Minőségellenőrzési kérdőív kitöltő program Felhasználói kézikönyv

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Minőségellenőrzési kérdőív kitöltő program Felhasználói kézikönyv"

Nándor Bakos
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 Minőségellenőrzési kérdőív kitöltő program Felhasználói kézikönyv Magyar Könyvvizsgálói Kamara augusztus 18.

2 Tartalom A program főablaka... 3 A fejléc, a felső menüsor valamint az eszköztár... 4 A bal oldali státussáv... 5 A munkaterület... 6 Megnyitás... 8 Mentés... 9 Beállítások Munkakönyvtár Automatikus mentés Kilépés Új ellenőrzés Nyomtatás Lezárás / feloldás Az ellenőrzés dokumentációját tartalmazó mappa megnyitása Bezárás Alapadatok módosítása Lapok Értékelés Határozati javaslat Alapadatok ablak

.. 13 Új ellenőrzés... 14 Nyomtatás... 15 Lezárás / feloldás.

3 A program főablaka A kérdőív kitöltő program indítása után a program főablaka jelenik meg. A főablak 3 fő részre van felosztva. - a fejléc, a felső menüsor valamint az eszköztár - a bal oldali státussáv - valamint a középső munkaterület 3

4 A fejléc, a felső menüsor valamint az eszköztár Fejléc tartalmazza a program nevét, verziószámát, valamint ellenőrzés közben az megnyitott ellenőrzés állományt. A menük valamint az eszköztár a program fő funkcióit teszik elérhetővé. A menük felépítése a következő: File menü: - megnyitás - mentés - beállítások - kilépés Ellenőrzés menü: - új ellenőrzés - nyomtatás - lezárás / feloldás - az ellenőrzés dokumentációját tartalmazó mappa megnyitása - bezárás - alapadatok módosítása - lapok Az eszköztárra a menüből került ki néhány gyakran használt funkció. 4

A menük felépítése a következő: File menü: - megnyitás - mentés - beállítások - kilépés Ellenőrzés menü: - új ellenőrzés - nyomtatás -

5 A bal oldali státussáv A bal oldali státuszsáv tartalmazza az aktuális vizsgálat kérdéseinek és válaszainak számát A sáv felső részében áttekinthető a kérdőívek kitöltöttsége. Ha a kérdőív neve mellett egy zöld pipa van, akkor a kérdőív kitöltése kész, minden kérdés meg lett válaszolva. Ha a kérdőív neve mellett egy piros X van akkor a kérdőíven még van megválaszolatlan kérdés, valamint ha a kérdőív neve mellett egy kis piros áthúzott kör van, akkor a kérdőív nem nincs a dokumentációban. A további három csoport a kérdések valamint a válaszok számát mutatja az összes kérdőíven összesítve, aktuális kérdőíven, valamint az aktuális kérdéscsoporton belül. Amennyiben minden kérdés megválaszolásra kerül, az értékelés lapon megjelennek az értékelés adatok. Megjegyzés: A program a megválaszolandó kérdésnek közé sorolja az egyes kérdőíveken szereplő (a kérdőív fölött található) beviteli mezőket is, így ha azok nincsenek kitöltve az is megválaszolatlan kérdésnek számít. (Pl. a megbízások kérdőívénél az I. illetve a II. terület megnevezése, minősítése), de ezek a kérdések természetesen nem számítanak bele az értékelésbe. 5

Ha a kérdőív neve mellett egy piros X van akkor a kérdőíven még van megválaszolatlan kérdés, valamint ha a kérdőív neve mellett egy kis piros áthúzott kör van, akkor a kérdőív nem nincs a

6 A munkaterület A munkaterület ellenőrzés során a kérdőíveket valamint a dokumentumokat tartalmazza egy fülekre osztott felületen. A füleken szintén megtalálhatók a státuszsávon is használt X és pipa jelölések. A fenti ábrán az egyik kérdőív látható kitöltés közben. Az első oszlop a kérdés sorszáma, a második a kérdés, a harmadik, negyedik, ötödik oszlop a válasz (Igen, Nem, Nem Értelmezhető), a hatodik oszlop a kérdéshez kapcsolódó standard hivatkozás, a hetedik oszlop a megjegyzés, a hetedik pedig az adott kérdés státusza, szintén a pipa valamint az X szimbólumokkal. Amennyiben az adott kérdés mögött pipa van, a kérdés megválaszolt. Nem válasz esetén mindenképp kell megjegyzést is írni, a kérdés csak akkor lesz megválaszolt. A fülek jobb szélén található három kis gomb, egy lefelé, egy jobbra valamint egy balra mutató nyíl. 6

