Az irodai 5S megvalósítása LEAN eszközökkel Szakdolgozat A LEAN Management Expert Oklevél megszerzéséhez Készítette: Dobi Tibor, Balogh Arnold 2008. szeptember 25.
Az irodai 5S megvalósítása LEAN eszközökkel - Bevezetés 1. Bevezetés Napjainkban a világ erőteljes technikai és szellemi fejlődésen megy keresztül. Az élet minden területén tapasztalhatjuk, hogy a dolgok felgyorsultak, így az életvitel, a közlekedés, a munkafolyamatok, ezáltal a gyártási eljárások is hatékonyabbá váltak. A nagy vállalatok esetén, melyek gyártással, különféle termékek előállításával foglalkoznak, szintén nagyon fontos, hogy haladjanak a korral, folyamatos fejlesztéseket végezzenek, hogy a versenyképességet fenn tudják tartani riválisaikkal szemben (tartani tudják azt a bizonyos egy lépést az oroszlán előtt), és ezáltal sikeresek legyenek a piacon. A siker kulcsa részben az, hogy az adott cégnél felkészült, hozzáértő szakemberek dolgozzanak, s a vállalat minden ágazata pontos, precíz munkát végezzen. Az emberi tényezők mellett azonban fontos szerepe van annak is, vajon hogyan lehet egyszerűbbé és hatékonyabbá tenni a munkavégzést, megfelelően rákoncentrálni az adott tevékenységekre, csakis a ténylegesen szükséges eszközök használatával. Ennek megvalósításában segítenek a különféle japánból származó módszerek (5S, LEAN, Visual Management, Kaizen, JIT, Poka Yoke, Total Production Management), melyek alkalmazásával elérhetjük, hogy munkánkat kényelmesebben, hatékonyabban, az időt jobban kihasználva végezhessük. A továbbiakban a saját munkahelyünkön bevezetendő 5S-t és annak eszközeit fogjuk kifejteni részletesebben. 2
Az irodai 5S megvalósítása LEAN eszközökkel Témaválasztás és indoklás 2. Témaválasztás és indoklás Dolgozatunk témája tehát ahogy az a címből is látszik az 5S megvalósítása irodai körülmények között, a különböző LEAN módszerek alkalmazásával. A kellemes munkahelyi légkör és a praktikusság munkavégzésünk fontos elemei. Emiatt érdemes munkaállomásunkat, valamint egész irodánkat úgy átalakítani, hogy a feladatok elvégzéséhez szükséges tárgyak legyenek rajta megtalálhatók. Ezzel elősegítjük a hatékony és minőségi munkát, melynek fontos szerepe lehet a rugalmasság megteremtésében, az átfutási idők csökkentésében, azaz erőforrásaink hatékony és gazdaságos felosztásában. Azért választottuk ezt a témát, mert termékmérnökként gyakran szembesülünk olyan problémákkal, amelyekre gyorsan kell reagálni. Előfordul, hogy egyszerre többen keresnek meg olyan kérdéseket feltéve, melyekre azonnali válasz szükséges, például a termelés leállásának elkerülése érdekében. Ilyen esetekben jól jön, ha rendszerezve vannak irataink, és rögtön tudjuk, hol kell keresni a megfelelő papírt, íróeszközt, vagy éppen egy adott papírdarabkára felírt adathalmazt. Ha nem feltétlenül van szükség nyomtatott dokumentumokra, csak szóbeli információt adunk, érdemesebb annak forrásanyagát számítógépen tartani. Ha például van néhány termék, amelyeken új előlapot szeretne kipróbálni a vevő, egy kis excel táblában nyilván tudjuk tartani, melyik kártyához melyik előlap való. Amikor az egyik ilyen termék gyártása van folyamatban, és a termelésből megkérdezik, melyik új előlapot szereljék rá, jó, ha ez az excel tábla is könnyen elérhető. Ezt a strukturált, rendezett felépítést szeretnénk megvalósítani íróasztalunkon, számítógépünkön és azok környezetében. 3
