1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata. Kiskunhalas Város Önkormányzata

1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata Kiskunhalas Város Önkormányzata

Ügyfél Cím Alcím Kiskunhalas Város Önkormányzata 1.ÁROP-1.A.2. Polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése Kiskunhalas Város Önkormányzata Dátum 2014.09.25. Verziószám v_2.0 MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék Cégbírósága 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. Cégjegyzékszám: 01-09-712312 T: +36 1 666 3750 E: info@multicontact.eu F: +36 1 666 3749 W: www.multicontact.eu JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dokumentum a MultiContact Consulting Kft. szellemi terméke. Jelen dokumentumot és annak egyes részeit a megrendelővel kötött egyedi szerződésben foglalt jogosultságok kivételével nem lehet sem részben, sem egészben másolni, fénymásolni, újra előállítani, módosítani, átdolgozni, lefordítani vagy lerövidíteni bármilyen felhasználás céljából a MultiContact Consulting Kft. előzetes írásos hozzájárulása nélkül. A MultiContact Consulting Kft. a szerzői jogokhoz fűződő minden vagyoni jogot harmadik személyek vonatkozásában fenntart. A dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén a MultiContact Consulting Kft. jogosult a szerzői jog megsértése miatti jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dokumentum tartalma egyben üzleti titkot is képez. Amennyiben a hatályos jogszabály vagy a megrendelővel kötött szerződés másképp nem rendelkezik, vagy jelen dokumentum közbeszerzési eljárásban ajánlatként kerül benyújtásra, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik fél tudomására nem hozhatja. 2012 MultiContact Consulting Kft. Minden jog fenntartva.

Tartalomjegyzék 1 Vezetői összefoglaló... 1 2 A feladat bemutatása... 2 2.1 A korábbi projekt bemutatása... 2 3 Vállalt intézkedések felülvizsgálata, elemzése... 5 3.1 Az első ütem során elvégzett feladatok... 6 3.1.1 Diagnóziskészítés... 6 3.1.2 Folyamatmenedzsment 1. főfolyamat átvilágítás, átstrukturálás... 7 3.1.3 Stratégiai workshop, stratégiai térkép... 8 3.1.4 Folyamatmenedzsment 2. Ügyfélszolgálati folyamatok... 9 3.2 A második ütem során elvégzett feladatok... 10 3.2.1 Folyamatmenedzsment 3. Felügyelt intézményekkel kapcsolattartás... 10 3.2.2 Folyamatmenedzsment 4. Partnerek a döntéshozatalban... 10 3.2.3 PR, disszemináció és partnerség-építés... 11 3.3 A harmadik ütem során elvégzett feladatok... 12 3.3.1 Folyamatmendzsment 5. Jogi audit... 12 3.3.2 Balanced Score Card... 12 3.3.3 Eredményességi mutatószámok... 12 3.4 A projekt eredményei, hatása... 14 3.5 Az indikátorok megvalósulása... 23 3.5.1 Vállalt indikátorok... 23 3.5.2 Adatszolgáltatási kötelezettség alá eső indikátorok... 25 3.5.3 Esélyegyenlőségi vállalt indikátorok... 26 3.5.4 Környezeti fenntarthatósági vállalt indikátorok... 34 3.5.5 Társadalmi fenntarthatósági vállalt indikátorok... 36 4 Akció terv a hiányosságok, indikátorok pótlására... 37 5 Mellékletek... 38 5.1 Felhasznált irodalom... 38 5.2 Interjúk jegyzéke... 38 5.3 Ábra jegyzék... 38 5.4 Táblázatok jegyzéke... 38

1 Vezetői összefoglaló Az Államreform Operatív Program keretében 2007-2010. között több önkormányzatok számára elérhető szervezetfejlesztési pályázati konstrukció valósult meg. Jelen pályázat a Magyary Programban foglalt célokkal összhangban két célt tűzött ki az önkormányzatok fejlesztése területén: Az Önkormányzati törvény és a Járási törvény rendelkezéseinek megfelelően megváltozott az önkormányzatok feladatköre. Ezek a változások a polgármesteri hivatalok és az önkormányzatok által felügyelt intézmények szervezeti működésében is változásokat tettek szükségessé. Ehhez kapcsolódóan a pályázat egyik célja e változások felmérésének, megtervezésének, megvalósításának és eredményei visszacsatolásának támogatása. Az önkormányzatok költségcsökkentésének, hatékonyságnövelésének módszertani és gyakorlati támogatása annak érdekében, hogy a megváltozott feladat-ellátási rendben és finanszírozási környezetben fenntarthatóan, szervezett szolgáltatáskínálattal, kötelező és önként vállalt feladatokkal vegyenek részt. A pályázati konstrukció meghirdetésekor a támogatásra rendelkezésre álló keretösszeg 1 400 000 000 forint volt, melynek forrását az Európai Szociális Alap és Magyarország költségvetése társfinanszírozásban biztosította. Kiskunhalas Város Önkormányzata a 2008. október 31-én kelt Támogatói Döntés értelmében nyertes pályázatot nyújtott be, mely döntés alapján 19 947 440 Ft, azaz Tizenkilenc millió kilencszáznegyvenhét ezer négyszáznegyven forint támogatásban részesült. A döntést követően a Hivatal a MultiContact Consulting Kft-t bízta meg a szervezetfejlesztési célú tanácsadási és pénzügyi projektvezetői szolgáltatás nyújtására, A kiskunhalasi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése című ÁROP-1.A.5-2013-2013-0097 azonosító számú pályázatban vállaltak megvalósítására. A Hivatal a pályázat során kötelező tevékenységeket, illetve választható fejlesztési elemeket jelölt meg. Ilyen kötelező elem volt a Magyary Program szervezet beavatkozási területéhez kapcsolódó ÁROP-1.A.2. számú, A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című nyertes pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata című intézkedés, mely azon szervezetek számára volt kötelező, akik részt vettek a korábbi ÁROP projektben. A korábbi ÁROP projekt megvalósítása 2009. április 1. és 2010. július 5. között történt. A megvalósítás során a projektbe a hivatali dolgozókon kívül az Önkormányzat intézményeket, gazdasági társaságokat és civil partnereket is bevont. 1