Az első oszlop a kérdés sorszáma, a második a kérdés, a harmadik, negyedik, ötödik oszlop a válasz (Igen, Nem, Nem Értelmezhető), a hatodik oszlop a kérdéshez kapcsolódó standard hivatkozás, a

7 7 A jobbra és a balra mutató nyilakkal a füleket lehet görgetni jobbra valamint balra, míg a lefelé mutató nyíl segítségével egy kis menüt lehet felhívni, amivel közvetlenül lehet választani a lapok közül. Az éppen aktív lap neve vastag betűvel van írva, valamint előtte egy pipa látható.

lehet felhívni, amivel közvetlenül lehet választani a lapok közül.

8 Megnyitás A megnyitás funkcióval a korábban elmentett dokumentáció nyitható meg. A program egy listát ad a munkakönyvtárban található dokumentációkról, amiből választani lehet. A listában az ellenőrzött könyvvizsgáló neve, tagszáma, valamint az ellenőrzés elkezdésének dátuma látható. A munkakönyvtár helye a lista fölött látható. 8

9 Mentés A mentés funkció segítségével a kérdőív módosításait lehet elmenteni. 9

10 Beállítások A beállítások funkció segítségével a program néhány fő paraméterét lehet beállítani. Ezek a következők: - munkakönyvtár - automatikus mentés - automatikus mentés ideje 10

11 Munkakönyvtár A munkakönyvtár a számítógép merevlemezén vagy egy pendrive-on kiválaszott könyvtár (mappa), melybe a program minden ellenőrzéshez létrehoz egy alkönyvtárat, és ebbe az alkönyvtárba menti az ellenőrzési dokumentációt. A munkakönyvtárat a beállítások menüpont segítségével lehet megváltoztatni. A munkakönyvtár megváltoztatásával az eddig elmentett dokumentációk nem kerülnek át az új munkakönyvtárba, a munkakönyvtár helyét csak indokolt esetben módosítsuk. 11

A munkakönyvtárat a beállítások menüpont segítségével lehet megváltoztatni.

12 Automatikus mentés Az automatikus mentés a program egy segédfunkciója mely segítségével a megadott időközönként a program elmenti az ellenőrzés dokumentációját, így ha valamiért a számítógép lefagyna, a dokumentációból akkor is egy viszonylag friss verzió lesz elmentve. Az automatikus mentés alapértelmezetten be van kapcsolva, a mentési időköz pedig 10 percre van állítva. Az automatikus mentés beállításait a beállítások menüpontban lehet módosítani. 12

egy viszonylag friss verzió lesz elmentve.

13 Kilépés A kilépés segítségével a programból lehet kilépni. Megnyitott dokumentáció esetén a program rákérdez, hogy mentse-e a dokumentáció módosításait kilépés előtt. 13

14 Új ellenőrzés Az új ellenőrzés menüponttal egy új, üres dokumentációt lehet készíteni. A menüpontra kattintva először az alapadatok ablak jelenik meg, ahol meg kell adni az ellenőrzés adatait, majd az ablakot OKval bezárva megjelennek a kérdőívek, valamint a dokumentumok az ablak munkaterületén. 14

A menüpontra kattintva először az alapadatok ablak jelenik meg, ahol meg

15 Nyomtatás A nyomtatás funkcióval a dokumentáció nyomtatására valamint PDF dokumentum előállítására van lehetőség. Az ablakban a listában pipálással lehet kiválasztani, hogy a dokumentáció mely elemei legyenek nyomtatva, valamint a lista alatt választható, hogy a nyomtatvány a nyomtatóra legyen küldve, vagy PDF dokumentum készüljön belőle. A listában levő elemek közül nem minden esetben jelenik meg minden. Például a kérdőívek nyomtatására csak abban az esetben van lehetőség, ha a kérdőívek kitöltése teljes, nincs megválaszolatlan kérdés. (ld. státuszsáv). 15

választható, hogy a nyomtatvány a nyomtatóra legyen küldve, vagy PDF dokumentum készüljön belőle.