Az irodai 5S megvalósítása LEAN eszközökkel Irodalmi feldolgozás és esettanulmány 3. Irodalmi feldolgozás és esettanulmány 3.1 Alapfogalmak A dolgozat részletes kifejtése előtt röviden felsoroljuk a felhasznált kifejezéseket és azok jelentését. LEAN: karcsú, vékony; jelen esetben karcsúsított munkavégzés, rugalmas, veszteségmentes gyártás. Hozzá tartozik, hogy a szükségtelen dolgokat (MUDA, MURA, MURI) kivonjuk a munkaterületről. MUDA: pazarlás, veszteség, felesleg; olyan dolgok / tárgyak, melyeket el kell távolítani a munkakörnyezetből (nincs rájuk szükség a feladat elvégzéséhez). MURA: egyenetlen eloszlás, pl. adott feladat nem megfelelő arányban történő megosztása két ember között, vagy egy irattartóban túl sok irat van elhelyezve, míg a másik üres, stb. MURI: túlterheltség, ami lassíthatja a folyamatot, pl. túl sok e-mail a hálózaton (lassítja a szervert), feltorlódott munka adott személynél (idegességet, kuszaságot eredményezhet, ami csökkenti a hatékonyságot). 5S: Japánból származó módszer, amely a minőségi munkakörnyezet megteremtését segíti elő. Ez az előfeltétele a KAIZEN bevezetésének. Jelentése: o Seiri: a szükségtelen tárgyak munkaterületről való kiválogatása, majd eltávolítása. o Seiton: A szükséges tárgyak elhelyezése, megfelelő elrendezése, majd feljelölése. o Seiso: szennyeződések eltávolítása a munkaterületről, majd annak tisztán tartása. o Seiketsu: Szabványosítás; az első 3S fenntartása, a munkaterület legjobb állapotban való megőrzése. o Shitsuke: az összes szabály betartása, megfelelő morál és önálló rendfenntartás. Kaizen: szó szerinti jelentése: változás (KAI=change) a jobb irányba (ZEN=better); a jelen állapothoz képesti folyamatos fejlesztés, mely kis 4
Az irodai 5S megvalósítása LEAN eszközökkel Irodalmi feldolgozás és esettanulmány lépésekkel folyamatosan tesz jobbá egy adott folyamatot (ellentéte a KAIRYO, amely átütő jellegű, egyszer fejleszt nagyot). Általában csoportos tevékenység. Gemba: az értékteremtés és a problémamegoldás helye, az a valódi hely, ahol az adatok és információk forrása van. A Sanmina-SCI esetén ez a gyártócsarnok, ahol a kártyák megépítése zajlik. Egy jól szervezett vállalat struktúrája az ábrának megfelelően foglalja magába a gembát: ez egy csúcsára állított piramis, ahol minden résztvevőnek (dolgozónak) azonos érdeke, hogy az értékteremtés helyét kiszolgálja. PQCDSM: rövidítés, mely a Production (termelés), Quality (minőség), Cost (ár), Delivery (szállítás), Safety (biztonság) és Morale (morál) szavakból alakult, és egy alapelvet jelent. Ebből a QCD betűhármast arany háromszögnek is nevezik, amely közvetlenül a vevői elégedettséget befolyásolja. PDCA ciklus (hurok): W. Edwards Deming által megalkotott, folyamatosan ismétlődő körfolyamatelv, amely zárt hatásláncú, és elvonatkoztatható bármilyen folyamatra, rendszerre, műveletre: Szorosan kapcsolódik a Kaizenhez, mivel a folyamatos fejlesztés, jobbá tétel a fő célja. A Plan (tervezés) Do (megvalósítás) Check (ellenőrzés) Act (intézkedés az eredmények alapján) négyest egy dombon felfelé gurított kerékként kell elképzelni: ha egy folyamaton fejlesztünk, a tervezés és megvalósítás után ellenőrizni kell, stabil és működőképes-e így a folyamat, s ha igen, tenni annak érdekében, hogy ez így is maradjon. Ezt nevezzük a folyamat standardizálásának, mely megfelel egy, a PDCA kerék alá támasztott éknek az emelkedőn. Így az adott folyamat nem kerül vissza korábbi, instabil vagy rosszabb állapotába. 5
