoportosítás Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor több felhasználó kiválasztása esetén egymás felhasználókra mellett láthatja azok naptárbejegyzéseit, segítséget nyújt az összehasonlításban. A felhasználók kiválasztása a legördülő listából történik a felhasználó neve előtti checkbox Felhasználók bekapcsolásával. Naptárbejegyzés Naptárbejegyzés típusának kiválasztása a legördülő listából történik a típus neve előtt Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 75

76 típusa Erőforrás Megjelölés Cég Eseménytípus található checkbox bekapcsolásával. Naptárbejegyzés típusa: Feladat, Esemény, Feljegyzés. Csak azok az események kerülnek megjelenítésre, amelyekhez a kiválasztott erőforrás kapcsolódik. Az erőforrások kiválasztása a legördülő listából történik az erőforrás neve előtt található checkbox bekapcsolásával. Segítségével megjelölésük szerint szűrhetőek a naptárbejegyzések. Egyes cégekre is szűkíthető a találati lista. Az események egyes eseménytípusokra is szűkíthetőek Felhasználói nézet A CRM modulból elérhető Felhasználói nézet form teljes mértékben megegyezik a Törzsadatok/Felhasználók felülettel. Leírását lásd: Felhasználók Eseménytípusok Az események ablakban kiválasztható esemény típusok karbantartására szolgáló felület. Beállításának elérése: CRM/Eseménytípusok Felviteli segédlet Megnevezés Elszámolható idő Mennyiségi egység (ME) Óradíj Inaktív Az eseménytípus megnevezése. Kitöltése kötelező. Az eseményhez kapcsolódó időtartam. Legördülő listából választhatja ki az időtartamhoz kapcsolódó megfelelő mennyiségi egységet. Az eseményhez tartozó óradíj megadása forintban. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 76

77 Számlázandó Megjegyzés Ha az eseménytípus alapértelmezetten számlázandó és minden ilyen eseménytípusba felvett esemény számlázandó lesz alapértelmezetten. Megjegyzés csatolása az eseménytípushoz Esemény eredmények Az események ablakban a megfelelő mezőben kiválasztható esemény eredmények karbantartására szolgáló ablak. Beállításának elérése: CRM/Esemény eredmények Felviteli segédlet Megnevezés Megjegyzés Az esemény eredmény megnevezése. Megjegyzés csatolása az esemény eredményhez. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 77

78 Tevékenységi körök A Cégek form-on kiválasztható tevékenységi körök karbantartására szolgáló ablak. Beállításának elérése: CRM/Tevékenységi körök Felviteli segédlet Kód Megnevezés A tevékenységi kör kódja. A tevékenységi kör megnevezése. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 78

79 Szerződéstípusok A Szerződések form megfelelő mezőjében kiválasztható szerződés típusok rögzítésére, karbantartására szolgáló ablak. Beállításának elérése: CRM/Szerződéstípusok Felviteli segédlet Megnevezés Teljes idő Mennyiségi egység (ME) Prefix Szerződés sablon Megjegyzés A szerződéstípus megnevezése. A szerződésben meghatározott összes felhasználható idő. Legördülő listából, a mennyiségi egységek törzsből választhatja ki a megfelelő mennyiségi egységet. Szerződéstípus előtagja. Legördülő menüből megadható a szerződés sablon. Megjegyzés csatolása szerződéstípushoz. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 79

80 Szerződések A partner cégekkel kötött szerződések karbantartására szolgáló ablak. Az Események ablak, Szerződésszám mezőjének legördülő listájában az itt rögzített szerződés számok jelennek meg. Beállításának elérése: CRM/Szerződések Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 80

81 Általános adatok Felviteli segédlet Szerződésszám Cég neve Érvényes Érvényesség kezdete/vége Projekt Hosszabbítás időtartama ME Hosszabbítás száma Szerződés típusa Dolgozó Automatikus hosszabbítás Számlázási gyakoriság Fizetési mód Generálása történhet automatikusan, és manuálisan is, a program beállításától függően. A partner cég megnevezése. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a szerződés érvényes. A szerződés érvényességi idejének kezdetét és végét határozhatja meg. Amennyiben a szerződés projekthez köthető, úgy itt tudja azt csatolni a szerződéshez. Hosszabbítás időtartamának a megadása. A hosszabbítás időtartamának a mennyiségi egysége. Hosszabbítás számának megadása legördülő menüből. A CRM/Szerződéstípusok menüpontban felvett típusok közül választhat, illetve új szerződéstípus felvételére is van lehetőség, a ikonra kattintva. Amennyiben a szerződéshez kapcsolódik dolgozó, úgy azt legördülő listából itt tudja kiválasztani. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a szerződés lejárta után a megadott időtartammal meghosszabbítja a szerződés érvényességét. Annak a kiválasztása, hogy milyen gyakorisággal számláz az adott szerződés szerint. Fizetési mód kiválasztása legördülő menüből. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 81

82 Számlázás pénzneme Árkategória Számlázás módja Folyamatos teljesítés Számla dátum számítási módja Számlázás napja Teljesítési dátum számítási módja Teljesítés napja Óradíj Teljes idő Felhasznált idő Felhasználható idő ME Termék Szerződés sablon Időkorlátos Számlázá pénznemének kiválasztása legördülő listából. Árkategória kiválasztása. Számlázás módjának megadása legördülő listából. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor folyamatos teljesítés történik. Itt állíthatja be a számla dátum számítási módját. Számlázás napjának beállítása. Itt állíthatja be a teljesítési dátum számítási módját. Teljesítés napjának a beállítása A szerződésben meghatározott óradíj megadása. A szerződésben meghatározott összes felhasználható idő. A céghez kapcsolódó események rögzítésekor megadott idő, amit a program automatikusan levon a teljes időből. A szerződés alapján a cég rendelkezésére álló idő. A teljes idő, felhasznált idő és a felhasználható idő mennyiségi egysége. A Cikkek és szolgáltatások menüpontban felvett termékek közül választhat. Szerződés sablon kiválasztása a CRM/Szerződés sablonok törzsből legördülő menü segítségével. Amennyiben a szerződés időkorlátos, úgy a checkbox-ot be kell kapcsolni. Szerződés tételei A szerződéshez legfontosabb tételei adhatóak meg ezen a fülön. Felviteli segédlet Aktív Cikkszám Cikknév Termékkód Tétel megnevezés Mennyiség ME Egységár ÁFA kulcs ÁFA kezelés Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a külső modul aktív állapotban van. Cikkszám megadása. Termék kiválasztása legördülő listából a cikkek törzsből. Termékkód. Tétel megnevezés. Mennyiség megadása. Mennyiségi egység megadása. Egységár megadása. ÁFA kulcs kiválasztása. ÁFA kezelés beállítása. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 82

83 Nettó érték ÁFA érték Bruttó érték Kapcsolattartó Követéses Követés kezdete Követés vége Eseti Számlázási gyakoriság Utolsó számlázott időszak vége Projekt Megjegyzés Tétel nettó értéke. Tétel ÁFA értéke. Tétel bruttó értéke. Kapcsolattartó kiválasztása a külső modulhoz. Csak azok a kapcsolattartók jelennek meg a listában, amelyek annál a cégnél vannak felvéve a kapcsolattartókhoz, amely céghez készül a szerződés. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a külső modul követéses. Követés kezdeti időpontjának megadása. Követés befejező időpontjának a megadása. Annak jelölése, hogy a tétel eseti. Számlázási gyakoriság. Utolsó számlázott időszak vége. Projekt megadása adott tételnél. Megjegyzés. Bizonylatok A Bizonylatok fül adatai nem szerkeszthetőek. Azok a bizonylatok jelennek meg itt, amelyeknél az adott szerződés ki volt választva. Felviteli segédlet Bizonylattípus csoport Bizonylattípus Bizonylatszám Bizonylat kelte Teljesítés dátuma Nettó érték Bruttó érték A szerződéshez kapcsolódó bizonylat bizonylattípus csoportja. A szerződéshez kapcsolódó bizonylat bizonylattípusa. A szerződéshez kapcsolódó bizonylat száma. A szerződéshez kapcsolódó bizonylat kiállításának kelte. A szerződéshez kapcsolódó bizonylat teljesítési dátuma. A szerződéshez kapcsolódó bizonylat nettó értéke. A szerződéshez kapcsolódó bizonylat Bruttó értéke. Események Az Események fül adatai nem szerkeszthetőek. Azok az események jelennek meg itt, amelyeknél az adott szerződés meg volt adva. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 83

84 Felviteli segédlet Iktatószám Esemény típus Esemény kezdete/vége Felhasználó Lezárt Megjegyzés A szerződéshez kapcsolódó esemény iktatószáma. A szerződéshez kapcsolódó esemény típusa. A szerződéshez kapcsolódó esemény kezdeti és befejező időpontja. A szerződéshez kapcsolódó eseményhez tartozó felhasználó. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a szerződéshez kapcsolódó esemény lezárt esemény. A szerződéshez kapcsolódó eseményhez csatolt megjegyzés. Nem számlázandó cikkcsoportok A nem számlázandó cikkcsoportok jelölhetőek ki ezen a fülön a megfelelő cikkcsoport előtt látható checkbox bekapcsolásával. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 84

85 Szoftver szerződések A szoftver szerződések nyilvántartására, karbantartására szolgáló felület. A szoftver szerződések a Szerződések form-on is megjelennek, adatai onnan is elérhetőek, illetve változtathatóak. Szoftver szerződés rögzítéséhez a Karbantartás/Beállítások menüpontban szükséges beállítani a Szoftver szerződés típusát, ahol az előzetesen felvett szerződéstípusok közül lehet választani. Beállításának elérése: CRM/Szoftver szerződések Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 85

86 Általános adatok Felviteli segédlet Szerződésszám Eredeti szerződésszám Cég Érvényes Érvényesség kezdete/vége Projekt Kalkulált licensz díj Bevezetési óradíj Kalkulált bevezetési díj Teljes projekt büdzsé Tanácsadási idő információk Teljes idő Napló Felhasznált idő Napló Felhasználható idő Fejlesztési idő információk Teljes idő Napló A szerződésszám generálása történhet automatikusan és manuálisan is, rendszerbeállítástól függően. Lehetőség van a szoftver szerződésszáma mellé az eredeti szerződésszám megadására is. Szerződő fél kiválasztása legördülő listából a cégek törzsből. A ikon segítségével további cég rögzíthető az adatbázisban. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a szerződés érvényes. A szerződés érvényességi idejének kezdetét és végét határozhatja meg. A szoftverszerződéshez projektet is meg lehet adni. A kalkulált licensz díj felvitelére használatos mező. A bevezetési óradíj felvitelére használatos mező. Kalkulált bevezetési díj. Teljes projekt büdzsé. A szerződésbe foglalt teljes idő megadása. Azok az élő ajánlatok változtatják, amelyek a kalkulált licensz díjat is változtatják. A teljes idő részleteit jeleníti meg. A szerződés keretében meghatározott teljes időből felhasznált idő. A felhasznált időt azok az események növelik, amelyekhez kapcsolták a szoftverszerződést és beállította hozzá az idő levonását. A felhasznált idő részleteit jeleníti meg. Felhasználható idő= Teljes idő - Felhasznált idő A testreszabás nevű szolgáltatásokat számolja össze azokról az ajánlatokról, amik erre a szerződésre hivatkoznak. A testreszabás egy szolgáltatás a rendszerben, cikktípusa: tanácsadás. (pl az egyedi megrendelők is az ajánlatadóba lesznek felvéve, és a büdzsét növelik, majd licensz díj alapját képzik.) A teljes idő részleteit jeleníti meg. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 86

87 Felhasznált idő Napló Felhasználható idő Azok a számlázandó feladatok, amik ehhez a szoftver szerződéshez tartoznak úgy mint a felette lévőnél, itt is több szerződésen is lehet. Csak azt, ahol a számlázandó pipa be van téve a pénzügyi adatok fülön, és az összeszámolandó idő pedig a tőle jobbra lévő számlázandó idő, vagy ha az üres, akkor a tervezett idő. A felhasznált idő alapját képző összes feladatot hozza. Felhasználható idő= Teljes idő - Felhasznált idő Termékek A szoftver szerződésekhez további termékeket lehet kapcsolni a cikkek törzsből. Felviteli segédlet Aktív Cikkszám Megnevezés Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a termék aktív állapotban van. A termék cikkszámának kiválasztása legördülő listából a cikkek törzsből. A cikkszám kiválasztásával a Megnevezés mező is felveszi értékét. A termék nevének kiválasztása legördülő listából a cikkek törzsből. A megnevezés kiválasztásával a Cikkszám mező is felveszi értékét. Bizonylatok A Bizonylatok fül adatai nem szerkeszthetőek. Azok a bizonylatok jelennek meg itt, amelyeknél az adott szoftver szerződés ki volt választva. Felviteli segédlet Bizonylatszám Bizonylat kelte Nettó érték Bruttó érték A szoftverszerződéshez kapcsolódó bizonylat száma. A szoftverszerződéshez kapcsolódó bizonylat kiállításának kelte. A szoftverszerződéshez kapcsolódó bizonylat Nettó értéke. A szoftverszerződéshez kapcsolódó bizonylat Bruttó értéke. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 87

88 Befizetések A szoftverszerződésekhez kapcsolódó befizetések listázására szolgáló felület. Felviteli segédlet Befizetés dátuma Összeg Könyvelt hónap Cégnév Befizetés dátuma. Befizetett összeg. Annak a feltüntetése, hogy a befizetés mely hónapra lett könyvelve. Cégnév feltüntetése Szerződés sablonok A programban előre rögzített sablonok közül választhat, amikor egy-egy szerződést készít, de lehetőség van további egyedi sablonok fejlesztésére. Illesztésük a programhoz ezen a felületen történik. Beállításának elérése:crm/szerződés sablonok Felviteli segédlet Megnevezés Példányszám Elérési út Szerződés sablon megnevezése. A szerződés nyomtatásakor ennyi példányban készül el a szerződés. Sablon elérési útja. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 88

89 Iktatott dokumentumok Dokumentumok csatolására, iktatására szolgáló felület. Ezek a dokumentumok csatolhatóak bizonylatokhoz, cikkekhez, cégekhez, eseményekhez, projektekhez, szerződésekhez, feladatokhoz, dolgozókhoz, munkalapokhoz, valamint a levelek rendszerbe iktatására is lehetőség van. A dokumentumok iktatása nemcsak ezen a felületen történhet, hanem a felsorolt funkciókhoz tarozó felületeken is lehet új iktatott dokumentumot felvenni. Beállításának elérése: CRM/Iktatott dokumentumok A vezérlő gombsor-táron a hagyományosan megjelenő gombok mellett két további gomb található. Az Esemény létrehozása gomb segítségével lehet erről a form-ról is Új eseményt felvenni és hozzá iktatott dokumentumot csatolni. A Megnyitás gomb segítségével a kijelölt iktatott dokumentum legutóbbi verzióját nyitja meg a program. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 89