16 Lezárás / feloldás A lezárás funkcióval az ellenőrzést lehet lezárni abban az esetben, ha a kérdőívek kitöltése teljes (ld. státussáv). A lezárás után a kérdőívek tartalma már nem módosítható, valamint a program a dokumentáció végére csatol vizsgálattípusonként egy határozati javaslat valamint egy zárójelentés lapot. Lezárás után a gomb felirata megváltozik felodás-ra A lezárt dokumentáció a feloldása a feloldás gomb megnyomásával lehetséges, ilyenkor a program törli a határozati javaslat valamint a zárójelentés lapokat, és újra szerkeszthetővé teszi a kérdőíveket. 16

javaslat valamint egy zárójelentés lapot.

17 Az ellenőrzés dokumentációját tartalmazó mappa megnyitása Megnyitja a munkakönyvtáron belül azt a mappát, ahol az ellenőrzés dokumentációja található, így innen már könnyen becsatolhatók a dokumentumok pl. -be. 17

mappát, ahol az ellenőrzés dokumentációja található,

18 Bezárás Bezárja a szerkesztés alatt álló dokumentációt, és a program visszaáll az indítás utáni állapotba. 18

19 Alapadatok módosítása Lehetőség van az ellenőrzés elején megadott adatok módosítására. Feljön az alapadatok ablak, kitöltve az ellenőrzés elején megadott adatokkal, ezeket tetszés szerint lehet módosítani. Az alapadatokat lezárt dokumentáció esetén nem lehet módosítani. Figyelmeztetés Bár a lehetőség adott az alapadatok módosítására, csak szükség esetén használjuk ezt a funkciót, mert könnyen adatvesztéshez vezet egy rosszul sikerült módosítás. A program minden módosítás után törli az összes dokumentum fület, majd ezeket újragenerálja a megadott adatok alapján, valamint ha valamelyik kérdőív módosítva lett, akkor azt a kérdőívet is törli, majd létrehozza helyette az újonnan kiválasztottat. A nem módosított kérdőíveket természetesen a program nem törli, az azon megadott adatok nem vesznek el. Alapadat módosítás során véletlenül elveszett információ visszaállítására nincs lehetőség! 19

Figyelmeztetés Bár a lehetőség adott az alapadatok módosítására, csak szükség esetén használjuk ezt a funkciót, mert könnyen adatvesztéshez vezet egy rosszul sikerült módosítás.

20 Lapok Egy áttekintő ablak, melyben látható a dokumentáció összes eleme egy fa struktúrában megjelenítve. Látható itt is, hogy az egyes kérdőívek kitöltése milyen fázisban van, az adott kérdőíven hány kérdés van, és ebből hány megválaszolt, valamint innen közvetlenül a kiválasztott lapra lehet ugrani. 20

Látható itt is, hogy az egyes kérdőívek kitöltése milyen fázisban van, az

21 Értékelés A dokumentáció egyik lapja az értékelés, mely a kérdőívek egyes kérdéseire adott válaszok alapján automatikusan töltődik ki. Az értékelés csak abban az esetben jelenik meg, ha a kérdőívek kitöltése teljes (ld. státuszsáv). Amennyiben az értékelés nem jelenik meg, valamelyik kérdőíven még van meg nem válaszolt kérdés. 21

22 Határozati javaslat A dokumentáció egyik lapja a határozati javaslat, mely csak a dokumentáció lezárása után jelenik meg. A lap felső részében egy listában pipálható az adott értékeléshez tartozó határozati javaslatok listája, ezek közül kell választani egy vagy több elemet, valamint az alsó részben egy indoklás mező, ahová tetszőleges szöveg írható. 22

23 Alapadatok ablak Az alapadatok ablak tartalmazza az ellenőrzés adatait. Egyes elemek csak akkor lesznek kitölthetők, ha a fölöttük levő pipálható mező ki van pipálva. (pl. megbízások ellenőrzése) 23

Hasonló dokumentumok

DKÜ ZRT. A Portál rendszer felületének általános bemutatása. Felhasználói útmutató. Támogatott böngészők. Felületek felépítése. Információs kártyák

DKÜ ZRT. A Portál rendszer felületének általános bemutatása. Felhasználói útmutató. Támogatott böngészők. Felületek felépítése. Információs kártyák A Portál rendszer felületének általános bemutatása Felhasználói útmutató Támogatott böngészők Internet Explorer 9+ Firefox (legújabb verzió) Chrome (legújabb verzió) Felületek felépítése Információs kártyák