Az irodai 5S megvalósítása LEAN eszközökkel Irodalmi feldolgozás és esettanulmány JIT: Just In Time, éppen időben. Japán eredetű mozaikszó. Lényege, hogy pont akkor, pont annyit, pont azt és pont abban az időtartamban gyártsunk valamit, amikor, amennyit és amit szükséges. SW: Standard Work, tehát szabványosított munkavégzés. Egy jól működő folyamatot standardizálni kell, így mindig ugyanúgy végezzük, és megfelelő hatékonyságot érhetünk el. VM: Visual Management, vizuális menedzsment. Lényege, hogy képi jelekkel, jelölésekkel, színekkel helyettesíthetők a feliratok, a legtöbb esetben sokkal könnyebb, átláthatóbb és gyorsan felfogható magyarázatot ad a tevékenységre. Céljai közé tartozik a problémák láthatóvá tétele, a munkabiztonság növelése, a rendellenességek azonnali kiszűrése, veszteségek csökkentése, és hogy ugyanolyan tájékoztatást nyújtson minden dolgozó számára (irodában / gembán lévő valós helyzetben is). Poka Yoke: hiba- és bolondbiztos rendszer (módszer), amely megakadályozza, hogy a hiba átkerüljön egy másik folyamatba. Szintén nagyon fontos eszköz, mivel az n-edik folyamatban egy adott hiba már n 10-szeresére nő. Ha a helyszínen sikerül javítani, a hiba csak 1 -es. a Poka Yoke önmagában azonban nem elég a selejtmentes gyártáshoz: ehhez 100%-os forráselemzés kell, mely minden alkatrészre kiterjed (a két módszer együtt: ZDQC = Zero Defect Quality Control). Minőség: Az, amit másnak is ajánlunk, ami értékálló, és amiért a vevő hajlandó fizetni. Más megfogalmazásban a minőség az, amikor a vevő jön vissza, nem a termék. 3.2 A téma kifejtése Dolgozatunk fő témája az irodai környezetben kialakított 5S. Érdemes azonban megemlíteni, hogy annak jelenléte és alkalmazása legalább ennyire fontos a gyártásban is, hiszen ez maga a gemba, az értékteremtés helyszíne, ahol a kártyák összeszerelésével hozzáadott érték keletkezik. A termelésben működő gépek karban- és tisztán tartása minden dolgozó érdeke, mivel a jó minőség és nagy kapacitás elérése csak így lehetséges. Fontos, hogy egymás utáni, jól működő részfolyamatokból álljon össze a termék összeszerelése, amelyeket a soron dolgozó operátorok megtanulnak 6
Az irodai 5S megvalósítása LEAN eszközökkel Irodalmi feldolgozás és esettanulmány (standardizált munka). A gyártósori tevékenységek hatékonyabbá és egyszerűbbé tételéhez még rengeteg más kifejezést és módszert is használnak (pl. SMED = gyors átállás, takt time = ütemidő, TPS = Toyota Production System), amelyekről most nem ejtünk szót, ugyanis az irodai munkához nem kapcsolódnak szorosan. Vegyük először magát a munkakörnyezetet: a Sanmina-SCI-ban a termelés mellett lévő irodák mérnökségi részén dolgozunk. Az egyes munkahelyek négyesével alkotnak egy-egy boxot. Az 5S bevezetését egyikünk asztalánál és annak közvetlen környezetében végezzük el, képekkel illusztálva a változásokat. Főbb felszereléseink a sarok-asztal, gurulós szék, számítógép és a vezetékes telefon. A munkahely 5S előtti állapotában ezeken kívül még bőven voltak különféle tárgyak az asztalon és a fiókokban, melyeket csak kevésbé, vagy egyáltalán nem használtunk, mivel a munkavégzés java részéhez nem szükségesek. Ilyenek például a billentyűzet alatti jegyzet, teásbögre, néhány üres nyomtatott áramköri lapok, tisztításhoz használt izopropil alkoholos törlőkendő, vagy akár az ESD tálca, melynek inkább a gembán lenne haszna, mivel ott találhatók elektrosztatikus kisülésre érzékeny alkatrészek. A papírok nem voltak rendszerezve, az asztal jobb és bal oldalán is volt egy-egy csomag belőlük. A számítógépen volt néhány apró dísztárgy, melyeknek gyakorlati haszna egyáltalán nem volt. Az alábbi fénykép ezt az állapotot mutatja: 1. kép Az irodai munkahely eredeti állapotában (fixpontos fényképezés) 7
