Cím: 1148 Budapest, Nagy Lajs király útja 1-9. Tel.: Fax: E-mail: 06-1-2733090 06-1-2733099 felnttkepzes@bkf.hu EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN AZ ÚJBUDA ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATALA RÉSZÉRE Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
TARTALOMJEGYZÉK Tartalmjegyzék 2 1. Bevezetés 3 2. A dkumentum célja és alkalmazása 3 3. A prjektmódszertan célja és meghatárzása 3 4. Egy lehetséges prjektmódszertan bemutatása 4 4.1. Prjekt előkészítése 5 4.1.1. Definíció 5 4.1.2. Mbilizáció 7 4.2. Prjekt tervezés 9 4.2.1. prjektterv 9 4.2.2. Erőfrrás terv 10 4.2.3. Költségterv 11 4.2.4. Minőségterv 12 4.2.5. Kckázatkezelési terv 13 4.2.6. Átvételi terv 15 4.2.7. Kmmunikációs terv 16 4.3. Prjekt végrehajtás 17 4.3.1. Teljesítés 17 4.3.2. Adminisztráció 17 4.3.3. Mnitr és kntrl 18 4.3.3.1. Határidő menedzsment 18 4.3.3.2. Költség menedzsment 18 4.3.3.3. Minőség menedzsment 19 4.3.3.4. Váltzás menedzsment 19 4.3.3.5. Kckázat menedzsment 20 4.3.3.6. átvétel menedzsment 20 4.3.3.7. Kmmunikáció menedzsment 21 4.4. Prjekt zárás 22 4.4.1. Zárás igazlása 22 4.4.2. Zárási tevékenység meghatárzása 22 4.4.3. Zárás végrehajtása 23 2 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
1. BEVEZETÉS Az Újbuda Önkrmányzat Plgármesteri Hivatala (tvábbiakban: Hivatal) az ÁROP-3.A.1/B-2008-0019 szervezetfejlesztési prjekt keretén belül célul tűzte ki a fejlesztések megvalósítást támgató prjektszerű működés elsajátítását. Az előzetes helyzetfelmérés srán megállapításra került, hgy a Hivatal párhuzamsan több prjektben is sikeresen teljesített. A prjektmódszertan részben a prjektfinanszírzó által meghatárztt követelmények szerint kerül meghatárzásra. A Hivatal jó módszertani gyakrlatt vezetett be a felvetések, ötletek kezelésére, a prjektszervezet kialakítására, a belső kmmunikációra és az adminisztráció kezelésére. A lehetséges prjektmódszertan meghatárzásával abban kívánunk segítségére lenni a Hivatalnak, hgy a Hivatal kifejlessze és szabályzza saját módszereit attól függően, hgy milyen típusú prjekt megvalósításába kezd. 2. A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA A dkumentum célja, hgy segítse a Hivatal számára a megfelelő módszertank kiválasztását, egyértelműsítse, hgy az egyes prjektfáziskban milyen jellegű feladatkat kell végrehajtani, menedzselni 3. A PROJEKTMÓDSZERTAN CÉLJA ÉS MEGHATÁROZÁSA A prjektszakasz (vagy prjektfázis) egy prjekt leflyásának időben elhatárlt része, amely bjektíven elkülöníthető a többi szakasztól. A prjekt életciklus a szakaszk srzata, amelyeken keresztül a prjekt a kezdetektől a befejezésig eljut. A prjektszakasz mdellek a prjektek időben elhatárlt egységekre történő lebntását írják le, és azn a feltételezésen alapulnak, hgy a prjekt célparaméterei az idő függvényében jól körülírható szakaszkra bnthatók és lefutásuk összességében haranggörbe-szerű. A mindennapi gyakrlatban az iparágtól és a prjekt típusától függően eltérő fázismdelleket alkalmaznak. A szakaszk közötti átmenetet általában mérföldkövekkel definiáljuk. 