Forrás: ProgramTECH MOST (http://most.programtech.hu) Címlap > ProgramTECH MOST felhasználói dokumentáció ProgramTECH MOST felhasználói dokumentáció A 23/2014 NGM rendelet értelmében, kérjük töltse le és őrizze meg ezt a dokumentációt! ProgramTECH_MOST_Felhasznaloi_Dokumentacio.pdf [1] Általános információk Ez a ProgramTECH MOST Ügyviteli rendszer számlázó funkciót betöltő moduljai felhasználói útmutatója. A 23/2014 NGM rendelet követelménye, hogy a felhasználó a számlázást érintő funkciók dokumentációját a kiállított számlák megőrzési idejéig őrizze meg. Mivel a dokumentációt nem a vásárláskori állapotban, hanem a felhasználás időszaka alatti módosításokkal együtt kell a felhasználó számára hozzáférhetővé tenni, javasoljuk a dokumentációt elektronikus formában, például.pdf fájlként CD-re menteni, majd a módosítással felülírni. Frissítésre hírleveleinkben, a programban lhívjuk felhasználóink figyelmét, illetve a http://most.programtech.hu/valtozasok_listaja [2] aloldalon. A ProgramTECH MOST a további anyagokkal is segíti a felhasználást: könnyű keresés az oldalon a keresett kifejezés beírásával: http://most.programtech.hu/kereses [3] GYIK rovat: http://most.programtech.hu/gyik [4] beüzemelést segítő rövid videók: http://most.programtech.hu/video_galeria [5] nyitott böngészőben olvasható, már a demoból is használható a felhasználói felületekből kattinható helyzetérzékeny Súgó/Online súgó felbukkanó súgóval van minden gomb, linkelhető felirat ellátva, mely az egér az elem felett tartásával villan fel. Bejelentkezés Felhasználó bejelentkezése A program megnyitásakor Bejelentkező ablak Felhasználó fülön léphetünk be a rendszerbe. Alapértelmezett demo felhasználó a Rendszergazda, jelszava 1234, ahogyan olvasható az ablakban. Az élesített licenszben a Számlázó Program Modul esetén nincs felhasználó azonosítás funkció. Ez azt jelenti, hogy nincs további felhasználó létrehozására lehetőség, kizárólag egy felhasználói név és jelszó használható
Az alapértelmezett felhasználó név és jelszó megváltoztatása esetén feltétlenül emlékezni kell az adatokra, mert nincs jelszó emlékeztető a rendszerben, azok elfelejtésekor nincs mód a visszaállításra, a rendszerbe nem fog tudni senki belépni. Erősen javasolt tehát az alapértelmezett belépési adatokat meghagyni. A Hálózati és Bejelenkeztető Modultól a fenti lehetőségek elérhetők, finomra hangolható hozzáférési szintek adhatók meg. Adatelérés A PorgramTECH MOST program használata során szükséges és eredményeképpen létrejött adatok adatbázisban foglalnak helyet. Ennek az adatbázisnak az elérési helye és neve olvasható itt. Alapesetben nem kell semmilyen beállítást elvégezni, minden szükséges adatot létrehoz a telepítő program. Mikor szükséges mégis ezen a fülön beírni valamit? Az adatbázis a szervezet egy másik számítógépén, szerverén van: Meg kell adnunk a számítógép és az adatbázis nevét. A Kapcsolat ellenőrzése linkkel információt kaphatunk arról, van-e élő kapcsolatunk a másik számítógéppel. Adatbázis tárhely szolgáltatást veszünk igénybe: Meg kell adnunk a tárhely kódját. Több cég számlázását végezzük a programmal, további licenszet vásároltunk: A Több cég kezelése linken a kis szöveges fájlban fel kell sorolnunk a megadott módon a szervezetek adatait, majd a el kell menteni a fájlt. Ezzel létrehoztunk egy újabb adatbázist. Minden belépéskor kiválaszthatjuk, melyik céggel szeretnénk dolgozni. Termékaktiválás Új licensz 1. A demo verzió Fájl/Termékaktiválás almenüjében 2. az Aktiválás termékkód beírásával cím alatti mezőben 3. az aktiválókód aktiváló e-mailből Ctrl C billenytyűvel való kimásolásával, majd Ctrl V -s bemásolással 4. majd kattintással az Aktiválás gombra lépésekkel birtokba vehető a licensz. Nincs szükség ismételt telepítést végezni! Licensz kifutás A licensz lejáratára a program emlékeztet, a kifutást megelőző 30 napban minden megnyitáskor jelzi a hátralevő napok számát. Licenszhosszabbítás, bővítés Az 50%-os díjon történő hosszabbításra a kifutást követő 30 napoon elül van lehetőség. Ennél hosszabb időközt követően a teljes árú megújítással lehet újra indítani a programot. A hosszabítás mind a szoftverből, mind a Megrendelés aloldalról [6] kezdeményezhető. Nincs szükség internetkapcsolat mellett külön kézi aktiválásra. Amennyiben nem rendelkezik a internet kapcsolattal a programot futtató számtógép, ez a menü aktiválja a hosszabbítást, a bővítést és a megújítást is. A
lépések megegyeznek az új licensz aktiválásával, az 1-es pontban van eltérés: 1. 2. 3. 4. Ne telepítsünk újra, az aktuálisan használt program Fájl/Termékaktiválás almenüjében az Aktiválás termékkód beírásával cím alatti mezőben az aktiválókód aktiváló e-mailből Ctrl C billentyűvel való kimásolásával, majd Ctrl V -s bemásolással majd kattintással az Aktiválás gombra végezzük el az aktiválást. Használatból való kivonás A használatból való kivonást is jelenteni kell a NAV SZAMLAZO formanyomtatványán [7]. A kifutást megelőzően a számla, ügyfél és tételadatok.xls,.csv, vagy.txt formátumban exportálhatóak az ikonnal. Kifutást követően a program nem működik, adatok exportjára már nincs lehetőség. Részletesebben erről a http://most.programtech.hu/szamlazo_lezarasa_gyik [8] oldalon írunk. Egyéb A Hálózati modul esetén csak egyszeri aktiválsára van szükség, amit bármelyik kliens programból megoldhatunk. Aktiválás során a bal alsó sarokban megjelenik a licenszet bíró cégneve, illetve a demo_localhost próbaadatbázis is az éles adatbázisra vált. Számlázás előtt ellenőrizze cégadatait a Fájl/Felhasználó adatai almenüben,majd fussa át a Fájl/Beállítások almenüt. Cégadatok megadása Két fő témát kezel ez az almenü: 1. 2. Cégadatok A vastagon szedett cégadatok automatikusan betöltenek aktiválást követően vagy a Programtech Számlázó és Házipénztár Programból történő adatávétel során. Az adószámtörzsöt kivéve szerkeszthetőek. Az itt felajánlásra kerülő kisadózó kitétel a NAV adatszolgáltatás.xml fájlhoz kötelezően megadandó KATA, KIVA vállalkozás esetében. (A kisadózó kifejezés számlán való megjelenítéshez egyéb felületet kell ehhez választani, pl Törzsadatok / Bizonylat tömbök Bizonylatkibocsátó..adatai.) Az itt megadott egyéni vállalkozó nyilvántartási szám mind a számlán, mind a NAV adatszolgáltatás.xml-ben megjelenik. Kötelező adat. Egyéb opcionális adatokat, pl közösségi adószámot vagy cégjegyzékszámot a felhasználó saját kezdeményezésére beírhatja. Logó A logó kiválasztható a Fájl kiválasztása szövegre kattintva a számítógépén található logó fájlból. Elhelyezése és mérete nem paraméterezhető, automatikusan optimalizálja ezeket a program a kiválasztást követően: a felhasználói felületen megjelenő Logó helye felirat elhelyezéséhez hasonlóan a számla jobb felső sarkába kerül, a számlaképhez illeszkedő méretre
igazítva. A logó mérete a számla és egyéb bizonylat nyomtatáskor maximum 7 cm széles és 5 cm magasra kerül beállításra. Ez képpontokban (pixelekben) kifejezve maximum 275 pixel széles és 196 pixel magas képet jelent, mely lehet png, bmp, gif vagy jpg formátumú. Amennyiben nem kíván logót elhelyezni, a Ne legyen logó linkre kattintással eltűnik a felhasználói felület bal felső sarkából a Logó helye felirat. Beállítások A Fájl / Beállítások menü fülek beállításain érdemes végigfutni az első számla kiállítása előtt: Nyomtatás Bizonylatok, boríték, egyéb nyomtatványok, pl. csekk nyomtatása számára kijelölt rendszerre csatlakoztatott nyomtató. Lehetséges egyetlen vagy más-más eszközre, illetve eszközön belül tálcára küldeni a nyomtatási feladatot. Két programhelyen felülírható ez a beállítás: A Törzsadatok / Bizonylattömbök menüben a tömbök tulajdonságainál megadható eltérő nyomtató, és bizonylatok készítésekor Rögzítést követően. 8cm-es (keskeny- vagy blokk/nyugat méretű) számla kiállításához vagy a tételes listás blokk nyomtatásához jelöljük be a POS nyomtatás bekapcsolása négyzetet. A keskenynyomtató eszköz számítógépre történt csatlakoztatása után kiválasztható a keskenynyomtató a POS nyomtató listából. Induláskor automatikus új verzió ellenőrzés, a verzióellenőrzés kiemelten hangsúlyos a számlázás területén: a jogszabálykövetés érvényesítése - és minden program innováció elérése - mindig az új verzión keresztül történik. automatikus MNB árfolyam lekérdezés automatikus Emlékeztető indítás minden programindításkor, illetve ezek letiltása Több cég kezelése linken felnyíló szövegfájlba a példa szerint megüzenjük a számlázó programnak a számlázandó cégek nevét, a szerver nevét, az adatbázis nevét külön sorokba, ékezetek és különös karakterek mellőzésével, majd elmentjük a változtatást a szokásos módon, a Fájl / Mentés menüben. a következő program megnyitáskor kiválasztható, mely cég számlázását kívánjuk elvégezni Ügyfélkezelés Az Ügyfél alapadatok részben bizonylaton opcionálisan megjeleníthető elemek, pl. vevői adószám, ügyfélkód használata és ügyfél kikereséséhez segítségül használt azonosítók kiválasztása történhet, az Ügyfél kiválasztása a keresési adatok megadására szolgál.