Az irodai 5S megvalósítása LEAN eszközökkel Irodalmi feldolgozás és esettanulmány Az 5S bevezetésének első lépése, hogy a szükséges és szükségtelen dolgokat elkülönítjük egymástól (SEIRI). Ennek megfelelően az irodai feladatvégzéshez kevésbé vagy egyáltalán nem szükséges tárgyak egy átmeneti tárolóba kerülnek, melyet az 5S modellterületen belül tartunk. Ez egy fontos LEAN eszköz, hiszen a karcsúsított munkavégzés alapvető feltétele, hogy csak az legyen a környezetünkben, amire valóban szükségünk van. A SEIRI elvégzéséhez az alábbi képen látható 5S kártyát készítettük: 2. kép Az általunk készített és használt 5S kártya A Red Tag nevű kártya arra szolgál, hogy összegyűjtsünk néhány információt. Ahogy a képen is látszik, tartalmazza a dolgozó nevét, a dátumot, a probléma leírását, helyét, s hogy az milyen kategóriába sorolható, illetve miért kellett az adott helyet címkével ellátni. Olyan helyekre kell kitenni, ahol nem megfelelőséget tapasztalunk, tehát változtatni szeretnénk valamin. Ezért ilyen kártyából többet is készítettünk, majd lelamináltuk azokat. Alább látható egy olyan kép is, mely egy kitöltött Red Tag -et ábrázol: az asztal alatt található vezetékek rendezetlen módon helyezkedtek, így azokban könnyen és gyakran elakadt a dolgozó lába (szélsőséges esetben akár balesetveszélyes is lehet): 8
Az irodai 5S megvalósítása LEAN eszközökkel Irodalmi feldolgozás és esettanulmány 3. kép A Red Tag alkalmazása az egyik nem megfelelőség helyén A kábelek rendezését az asztal és a fiókok átalakítása után fogjuk elvégezni. Következő lépésként az 1. képen lévő eszközeinket válogattuk szét szükséges és szükségtelen dolgokra, melyekről listát készítettünk. Az asztalon elhelyezkedő tárgyakat csoportosítva a következőre jutottunk: Szükséges Számítógép és kiegészítői Vezetékes telefon Mobiltelefon Toll, határidőnapló Piszkozatok Szükségtelen Billentyűzet alatti jegyzet Teafilter, bögre Kisautó, dobókocka Izopropil alkohol Nyomtatott áramköri lapok Cigaretta, kulcscsomó Címkék a monitoron Minden, ami az átmeneti tárolóba került, MUDÁ-nak tekinthető, mivel felesleges. Az alábbi képen látható eszközöket válogattuk ki a munkaterületről: 9
4. kép A MUDA kivonása a munkaterületről A MUDA kivonása utáni lépés a SEITON, amely a munkahely megtisztításával kezdődik. Letöröltük az asztalt, majd a szükséges dolgokat optimálisan elhelyezve feljelöltük azok helyét fekete színű ragasztószalaggal. Az íróasztal felületének optimális kihasználásához, és a mindennapi használati tárgyak elhelyezéséhez segítségül hívtuk a termelésben használatos, munkahelyi antropometriai ábrát, és néhány ötletet: 5. kép a tárgyak optimális elhelyezése 10
A felragasztást a következő képek szerinti módon végeztük: 6. kép A munkaterület feljelölése 7. kép A munkaterület feljelölése 11
Az egyes tárgyakat úgy igazítottuk, hogy minden kézre essen, és kényelmesen elérhető legyen. A munkahelyi telefont például érdemes bal kéz felől tartani (jobb kezes egér esetén). Ezáltal könnyen tudunk a számítógépen böngészve információt adni annak, aki telefonon keres meg bennünket. Ezzel kiküszöbölünk egyfajta MURÁ-t, mert mindkét kezünk megfelelően van kihasználva. A billentyűzet és az egér elhelyezése aszerint történt, hogy az asztalhoz közel húzott székben ülve megmaradjon a kényelmes test- és kéztartás, így kevésbé fárasztó a napi