Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzatának ÁROP-1.A.5-2013-2013-0085. kódszámú szervezetfejlesztési projektje részeként Kapcsolódó indikátor: Korábbiszervezetfejlesztésmegvalósulásátbemutatótanulmány AZ ÁROP-1.A.2/B-2008-0016. KÓDSZÁMÚ PÁLYÁZATBAN VÁLLALT ÉS MEGVALÓSÍTOTT INTÉZKEDÉSEK FELÜLVIZSGÁLATA Elemzés és hatásvizsgálat
Tartalomjegyzék 1. Debrecen civil stratégiájának nemzetközi visszhangja... 3 2. árop-1.a.2/b-2008-0016. projekthez kapcsolódó dokumentumok elemzése... 5 2.1. A pályázat alapadatainak, előzményeinek tényszerű áttekintése... 5 2.2. Megállapítások, fejlesztési irányok, a vezetés válaszai... 7 2.2.1. A helyzetértékelés eredményeinek bemutatása...7 2.2.2. A helyzetértékelésen túlmutató eredménytermékek...13 3. Benchmark adatbázis az előző, 2008-2011. árop felülvizsgálathoz... 20 3.1. Előzmények... 20 3.2. Benchmarking adatbázisa, mint menedzsment módszer... 23 3.3. Adatgyűjtés, mérés, összehasonlítás... 25 4. Az elért eredmények a közigazgatási átalakítás tükrében... 37 2
1. DEBRECEN CIVIL STRATÉGIÁJÁNAK NEMZETKÖZI VISSZHANGJA A 2008. évben elindított ÁROP projektek és a most második ütemként elindított szervezetfejlesztési projektek csak és kizárólag akkor hasznosak a hazai közigazgatás számára, ha felmutatható értéket és eredményt hordoznak. Tanácsadó cégként sajnálatosnak tekintjük, hogy az első ÁROP projekt lezárásának nyilvánosságra hozott értékelése nem született, így nem tudhatjuk, hogy a központi közigazgatás miként értékelte annak a többszáz önkormányzatnak a végrehajtott fejlesztéseit, amelyeket ugyan 2011. évben külső tanácsadó cégek bevonásával értékeltek és felülvizsgáltak, azonban ezek az értékelések sajnos nem váltak közkinccsé, ezáltal nem képződött közös tudás benchmark adat arról, hogy a teljes magyarországi ÁROP projektek szervezeti hasznosulása milyen mértékű volt. Arra azonban büszkék vagyunk, hogy a 2011. szeptember 29. és október 01. között Varsóban az EUPAN (European Public Administration Network) és a Lengyel Köztársaság által szervezett 6. Minőségügyi Konferencián a Magyarországot képviselő három szervezet egyike partnerünk, Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata volt. A rendkívül színvonalas nemzetközi konferencián Európa 25 országából több mint 300 meghívott vett részt. A rendezvény idén a Tegyük a helyes dolgokat helyesen mottó köré szerveződött. Központi kérdésként a közigazgatás hatékonyabbá, ügyfél-központúvá tétele, valamint az eredmény-orientált szemléletmód megvalósítása szerepelt. A plenáris ülések alkalmával a közigazgatási minőségügy területén neves szakemberek tartottak előadást, mint Prof. DrGeertBouckaert, a Löveni Katolikus Egyetem Közigazgatási Intézetének Igazgatója, PatrickStaes, az Európai CAF Kutatási Központ vezetője, FernandóGarciaFerreiro az Európai Bizottság Humán Erőforrásért és Biztonságért felelős szervezetének tanácsadója. A szekcióüléseken a meghívott európai városok képviselői prezentálták közigazgatási szervezetük gyakorlatát. A Debrecen városát képviselő delegáció a helyi Civil Stratégiáról tartott előadást, melyet igen nagy érdeklődés övezett a szekcióban. 3
A város sikerét és eredményességét jól tükrözi, hogy Mr. Staes a konferenciát záró értékelő ülés alkalmával a civil szervezetekkel és lakossággal való együttműködés szervezettségét példaértékűnek nevezte. A Civil Stratégia kidolgozása a Polgármesteri Hivatal ÁROP projektjének keretében valósult meg a Controll Holding Tanácsadó Zrt. szakértőinek aktív részvételével. Ez a közös siker alapozta meg az ÁROP projekt folytathatóságát és ezt figyelembe vettük, amikor az elvárt fejlesztési eredmények értékelését végrehajtottuk. 4
