A VENN DIAGRAM STAKEHOLDER ELEMZÉS STAKEHOLDER ANALÍZIS. ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 5. ea.: Projekttervezés II.

Átírás

1 ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 5. ea.: Projekttervezés II. Érintettek elemzése Kockázatelemzés: Kockázati tényezők Számszerűsítés Erőforrások tervezése: EE szakmai leltár mátrix Feladat / Felelősség mátrix Munkaterv STRATÉGIAALKOTÁS Határozzuk meg, mi kerüljön a projektbe (célkitűzéscsoport) Stratégia: szorosan összefüggő célkitűzések csoportja Gondoljuk át, hogy megvalósíthatók-e! Véglegesítsük a konkrét és az általános célkitűzést, valamint az eredményeket STAKEHOLDER ELEMZÉS RÉSZTVEVŐK ÉS ÉRINTETTEK Nem érintett célcsoport 1 A VENN DIAGRAM Fejlesztési elképzelés 2 Közömbös érdekcsoport Személyek és személyek csoportjai amelyeket ÉRINT akiknek ÉRDEKEIT SZOLGÁLJA a megvalósuló projekt Kulcstényező a kommunikáció! 4 Erőteljesen érintett célcsoport 3 Kis mértékben érintett/nem közömbös/ érdekcsoport A PROJEKTBEN ÉRINTETT ÉRDEKCSOPORTOK Érdekelt, aki részt vesz a projektben hatással van a projektre érdekelt az eredményben Az elemzés lépései Az felsorolása, csoportosítása (külső, belső) Rangsorolás Sikerkritériumaik meghatározása projekttulajdonosi szervezeten belüli (belső) érdekcsoportok projekttulajdonosi szervezeten kívüli (külső) érdekcsoportok 1

2 BELSŐ ÉRDEKCSOPORTOK a projekttulajdonosi szervezet tulajdonosai a projekt teljesítésében, illetve vezetésében részt vevők a projekttulajdonosi szervezet munkavállalói (szakmai hovatartozás) a projekttulajdonosi szervezet vezetői (hierarchia) a létrejövő projekteredmény használói szakszervezet(ek) KÜLSŐ ÉRDEKCSOPORTOK hatósági jellegű érdekcsoportok üzleti alapon működő szervezetek szakszervezeti központok szakmai és érdekvédelmi szervezetek a projekteredmény külső használói a köznyilvánosság helyi közösségek különféle mozgalmak és egyesületek (politikai pártok, média) AZ ÉRINTETT ÉRDEKCSOPORTOK LEHETSÉGES ÉRDEKEI gazdasági érdek törvényben szabályozott jogokhoz fűződő érdek küldetést érintő érdek biztonsághoz fűződő érdek életminőséghez fűződő érdek előnyszerzés lehetősének az érdeke fennmaradás vagy politikai támogatás biztosításának érdeke Érdekeltek Jellemzők Közvetlen hatás Közvetett hatás Fontosság Külső Belső KÖZVETLEN ÉS KÖZVETETT CÉLCSOPORT Motiváció / sikerkritérium Érdekeltek Elsődleges Másodlagos Fontosság (alacsony közepes - magas) Szaktudás, befolyás, hatalom Érdekek és elvárások Akadályozó tényezők, problémák A projektben betöltött szerep KÖZVETLEN ÉS KÖZVETETT CÉLCSOPORT Akcióterv Nyomonkövetés Kockázatelemzés (kockázat) Olyan bizonytalan esemény vagy körülmény, amely ha bekövetkezik, negatív hatás gyakorol a projekt céljaira. Helyzeti (függ, hogy milyen projektről van szó) Kölcsönösen egymástól függő Méret függő (pl. hatása, mérete az árbevételre) Érték alapú (kerüli / keresi cég, személy stb.) Idő alapú Kockázat menedzsment: folyamat, amely során azonosítjuk elemezzük a projekt kockázatok hatásait, valamint tervezzük a bizonytalanságra adandó válaszainkat. A kockázat az információ szükségképpen hiányos jellegéből következik, ami megerősíti az előzetes információgyűjtés és elemzés jelentőségét. 2