munkavégzés. A monitor helyzete akkor megfelelő, ha egyenesen előre nézve kb. a képernyő közepe látszik. Mivel ez eddig is így volt, a monitor maradt a fekvő házas számítógép tetején. A paraván mellé, a számítógép bal oldalára került egy dokumentum-tároló, amelyben a gyakran használt iratok, formanyomtatványok, jegyzetek foglalnak helyet, valamint a gyakran hívott kollégák számai a céges telefonkönyvből. Helytakarékosságból és praktikai okokból ez a telefonos lista az irattartó oldalára került, mivel ez úgyis nagy, üres felület volt, a telefon közelében pedig pont megfelelő helyen megtalálható: 8. kép Az asztal bal oldala feljelölés után 12
Az íróasztal legszélén, bal oldalon kapott helyet a határidőnapló a dolgozó felőli oldalon, beljebb pedig egy mappa, melyen piszkozatok, vagy félig üres papírok helyezkednek el. Ide gyűjtjük azokat a lapokat is, melyeket pl. a nyomtató mellett hagytak a nem megfelelő nyomtatás miatt. Mivel ezeken még általában sok üres hely van, kiválóan alkalmasak ideiglenes jegyzetekhez, napi teendők felírásához. Ez a költségcsökkentés és a papírfelhasználás redukálásának egyik lehetősége. Mivel a határidőnapló viszonylag gyakran használatos (meetingeken, határidők feljegyzése, fontos feladatok adott időpontra, vagy épp valamilyen adat visszakeresése), ennek célszerű az asztalnál ülő emberhez közel elhelyezkednie. A munkahely jobb oldalán, a nyitható szekrény alatt kisebb tárgyaknak jelöltünk fel helyeket (mobiltelefon és tartó, üdítős palack), valamint ide helyeztük az ESD tálcát is immáron állítva a jobb helykihasználás érdekében. Az eszköz helyének az asztal sarkát láttuk megfelelőnek, mivel innen könnyen kivehető, és ha elemzésre behozunk rajta egy terméket, akkor annak vizsgálatát az asztal ezen részén végezzük: 9. kép Az asztal jobb oldala feljelölés után 13
A munkaasztalon lévő feljelölések ugyan megadják a tárgyak pontos helyét, azonban jobbnak véltük címkékre kinyomtatva azok elnevezését is a jelölésekhez illeszteni. Ezzel kicsit meg-kaizenoltuk a folyamatot, s ha esetleg valami nincs a helyén, akkor más személy is fogja tudni, hová kell azt visszatenni. Igaz, a feliratok szövegesek, ám a jelölésekkel együtt mégis a vizuális menedzsment eszközeként említhetők, mivel első ránézésre egyértelművé válik a tárgyak helye. Ez által a modellterület egyik részén megtörtént az átalakítás és feljelölés, mely így elnyerte új formáját. A harmadik S alkalmazása után a munkahely eképpen fest: 10. kép A teljes munkaterület a feljelölés után (fixpontos fényképezés) A munkaterületen további Kaizent lehet alkalmazni különböző elemek változtatásával. Itt főként arra gondolunk, hogy a munkahely ergonómiai szempontoknak is megfeleljen: pl. érdemes változtatni a megvilágításon, és nem a dolgozó feje mögötti, hanem az előtti lámpasort is használni (főleg télen), mivel ez a munkaasztal háttal van az ablakoknak és kevés a természetes fény. A megfelelő színdinamika hozzájárul a kiegyensúlyozottsághoz, jó közérzetet biztosít, ha az ember környezetében nyugodt színek vannak. Ebből a szempontból a világos színű asztal, a halványkék falak és szék elfogadhatók. Klíma már eddig is volt az épületben, így ezen nem kell Kaizent alkalmazni. A zajokat és a rezgéseket (melyek főként a termelési 14