2. ÁROP-1.A.2/B-2008-0016. PROJEKTHEZ KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK ELEMZÉSE 2.1. A pályázat alapadatainak, előzményeinek tényszerű áttekintése 2008.07.26. Közgyűlés határoz a pályázaton való részvételről 197/2008. (VII.26.) 2008.10.15. Pályázat benyújtása a VÁTI-hoz Finanszírozó: ESZA + a Magyar Köztársaság költségvetése (+saját erő) 2009.03.16. Nyertesség kihirdetése A pályázat címe: "Debrecen MJV Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése", kódszáma: ÁROP-1.A.2/B-2008-0016. 2009.07.01. TSZ aláírása. Elnyert támogatás mértéke: 21.5mFt. Saját forrás: 2.15mFt. Küldetés, célok: A Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése a döntési mechanizmus korszerűsítésén, a költségvetési gazdálkodás eredményességének javításán, valamint a partnerség erősítésén keresztül. Kiemelt célok: 1 a szervezeti egységek közötti együttműködést akadályozó tényezők feltárása, megszüntetése, a belső kommunikációs rend szabályozása, a koordinációs rendszer újraszabályozása, a döntések továbbításának, a végrehajtás nyomon követésének kidolgozása, visszacsatolásának meghatározása, 1 Szervezetfejlesztés a Debreceni Polgármesteri Hivatalban sajtótájékoztató anyag 2009. július 20. 5
a rendeletalkotás demokratizálása, szakmai színvonalának növelése, az ügyfélszolgálat ügyintézési folyamatainak átvizsgálása, az ügyintézés technologizálása, az egyszerűbb, illetve az egyszerűsített ügyek elintézési idejének csökkentése, a munka eredményességét mérő mutatószámok meghatározása, intézkedés a bevezetéséről, a hivatali munka új típusú szemléletének formálása, elfogadtatása, felkészíteni a hivatal munkatársait a projektszemlélet fontosságára, a távlatos gondolkodás jelentőségére, a civil kapcsolatok szervezett formában történő bővítése, a lakosság folyamatos tájékoztatása. A 2008-2011. évi ÁROP szervezetfejlesztési projekt szakmai tartalmának ismertetése A pályázat az alábbi feladatok végrehajtását határozta meg. A DÖNTÉSI MECHANIZMUS KORSZERŰSÍTÉSE b) A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében. c) Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása). d) Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása. e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása. f) A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése. j) A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése. l) A projekt szemlélet megerősítése. A KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS EREDMÉNYESSÉGÉNEK JAVÍTÁSA a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása f) Közbeszerzési eljárások lebonyolítása g) Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése. 6
A PARTNERSÉG ERŐSÍTÉSE a) Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére. b) A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa. 2.2. Megállapítások, fejlesztési irányok, a vezetés válaszai 2.2.1. A helyzetértékelés eredményeinek bemutatása 2009. augusztus október hónapjaiban komplex helyzetértékelést végeztek a szakmai megvalósítással (mérnöki, szakértői tevékenység, adatbázisok, tanulmányok készítése, képzések lebonyolítása) megbízott tanácsadó cég munkatársai a debreceni polgármesteri hivatalban. Dokumentáció-felülvizsgálatuk az alábbiakra terjedt ki: SZMSZ Közszolgálati Szabályzat Hivatali Ügyrend Iratkezelési Szabályzat Kommunikációs rend Vezetői és munkatársi interjúk lebonyolításán keresztül az akkori hivatali szervezet átvilágítása megtörtént, az alábbi szervezeti egységek bevonásával: Ellenőrzési Osztály Polgármesteri Kabinet Építésügyi Főosztály Szervezési és Jogi Gazdálkodási Főosztály Főosztály Hatósági Főosztály Városfejlesztési Humán Főosztály Főosztály Közbeszerzési Osztály A helyzetértékelés az interjúkra előre összeállított kérdőív segítségével, az ügyiratstatisztikai adatok, az adott szervezeti egységre vonatkozó folyamatszabályozások, továbbá az információkat kiegészítő munkanapfényképezés és munkaköri leírások felülvizsgálatával vált teljessé. 7