Tételkezelés Megadható, hogy milyen árat ajánljon fel a program számlaíráskor nem kizárólag a törzsben megadott ár jelenthet meg, hanem automatizálni lehet például az ügyfélhez rendelt utolsó számlán szereplő árra is az egységár tizedesjegyeinek száma (javasolt az alapértelmezett 2 tizedes használata, kivéve kis értékű tételel nagy számban való számlázásakor és szervezeteken átívelő integrált ügyvitelnél, alkalmazva a aprtner által használt értéket) milyen termék/szolgáltatás azonosítók szerepeljenek a fejlécben és mi legyen ezek közül az egyértelmű termékazonosító Kedvezmény feltüntetése bizonylaton 3 lehetőséget ad a kedvezmény megjelenítésére. Amennyiben az egységár nem tartalmazza a kedvezményt (azaz a kedvezménnyel csökkentett egységárat jelenítjük meg) a NAV.xml adatszolgáltatásban is szerepeltetni kell árengedmény címén. Ezt a "a kedvezmény a tétel alá levonásként legyen feltüntetve" opcióval el is végezi a program. szükséges-e az idegenforgalmi adó, az IFA kezelése nem számla típusú bizonylatok rögzítés utáni módosíthatóságának engedélyezése a tétel mennyiség tekintetében E-mail Az egyéb levelezőrendszerek beállításaihoz hasonlóan megadjuk fiókunk szerver/szolgáltató adatait, hogy tudjunk a programból levelet küldeni. Biztonsági mentés A program mentést készít minden változásról, például ügyfél adat módosítása vagy új bizonylat készítése során és ezekkel felülírja a meglevő adatokat. Ezen a mechanizmuson túlmenően, egy további biztonsági mentést állíthat itt be, a mentés célkönyvtárának meghatározásával. Válassza ki a Fájl / Beállítások / Biztonsági mentés menüpontot A Könyvtár kiválasztása linken megadható a célkönyvtár, ahova a mentéseket küldi. Ha a könyvtár nem létezik, akkor létrehozható. A célkönyvtár elnevezésében ne szerepeljen más karakter csak az angol ABC betűi és számok. Minden egyéb írásjel használatát kerülni kell.
MOST számla adatok biztonsági mentés beállítása A beállíts elvégzése után érdemes a programból kilépni és újra belépni annak érdekében, hogy a működést ellenőrizzük. A biztonsági mentésekhez célszerű olyan útvonalat kiválasztani amely fizikailag is másik eszközön található mint az eredeti adatbázis. Azonos eszközre menteni (C meghajtó) szinte majdnem értelmetlen, hiszen ha tönkremegy a merevlemez, akkor mind az éles mind a biztonsági mentés állományok elvesznek, a visszaállítás nem lesz lehetséges. Célszerű legalább külső merevlemezre, másik számítógépre menteni. További lehetőség Skydrive [9], Dropbox [10] vagy egyéb hasonló szolgáltatás használata. Ha nem tudja adatainak biztonsági mentéseit megoldani, akkor Adatbázis tárhely szolgáltatás [11]-unk is rendelkezésére áll. Raktár a Készletnyilvántartó Modul esetén aktív ablak, a raktárközi mozgatás automatikus megjelenítését lehet itt kiválasztanií súly mértékegység beállítása az EKÁER határérték számolásához Webáruház A Hálózati és Bejelentkeztető Modul Hálózati és Bejelentkeztető Modul szükséges hozzá. Webáruházból történő számlázás bejövő adatai forrásának megadása történik itt. A dokumentáció itt található: http://most.programtech.hu/sites/default/files/most_szamlazo_program_ada... [12]
Elektronikus számlázás Az E-számla Modul szükséges a fül mezőinek kitöltéséhez, azaz az e-számlázás beállításához: az e- számla szolgáltató kiválasztáshoz és a kapcsolat teszteléséhez illetve a virtuális eszköz telepítéséhez. A e-számlázás leírásában [13] a Hogyan működik alcím alatt írunk bővebben az itt megadandó adatokról. Dokumentumkezelés A Dokumentumkezelő Modul beállításai választhatók itt ki: klasszikus iktató üzemmód (nincs lehetőség iktatás törlésére) vagy rugalmasabb üzemmód az automatikus emailes értesítés dokumentum címzettjei kötelezővé tehető iktatáshoz dokumentumcsatolás Gyártás modul A fülön a Gyártás Modul beállítása végezhető el. Pénztárgép A pénztárgép fülön a Pénztárgép Modul beállítása, a pénztárgép és a ProgramTECH MOST csatlakoztatása történik. Ha a Pénztárgép Modult tételes listás blokk nyomtatásra kívánjuk használni, pipáljuk ki a POS nyomtató használata négyzetet. Megjelenés A felhasználói programfelület háttérképe adható meg vagy választható ki. Adatátvétel A ProgramTECH Számlázó és Házipénztár Programról ProgramTECH MOST használatára váltók számára lehetőséget ad ez az almenü az adatok átvételére. Az átvett számlák kizárólag informatív céllal lesznek jelen az új programban, hiteles számlamásolat, NAV adatszolgáltatás xml innen az ávett számlákkal nem készíthető! az adatok átvétele már a demo PorgramTECH MOST-ban is megvalósítható, de a felület csak akkor lesz aktív, ha a licenszvásárlás megtörtént a fenitek miatt a program kipróbálása tehát az adatátvételt megelőzően történhet meg (az adatátvett program eltávolításával, majd demo ismételt telepítésével újra aktív demohoz jut) Az átállás menete 1. A ProgramTECH MOST tesztelése [14] majd licenszvásárlás [15]