90 Általános adatok Felviteli segédlet Iktatószám Kézi iktatószám Az iktatott dokumentum azonosítója. Generálása történhet automatikusan, és manuálisan is, a program beállításától függően. Amennyiben szükség van rá, meg lehet adni kézi iktatószámot is az iktatott dokumentumhoz, ennek megadása után erre az iktatószámra is lehet keresni a rendszerben. Az iktatott dokumentum megnevezése. A dokumentum iktatásának dátuma. Megnevezés Időpont Projekt Kapcsolódó projekt kiválasztása a legördülő listából. Kapcsolattartó Kapcsolódó kapcsolattartó kiválasztása legördülő listából. Tulajdonos Az iktatott dokumentum tulajdonosának kiválasztása legördülő listából. Dokumentum verziók A dokumentumok verziójának meghatározása abban az esetben lehet szükséges, ha egy dokumentumot egy vagy több felhasználó módosít, és az eredeti verziónak meg kell maradnia későbbi felhasználásra. A dokumentum iktatásának a helyén mindig a legnagyobb verziószámú dokumentumot nyitja meg a rendszer. Verzió Időpont Fájl Méret Felviteli segédlet A dokumentum verziószáma. A dokumentum rögzítésének időpontja. A ikon segítségével adható meg az iktatni kívánt dokumentum elérési útvonala. A fájl neve és kiterjesztése jelenik meg ebben a mezőben. A fájl mérete. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 90

91 Dokumentumcsoportok Minden dokumentum besorolható egy vagy több dokumentum csoportba, amelyeket a CRM/Dokumentum csoportok karbantartó ablakban rögzíthet. A dokumentumcsoport kiválasztása a neve előtt található checkbox bekapcsolásával lehetséges. Dokumentum átadása A dokumentum átadását lehet rögzíteni ebben az ablakban. Felviteli segédlet Átadás időpontja Átadó Átvevő Megjegyzés A dokumentum átadásának időpontja. A dokumentumot átadó felhasználó. A dokumentumot átvevő felhasználó. Megjegyzés csatolása a dokumentum átadásához. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 91

92 Kapcsolatok A Kapcsolatok fülön lehet az Iktatott dokumentumot bizonyos felületek adataihoz kapcsolni, így az iktatott dokumentum megjelenhet pl: a kiválasztott cikknél, vagy egy adott bizonylatnál, szerződésnél stb. A hivatkozás becsatolása történhet a Kapcsolatok fülről, vagy az egyes különálló formokról is. Az utóbbi esetben frissítés után a kapcsolatok fülön megjelenik a form-ra utaló hivatkozás, hogy pontosan hová is lett becsatolva az adott dokumentum. Amennyiben a Kapcsolatok fülről indítja az iktatott dokumentum csatolását, úgy az alábbi megjelenő ablakban tudja beállítani a kapcsolatot (a példa Dolgozók kapcsolat beállítására vonatkozik, de a többi kapcsolat beállítása során is ez az ablak jelenik meg hasonlóan): A kapcsolat beállítása után a hivatkozás megjelenik a Kapcsolatok fülön: Felviteli segédlet Hivatkozás típus Azonosító Megnevezés A kapcsolat típusa, gyakorlatilag a form neve, ahol a dokumentum szerepeltetve volt. A form-on található pontos adat azonosítója, amelyhez a dokumentum csatolva volt. A form-on található azonosítóhoz tartozó megnevezés megjelenítése, amelyhez a dokumentum csatolva volt. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 92

93 Iktatott dokumentumok nyomonkövetése A szűrő mezők értelemszerű használatával, kombinálásával lehet nyomon követni a kívánt iktatott dokumentumokat, azt hogy mikor kinek volt átadva, milyen besorolás, illetve tulajdonság értékkel. A dokumentum megnyitása gomb segítségével megtekinthető az adott dokumentum. Beállításának elérése: CRM/Iktatott dokumentumok nyomonkövetése Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 93

94 Dokumentum csoportok Az itt rögzített csoportokba sorolhatók az egyes iktatott dokumentumok. A dokumentumcsoportokra jogosultságot lehet adni az egyes felhasználócsoportoknak a Törzsadatok/Felhasználói csoportok form-on, így csak azok tudják kezelni az adott dokumentumcsoporthoz tartozó iktatott dokumentumokat, amely dokumentumcsoport kezeléséhez jogosultságuk van. A csoportok hierarchikusan is beállíthatóak, amely a fa nézetben könnyen áttekinthető. A csoportok fogd és vidd technikával ágyazhatók egymásba több szinten is. Az egér mutatójával megfogva a megfelelő elemet, rá kell húzni arra az elemre, amely alá helyezni szeretné. Az egyes iktatott dokumentumok az itt felvett csoportokba sorolhatóak a CRM/Iktatott dokumentumok form Dokumentumcsoportok fülön. Beállításának elérése: CRM/Dokumentum csoportok Felviteli segédlet Név Dokumentum csoport megnevezése Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 94

95 Tudásbázis csoportok A tudásbázis csoportok karbantartására szolgáló ablak. A tudásbázis feljegyzések csoportosíthatóságát, egyszerűbb kezelését segíti. Az itt megadott csoportok a tudásbázis feljegyzésekhez lehet kiválasztani. A Tudásbázis csoportok fastruktúra-szerűen jelennek meg a bal oldali menüben, ahol a csoportok egymás alá helyezése a fogd és vidd módszerrel kivitelezhető. Beállításának elérése: CRM/Tudásbázis csoportok Felviteli segédlet Név Tudásbázis csoport neve. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 95

96 Tudásbázis A Tudásbázis nem más, mint a rendszer dolgozói, felhasználói által használható közösségi fórum, ahol olyan feljegyzéseket oszthatnak meg egymással, amelyek később mások számára hasznos információval szolgálhatnak. Beállításának elérése: CRM/Tudásbázis A vezérlő gombsor-táron található Lista ikon segítségével kimutatás készíthető a Tudásbázis feljegyzésekről, számos szűrő mező kombinálásával a megfelelő Előnézeti kép exportálható, nyomtatható és Táblázatos nézetben is kimutatható. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 96

97 Általános adatok Felviteli segédlet Létrehozás időpontja Tulajdonos Tárgy Cikkszám Cikknév Belső Elszámolható Projekt Cég Leírás A tudásbázis feljegyzés létrehozásának időpontja. A tudásbázis feljegyzés tulajdonosa, aki készítette a feljegyzést. A tudásbázis feljegyzés tárgyának, témájának megadása. A tudásbázis feljegyzéshez lehet megadni cikket, a cikkek törzsből. A cikkszám kiválasztásával a Cikknév mező is felveszi értékét. A tudásbázis feljegyzéshez lehet megadni cikket, a cikkek törzsből. A cikknév kiválasztásával a Cikkszám mező is felveszi értékét. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor csak a belső felhasználói körbe tartozó felhasználók láthatják a tudásbázis feljegyzést. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a feljegyzés elszámolható. A tudásbázis feljegyzéshez lehet megadni projektet, a projektek törzsből. A tudásbázis feljegyzéshez lehet megadni céget, a cégek törzsből. Ha nem talál a listában megfelelő céget, akkor a ikon segítségével lehetséges új cég felvitele. A tudásbázis feljegyzés leírása. Tudásbázis csoportok A tudásbázis csoportba sorolása a tudásbázis csoportok neve előtt található checkbox bekapcsolásával történik. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 97

98 Kulcsszavak A tudásbázis feljegyzésekhez megadhatóak kulcsszavak, melyek később megkönnyíthetik a feljegyzés keresését. Feljegyzések A tudásbázis feljegyzésekhez további hagyományos feljegyzéseket lehet csatolni. Felviteli segédlet Létrehozva Létrehozó Téma Feljegyzés A feljegyzés létrehozásának dátuma A feljegyzést létrahozó felhasználó. A feljegyzés témája. A feljegyzés leírása. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 98

99 3.4. Kimutatások Minden kimutatás készítése a kimutatás adatainak beállításával kezdődik. Ezeket a beállításokat a menüpont aktiválása után megjelenő beállító ablakban rögzítheti. A beállító ablak a kimutatástól függően egyedi, más és más beállítási lehetőségeket tartalmaz. Ami minden ablakban ugyanaz, az a nyomtatási beállítások. A kimutatás megjelenítésére több lehetőség is adott, melyet a nyomtatási mód rádiógombokkal határozhat meg. A kimutatás készítése a beállítás után a Tovább nyomógombra kattintva történik. Előnézet: A kimutatás a képernyőn jelenik meg. A kimutatást lehet nagyítani, kicsinyíteni, lapozgatni. Az előnézeti ablakból a kimutatás nyomtatható, és a több formátumban exportálható (pl. Excel, Szövegfájl, PDF, stb.). megtekintés, ellenőrzés után a ikonra kattintva történik a nyomtatás. Nyomtatás: kimutatás nem jelenik meg a képernyőn, hanem egyből nyomtatásra kerül, a megadott nyomtatóra, és példányszámban. Exportálás: A kimutatás többféle formátumban tárolható. Nem jelenik meg a képernyőn, hanem egyből megtörténik a kimutatás exportálása. Táblázat: A kimutatás táblázatos formában jelenik meg a képernyőn, a táblázat elemei tetszés szerint szűrhetők, rendezhetők, de a nyomtatására nincs lehetőség. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 99

100 Vonalkód nyomtatás Cikk vonalkód nyomtatás A funkció a cikkek vonalkódjának nyomtatását teszi lehetővé. A nyomtatandó cikkek listája szűrhető cikkcsoport szerint, de kiválogathatók a cikkek a megjelenített cikklistából is. A nyomtatás A4 es méretű papírra történik, 2 oszlopban, és 8 sorban. A nyomtatás előtt beállítható, hogy a papír melyik oszlopában, melyik sorában legyen az első címke. Ez a beállítási lehetőség öntapadós címkéket tartalmazó papír esetében hasznos. Beállításának elérése: Kimutatások/Vonalkód nyomtatás/cikk vonalkód nyomtatás Felviteli segédlet Kezdő pozíció (Sor-Oszlop) Példány Cikkek rendezési elve Annak a beállítása, hogy hányadik sortól és hányadik oszloptól kezdje el a vonalkódok kiosztását az A/4-es papíron. Annak megadása, hogy hány példányban kerüljön nyomtatásra a cikk vonalkód. Itt állítható be, hogy a kimutatás találati listája cikkszám, vagy cikk megnevezés alapján legyen rendezve. Cikkcsoportok A kimutatáson csak azok a cikkek szerepelnek, amelyek itt kijelölt cikkcsoportok valamelyikébe tartoznak. A cikkcsoport kiválasztása a neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a táblázat valamelyik mezőjébe kattintva lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes cikkcsoport kijelölhető. Cikkek A kimutatáson csak azok a cikkek szerepelnek, amelyek itt be voltak jelölve. A cikkek kiválasztása a cikknév előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes cikk kijelölhető. Nyomtatási beállítások Itt állíthatja be, hogy a kimutatásról előnézeti kép készüljön, nyomtassa ki (példányszám is állítható), exportálja fájlba vagy táblázatban jelenítse meg. Állítható továbbá az, hogy a nyomtatás időpontja megjelenjen-e a kimutatáson. A nyomtatott lapon szerepel a cikkek megnevezése, cikkszáma, PLU azonosítója, vonalkódja, és a vonalkód karakteres formában. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 100

101 Cég vonalkód nyomtatás A cégek vonalkódjának nyomtatása hasonlóan történik, mint a cikk vonalkód nyomtatás, csak itt a cégek listájából választhatja ki a nyomtatványra kerülőket, vagy cégcsoportok meghatározásával választhatja ki a nyomtatandó cégeket. Ezekre a vonalkódokra mobil eszközök alkalmazásakor lehet szükség. Beállításának elérése: Kimutatások/Vonalkód nyomtatás/cég vonalkód nyomtatás Beállítások Kezdő pozíció (Sor-Oszlop) Felviteli segédlet Annak a beállítása, hogy hányadik sortól és hányadik oszloptól kezdje el a vonalkódok kiosztását az A/4-es papíron. Cégcsoportok A kimutatáson csak azok a cégek szerepelnek, amelyek az itt kijelölt cégcsoportok valamelyikébe tartoznak. A cégcsoport kiválasztása a neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a táblázat valamelyik mezőjébe kattintva lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes cégcsoport kijelölhető. Cégek A kimutatáson azok a cégek szerepelnek, amelyek itt be voltak jelölve. A cégek kiválasztása a nevük előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a táblázat valamelyik mezőjébe kattintva lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes cég kijelölhető. Nyomtatási beállítások Itt állíthatja be, hogy a kimutatásról előnézeti kép készüljön, nyomtassa ki (példányszám is állítható), vagy exportálja fájlba. Állítható továbbá az, hogy a nyomtatás időpontja megjelenjen-e a kimutatáson. A nyomtatott papíron megjelenik a cégek neve, vonalkódja, és a vonalkód karakteres formában, amely a cég azonosítója. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 101

102 Egyéb listák Cikkcsoport hierarchia A fastruktúra-szerű kimutatás azokat a cikkeket jeleníti meg, amelyek valamelyik cikkcsoportba lettek sorolva. A cikkek megjelenítése a cikkcsoport hierarchiával együtt látható a kimutatáson. Beállításának elérése: Kimutatások/Egyéb listák/cikkcsoport hierarchia Beállítások Felviteli segédlet Cikkcsoportba nem sorolt cikkek megjelenítése Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a cikkcsoportba nem sorolt cikkek is megjelenne a kimutatáson. Nyomtatási beállítások Itt állíthatja be, hogy a kimutatásról előnézeti kép készüljön, nyomtassa ki (példányszám is állítható), exportálja fájlba vagy táblázatban jelenítse meg. Állítható továbbá a páros sorok kiemelése és az, hogy a nyomtatás időpontja megjelenjen-e a kimutatáson Cikklista készítése Ez a funkció a cikktörzs exportálására szolgál. Az exportálás Excel táblázatba történik. Beállításának elérése: Kimutatások/Egyéb listák/cikklista készítése Felviteli segédlet Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 102