Az eredménytermék két db helyzetértékelési tanulmány volt, amelynek legfontosabb fejlesztésre irányuló megállapításait, valamint az azokra adott vezetői válaszokat az alábbiakban foglaljuk össze. Az Ellenőrzési Osztályra vonatkozóan feltárt hiányosság az ügyfélfogadás körülményeire vonatkozó, tárgyi feltételeket érintő probléma. Az osztályok kapcsolatrendszerét vizsgálva az Ellenőrzési Osztály Pénzügyi és Oktatási Osztállyal való nehézkes kommunikációja került megvilágításra. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A tárgyi feltételek javítására irányuló észrevételeket a hivatalvezetés tudomásul vette, az elavult irodabútorok, számítástechnikai eszközök, stb. cseréjén folyamatosan dolgozik és amint tud erre pénzeszközt elkülöníteni, a szükséges tárgyi eszköz beszerzéseket elvégzi. Ez az észrevétel nem kifejezetten szervezeti, szervezet-racionalizálási kérdés, állandó napirenden van a hivatalban és a magas színvonalú munkavégzés érdekében a munkakörülmények folyamatos javítása prioritást élvez a hivatalvezetés részéről. A kommunikációs nehézségek időközben megoldódtak. Az Építésügyi Főosztály és osztályai tekintetében a helyzetértékelés sok pozitívum említése mellett egyrészt feltárta, hogy az évek óta dokumentált folyamatleírások sorában a Műszaki Osztály minőségügyi folyamatai felülvizsgálatra szorulnak, elkerülendő a párhuzamosságot a hivatali ügyrendben foglaltakkal. Másrészt kiemelt ügyekre vonatkozó szabályozás kialakítását látta célszerűnek a területet vizsgáló tanácsadó, az egységes ügykezelés érdekében. Kifejezetten az építésrendészeti tevékenység ellátására külön szervezeti egység csoport létrehozását javasolta a tanácsadó. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A Polgármesteri Hivatal hosszú évek óta auditált minőségirányítási rendszerének karbantartása, folyamatok újraszabályozása által, a belső auditok kiterjesztése során a szükséges módosításokat a minőségirányítási 8
rendszerdokumentáción elvégezte. A Főosztály folyamatai naprakészek, aktualizáltak. Az építésrendészeti tevékenység elvégzésére önálló csoportot létrehozni nem tartotta indokoltnak a vezetés. A várakozásokkal ellentétben a feladatmennyiség nem növekedett a szervezetfejlesztési projekt lezárását követő időszakban. A Gazdálkodási Főosztály (Vagyonkezelési, Adóügyi, Pénzügyi Osztály) működésének vizsgálata során is szervezetfejlesztési szempontú javaslatot tettek le az asztalra a tanácsadók, éspedig a Pénzügyi Osztály folyamatainak újradefiniálását, valamint egyéb, pénzügyi, gazdálkodási dokumentumokkal összefüggő, konkrét javaslatokat fogalmaztak meg. A kommunikációra vonatkozóan a belső információáramlás lassúsága került felszínre, esetenként indokolatlan plusz adatszolgáltatások bekérése, késedelmes reagálások említésével. Párhuzamos munkavégzés került felszínre a gazdasági társaságokra vonatkozó ügyintézés tekintetében a Humán Főosztállyal. A feladatok újraelosztásával, megfelelő szabályozással ez a párhuzamosság tanácsadói vélemény szerint kiszűrhető. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: Vezetői döntést követően a gazdasági társaságokkal kapcsolatos ügyintézés a Gazdálkodási Főosztály hatáskörébe tartozik, ezáltal a feltárt párhuzamos munkavégzés kiküszöbölésre került. A Polgármesteri Hivatal hosszú évek óta auditált minőségirányítási rendszerének karbantartása, folyamatok újraszabályozása által, a belső auditok kiterjesztése során a szükséges módosításokat a minőségirányítási rendszerdokumentáción elvégezte. A Főosztály folyamatai naprakészek, aktualizáltak. Az információáramlás javítására vonatkozóan a kommunikációs folyamatok vizsgálata fogalmaz meg vezetői intézkedéseket. A Hatósági Főosztály esetében az infokommunikációs akadálymentesítés hiányosságai kerültek feltárásra, valamint a munkanap-fényképezés során az Okmányosztály Közlekedési Igazgatási Csoportjának túlzott leterheltségét mutatták a számsorok, grafikonok. További hiányos 9