2 A feladat bemutatása Jelen tanulmányban az önkormányzat által a Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok közül (sötétszürke) az 1. feladat az ÁROP-1.A.2. számú A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című nyertes pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálatát mutatjuk be (bordó). 1. ábra A Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok E dokumentumban bemutatjuk az ÁROP-1.A.2/A-2008-0049 projekt keretében megvalósított intézkedések, eredmények elemzését, és akciótervet fogalmazunk meg a hiányosságok kezelése érdekében. 2.1 A korábbi projekt bemutatása Kiskunhalas Város Önkormányzata 2009-ben pályázott az Államreform Operatív Program keretében meghirdetett, A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A komponens elnevezésű pályázaton és pozitív elbírálásban részesült. A támogatásban részesült projekt címe A kiskunhalasi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése, azonosító száma: ÁROP- 1.A.2/A-2008-0049. A pályázatban vállaltak szerint a támogatott fejlesztéssel létrehozott szolgáltatásokat a 2007-2013 időszakban minimum 5 évig fenn kell tartani és üzemeltetni. A projekttel kapcsolatos dokumentumokat 2020. december 31-ig meg kell őrizni. Kiskunhalas Város Önkormányzata célul tűzte ki a Hivatal szakmai munkájának minőségi javulását, hatékonyabbá tételét, valamint a döntési folyamatok korszerűsítését a városi civil szervezetek és 2

intézmények bevonásával. Feladatának tekintette a partnerek folyamatos tájékoztatását, valamint a hivatal ügyfélközpontúságát, annak hatékonyabbá tételét, az ügyintézés gyorsítását a hivatal szakmai munkájának minőségjavítása révén. Az önkormányzati folyamatok nyomon követhetőbbé tételén túl, a felügyelt intézmények által nyújtott szolgáltatások minőségének javítását is célul tűzte ki a Hivatal. Kiemelt célja volt továbbá egy stratégiai fejlesztési koncepció megalkotása, egy mutatószámrendszer kidolgozása, melynek segítségével nyomon követhető az eredmények megvalósítása és a. A kitűzött célok megvalósítása és későbbi fenntarthatósága érdekében a hivatal komplex szervezetfejlesztési programot állított össze, új informatikai folyamattámogatási rendszert vezetett be, továbbá a hivatal dolgozói részére képzéseket szervezett. A projekt áttekintését az alábbi táblázat tartalmazza: A pályázat neve A projekt címe A pályázat kódszáma A projekt tervezett futamideje A projekt megvalósításának kezdete A projekt megvalósításának befejezése Az igényelt támogatás összege (Ft) Elnyert támogatás összege (Ft) A projekt tervezett célja és eredménye (a pályázati adatlapból) Megvalósításban résztvevő szervezet neve: adatok ÁROP- 1.A. 2/A - A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése A kiskunhalasi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése ÁROP- 1.A. 2/A- 2008-0049 1 év és 5 hónap 2009.04.01 2010.09.30 19 947 440 19 947 440 A projekt célja a kiskunhalasi Polgármesteri Hivatal működésének optimalizálása. A működési folyamatok hiányosságai felmérésre kerülnek és ezek orvoslására megfelelő fejlesztési és képzési tevékenységek kerülnek kiválasztásra szervezetfejlesztő szakemberek segítségével. A projektet informatikai folyamatfejlesztés is támogatja, ennek keretén belül új szoftverek is beszerzésre kerülnek. A felsorolt tevékenységek a pályázat által meghatározott 24 fejlesztendő részterületből 18-at érintenek. 3L Tudásmenedzsment Szolgáltató Kft. Controll Holding Tanácsadó Zrt. Globomax Kft. 3

Halasmédia Nonprofit Szolgáltató Kft. Szabálytalansági eljárás volt I/N Önkormányzat viselt-e saját forrásból emiatt költséget? Mennyit? Bevont hivatali dolgozók száma (db) N 1 734 560 40 fő Bevont intézmények, gazdasági társaságok száma (db) 11 Bevont civil partnerek száma (db) 15 1. táblázat Áttekintő projektadatok 4

3 Vállalt intézkedések felülvizsgálata, elemzése Az Államreform Operatív Program (ÁROP) A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című támogatási konstrukció keretében az alábbi három fejlesztési területet határozta meg, melyekben a Hivatal az alábbi 21 részterület fejlesztését vállalta. (2. számú ábra) A döntési mechanizmus korszerűsítése a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása j) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése k) szervezeti szintű teljesítménymérési és elési eszközök bevezetése l) a projekt szemlélet megerősítése A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata e) új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása A partnerség erősítése a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba 2. ábra Kiskunhalas Város Önkormányzata által vállat részterületek az ÁROP- 1.A.2/A-2008-0049. pályázatban A továbbiakban az egyes részterületeken megvalósított részletes tevékenységeket ismertetjük a feladatok ütemezésének figyelembe vételével. 5

3.1 Az első ütem során elvégzett feladatok 3.1.1 Diagnóziskészítés Kiskunhalas Város Polgármesteri Hivatala auditált minőségirányítási rendszerrel rendelkezett már a szervezetfejlesztést megelőzően is. A diagnóziskészítés két módszertannak készült a Hivatalban. A SWOT analízis során megállapították a Hivatal erősségeit és gyenge pontjait, valamint a fejlesztési lehetőségeket és feltérképezték a veszélyeket. Erősségek: Gyengeségek: Lehetőségek: Veszélyek: - ügyfélközpontúság; - munkatársak szakmai felkészültsége, tapasztalata; - partneri, szakmai kapcsolatok; - jó szervezeti felépítés és feladatmegosztás. - közösségi terek fizikai állapota, közös szociális helyiség (étkező) hiánya; - időhiány, zsúfolt, leterhelt munkanapok; - jogszabályi környezet változásának követése, értelmezése; - osztályok, együttműködő szervek közötti kapcsolat; - kollegális viszony hiányosságai; - fluktuáció. - infrastrukturális fejlesztések (informatika, munkahelyi környezet, épület, eszközellátottság); - e-ügyintézés, e-szolgáltatások kialakítása, fejlesztése; - továbbképzés biztosítása; - nyitottság, átláthatóság a bizalom erősítése érdekében; - ügyfélfogadás környezetének javítása; - egészségügyi ellátás. - politikai célok és érdekek megjelenése a hivatali működésben; - állami finanszírozás csökkenése; - rutinná váló feladatvégzés. A munkanap-fényképezést 2009. november 23-28. között végezték adatlapok kitöltésével és a tapasztalatok feldolgozásával. Eredmények: - a munkaidőt a munkatársak megfelelően kihasználják, túlmunkára nem kerül sor; - a legmagasabbra elt képesség a jogszabályok ismerete, valamint az ügyfélfogadási kultúra. 6