területről szűrődnek be, ritkább esetben a portázó helyiségből) korábban sikeresen csillapították egy jobban szigetelő, dupla falú ajtóval. A Kaizent a továbbiakban is használjuk: úgy döntöttünk, ne csak az asztalon legyen rend és tisztaság, hanem a munkaterület más részén is, ezért további kisebb fejlesztéseket hajtottunk végre. Miután az asztallal elkészültünk, az 5S bevezetését folytattuk a fiókos kisszekrényen is. Ez jobb kéz felől, a munkaasztal alatt helyezkedik el. Felső fiókjában idáig főleg az apróságok foglaltak helyet: gémkapcsok, tűzőgép, tapétavágó kés, néhány toll, hibajavító és floppylemez, de itt tároltuk a különböző ételeket is, éppen abban a sarokban, ahol volt hely számukra. Az 5S előtti állapotot mutatja a következő kép: 11. kép A felső fiók és tartalma a kezdeti állapotban Az első lépés az 5S felé (és annak első lépése is, a SEIRI) itt is a MUDA kivonása. A képen látható tárgyak közül az ételt, a tubust, a gémkapcsokat és a tűzőgépkapcsokat véltük szükségtelennek, legalábbis nem ebbe a fiókba valónak. A tűzőgép, szike, tollak, floppyk és a hibajavító viszonylag gyakran használatos eszközök, így azok a felső fiókba fognak visszakerülni, de rendezett formában. Itt megemlíthetjük a JIT-ot (Just In Time), mert a felső fiókban lévő eszközök közül azonnal kéznél van pont az, amire szükségünk van. 15
Következő lépés a SEITON, a szükséges tárgyak visszakerülnek a legfelső fiókba, méghozzá úgy, hogy azok felhasználástól függően a dolgozó közelében legyenek. Mielőtt azonban ezt megtesszük, itt is alkalmazunk egy kis Kaizent és LEAN-t: a termelésből beszereztünk néhány olyan szivacsot, melyek nem túl puhák, így könnyen alakíthatók szikével. Ezek a bejövő alapanyagok csomagolásaként funkcionáltak, s miután azok felhasználásra kerültek (az anyagokat kiadták a gyártósorokra), a szivacsok MUDÁ-kká váltak. Ezek újrahasznosításával és méretre vágásával viszont hasznos kiegészítőt tudtunk készíteni plusz költség nélkül, mégpedig egy olyan sablont, amelynek mérete a fiók belsejének felel meg, és csúszásmentes felületet biztosít a benne lévő eszközöknek. Elhelyeztünk azonban ezen még egy réteget ebből a szivacsból, amelyből már a feljebb említett hasznos tárgyak alakjait is kivágtuk. A sablon elkészítése és az eszközök behelyezése után azok fixen állnak a fiókban, és az alsó lapnak köszönhetően nem is zörögnek. Átalakítás után a felső fiók így néz ki: 12. kép A felső fiók az 5S (3S) bevezetése után A felső szivacs, melyet kivágott sablonként használtunk fel, bizonyos szempontból Poka Yoke eszköz is, mert minden tárgynak egyedi formája van, így egy kialakított vájatba csak egy eszköz kerülhet. Ennek segítségével ha már kellően 16
megszoktuk a kellékeink új helyét szinte úgy ki- és beemelhetünk egy-egy segédeszközt, hogy oda sem kell néznünk. Az alsó két fiókban nem igazán voltak a munkához szükséges objektumok, így azokon az előzőekhez képest csak egyszerűbb változtatásokat kellett eszközölni. A középső fiókban lefűzött dokumentumokat (vállalati képzésekkel kapcsolatos oklevelek és néhány specifikáció, gyártási rövidítések listája, stb.) tárolunk, de volt itt néhány tűző- és gémkapocs, egy pár kesztyű és egy USB-kábel is. A fiók eredeti állapotát a következő kép mutatja: 13. kép A középső fiók eredeti állapotában Innen az USB-kábelre és a fentebb említett iratokra van ténylegesen szükség, így a többi tárgyat hozzáadtuk a modellterületen lévő átmeneti tárolóhoz, mint MUDA. Ebben a fiókban is alkalmaztuk az elsőhöz hasonló sablonos megoldást (mondhatjuk, hogy standardizáltuk ezt a módszert a fiókokban), de mivel itt kevesebb olyan eszköz van, amire szükség van, a szivacsból kivágott sablont egyszerűbben és gyorsabban elkészítettük. A következő kép mutatja a második fiók állapotát a MUDA kivonása és a szükséges tárgyak elhelyezése / jelölése után: 17