dokumentálásként került feltárásra, hogy az Igazgatási Osztály eljárásainak csupán egy része szabályozott írásban. Erre vonatkozóan a folyamatleírások bővítését fogalmazták meg a tanácsadók fejlesztendő területként. A munkanap-fényképezés részét képezte egy munkatársi képesség-vizsgálat is, amely során a közvetlen munkahelyi vezető értékelte saját beosztottja készségét, képességét. Az Igazgatási Osztály pontszámai a legalacsonyabbak között voltak, indokoltnak tartották a tanácsadók fejlesztő tréningek tartását a munkatársak számára. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A Polgármesteri Hivatal hosszú évek óta auditált minőségirányítási rendszerének karbantartása, folyamatok újraszabályozása által, a belső auditok kiterjesztése során a szükséges módosításokat a minőségirányítási rendszerdokumentáción elvégezte. A Főosztály folyamatai naprakészek, aktualizáltak. A Polgármesteri Hivatal Ügyrendjéről szóló 6/2005. sz. együttes polgármesteri és jegyzői utasításon, valamint a köztisztviselők jogállásáról szóló módosított 1992. évi XXIII. tv. helyi szabályairól szóló 29/2001. (X.01.) Kr. rendeleten a humán erőforrás gazdálkodási kérdésekkel kapcsolatos, vezetés által indokoltnak tartott változtatások átvezetésre kerültek. Az infokommunikációs akadálymentesítés az Ügyrendben került szabályozásra (jeltolmács), valamint e témakörben képzésekre is sor került az Okmányosztály kiválasztott dolgozói számára. E szervezeti egység is részt vett a szervezetek közötti együttműködés javítása tréningen, amelynek gyakorlati tapasztalatait a mindennapi munkavégzésbe és a kommunikációs folyamatokba a munkatársak beépítették. A 120 fős Humán Főosztály (Családvédelmi, Kulturális, Oktatási, Szociális Osztály) összességében leterheltnek mutatkozott a vizsgált időszakban; ezt a helyszíni interjúk, a munkanap-fényképezés és az ügyiratstatisztikai elemzések is alátámasztották. A Szociális Osztályon konkrét munkaerőhiány is tapasztalható volt. A Kulturális Osztályon több, a Polgármesteri Kabinettel, esetenként az Oktatási Osztállyal párhuzamos munkaterületként jelentkező folyamatot is feltártak a tanácsadók, aminek 10
kiküszöbölése érdekében belső feladat- és hatásköri szabályozás / szabályzat ki-, illetve átdolgozását javasolták a tanácsadók. A munkanapfényképezés részét képezte egy munkatársi képesség-vizsgálat is, amely során a közvetlen munkahelyi vezető értékelte saját beosztottja készségét, képességét. A Szociális Osztály pontszámai a legalacsonyabbak között voltak, indokoltnak tartották a tanácsadók fejlesztő tréningek tartását a munkatársak számára. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A Kulturális Osztály munkavégzésének (pályázatkezelés és rendezvényszervezés) párhuzamosságait megvizsgálva a hivatalvezetés arra a következtetésre jutott, hogy a szervezeti egységek nem ugyanazt a tevékenységet végzik, tehát párhuzamos munkavégzésről ténylegesen nem beszélhetünk. Megosztásra kerül a munkamennyiség és úgy kerül az adott szervezeti egységhez, hogy a feladatok, felelősségi és hatáskörök tisztázottak, átfedések nincsenek. A szervezetfejlesztési projekt keretében lebonyolított képzéseken a Főosztály kiválasztott munkatársai részt vettek. A Közbeszerzési Osztály tekintetében amelynek vizsgálata a szervezetfejlesztési projekt egyik hangsúlyos eleme (2.f) a növekvő feladatellátással párhuzamosan a folyamatokat támogató elektronikus alkalmazások átvételére, a működés költségeinek csökkentésére, a munkavégzés gyorsaságának, hibamentes, minőségi színvonalon való végzésének és egyidejűleg átláthatóbbá tételére vonatkozóan kerültek megfogalmazásra konkrét fejlesztési javaslatok. Az átvilágítást végző tanácsadó a folyamatok újraszabályozására, valamint egy elektronikus nyilvántartási rendszer szoftver beszerzésére tett javaslatot. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A minőségirányítási rendszerben az érintett folyamatok módosításra kerültek, az új folyamatokat a rendszerbe integrálták. A Polgármesteri Kabinet esetében megoldandó szervezeti kérdésre vonatkozó fejlesztési irányt sem a helyzetértékelő anyag, sem a munkanap-fényképezés nem tartalmazott. 11