2. Adatok átvétele Az adatimport a ProgramTECH Számlázó Program és Házipénztár Programból a Fájl / Adatbázis mentése menün keresztül kivett fájl a ProgramTECH MOST Fájl / Adatátvétel menüpontjában történő megadásával valósítható meg. 3. Az átvett ügyfél és tétel adatok a (már élesített) program Törzsadatok hasonló nevű almenüjeiben tekinthetők meg. A Törzsadatok / Bizonylattömbök menüben látható, hogy a demóban megismert alapértelmezetten meglevő tömbök mellé Számla Átvett HUF, Számla átvett EUR, Szállítólevél Átvett HUF, stb. néven új tömbök létesültek. A korábbi rendszerből beimportált számlák, szállítólevelek a Bizonylatok / Bizonylatműveletek menüben tekinthetők meg. Egy konkrét számla megtekintésével látható mind a sorszámon, mind a bizonyaltzáró szövegen, hogy a számlák nem hiteles másolatként, tájékoztató jelleggel kerültek a programba. Házipénztár adatok nem vehetők át. Az új programban a Törzsadatok / Házipénztár alapadatok menüben a pénztár nyitó pénzkészlet megadásával biztosítható a folyamatosság. Alapbeállítások A Fájl / Beállítások menüpontban érhetőek el az alapműködéssel kapcsolatos kérdések. Az alapértelmezett beállítások a legtöbb vállalkozás számára megfelelnek és később is állíthatóak. Az első számla kiállítása előtt feltétlenül ellenőrizze: Bankszámlaszám és pénznem adatait a Törzsadatok / Pénznemek és bankszámlák menüpontban, és a a bizonylat tömbök beállításait a Törzsadatok / Bizonylat tömbök menüpontban. (A ProgramTECH MOST több számlatömböt is tud kezelni, illetve eltérő pénznemeket eltérő bizonylattömbben tud csak kezelni.) A menüpont felületén a felsorolásból kiválasztott egyik
4. tömbben a Módosítás gombbal ellenőrizze és tekintse át a bizonylattömbök régi programban nem használatos beállítási lehetőségeit. Döntse el, hogy az átvett tömbökbe folytatólagosan bizonylatol-e, vagy új tömböket létesít. Hívja segítségül az online súgó [16], a Felhasználói útmutató [17] bizonylat tömbökkel kapcsolatos részeit, vagy a videógalériát [5]) Adminisztratív lépések A szokásos feladatok, melyre az aktiváló emialben is felhívjuk a figyelmet: szigorú számadásbavétel, az új számlázó program bejelentése [7], valamint az aktuális Felhasználói Útmutató a program Súgó/Olvass el menüjéből való letöltése. Amennyiben a korábbi programot nem használja, illetve annak licensz kifutását megelőzően, vezesse ki a Programtech Számlázó és Házipénztár Programot a számlázó program használatának abbahagyásáról [18] írt GYIK szerint. Távsegítség igénybevétele Az adatimporttal kapcsolatos műveleteket a fenti leírás alapján ügyfeleink vagy ügyfeleink informatikusai el tudják végezni. Ha ez nem megoldható, akkor az áttelepítéshez igénybe vehető Szoftver telepítése, betanítása, tanácsadás szolgáltatásunk, amely ezen az adatlapon rendelhető meg: http://most.programtech.hu/megrendeles [15] Adatátadás NAV rendszerek felé / Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás A 23/2014 NGM számlarendelete meghatározta adatszolgáltatás történik ezen a gombon. A megjelenő párbeszédablakban megadhatók az esetleges adóhatósági ellenőrzés során ellenőr által kérhető paraméterek és a megfelelő számlák adatai.xml formában elkészülnek. Használata: 1. Az Adatátadás NAV rendszerek felé / Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás menü megnyitása. 2. Bizonylattömb kiválasztása - egyszerre csak egy tömbből készül el az adatexport, több tömb igénylése esetén tömbönként ismétlendő a művelet. 3. Az intervallum megadása Számlasorszám vagy Időszak szerint. 4. A Célállomány, azaz mappa feltallózása vagy létrehozása, ahova az adatexport fájlok mentésre kerülnek. 5. Az Export gombbal létrejön a fájl. A megfelelő adattartalom feltétele a Bizonylatok / Új számla készítése / NAV záradék fülön, illetve a Bizonylatok / Új számla készítése / Felvitel / Módosítás / NAV adatszolgáltatás paraméterei felületen történt megfelelő adatbevitel. Ehhez a nevezett két programfelületre érdemes látogatni, illetve a ProgramTECH MOST Felhasználói Dokumentáció következő oldalain olvasható tájékoztatás: Átalános információk / Cégadatok megadása Átalános információk / Beállítások / Tételkezelés Törzsadatok / Tételek és szolgáltatások Számlázó Program Modul/Új számla készítése (Számla készítés 5.,7.,8 pontok; További lehetőségek
első pötty (pont) Számlázó Program Modul/Új számla készítése/ Új bizonylat készítése, félbehagytott bizonylatok folytatása/ Bizonylatzáró szövegek Számlázó Program Modul/Bizonylat műveletek/helyesbítő számla készítése Számlázó Program Modul/Bizonylat műveletek/hogyan készítetek előleg számlát? E-számlázás EDI számlázás Új verzió ellenőrzése A legutolsó verzió használatát javasoljuk minden érvényes licensszel rendelkező felhasználónak. Szerverünkön is csak ezen verziót tároljuk, minden jogszabály követésből vagy funkció finomításból, bővítésből eredő változás ebben a verzióban érvényesül. Verzió frissítése automatizálható a Fájl /beállítások / Induláskor felület alapértelmezett verzió érzékelőjével, de manuálisan is kérhető. A 23/2014 NGM rendeletnek való megfeleltetés jegyében funkció bővülés, módosulás a súgóban is megjelenik, illetve hírlevélben is értesítjük erről a felhasználót. Törzsadatok Pénznemek és bankszámlák Itt (Törzsadatok) adható meg a szervezet által használt összes pénznem bankszámlaszám a Felvitel, Módosít és Törlés gombokkal. Egy pénznemhez több bankszámlaszám, egy bankszámlaszámhoz több pénznem is rendelhető. A leggyakrabban használt pénznem és bankszámlaszám alapértelmezettként jelölhető. Kötelezően megadandó a pénznem nemzetközi 3 betűs rövidítése, a pénznem kisebb egységeit jelző tizedes szám (pédául HUF esetén 0, hisz nem használunk a magyar forintnál fillért) és egy bankszámlaszám, melyre a teljesítéseket várjuk. Az IBAN szám, a SWIFT kód és a bank neve megadása választható Mennyiségi egységek Tetszőleges mennyiségi egység felvihető, megadható az idegen nyelvi kifejezés is, pl. fordítási szolgáltatás esetén Leütés és pl. Character vagy zöldség értékesítésnél 500gr-os kiszerelés vagy Raklap.