103 Excel állomány útvonala Cikkek rendezési elve A készítendő Excel fál útvonalának megadása történik ebben a mezőben. Az útvonal megadásához használhatja a ikont is. Itt állítható be, hogy a kimutatás találati listája cikkszám, vagy cikk megnevezés alapján legyen rendezve. Cikkcsoportok Csak azok a cikkek kerülnek exportálásra, amelyek a kijelölt cikkcsoportba tartoznak. A cikkcsoport kiválasztása a neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a táblázat valamelyik mezőjébe kattintva lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes cikkcsoport kijelölhető. Megjelenítendő árkategóriák Csak azokhoz az árak kerülnek exportálásra, amelyek az itt meghatározott árkategóriához tartoznak. Az árkategóriák kiválasztása az árkategória neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes árkategória kijelölhető. Megjelenítendő tulajdonságok Azok a tulajdonságok, amelyeket itt bejelöl, megjelennek az export állományban. A tulajdonságok kiválasztása a tulajdonság neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes tulajdonság kijelölhető. Megjelenítendő besorolások Azok a besorolások, amelyeket itt bejelöl, megjelennek az export állományban. A besorolások kiválasztása a besorolás neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes besorolás kijelölhető Cégek listája A cégtörzsben rögzített cégekről készíthet listát, több féle beállítási lehetőséget alkalmazva. Beállításának elérése: Kimutatások/Egyéb listák/cégek listája Felviteli segédlet Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 103

104 Levelezési cím megjelenítése Azonosító megjelenítése Cégcsoport bontás látható Elérhetőségek láthatóak (Tel.szám, Fax, ) Kapcsolattartók láthatóak Cég megjegyzés látható Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a levelezési címet is megjeleníti. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a cégazonosítót is megjeleníti. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor cégcsoportonkénti bontásban jeleníti meg a cégeket. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a kimutatáson láthatóak lesznek a cégnél rögzített elérhetőségek is. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a kimutatáson láthatóak lesznek az egyes cégeknél rögzített kapcsolattartók is. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a kimutatáson látható lesz a cégeknél rögzített cégmegjegyzés is. Megyék A kimutatáson csak azok a megyék szerepelnek, amelyek itt be voltak jelölve. A megyék kiválasztása a megye neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes megye kijelölhető. Cégcsoportok A kimutatáson csak azok a cégek szerepelnek, amelyek az itt kijelölt cégcsoportok valamelyikébe tartoznak. A cégcsoport kiválasztása a neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a táblázat valamelyik mezőjébe kattintva lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes cégcsoport kijelölhető. Nyomtatási beállítások Itt állíthatja be, hogy a kimutatásról előnézeti kép készüljön, nyomtassa ki (példányszám is állítható), exportálja fájlba vagy táblázatban jelenítse meg. Állítható továbbá a páros sorok kiemelése és az, hogy a nyomtatás időpontja megjelenjen-e a kimutatáson CRM kimutatások Partnerek eseményei A CRM rendszerhez kapcsolódó kimutatás. Megjeleníti a partner cégekhez kapcsolódó eseményeket. Beállításának elérése: Kimutatások/CRM kimutatások/partnerek eseményei Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 104

105 Lezártság Státusz Tanácsadó felé elszámolva Rövid leírás megjelenítése Megjegyzés megjelenítése Utazás elszámolása Időszak választás Felviteli segédlet Itt tudja beállítani, hogy mely események szerepeljenek a kimutatáson. Legördülő listából állíthatja be, hogy mely fizetési státuszba eső eseményekről kívánja elkészíteni a kimutatást. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a kimutatáson a rövid leírás is szerepelni fog. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor a kimutatáson a megjegyzés is szerepelni fog. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor az eseményekhez kapcsolódó utazás is elszámolásra kerül. A Km díj a szöveges mezőbe beírható. A kimutatás időszakának kiválasztására több lehetőség is adott, a megfelelő rádiógombok értelemszerű bejelölésével. Nincs időszak szűrés: Időszak megjelölése nélküli kimutatás készül. Év: Időszak szűrés évének kiválasztása a rádiógomb melletti mezőben. Hónap: Időszak szűrés hónapra nézve, kiválasztása legördülő menüből. Előző: Előző Nap, Hét, Hónap, Év, a kiválasztottról készül a kimutatás. Időszak: Dátumtól-dátumig terjedő időszakra készíthetünk kimutatást. Eseménytípusok A kimutatáson csak azok az események szerepelnek, amelyek az itt bejelölt eseménytípusok valamelyikébe tartoznak. Az eseménytípusok kiválasztása az eseménytípus neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes eseménytípus kijelölhető. Felhasználók A kimutatáson csak azok az események szerepelnek, amelyek az itt bejelölt felhasználók valamelyikéhez tartoznak. Az felhasználók kiválasztása a felhasználó neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 105

106 Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes felhasználó kijelölhető. Cégek A kimutatáson csak azok az események szerepelnek, amelyek az itt bejelölt cégek valamelyikéhez tartoznak. A cégek kiválasztása a cég neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes cég kijelölhető. Projektek A kimutatáson csak azok az események szerepelnek, amelyek az itt bejelölt projektek valamelyikéhez tartoznak. A projektek kiválasztása a pojekt neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes projekt kijelölhető. Kapcsolattartók A kimutatáson csak azok a kapcsolattartók szerepelnek, amelyek itt be voltak jelölve. A kapcsolattartók kiválasztása a kapcsolattartó neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes kapcsolattartó kijelölhető. Cikkek A kimutatáson csak azok a cikkek szerepelnek, amelyek itt be voltak jelölve. A cikkek kiválasztása a cikknév előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes cikk kijelölhető. Nyomtatási beállítások Itt állíthatja be, hogy a kimutatásról előnézeti kép készüljön, nyomtassa ki (példányszám is állítható), exportálja fájlba vagy táblázatban jelenítse meg. A kimutatás grafikonos nézetben is lekérhető. Állítható továbbá a páros sorok kiemelése és az, hogy a nyomtatás időpontja megjelenjen-e a kimutatáson Partner statisztika A CRM rendszerhez kapcsolódó kimutatás. Statisztikai jellegű kimutatás, a partner cégekhez kapcsolódó eseményekről. A kimutatás összesíti a cégekhez kapcsolódó események számát, és megjeleníti az eseményeknél meghatározott munkaidőket összesítve. Beállításának elérése: Kimutatások/CRM kimutatások/partner statisztika Időszak A kimutatás időszakának kiválasztására több lehetőség is adott, a megfelelő rádiógombok értelemszerű bejelölésével. Nincs időszak szűrés: Időszak megjelölése nélküli kimutatás készül. Év: Időszak szűrés évének kiválasztása a rádiógomb melletti mezőben. Hónap: Időszak szűrés hónapra nézve, kiválasztása legördülő menüből. Előző: Előző Nap, Hét, Hónap, Év, a kiválasztottról készül a kimutatás. Időszak: Dátumtól-dátumig terjedő időszakra készíthetünk kimutatást. Cégek A kimutatáson csak azoknak az eseményeknek az összesítése jelenik,meg, amelyek az itt kiválasztott cégekhez kapcsolódnak. A cégek kiválasztása a cég neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes cég kijelölhető. Nyomtatási beállítások Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 106

107 Itt állíthatja be, hogy a kimutatásról előnézeti kép készüljön, nyomtassa ki (példányszám is állítható), exportálja fájlba vagy táblázatban jelenítse meg. Állítható továbbá a páros sorok kiemelése és az, hogy a nyomtatás időpontja megjelenjen-e a kimutatáson Felhasználók teendői A CRM rendszerhez kapcsolódó kimutatás. Listázza a dolgozók által elvégzett, vagy még nyitott eseményeket, és összesíti a darabszámukat. Beállításának elérése: Kimutatások/CRM kimutatások/felhasználók teendői Időszak A kimutatás időszakának kiválasztására több lehetőség is adott, a megfelelő rádiógombok értelemszerű bejelölésével. Nincs időszak szűrés: Időszak megjelölése nélküli kimutatás készül. Év: Időszak szűrés évének kiválasztása a rádiógomb melletti mezőben. Hónap: Időszak szűrés hónapra nézve, kiválasztása legördülő menüből. Előző: Előző Nap, Hét, Hónap, Év, a kiválasztottról készül a kimutatás. Időszak: Dátumtól-dátumig terjedő időszakra készíthetünk kimutatást. Felhasználók A kimutatáson csak azok a felhasználók szerepelnek, amelyek itt be voltak jelölve. A felhasználók kiválasztása a nevük előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes felhasználó kijelölhető Egyéb beállítások Meghatározható, hogy milyen státuszú események jelenjenek meg a kimutatáson. Nyomtatási beállítások Itt állíthatja be, hogy a kimutatásról előnézeti kép készüljön, nyomtassa ki (példányszám is állítható), exportálja fájlba vagy táblázatban jelenítse meg. Állítható továbbá a páros sorok kiemelése és az, hogy a nyomtatás időpontja megjelenjen-e a kimutatáson. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 107

108 Események elszámolása A CRM rendszerben rögzített események elszámolására, áttekintésére szolgáló felület. Beállításának elérése: Kimutatások/CRM kimutatások/események elszámolása Beállítások Felviteli segédlet Státusz Események részletezése Tanácsadó felé elszámolva Időszak választás Azok az események lesznek rajta a kimutatáson, amelyek fizetési státusza az itt megjelöltek valamelyikébe tartozik. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor az események részletei is megjelennek a kimutatáson. A kimutatás időszakának kiválasztására több lehetőség is adott, a megfelelő rádiógombok értelemszerű bejelölésével. Év: Időszak szűrés évének kiválasztása a rádiógomb melletti mezőben. Hónap: Időszak szűrés hónapra nézve, kiválasztása legördülő menüből. Előző: Előző Nap, Hét, Hónap, Év, a kiválasztottról készül a kimutatás. Időszak: Dátumtól-dátumig terjedő időszakra készíthetünk kimutatást. Eseménytípusok A kimutatáson csak azok az események szerepelnek, amelyek az itt bejelölt eseménytípusok valamelyikébe tartoznak. Az eseménytípusok kiválasztása az eseménytípus neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes eseménytípus kijelölhető. Projektek A kimutatáson csak azok az események szerepelnek, amelyek az itt bejelölt projektek valamelyikéhez tartoznak. A projektek kiválasztása a projekt neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes projekt kijelölhető. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 108

109 Felhasználó A kimutatáson csak azok az események szerepelnek, amelyek az itt bejelölt felhasználók valamelyikéhez tartoznak. Az felhasználók kiválasztása a felhasználó neve előtt látható checkbox bekapcsolásával történik. Keresni a lista feletti szűrő mezőkben lehet. A Mind kijelölése checkbox segítségével az összes felhasználó kijelölhető. Nyomtatási beállítások Itt állíthatja be, hogy a kimutatásról előnézeti kép készüljön, nyomtassa ki (példányszám is állítható), exportálja fájlba vagy táblázatban jelenítse meg. Állítható továbbá a páros sorok kiemelése és az, hogy a nyomtatás időpontja megjelenjen-e a kimutatáson. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 109

110 3.5. Karbantartás Technikai segítségnyújtás Állapotjelentés Ennek a menüpontnak az aktiválásával állapotjelentést, hibaüzenetet küldhet az interneten keresztül, amellyel hozzájárulhat a gyors, hatékony hibajavításhoz. A hibaüzenet küldésének alapfeltétele, hogy a számítógépen internet kapcsolat legyen. Beállításának elérése: Karbantartás/Technikai segítségnyújtás/állapotjelentés Név Állapot rövid leírása Időszak kezdete / Időszak vége Felviteli segédlet Ide kerül a küldő cég neve automatikusan. Ide kerül a küldő alapértelmezett címeautomatikusan. Ez tetszés szerint átírható Itt röviden, pár mondatban leírhatja a tapasztalt hibát. Ez a hibaüzenet megjelenik a support, tanácsadó és fejlesztő munkatársaknál, így a hibakeresési és elhárítási idő lényegesen lerövidül. Annak beállítása, hogy mely időszak eseményeit küldje el a rendszer. Az időszak kezdetét és végét legördülő listában állíthatja be. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 110

111 Adatbázis másolat küldése (AJÁNLOTT!) Téma Dokumentum adatbázis küldése Teszt A cégeknek ajánlott, hogy ezt a checkbox-ot bekapcsolva hagyják, így adatbázisukról másolatot küldenek. Munkatársaink az adatbázis másolat segítségével lényegesen rövidebb idő alatt tudják megoldani a problémát. Legördülő listából választhatja ki, hogy milyen célból küldte az Állapotjelentést. Több téma is kiválasztható, a témák neve előtt látható checkbox segítségével. Ha a checkbox-ot bekapcsolja, akkor a dokumentumokat tároló adatbázisról is küld másolatot az állapotjelentés mellé. Akkor célszerű ezta kapcsolót használni, ha a dokumentumokkal kapcsolatban áll fenn kérdés vagy probléma. Ezt a checkbox-ot csak a tanácsadók használják. Ha bekapcsolja, akkor az állapotjelentésről nem küld külön t, csak az adatbázis másolatot Adatkarbantartás Az Adatkarbantartás menüpontban van lehetőség az adatok teljes körű karbantartására, az importálási lehetőségek legnagyobb része is itt található. Az alábbiakban láthatja az Adatkarbantartás menüben található menüpontok részletes leírását Adatbázis tömörítés Ha az adatbázis mérete túl nagy helyet foglal, akkor lehetőség van az adatbázis tömörítésére, ami azt jelenti, hogy a háttérben feleslegesen tárolt adatokat tömöríti egybe, ezáltal kisebb lesz az adatbázis mérete. Az adatbázis tömörítéskor csak az adatbázis tömörítést végző felhasználó legyen bejelentkezve a rendszerbe, és a funkció használata előtt készítsen biztonsági mentést az adatbázisról. Beállításának elérése: Karbantartás/Adatkarbantartás/Adatbázis tömörítés A tömörítés előtt a rendszer információs üzenetet küld: Az adatbázis tömörítése után szintén egy információs ablakban értesíti a felhasználót az adatbázis tömörítés sikerességéről. Az adatbázis tömörítése után lehetőség van a dokumentumos adatbázis tömörítésére is. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 111

112 Biztonsági mentés Az adatbázis biztonsági mentésére több lehetőség is adott. Beállítható bizonyos időközönként, illetve indításkor automatikusan. A Biztonsági mentés pontban manuálisan is menthető az adatbázis. A menüpont kiválasztásával a program biztonsági mentést készít az adatbázisáról, így bármilyen adatbázis sérülés esetén (ez nem jellemző a Firebird adatbázisokra) a mentéskori állapot gyorsan visszaállítható tanácsadóink segítségével. A biztonsági mentés a Beállításoknál meghatározott mappába történik. Beállításának elérése: Karbantartás/Adatkarbantartás/Biztonsági mentés A biztonsági mentés előtt információs ablak jelenik meg. A Tovább gomb megnyomása után megjelenik az elérési út választása ablak. Az itt megadott helyre küldi a program a biztonsági mentést. Az elérési utat módosíthatja a ikonra kattintva. A Rendben gomb megnyomása után rákérdez, hogy kívánja-e menteni a dokumentumos adatbázist is. Ezután nem sokkal információs ablak jelenik meg. A biztonsági mentés elkészült! Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 112