Javaslatok: - belső kommunikáció szervezése, szabályozása; - a munkaköri leírások aktualizálása, évente ismétlődő felülvizsgálata. Ugyancsak javaslatként fogalmazta meg a szervezetfejlesztést végző tanácsadó cég a munkanapfényképezés és a SWOT analízis évenkénti megismétlését. 3.1.2 Folyamatmenedzsment 1. főfolyamat átvilágítás, átstrukturálás Ehhez az ütemhez kapcsolódó feladatok: I.) a döntési mechanizmus korszerűsítése részterület és azon belül az f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése és az i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása feladatok, valamint II.) a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása című részterület és azon belül az a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása feladat kapcsolódik. A főfolyamatok beazonosítását követően 11 db folyamatleírás készült. Felülvizsgálták a Hivatal dokumentumait, mely alapján megállapították, hogy a dokumentumok aktualizáltak, tartalmukban és szerkezetükben követik a jogi és szakmai követelményeket. Pozitív tapasztalata volt a vizsgálatnak, hogy minőségirányítási rendszerének köszönhetően a Hivatal évente felülvizsgálja belső dokumentumait. A felülvizsgálatot követően szervezetfejlesztési célokat határoztak meg, melyek a következők: - Mikrovoks önkormányzati elektronikus döntéstámogató rendszer cseréje; - eszközfejlesztés; - oktatás szakmai továbbképzések. Megvizsgálták, hogy a Hivatal vezetése milyen koordinációs tevékenységet lát el. A Hivatal vezetése előre meghirdetett napirendi pontok alapján, meghatározott időszakokban összapparátusi értekezleteket tart, ahol az önkormányzati és hivatalvezetői körtől kap tájékoztatást a munkavállalók. Ezen kívül hetente tart a Polgármester és a Jegyző vezetői értekezleteket, melyekről feljegyzések, emlékeztetők készülnek, melyek elérésére a Tanácsadó cég a belső intranetes felületet javasolta, ahol a vezetői értekezletek anyagai a Hivatal dolgozói számára könnyen elérhetőek. A folyamatmenedzsment a meglévő szabályzati környezet figyelembe vételével jól beazonosítható. A szabályozás további fejlesztését 2010. évben tervezték megvalósítani. A Polgármesteri Hivatal szervezeti, működési sajátosságainak figyelembe vételével az alábbi szervezetfejlesztési dokumentációs rendet határozták meg: - jegyzői és polgármesteri küldetést, stratégiát megfogalmazó Minőségpolitika aktualizálása; - a vezetői ellenőrzés dokumentumaként megjelenő Minőségügyi Kézikönyv átdolgozása; - a szervezeti egységek folyamatait rögzítő eljárás környezet fejlesztése. 7

3.1.3 Stratégiai workshop, stratégiai térkép A feladathoz kapcsolódó részterületek a következők: A döntési mechanizmus korszerűsítése részterületből az a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében feladat, illetve A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása című részterület b) feladata a stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása. A feladat megvalósítása érdekében kidolgozták a stratégiai működéshez szükséges szinteket, melyek segítségével megvalósult a hosszú távú, stratégiai tervezés. A stratégiai módszertanon belül kidolgozták a célok hierarchiáját, valamint a stratégiai célokból álló összefüggéseket. Ezt követően megtörtént a stratégiai irányoknak megfelelő, azokat megvalósító akciók megtervezése. A stratégiai térkép kialakítása egy műhelymunka keretében történ a vezetőség részvételével, ahol meghatározták a szervezeti célokat, a szervezet küldetését és jövőképét. A szervezet küldetése: A helyi közösség életének irányítása, szabályozása, különféle szolgáltatások nyújtása a törvények által biztosított keretek között. A szervezeti jövőkép fő elemei: - biztonságos finanszírozás; - folyamatos képzések; - magas szintű szakszerűség; - általános elégedettség mind a dolgozók, mind az ügyfelek, mind az intézmények részéről; - pontos, szakszerű nyilvántartás; - átfogó információáramlás; - szolgáltató jellegű, gyors, törvényes végrehajtás; - szakmai érdekképviseletek; - teljesíthető követelmények számonkérése; - életpálya modell működtetése. A dolgozói információáramlásban és a képviselő testülettel való kapcsolattartásban dolgoztak ki stratégiai térképet. A dolgozói információáramláshoz kapcsolódó akciótervek: - rendszeres vezetői értekezlet megszervezése; - internet használatának kiterjesztése; - információáramlási rendszer felülvizsgálata; - beszámoltatási rendszer használatának felépítése, melynek felelőse a Jegyző és célja az egy éves megvalósítás; - rendszeres véleménycsere, vitafórum szervezése. A képviselő testülettel való kapcsolattartáshoz kapcsolódó akciótervek: - világos bemutatkozó a Hivatal részéről, hogy kihez mivel lehet fordulni, miben tudják a legjobban támogatni a képviselő testületet; - az előkészítési folyamat javítása; 8

- rendszeres tájékoztatási igényről a bemutatkozás után felmérést kell készíteni a megválasztott képviselők körében, az alapján lehet majd meghatározni, hogy milyen kommunikációs formákat fognak bevezetni. 3.1.4 Folyamatmenedzsment 2. Ügyfélszolgálati folyamatok Ehhez a feladathoz A döntési mechanizmus korszerűsítése részterület c) az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) feladat kapcsolódik. A Hivatal folyamatai szabályozottak, mind a háttérmunkát, mind a döntéshozatalt vagy az ügyfelek kiszolgálását illetően. A Jegyző által delegált kiadmányozási jog alapján az osztályvezetők hozzák meg a döntéseket, delegálják a feladatokat az ügyintézőknek. A felülvizsgálat megállapításai: - a számítógépes program használatának ismerete több osztályon hiányzik; - az osztályok által használt adatbázisok nem kompatibilisek egymással; - az internettel dolgozó ügyintézőknek nincs megfelelő hozzáférésük; - a központi ügyfélirányító rendszer megfelelően működik. Az ügyfélszolgálati folyamatok vizsgálata hat területre terjedt ki. A szabálysértés, birtokvédelem, kereskedelmi igazgatás, okmányiroda, szociális ügyek, gyámhivatal és az adóügyek területére. A vizsgálatot követően a következő fejlesztési javaslatokat fogalmazták meg: - a javaslatokat egy elektronikus kommunikációt szabályozó utasításban kell bevezetni; - az adatok átadása az osztályok között a szerver használatával történjen (kifejezett figyelemmel a könyvtárstruktúra használatára, a feltöltött fájlok törlésére, szerkesztésére, a munkatársak értesítésére új elemek felviteléről); - meg kell határozni a házon belüli e-mailek célját és használatát; - szabályozni kell az internet használatot (mire lehet használni az internetet, mik a tiltott oldalak, mennyi a napi le- és feltöltési korlát); - meg kell határozni, milyen támogató szoftvereket kell használnia az ügyintézőknek a határidők nyomon követése érdekében. 9