3 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4. EGY LEHETSÉGES PROJEKTMÓDSZERTAN BEMUTATÁSA Prjekt előkészítés Definíció Prjekt-életciklus Mbilizáció Előkészítés Tervezés Végrehajtás Zárás Prjekt tervezés Prjektterv Erőfrrás terv Költségterv Minőségterv Kckázatkezelési terv E m b e r ó r a / F r i n t E r ő f r r á s k Átvételi terv Idő Kmmunikációs terv I. Fázis II. Fázis III. Fázis IV. Fázis Prjekt végrehajtás Teljesítés Adminisztráció Mnitr és kntrl Határidő menedzsment Prjektzárás Zárás igazlása Zárási tevékenység meghatárzása Zárás végrehajtása Költség menedzsment Minőség menedzsment Váltzás menedzsment Kckázat menedzsment Átvétel menedzsment Kmmunikáció menedzsment 4 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.1. PROJEKT ELŐKÉSZÍTÉSE 4.1.1. DEFINÍCIÓ Fejlesztési igény Prjektkörnyezet vizsgálat Szakmai kncepciók (megldásk) elemzése Szakmai kncepció (prjektötlet) definiálása PPB általi jóváhagyása /elutasítása Fejlesztési igény Fejlesztési igény keletkezhet külső vagy belső ötlet, javaslat alapján. A fejlesztési igényt a vnatkzó szakmai kmpetenciával rendelkező szervezet vezetője részére kell írásban benyújtani, aki elrendeli a prjektkörnyezet vizsgálatát vagy elutasítja az igényt. Prjektkörnyezet vizsgálat Stakehlder (érdekelt fél, környezet) elemzés Kik tekinthetők a prjekt ptenciális stakehldereinek? (Felsrlás) Milyen beflyással rendelkeznek a prjektcélk megvalósulása felett? Milyen lényeges visznyuk lesz a prjekthez? A prjektkörnyezet vizsgálatának eredményét a szakmai szervezet vezetője részére kell ismertetni, aki dönt a szakmai kncepciók készítéséről. Szakmai kncepciók (megldásk) elemzése Költség/haszn elemzése Kckázatelemzés Szakmai kncepció definiálása Kiválaszttt megldással (szakmai kncepció) kapcslats infrmáció nyújtása az alábbiak szerint Prjekt célja Prjekt hatálya (terjedelme) Prjekt leszállítandó anyagai, eredménye Prjekt sikerkritériumainak meghatárzása Prjekt struktúrája Prjekt szükséges erőfrrásai, költségkerete Prjekt határideje, és főbb mérföldkövei 5 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
PPB általi jóváhagyása/elutasítása A Prjekt Prtfólió Bizttság a belső szabályzatban meghatárztt döntési szempntk alapján írásban rögzíti a szakmai kncepció elfgadását vagy elvetetését. A döntését indklással kell alátámasztani. 6 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.1.2. MOBILIZÁCIÓ Prjektszervezet tagjainak kiválasztása Prjekt szervezet létrehzása Prjekt irda létrehzása Prjektszervezet tagjainak kiválasztása Prjektszervezet tagjainak meghatárzása Ügyfél, kapcslattartó Stakehlderek (érdekelt felek) és érdekeik Szerepek meghatárzása, igénybe vételének időszaka, kapcslódó szervezet Felelősségek meghatárzása a munkaköri leírás véglegesítéséhez Kiválasztási módszerek meghatárzása Kiválasztás Megbízás Prjektszervezet létrehzása Szervezeti struktúra meghatárzása Egyvnalas szervezet független prjektszervezet Többvnalas szervezet Javaslt állandó szerepkörök: Prjekt Prtfólió Bizttság Prjektfelügyelő Bizttság Prjektgazda Prjektmenedzser Prjektirda Munkacsprt vezető Munkacsprt tag 7 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