113 Adatbázis takarítás Amennyiben cége több licensszel rendelkezik, azaz több felhasználó léphet be a rendszerbe, akkor használható ez a funkció. Ha egy valamilyen hálózati hiba miatt (pl. leáll a szerver) bent ragad egy felhasználó a rendszerben, akkor ezzel a művelettel helyrehozható a probléma. A probléma helyrehozása csak úgy lehetséges, ha egy másik felhasználó is bejelentkezik a rendszerbe és alkalmazza ezt az Adatbázis takarítás menüpontot. Beállításának elérése: Karbantartás/Adatkarbantartás/Adatbázis takarítás A menüpontot aktiválva figyelmeztető ablak jelenik meg. A Tovább gomb megnyomása után listából választhat ki további műveleteket az adatbázis takarítás mellett, így nem kell azokat a különböző menüpontokból kézzel elindítania, hanem innen is elindíthatja egyszerre az összes kívánt műveletet. Az Indít gomb megnyomása után információs ablak jelenik meg. Az adatbázis takarítás sikeresen befejeződött! Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 113

114 Dokumentumok takarítása Előfordulhatnak olyan esetek, hogy valamilyen oknál fogva az adatbázisban már nincs hivatkozás a dokumentumos adatbázis fájljaira. Ha a felhasználó futtatja a dokumentumok takarítását, akkor az végignéz minden dokumentumot a dokumentumokat tartalmazó adatbázisban, és törli a feleslegeseket. Beállításának elérése: Karbantartás/Adatkarbantartás/Dokumentumok takarítása A dokumentumok takarítása után a rendszer üzenetet küld: Szöveg keresése adatbázisban Ennek a funkciónak a segítségével az adatbázisban szövegre, szöveg részletre lehet keresni. A táblázatban látható lesz a szövegrészlet pontos helye az adatbázison belül. Beállításának elérése: Karbantartás/Adatkarbantartás/Szöveg keresése adatbázisban Felviteli segédlet Partner modul Keresendő szöveg Alkalmaz Leállít Annak a modulnak a kiválasztása a listából, amelyiken belül keresni szeretne a szövegre, szövegrészletre. A keresendő szöveg, szövegrészlet megadására alkalmas mező. Az Alkalmaz gomb megnyomásával elindul a lekérdezés. A keresés félbeszakítható a Leállít gombbal. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 114

115 Importálás A Helix program lehetőséget biztosít arra, hogy a rendszerbe már egy Excel táblázatban meglévő adatokat beimportáljon bizonyos alap import fájlok használatával. A rendszerbe számos importálási lehetőség van, ilyen importálható adatok: Cikktörzs; Cikkek képei; Cikkcsoportok; Cégenkénti cikkszámok; Katalógusok; Kiegészítő mennyiségi egységek, Cégtörzs; Cégenkénti cikkek; Cégek kapcsolattartóinak adatai; Nyitókészlet; Bizonylatok; Felhasználók; Projektek; Dolgozó jelenléti ív riport; Események; Szerződések; Szervizelt készülékek; Idegen megnevezés; és Forrásjegyzék importálása erről a felületről. Kivételt képez az Akciók importálása, mely a Forgalom/Akciók form-ról érhető el Új felvitel vagy Szerkesztés módban. Az alap import fájlok második INFORMÁCIÓK munkalapján hasznos információkat talál a fájl használatának szabályairól. Ezeket az Információkat alább az egyes import típusok bemutatásakor is megtalálhatja. Az Import fájlokban található oszlopok sorrendisége, adott, ezeket változtatni nem szabad, különben nem fog teljesülni az importálás. Beállításának elérése: Karbantartás/Adatkarbantartás/Importálás Cikk betöltés A program lehetőséget biztosít a cikktörzs feltöltésére egy meghatározott oszlop sorrendű Excel táblázat segítségével. Importálás után az adatok a Törzsadatok/Cikkek és szolgáltatások form-on tekinthetőek meg. Beállításának elérése: Karbantartás/Adatkarbantartás/Importálás/Cikk betöltés Ahhoz, hogy a rendszer azonosítani tudja az Excel táblázat oszlopaiban rögzített adatokat, a táblázatnak meg kell felelnie az alábbi feltételeknek: Az első sor az oszlop fejléceket tartalmazza, tehát nem kerül konvertálásra A sorok között ne legyen üres sor. A katalógus importálás során csak az Excel munkafüzet első munkalapján található adatok kerülnek át az adatbázisba. A további oszlopokba tetszőlegesen lehet tulajdonságokat, besorolásokat, termékcsoportokat, idegen megnevezéseket felvenni. Ha a cikk import a megadott cikkszámmal talál cikket, akkor annak az adatait frissíti. Rakhelyet nem vesz fel. Csak egy csomagolási módot lehet importálni, ha a cikkhez több csomagolási mód is meg van adva, azok el fognak veszni. Cikkszám megadása: o Ha a Partner rendszerben az automatikus Cikkszám-képzés Igen-re van állítva, akkor a rendszerben már adott cikkszámmal szereplő cikkek adatait felülírja az xls importálásakor, a többi a rendszerben még nem szereplő cikkszám esetében új cikknél bármilyen cikkszám van az xls-ben megadva, akkor is az utolsó rendszerben szereplő cikkszám után következő cikkszámmal oszja ki a cikkazonosítókat. Példa: Ha a rendszerben van egy darab cikk 12-es cikkazonosítóval és az xls-ben 15 db cikk szerepel 1től 15-ig cikkazonosítókkal, akkor a 12-es cikkazonosítójú cikk adatait felülírja a rendszer az xls alapján, a többi cikk cikkazonosítója pedig 13-tól indul. o Ha a Partner rendszerbenben az automatikus Cikkszám-képzés Nem-re van állítva, akkor az xls adatait csak akkor veszi át a rendszer, ha a cikkszámok az xls-ben meg voltak adva (ekkor kötelező kitölteni a Cikkszám oszlopot). Ilyenkor a rendszer pontosan követi az xls-ben magadott cikkszámokat, ha szerepel a rendszerben, akkor felülírja az xls-ben szereplő adatokkal, ha nem akkor azon a cikkszámon veszi fel, amelyiken az xls-ben meg volt adva. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 115

116 Frissítés módot választva az importáláskor, csak azok az oszlopok frissítődnek, amelyekben van adat. A cikk azonosítása cikkszám alapján történik. A szortiment dimenziókat pontosvesszővel kell elválasztani egymástól.(nem kell szóköz!) Pl.: Szín; Méret Ha nem talál minőséget kód és név alapján, akkor új minőséget vesz fel. Ha a besorolás alapú cikknév képzés értéke 1, akkor írja felül a cikk nevét, ha a képzett név nem üres, egyébként marad az eredeti cikknév. A cikk árak alatt van egy chekbox, ha az be van pipálva, akkor mindegyik cikkár után a Fix ár következik, Ha üres, akkor 0 értéket kap. A cikk import fájl első munkalapján található oszlopok adatait az alábbi táblázat tartalmazza. A táblázatban található adatok az egérmutatóval az import fájl oszlopneveire állva szintén megjelennek egy Megjegyzés mezőben. Amelyik oszlopnév piros színű, annak a megadása kötelező, különben a sor nem kerül importálásra. Oszlop Mező tartalma Max. méret Kötelezőe Típus 1 Cikkszám 25 karakter igen szöveges 2 Cikk megnevezése 50 karakter igen szöveges 3 Mennyiségi egység (jele) 50 karakter igen szöveges 4 Váltószám nem valós szám 5 Kiegészítő mennyiségi egység 50 karakter nem szöveges 6 Vámtarifa szám 20 karakter nem szöveges 7 Leírás (megjegyzés) 500 karakter nem szöveges 8 Vonalkód 25 karakter nem szöveges 9 Szín 50 karakter nem szöveges 10 Méret 50 karakter nem szöveges 11 Anyag 50 karakter nem szöveges 12 Alternatív cikkszám #1 25 karakter nem szöveges 13 Alternatív cikkszám #2 25 karakter nem szöveges 14 Minimális készletszint nem valós szám 15 Optimális készletszint nem valós szám 16 Maximális készletszint nem valós szám Lehetséges értékek Ha üres, akkor null értéket kap. Ha üres, akkor null értéket kap. Ha üres, akkor null értéket kap. 17 Alapértelmezett bejövő rakhely 10 karakter nem szöveges 18 Alapértelmezett kimenő rakhely 10 karakter nem szöveges 19 Rakhelykezelt igen egész szám 0 (nem), 1 (igen) 20 Gyáriszámkezelt igen egész szám 0 (nem), 1 (igen) 21 Sarzskezelt igen egész szám 0 (nem), 1 (igen) 22 Modellszám 50 karakter nem szöveges 23 Polc 20 karakter nem szöveges 24 Alapértelmezett kimenő árkategória 50 karakter nem szöveges 25 Alapértelmezett bejövő árkategória 50 karakter nem szöveges 26 Alapértelmezett bejövő raktár Azonosítója 25 karakter nem szöveges 27 Alapértelmezett kimenő raktár azonosítója 25 karakter nem szöveges 28 Állapot igen egész szám Aktív=0 Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 116

117 Megszűnt=1 Megszűnő=2 29 Csomagolási mód neve 50 karakter nem szöveges 30 csomagolási mód mennyiség (Cikk alap. ME-ben) nem valós 31 Alapértelmezett beszállító 100 karakter nem szöveges 32 ÁFA kulcs rövid neve 20 karakter nem szöveges 33 Bruttó súly nem valós szám 34 Bruttó súly mennyiségi egység 50 karakter nem szöveges 35 Használati utasítás nem szöveges 36 Csak exportra igen egész szám 0 (nem), 1 (igen) 37 Származási ország 50 karakter nem szöveges 38 Új termék igen egész szám 0 (nem), 1 (igen) 39 Szortiment dimenziók 1000 karakter nem szöveges 40 Minőség kód nem egész szám 41 Minőség név 50 karakter nem szöveges 42 Akció módosító szorzó nem valós szám Ha üres, akkor 1 értékkel tölti fel. 43 Besorolás alapú cikknév képzés nem egész szám Ha üres, akkor 0 értékkel tölti fel. 44 Ármátrix cikkcsoport 70 karakter nem szöveges A további oszlopok a cikk importálás beállításánál hozzárendelhetők a megfelelő tulajdonságokhoz, besorolásokhoz, vagy árkategóriákhoz. A hozzárendelés az oszlop számának megadásával történik. Az oszlopok számozása az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.), tehát az első plusz hozzárendelhető oszlop száma 45. Általános beállítások Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 117

118 Elérési út Kezdő oszlop sorszám Záró oszlop sorszám Frissítéskor csak az értékeket tartalmazó mezők frissítése Feltöltés alapértékekkel Betöltés Felviteli segédlet Az importálandó Excel állomány elérési útvonalát a ikonra kattintva lehet kiválasztani, tallózó ablakból. Ha egy adott cikk egyszerre több cikkcsoportba is tartozik, akkor a cikkek mellett több cikkcsoport oszlopnak kell szerepelnie. Itt adhatja meg a cikkcsoport oszlopok kezdő oszlopának sorszámát. (Az Excel programban akkor látható az oszlopok betűjelzése helyett számjelzés, ha az Eszközök/Beállítások/Általános fülön bekapcsolja az S101 hivatkozási stílus checkbox-ot). Ha egy adott cikk egyszerre több cikkcsoportba is tartozik, akkor a cikkek mellett több cikkcsoport oszlopnak kell szerepelnie. Itt adhatja meg a cikkcsoport oszlopok záró oszlopának sorszámát. Az adatok frissítésének gyorsítását segítő funkció. Ha a checkbox be van kapcsolva, akkor az import fájlból minden olyan nem kötelező mező kitörölhető, amely nem változott az alap állapothoz képest. Így csak azoknak a celláknak az értékét fogja vizsgálni importáláskor, melyek tartalmaznak adatot. Az adatot tartalmazó cellákkal felülírja az adott mezőt, a többi adat pedig változatlan marad az adatbázisban. Az azonosítás alapja a cikkszám. A Feltöltés alapértékekkel nyomógomb segítségével alapértékekkel tölti fel a kezdő-, záró oszlop sorszám mezőket, valamint az árak, tulajdonságok, besorolások és idegen megnevezések oszlopának sorszámát. Ez az alapérték rendszerbeállítástól függ, a mezőkbe kattintva módosítható. A Betöltés nyomógombra kattintva indíthatja az adatok importálását. Árak A korábban rögzített árkategóriákhoz rendelhet hozzá oszlopokat, az oszlopok számának megadásával. Azokhoz az árkategóriákhoz, amelyekhez nem akar hozzárendelni értéket, nem kell üres oszlopot felvenni az Excel táblázatban, itt az oszlop sorszáma 0 legyen. Az oszlopok számozása mindig az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.). Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 118

119 Tulajdonságok A Partner programban rögzített tulajdonságokhoz rendelhet hozzá Excel táblázat oszlopokat. Az alábbi ábrán a példa kedvéért láthatóan négy tulajdonság lett rögzítve, és ezekhez van rendelve Excel oszlopszám. Azokhoz a tulajdonságokhoz, amelyekbe nem akar értékeket importálni, nem szükséges üres oszlopokat létrehozni a táblázatban, itt az oszlop sorszáma 0 legyen. Az oszlopok számozása mindig az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.). Besorolások A Partner programban felvett besorolásokhoz rendelhet hozzá Excel táblázat oszlopot. Azokhoz a besorolásokhoz, ahová nem akar értéket importálni, azokhoz nem szükséges üres oszlopot felvenni az Excel táblázatban, itt az oszlop sorszáma 0 legyen. Az oszlopok számozása mindig az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.). Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 119

120 Idegen megnevezések A Partner programban felvett cikkek idegen megnevezésihez rendelhet hozzá Excel táblázat oszlopot. Azokhoz az idegen megnevezésekhez, ahová nem akar értéket importálni, azokhoz nem szükséges üres oszlopot felvenni az Excel táblázatban, itt az oszlop sorszáma 0 legyen. Az oszlopok számozása mindig az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.). Importálás Az adatok importálása a beállítások után a Betöltés nyomógombbal indítható. A cikk betöltés állapota nyomon követhető a folyamatjelzőn. Amennyiben a cikkek betöltés sikeres volt, a program üzenetet küld róla. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 120