3 Kockázatelemzés (kockázati tényezők) Kockázatelemzés (számszerűsítés) Etikai kockázat (törvényesség, elfogadás, humán szempontok) Műszaki kockázat (műszaki feladatok tervezési, kivitelezési hibáinak kiküszöbölése) Üzemgazdaságossági kockázat (gazdaságosság, jövedelmezőség) Szociális és kulturális kockázat (ártalommentesség, személyiség tiszteletben tartása) Ökológia kockázat (környezetkímélés, erőforrástakarékos felhasználás) Politikai kockázat (a műszaki, gazdasági, ökológiai, és szociális környezet változásainak konfliktusmentes kezelés) A konkrét kockázati eseményekhez érték rendelhető: Valószínűség % (szubjektív) A hatás pénzben kifejezhető (kockázat költség) Kockázatkezelési módok pl.: Tartalékképzés (idő, pénz, egyéb erőforrások) Alternatív megoldások Kötbér Garancia Biztosítás Kockázatelemzés (számszerűsítés) A konkrét kockázati eseményekhez érték rendelhető: Valószínűség % A hatás HUF / EURO-ban kifejezhető (kockázat költség) Osztályozási rendszer (pl.) Alacsony 1-3% (of delivery) Közepes 3-8% Magas 8-15% Nagyon magas 15-25% Az árhoz adandó (delivery cost, contingency %) Kockázatok (belső/külső) Projekt kockázatai származhatnak: A projektből (döntések a módszerről, technológiáról, finanszírozásról stb.) Tervezetlen eseményekből - ezek egy része biztosítható (baleset, tűz) Külső okokból (politikai, környezeti, gazdasági) Fokozatai: Kritikus - elfogadhatatlan, katasztrofális következmény Potenciálisan kritikus - önmagában elfogadható, másokkal együtt nem Valószínűleg nem kritikus - önmagában elfogadható, másokkal kombináltan elfogadhatatlan lehet Következmények nélküli Kockázatok Az elemzés módszerei: Hálótervezés pl. kritikus tevékenységek rövidítésének és költségeinek számítása crashing Döntési fák Érzékenységi analízis a vizsgálatba bevont kockázati tényezők egyenkénti értékváltozásai milyen mértékben befolyásolják az elemzés tárgyát jelentő függő változót (pl. megvalósítási idő, költség) A módszer hátránya, hogy az egyes kockázati tényezők hatását külön (függetlenül) kezeli. ERŐFORRÁSTERVEZÉS Szoros összefüggés az időterv és a tervezéshez felhasznált erőforrások között Pl. A részhatáridők érzékenyek a tevékenységekhez rendelt erőforrások mennyiségeire A projektek első számú erőforrása a szervezet illetve a humán erőforrás A tervezéshez használt megoldások: Emberi Erőforrás (EE) szakmai leltár mátrix Feladat/Felelősség mátrix 3

4 ERŐFORRÁS-TERVEZÉS Szaktudás és eszközök meghatározása Az egyes erőforrások felhasználási idejének meghatározása tevékenységütemezés A meglévő erőforrások biztosítása A szükséges pótlólagos és tartalék erőforrások biztosítása A terv szükség szerinti korrekciója az egyenletes kihasználás érdekében EMBERI ERŐFORRÁS TERVEZÉSE Váratlan események tervezése Átlagos terhelések»projektvezető 5-10%»Projekt/szakaszirányító: 30-50%»Projektbiztosítók: 30-50%»Felhasználói koordinátor: 10-20%» Dolgozó projekttag: 100% Terhelés:»max. 150 %-ig lehet terhelni» % tervezés elfogadott EMBERI ERŐFORRÁS SZAKMAI LELTÁR MÁTRIX FELADAT/FELELŐSSÉG MÁTRIX Kompetencia Személy Oktatás Pénzügy szervezés Marketing Levelezés angol nyelven Kiss G FELADAT Eszközbeszerzés, installáció FELELŐSÖK Kiss G. Szabó G. Nagy B. Joó Z máj. 15. Szabó G Nagy B alapszinten 2 középszinten 3 kiválóan Hallgató toborzás, nyílvántartás Részjelentés magyarul Részjelentés angolul szept dec nov. 30. A MUNKATERV ELEMEI Munkacsomagok: Részcélok, indikátorok, várható eredmények Tevékenységek (fő- és alfeladatok) Időbeliség Felelősök, résztvevők Költségek, anyagi/technikai feltételek Mérföldkövek: Értékelés/visszajelzés Módosítás A projekt belső feladatai Disszemináció LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE Célok Főbb tevékenységek Résztevékenységek Sorrendiség, kapcsolódások Időtartam, szakaszok Mérföldkövek Szükséges szakértelem Felelősök 4

5 ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA A stratégia megalapozására ún. stakeholder elemzést is kell készíteni, ahol számba vesszük azokat a személyeket, valamint szervezeten belüli és azon kívüli csoportokat, amelyeket érint, akik hatással lehetnek, és akiknek az érdekeit szolgálja a célok megvalósulása. Első lépésben fel kell sorolni és csoportosítani az et, majd meg kell határozni a potenciális közvetlen és közvetett hatásukat a tervezett projektre, ezután rangsorolni kell őket és meg kell fogalmazni a sikerkritériumaikat, illetve motivációs lehetőségeiket. Ennek megfelelően a stakeholder analízis három fő lépése: Az azonosítása; Csoportosítás és rangsorolás; Elemzés, a teendők meghatározása. Az emberi erőforrások szakmai leltára mátrixának baloldalán, oszlopszerűen, egymás alatti felsorolásban helyezkednek el a rendelkezésre álló erőforrások, a felső vízszintes sorban, pedig a projekt teljesítéséhez szükséges szakmai kompetenciák találhatók. Az így kialakuló mátrix négyzeteiben jelölhető az, hogy kik milyen (szükséges) szakmai kvalitással rendelkeznek. A feladat/felelősség mátrix a baloldalon egymás alatti felsorolásban tartalmazza a teljesítendő tevékenységeket, a felső vízszintes sor, pedig a választott emberi erőforrásokat. Az így létrejövő mátrix négyzeteiben ugyancsak jelölhető az, hogy az egyes feladatok teljesítéséért ki (esetleg milyen vonatkozásban) tartozik felelősséggel és közreműködéssel (végrehajtás, döntés stb.). Ugyancsak itt jelölhető az időtartam is, szükség esetén akár dátumszerűen. ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Jellemezze a stakeholder analízis módszerét! Értelmezze a kockázat fogalmát! Mondjon példákat projekt kockázati elemekre és kezelés módjukra! Mutassa be az EE szakmai leltár mátrix-ot! Mutassa be a Feladat / Felelősség mátrix-ot. Ismertesse a munkaterv elemeit! KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 6. ea.: Projekttervezés III. Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projekttervezés Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: stakeholder-analízis, kockázatelemzés, EE szakmai leltár mátrix, FF mátrix 5