Prjekt irda létrehzása A prjektirda szerepének, funkciójának meghatárzása Menedzsment tevékenységek Felülvizsgálatk leflytatása Adminisztráció végzése Dkumentumk tárlása A helyszín kiválasztása Létszám és feladatk meghatárzása Irda fizikai kialakításáhz terv és igénylista készítése Az irda felszerelése támgató eszközökkel Segédanyagk Frmanymtatványk Adatbázisk Szftverek Eszközök beszerzése, telepítése Irda működtetése, üzemeltetése 8 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.2. PROJEKT TERVEZÉS 4.2.1. PROJEKTTERV Prjekt struktúra (WBS) létrehzása Erőfrrásk meghatárzása Prjekt ütemezés elkészítése Prjekt struktúra (WBS) létrehzása A prjekt fáziskra bntása Fáziskn belül a tevékenységek meghatárzása Tevékenységeken belül a knkrét feladatk meghatárzása Mérföldkövek meghatárzása Strukturált ábrába történő szerkesztés Erőfrrásk meghatárzása Az egyes tevékenységekhez a szükséges erőfrrásk hzzárendelése Prjektütemezés elkészítése A strukturált ábrában szereplő fáziskhz, tevékenységekhez és feladatkhz a feladatra frdíttt időszakk hzzárendelése Időszakk ábrázlása az időtervben 9 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.2.2. ERŐFORRÁS TERV Szükséges erőfrrásk listázása Erőfrrásigény számszerűsítése Erőfrrás ütemezés elkészítése Szükséges erőfrrásk listázása Humán-erőfrrás igény (szerepkör) listázása Eszközlista Anyaglista Erőfrrásigény számszerűsítése Humán Szerepkör Létszámigény Felelősség Kmpetencia Kezdés - Befejezés Eszköz Megnevezés Mennyiség Cél Specifikáció Kezdés - Befejezés Anyag Megnevezés Mennyiség Kezdés - Befejezés Erőfrrás ütemezés elkészítése A kezdési és befejezési időpntk birtkában időtervvel kmbinált erőfrrásterv készítése Jó gyakrlat: összehanglni a prjektütemezéssel, ahl a tevékenység is látszik 10 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.2.3. KÖLTSÉGTERV Költségek listázása Költségek számszerűsítése Költségek ütemezése Pénzügyi flyamat szabályzása Költségek listázása Részletes költséglista készítése a feladatkhz rendelve Költségek számszerűsítése Prjektmenedzsment, prjektirda költség Humánköltség (javaslt óradíjban) Eszközköltség (javaslt napidíjban) Anyagköltség (javaslt darabra) Szlgáltatási díj (egységár) Adminisztratív költség (egységár) Egyéb költségek Költségek ütemezése A kezdési és befejezési időpntk birtkában időtervvel kmbinált költségterv készítése Jó gyakrlat: összehanglni a prjektütemezéssel, ahl a tevékenység is látszik Pénzügyi flyamat szabályzása A szabályzás célja Flyamatlépések Szerepek és felelősségek a pénzügyi flyamatban Frmanymtatványk használata 11 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.2.4. MINŐSÉGTERV Minőségcélk meghatárzása Minőségirányítási terv készítése Minőségellenőrzési terv készítése Minőségügyi flyamat szabályzása Minőségcélk meghatárzása Követelmények meghatárzása Leszállítandó anyagk hzzárendelése a követelményekhez Minőségi kritériumk feltüntetése Minőségi sztenderd meghatárzása, ha értelmezhető Minőségirányítási terv készítése Minőségirányítási audittechnika megnevezése Leírása Alkalmazás gyakrisága Minőségellenőrzési terv készítése Ellenőrzési technika megnevezése Leírása Alkalmazása gyakrisága Minőségügyi flyamat szabályzása A szabályzás célja Flyamatlépések Szerepek és felelősségek a minőségügyi flyamatban Frmanymtatványk használata 12 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