3.2 A második ütem során elvégzett feladatok 3.2.1 Folyamatmenedzsment 3. Felügyelt intézményekkel kapcsolattartás Az Önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a Hivatal működésébe c. feladathoz kapcsolódóan felülvizsgálták az Önkormányzat és a vele kapcsolatban álló intézmények közötti kapcsolattartást és annak módját. Az önkormányzati tulajdonú cégek vezetőivel mélyinterjú, az oktatási intézmények vezetőivel pedig elektronikus kérdőív formájában zajlott a felmérés. A felmérés szerint az Önkormányzat, és az intézmények is elégedettek a jelenlegi együttműködéssel, kapcsolattartással, így ezen a területen nem született javaslat fejlesztésre. Tekintve, hogy az Önkormányzat által ellátandó feladatok egy részét kiszervezték a Városgazda Zrt. tevékenységi körébe, így a Zrt-vel való kapcsolattartást külön vizsgálták a korábbi projekt kapcsán. A vizsgálat során feltárt problémák: - több átfedő terület van, ahol a Hivatal viseli a felelősséget, azonban a Zrt. végzi a szakmai irányítást, ellenőrzést; - az ellátandó feladatok nem kellően részletezettek, tisztázottak nem egyértelmű, hogy az önkormányzati támogatás összegéből kell-e az adott feladatot ellátni; - vannak olyan feladatok, melyek esetében a cég túlteljesíti a munkatervet, azonban akadnak olyanok is, ahol nem marad keretösszeg az eredeti megállapodásban rögzített munkák kivitelezésére; - a Hivatal számára nem minden esetben világos, hogy mely tevékenységre milyen összeget fordít a Városgazda Zrt.; - stratégiai és koncepcionális szinten nem tisztázott és összehangoltak a Hivatal és a Zrt. céljai, prioritásai. A felmérést követően fejlesztendő területnek jelölték ki az önkormányzati alaptámogatásból ellátandó feladatok kell mélységű részletezését, a felelősségi viszonyok rögzítését és az informális kapcsolatok felépítését, ápolását. 3.2.2 Folyamatmenedzsment 4. Partnerek a döntéshozatalban A partnerek bevonása a döntéshozatalba több formában is megvalósul Kiskunhalason. Azon túl, hogy az Önkormányzat több módon is támogatja a civil szférát, több módon is igyekszik bevonni a döntéshozatalba. Ilyen kapcsolódási pont például a koncepciók egyeztetése, a pályázatok közös kiírása és elbírálása, valamint civil fórumokat szervez és civil házat tart fenn a Hivatal. E terület vizsgálatakor az alábbi megállapítások születtek: - a civil fórum ülésein a város fejlődését célzó összefogás erősebben jelenjen meg, mint a politikai szembenállás; - a civil szféra támogatási rendszerét, azon belül is a civil pályázati alap elosztását újra kell gondolni; 10

- kétévente legyen megszervezve civil fórum, ezen túlmenően rendszeresen legyenek megtartva kisebb megbeszélések, melyek egy adott problémakörhöz kapcsolódnak, és amelyen az érintett szervezetek képviselői vegyenek részt; - több olyan kapcsolódási területet kell kialakítani, amelyen keresztül tovább erősödhet az együttműködés az Önkormányzat és partnerei között; - a civilek bevonásával szélesebb lehet a társadalmi kontroll a Hivatal munkája felett; - a civil szervezetek tagjainak tudása, szemlélete, véleménye hozzáadott et jelenthet az Önkormányzat munkájában; - a már működő felületeket keresztül kell az együttműködést fokozni, és tisztázni az egymással szembeni elvárásokat. 3.2.3 PR, disszemináció és partnerség-építés Szintén az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe feladathoz, továbbá a III.) A partnerség erősítése részterület a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére, valamint b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa pontjaihoz kapcsolóan vizsgálták a Hivatal kommunikációs és PR helyzetét. A Hivatal vezetőivel és Polgármester úrral folytatott személyes interjúkat követően helyzetelés készült, mely összefoglalta a kommunikáció módjait, és javaslatokat tartalmazott annak fejlesztésére. A helyzetelés az alábbi területekkel foglalkozott: - a Polgármesteri Hivatal naprakész és folyamatos tájékoztatási gyakorlatának javításával a lakosság viszonylatában, a döntések nyilvánossá tételében; - az intézményekkel történő rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítésével, az intézményektől érkező visszajelzések beépítésével a Hivatal működésébe; - a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusával; - valamint azzal, hogy a fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében a fejlesztő vagy annak partnere hogyan fejezhet ki esélytudatosságot: hogyan nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra vonatkozó meglévő előítéleteket. Emellett a helyzetelés javaslatokat fogalmazott meg az infokommunikációs akadálymentesítésre, a használt kommunikációs eszközök fejlesztésére, valamint Kiskunhalas Város arculatának fejlesztésére és márkázási lehetőségeire vonatkozóan. 11

3.3 A harmadik ütem során elvégzett feladatok 3.3.1 Folyamatmendzsment 5. Jogi audit A rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása érdekében Kiskunhalas Város Önkormányzata rendeletalkotási auditot végzett, melynek célja a rendeletalkotási folyamat felmérése, eljárás szintű szabályozása és hatékonyabbá tétele volt a felelősségek, figyelembe vételével. Ehhez az audithoz a jogi hatásvizsgálat alapvető módszerét, és az előkészítéshez kapcsolódó eljárási technikákat mutatták be, valamint rendeletalkotási folyamattérképet készítettek. A hatásvizsgálat célja a jogalkotó döntési helyzetének megalapozása, a jogszabályok hatékonyságának növelése, a minőségi jogalkotás elősegítése és a dereguláció elősegítése volt. 3.3.2 Balanced Score Card Kiskunhalas Város Önkormányzata működésében a költségvetésen keresztül, a Polgármesteri Hivatalban pedig mindazon tárgyi és személyi feltételek biztosítottak, melyek a stratégiai célban, a hozzárendelt mutatóban és az eljárásban rögzíthetők. A rögzített stratégia leképezése a BSC elemzés módszerével történt: IRÁNYOK Költségvetési gazdálkodás Ügyfelek, partnerek Folyamatok Tanulás és fejlődés KÖLTSÉGCSÖKKENTÉS STRATÉGIÁJA nullbázisú költségvetés ügyféligények minimalizálhatósága, ami még általuk elfogadható költségérzékeny folyamatelemek ügyirathátralékok száma, fluktuáció, dolgozói oktatások költségei ÜGYFÉL-ELÉGEDETTSÉG NÖVELÉSÉNEK STRATÉGIÁJA ügyfélszolgálati folyamatok eszköz- és folyamatköltségei nagyobb számú kutatási kérdőív eljárások az ügyfélelégedettség vizsgálatára + CAF képzéssel való elégedettség, új feladatok, magatartásformák elsajátítása 2. táblázat Kiskunhalas Város Önkormányzat stratégiája MŰKÖDÉSI FOLYAMATORIENTÁCIÓ STRATÉGIÁJA fejlesztési költségek minden partner folyamatra legyen kutatási kérdőív eljárások + CAF + FEUVE folyamatokban betöltött szerepekkel való azonosulás A Tanácsadó módszertani és szakmai szempontból is javasolta, hogy a fenti felbontási struktúrára épülő elemzést évente legalább egy alkalommal, a kiválasztott folyamatra végezze el a Hivatal. 3.3.3 Eredményességi mutatószámok A Hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószám rendszert alakított és vezetett be Kiskunhalas Város Önkormányzata. 12