A Szervezési és Jogi Főosztály esetében sem volt kimutatható fejlesztendő terület az átvilágítás eredményeként, erre vonatkozó javaslatot a dokumentumokban nem találtunk. A Városfejlesztési Főosztály a helyszíni interjúkon jelzettek szerint mind a Városüzemeltetési Osztályon (1 fő), mind a Városépítési Osztályon (2 fő) humán erőforrás bővítési igényt jelzett, amelyet a munkanap-fényképezés számadatai (a legleterheltebb szervezeti egység a vizsgált időszakban a Városüzemeltetési Osztály volt) is alátámasztottak.a belső információáramlásra vonatkozó kérdések feltárták, hogy a főosztály esetenként késve jut olyan alapvető információkhoz, amelyek a napi munkavégzésüket, az elkészült határozatokat / döntéselőkészítési és egyéb dokumentumokat érintik, ezért sok esetben előfordul, hogy újra elő kell venniük az adott ügyet és immár az új információk birtokában átdolgozni az elkészült iratokat. Erre vonatkozóan a kommunikáció javítása által a tanácsadók fogalmaztak meg fejlesztési javaslatokat. A munkanap-fényképezés részét képezte egy munkatársi képességvizsgálat is, amely során a közvetlen munkahelyi vezető értékelte saját beosztottja készségét, képességét. A Városüzemeltetési Osztály pontszámai a legalacsonyabbak között voltak, indokoltnak tartották a tanácsadók fejlesztő tréningek tartását a munkatársak számára. Észlelhető volt továbbá a vizsgált időszakban olyan párhuzamos ügyintézés (pl. a közterület-foglalás), amelyben több szervezeti egység is részt vesz és az ügyfél esetenként nem tudja, hol mit tud elintézni, ki az illetékes, kihez forduljon. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A közterület-foglalással, közterület-használattal kapcsolatos párhuzamosság és hosszú ügyintézési idő rendezését az önkormányzat a város közterületének rendjével, használatával és hasznosításával kapcsolatos helyi előírásokról szóló 28/2010. (VII.14.) rendeletével oldotta meg. Az önkormányzati fenntartású Debreceni Közterület Felügyelet végzi ezt a feladatot, egyablakos ügyintézés bevezetése mellett. Az információáramlás javítására vonatkozóan a kommunikációs folyamatok vizsgálata fogalmaz meg vezetői intézkedéseket. 12
2.2.2. A helyzetértékelésen túlmutató eredménytermékek A szervezetfejlesztési projekt fő elemeihez kapcsolódó tanácsadói javaslatok egyrészt az előbbiekben bemutatott helyzetértékelő dokumentumokban jelentek meg, ezen túlmenően pedig további fejlesztési javaslatként, önálló eredménytermékekben öltöttek testet. Új eljárások, módosítások, aktualizálások: A minőségirányítási rendszer működtetése és folyamatos auditáltsága biztosítja a folyamatok teljes körű leírtságát, a közigazgatási folyamatok vertikális és horizontális egymáshoz kapcsolhatóságának kereteit. A kiválasztott részterületekhez kapcsolódó folyamatok átvizsgálása a projektben megtörtént. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A szervezetfejlesztés által érintett valamennyi folyamat felülvizsgálatra került, majd a módosítások a rendszerdokumentációban átvezetésre kerültek. Az elmúlt évek belső auditjai, külső tanúsítói megállapításai, észrevételei nyomán a nem-megfelelőségek javításra kerültek. Új ügyfélszolgálati önálló szervezeti egység létrehozásának koncepciója. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A hivatalvezetés a tanácsadói javaslat megvalósítását nem találta indokoltnak és hatékonynak, mert a jelenlegi gyakorlat szerint az ügyintézést végző munkatársak eltérő ügyfélfogadási időben, rendszerességgel és mélységben foglalkoznak az ügyfelekkel. Egy önálló ügyfélszolgálat a vezetés véleménye szerint megbontaná a jelenlegi jó gyakorlatot (amit az ügyfélelégedettségi mutatók is visszaigazolnak) és elsődlegesen csupán félmegoldásokat, általános tájékoztatást tudna nyújtani az állampolgároknak. A tanácsadói javaslat továbbgondolásaként a Polgármesteri Hivatalban új státusz osztályvezető-helyettesi pozíció került létrehozásra az Okmányosztályon, aki feladatként többek között az Új Városháza ügyfélszolgálati munkájának, munkatársainak irányítását, ellenőrzését is végzi. Így az általános ügyfélszolgálati munkában megvalósult az egységes irányítás, egyidejűleg az azonnali beavatkozás, javító folyamatok 13