121 Cikkcsoport betöltés A program lehetőséget biztosít a cikkcsoportok feltöltésére egy meghatározott oszlop sorrendű Excel táblázat segítségével. Importálás után az adatok a Törzsadatok/Cikkcsoportok form-on tekinthetőek meg. Beállításának elérése: Karbantartás/Adatkarbantartás/Importálás/Cikkcsoport betöltés Ahhoz, hogy a Partner azonosítani tudja az Excel táblázat oszlopaiban rögzített adatokat, a táblázatnak meg kell felelnie az alábbi feltételeknek: Az első sor az oszlop fejléceket tartalmazza, tehát nem kerül konvertálásra A sorok között ne legyen üres sor. Főcsoport- Alcsoport megadási módja: o A cikkcsoportok alá-fölé rendeltségi szintjének megadása az import fájl első két oszlopában valósul meg, az itt található adatok csak ezt a célt szolgálják, értékük nem kerül konvertálásra. o Az első oszlopban (Cikkcsoport azonosító az xls-ben) célszerű sorban megadni a számokat, oda kell figyelni, hogy mindegyik cikkcsoportnak egyedi xls-en belüli azonosítója legyen. o A második oszlop (Szülő cikkcsoport azonosító az xls-ben) a cikkcsoportok közötti alá-fölé rendeltségi kapcsolatok kialakítására szolgál az első oszlopban megadott azonosító számok alapján. Ha a cikkcsoport főcsoportként fog szerepelni, akkor 0 értéket kell megadni a mezőben, ha alcsoportként fog szerepelni, akkor a főcsoportjánál megadott azonosító számot kell megadni. Például: Ha az 11-es azonosítószámú Csokoládék cikkcsoportot főcsoportként akarja szerepeltetni, akkor az itteni értéke: 0; Ha a 21-es azonosítójú Étcsokoládék cikkcsoportot a Csokoládék cikkcsoport alá szeretné besorolni, akkor az itteni értékének 11-est kell megadni, mert az volt a Csokoládék azonosítószáma. A cikkcsoport import fájl első munkalapján található oszlopok adatait az alábbi táblázat tartalmazza. A táblázatban található adatok az egérmutatóval az import fájl oszlopneveire állva szintén megjelennek egy Megjegyzés mezőben. Amelyik oszlopnév piros színű, annak a megadása kötelező, különben a sor nem kerül importálásra. Oszlop Mező tartalma Max. méret 1 2 Cikkcsoport azonosító az xls-ben Szülő cikkcsoport azonosító az xls-ben Kötelezőe igen igen Típus egész szám egész szám Cikkcsoport azonosító 3 10 karakter nem szöveges az adatbázisban 4 Cikkcsoport megnevezés 50 karakter igen szöveges Lehetséges értékek Ha a cikkcsoport főcsoport, akkor: 0 ; Ha a cikkcsoport alcsoport, akkor a főcsoportjának az xls-en belüli azonosítószámát kell megadni. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 121

122 Felviteli segédlet Elérési út A betölteni kívánt cikkcsoport import fájl elérési útvonalának a megadása a ikonra kattintva, a megjelenő tallózó ablakból történik. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 122

123 Cég betöltés A program lehetőséget biztosít a cégtörzs feltöltésére Excel táblázat segítségével. Importálás után az adatok a Törzsadatok/Cégek form-on tekinthetőek meg. Ha céghez kapcsolódó tulajdonságot és besorolást is fel szeretne venni, akkor azt a cég import előtt hozza létre. Az import xls fájl végére illesszen be tulajdonság, illetve besorolás oszlopokat, majd importáláskor a megfelelő füleken adja meg ezek oszlopának sorszámát. Beállításának elérése: Karbantartás/Adatkarbantartás/Importálás/Cég betöltés Ahhoz, hogy a Partner program azonosítani tudja az Excel táblázat oszlopaiban rögzített adatokat, a táblázatnak meg kell felelnie az alábbi feltételeknek: A C. vagy a D. oszlop kitöltése kötelező! Kivéve: Ha az Y. oszlop (Beszállító cégcsoport) vagy a Z. oszlop (Vevő cégcsoport) ki van töltve, akkor a C. (Beszállító-e) és D. (Vevő-e) oszlopokat nem veszi figyelembe! Az első sor az oszlop fejléceket tartalmazza, tehát nem kerül konvertálásra. A sorok között ne legyen üres sor. A további oszlopokban tetszőlegesen megadhatóak tulajdonságok, besorolások. A beszállító-e, vevő-e, beszállítói vagy vevői cégcsoport kitöltése kötelező. Kapcsolattartók, a kapcsolattartók rácsba felvéve oszlopnál a formátum: pl.: [Nagy Lajos; nagylajos@fre .hu; ],[Szabó Elek; szaboelek@gmail.com; ] Név, és telefonszám is kötelező az előbbi példa szerint! A cégeket importáló fájl első munkalapján található oszlopok adatait az alábbi táblázat tartalmazza. A táblázatban található adatok az egérmutatóval az import fájl oszlopneveire állva szintén megjelennek egy Megjegyzés mezőben. Amelyik oszlopnév piros színű, annak a megadása kötelező, különben a sor nem kerül importálásra. Oszlop Mező tartalma Max Méret Kötelező-e Típus Lehetséges értékek A Azonosító 10 karakter nem szöveges B Cég neve 100 karakter igen szöveges C Cég rövid neve 20 karakter nem szöveges D Ország 50 karakter nem szöveges E Megye 50 karakter nem szöveges F Irányítószám 10 karakter nem egész szám G Település 50 karakter nem szöveges H Közterület 50 karakter nem szöveges I Közterület jellege 20 karakter nem szöveges J Házszám 10 karakter nem szöveges K Épület 10 karakter nem szöveges L Lépcsőház 10 karakter nem szöveges M Emelet 10 karakter nem szöveges N Ajtó 10 karakter nem szöveges O Megjegyzés 500 karakter nem szöveges P Pénzintézet neve 30 karakter nem szöveges Q Bankszámlaszám 26 karakter nem szöveges R Telefonszám 50 karakter nem szöveges S FAX szám 20 karakter nem szöveges T Adószám 15 karakter nem szöveges U Adójel 15 karakter nem szöveges V Közösségi adószám 50 karakter nem szöveges Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 123

124 W Vállalkozói igazolványszám 50 karakter nem szöveges X Kapcsolattartó 50 karakter nem szöveges Y Web cím 200 karakter nem szöveges Z 50 karakter nem szöveges AA Számlázási ország 50 karakter nem szöveges AB Számlázási megye 50 karakter nem szöveges AC Számlázási irányítószám 10 karakter nem szöveges AD Számlázási település 50 karakter nem szöveges AE Számlázási közterület 50 karakter nem szöveges AF Számlázási közterület jellege 20 karakter nem szöveges AG Számlázási házszám 10 karakter nem szöveges AH Számlázási épület 10 karakter nem szöveges AI Számlázási lépcsőház 10 karakter nem szöveges AJ Számlázási emelet 10 karakter nem szöveges AK Számlázási ajtó 10 karakter nem szöveges AL Számla nyelve (nyelv kódja, pl. HU) 10 karakter nem szöveges AM Megszűnt nem szám AN Kedvezmény nem szám AO Beszállító-e nem szám AP Vevő-e nem szám AQ Beszállító cégcsoport 50 karakter nem szöveges AR Vevő cégcsoport 50 karakter nem szöveges AS Beszállító cégcsoport árkategória 50 karakter nem szöveges AT Vevő cégcsoport árkategória 50 karakter nem szöveges AU Beszállító cégcsoport fizetési mód 50 karakter nem szöveges AV Vevő cégcsoport fizetési mód 50 karakter nem szöveges Kapcsolattartók, a AW kapcsolattartók rácsba 200 karakter nem szöveges felvéve AX Mobilszám 50 karakter nem szöveges AY Webshop felhasználónév 50 karakter nem szöveges AZ Webshop jelszó 38 karakter nem szöveges BA Webshop-ban vásárolhat-e nem szám BB GPS X koordináta nem valós szám BC GPS Y koordináta nem valós szám 1-es ha igen, minden más esetben nem, ekkor 0. 1-es ha igen, minden más esetben nem 1-es ha igen, minden más esetben nem 1-es ha igen, minden más esetben nem 6 tizedes jegy pontossággal lehet megadni 6 tizedes jegy pontossággal lehet megadni Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 124

125 BD Forgalmi kedvezmény nem valós szám BE Fizetési megbízhatóság nem 1 fizet, egyébként nem fizet Általános beállítások Felviteli segédlet Elérési út Létező cégadatok frissítése Rendben Az importálandó Excel állomány elérési útvonalát ki kell választani a ikonra kattintva, tallózó ablakból. A checkbox bekapcsolásával az előzőleg felvitt létező cégek adatait frissíti a rendszer. Ez úgy történik, hogy az Excel-ből a cégnév alapján azonosítja a rendszerben már szereplő céget, és az esetleges eltéréseket felismerve a rendszerben lecseréli a korábbi adatokat az Excel fájlban található megváltozott adatokra. A Rendben nyomógombra kattintva indíthatja az adatok importálását. Az importálás végén a program jelzi, hogy a műveletet befejezte. Tulajdonságok A funkció segítségével a Partner programban rögzített tulajdonságokhoz rendelhet hozzá Excel táblázat oszlopokat. Azokhoz a tulajdonságokhoz, amelyekhez nem akar hozzárendelni értéket, nem kell üres oszlopot felvenni az Excel táblázatban, itt az oszlop sorszáma 0 legyen. Az oszlopok számozása mindig az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.). Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 125

126 Besorolások A funkció segítségével a Partner programban rögzített besorolásokhoz rendelhet hozzá Excel táblázat oszlopokat. Azokhoz a tulajdonságokhoz, amelyekhez nem akar hozzárendelni értéket, nem kell üres oszlopot felvenni az Excel táblázatban, itt az oszlop sorszáma 0 legyen. Az oszlopok számozása mindig az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.) Exportálás Cikk exportálás A Partner rendszerben lehetőség van a cikkek exportálására. Az exportálás olyan formátumú Excel táblázatba történik, amely oszlopainak sorrendje megegyezik a cikk importálásakor használatos import fájl formátummal. Így az exportált fájlban történt módosítások könnyen visszaimportálhatóak a rendszerbe. A cikk importálásának leírását lásd: Cikk betöltés Beállításának elérése: Karbantartás/Adatkarbantartás/Exportálás/Cikk exportálás Általános beállítások Elérési út Cikkcsoport besorolások Kezdő/Záró oszlop sorszám Felviteli segédlet Az exportálandó Excel állomány elérési útvonalát ki kell választani a ikonra kattintva, tallózó ablakból. A cikkek cikkcsoportjainak megjelenítésére szolgáló oszlopok kezdő és záró oszlopszámának megadása történik ezekben a mezőkben. Alapértékei be vannak állítva. Az oszlopok számozása mindig az első Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 126

127 oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.). Az exportálás sikerességéről a rendszer információs üzenetet küld. Cikkcsoportok Az export állományban a cikkcsoportok fülön bejelölt cikkcsoportokba tartozó cikkek fognak csak szerepelni. Az összes cikkcsoport a Mind kijelölése checkbox bekapcsolásával jelölhető ki. Az ablak alsó részén található kereső mezőben lehet cikkcsoportra keresni. Árak A funkció segítségével a Partner programban rögzített árkategóriákhoz rendelhet hozzá Excel táblázat oszlopokat. Azokat az árkategóriákat, amelyeket nem kívánja exportálni, azoknak a sorszáma 0 legyen. Az oszlopok számozása mindig az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.). Alapértékei be vannak állítva. Tulajdonságok A funkció segítségével a Partner programban rögzített tulajdonságokhoz rendelhet hozzá Excel táblázat oszlopokat. Azokat az tulajdonságokat, amelyeket nem kívánja exportálni, azoknak a sorszáma 0 legyen. Az oszlopok számozása mindig az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.). Alapértékei be vannak állítva. Besorolások A funkció segítségével a Partner programban rögzített besorolásokhoz rendelhet hozzá Excel táblázat oszlopokat. Azokat a besorolásokat, amelyeket nem kívánja exportálni, azoknak a sorszáma 0 legyen. Az oszlopok számozása mindig az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.). Alapértékei be vannak állítva. Idegen megnevezések A funkció segítségével a Partner programban rögzített besorolásokhoz rendelhet hozzá Excel táblázat oszlopokat. Azokat a besorolásokat, amelyeket nem kívánja exportálni, azoknak a sorszáma 0 legyen. Az oszlopok számozása mindig az első oszloptól kezdődik (A=1, B=2, C=3, stb.). Alapértékei be vannak állítva. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 127

128 Beállítások A program kényelmesebb, és hatékonyabb használata érdekében az új tételek (bizonylatok, cikkek, cégek, stb.) rögzítésekor megjelenő alap értékeket, valamint a különböző azonosítók képzésére vonatkozó szabályokat határozhatja meg a beállítások ablakban. Beállításának elérése: Karbantartás/Beállítások Tanácsadói beállítások A Tanácsadói beállításokat Ön nem tudja átállítani, ehhez csak a szoftvert fejlesztő cég munkatársainak van jogosultsága. Jelszóval védett ablak. Beállítások A Beállítások fül alatt találja azokat a beállítási lehetőségeket, amelyekhez Ön is hozzáférhet. A program lehetővé teszi az Ön számára, hogy kényelmesebbé tegye a rendszer mindennapi használatát pl.: lehetőség van néhány beviteli mező alapértékének beállítására vagy megadhatja a különböző egyedi azonosítók formátumát, beállíthatja az azonosítók ütközésének figyelését. A Beállítások fülön lehetőség van keresésre. A fehér színű keresőmezőt az Oszlop fejlécek alatt találja. Kereshet a Beállítás megnevezésére, értékére, típusára, Kiemeltségre, Megjegyzésre, Jelzőre. A beállítások főcsoportjai előtt található plusz-, illetve mínuszjelekkel nyithatja, zárhatja az adott főcsoportot. Az Érték és a Kiemelt oszlopok tartalma változtatható meg. Az Érték oszlopnál a ikonra kattintva módosítható a cella értéke. A Kiemelt oszlopnál a checkbox aktiválásával a sor háttere sárga színű lesz, így az a későbbiek során könnyen kikereshető a listából (hasznos, ha pl.: sűrűn kell átállítani a funkciót). Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 128

129 A Továbbiakban felsorolásra kerül minden beállítható funkció és azok rövid leírása. 1. Alap modul 1.1. Ajánlatadó beállítások Funkció cikktípus: A kiválasztott cikktípusú cikkekhez lehet kapcsolni tanácsadói cikkeket. Modul cikktípus: A kiválasztott cikktípusú cikkekhez lehet kapcsolni licensz mértékeket. Tanácsadás típus cikktípus: A kiválasztott cikktípusú cikkekhez lehet megadni tanácsadási időket. Testreszabás típus cikktípus: *** 1.2. Árképzés Alapértelmezett bank: Itt tudja megadni legördülő listából az alapértelmezett bank nevét. További bankokat a Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/cégekkel kapcsolatos törzsadatok/pénzintézetek form-on adhat meg. Árfolyam letöltéses - eltérítés mértéke: Az árfolyam letöltéses eltérítés mértékének megadása Automatikus azonosító képzés A generált cikkszámok felülírhatók: Itt állíthatja be, hogy az automatikusan generált cikkszámokat lehessen-e módosítani. Akció azonosító hossz: Meghatározhatja, hogy az akciók azonosítója hány karakter hosszú legyen. Akció azonosító képzés: Új akció felvitelekor az akció azonosító képzésére két lehetőség van. Ennek a pipadoboznak a bekapcsolása esetén az akció azonosító képzése automatikusan történik, a Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 129