ÁFA kulcsok Szervezetre jellemző tetszőleges Áfa típusok jelentethetők meg a Törzsadatok / Áfa kulcsok almenüben elnevezéssel, Áfa kulccsal százalékban. Kijelölhető a legtöbbet számlázott Áfa típus alapértelmezettnek. A számla fejlécben az elnevezés jelenik meg, így érdemes az elnevezésben utalni a kulcsra, pl. 27%. Ha az Áfa neve egyértelműen jelzi a kulcsát, akkor javasolt azt használni, pl. FAD. Jogszabályban meghatározott szervezettípusnál, termék / szolgáltatás esetén illetve ügyletnél a bizonylatzáró szövegben is hivatkozni kell jogszabályi szövegre, pl. fordított adózás vagy különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák kifejezéseket. Fizetési módok A Törzsadatok / Fizetési módok menüben lehetséges felvinni, szerkeszteni, törölni fizetési módot. Tetszőleges fizetési módok - pl. előre utalás, utalás, csekk, készpénz - rögzíthetők. Idegen nyelvű megfelelő is megadható, megadása esetén, idegen nyelvű számla készítésekor automatikusan az adott nyelvű elnevezés jelenik meg a számlán. Meg lehet határozni, hogy a befizetés közvetlenül a pénztárba történik-e, vagy sem. Ezzel automatizáljuk készpénzfizetés esetén a bevételi pénztárbizonylat generálást. További beállítási lehetőség a számla teljesítetté tétel automatizálása fizetési határidő megadása az alapértelmezettként kiválasztott fizetési mód minden számlaíráskor fel lesz ajánlva Törzsadatok / Ügyfelek menüben ügyfélhez kapcsolt alapértelmezett fizetési mód is beállítható Bizonylat tömbök A bizonylat azonosító sorszám felépítése Az alapértelmezetten generált bizonylatsorszám felépítés 4 számjegynyi évszám, SZH illetve SZE vagy Á vagy D vagy L betű, utalva a bizonylattípusra, 7 számjegynyi sorszám. Így keletkeztetett például a demo programban található 2013/SZH0000001 azonosító a forintos, 2013/SZE0000001 az eurós számlák számára, 2013/Á0000001 az árajánlatok számára. Az alapértelmezett bizonylat azonosító sorszám módosítása A karaktertipológia az első bizonylat kiállításáig átalakítható. A módosítás folyamata: 1. a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben 2. a módosítani kívánt alapértelmezett bizonylat tömb típus (árajánlat, díjbekérő, szállító, számla) kiválasztása a sorra kattintással
3. majd a jobb alsó gombsoron a Módosít gombra kattintás 4. A felbukkanó ablakban a feljebb részletezett sorszámtipológia az első harmadban található. A következő lehetőségek vannak: az évszám letiltható (a perjel szintén eltűnik), a betű előtagok tetszőleges betűre válaszhatók 1, 2, 3, stb., egészen 6 darab karakter megjelentetésével a kezdő sorszám is megválasztható Az első számla kiállításával a számlatömb sorszámozása már nem módosítható, azt a jogszabálynak megfelelően kihagyás és ismétlődés mentesen generálja a program. Új bizonylat tömb létrehozása Tetszőleges számú tömb nyitható a program által támogatott bármely bizonylattípusból. A szigorú számadású típust szigorú számadásba kell venni. 1. 2. 3. a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben a jobb alsó gombsoron a Felvitel gombra kattintás a felbukkanó ablakban számos részlet paraméretezhető, a teljesség igénye nélkül meghatározható: a Bizonylatkibocsátó adatai alatt kinyomtatandó egyéb szöveg, pl a "pénzforgalmi elszámolás", "FELÍR", "Kisadózó" vagy "jövedéki engedély száma" kitételek (! a NAV adatszolgáltatás.xml-hez vonatkozó felületeken ezeket ismételten meg kell adni) az első és a további példányok nyomtatója megadásával felülírható a Fájl / Beállítások / Nyomtatás fülön megadott nyomtató az első bizonylat kiállítását megelőzően az azonosító karakter sorozat nyomtatandó példányszám példányok megkülönböztetése opció forrásbizonylat sorszámának feltüntetése aláírás, bélyegzés lehetősége a kiállító neve a fejlécben szerepeljen-e szükséges-e a példányszámok megkülönböztetése illetve, ha igen nyomtatandó példányszám megadása pozícíószámozásra szükség van-e kötelezően megjelenítendő Állandó bizonylatzáró szöveg kötelező adatokon felül ügyfélazonosítók kiválasztása az EKÁER súlykorláthoz számított súly fel is tüntethető bizonylatokon. Meglévő bizonylat tömb tulajdonságainak módosítása A sorszámtartomány kivételével bármely tulajdonság módosítható: a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben kijelöljük a módosítani kívánt tömböt, majd a jobb alsó gombsoron a Módosít gombra kattintva módosítjuk a tulajdonságot. Ügyfelek Ebben az almenüben adhatók meg és tarthatók karban ügyfeleink adatai. A Felvitel, illetve tömeges adatbevitelhez az Import gombbal népesíthetjük be adatokkal a
törzset. Az ügyféladatokat a listában kiválasztással, majd a Módosít és Törlés gombokkal tovább alakíthatjuk. Boríték nyomtatása, és egyéb Nyomtatvány, pl. postai utalvány vagy a Dokumentum Kitöltő és Nyomtató Modul [19] segítségével létrehozott ügyfélalapú formalevelek kiállítása is indíthatók. A Szerződés gombon megjelenő ablakban kiválasztott ügyféllel kötött szerződéseket rögzíthetjük, ha szükség van szerződés szám bizonylaton történő ismételet feltüntetésére. A lista szűrése beviteli mező a listában felsorolt azon sorokat adja vissza, amelyek tartalmazzák a beírt karaktersort. A tölcsér ikonra koppintva szűkíthető a szűrni kívánt oszlopok sora, és megadható, hogy már gépelés közben is vagy csak enter-t követően mutassa az eredményt a funkció. A Felvitellel megnyíló párbeszédablak 5 füllel rendelkezik. Alapadatok fülön egy ügyfélhez rendelhető szokásos számlázási, elérhetőségi, és postacím elemeken túl EU adószám lekérdezés indítható a VIES felületére, és emailes és skype-os kapcsolatfelvétel is kezdeméynezhető. A Pénzügy fülön ügyfélhez rendelhető alapértelmezett fizetési mód, árkategória, kedvezmény adható meg és bankszámla adatok rögzíthetők.további beszédes elnevezésű füleken a az alapértelmezett Számlatovábbítási mód Szállítási cím vagy címek, míg az Egyéb fülön ügyfélspecifikus adatok vihetők fel: Megjegyzések tehetők, mely bizonylatoláskor kizárólag a felhasználó által látható módon emlékezető szerűen megjelenik a képernyőn. A folyamatos szolgáltatás számlázásának jelzésére van itt lehetőség, azzal a céllal, hogy a program a teljesítési és fizetési határidőket nagyobb rugalmassággal ajánlja fel. Ügyfél csoportazonosító adószáma adható meg, pl,,12345678" formában, ha jogszabályi kötelezettségtől függetlenül partnere szeretné megjeleníttetni ezt az adatát. A CSASZ a számlán a vevő fejlécében tűnik majd fel. Különböző típusú beszállítói adataink adhatók meg az azonosító típusa és az azonosító megnevezésével, pl.,,sap kód: 12345" vagy,,szállítói azonosító: 12345", stb. Szintén a fejlécben, de a kibocsátói oldalon lesz látható. Tételek és szolgáltatások Ebben a menüben tartjuk karban a tétel- és szolgáltatástörzset. A Felvitel gombról felbukkanó ablak 5 füllel rendelkezik. A Felvitel - Tételek és szolgáltatások fő fülön megadható a nettó vagy bruttó ár, raktármodul esetén a beszerzési ár is. Rögzítendő az Áfa kulcs, a mennyiség egysége. Amennyiben éltünk a termékek, szolgátatások csoportba rendezésével, az új tételt csoportba kell sorolnunk. Ha a Fájl / Beállítások almeüben a Tételkezelés -nél kiválaszotttuk, itt megadható a tétel cikkszám, egyéb besorolás és vonalkód is. A NAV adatszolgáltatás kötelezően bekéri a Közvetített szolgáltatás-ra való utalást, tehát amennyiben a tétel ezen kategória alá esik, jelölendő. A tételt billentyűzet helyett vonalkódolvasóval is felvihetjük. Ha engedélyeztük a Fájl / Beállítások / Raktár fülön, aktív az EKÁER súly határ számításához szükséges Egységsúly.