alkalmazásának lehetőségével, az esetleges nem-megfelelőségek kiküszöbölése érdekében. Az ügyfelek magasabb minőségi kiszolgálása érdekében postai befizetőhely kialakítására is sor került, ezáltal is gyorsítva az ügyintézési folyamatot. Javaslat hatósági ügyekben új tájékoztatási szervezeti egység létrehozására. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: Az Új Városháza ügyfélterében ügytípusonként különálló ügyfélablakok állnak az ügyfelek rendelkezésére, ahol egyrészt általános tájékoztatást kaphatnak az adott ügytípusról, a szükséges formanyomtatványokról ezeket a helyszínen be is tudják szerezni. Ez a rendszer már a szervezetfejlesztési projekt időtartama alatt is működött. A javaslattal összefüggésben a tájékoztatási, informálási rendszer felülvizsgálatra került. Rendeletalkotási audit kézikönyv és mellékletei. A Kézikönyv elkészítésekor az alkotók már figyelembe vették a 2011. január 1-jén hatályba léptetett 2010. évi CXXX. tv. rendelkezéseit is. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A szervezeti egységek vezetői tájékoztatást kaptak a kézikönyvről, amely elektronikusan is a rendelkezésükre állt, sőt a benne foglaltak alkalmazására vonatkozóan a hivatalvezetés konkrétan felhívta az érintettek figyelmét. Kritikus kommunikációs folyamatok azonosítása / javaslat a vezetői fórumok rendszerének korszerűsítésére. Koordinációs folyamatok a polgármesteri hivatalban tanulmány. Mivel a kommunikáció és koordináció szorosan kapcsolódik egymáshoz, e két területet együtt vizsgáljuk. A Hivatal belső kapcsolati rendszerének áttekintése során folyamat és felelősség mátrix kidolgozására került sor, amelyhez a tanácsadók hozzárendelték a helyzetértékelési szakaszban felszínre került kritikákat, észrevételeket. 14
Szintén a kommunikáció javítása céljából került sor a projekt keretében fejlesztő tréning lebonyolítására is. Koordinációs területen kifejezetten a vezetés koordinációs, irányító és ellenőrző funkcióinak áttekintése képezte az átvilágítás részét. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A hivatalvezetés egyetértett azzal, hogy a szervezeti egységek közötti kommunikációs nehézségeket vezetői szinten szükséges rendezni. A Polgármesteri Hivatal kommunikációs rendjéről szóló 5/2007. számú együttes polgármesteri és jegyzői utasítás rendezte a kommunikációs szabályokat a projekt időtartama alatt és figyelembe véve a tanácsadók által tett megállapításokat is a hivatalvezetés ezt az utasítást hatályon kívül helyezve új utasítást léptetett életbe, amelyben az egyes releváns részek, fejezetek átdolgozása, javítása megtörtént. Szervezeti kérdések vizsgálata kutatás elemző, értékelő dokumentuma. 132 fő bevonásával egy szervezeti átvilágítási kérdőív került feldolgozásra, amely szervezeti tényező témakörben személyi állomány tényező vizsgálatával ellenőrzési tényező motiváltság és elkötelezettség témakörében kreativitás és kockázatvállalási területeken együttműködési készség vizsgálatával a célok és törekvések vizsgálatán keresztül az információáramlás minőségének vizsgálatával, valamint a döntéshozatali folyamat vizsgálatával a dolgozói véleményeket rögzítette. Az elemzés több ponton is azonosított fejlesztendő területet. Ezek közül az egyik legfontosabb a hivatali kommunikációs csatornák felülvizsgálata a hatékonyabb információáramlás biztosítása érdekében szervezeti egységek és vezetők, szervezeti egységek és szervezeti egységek viszonylatában. 15
