ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE Tevékenységek tervezése Gantt diagramm
TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE Fel kell vázolni egy lehetséges tevékenység sorozatot, egyfajta megoldást, illetve elvárt eredményt, amit a célrendszerrel összeillesztve projekt koncepciónak nevezhetünk. A projekt során végrehajtandó tevékenységeket mindig úgy tervezzük meg, hogy először rögzítsük az elérni, illetve realizálni kívánt eredményt és ehhez rendeljük a szükséges tevékenységeket. Az egyes tevékenységek sajátos tevékenységhálót alkotnak, mivel vannak olyan tevékenységek, amelyek egymástól teljesen függetlenek, míg vannak olyanok is, amelyek elvégzése után jelentkező eredmény előfeltétele egy másik megkezdésének.
TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE A tevékenységek tervezése során meg kell határozni az alábbiakat: a tevékenység várható eredménye, a tevékenység szakmai tartalma, a teljesítés fizikai helyszíne, a teljesítésben közreműködő személyek, illetve szervezetek, a tevékenység kezdete és vége, a szükséges előfeltételeket és kockázatokat, a tevékenység forrás, illetve erőforrásigényét (humán és tárgyiasult), a tevékenység elvégzésért, illetve az eredményért felelős személy, illetve csoport.
TEVÉKENYSÉGEK TERVEZÉSE A feladatcsoportok lebontási struktúrájának elkészítésekor a struktúra lebontását felülről lefelé végezzük, és olyan mélységig kell lebontani, hogy az egyes tevékenységek a szükséges erőforrások és eszközök elfogadhatóan becsülhetők legyenek. Meg kell határoznunk a tevékenységek végrehajtási sorrendjét és párhuzamosan kivitelezhető tevékenységeket.
IDŐTERVEZÉS Az időtervezés célja: A projekt átfutási idejének meghatározása A részfeladatok, tevékenységek kezdési- és befejezési időpontjában kiszámítása Az események bekövetkezési időpontjában megállapítása Az átfutási időt közvetlenül befolyásoló részfeladatok meghatározása (kritikus tevékenységek) A legkorábbi- és legkésőbbi időpontok meghatározása a nem-kritikus tevékenységeknél. Legkorábbi módszer: Gantt-diagram
IDŐTERVEZÉS (Gantt diagramm) A projekt időtervében foglalt tevékenységeket egy-egy sorral jeleníti meg a tervben A sorok hossza arányos a reprezentált tevékenység teljesítési idejével A tevékenységek egymás alatti helyzete is időbeliséget jelez A fenti elhelyezkedés jelzi az interdependenciákat Átfedéses szekvenciálás: az előző tevékenységet nem kell befejezni ahhoz, hogy a következő megkezdhető legyen Negatív átfedés: késleltetés Függőségi nyilak: függőségi kapcsolat megjelenítése A haladás nyomon követhető és a monitoring során is felhasználható Hátrány: bonyolult projekteknél átláthatatlan
IDŐTERVEZÉS (Gantt diagramm) GANTT DIAGRAMM A legegyszerűbb, legrégibb, legáltalánosabban használt [névadó: Henry Gantt, USA, XX. sz.eleje] Az egyes tevékenységeket idötartamukkal arányos hosszúságú téglalap (vonal) reprezentálja Elkészítése 4 lépésből áll: i. A tevékenységek definiálása ii. A tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása iii. A tevékenységek időtartamának meghatározása iv. A Gantt diagramm összeállítása
HÁZÉPÍTÉS IDŐTERVE GANTT DIAGRAMMAL Tevékenységek Időtartam (hét) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Alapok Szerkezeti falak Födém Tető Vakolás
GANTT DIAGRAMM (TÉNY/TERV) Tevékenységek H Ó N A P O K I. II. III. IV: V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. 1. Tevékenység 2. Tevékenység 3. Tevékenység 4. Tevékenység tényleges tervezett
Egy példa: Microsoft Project HEFOP 3.3.1.
TELJESÍTÉSI TERV - ÖSSZEGZÉS A kiindulási alap mindig a struktúraterv A terv részletezettsége mindig az információigényhez alkalmazkodjon Az operatív irányítás részletes tervet igényel A felsővezetői szint általában az időtervre támaszkodik Az időterv során figyelembe kell venni a bizonytalanságokat
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA Az egyik legrégebbi és legáltalánosabban használt módszer az időtervezésben a Gantt-diagram - melynek névadója Henry Gantt, (USA, XX. sz. eleje) -, a projekt időtervében foglalt tevékenységeket egy-egy vízszintesen elhelyezkedő oszloppal (sávval) jeleníti meg a tervben. Az egyes sávok egy meghatározott időskála alatt helyezkednek el és hosszuk arányos a reprezentált tevékenység teljesítési idejével, így a tevékenységek egymás alatti helyzete is időbeliséget jelez. A Gantt-diagram elkészítése 4 lépésből áll, melyek az alábbiak: a tevékenységek pontos definiálása, a tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása, a tevékenységek teljesítési időtartamának meghatározása, a Gantt-diagram megszerkesztése.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Mit kell figyelembe venni a tevékenységek tervezése során? Mi az időtervezés célja? Ismertesse a Gantt diagram felépítését!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!