14. kép A középső fiók tartalma tisztítás, jelölés és elhelyezés után A harmadik fiókba az asztal alól a cipőre erősíthető sarokpántok kerültek, melyekre már kevésbé van szükség, mióta ESD ellen védett papucsot használunk. Miután a munkaasztalon és a fiókokban bevezettük a változásokat, térjünk vissza a 3. képen látható rendezetlen kábelkötegre, mely Kaizen után a következőképp néz ki: 15. kép Az asztal alatti kábelköteg rendezés után 18
A változtatás oka az volt, hogy a kábelek nem a megfelelő módon helyezkedtek el az asztal alatt. Célunk ezek összekötegelése és esetleg szem elől történő elrejtése volt. A képen látható módon ehhez a feladathoz kábelkötegelőket és egy spirált használtunk, melybe belefűztük a vezetékeket. Az 5S alkalmazása még itt sem ér véget, a következő lépés az volt, hogy számítógép-használati szokásainkat is módosítottuk. Munkánk során rengeteg e-mailt kapunk a különböző osztályoktól, akikkel együtt dolgozunk, vagy akár vevőinktől, beszállítóinktól. Ezért a levelezéshez használt program elindítása az elsők között szerepel a gép bekapcsolása után. Emellett egy filekezelő és egy webes felületű termékmérnöki szoftver, melyek szinte egész nap futnak a gépen. A fenti hármast be tudjuk állítani úgy, hogy az automatikus indításban szerepeljenek, így a rendszer felállása után azok rögtön megnyílnak. A Dokumentumok mappa és az Archív levelek rendelkezhet ugyanazzal a struktúrával. Mivel az Alcatel projekten viszonylag sokféle termék gyártása történik, érdemes az azonos kártyákra vonatkozó leveleket, file-okat elkülönítve, külön mappában tartani, de akár csoportosíthatunk osztályok szerint is a leveleink között (pl. beszerzés, termelés, visszaérkezett áruk, új termék bevezetése, stb.). A régi, nem használt file-okat ha már biztosan nincs rájuk szükség letöröljük, ezzel átláthatóbb könyvtárszerkezetet biztosítunk. Megoldásra váró feladatainkat az e-mailek között színekkel megjelöljük, így jól látható, mi van megoldva, és mi nincs (vizuális menedzsment), s ezekre rá is tudunk szűrni. A napi termékmérnöki teendők általában sokrétűek, így viszonylag gyakran előfordul, hogy egyszerre akár 10-12 programnak is nyitva kell lennie. A hagyományos, képernyő alján történő Start menü elhelyezkedése ilyenkor már nem ideális, mert a programnevek összeolvadnak, nevükből kevés látszik. Ezért itt is egy kis Kaizent alkalmaztunk, a Start menüt a képernyő jobb oldalára mozgattuk, függőleges irányba. Kissé megnyújtva így ugyanúgy látszik minden programnév, és számunkra könnyebben átlátható a lista. A sokat használt szoftverek számára a tálcán hoztunk létre gyorsindító ikonokat, lehetőleg a működésükre utaló szimbólumokkal, mely szintén a vizuális menedzsment egyik lépése. Ezeket használva nemcsak napi szinten, hanem már egy óra alatt is rengeteg időt tudunk spórolni, amelyet így hasznos munkára tudunk fordítani, hiszen nem kell a Start menüben keresgélni vagy lépkedni a mappák között, csak egy kattintással indítani a megfelelő alkalmazást. Igaz, van néhány olyan ikon, mely külsőre egyforma, ezeknél segítséget nyújthat, ha az egérrel rámutatunk, és megjelenik a nevük 19