A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A hivatalvezetés - az előző gondolathoz kapcsolódva a Kommunikációs Szabályzat átdolgozásával, a munkatársak részére készségfejlesztő képzések szervezésével válaszolt. Szintén kapcsolódik a koordinációs funkció témaköréhez is a folyamatleírások aktualizálása, a minőségirányítás körébe vont tevékenységek kibővítése. Mérőszámok gyűjtése, feldolgozása, értékelése és elemzése c. dokumentum. A mérő- és mutatószámok rendszeres gyűjtése érdekében eljárás definiálása volt célszerű, amely figyelembe veszi a minőségi, gazdaságossági, idő, partneri elégedettség, valamint innováció szempontjait és lefedi a hivatali működés mérhető paramétereit. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A folyamatszabályozás a minőségirányítási rendszerbe integrálásra került. Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása tanulmány. A tanulmányban az alábbi, önkormányzat által rendelkezésre bocsátott rendeletek, szabályzatok felülvizsgálata megtörtént. Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata és szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról készült 17/2000. (V.1.) Kr. Rendelete 6/2005. sz együttes polgármesteri és jegyzői utasítás Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Ügyrendje Gazdálkodási Főosztály ügyrendje 5/2006 sz. együttes polgármesteri és jegyzői utasítás a kötelezettség-vállalás, az ellenjegyzés és utalványozás rendjéről Számviteli Politika Számlarend Eszközök és források értékelési szabályzata Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata Felesleges vagyontárgyak hasznosítási, selejtezési szabályzata Pénzkezelési szabályzat 6/2007. számú jegyzői utasítás Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Belső ellenőrzési Kézikönyvéről 16
Ellenőrzési osztály ellenőrzési nyomvonala Belső szabályzat a számlázandó tevékenységekről 5/2008. sz. együttes polgármesteri és jegyzői utasítás a gépjármű üzemeltetési szabályzatról Közbeszerzési Szabályzat A tanácsadó cég megállapította, hogy a vizsgált jogszabályok, szabályzatok alapján a költségvetés végrehajtásáért felelős szervezet, azon belül az egyes munkatársak feladat meghatározása egyértelmű és világos. A funkciók teljes elkülönítése dokumentálása (kötelezettségvállalás, engedélyezés, ellenjegyzés, utalványozás, elszámolás), szabályszerűség és átláthatóság (feladat, program szinten) megfelelő módon biztosított. Az alkalmazott ellenőrzési rendszer - folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési tevékenység, belső ellenőrzési tevékenységek és ezek harmonizációja szabályozása, koordinációja érvényre juttatja a szabályosság, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség kritériumait. Néhány kisebb módosítási javaslat a dokumentumból kiolvasható. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A feltárt ellentmondások, módosítási javaslatok a dokumentumokon átvezetésre kerültek. Az Adóügyi Osztály és Pénzügyi Osztály folyamatainak teljes körű szabályozása, a folyamatok aktualizáltsága érdekében az FE-11 és FE-22 eljárások módosítására is sor került a projektben, a minőségirányítási rendszerbe e módosított folyamatok integrációja megtörtént. Közbeszerzés zöld közbeszerzés. E témakörben szintén folyamatszabályozás képezte az elvégzett feladatok gerincét, valamint a változó közbeszerzési törvénnyel összhangban az érintett dolgozók képzésére is sor került. A környezetközpontú közbeszerzési szempontokat elsődlegesen a beszállítói minősítési rendszerbe javasolták beépíteni a tanácsadók. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: Az elmúlt időszakban a Kbt. többször is módosult. A Hivatal minőségirányítási rendszerében a közbeszerzéshez kapcsolódó eljárások folyamatosan frissülnek, módosulnak. A zöld közbeszerzési szempontok 17