A második fül a programban elérhető 5 nyelven is megengedi a termék/szolgáltatás megnevezés felvitelét. Az ADR fül a veszélyes áruk beállításáról szól, további két fülön hosszabb leírást adhatunk a termék mellé akár HTML kódban, illetve keresztreferencia számok rendelhetők a tételhez. Tömeges adatbevitelhez az Import gombbal népesíthetjük be adatokkal a törzset. Számlaírás közben is kattinthatunk a tétel felviteli felületre az Új tétel linkről. A tételadatokat kiválasztással a Módosítás és Törlés gombokkal tovább alakíthatjuk. További gombok: Az ÁFA módosítás gombbal akár több elemet kijelölve vagy leszűrve tömegesen módosíthajtuk az Áfa kulcsokat. A gombra felbukkanó ablak lehetőséget ad az árak finomra hangolására, hogy megelőzzük a nehezen kezelhető szorzatok kialakulását. A Képek gombon felvett elemhez képet csatolhatunk, a Vonalkód lista megjeleníti az elemek vonalkódos listáját. Kizárólag az azt Fájl / Beállítások menüben kiválasztó felhasználó számára jelenik meg az IFA gomb, melyen az idegenforgalmi adó kezelése oldható meg. A képernyő többi eleme megegyezik a program egyéb listás felületeivel: A lista szűrése beviteli mező a listában felsorolt sorok azon adatait adja vissza, amelyek tartalmazzák a beírt karaktersort. A tölcsér ikonra koppintva szűkíthető a szűrni kívánt oszlopok sora, és megadható, hogy már gépelés közben is vagy csak enter-t követően mutassa az eredményt a funkció. a további két ikonnal Az oszlopok ki/bekapcsolása és Táblázat mentése excel vagy szöveges fájlba műveletek végezhetők el. Árkategória elnevezések A tételekhez korlátlan számú árkategória hozható létre, pl. kiskereskedelmi ár, nagykereskedelmi ár, viszonteladói karton ár, földrajzi régiós ár. Az árkategóriák pénzneme is megadható, így biztosított, hogy egy tétel rendelkezhessen HUF-os és EUR-os árral is, az árak között pedig nem az árfolyam a kapcsolat. Az árkategóriák és a hozzájuk tartozó árak a Törzsadatok / Árkategóriák / Árkategória elnevezések menüpont alatt hozhatók létre és állíthatók be a Felvitel gombbal, vagy Az ügyfelek alapértelmezett árkategóriája az ügyfél adatlap Pénzügy fülén választható ki. Tétel és szolgáltatás csoportok Mikor ajánlott ezzel a működéssel élni? A funkció használata nagy számú termékkel foglalkozó vállakozások munkáját támogatja. a jövedelmezőségről képet adó kimutatások termékcsoportokra is leképezhetők raktár lekérdezés termék csoport raktárkészlet értékére
étékesítési mutatók lekérdezése termékcsoportra Ha egyszer a kategóriával él a felhasználó - egy adott termékkört csoportba emelt -, a Törzsadatokban történő termékre vonatkozó műveletek, új termék Felelvitel, meglevő termék Módosítás során a termékcsoport azonosítást alkalmazni kell, a csoporthoz rendelés nem maradhat el. A leggyakorlatiasabb eljárás a termékcsoportos működés elindításakor, az, ha egész termékpelattánkra megtervezzük a csoportokat és azokat egyszerre létre is hozzuk a Törzsadatok / Tétel és szolgáltatás csoportok menüben. Tétel összekapcsolási listák Ha termék vagy szolgáltatás gyakran kerül kiszállításra, számlázásra egyéb termékkel vagy szolgáltatással együtt, vagy akció keretében speciális árazású csomagként, hasznos a tétel összekapcsolás funkció. Elérhető az alap Számlázó Modulból is, de elsősorban készletnyilvántartást és gyártási folyamatokat támogat. Tételek összekapcsolása a Tételek és szolgáltatások törzsben létre kell hozni a tétel csomagot és alkotóelemeit is, ha azok még nincsenek felvíve: a csomag neve pl. Ajándék csomag a csomagot alkotó termék/szolgáltatás neve, pl. Palack bor, a csomagot alkotó további termék/szolgáltatás neve, pl. Tábla csoki. Ezután a Tétel összekapcsolási listák menüpont alatt a Felvitel ablak Szülő mezőjébe ki kell választani a csomagot, pl. Ajándék csomag és a Gyermek mezőben az első alkotó elemet, pl. a Palack bort, majd a Rendben gombbal rögzíteni ezt az elemet. Természetesen a mennyiségek is beállíthatóak, azaz 2 palack bor is tehető az ajándékcsomagba. Minden további alkotó elemet, pl. Tábla csoki, további Felvitel, Szülő kiválasztása és Gyermek kiválasztása mezővel lehet rögzíteni. Készletek kezelése Számla - vagy bármilyen bizonylat írásakor, a készletről nem 1 db Ajándék csomag kerül majd levonásra, hanem annak összetevői, azaz a csoki és a bor a megfelelő mennyiséggel. A bizonylaton Ajándék csomag megnevezés lesz olvasható. Tételek árkategória árai A Törzsadatok / Árkategóriák / Árkategória árak menüben adhatók a termékek, szolgáltatások árkategóriáihoz árak. A felbukkanó listában akkor van elem, ha a Tételek és szolgáltatások törzsben vannak már tételek. A Megnevezés oszlop mellett alapértelmezetten megjelennek az Eladási árak, vagy listaárak,
és a létrehozott árkategóriák, pl Nagykereskedelmi vagy Külföldi viszonteladói ár. Árak tömegesen is importálhatók külső adatfájlokból, pl..xls fájlból az Import gombbal. Módosítani az Áradatlap gombbal lehet. Ügyfél kedvezmények tétel és szolgáltatás csoportokra Az Ügyfél kedvezmények tétel és szolgáltatás csoportokra a Törzsadatok / Árkategóriákalmenü alatt érhető el és az elnevezés szerinti beállítás végezhető el bene. Partner egységes kedvezménye az Ügyfelek almenü adatlapon a Pénzügy fülön adható meg. Számlázó Program Modul Új számla készítése Az első bizonylat kiállítását megelőzi 5 lépés: 1. A Törzsadatok/Pénznemek és Bankszámlák menüben a számla kibocsátó fejléc adatai között feltüntetendő bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítés jóváírható, meg kell adni a program számára. Minden pénznem mellé fell kell tüntetni a vonatkozó bankszámlaszámot. Amennyiben a számlázandó pénznem nincs alapértelmezetten felsorolva, az a Felvitel gombbal létrehozható. 2. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módok menüben alapértelmezetten megjelenő módok között szerepel-e a vállalkozás által alkalmazott fizetési mód. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal. 3. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő Áfa típusok között szerepel-e a vállalt által alkalmazott kulcs ás elnevezés. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal. 4. A bizonylat tömbök Törzsadatok/Bizonylat tömbök alapértelmezettől eltérő sorszámozása, prefixek megváltoztatása. Meghagyható az alapértelmezett is, de később változtatására nincs mód: lezárással, új tömb nyitásával érvényesíthetők az itt elmulasztott egyéni beállítások. 5. Minden számla típusú bizonylattömböt szigorú számadásba (számlaíró program neve, tömb sorszáma, indítás időpontja) kell venni könyvelője segítségével! Az ügyfél- illetve tételtörzs létrehozása történhet bizonylat készítése közben és azt megelőzően is. Számla készítése 1. Bizonylat tömb kiválasztása. Tetszőleges számú tömb hozható létre. Pénznemenként külön tömböt igényel a program, ezt példázza az alapértelmezett HUF és EUR tömb. 2. Ügyfél kiválasztása. Ha még nincs a törzsben, az Új ügyfél linken számlaírás közben is felvihető. 3. Fizetési mód kiválasztása 4. Teljesítés időpontja, fizetési hatráidő, számla nyelve kiválasztása 5. Termék, szolgáltatás kiválasztása az Felvitel gombbal vagy akár Vonalkóddal történhet. A
NAV adatszolgáltatáshoz szükséges a közvetített szolgáltatás megjelölése. Ha ilyen tételt számláz, módosítsa a tétel tulajdonságait a törzsben mielőtt azt felvinné a bizonylatra! A Foglalásból gombbal az ügyfélnek lefoglalt, megrendelt terméket behúzhatjuk a bizonylatra. Ha még nincs a törzsben, az Új tétel linken számlaírás közben is felvihető. A tételsorhoz tartozó mennyiség itt adandó meg, esetleg változó Áfa kulcsa, ára a törzsben megadottól eltérő értékre is átírható. További tétel az előző sor szerint viendő fel. Tételsor kijelölés után törölhető a Törlés gombbal, módosítható a Módosítás gombbal. A Tétel módosítása menüvel szerkeszthetjük a sort. A NAV adatszolgáltatás paraméterei menüvel a speciális áruk felvitelekor kell élnie a számlakiállítónak (továbbra is szövegesen is meg kell adni a tartalmi megjelenítés céljából): 6. 7. Ellenőrizzük a számla tartalmát az Előnézet gombon. Bezárásával a számla tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a számlát. Ekkor eldönthetjük, hogy később visszatérünk-e a félbehagyott számlához, vagy azt egészében eldobjuk. A 8 cm-es keskeny számláról előnézet nem képezhető. Rögzítés előtt program figyelmeztet az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatáshoz szükséges beállítások áttekintésére. Megnyílik a NAV záradék fül, mely párhuzamos szinten helyezkedik el a számla tartalmi elemei rögzítésére szolgáló füllel. A felület 3 része az Általános, Termékdíj átvállalás, és Jövedéki adók. Felhasználóink többsége számára az Általános fül bír jelentőséggel: itt kell a továbbra is szükséges megszokott tartalmi felvitelen túl jelölni a pénzforgalmi elszámolás (továbbra is szövegesen is meg kell adni a tartalmi megjelenítés céljából) a vevő általi adófizetési kötelezettség (továbbra is szövegesen is meg kell adni a tartalmi megjelenítés céljából), az adómentes termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás (továbbra is szövegesen is meg kell adni a tartalmi megjelenítés céljából) tényét, valamint a különbözet szerinti szabályozás esetét (továbbra is szövegesen is meg kell adni a tartalmi megjelenítés céljából). Továbbá, itt van mód a Betétdíj elkülönített összege vagy a légiút szolgáltatás számlázásánál a beszállókártya adatok megadására. 8. Ha elfogadjuk a Rögzít gombot, a számla visszavonhatatlanul elkészül.