(rövid idő után egyébként minden ikon könnyen megszokható). Utóbbi újításokat mutatja a következő ábra: 16. kép a számítógépen eszközölt újítások (Kaizen) 3.3 Elemzés halszálka-diagrammal Az alábbi módszer segítségével modelleztük, hogy milyen akadályai voltak idáig az 5S alkalmazásának az irodában. A halszálka-diagram (japán nevén Ishikawa) szintén hasznos eszköz a problémamegoldásra. Segít abban, hogy a valódi ok kiderítésekor ne vonja el a figyelmet a probléma kialakulása, hiszen a figyelmet nem a tünetekre, hanem az okokra fordítja. A halszálka-diagram vállalati szinteken a minőségfejlesztés egyik eszköze. Jó lehetőség arra, hogy egy hibás folyamatra hatékony megoldást találjunk a problémák okainak feltárásával. Fontos megemlíteni az 5W módszert (5 Why? = 5 Miért?), mivel általában a kiindulástól számítva 5 miért kérdést feltéve már meg is található a gyökérok, tehát az a kiindulási probléma, amit meg kell szüntetni a helyes, stabil folyamat felállításához. 20
A mi esetünkben nem feltétlenül kell öt szintre lebontani a miérteket, a fenti példára egy nagyon egyszerű ishikawát vázoltunk fel. Jobb oldalon ahová maga a diagram mutat az okozat található, melynek gerincéhez különféle szempontok szerint csoportosított okok kapcsolódnak. 17. kép halszálka-diagram az 5S kialakításához Jelen esetben három tényező, a módszer, az ember és az anyag játszik szerepet, ezeket bontottuk tovább részleteikben. Az 5S bevezetésére tett intézkedések azonban a fenti bekezdésekben megtalálhatók, így itt nem fejtjük ki azokat újra. 21
4. Összefoglalás A teljes munkaállomáson bevezetett 5S (tehát a veszteségek, a MUDA kivonása, a megfelelő elhelyezés, feljelölés, tisztán tartás, szabványosítás és megfelelő hozzáállás) standardizált munkavégzést (SW) eredményez. A dolgozatban leírt 5S azonban most még csak 3S-nek felel meg, hiszen a szabványosítás (például a többi munkahelyen is hasonló átalakítás elvégzése) és a szabályok betartása csak a továbbiakban tud megvalósulni. Az ötödik S tehát a megfelelő morál, jó hozzáállás és a szabályok betartása pedig közös érdek. Ha mindez megvalósul, akkor is csak a fejlesztést követően viszonylag hosszú idő eltelte után jelenhetjük ki, hogy bevezettük az 5S-t. Összefoglalva az eddigieket tehát az átalakítás és a Kaizen a munkaasztalt, a fiókokat, az asztal alatti kábeleket, valamint a számítógépen lévő programokat érintette. Munkánk során igyekeztünk kivonni a modellterületről minden MUDÁ-t, s ezzel kialakítani a megfelelő munkakörnyezetet. 5. Következtetés és javaslat Bízunk benne, hogy a fejlesztésekkel és átalakításokkal komfortosabbá tettük munkakörnyezetünket, ezzel is növelve hatékonyságunkat a termékmérnöki teendőkben. A régi és jelenlegi állapot között érezhető a különbség, valamint a Kaizen, 5S, LEAN pozitív hatása. A dolgozat írása közben több munkatársunk is (irodai környezetben) megkezdte munkahelye fejlesztését és a szükséges tárgyak feljelölését. Cégünk versenyképességének megőrzéséhez tehát elengedhetetlen feltétel, hogy átlátható, tiszta, rendezett környezetben végezzük dolgunkat, és mindezt kellemes közérzettel tegyük. Mivel a modellterületen lévő munkahely nemcsak praktikusabb, de szebb is lett, mint előzőleg, mindenképpen azt javasoljuk minden, a gyáron belül, vagy akár azon kívül dolgozó kollégának, hogy valamilyen szinten alkalmazzanak a fent leírtakhoz hasonló fejlesztéseket (ha még eddig nem így cselekedtek volna). Természetesen mindenki a saját belátása szerint dönt és cselekszik, de ha követi az 5S alapelveit és használja a LEAN eszközeit legyen szó munkahelyről vagy akár magánéletről, saját munkáját és életét könnyebbé, idejét pedig jobban kihasználhatóbbá teszi. 22