130 kiosztott azonosító nem módosítható. Ha az azonosító kiosztása a felhasználó által történik, akkor beállítástól függően a program figyeli, hogy a kiosztott akció azonosító létezik-e már az adatbázisban. A rendszer egyszerűbb használata érdekében érdemes egyszer beállítani és nem ki-be kapcsolgatni ezt a funkciót, nehogy kavarodás legyen belőle a későbbiekben. Akció azonosító prefixe: Itt adhatja meg az akció azonosító prefixét (előtagját). Alapértelmezettként ez: AKC. Maximum három karakter hosszú lehet. Bizonylat tételkód hossz: Meghatározhatja, hogy a bizonylatokon a tételek kódja milyen hosszon képződjön automatikusan. A tételkód képzést be kell állítani a bizonylattípusoknál is. Bizonylat tételkód prefixe: Itt adhatja meg a bizonylat tételkód prefixét (előtagját). Alapértelmezettként ez nincs megadva. Maximum három karakter hosszú lehet. Cikkszám használata vonalkód képzéshez: Ennek a pipadoboznak a bekapcsolása esetén, új cikk felvitelekor a vonalkód kiosztása nem sorban történik, hanem a magadott cikkszám alapján. A vonalkód a rendszer elölről kiegészíti 0 karakterekkel, a megadott hosszra. Cikkszám hossz: A cikkszám hosszának meghatározásával biztosíthatja, hogy minden cikkszám ugyanolyan hosszú legyen. A hossz értéknél rövidebb azonosítók elejét a program 0 karakterekkel kiegészíti a megadott hosszra. Cikkszám képzés: Új cikk felvitelekor a cikkszám képzésére két lehetőség van. Ennek a pipadoboznak a bekapcsolása esetén a cikkszám képzése automatikusan történik, a kiosztott cikkszám nem módosítható. Ha a cikkszám kiosztása a felhasználó által történik, akkor beállítástól függően a program figyeli, hogy a kiosztott cikkszám létezik-e már az adatbázisban. A rendszer egyszerűbb használata érdekében érdemes egyszer beállítani és nem ki-be kapcsolgatni ezt a funkciót, nehogy kavarodás legyen belőle a későbbiekben. Csak a számok átvétele a cikkszámból: Ha be van kapcsolva az automatikus Vonalkód képzés és a Cikkszám használata vonalkód képzéshez beállítás, akkor ezt a beállítást bekapcsolva a vonalkódok a cikkszámból képződnek, de csak a cikkszám számait veszik át. Ha a vonalkód hossza hosszabb, mint a cikkszám számai, akkor a rendszer elölről kiegészíti 0 karakterekkel, a megadott hosszra. Cégkód hossz: A cégazonosító hosszának meghatározásával biztosíthatja, hogy minden kód ugyanolyan hosszú legyen. A hossz értéknél rövidebb azonosítók elejét a program 0 karakterekkel kiegészíti a megadott hosszra. Cégkód képzés: Új cég felvitelekor a cégazonosító képzésére két lehetőség van. Ennek a pipadoboznak a bekapcsolása esetén a cégazonosító képzése automatikusan történik, a kiosztott cégazonosító nem módosítható. Ha a cégazonosító kiosztása a felhasználó által történik, akkor beállítástól függően a program figyeli, hogy a kiosztott cégazonosító létezik-e már az adatbázisban. A rendszer egyszerűbb használata érdekében érdemes egyszer beállítani és nem ki-be kapcsolgatni ezt a funkciót, nehogy kavarodás legyen belőle a későbbiekben. Fizetési bizonylat azonosító hossza: Meghatározhatja, hogy a fizetési bizonylatok azonosító milyen hosszon képződjön automatikusan. Fizetési bizonylat azonosító prefixe: Itt adhatja meg a fizetési bizonylat azonosító prefixét (előtagját). Alapértelmezettként ez: FB. Forgalmi kedvezmény azonosító hossz:forgalmi kedvezmény azonosító képzés bekapcsolása esetén itt határozhatja meg, hogy az azonosító hány karakter hosszon képződjön automatikusan. Forgalmi kedvezmény azonosító képzés: Ha bekapcsolja, akkor automatikus forgalmi kedvezmény azonosító képzés lesz. Forgalmi kedvezmény azonosító prefixe: Itt adhatja meg a forgalmi kedvzmény azonosító prefixét (előtagját). Alapértelmezettként ez: FOR. Gyáriszám hossz: Gyáriszám képzés bekapcsolása esetén itt határozhatja meg, hogy a gyáriszám hány karakter hosszon képződjön automatikusan. Gyáriszám képzés: Ha bekapcsolja, akkor automatikus gyáriszám képzés lesz. Gyáriszám prefixe: Itt adhatja meg a gyáriszám prefixét (előtagját). Raktár azonosító képzés: Új raktár felvitelekor a raktár azonosító képzésére két lehetőség van. Ennek a pipadoboznak a bekapcsolása esetén a raktár azonosító képzése automatikusan történik, a kiosztott raktár azonosító nem módosítható. Ha a raktár azonosító kiosztása a felhasználó által Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 130

131 történik, akkor beállítástól függően a program figyeli, hogy a kiosztott raktár azonosító létezik-e már az adatbázisban. A rendszer egyszerűbb használata érdekében érdemes egyszer beállítani és nem kibe kapcsolgatni ezt a funkciót, nehogy kavarodás legyen belőle a későbbiekben. Raktárkód hossz: A raktárkód hosszának meghatározásával biztosíthatja, hogy minden kód ugyanolyan hosszú legyen. A hossz értéknél rövidebb azonosítók elejét a program 0 karakterekkel kiegészíti a megadott hosszra. Vonalkód hossz: A vonalkód hossza az itt meghatározott érték lesz. A kiosztott sorszámokat 0 karakterekkel kiegészíti a megadott hosszra, elölről kezdve. Vonalkód képzés: Bekapcsolása esetén, új cikk felvitelekor a program automatikusan kiosztja a cikk vonalkódját. A vonalkód sorban kiosztott számokból áll. A rendszer egyszerűbb használata érdekében érdemes egyszer beállítani és nem ki-be kapcsolgatni ezt a funkciót, nehogy kavarodás legyen belőle a későbbiekben. Árjegyzék azonosító hossz: Meghatározhatja, hogy az árjegyzék azonosító milyen hosszon képződjön automatikusan. Árjegyzék azonosító képzés: Új árjegyzék felvitelekor az árjegyzék azonosító képzésére két lehetőség van. Ennek a pipadoboznak a bekapcsolása esetén az árjegyzék azonosító képzése automatikusan történik, a kiosztott árjegyzék azonosító nem módosítható. Ha az árjegyzék azonosító kiosztása a felhasználó által történik, akkor beállítástól függően a program figyeli, hogy a kiosztott árjegyzék azonosító létezik-e már az adatbázisban. A rendszer egyszerűbb használata érdekében érdemes egyszer beállítani és nem ki-be kapcsolgatni ezt a funkciót, nehogy kavarodás legyen belőle a későbbiekben. Árjegyzék azonosító prefixe: Itt adhatja meg az árjegyzék azonosító prefixét (előtagját). Alapértelmezettként ez: ARJ. Maximum három karakter hosszú lehet. Ármódosítási jegyzőkönyv azonosító hossz: Meghatározhatja, hogy az ármódosítási jegyzőkönyv azonosító milyen hosszon képződjön automatikusan. Ármódosítási jegyzőkönyv azonosító képzés: Új ármódosítási jegyzőkönyv felvitelekor az árjegyzék azonosító képzésére két lehetőség van. Ennek a pipadoboznak a bekapcsolása esetén az ármódosítási jegyzőkönyv azonosító képzése automatikusan történik, a kiosztott ármódosítási jegyzőkönyv azonosító nem módosítható. Ha az ármódosítási jegyzőkönyv azonosító kiosztása a felhasználó által történik, akkor beállítástól függően a program figyeli, hogy a kiosztott ármódosítási jegyzőkönyv azonosító létezik-e már az adatbázisban. A rendszer egyszerűbb használata érdekében érdemes egyszer beállítani és nem ki-be kapcsolgatni ezt a funkciót, nehogy kavarodás legyen belőle a későbbiekben. Ármódosítási jegyzőkönyv azonosító prefixe: Itt adhatja meg az ármódosítási jegyzőkönyv azonosító prefixét (előtagját). Alapértelmezettként ez: ARJ. Maximum három karakter hosszú lehet Bizonylatkezelés Egyedi rendelésfelvitel Bactofil cikktípus: *** Egyedi rendelésfelvitel JET cikktípus: *** Egyedi rendelésfelvitel Bizonylattípus: *** Készlet átértékelés BE irányú bizonylattípusa: *** Készlet átértékelés KI irányú bizonylattípusa: *** 1.5. Cég specifikus etikett nyomtatások Nyomtatandó árkategória a bizonylattípusnál az egyszerű címkéhez: *** 1.6. Cég kezelés Cégválasztó ablakban fókuszálás az azonosító/megnevezés részlet keresőre: *** 1.7. Cikk kezelés Alapértelmezett KSH besorolás: Új cikk felvitele esetén az itt meghatározott KSH besorolás lesz alapállapotban kiválasztva. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 131

132 Alapértelmezett ME: Új cikk felvitele esetén a cikk alapértelmezett mennyiségi egysége az itt kiválasztott mértékegység lesz. Alapértelmezett elfekvési ME: Új cikk felvitele esetén a cikk elfekvési idejének mértékegysége alap állapotban az itt megadott mennyiségi egység lesz. Alapértelmezett rendezési elv: A bizonylatokon, illetve kimutatásokon a tételek rendezési sorrendjének alap állapotát határozhatja meg. Alapértelmezett súly ME: Új cikk felvitele esetén a cikk súlyának alapértelmezett mennyiségi egysége alap állapotban az itt megadott mennyiségi egység lesz. Alapértelmezett keresési elv: A leltári ívek cikk kereső mezőjének alap beállítása. Azonos cikk vonalkódok kezelése: Beállíthatja, hogy a manuálisan megadott cikk vonalkódok egyediségét figyelje-e a program. A vonalkódok nem egyediek: Új cikk felvitelekor a program nem figyelmeztet arra, hogy a cikk vonalkódja megegyezik egy korábban rögzített cikk vonalkódjával és egyből rögzíti a cikket. Figyelmeztetés ütközés esetén: Amennyiben két vonalkód megegyezik, akkor figyelmeztető ablak jelenik meg az egyezésről, de lehetőséget ad arra, hogy a cikket ugyanazzal a vonalkóddal rögzítse. A vonalkódok egyediek: Új cikk felvitelekor a program figyelmeztet arra, hogy a cikk vonalkódja megegyezik egy korábban rögzített cikk vonalkódjával és nem engedi addig rögzíteni a cikket, amíg a vonalkódot meg nem változtatja. Azonos cikkszámok kezelése: Beállíthatja, hogy a manuálisan megadott cikkszámok egyediségét figyelje-e a program. A cikkszámok nem egyediek: Új cikk felvitelekor a program nem figyelmeztet arra, hogy a cikkszám megegyezik egy korábban rögzített cikk cikkszámával és egyből rögzíti a cikket. Figyelmeztetés ütközés esetén: Amennyiben két cikkszám megegyezik, akkor figyelmeztető ablak jelenik meg az egyezésről, de lehetőséget ad arra, hogy a cikket ugyanazzal a cikkszámmal rögzítse. A cikkszámok egyediek: Új cikk felvitelekor a program figyelmeztet arra, hogy a cikk vonalkódja megegyezik egy korábban rögzített cikk vonalkódjával és nem engedi addig rögzíteni a cikket, amíg a vonalkódot meg nem változtatja. Cikkek szűrése alapértelmezett beszállítóra cikk kereséskor: *** Keresés a katalógusban is: Bizonylatok felvitelekor, és szerkesztésekor a tételkereső mezőbe írt értéket a katalógusokban is keresi a program, ha a cikktörzsben nem talál a keresési feltételnek megfelelő tételt. Rögzíthető csoport nélküli cikk: Ha be van kapcsolva ez a pipadoboz, akkor új cikk felvitelekor nem kötelező a cikket cikkcsoportba sorolni. Ellenkező esetben a program nem engedi rögzíteni a cikket, amíg legalább egy cikkcsoportba nem sorolta be a tételt Csomagazonosító kezelés Csomagazonosító hossz: *** 1.9. Csomagolási mód beállítások Alapértelmezett csomagolási mód: *** Legkisebb csomagolási mód: *** Legnagyobb csomagolási mód: *** Desktop beállítások Beszerzési számla bizonylattípus: *** Kimenő szállítólevél bizonylattípus: *** Kimenő számla bizonylattípus: *** Raktári bevételezés bizonylattípus: *** Szállítói rendelés bizonylattípus: *** Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 132