A mutatószám rendszer elemei: - Minőség szempontok: Az önkormányzati fejlesztések a Polgármesteri Hivatal minőségirányítási rendszerében meghatározott minőségfejlesztési tervekben lettek meghatározva, melyeket a Jegyző minden évben elkészít és melyeket független tanúsító ellenőriz és tekint át. - Gazdaságossági és költség szempontok: Az adott évek költségvetése a rendező elve a gazdaságossággal és költségekkel kapcsolatos mutatószámoknak. - Idő szempontok: Az idő szempontok igazolására a Vezetés a minőségirányítási rendszer kialakításával a minőségpolitikát deklarálta. - Fejlesztési képesség szempontjai: A Polgármesteri Hivatal fejlesztési irányait felülvizsgálatok, auditok és folyamatelések állítják elő (állami szervek általi felülvizsgálatok (ÁSZ, KEHI, hatóságok stb.), független tanúsító szervezet felülvizsgálatai (Hungarocert) és belső auditok megállapításai (kiképzett auditor párok évenként ismétlődő tevékenysége). - Partneri elégedettség szempontjai: A minőségirányítási rendszer részletesen szabályozza a Polgármesteri Hivatal partneri elégedettséghez köthető paraméterkörnyezetét. A partneri elégedettség mutatószámai: az ügyfélelégedettség-vizsgálat mutatószámai; a képviselőtestületi elégedettségvizsgálat mutatószámai és a dolgozói elégedettség mutatószámai (CAF). A Hivatal általános megítélésének alakulása az ügyfélelégedettség-vizsgálati kérdőívek eredménye alapján 15 %-ot meghaladó mutatószám javulást mutatott. Ez az Önkormányzat folyamatainak folyamatos napi ellenőrzésének, a munkatársak ügyfélérzékenységének és a CAF kutatások adatain keresztül történő hivatali elkötelezettségnek köszönhető. 13

3.4 A projekt eredményei, hatása Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében; stratégiai workshop; stratégiai gondolkodás fejlesztése; döntéshozatal; stratégiai térkép a fejlődési irányok hatékonyabb nyomon követése érdekében; stratégiai oktatás, tréning során a szervezet vezetőiben a vállalkozói szemlélet kialakítása, a stratégiai gondolkodás kialakítása; személyre szabott egyéni kommunikációs stratégia kialakítása, a személy egyéni kompetenciáinak figyelembe vételéve, ami a jövőben segítheti a megfelelő döntések meghozatalát szervezeti jövőkép és stratégiai térkép 2009.12.31. az önkormányzat vezetői és informális vezetői megismerik és elsajátítják a rendszerszintű, vállalkozói szemlélet alapjait és a tudatos stratégiai működést, elméleti tudást és gyakorlati tapasztalatok szereznek egy komplex szervezet stratégiai irányításáról 14

Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása); folyamatmenedzsment; ügyfélszolgálati képzés; szoftveres fejlesztés az ügyfélszolgálati folyamatok átvilágítása, ezek racionalizálása, optimalizálása; a képzés a problémamegoldás, konfliktuskezelés, kommunikáció és érvelés hatékonyságának növelése érdekében MikroVoks Elektronikus Közgyűlési Rendszer szoftvercsomag; ügyfélszolgálati folyamatleírás n.a. az ügyfélorientált kiszolgálás attitűdjének és az ehhez szükséges készségeknek az elsajátítása; hatékonyan működő ügyfélszolgálat, mérőszámokhoz kötött működés, konfliktusokat kezelni tudó munkatársak d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása; folyamatmenedzsment rendeletalkotási folyamat átvilágítása és modernizálása folyamattérkép és leírás 2010.06.04 n.a. e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; együttműködés fejlesztés célzott tréning a hivatal dolgozói közötti együttműködés és konfliktuskezelés hatékonyságának növelése érdekében n.a. n.a. alapvető egyéni és csoportos viselkedési stratégiák hatásának tudatosításával a tréning fejleszti a szervezet hatékonyságát, javítja a hangulatot, erősíti a 15

Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) kohéziót, növeli a munkatársak együttműködésének hatékonyságát f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; folyamatmenedzsment; szoftveres fejlesztés a hivatal főfolyamatainak átvilágítása, átstrukturálása, átalakítási programok kidolgozása MikroVoks Elektronikus Közgyűlési Rendszer szoftvercsomag; pontos folyamatleírás az önkormányzat főfolyamatairól (mérőszámokkal együtt) 2009.12.31 a partnerekkel, lakossággal való hatékonyabb kapcsolattartás elősegítése, a pénzügyek hatékonyabb kezelése h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; folyamatmenedzsment a felügyelt intézményekkel kapcsolattartási folyamatok vizsgálata, hatékonyabb kommunikációt elősegítő tényezők bevezetése, rendszeresítése folyamattérkép és leírás; kommunikációs térkép 2010.03.31 n.a. 16

Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása; folyamatmenedzsment a hivatal főfolyamatainak átvilágítása, átstrukturálása, átalakítási programok kidolgozása n.a. 2009.12.31 n.a. j) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése; eredményességi mutatószámok a szervezet munkavállalóinak és vezetőinek kompetenciáját, teljesítményét egységesen mérő mutatószám kidolgozása önkormányzati mutatószám rendszer felépítése 2010.06.04 n.a. k) szervezeti szintű teljesítménymérési és elési eszközök bevezetése; Balanced Score Card a szervezet stratégiai céljai elérésének és sikerességének elemzését célzó mutatószámrendszer kidolgozása BSC 2010.06.04 n.a. l) a projekt szemlélet megerősítése projektmenedzsment tréning a képzésben résztvevők áttekintő képességet pontos folyamatleírás az önkormányzat n.a. az önkormányzati dolgozók hatékonyabban, 17