a mai napig érvényben vannak és a Polgármesteri Hivatal törekszik a beszállítók kiválasztásánál e szempontok figyelembe vételére is. Javaslat a Polgármesteri Hivatal Kommunikációs Stratégiájának szempontjaira, egyes elemeire. Feldolgozásra került a korábban már említett Debrecen MJV Kommunikációs Rendjéről szóló 5/2007. sz. együttes polgármesteri és jegyzői utasítás, valamint a Hivatal külső kommunikációs folyamatai és a honlap funkcionalitása. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A tanácsadó cég számos továbblépési, fejlesztési lehetőséget fogalmazott meg a Polgármesteri Hivatal számára. Ezek közül - nyitott ajtók légköre a szervezeten belül: nem került bevezetésre a jegyző magas leterheltsége miatt; - ötletláda kihelyezése a munkatársi vélemények gyűjtése érdekében: nem került bevezetésre, mert a vezetés a CAF működtetésével a munkatársi véleményeket, ötleteket eddig is kezelte és a rendszert az anonimitás biztosítása mellett, a 28 alkritériumra vonatkozóan (amely lefedi a teljes hivatali működést) a jövőben is fent kívánja tartani; - közösségépítő / környezetszépítő programok: nem került bevezetésre, mert ezt a feladatot az önkormányzat kiszervezte és a tulajdonában álló cég alkalmazottai a feladatokat elvégzik; - a honlapon elérhető ügyleírások, folyamatleírások kiegészítésének igénye: a leírások felülvizsgálatra kerültek és a szükséges kiegészítéseket, módosításokat az illetékes kollégák elvégezték. Felmérő adatlap a vállalkozói kör információinak összegyűjtésére összesítő, értékelő dokumentuma. A vállalkozói kör és a Polgármesteri Hivatal közötti kapcsolat és kommunikáció javítása érdekében felmérő adatlapot töltöttek ki a város területén működő vállalkozások képviselői (25 fő). A beérkezett többnyire igen pozitív válaszok mellett a tanácsadói megállapítások a vállalkozások nagyobb információ-igényét, a szorosabb kommunikációt és együttműködés lehetőségének biztosítását írták le fejlesztendő területként. 18
A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: Az eljárás bevezetésével a rendszeres vállalkozói megkérdezés eredményei a kapcsolattartási folyamatba visszacsatolásra kerülnek. Felmérő adatlap civil kapcsolatok fejlesztéséhez összesítő, értékelő dokumentuma. Civil Stratégia tervezet. A civilek számára összeállított kérdőív (16 db érkezett vissza kitöltve) feldolgozásával szintén alapvetően pozitív visszacsatolások érkeztek, azonban a vállalkozókhoz hasonlóan ők is több információt, szorosabb együttműködést igényelnek. A Polgármesteri Hivatal által tett intézkedések: A civil stratégia tervezet véglegesítésével annak hatályba léptetése 2010.11.25-én megtörtént. Általa a civil kapcsolatok egyértelmű szabályozásra kerültek, a kapcsolat hatékonysága lényegesen javult. 19
3. BENCHMARK ADATBÁZIS AZ ELŐZŐ, 2008-2011. ÁROP FELÜLVIZSGÁLATHOZ 3.1. Előzmények Az Államreform Operatív Program 1.A.2 (konvergencia régiók) és 3.A.1. (közép-magyarországi régió) pályázata 2008-ban az önkormányzatok számára lehetőséget biztosított polgármesteri hivatalaik ügyfél- és polgárbarát funkcióinak fejlesztésére, ügyfélszolgálati elégedettség növelésére. Az önkormányzatok olyan projekteket valósíthattak meg, melyek eredményeként javult a képviselő-testületi döntési folyamatok megalapozottsága, javult a képviselő-testületi információáramlás folyamata, növekedett a hivatalok szakmai munkájának minősége, erősödött a társadalmi és gazdasági kapcsolatok kiépítettsége a vállalkozói és civil szférával. A fejlesztési területek az alábbi három fő programpontban kerültek megfogalmazásra: (1.) A hivatal döntési mechanizmusának korszerűsítése A programpont célja volt megteremteni azokat az önkormányzati, képviselő-testületi és hivatalvezetési közös döntési pontokat kompetenciákat, melyek eredménye egy tervszerűbb, folyamataiban jobban beazonosítható működési modell kialakítása. Az Európai Unió azért is biztosított ehhez a programponthoz pénzügyi támogatást, mert látható módon jelentős hátrányt szenvedett a hazai közigazgatás a folyamatok hivatalon belüli, illetve hivatali és képviselő-testületi kapcsolódási pontjainak nem kellően végiggondolt működtetésében. E programrész keretében az eredmények az ügyintézési idő csökkentésében, az ügyfélszolgálati tevékenységek fejlesztésében, a rendeletalkotási szabályok kidolgozásában, valamint az önkormányzati intézmények felügyeletének, ellenőrzésének tevékenységében jelentek meg. 20