További lehetőségek számla adattartalma, rögzítése kapcsán: A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is. Az Áfa törvény 169. -a meghatározta kötelező kitételek - például közösségi értékesítés, adómentesség vagy különbözet szerinti adózás esetén szokásos hivatkozások - a Bizonylatok / Új számla készítése / NAV záradék fülön vagy a Bizonylatok / Új számla készítése / Felvitel / Módosítás / NAV adatszolgáltatás paraméterei felületen történt adatbevitel ellenére a bizonylatzáróban is megadandó. A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban partnerhez rögzített szálítási cím, címek közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől. A Rendelés és szerződés adatai fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát; valamint kiválaszthatjuk, megadhatjuk vagy szerkeszthetjük az ügyféltörzsben korábban rögzített szerződésszámot. Rögzít-éskor a partnernek szóló példányt emailben nem továbbíthatjuk. A megfelelő modulok megléte esetén aktív az E-számla, Távszámla és EDI továbbítási opció. Ezek további beállítása, hogy a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő levelezésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét. Saját példány számát megadhatjuk, felülírva a Bizonylat tömbök beállítását Árfolyamlekérdezés az MNB webes felületéről Ügyyfél adószáma és/vagy a csoportazonosítója is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azokat felvitték. Beszállítói azonosítók, pl. SAP kód, szállítói szám is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azokat felvitték. Az Átvétel bizonylatról gombbal korábbi dokumentumokról áthozható a teljes tartalom, majd az szerkeszthető, ha a Törzsadatok / Bizonylattömöbök menüben a Forrásbizonylat sorszámának feltüntetése lehetőséget kiválasztottuk, akkor a bizonylatzáró szövegre automatikusan rákerül a hivatkozás. Ha kilistázzuk és kijelöljük a számlát a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Érvénytelenít gombjával automatikusan stornózhatjuk. Ha kilistázzuk és kijelöljük a számlát a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Teljesít gombjával tudathatjuk a programmal, hogy követelésünk már nem áll fenn partnerünkkel szemben. A Bizonylatok / Bizonylatműveletek almenüből tetszőleges bizonylat tartalmi elemei szerkesztőfelületre Másolásával sok tételes számla kiállíátásnak folyamata felgyorsítható. Számla automatikusan generálható a Pénztárgép / Nyugta alapján számla nyomtatása almenüjében vagy pénztrágépes illetve tételes listás blokkos eladásról az azonos nevű almenü azonos elnevezésű gombján. Új bizonylat készítése, félbehagyott bizonylatok folytatása
A Számlázó Program Modul [20] segítségével egy számítógépen is, egyszerre több árajánlat, szállítólevél, díjbekérő vagy számla készíthető. Továbbá ezen bizonylatok befejezése sem kötelező, azok félész állapotban elmenthetőek, bármikor folytathatóak. Ez utóbbi esetben a bizonylatok kiválasztása eddig csak ügyfél és kezdés dátuma alapján volt lehetséges. Több ügyfelünk is a fenti funkciót arra használta, hogy a bizonylatokat előre megírja, majd amikor az szükséges, akkor már csak - az esetleges apróbb módosítások elvégzése után kinyomtatja. Mostantól a kiválasztás sokkal több szempont szerint lesz lehetséges, valamint keresni, szűrni is lehet a félben hagyott bizonylatok között. Bizonylatzáró szövegek A Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek menüben a más ablakból is ismert Felvitel illetve Módosít gombokkal táplálhatunk a programba sablon szövegeket: A szöveg megírása mellett, meg kell nevezni a szöveget és a bizonylat típust, melyhez hozzá szeretnénk azt rendelni. Tetszőleges számú forma szöveg készíthető el. Az alapértelmezettnek megjelölt sablon az adott bizonylattípus készítésekor automatikusan felkerül a dokumentumra, de felül is írható vagy bővíthető: Új bizonylat készítése bizonylat szerkesztő felület Bizonylat fejléc és záró szöveg fülén. Itt az alsó mezőben szerkeszthető a szöveg vagy a mappa ikonra kattintva legördül a korábban megadott sablonok címe, melyek közül tetszőleges további szöveget választhatunk beszúrásra. Az Áfa törvény 169. -a meghatározta kötelező kitételek - például közösségi értékesítés, adómentesség vagy különbözet szerinti adózás - Bizonylatok / Új számla készítése / NAV záradék fülön vagy a Bizonylatok / Új számla készítése / Felvitel / Módosítás / NAV adatszolgáltatás paraméterei felületen történt adatbevitel ellenére a bizonylatzáróban is megadandó. Bizonylatok rögzítése és nyomtatása A Rögzít gomb megnyomásával a számlát véglegesítettük. A program azonnal a nyomtatás felületre vált. Beállítási lehetőségek: A "Nyomtatás/Nyomtassa ki ezen a nyomtatón és tálcán" alapértelmezett nyomtatójaként a Törzsadatok/Bizonylat tömbök almenüben a bizonylattömbhöz rendelt nyomtatót látjuk. A legördülő elemek között a számítógép által érzékelt nyomtatók listájából választhatunk másik nyomtatót is, eltérve az alapértelmezéstől aktuális bizonylatunk nyomtatása során. A "Saját példányok száma" mezőben megadhatjuk a kibocsátói példányszámot. A számla adattartalmával csekk nyomtatására is könnyen bírható a program - egyedi felhasználói
igény esetén kisebb fejlesztést követően. Készpénzfizetési számla kiállításakor és Házipénztár Program Modul jelenlétében aktív a "Bevételezés... pénztárba" mező is, azaz automatizált e bevételi pénztárbizonylat felvitele. Papír alapú számlázásnál a számla küldése emailben nem aktív. Egyéb bizonylattípusnál Pdf állományt juttathat el így ügyfeléhez. Előzőleg tudatni kell a programmal a felhasználói levelező kiszolgáló elérhetőségét. Feltétele a Hálózati és bejelentkeztető modul. A Távszámla Modul esetén a jelölőnégyzettel aktivizálhatjuk a távszámla módban történő papír számla készítést. Bizonylat nyomtatása / továbbítása kész. Bizonylat Rögzítése után felbukkanó ablak. Az ablak számlázó funkcióhoz kapcsolható funkciója a Boríték gombon aktivizálható bizonylat címzettje számára történő boríték címzés és nyomtatás és a rögzített bizonylatról azonnali Másolat készítés lehetőség. A további két gomb a Dokumentumkezelő Modul, illetve a Dokumentumkitöltő Modul funkciója. Az üzleti ellenőrzési nyomvonal biztosítására a kiállított bizonylathoz az eredet és a tartalom hitelességét alátámasztó iratok csatolhatók. A számlához rendelhető később is visszakereshető módon például az árajánlat, a megrendelés, vagy szerződés, szállítmányozó cég fuvarlevele, vagy előreutalás esetén a pénzmozgás igazolása a Dok. iktatás gombon. Az iktatott bizonylathoz utólag is lehetséges társdokumentumot csatolni a Dokumentumok menüpontban. A Dok. nyomtatás gombbal a bizonylat mellé üzleti levelet készíthetünk a korábban létrehozott sablonokból választva, ahol az adott bizonylat adatai behúzásra kerülnek. Új árajánlat készítése Az első bizonylat kiállítását megelőzi 5 lépést - amennyiben ez lesz az első ProgramTECH MOST-tal készített dokumentumunk - árajánlat szerkesztése előtt is érdemes megtenni: 1. A Törzsadatok/Pénznemek és Bankszámlák menüben a számla kibocsátó fejléc adatai között feltüntetendő bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítés jóváírható, meg kell adni a program számára. Minden pénznem mellé fell kell tüntetni a vonatkozó bankszámlaszámot. Amennyiben a számlázandó pénznem nincs alapértelmezetten felsorolva, az a Felvitel gombbal létrehozható. 2. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módok menüben alapértelmezetten megjelenő módok között szerepel-e a vállalkozás által alkalmazott fizetési mód. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal. 3. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő Áfa típusok között szerepel-e a vállalt által alkalmazott kulcs ás elnevezés. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal. 4. A bizonylat tömbök Törzsadatok/Bizonylat tömbök alapértelmezettől eltérő sorszámozása,