Beavatkozási terület (projekt adatlapból) a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; Konkrét tevékenységek folyamatmenedzsment Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) szereznek egy projekt strukturális felépítésében, használható technikákat kapnak egy projekt tervezése, megvalósítása, elése kérdéseiben; Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) főfolyamatairól (mérőszámokkal együtt) 2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása a hivatal főfolyamatainak átvilágítása, átstrukturálása, átalakítási programok kidolgozása; pontos folyamatleírás az önkormányzat főfolyamatairól (mérőszámokkal együtt) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) összehangoltan tudják munkájukat szervezni, kevesebb átfedéssel, letisztultabb feladatkörökkel 2009.12.31 n.a. 18

Beavatkozási terület (projekt adatlapból) b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása; d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata; e) új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása; Konkrét tevékenységek stratégiai workshop; stratégiai gondolkodás fejlesztése Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) stratégiai térkép a fejlődési irányok hatékonyabb nyomon követése érdekében; stratégiai oktatás, trénin során a szervezet vezetőiben a vállalkozói szemlélet kialakítása, a stratégiai gondolkodás kialakítása Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) szervezeti jövőkép és stratégiai térkép Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) 2009.12.31 n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. 19

Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. 3. A partnerség erősítése a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; Public Relations, disszemináció és partnerség építés; szoftveres fejlesztés olyan szervezetfejlesztési tevékenység, amely a partnercégek, a közigazgatási és kulturális intézmények, szakmai érdekképviseletek és civil szervezetek kommunikációjának tervezésére, koordinálására, konfliktusaik kezelésére, rendezvények megszervezésére és lebonyolítására, valamint a társadalmi és közszféra kiemelt ügyeinek MikroVoks Elektronikus Közgyűlési Rendszer szoftvercsomag; kommunikációs térkép 2010.03.31 a partnerekkel, lakossággal való hatékonyabb kapcsolattartás elősegítése, a pénzügyek hatékonyabb kezelése 20

Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) szervezeti támogatására irányul Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa; Public Relations, disszemináció és partnerség építés; szoftveres fejlesztés olyan szervezetfejlesztési tevékenység, amely a partnercégek, a közigazgatási és kulturális intézmények, szakmai érdekképviseletek és civil szervezetek kommunikációjának tervezésére, koordinálására, konfliktusaik kezelésére, rendezvények megszervezésére és lebonyolítására, valamint a társadalmi és közszféra kiemelt ügyeinek szervezeti támogatására MikroVoks Elektronikus Közgyűlési Rendszer szoftvercsomag; kommunikációs térkép 2010.03.31 a partnerekkel, lakossággal való hatékonyabb kapcsolattartás elősegítése, a pénzügyek hatékonyabb kezelése 21

Beavatkozási terület (projekt adatlapból) Konkrét tevékenységek Előfeltevések (projekt adatlap 5.1 és 5.2 pont) irányul Eredménytermékek (pl. elkészült tanulmány, bevezetett szabályozás, készségek, szakismeret fejlődése) Bevezetésének időpontja/módja Hatások (pl. csökkent az erőforrás ráfordítás, ügyintézési idő, megalapozottabb döntések, átalakított folyamatok) c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba folyamatmenedzsment a partnerek döntéshozatalba való bevonásának erősítése, a partneri hálózat kommunikációs folyamataiban lévő akadályok elhárítása, a belső kommunikációs folyamatok hatékonyabbá tétele, ezek korrekciójával folyamattérkép és leírás 2010.03.31 a partnerekkel, lakossággal való hatékonyabb kapcsolattartás elősegítése, a pénzügyek hatékonyabb kezelése 22

3.5 Az indikátorok megvalósulása 3.5.1 Vállalt indikátorok Kiskunhalas Város Önkormányzat a pályázat megvalósítása során az alábbi indikátorok teljesítését vállalta: Vállalt szakmai indikátorok Mutató neve felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma átalakított szervezeten belüli eljárások száma képzettek száma a hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya a bevont partnerek száma ügyfélelégedettség növelése Mutató forrása pályázati adatlap pályázati adatlap pályázati adatlap pályázati adatlap pályázati adatlap pályázati adatlap Megység Kiinduló 2008. év 2009. év 2010. év db 0 0 4 4 db 0 0 2 4 fő 0 0 25 76 % 0 0 35 35 db 0 0 6 15 % 0 0 0 15 3. táblázat Vállalt indikátorok Bevont partnerek száma Sorszám Bevont partner megnevezése A bevonás módja 01 02 03 04 05 06 07 Felsővárosi Általános Iskola Költségvetési Gazdasági Szervezete Martonosi Pál Városi Könyvtár Városi Sportiroda Intézmények II. Rákóczi Ferenc Szakközépiskola és Kollégium Napsugár Óvodák és Bölcsőde Bibó István Gimnázium kérdőívezés módszerével a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás tevékenység során kérdőívezés módszerével a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás tevékenység során kérdőívezés módszerével a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás tevékenység során kérdőívezés módszerével a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás tevékenység során kérdőívezés módszerével a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás tevékenység során kérdőívezés módszerével a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás tevékenység során kérdőívezés módszerével a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás tevékenység során 23

08 09 10 Kertvárosi Általános Iskola Bernáth Lajos Kollégium Százszorszép Óvodák 11 Dr. Földi István Halasi Városgazda Zrt. 12 13 14 15 Kiliti Zsuzsanna Halasi Csipke Közalapítvány Csáki Lászlóné Környezetvédelmi Egyesület Rémán János Halasi Hetek Alapítvány Regős Gyula Városért Közalapítvány kérdőívezés módszerével a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás tevékenység során kérdőívezés módszerével a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás tevékenység során kérdőívezés módszerével a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás tevékenység során Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás során interjú Partnerek a döntéshozatalban tevékenység során workshopon való részvétel Partnerek a döntéshozatalban tevékenység során workshopon való részvétel Partnerek a döntéshozatalban tevékenység során workshopon való részvétel Partnerek a döntéshozatalban tevékenység során workshopon való részvétel 4. táblázat Bevont partnerek száma A vállalt indikátor teljesült. Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma: 1. Dokumentum-felülviszgálat tanulmánya: Szabálysértés és birtokvédelem; Okmányiroda; Kereskedelmi igazgatás; Szociális ügyek; Kommunális adó; Gyámhivatal Kiskunhalas Város Önkormányzat pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása; 2. Bankszámla pénzkezelési szabályzat és Házipénztár és pénzkezelési szabályzat; 3. Eszközök és források elési szabályzata; 4. FEUVE; A vállat indikátor teljesült. Képzettek száma Sorszám Képzés megnevezése Képzés időpontja Résztvevők száma (fő) a jelenléti ívek szerint 01 menedzsment tréning 1. alkalom 2009.06.23. 15 02 Közbeszerzési ismeretek a gyakorlatban 1. alkalom 2009.06.25. 16 03 Döntéshozatal 1. alkalom 2009.07.08. 14 24