133 Vevői rendelés bizonylattípus: *** Egyéb A navigátor eszköztár mindig elérhető: A karbantartó ablakok felső részén található navigátor eszköztár megjelenésének beállítása. Adatbázis mentés abszolút útvonala csak linuxos szerver esetében állapotjelenéshez: Linux-os szerver esetében itt kell megadni az adatbázis mentés útvonalát, így tud állapotjelentést küldeni. Adatbázismentés helye: Az adatbázis mentések helyét határozhatja meg ebben a beviteli mezőben, a Windows tallózó segítségével. Ha ez a mező üresen marad, akkor a mentések a program könyvtárába kerülnek. Alapértelmezett bejövő irányú cégcsoport: Cégek importálásnál van jelentősége, ha a bejövő irányú céghez nem adtunk meg cégcsoportot, akkor a program automatikusan az itt megadott cégcsoportba sorolja a céget. Alapértelmezett irányítószám: Új cég felvitelénél automatikusan az itt megadott irányítószám jelenik meg az Irányítószám mezőben. A legsűrűbben előforduló irányítószámot érdemes itt megadnia. Alapértelmezett kimenő irányú cégcsoport: Cégek importálásnál van jelentősége, ha a kimenő irányú céghez nem adtunk meg cégcsoportot, akkor a program automatikusan az itt megadott cégcsoportba sorolja a céget. Alapértelmezett mennyiség bizonylatokon: A bizonylatokra kiválasztott cikkek alapértelmezett mennyiségét állíthatja be ebben a mezőben. Alapértelmezett nyelv: Új cég felvitelénél automatikusan az itt megadott nyelv jelenik meg a Nyelv mezőben alap állapotban. A legsűrűbben előforduló nyelvet érdemes itt megadnia. Alapértelmezett ország: Új cég felvitelénél automatikusan az itt megadott ország neve jelenik meg az Ország mezőben alap állapotban. A legsűrűbben előforduló országot érdemes itt megadnia. Alapértelmezett ország-besorolás: Új ország felvitelénél automatikusan az itt megadott ország besorolás neve jelenik meg az Ország besorolás mezőben alap állapotban. A legsűrűbben előforduló ország besorolást érdemes itt megadnia. Alapértelmezett raktár: A Raktári készlet kimutatás az itt beállított alapértelmezett raktár készletét mutatja alap állapotban. Automatikus backup készítés: A program minden nap, az első belépéskor képes automatikusan mentést készíteni az adatbázisról. Bizonylatok alapértelmezett rendezési elve: Annak meghatározása, hogy a bizonylatok ablak böngésző területén a bizonylatok milyen sorrendben jelenjenek meg alap állapotban. Egyedi váltószám tolerancia: Egyedi váltószám tolerancia százalékos értéke adható itt meg. Kedvencek megjelenítése a bal oldali menüben: A program kényelmes használata érdekében egy speciális területre csoportosíthatja azokat a menüpontokat, amelyeket leggyakrabban használ. Ennek a személyre szabott panelnek a megjelenítését állíthatja be ezzel a pipadobozzal. Maximális mennyiség bizonylat tételben: *** Program kicsinyítése az értesítési területre: A pipadoboz bejelölésével, illetve a bejelölés megszűntetésével állíthatja be, hogy a program kicsinyítésével a tálcára kerüljön, vagy az értesítési területre. Timeout kezelés időtartam (perc): A timeout kezelés időtartama adható itt meg percben kifejezve. Unilever export mennyiségi egysége (darab): *** E-számla E-Számla jelszó: *** E-számla login: *** Felhasználói felület Adatokat tartalmazó fülek jelölése az ablakokon: Ha be van kapcsolva, akkor a program ablakaiban azok a fülek, amelyek valamilyen adatot tartalmaznak, kék színnel lesznek megjelenítve. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 133

134 Elrendezés eszköztár megjelenítése: Ha be van kapcsolva, akkor az elrendezés eszköztár megjelenik a menüsor alatt. Az elrendezés eszköztár segítségével azt tudja beállítani, hogy több ablak megnyitása esetén azoknak milyen legyen a programon belüli elrendezése. Fa nézetek összecsukása az ablak betöltésekor:ha be van kapcsolva, akkor a Fa nézetek a form-ok megnyitásakor összezárt állapotban fognak megjelenni, ezzel is gyorsabban töltődhet be egy-egy felület, amelyen egyébként nagy mennyiségű adat található. Nagyméretű ikonok az eszköztárakon: Ha be van kapcsolva, akkor a rendszeren belüli eszköztárakon nagyméretűek lesznek az ikonok Fizetési felszólítás 1. szintű felszólítás: Megadhatja, hogy a fizetési határidő letelte után hány nappal küldjön 1. szintű fizetési felszólítást. 2. szintű felszólítás: Megadhatja, hogy a fizetési határidő letelte után hány nappal küldjön 2. szintű fizetési felszólítást. 3. szintű felszólítás: Megadhatja, hogy a fizetési határidő letelte után hány nappal küldjön 3. szintű fizetési felszólítást. Késedelmi kamat mértéke: Késedelmes fizetés esetén itt adhatja meg a késedelmi kamat mértékét, ezt a késedelmes fizetéskor a rendszer automatikusan felszámítja Foglalás kezelés Kézi foglalásfeloldás bizonylattípusa: *** Főkönyvi kapcsolat Főkönyvi feladás helye: *** Projekt költség feladás sémája: *** Gyors bizonylat beállításai Bizonylattípus: Gyors bizonylat készítésekor megadhatja, hogy mi legyen az alapértelmezett bizonylattípus. Célszerű a leggyakrabban használt bizonylattípust beállítani. Cég: Gyors bizonylat készítésekor megadhatja, hogy mi legyen az alapértelmezett cég. Célszerű a leggyakrabban használt cégnevet beállítani ( a vevői cégcsoportba tartozó cégek közül választhat) Házipénztár Fizetési határidő figyelés kiegyenlítések esetén: *** Napok száma a fizetési határidő figyeléshez: *** Realizált árfolyamnyereség jogcíme: *** Realizált árfolyamveszteség jogcíme: *** IntraStat Dátum szűrés alapja: *** Statisztikai érték szorzó: *** Ügynök adatszolgáltató adószáma: *** Ügynök adatszolgáltató alkalmazása: *** Jutalékszámítás Árrés alapú jutalékelszámolásnál használt önköltségi árkategória: *** Késedelmi kamat Késedelmi kamat cikk: A késedelmi kamat bizonylaton az itt meghatározott cikket jeleníti meg Kompenzáció Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 134

135 Automatikus kompenzáció azonosító képzés: *** Automatikus kompenzáció képzés típusa: *** Kompenzáció azonosító hossz: *** Kompenzáció azonosító prefixe: *** Kompenzáció nyomtatvány megjegyzés: *** Mennyiségkezelés Kiegészítő mennyiségi egység kezelés váltószám típusa: Itt határozhatja meg a váltószám típusát, mely gyártói- vagy kereskedelmi váltószám lehet PartnerUtils funkciók Ellenőrizndő feladatok figyelés intervalluma: *** Pénzügyi beállítások Alapértelmezett beszerzési ár: Az árkategóriák közül kiválaszthatja azt az árat, amely új bejövő irányú bizonylat (szállítói árajánlat, beszerzési számla, stb.) létrehozásakor alapállapotban megjelenik a bizonylaton. Alapértelmezett eladási ár: Az árkategóriák közül kiválaszthatja azt az árat, amely új kimenő irányú bizonylat (árajánlat, kimenő számla, kimenő szállítólevél, stb.) létrehozásakor alapállapotban megjelenik a bizonylaton. Alapértelmezett fizetési mód: Az új bizonylatokon alap állapotban megjelenő fizetési módot választhatja ki legördülő listából, a fizetési mód törzsből. Alapértelmezett ármátrix csoport: Ármátrix alapú cikkár meghatározás esetén használatos cikkcsoport. Előleg cikk: Új előleg bizonylat készítésekor az itt kiválasztott cikk szerepel a bizonylaton. Más cikk nem is választható ki a bizonylatra. Készpénzes fizetéssel járó bizonylatok automatikus kiegyenlítése: Itt beállíthatja, hogy a készpénzes fizetéssel járó bizonylatokat a rendszer automatikusan kiegyenlítse-e. Nincs automatikus kiegyenlítés: A rendszer nem egyenlíti ki a készpénzes fizetéssel járó bizonylatokat automatikusan, hanem azt Önnek kell manuálisan kiegyenlítetté tennie. Automatikus kiegyenlítés: A rendszer automatikusan kiegyenlíti a készpénzes fizetéssel járó bizonylatokat. Megerősítés kérése kiegyenlítéskor: A készpénzes fizetéssel járó bizonylatok készítésekor a rendszer rákérdez, hogy kiegyenlítse-e a bizonylatot Raktárkezelés Automatikus pikklista készítés: Itt állíthatja be, hogy a program automatikusan készítse el a pikklistát. Automatikus pikklista készítés intervalluma: A pikklista időintervallumának megadása, hogy pl. vevői megrendelés után hány nappal készítse el a rendszer a pikklistát automatikusan. Készletnaplóban a korábbi beszerzések szűrő intervalluma: *** Sarzskezelés A sarzs megadása kötelező sarzsos bizonylatokon szereplő sarzsos termékek esetén: *** A sorszám évenként újraindul: *** Automatikus sarzs képzés: *** Ideiglenes sarzs prefixe: *** Sarzs csere bizonylattípusa: *** Sarzs hossz: *** Sarzs prefixe: *** Sarzs tulajdonság prefixe: *** Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 135

136 Sarzsos részkészlet szavatosság figyelés intervalluma: *** Sávos kintlévőség lista A lejárati napok száma adható meg a sávos kintlévőség lista soraiban Stand beállítások Automatikus azonosító képzés: Új stand felvitelekor a stand azonosító képzésére két lehetőség van. Ennek a pipadoboznak a bekapcsolása esetén a stand azonosító képzése automatikusan történik, a kiosztott azonosító nem módosítható. Ha a stand azonosító kiosztása a felhasználó által történik, akkor beállítástól függően a program figyeli, hogy a kiosztott azonosító létezik-e már az adatbázisban. A rendszer egyszerűbb használata érdekében érdemes egyszer beállítani és nem ki-be kapcsolgatni ezt a funkciót, nehogy kavarodás legyen belőle a későbbiekben. Azonosító hossz: Meghatározhatja, hogy a stand azonosító milyen hosszon képződjön automatikusan. Azonosító prefixe: Itt adhatja meg a stand azonosító prefixét (előtagját). Alapértelmezettként ez: STD. Maximum három karakter hosszú lehet. Bejövő bizonylattípus: A készletcsökkentő bejövő bizonylattípus meghatározása. Cikkcsoport: Cikkcsoport meghatározása, amelyre a stand készül. Kimenő bizonylattípus: A készletnövelő kimenő bizonylattípus meghatározása. Raktár: A raktár meghatározása, ahonnan a stand készül. Árkategória: Az árkategória meghatározása stand esetén Szerződéskezelés Szoftver szerződéstípus: *** Terméktámogatási szerződéstípus: *** Szinkronizáció beállításai Szinkronizáció intervalluma: Annak a beállítása, hogy mennyi ideig tartson a szinkronizáció Szortiment kezelés Alapértelmezett függőleges dimenzió táblázatos szortimentkezelés mennyiség megadásánál: *** Alapértelmezett vízszintes dimenzió táblázatos szortimentkezelés mennyiség megadásánál: *** További eladási árak Itt állítható be, hogy cikk importálásánál milyen eladási árakat vegyen figyelembe a program. Ezeket az eladási árakat az itt található mezőkben tudja beállítani Üzenetkezelés Üzenet a 15 naphoz közeledő teljesítésű szállítólevelekről: *** VOIP beállítások Alapértelmezett cég: Kapcsolódó eseménytípus (bejövő hívás): Kapcsolódó eseménytípus (kimenő hívás): Webshop beállítások Alapértelmezett webshop cégcsoport: 2. CRM *** 2.1. CRM beállítások Alapértelmezett cégcsoport cégimportáláskor: Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 136

137 Alapértelmezett eseménytípus: Automatikus dokumentumszám képzés: Automatikus iktatószám képzés: Automatikus szerződésszám képzés: Dokumentumszám hossza: Dokumentumszám prefixe: Eseményről nyomtatott munkalap dokumentumcsoport besorolása: Határidős eseményeknél hány nappal előre jelezzen: Időtartam az esemény végétől számolódjon össze: Iktatószám hossz: Iktatószám prefixe: Postakönyvi dokumentumszám prefixe: Pályázatíró eseménytípus: Pályázatíró felhasználói csoport: Szerződésszám hossz: Szerződésszám prefixe: 3. Gépjármű modul *** 3.1. Fuvarszervezés beállítások Automatikus fuvar megbízás szám képzés: Automatikus fuvar megbízás szám képzés hossza: Automatikus fuvar megbízás szám képzés prefixe: Fuvardíj cikk: Fuvarmegbízáshoz készítendő kimenő számla bizonylattípusa: Sablon megjegyzés: 3.2. Gépjármű beállítások Alapértelmezett alkatrész cikkcsoport belső szervizeknél: Alapértelmezett bizonylattípus belső szerviz esetén: Alapértelmezett biztosító cégcsoport: Alapértelmezett kellék cikkcsoport: Alapértelmezett szerviz cégcsoport: Alapértelmezett árkategória belső szerviz esetén: Alapértelmezett üzemanyag szolgáltató cégcsoport: Gépüzemnapló bizonylat azonosító hossza: Gépüzemnapló bizonylat azonosító prefixének hossza: Idő alapértelmezett mértékegysége: Prefix az automatikus képzésnél belső szerviz esetén: Sorszám hossza az automatikus képzésnél belső szerviz esetén: Távolság alapértelmezett mértékegysége: Üzemanyagkártyához rendelt fizetési mód: 4. Levelező modul *** 4.1. Automatikus azonosító képzés Automatikus levél iktatószám hossz: Automatikus levél iktatószám képzés: Automatikus levél iktatószám prefixe: 4.2. Levelezés Összes kezelése: Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 137

138 5. Minőségbiztosítás *** 5.1. Minőségbiztosítás Automatikus azonossági szám képzés: Automatikus kiszerelési egység képzés: Azonossági szám hossz: Kiszerelési egység hossz: Lejárati idő ME: Átvizsgálási idő ME: 6. Pénztár modul 6.1. Házipénztár Alapértelmezett pénztár/bank: *** Egészre kerekítés figyelmeztetés a pénztárbizonylat ablakon: *** Előző évi árbevétel: Az előző évi árbevétel megadása. Idő megjelenítése a pénztárbizonylat nyomtatványon: Itt adhatja meg, hogy a pénztárbizonylat nyomtatványon megjelenjen-e a dátum. Jogcím korrekciónál: Jogcím megadása korrekciónál. Jogcím készpénzes bizonylatok kiegyenlítéséhez: Jogcím megadása készpénzes bizonylatok kiegyenlítéséhez. Jogcím pénzmozgásnál: Jogcím megadása pénzmozgásnál. Megengedett pénztári átlag: *** Pénztári átlag utáni bírság %:*** 7. Projekt *** 7.1. PRM beállítások Betegszabadság feladat: Fizetett ünnep feladat: Hibajavítás egyéb munkavégzés fajta: Segítségnyújtás fejlesztőnek munkavégzés fajta: Support munkavégzés fajta: Szabadság feladat: 7.2. Projekt beállítások A feladat felhasznált idejének könyvelése munkajegyekkel: A tagnál a szerepet kötelező megadni: Alapértelmezett feljegyzés típus: Automatikus feladatazonosító képzés: Automatikus projektazonosító képzés: Automatikus teszt esetazonosító képzés: Automatikus tesztelés azonosító képzés: Csak a felhasználó saját feladatainak megjelenítése: Egy tagot kötelező megadni a projekteknél: Előkalkulációs bizonylattípus: Feladatazonosító hossz: Határidős: Normál: Projekt nélküli feladatok azonosító prefixe: Projektazonosító hossz: Projektazonosító prefixe: Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 138

