PROJEKT-TERVEZÉS ÉS FINANSZÍROZÁS A projekt ütemezése. Munkalebontási szerkezet (WBS)

Átírás

1 PROJEKT-TERVEZÉS ÉS FINANSZÍROZÁS 6. A projekt ütemezése Összeállította: Naár János okl. üzemgazdász, okl. közgazdász-tanár, mesterpedagógus 1 A projekt tervezésének áttekintése 1.Elő terv: Projekt definiálása Kockázatmenedzsment 2.Munkalebontási szerkezet (Work Breakdown Structure - WBS) elkészítése 3.Feladatok közti kapcsolat azonosítása 4.Munkacsomagok becslése 5.Ütemterv számítása 6.Erőforrás feladathoz rendelése kiegyensúlyozás 2 Munkalebontási szerkezet (WBS) Munkalebontási szerkezet: a projektet sok, kicsi, kezelhető feladatokra bontja le, a projekt minden feladatát azonosítja feladatlista Kétféle feladat létezik: A. Összefoglaló feladat: számos alárendelt, különálló feladatot (munkacsomagot) foglal magában pl. locsolórendszer telepítése a pázsithoz: árokásás, csövek elhelyezése, árok betemetése stb. segíti a projekt átláthatóságát B. Munkacsomag: különálló végrehajtandó feladat, pl. árokásás. Ha a munkacsomagokkal elkészültünk, akkor az összefoglaló feladatot is teljesítettük ti. az összefoglaló feladatot valójában nem kell végrehajtani; az csak összefoglalja az alárendelt munkacsomagokat. A. és B. közötti összefüggés megértése alapvető fontosságú a jó munkalebontási szerkezet felépítéséhez 3 A munkalebontási szerkezet (munkacsomag hierarchia) sémája: A legkisebb azonosított munkaegységek összefoglaló feladatok munkacsoportok 4 Egy egyszerű munkalebontási szerkezeti példa: Munkacsomagok pl. alapkészítés, szerkezeti falak építése, födémkészítés, válaszfalak építése, aljzatkészítés stb. Összefoglaló feladatok pl. magas- és mélyépítési munkák, ácsés tetőfedő munkák, épületgépészeti munkák stb. 5 A munkacsomag méretezésének gyakorlati szabályai: 8/80-as szabály: egyik feladat sem lehet rövidebb, mint 8 vagy hosszabb, mint 80 munkaóra a munkacsomagok 1-10 nap hosszúak (irányelv, nem kőbe vésett szabály!) Jelentési időszak szabálya: egyik feladat sem lehet hosszabb, mint két beszámoló közötti idő különösen hasznos, amikor az előrehaladásról be kell számolni: a feladatok vagy teljesen készen vannak (100%), vagy elkezdődtek (50%), vagy nem kezdődtek el (0%) (egyik feladat sem lehet 50%-os készültségű két egymást követő beszámoláskor) 6 1