04 Döntéshozatal 2. alkalom 2009.07.09. 14 05 Együttműködés fejlesztés tréning 1. alkalom 2009.09.23. 17 06 Együttműködés fejlesztés tréning 2. alkalom 2009.09.24. 17 07 Stratégiai gondolkodás fejlesztése 1. alkalom 2009.10.14. 7 08 Stratégiai gondolkodás fejlesztése 2. alkalom 2009.10.15. 7 09 Stratégiai gondolkodás fejlesztése 3. alkalom 2009.10.16. 7 10 Ügyfélszolgálati képzés 1. alkalom 2009.10.27. 15 11 Ügyfélszolgálati képzés 2. alkalom 2009.10.28. 15 12 Ügyfélszolgálati képzés 3. alkalom 2009.10.29. 15 A vállat indikátor teljesült. 5. táblázat Képzettek száma A Hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya (%) Az Önkormányzat 2009. évi költségvetésének végrehajtásáról szóló 7/2009. (III.04.) számú rendelete szerint Kiskunhalas Város Önkormányzat intézményeinek létszám előirányzata 2009. évben 823,5 fő. A Polgármesteri Hivatal éves statisztikai állományi létszáma 114 fő volt, aminek a 35%-a 40 fő. Átalakított szervezeten belüli eljárások száma: 1. ÁR-03 A Polgármesteri Hivatal részvétele az Önkormányzat rendeletalkotási folyamatában; 2. FE-02 Szociális ügyek ügyfélszolgálati folyamatai; A vállat indikátor teljesült. 3.5.2 Adatszolgáltatási kötelezettség alá eső indikátorok Indikátor neve Ügyfél elégedettség növelése Megység (db, fő, %) Bázis Megvalósítási időszak (cél) Fenntartási időszak (cél) % 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 0 0 15 15 15 15 15 15 6. táblázat Adatszolgáltatás alá eső indikátorok Az indikátor teljesülése két megközelítésben (pozitív és negatív) vizsgálható: az ügyfél elégedettségi kérdőív egyes - az elégedettség szempontjából releváns - kérdéseinél adott pozitív válaszoknál az pozitív válaszok meghaladják-e a 15%-ot, vagyis a vállalt indikátor teljesül-e, illetve; a negatívan elő válaszok nem haladják-e meg a 15%-ot. 25

3.5.3 Esélyegyenlőségi vállalt indikátorok családbarát Nemek akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Esélyegyenlőségi indikátor vállalások Esélyegyenlőségi munkatárs, felelős alkalmazása (I/N) Esélyegyenlőségi terv, koncepció megléte (I/N) A szervezet döntéshozói, munkavállalói vagy közönsége számára évente esélyegyenlőségi képzést tart (I/N) Infokommunikációs akadálymentesítés (I/N) Nők száma a felső-, és középvezetésben (fő) Részmunkaidős foglalkoztatottak száma (fő) végéig benyújtása -kor végéig N I N I N I I I I I I I I I I I I I N N N N N 8 9 9 0 0 0 0 0 0 0 Jelenlegi 26

Esélyegyenlőségi indikátor vállalások Távmunkában foglalkoztatottak száma (fő) Fogyatékossággal élő alkalmazottak száma (fő) GYES-ről, GYED-ről, ápolási díjról visszatérők alkalmazása az elmúlt illetve elkövetkező 5 évben (fő) Rugalmas munkaidő szervezés vagy csúsztatható munkakezdés lehetősége (I/N) Munkaidőkedvezmény biztosítása a dolgozók továbbképzéséhez (I/N) családbarát Nemek akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* végéig benyújtása -kor végéig 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 6 5 6 5 6 6 I I I I I I I I I I Jelenlegi 27

családbarát Nemek akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Esélyegyenlőségi indikátor vállalások GYES-en, GYED-en levő munkatársakkal való szervezett, dokumentált kapcsolattartás (I/N) Vállalati, szervezeti gyermekintézmények a (I/N) A megvalósítás során eszközöket alkalmaz a célcsoport érdekeinek figyelembevételére, védelmére (I/N) * ezeket sorolja fel a szöveges mezőben Figyelembe veszi és íti a közlekedési kapcsolatok, a térhasználat és a kiegészítő létesítmények tervezésekor a nők és férfiak igényeit, (I/N) végéig benyújtása -kor végéig N N N N N N N N N N N N N N N N Jelenlegi 28

családbarát Nemek akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Esélyegyenlőségi indikátor vállalások Elektronikus szolgáltatás fejlesztése során a célcsoport képviselőit bevonja a tervezésbe, megvalósításba (I/N) A projekt végrehajtása során megszülető termék és/vagy szolgáltatás más társadalmi csoportnál igazolhatóan kedvezőbben hat az esélyegyenlőségi célcsoportok helyzetére, életminőségére (I/N) * indokolja a szöveges mezőben végéig benyújtása -kor végéig N I N I I N N N N Jelenlegi 29

családbarát Nemek akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Esélyegyenlőségi indikátor vállalások Vállalkozásfejlesztés vagy szervezetfejlesztés esetén speciális figyelmet fordít a nők/romák/fogyaték kal élők vezette szervezetekre, vagy kifejezetten az ő igényeikre specializált vállalkozásokra, szervezetekre, (I/N), röviden ismertesse a szöveges mezőben Elektronikus szolgáltatás fejlesztése során legalább egy esélyjavító funkciót alkalmaz (I/N) * röviden ismertesse a szöveges mezőben végéig benyújtása -kor végéig N N N N N N N Jelenlegi 30

családbarát Nemek akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Esélyegyenlőségi indikátor vállalások A közfeladatok és/vagy jogszabályok olyan módosítását tartalmazza a projekt, amely kifejezetten egy esélyegyenlőségi csoport jogi helyzetének a javítását szolgálja (I/N) * röviden ismertesse a szöveges mezőben A közigazgatási eljárások, ügyintézés olyan módosítását tartalmazza a projekt, amely kifejezetten egy esélyegyenlőségi csoport ügyféli helyzetének könnyítését szolgálja (I/N) * röviden ismertesse a szöveges mezőben végéig benyújtása -kor végéig N N N N N N N N Jelenlegi 31