5. prefixek megváltoztatása. Meghagyható az alapértelmezett is, de később változtatására nincs mód: lezárással, majd új tömb nyitásával érvényesíthetők az itt elmulasztott egyéni beállítások. Minden számla típusú bizonylattömböt szigorú számadásba (számlaíró program neve, tömb sorszáma, indítás időpontja) kell venni könyvelője segítségével! Az árajánlat nem kötelezően szigorú számadású bizonylat, bár szervezete szabályzatában azzá tehető. Automatikus érvényteenítő funkció ezért nincs beépítve erre a bizonylattípusra. Az ügyfél- illetve tételtörzs létrehozása történhet bizonylat készítése közben és azt megelőzően is. Árajánlat készítése 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Bizonylat tömb kiválasztása Ügyfél kiválasztása. Ha még nincs a törzsben, az Új ügyfél linken számlaírás közben is felvihető. A ajánlat érvényességnek lejárati ideje, kelt, a nyelv kiválasztása az Érvényes napokban linken megadható egy alapértelmezett, pl. 30 napos általános határidő, mely a következő bizonylat kiállításakor válik aktívvá. Termék, szolgáltatás kiválasztása a Felvitel gombbal, vagy Vonalkóddal történhet. Ha még nincs a törzsben, az Új tétel linken bizonylatírás közben is felvihető. A tételsorhoz tartozó mennyiség itt adandó meg, esetleg változó Áfa kulcsa, ára a törszben megadottól eltérő értékre is átírható. További tétel az előző sor szerint viendő fel. Tételsor kijelölés után törölhető a Törlés gombbal, módosítható a Módosítás gombbal. Az Előnézet gomb megmutatja a bizonyalt képét. Bezárásával az ajánlat tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a dokumentumot. Ha megnyomjuk a Rögzít gombot, az árajánlat elkészül. További lehetőségek: A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is. A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban partnerhez rögzített szálítási cím, címek közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől. A Rendelés adatai fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát. Rögzít -éskor a partnernek szóló példányt emailben is továbbíthatjuk. Ennek feltétele, hogy a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő levelezésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét. Saját példányunkat akár.pdf formában is tárolhatjuk és saját felhőbe is küldhető és bárhol lehívható mobil eszközre is. (Mindez nem megengedett számlák esetén.) A Bizonylat fejléc és záró szöveg fülön az árajánlat egyéb szerkezeti részei, mint tárgy, megszólítás szerepeltethető fejlécként; illetve a tételes ajánlati rész magyarázható és az árajánlat befejezhető a bizonylat záró szövegszerkesztőjében elhelyezett szöveggel. árfolyamlekérdezés az MNB webes felületéről ügyyfél adószáma is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azt felvitték az Átvétel bizonylatról gombbal korábbi dokumentumokról áthozható át a teljes tartalom, majd az szerkeszthető ha kilistázzuk és kijelöljük az árajánlatot a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az
alsó ikonsor Teljesít gombjával szállítólevelet, díjbekérőt vagy számlát készíthetünk belőle automatikusan Új díjbekérő készítése Az első bizonylat kiállítását megelőzi 5 lépés: 1. A Törzsadatok/Pénznemek és Bankszámlák menüben a számla kibocsátó fejléc adatai között feltüntetendő bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítés jóváírható, meg kell adni a program számára. Minden pénznem mellé fell kell tüntetni a vonatkozó bankszámlaszámot. Amennyiben a számlázandó pénznem nincs alapértelmezetten felsorolva, az a Felvitel gombbal létrehozható. 2. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módok menüben alapértelmezetten megjelenő módok között szerepel-e a vállalkozás által alkalmazott fizetési mód. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal. 3. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő Áfa típusok között szerepel-e a vállalt által alkalmazott kulcs ás elnevezés. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal. 4. A bizonylat tömbök Törzsadatok/Bizonylat tömbök alapértelmezettől eltérő sorszámozása, prefixek megváltoztatása. Meghagyható az alapértelmezett is, de később változtatására nincs mód: lezárással, majd új tömb nyitásával érvényesíthetők az itt elmulasztott egyéni beállítások. 5. Minden számla típusú bizonylattömböt szigorú számadásba (számlaíró program neve, tömb sorszáma, indítás időpontja) kell venni könyvelője segítségével! A díjbekérő nem kötelezően szigorú számadású bizonylat, de szervezete szabályzatában azzá teheti. Az ügyfél- illetve tételtörzs létrehozása történhet bizonylat készítése közben és azt megelőzően is. Díjbekérő készítése 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Bizonylat tömb kiválasztása Ügyfél kiválasztása. Ha még nincs a törzsben, az Új ügyfél linken számlaírás közben is felvihető. Fizetési mód kiválasztása Teljesítés időpontja, fizetési hatráidő, díjbekérő nyelve kiválasztása Termék, szolgáltatás kiválasztása a Felvitel gombbal, vagy Vonalkóddal történhet. Ha még nincs a törzsben, az Új tétel linken bizonylatírás közben is felvihető. A tételsorhoz tartozó mennyiség itt adandó meg, esetleg változó Áfa kulcsa, ára a törszben megadottól eltérő értékre is átírható. További tétel az előző sor szerint viendő fel. Tételsor kijelölés után törölhető a Sor törlése gombbal, módosítható a Módosítás gombbal. Az Előnézet gomb megmutatja a bizonyalt képét. Bezárásával a díjbekérő tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a dokumentumot. Ha megnyomjuk a Rögzít gombot, a díjbekérő elkészül. További lehetőségek: A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is. A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban partnerhez rögzített szálítási cím, címek
közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől. A Rendelés adatai fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát. Rögzít -éskor a partnernek szóló példányt emailben is továbbíthatjuk. Ennek feltétele, hogy a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő leveleésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét. Saját példányunkat akár.pdf formában is tárolhatjuk. (Mindez nem megengedett számlák esetén.) árfolyamlekérdezés az MNB webes felületéről ügyyfél adószáma is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azt felvitték a felület Felvitel, Módosítás, Törlés gomjai a díjbekérőre felvitt téetelsorok szerkesztését szolgálják az Átvétel bizonylatról gombbal korábbi dokumentumokról áthozható át a teljes tartalom, majd az szerkeszthető ha kilistázzuk és kijelöljük a díjbekérőt a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Teljesít gombjával számlát készíthetünk belőle automatikusan Új szállítólevél készítése Az első bizonylat kiállítását megelőzi 5 lépés: 1. A Törzsadatok/Pénznemek és Bankszámlák menüben a számla kibocsátó fejléc adatai között feltüntetendő bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítés jóváírható, meg kell adni a program számára. Minden pénznem mellé fell kell tüntetni a vonatkozó bankszámlaszámot. Amennyiben a számlázandó pénznem nincs alapértelmezetten felsorolva, az a Felvitel gombbal létrehozható. 2. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módok menüben alapértelmezetten megjelenő módok között szerepel-e a vállalkozás által alkalmazott fizetési mód. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal. 3. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő Áfa típusok között szerepel-e a vállalt által alkalmazott kulcs ás elnevezés. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal. 4. A bizonylat tömbök Törzsadatok/Bizonylat tömbök alapértelmezettől eltérő sorszámozása, prefixek megváltoztatása. Meghagyható az alapértelmezett is, de később változtatására nincs mód: lezárással, majd új tömb nyitásával érvényesíthetők az itt elmulasztott egyéni beállítások. 5. Minden számla típusú bizonylattömböt szigorú számadásba (számlaíró program neve, tömb sorszáma, indítás időpontja) kell venni könyvelője segítségével! A szállítólevél nem kötelezően szigorú számadású bizonylat, de szervezete szabályzatában azzá teheti. Az ügyfél- illetve tételtörzs létrehozása történhet bizonylat készítése közben és azt megelőzően is. Szállítólevél készítése 1. Bizonylat tömb kiválasztása 2. Ügyfél kiválasztása. Ha még nincs a törzsben, az Új ügyfél linken bizonylat írása közben is felvihető. 3. Fizetési mód kiválasztása