Hatás 4.2.5. KOCKÁZATKEZELÉSI TERV Kckázatk aznsítása Kckázatk értékelése Kckázatkezelési ütemterv készítése Kckázatmenedzsment flyamat szabályzása Kckázatk aznsítása Kckázatk kategrizálása (pl. kmmunikáció, erőfrrás) Kckázatk meghatárzása, leírása Kckázatk srszáms beaznsítása Kckázatk értékelése Adtt kckázat bekövetkezése valószínűségének meghatárzása Adtt kckázat hatásának meghatárzása Kckázatértékelés a két szempnt összevetésével Priritásk meghatárzása (L, XL) ExtraLarge M L XL XL XL Large M M L XL XL Medium S M M L XL Small S S M L L VerySmall VS S S M L VerySmall Small Medium Large ExtraLarge Valószínűség Kckázatkezelési ütemterv készítése Besrlás (VS-XL) Kckázat srszáma Megelőző intézkedés Erőfrrás Intézkedés határideje 13 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
Kckázatmenedzsment flyamat definiálása A szabályzás célja Flyamatlépések Szerepek és felelősségek a kckázatmenedzsment flyamatban Frmanymtatványk használata 14 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.2.6. ÁTVÉTELI TERV Átvételi kritériumk listázása Átvételi ütemezés készítése Átvételi flyamat szabályzása Átvételi kritériumk listázása Leszállítandó anyag, teljesítés tárgya Átvételi kritérium Átvételi sztenderd (ha értelmezhető) Átvételi ütemezés készítése Leszállítandó anyag, teljesítés tárgya Teljesítési határidő Tesztelési, ellenőrzési módszer Tesztelő, ellenőr Tesztelés, ellenőrzés dátuma Átvételi flyamat szabályzása A szabályzás célja Flyamatlépések Szerepek és felelősségek az átvételi flyamatban Frmanymtatványk használata 15 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.2.7. KOMMUNIKÁCIÓS TERV Kmmunikáció résztvevőinek listázása Kmmunikációs követelmények meghatárzása Kmmunikációs ütemterv készítése Kmmunikációs flyamat szabályzása Kmmunikáció résztvevőinek listázása Legalább a prjektszervezet tagjaira ki kell térni Az ügyfélre ki kell térni A külső szervezetekre, akikkel kapcslatban vagyunk, ki kell térni Kmmunikációs követelmények meghatárzása Résztvevő neve Szerepe a prjektben Kapcslódó szervezet Infrmációs igénye Kmmunikációs ütemterv készítése Kmmunikációs tevékenység besrlása Infrmáció megnevezése (MIT?) Résztvevő neve (KIK KÖZÖTT?) Időpnt (MIKOR?) Módszer (HOGYAN?) Kmmunikációs flyamat szabályzása A szabályzás célja Flyamatlépések Szerepek és felelősségek a kmmunikációs flyamatban Frmanymtatványk használata 16 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.3. PROJEKT VÉGREHAJTÁS 4.3.1. TELJESÍTÉS Tevékenységek részletes meghatárzása Leszállítandó anyag, teljesítés meghatárzása Tevékenységek részletes meghatárzása A tervezés srán megtörtént a listázása Leszállítandó anyag, teljesítés meghatárzása A tervezés srán megtörtént a listázása 4.3.2. ADMINISZTRÁCIÓ Prjekt srán használt frmanymtatványk aznsítása Időszaks felülvizsgálata, váltzásk követése A Hivatal adminisztrációs szabályzásának felülvizsgálata és a prjekttel összefüggő egyedi szabályzásk meghatárzása Eltérő megőrzési hely Eltérő megőrzési idő Elsztásk, hzzáférések Tárlási mód (lgikai, fizikai) Selejtezés módja 17 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.3.3. MONITOR ÉS KONTROL 4.3.3.1. HATÁRIDŐ MENEDZSMENT Prjekttag Végrehajtja a feladatát Aláírja a jelenléti ívet Igényli a ledlgztt idő jóváhagyását Prjektmenedzser (adminisztratív támgatással) Jóváhagyja a jelenléti ívet Frissíti a prjekttervet Beavatkzik eltérés esetén Kntrllk a jelenléti ív kapcsán Az időt