2 Csak ha hasznos szabály: a feladatok tovább bontásának a három oka lehet: a feladatot könnyebb megbecsülni (időszükséglete, erőforrás igénye stb.) a becslés pontosabb lesz a feladathoz könnyebb hozzárendelni valakit ha sok emberre bízzuk, elvész a felelősség a feladatok és az érőforrások ütemezése rugalmasabban kezelhető A feladatokat könnyebb nyomon követni: a kisebb feladatok kézzelfoghatóbbak, pontosabb képet kapunk ezek haladásáról. Ha egy feladat tovább bontása nem hasznos nem könnyíti meg a becslést, hozzárendelést vagy nyomon követést hagyja egészben! 7 Munkalebontási szerkezet funkciója: részletesen bemutatja a projekt hatókörét (főbb tevékenységek, feladat- és jogkörök kialakítása) bemutatja és szabályozza a munka haladását, mérhetővé számon kérhetővé teszi azt pontos költség- és ütemterv készítését segíti (eszköz, munka, anyag, időterv) projekt-team munkáját segíti (csapatszellem formálása, egész- és résztevékenység bemutatása, kapcsolódási pontok) 8 Munkalebontási szerkezet készítésének szempontjai: Feladatok meghatározása (feladat = tevékenység, mely során termék vagy szolgáltatás jön létre függetlenül attól, hogy az a projekttagok vagy külső együttműködők /pl. alvállalkozók, beszállítók, megbízott tervezők/ produktuma Fentről lefelé haladunk (összefoglaló feladat munkacsomagokra bontás) A munkacsomagok elnevezése utaljon az előállítandó termékre (szolgáltatásra), egyértelmű legyen (tevékenység és termék együttes alkalmazása, pl. turmixgép összeszerelése) WBS struktúra szervezése: a munkacsomagokat az összegfoglaló tevékenységek alá rendezzük jelenjen meg benne a projektmenedzsment tevékenység is (mindennapi feladatok vagy projektmenedzselés címszó alatt) 9 A WBS mélységét és bonyolultságát meghatározó tényezők: 1)A projekt nagysága: minél nagyobb pénzösszegeket, minél több embert és technikát mozgat egy projekt, annál nagyobb a WBS bontási mélysége 2)A felelősség kérdésköre: a felelősség szerinti természetes munkamegosztás meghatározza a lebontás mélységét 3)A koordináció szintje: nem esik-e a menedzser a mikromenedzselés csapdájába, azaz nem vész-e el a részletekben 10 Másik példa: WBS 11 Tervezés-ellenőrző lista: Munkalebontási szerkezet (WBS) Azonosítottuk a feladatokat, hogy teljesítsük a munkakimutatásban meghatározott elérendő eredményeket. A projekt munkalebontási szerkezete megfelel az egységes WBSirányelveknek. A projekt-team részt vett a WBS kialakításában vagy felülvizsgálta és jóváhagyta azt. Az összes feladatot egyértelműen megneveztünk. Minden feladatmeghatározás tartalmaz egy főnevet és egy igét. A WBS-ben felsorolt összes feladatnak van kezdete, befejezése és világos teljesítési kritériumai. A WBS a projektmenedzsment-feladatokat is tartalmazza. A feladatokat olyan szintig lebontottuk, hogy egyértelműen ki tudjuk jelölni a felelősöket. A WBS a fentről lefelé lebontás szabályait követi. A WBS szerkezetét értékeltük, hogy biztosítsuk, hogy az összefoglaló feladatok értelemmel bírjanak a stakeholderek számára, akik a projekt magas szintű megértését igénylik. 12 2

3 Munkacsomagok közti kapcsolat azonosítása (végrehajtási sorrend megállapítása): Sorrendi kötöttségek - erőforrás korlátot itt még nem veszünk figyelembe (az összefoglaló feladatoknál nincs sorrendiség megállapítás, kivéve nagyprojekt hálóterve) Párhuzamos feladatok felmérése Mérföldkövek kitűzése Belső (B) és külső (K) kapcsolatok azonosítása (KB, KK, BB, BK) 13 Mérföldkövek meghatározása Mérföldkő: a projekt fontosabb fázisainak kezdetét vagy befejezését jelző, általában zérus időtartamú (kivételes esetben időt igénylő) tevékenység, esemény (szakaszok közötti átmenet), pl. épületszerkezet elkészülte, hatósági engedély jogerőre emelkedése stb. A mérföldkövek lehetnek természetes események (pl. egy szerződés aláírása), de sokszor a projektvezetőnek magának kell ezeket beépítenie a projektbe (pl. egy-egy team értekezlet). Egy mérföldkőig egy vagy több, időrendben és logikailag összefüggő (kötelező és/vagy opcionális) projektfejlesztési lépést valósít meg a projektgazda. A mérföldkőhöz kapcsolódó feladatok: munkaterület átadás (építési projekt esetén) információadás / információ kérés fizetési kötelezettség keletkezése 14 A mérföldkő jellemzői: nem igényel erőkifejtést, nem kapcsolódik hozzá munkavégzés egy jelzőzászló a munkatervben, amely azt jelzi, hogy valamilyen más munka elvégzése megtörtént általában egy projekt ellenőrzőpontjaként, a projekt előrehaladásának jóváhagyására és a még hátralévő munka újbóli megerősítésére használják a menedzsment számára pillanatfelvétel a projekt előrehaladásáról sokszor a mérföldkő elérésekor döntéshozatalra van szükség általában nem a naptárhoz igazodnak, egy vagy több összefoglaló feladat befejezéséhez kötődnek biztosítja a beépített ellenőrzés és nyomon követés lehetőségét 15 A mérföldkő legtöbbször a következő kulcsfontosságú eseményekhez kötődik: a folyamat fontosabb fázisainak lezárása (pl. építés folyamatában az alapozás befejezése), vagy döntő fontosságú egyedi események tervezett bekövetkezte (épület használatbavételi engedélyének jogerőre emelkedése), vagy a projekt szempontjából fontosabb döntési pontok (kutatási projektben az eredmények függvényében folytatjuk a munkát valamilyen irányban), vagy elszámolási periódusok (pl. kifizetési kérelem nyújtható be), illetve a projekt tervezett és/vagy tényleges befejezésének időpontja. 16 Mérföldkövek típusai: Kezdési mérföldkő: zérus időtartalmú tevékenység (esemény), amely a projekt valamely fontosabb fázisának kezdetét jelenti. Két változata lehetséges: valamilyen engedélyezéshez kötődő tevékenységek kezdete, pl. az építési projektek esetében az elvi engedély, építési vagy kivitelezési engedély valamilyen döntési időpontot jelöl, pl. értekezletek időpontja is lehet ilyen típusú tevékenység Befejezési mérföldkő: tipikusan egy fázis, szakasz vagy munka végének megjelölésére vagy projektteljesítés közzétételére használják. A megvalósítás során az aktuális adatokat a bázistervben találhatókkal hasonlítják össze, a megvalósulás nyomon követése céljából. 17 A mérföldkövek összehasonlítása Kezdési mérföldkő Kizárólag kezdeti dátuma lehet Befejezési mérföldkő A tevékenység időtartama nulla Kizárólag befejezési dátuma lehet Megszorításokat, kiadásokat és munkatermékeket, dokumentumokat lehet hozzárendelni Elsődleges erőforrásokat is hozzá lehet rendelni Szerepköröket nem lehet hozzárendelni 18 3