139 Publikálható leírás: Pénzügyi információ feljegyzéstípus: Teszt esetazonosító hossz: Teszt esetazonosító prefixe: Tesztelés azonosító hossz: Tesztelés azonosító prefixe: Verzió jelentő feljegyzéstípus: Visszadobás oka fejlesztőnek feljegyzéstípus: Visszadobás oka tanácsadónak feljegyzéstípus: 8. Rakhelykezelés *** 8.1. Rakhelykezelés A rakhelyes készletszint 0 alá csökkenhet: Alapértelmezett bejövő rakhely: Alapértelmezett kimenő rakhely: Kitöltő karakter: Raktár rövid nevének átvétele előtagként a rakhelynév képzéskor: Raktári készlet automatikus csoportosítása rakhelyenként: 8.2. Rakhelykezelés rakhelytérkép Alapértelmezett X koordináta: Alapértelmezett Y koordináta: Alapértelmezett Z koordináta: 9. Szerviz modul *** 9.1. Munkalap beállítások A munkalap alapértelmezetten számlázandó: A projekt megadása kötelező: Alapértelmezett beszerzési ár: Alapértelmezett eladási ár: Alapértelmezett munkaidő kezdete: Alapértelmezett munkaidő vége: Alapértelmezett prioritás: Alapértelmezett raktár: Alapértelmezett óradíj típus: Automatikus munkalapszám képzés: a munkalap lezárásáról: Egyedi sablonon megjelenő besorolás: Kimenő bizonylattípus: Kiszállítási szolgáltatás: Munkadíj szolgáltatás: Munkalap által generált esemény eseménytípusa: Munkalapszám hossz: Munkalapszám prefixe: Nem számlázandó alapanyagkiadás bizonylattípusa: Raktári kiadás bizonylat árkategóriája: Raktári kiadás bizonylattípus: Számlázandó alapanyagkiadás bizonylattípusa: 9.2. Szerviz Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 139

140 Automatikus szervizelt készülék kód képzés: Munkalapnyomtatvány lábléce: Szervizelt készülék bizonylattípusa: Szervizelt készülék feláras szolgáltatás: Szervizelt készülék szolgáltatás: Szervizelt készülék kód hossz: Szervizelt készülék kód prefix: Szerződés gyakoriságának tűréshatára: 10. Szoba nyilvántartó modul *** Szoba nyilvántartás Automatikus foglalás szám képzés: Foglalás szám hossz: Foglalás szám prefixe: 11. Termelés *** Gyártási megrendelések egyéb beállítások Dinamikus tulajdonságok megjelenítése a munkalapon: Dolgozó átvétele utólagos lejelentésre: Kitölthető mezők nyomtatása: Művelet leírás: Selejt kalkuláció a nyomtatványok elkészítésekor: Teljes forrásjegyzék részfa betöltése: Tétel azonosítókhoz vonalkód nyomtatása: Új gyártási redelés rögzítésekor automatikus rendelés választás: Gyártási megrendelések indítás beállításai A tervezett selejt gyártásához szükséges anyagok kiadása: Alapanyagkivét: Alapértelmezett dolgozó: Beállított nyomtatvány nyomtatása: Kooperációs tevékenységekhez tartozó saját anyagok kiadása: Gyártási megrendelések leállítás beállításai Automatikus alapanyag-kiadás utolsó művelet leállításakor: Automatikus késztermék bevételezés az utolsó művelet leállításakor: Automatikus selejtbevét utolsó művelet leállításakor: Művelet leállításnál automatikus tényidő számítás: Sarzsos gyártás esetén utólagos lejelentésnél az alapanyagkalkuláció módja: Gyártási megrendelések önköltségi árszámítás Dolgozói lejelentések elszámolásához használandó óradíjtípus: Nyilvántartási ár számításának módja: Gyártási megrendelések projekt kapcsolat Automatikus feladat létrehozás a gyártási megrendeléshez: Felelős: Munkavégzés fajta: Tulajdonos: Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 140

141 11.6. Gyártási megrendelések tervezés beállításai Alapanyagvisszavét: Termelés Alapértelmezett előkészítési idő ME: Alapértelmezett normaidő ME: Alapértelmezett szállítási idő ME: Alapértelmezett tényidő: Alapértelmezett tényidő mennyiségi egység: Gépóra állások kitöltése kötelező az utólagos lejelentésben: Gépóraállások megjelenítése az utólagos lejelentésben: Hiány gyűjtő rakhely: Termelés azonosító képzés Automatikus forrásjegyzék kód képzés: Automatikus gépszám képzés: Automatikus karbantartásszám képzés: Automatikus munkaszám képzés: Automatikus munkáltatói azonosító képzés: Automatikus művelet napló jelentés azonosító képzés: Automatikus művelet azonosító képzés: Automatikus szerszámazonosító képzés: Forrásjegyzék kód hossz: Forrásjegyzék kód prefix: Gépszám hossz: Gépszám prefixe: Karbantartásszám hossz: Karbantartásszám prefixe: Kooperációs műveletazonosító prefixe: Munkaszám hossz: Munkaszám prefixe: Munkáltatói azonosító hossz: Művelet napló jelentés azonosító prefix: Művelet napló jelentés azonosító sorszám hossza: Műveletazonosító hossz: Műveletazonosító prefixe: Szerszámazonosító hossz: Szerszámazonosító prefixe: Termelés Gép- szerszámkezelés Gépek, szerszámok lejárati idejének figyelés intervalluma: Termelés gépkezelés Karbantartandó gép figyelés intervalluma: Karbantartás rakhely: Karbantartás raktár: Selejt rakhely: Selejt raktár: Új gép/szerszám felvitelekor automatikus bevétel az alapértelmezett raktárba: Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 141

142 Termelés selejt bevét beállításai Alapértelmezett selejt rakhely: Alapértelmezett selejt raktár: Indítási selejt ok: Selejtezés okának megadása kötelező selejt bevét bizonylaton: Munkaállomásonkénti beállítások* Rendszerparaméterek Ez a fül tartalmazza a rendszer különböző tulajdonságait, paramétereit. Az itt található adatokkal Önnek semmilyen feladata nincs. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 142

143 Cégkezelés Az Ön cégének adatait rögzítheti ebben az ablakban. A cégfejlécben megadott adatok szerepelnek az elkészített bizonylatokon (cégnév, cím, adószám, stb.). Több telephely és több cég kezelés esetén itt állíthatja be a különböző telephelyek tulajdonságait. Beállításának elérése: Karbantartás/Cégkezelés Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 143

144 Általános adatok Itt adhatja meg a cég általános adatait. A cég nevét csak demó módban tudja módosítani, a program élesítése után már nem. Dobozos termék esetén az élesítő program gondoskodik a cég nevének beállításáról. Felviteli segédlet Cégnév Rövidnév Adószám Közösségi adószám Székhely címe Telefonszám Faxszám Vállalkozói igazolványszám Cégjegyzékszám WEB cím cím A cég teljes neve. A cég rövid neve. A cég adószáma. A cég EU-n belüli adószáma. A cégszékhely címének megadása értelemszerűen az ország, irányítószám, helység, megye stb. mezők kitöltésével történik. Célszerű a cég központi telefonszámát megadni. Célszerű a cég központi faxszámát megadni. A vállalakozói igazolvány számának megadása. A vállalat cégjegyzékszámát adhatja meg ebben a mezőben. A cég weboldal címének megadása. Célszerű a cég központi címét megadni. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 144

145 További adatok A cégre vonatkozó pénzügyi adatok a További adatok fülön rögzíthetők. Felviteli segédlet Bankszámlaszámok Számviteli árfolyam kezelés beállításai ÁFA árfolyam kezelés beállításai Pénzintézet Bankszámlaszám Deviza Pénzintézet Árfolyamtípus Pénzintézet Árfolyamtípus A pénzintézetek legördülő listából választhatók. A pénzintézetek listája a Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/pénzintézetek menüpont alatt bővíthető, módosítható. Értelemszerűen a kiválasztott pénzintézet mellett adhatja meg a pénzintézetnél vezetett bankszámla számát. Ezek közül a bankszámlaszámok közül az első helyen megadott lesz az alapértelmezett, de ha többet ad meg, akkor számla rögzítésénél természetesen kiválaszthatja a többi megadott bankszámlaszámot is. Legördülő listából kiválaszthatja a bankszámlán kezelt devizát. A devizák listája a Törzsadatok/Egyéb törzsadatok/pénznemek felületen bővíthető, módosítható. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 145

146 Cégfejléc Ezen a fülön állíthatja be, hogy a bizonylatokon milyen adatok jelenjenek meg az Ön cégéről. Beállíthatja a megadott szöveg megjelenési formáját, az általános Windows-os beállítások szerint. Idegen nyelvű cégfejléc Az idegen nyelvű nyomtatványokon megjelenő fejléc tartalmát, és formátumát rögzítheti ezen a területen, az általános cégfejléchez hasonlóan. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 146

147 Képek A nyomtatványokon lehetőség van saját logó, illetve ha szükséges, akkor pecsét (bélyegző) megjelenítésére. A logó és/vagy pecsét betöltése a Kép betöltése nyomógombbal történik. A képek törlése a Kép törlése gomb segítségével lehetséges. Ha a logó helye üresen marad, akkor a nyomtatványon nem jelenik meg kép a nyomtatvány bal felső sarkában. Logónak csak jpg, vagy jpeg kiterjesztésű fájlokat használhat. A betölthető képek fizikai mérete maximum 35 kbyte lehet az adatbázis méretének túlzott mértékű megnövésének megakadályozása érdekében. Erre azért van szükség, mert a rendszerben számla nyomtatásakor az adatbázisban tárolásra kerül a számla másolat, a képpel együtt, így amennyi kinyomtatott számla van az adatbázisban, annyiszor van tárolva a kép is Felhasználóváltás A program bezárása, és újbóli indítása nélkül válthat felhasználót ebben a menüpontban. A menüpontra kattintva megjelenik a bejelentkező ablak. Beállításának elérése: Karbantartás/Felhasználóváltás Jelszó módosítása Minden felhasználó módosíthatja a saját jelszavát ezzel a funkcióval. Meg kell adni az aktuális jelszót a Régi jelszó mezőben, majd kétszer az új jelszót az alatta található beviteli mezőkben. Azért kell kétszer megadni az új jelszót, hogy a felhasználó biztos lehessen benne, hogy nem írta el véletlenül. Beállításának elérése: Karbantartás/Jelszó módosítása Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 147

148 A program figyelmeztető ablakot küld akkor, ha hibásan adta meg a régi jelszavát és akkor is ha az új jelszó az alsó két mezőben nem megegyező Jogosultságok szinkronizálása A jogosultságok szinkronizálása újonnan bekapcsolt funkciók, modulok bekapcsolása után lehet szükséges, ilyenkor az adott felhasználóra is minden beállítás érvénybe lép. Beállításának elérése: Karbantartás/Jogosultságok szinkronizálása Eseménynapló A program rögzít minden eseményt, amely a programban történik a felhasználók kezdeményezésére (adat felvitel, módosítás, törlés, stb.). Beállításának elérése: Karbantartás/Eseménynapló A megjelenő ablakban lehetősége van kiválasztani adott napot, amelynek az eseményeire kíváncsi, illetve konkrét eseményeket a keresőmezőbe írva kereshet. A keresést a Keresés gombra kattintva indíthatja el. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 148

149 Stílus beállítás A funkció segítségével megváltoztathatja a program kinézetét, valamint a bal oldalon található Navigációs panel (azaz Toolbar vagy Kedvencek) felépítését. Minden változtatás azonnal látható a Stílus beállítások ablakban. Beállításának elérése: Karbantartás/Stílus beállítás A beviteli mezők tartalma legördülő listákból választhatók, a listák megnyitása a mezők jobb oldalán található szimbólumra kattintva történik. A beállítások érvényesítéséhez használhatja az Alkalmaz nyomógombot, amely a változtatást elvégzi a héttérben, de az ablakot nem zárja be, vagy használhatja a Rendben nyomógombot, amely a változtatásokat rögzíti, és a Stílus beállítás ablakot bezárja. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 149

150 A téma beállítása Két beépített téma közül választhat, amelyek a programban megjelenő ablakok, menük, Toolbarok színösszeállítását változtatják. A Nagyméretű ikonok az eszköztárakon pipadobozt bekapcsolva nagyobb, jobban látható ikonok lesznek az eszköztárakon. Kedvencek stílusának megváltoztatása Ez a beállítás a bal oldalon található, menüpontokat tartalmazó Navigációs panel (azaz Toolbar vagy Kedvencek) megjelenését változtatja, így az Ön igényeinek megfelelő formát választhatja ki. A stílusok változtatásával módosul a Kedvencek színe, valamint a megjelenés stílusa is. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 150

151 Kedvencek testre szabása A Kedvencek tartalma tetszőlegesen összeállítható a menüpontok eltávolításával, kibővítésével, vagy sorrendjük megváltoztatásával. Menüpont eltávolítása Az egér bal gombjával kattintva, és azt nyomva tartva fogja meg az eltávolítani kívánt menüpontot a Stílus beállítása ablakon, a Kedvencek ablakban, majd húzza át a szemetesbe, amely a Kedvencek, és a menülista között található. Ha egy menüpontot eltávolított a Kedvencekből, az nem azt jelenti, hogy többé nem használhatja. A későbbiekben bármikor visszateheti, vagy a megfelelő funkciókat elérheti a program felső menüsorának menüpontjai segítségével. Menüpont beszúrása a Kedvencekbe Ha egy olyan menüpontot szeretne szerepeltetni a Kedvencek között, amely még nincs ott, akkor a jobb oldalon található menü csoportok listából kiválasztva, az előbb említett áthúzásos technikával (egér balgombbal megfog, áthúz, elenged) elhelyezheti a megfelelő menüpontot a Kedvenceken, tetszőleges helyen. A választható menüpontok a felső menüsor alapján csoportosítva listázhatók ki a menüelemek között. A menü csoportok változtatása a Menü elemek beviteli mező tartalmának változtatásával végezhető el. A kívánt menüelem legördülő listából választható, a változtatás hatására a csoporthoz tartozó menüelemek automatikusan megjelennek. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 151

152 Menüpontok mozgatása a Kedvenceken belül A Kedvencek között a menüpontok csoportosítva helyezkednek el. A csoportok sorrendje, és a csoportokon belül a menüpontok sorrendje tetszőlegesen változtathatók. A módosítás a korábban említett áthúzásos technikával történik. Fogja meg az egérmutatóval a mozgatni kívánt menüpontot, majd húzza át a kívánt helyre. Ha másik csoportba szeretné helyezni a menüpontot, áthúzás közben a csoport fejlécére állva megnyílik annak tartalma, és a mozgatott menüpont elhelyezhető rajta. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 152

153 Fizetési felszólítás A késedelmesen fizető ügyfelek számára fizetési felszólítás küldhető. Beállításának elérése: Karbantartás/Fizetési felszólítás A megjelenő listát lehet szűkíteni a megjelenő szűrő mezők értelemszerű használatával. A Tovább gomb megnyomása után a felszólító levelek elkészülnek, ezek előnézete megtekinthető, de egyből nyomtathatóak, esetleg exportálhatóak. Helix.CRM Felhasználói kézikönyv 153