családbarát Nemek akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Esélyegyenlőségi indikátor vállalások A projekt olyan szolgáltatást és/vagy szolgáltatáson belüli speciális elemet tartalmaz, ami egy meghatározott hátrányos helyzetű társadalmi csoport igényére tekintettel került kialakításra (I/N) * ezt, ezeket nevezze meg a szöveges mezőben Az érintett célcsoport számára a fejlesztés eredményéhez való hozzáférést a fejlesztő vagy partnere aktívan, és az esélyegyenlőségi célcsoport(ok) képviselőivel egyeztetett módon segíti (I/N) végéig benyújtása -kor végéig N N N N N N N N N N N Jelenlegi 32

családbarát Nemek akadálymentesítés Fogyatékos emberek Roma emberek Más csoportok* Esélyegyenlőségi indikátor vállalások A fejlesztéshez kapcsolódó nyilvános eseményeken, kommunikációjában és viselkedésében a fejlesztő vagy partnere esélytudatosságot fejez ki: nem közvetít szegregációt, csökkenti a csoportokra vonatkozó meglévő előítéleteket (I/N) végéig benyújtása -kor végéig II I I 7. táblázat Esélyegyenlőségi indikátorok Jelenlegi 33

3.5.4 Környezeti fenntarthatósági vállalt indikátorok Környezeti fenntarthatósági vállalások Kategóriák Fenntartható fejlődést szolgáló megvalósítás és Fenntarthatósági szempontok A fenntarthatósággal kapcsolatos tudásmegosztáson részt vett munkavállalók száma Nyilvánosság számára aktuális környezeti információkhoz való hozzáférés rendszeres, és a kötelező men felüli biztosítása Partnerei vagy társadalmi környezete számára szervezett környezettudatos vagy fenntarthatóság tanulásával kapcsolatos események száma Fajlagos vízfelhasználás csökkentése Fajlagos energiafelhasználás csökkentése Kombinált valamint anyag- és energiatakarékos irodatechnikai készülékek beszerzése és alkalmazása Béren kívüli (közérzetjavító) rekreációs, egészségügyi juttatások mének növelése Pont Megység I/N 0,3 fő/összlétszám / év végéig Jelenlegi I 0 0,5 n.a. 0,2 db/év I 0 2 n.a. 0,3 db/év I 0 1 n.a. 0,3 0,3 m 3 /projektgaz dánál foglalkoztatott fő kwh/projektga zdánál foglalkoztatott fő I 26 23 n.a. I 760 715 n.a. 0,3 db I 152 160 n.a. 0,3 eft/ projektgazdáná l foglalkoztatott fő I 33 37 n.a. 34

Környezeti fenntarthatósági vállalások Kategóriák Fenntarthatósági szempontok Tömegközlekedést használó (támogatott) munkavállalók számának növelése a helyi munkavállalók arányának szinten tartásával Pont Megység I/N végéig Jelenlegi 0,2 fő I 6 7 n.a. 8. táblázat Környezeti-fenntarthatósági indikátor 35

3.5.5 Társadalmi fenntarthatósági vállalt indikátorok Az érintettek bevonása a tervezésbe, a megvalósításba és az elésbe szempont folyamatosan teljesült a képzések által. Társadalmi fenntarthatóság ítése Vállalás Teljesülés a) Fajlagos vízfelhasználás me (teljes vízfelhasználás [m3] / termelés egysége [változó]) 26 n.a. b) Fajlagos energiafelhasználás me (teljes energiafelhasználás [kwh] / termelés egysége [változó]) 760 n.a. d) Ártalmatlanításra kerülő hulladék me (ártalmatlanításra kerülő hulladék [t] / összes hulladék mennyisége [t]) 0 n.a. f) A fenntarthatósággal kapcsolatos tudásmegosztáson részt vett munkavállalók száma [fő] 43 n.a. 9. táblázat Társadalmi fenntarthatósági indikátor 36

4 Akció terv a hiányosságok, indikátorok pótlására Kiskunhalas Város Önkormányzata a pályázat megvalósítása során vállalt indikátorait minden területen maradéktalanul teljesítette, így a felülvizsgálat eredményeként kijelenthetjük, hogy akcióterv készítése az elmaradt vagy hiányos indikátorok teljesülések pótlása érdekében nem szükséges. A pályázati felhívás értelmében a projektgazdának jelentési kötelezettsége van a projekt megvalósítása és a során. A Támogatási Szerződésben foglaltak értelmében a Kedvezményezett köteles adatot szolgáltatni a projekt megvalósulásáról. E jelentési kötelezettségnek a i időszakban még eleget kell tenni. A projektgazda köteles továbbá a pályázattal, illetve a projekt megvalósításával kapcsolatos dokumentumokról nyilvántartást készíteni és azokat legalább 2020. december 31-ig megőrizni, melyet a közreműködő szervezet helyszíni vizsgálat során kérhet. 37

5 Mellékletek 5.1 Felhasznált irodalom Controll Holding Tanácsadó Zrt. Záró projektbeszámolója Kiskunhalas Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal ÁROP-1.A.2/A-2008-0049 3L Tudásmenedzsment Szolgáltató Kft. Képzési összefoglaló Kiskunhalas Város Önkormányzatánál tartott tréningekről ÁROP-1.A.2/A-2008-0049 5.2 Interjúk jegyzéke Sorszám Interjúalany neve, beosztása Az interjú időpontja 01 Kristóf Andrea 2014. május 6. 02 Ignácz Erika 2014. június 14. 5.3 Ábra jegyzék 1. ábra A Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok... 2 2. ábra Kiskunhalas Város Önkormányzata által vállat részterületek az ÁROP- 1.A.2/A-2008-0049. pályázatban... 5 5.4 Táblázatok jegyzéke 1. táblázat Áttekintő projektadatok... 4 2. táblázat Kiskunhalas Város Önkormányzat stratégiája... 12 3. táblázat Vállalt indikátorok... 23 4. táblázat Bevont partnerek száma... 24 5. táblázat Képzettek száma... 25 6. táblázat Adatszolgáltatás alá eső indikátorok... 25 7. táblázat Esélyegyenlőségi indikátorok... 33 8. táblázat Környezeti-fenntarthatósági indikátor... 35 9. táblázat Társadalmi fenntarthatósági indikátor... 36 38

MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék, mint cégbíróság 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. Cégjegyzékszám: 01-09-712312 T: +36 1 666 3750 E: info@multicontact.eu F: +36 1 666 3749 W: www.multicontact.eu