4 Példa: Mérföldkő-terv A mérföldkő terv készítésének szabályai: Maximum darab mérföldkövet tűzzünk ki - a projekt nagyságának függvényében (indokolatlanul ne növeljük a számát) A választott mérföldkövek a projekt teljes életciklusát fedjék le Az egyes mérföldkövek teljesülései közötti tervezett időtartam közel azonos legyen. A Mérföldkő terv legyen egyértelmű, egyszerű és átlátható. A mérföldkövek eredményei lehetőség szerint jellemezzék a projekt természetét Feladat- és felelősségmátrix Példa: Egyszerű feladat-felelősségi mátrix Feladat-felelősség mátrix: a projektben foglalt tevékenységeket (tevékenység struktúra alapján) és a projektben résztvevő személyek vagy szervezeti egységek nevét (szakmai leltár alapján) tartalmazza. A mátrix az egyes tevékenységek és személyek közötti kapcsolat jellegét is jelöli a mátrix egyes celláiban. egyszerűen fogalmazva a mátrix pontosan meghatározza, hogy kinek mit kell teljesítenie, valamint azokat a szerepköröket (együttműködő vagy felelős), amelyek egy tevékenységhez kapcsolódnak. Funkciója: a beszámoltathatóság, felügyelet nyomon követés alapját képezi. 21 Forrás: Daróczi Projektmenedzsment 22 A felelősség fajtái: 1)Általános felelősség: az egyén irányítja és tervezi a funkció végrehajtását, olyan személyen keresztül, aki a cselekvő felelősségét képviseli. (A) 2)Cselekvő felelőssége: az egyén közvetlenül felel (CS) 3)Specifikus felelősség: a feladatoknak csak részletéért felelős az egyén (S) 4)Megkonzultálandó felelősség: az egyén döntési területét érinti, tanácsot kell adnia, az ő véleménye nélkül dönteni nem szabad (MD) 5)Megkonzultálható felelősség: előzőkből következik, hogy nem szükséges figyelembe venni a véleményét (MH) 6)Közlendő felelősség: az egyénnek a tevékenységéről tájékoztatást kell adnia (K) 7)Jóváhagyandó felelősség: az egyénnek jóvá kell hagyni ill. kifogásolni kell (J) 23 Példa: Feladat- és felelősségmátrix 24 4

5 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! 5