4. Teljesítés időpontja, bizonylat nyelve kiválasztása 5. Termék, szolgáltatás kiválasztása a Felvitel gombbal, vagy Vonalkóddal történhet. Ha még nincs a törzsben, az Új tétel linken bizonylatírás közben is felvihető. A tételsorhoz tartozó mennyiség itt adandó meg, esetleg változó Áfa kulcsa, ára a törszben megadottól eltérő értékre is átírható. 6. További tétel az előző sor szerint viendő fel. Tételsor kijelölés után törölhető a Sor törlése gombbal, módosítható a Módosítás gombbal. 7. Az Előnézet gomb megmutatja a bizonylat képét. Bezárásával a szállítólevél tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a dokumentumot. 8. Ha megnyomjuk a Rögzít gombot, a szállítólevél elkészül. További lehetőségek: A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is. A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban partnerhez rögzített szálítási cím, címek közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől. A Rendelés adatai fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát. Rögzít -éskor a partnernek szóló példányt elektronikusan is továbbíthatjuk. Ennek feltétele, hogy a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő levelezésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét. Saját példányunkat akár.pdf formában is tárolhatjuk. (Mindez nem megengedett számlák esetén.) Saját példány számát megadhatjuk. árfolyamlekérdezés az MNB webes felületéről ügyfél adószáma is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azt felvitték az Átvétel bizonylatról gombbal korábbi dokumentumokról áthozható a teljes vagy részleges tartalom, majd az Átvesz gomb megnyomása után szerkeszthetők az átvett sorok ha kilistázzuk és kijelöljük a szállítót a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Teljesít gombjával díjbekérőt vagy számlát készíthetünk belőle automatikusan Bizonylat műveletek Három feladattípust lehet kezdeményezni a Bizonylatok / Bizonylat műveletek felületen: egyedi bizonylatokkal végezhetők műveletek (1), különböző szűrésekkel csoportosíthatjuk a bizonylatokat és információkat szűrhetünk le (2), értékesítésünk értékeléshez kérhetünk le adatokat (3). A bizonylatok adatait tartalmazó lista - akár teljes, akár szűrésekkel szűkített - külső programokba küldhető a Táblázat mentése Excel vagy szöveges fájlba ikonnal. A táblázat oszlopai szerkeszthetők: az oszlopok be/kikapcsolhatók és sorrendjük beállítható az ikonon. 1. A korábban kiállított bizonylatokkal a következő műveletek hajthatók itt végre adott sor kijelölése után:
2. A Nyomtat / Néz gombbal megtekinthető a számla vagy egyéb bizonylat illetve másolat nyomtatható. Tételes összesítést is kérhetünk, valamint vámtarifaszám / egyéb besorolás szerinti bontásban is csoportosítást hívhatunk le. A Készletnyilvántartó Modullal ez utóbbi kimutatáshoz tömeg is kiszámításra kerül, mely támogatja a fordított adózású értékesítések adatszolgáltatását. Kiválasztott bizonylat címzettje adataihoz jutunk az Ügyfél adatlap gombra kattintva, innen pedig boríték, Hálózatos Modul esetén email írása kezdeményezhető. A Teljesítés gombbal a számla kifizetését jelezhetjük a program felé. A nem számla típusú bizonylatok esetén más funkciója is van e gombnak. Ha a felső szűrő mező az ügyviteli folyamatban számlát megelőző bármely bizonylatra van állítva, akkor abból az ügyvitel következő lépcsőfoka bizonylata állítható ki automatikusan: árajánlatból szálítólevél, díjbekérő vagy számla, szállítólevélből díjbekérő vagy számla, díjbekérőből számla. A Másolás gombbal adott bizonylat tartalma átvehető egy további bizonylatra és bármely ponton szerkeszthető. Hasznos funkció helyesbítő számla kiállítására vagy folyamatos szolgáltatás számlázására. Az Érvénytelenítés gombbal stornózható egy hibás számla. A Tétel módosít gombon a Beállítások / Tételkezelés menüben történt engedélyezés esetén már rögzített nem számla típusú bizonylatokon a tétel mennyiségek korrigálhatók, raktárkezelés esetén automatikus készlet korrekcióval. A felület felső régiójában olvasható szempontok szerint lehet szűrni kiállított bizonylatainkat (azaz azok között keresni): Bizonylat típus Tömb Pénznem Ügyfél a Kelt, Teljesítés dátuma és a Fizetési határidő Dátumtól dátumig időszaka Fizetési mód Kifizetés státusza Lejárt kifizetetlen számlák Feldolgozás státusza Tételes megjelenítés Ezen belül Áruk és Szolgáltatásokkülönválaszthatók. E-, és távszámla továbbítása státusza külön jelölőnégyzettel kérhető, hogy az Érvénytelenített és érvénytelenítő bizonylatokat is mutassa a szűrés További szűkítési lehetőség a lista szűrése beviteli mező, mely a listában felsorolt sorok azon adatait adja vissza, amelyek tartalmazzák a beírt karaktersort. A tölcsér ikonra koppintva szűkíthető a szűrni kívánt oszlopok sora, és megadható, hogy már gépelés közben is vagy csak enter-t követően mutassa az eredményt a funkció. A Tételes megjelenítés szűrés lehetőséget ad például termék/szolgáltatás nevére, megjegyzés rovatára, egyéb termék azonosítóra, értékesített mennyiségre való keresésre. Az így szűkített listára lekérhetők a 3. pont szerinti értékesítési és statiszitkai adatok. 3. Értékesítési adatok lekérése A képernyő jobb alsó térfelén két kimutatás csoport látható. Egyik Gyorsinfo néven a számlázott értékesítések Nettó, Bruttó, Áfa, valamint a Kintlevőség összegét mutatja. Ez a kimutatás a kijelölt sorokra, kijelölés hiányában a táblázat egészére vonatkozik. A másik csoport a képernyő jobb szélén olvasható Darab, Összeg és Átlag mezőkből áll, a listában kijelölt szám értéket tartalmazó cellákkal dolgozik. Ezen értékeket a különböző szempontok szerinti szűrésekkel kombinálva sokoldalú lekérdezést tudunk megvalósítani.
Érvénytelenít Bizonylat (mind a 4 típusnál elérhető, bár a szigorú számadás csak a számlánál tenné kötelezővé alkalmazását) a Bizonylatok / Bizonylat műveletek almenü Érvénytelenít gombján stronózható (azaz készíthető stornó / sztornó számla). Automatikusan aktuális nap kelt dátummal az érvénytelenítendő számla adattartalmával megegyező, de negatív előjelű összegű számla képződik. A felbukkanó dialógus ablak beállítási lehetőségei: Az első két mező a releváns modulokkal rendelkező felhasználók számára aktív. pénztárbizonylat kiállítása és visszavezetés készletre Alapmodulból is szabható beállítás a az érvénytelenítő számla teljesítési dátuma megjegyzés fűzhető a számlához pénzügyileg teljesítettre állítható a tranzakció Helyesbítő számla készítése Ha helyesbítő számla kiállítása felmerül, azt a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüből kattintható Másolás gomb segítségével állíthatjuk ki a következő módon: 1. a listából a helyesbítendő számla kiválasztását követően 2. a Másolás gomb megnyomásával 3. a felbukkanó ablakban kiválasztandó a számla, mint célbizonylat, majd 4. a mező alatt közvetlenül pipálja ki a Helyesbítő számla lesz négyzetet. bizonylat tömb és célpénznem is kiválasztható. 5. A helyesbítő számla szerkesztő felületre jutunk, ahol kijelölést követően a helyesbítésnél megengedett módosítások elvégezhetők (például a másolással felkerült tételek ismételt felvitele negatív egységárral, hogy a jóváíró számla fizetendő végösszeg értéke 0 legyen). A 4. pont kijelölése nem csak azt teszi lehetővé, hogy a program módosító számlaként tüntesse fel a bizonylatot a Bizonylat műveletek menüben, hanem ez teszi lehetővé a NAV adatszolgáltatás xml-ben történő elvárt kódolást is:
Teljesítés A Teljesítés gomb a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüből működik. Bizonylat típustól függően két funkciója van: számlánál pénzügyi teljesítést jelölhetünk vele, hogy a kintlevőség figyelő szűrés naprakész legyen egyéb bizonylatnál következmény bizonylat generálható alkalmazásával. Használata: 1. 2. 3. a bizonylat típus kiválasztása után a felsorolásból kijelöljük a kívánt bizonylatot, majd a Teljesítés gomb megnyomásával 1. számla esetén pénzügyileg teljesítetté tehetjük azt 2. díjbekérő, árajánlat, szállítólevél, megrendelés bizonylat típus esetén a felhasználó által megadott, logikailag következő üzleti dokumentum típusba konvertálja a tartalmat. Az új bizonylat szerkeszthető, eltávolíthatók tételsorok, átírhatók mennyiségek, stb. A forrásbizonylat és az elkészült új bizonylat között kapcsolat jön létre amennyiben a Törzsadatok / Bizonylat tömbök beállításnál a Forrásbizonylat sorszámának feltüntetése -t engedélyeztük. A Másolás funkció hasonlóan működik, azzal a különbséggel, hogy másolással nem létesül kapcsolat a forrás és a célbizonylat között.