a megbízásban fglalt feladatra frdíttta A prjekttag a megfelelő feladatban vett részt A ráfrdíttt idő valós Megfelelő minőségű tevékenységet végzett a ráfrdíttt idő alatt Egyéb megjegyzések 4.3.3.2. KÖLTSÉG MENEDZSMENT Prjekttag Aznsítja a prjektköltséget Kitölti a költségelszámló nymtatványt Igényli a költség kifizetését Prjektmenedzser (adminisztratív támgatással) Jóváhagyja a költség kifizetését Fizet Frissíti a költségtervet Beavatkzik eltérés esetén Kntrllk a költségigény kapcsán Létezik vnatkzó feladat a tervben Szerepel a költség a költségtervben Az összeg krrekt, valós és kifizethető 18 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.3.3.3. MINŐSÉG MENEDZSMENT Minőségügyi felelős prjekttag Mintavétel kiválasztása felülvizsgálatra Felülvizsgálat (flyamat/termék) Megfelelőség megállapítása Nem megfelelőség esetén helyesbítő intézkedés indítása Prjektmenedzser (adminisztratív támgatással) Szükség esetén váltzáskezelés indítása Helyesbítő intézkedés bevezetése 4.3.3.4. VÁLTOZÁS MENEDZSMENT Prjekttag Váltztatási igény meghatárzása Váltztatási igény dkumentálása Prjektmenedzser (adminisztratív támgatással) Igény kivizsgálása Kritikus igény elutasítása/igény jóváhagyása PFB által elfgadtt váltzás ütemezése és végrehajtása Prjekt Felügyelő Bizttság Váltzás jóváhagyása/elutasítása 19 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.3.3.5. KOCKÁZAT MENEDZSMENT Prjekttag Kckázat észlelése Kckázat dkumentálása Prjektmenedzser (adminisztratív támgatással) Kckázat értékelése Mértékétől függően intézkedési terv készítése/eszkaláció PFB felé Prjekt Felügyelő Bizttság Kckázat felülvizsgálata Kckázatkezelés meghatárzása, akcióterv 4.3.3.6. ÁTVÉTEL MENEDZSMENT Prjekttag Leszállítandó anyag elkészítése, teljesítés Jóváhagyás igénylése Prjektmenedzser Jóváhagyás beütemezése Jóváhagyás leflytatása Elfgadás/visszaküldés Elfgadás esetén jóváhagyás igazlása Ügyfél Jóváhagyás felülvizsgálata Elfgadás/visszaküldés 20 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.3.3.7. KOMMUNIKÁCIÓ MENEDZSMENT Kmmunikációs prjektcsapat Üzenettartalm meghatárzása Üzenet adójának, fgadójának meghatárzása Üzenet időpntja Üzenet frmája Üzenet összeállítása, szerkesztése Prjektmenedzser (adminisztrációs támgatással) Üzenet jóváhagyása/elutasítása Üzenet tvábbítása Fgadó fél részéről meggyőződni az üzenet átvételéről 21 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.4. PROJEKT ZÁRÁS 4.4.1. ZÁRÁS IGAZOLÁSA Teljesítési kategória Teljesítés kritériumának meghatárzása Teljesülés igazlása (Igen/nem) Nem teljesített követelmények listázása Akcióterv készítése Teljesítés dátuma 4.4.2. ZÁRÁSI TEVÉKENYSÉG MEGHATÁROZÁSA Leszállítandó anyagk Leszállítandó anyagk listázása Tevékenység meghatárzása Teljesítés dátuma Dkumentumk Prjekt dkumentumk Tevékenység meghatárzása Teljesítés dátuma Szállítók Szállítói szerződés listázása Tevékenység meghatárzása Teljesítés dátuma Erőfrrásk Erőfrrásk listázása Tevékenység meghatárzása Teljesítés dátuma Kmmunikáció Célközönség Üzenet Módszer Időpnt 22 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842
4.4.3. ZÁRÁS VÉGREHAJTÁSA Dátumk rögzítése Tanulságk levnása Tapasztalatk íráss rögzítése 23 Intézményi akkreditációs lajstrmszám: ALF-036 OM aznsítószám: FI33842